itl tekom Wien V Dieter Gust, itl AG

Transkript

1 itl tekom Wien V Dieter Gust, itl AG

2 Entscheidung für oder gegen docuglobe Wie finden Sie Microsoft Word? Welche Rolle spielt XML für Sie? Wie viel Struktur benötigen Sie? Wie wichtig ist das Printmedium für Sie? Wie groß ist das Projektbudget: Im Preis- Leistungsverhältnis für Wordanwender unschlagbar: docuglobe (mit Schwerpunkt Instant Printing ) 2

3 Die aktuelle Herausforderung für die technische Dokumentation DTP Flexibilität Flexibilität Für saubere Prozesse ist ein Rohrstock nötig Instant Printing * DTP Online Media XML Struktur XML Saubere Struktur für automatisierte Prozesse Keine Flexibilität bei Print * erstmals treffend von Michael Müller-Hillebrand formuliert 3

4 DTP- und XML-Redaktionssysteme im Vergleich Zeitaufwand DTP-Editing Papier Konverter PDF Vorteil: Instant Printing HTML XML-Editing Konverter Konverter Konverter PDF HTML DTP-Editing Papier PDF Nachteil: DTP-Post-Processing Flexibilitätsverlust 4

5 Es ist eigentlich ganz einfach Mehr Zeit. Für das Wesentliche! 5

6 XML-Redaktionsumgebung für strukturierte Dokumentation Pros und Cons Pros XML ist Hersteller-neutral DITA wird von vielen schlauen Menschen weiterentwickelt XML bietet eine saubere Architektur für die Auszeichnung von Struktur (Container-Elemente) Inhalt Verknüpfung Attribute Cons XML setzt umfassende Informationsstrukturierung voraus, ist daher unflexibler als DTP XML-Redaktionssysteme bieten kein Instant Printing Post-Prozessing kann nötig sein XML-Systeme sind vergleichsweise immer noch im Pioniersstadium Die Tools sind in Details bei weitem noch nicht ausgereift XML-Systeme trennen den Gesamtprozess, der mit DTP integriert wurde, wieder auf in die Teilprozesse Editing + Publishing 6

7 Adobe FrameMaker Werbung: Vergleich Aufwand Unstructured Authoring/ Structured Authoring Source: Adobe FrameMaker Tips and Techniques Auch die Werbung verschweigt nicht: Der Initialaufwand ist mit XML viel größer. Die spannende Frage: Wann ist der Break-even erreicht? 7

8 Author productivity comparison Author Centric vs. Conventional XML System Wunsch Worst Case? Produktivität mit XML nach einem Jahr auf dem alten Stand? 8

9 Es muss nicht immer XML sein Komponenten strukturierter Dokumentation Struktur Tags und Hierarchie Attribute (Metadaten) Layout Links Inhalt 9

10 Es muss nicht immer XML sein! Aber kann es Word sein? Ruf: Gegenteil von strukturierter Dokumenterstellung, eher kreatives Chaos. 10

11 Bedingung für die strukturierte Dokumentationserstellung mit Word Entwicklungsaufwand für Word-Templates einplanen vergleichbar zur DTD + Stylesheet(!) Entwicklung bei XML-Projekten Word konfigurieren Word out-of the-box ist unbrauchbar! Microsoft Auto-Funktionen abschalten Buttons für die Direktformatierung deaktivieren Strukturierte (!) Dateiablage definieren Widerspiegelung der Attribute und deren Werte anlog zu DTDs Semantische Formatvorlagen definieren Nomenklatur analog zu Elementen einer DTD Mehr Zeit einplanen für das Definieren und das Editing von Informationsmodulen Struktur kostet Zeit 11

12 Strukturierte Dokumenterstellung mit Word und docuglobe Warum brauche ich ein Content-Management- System wie docuglobe? Docuglobe nutzt alles, was Word kann und erweitert die Word-Funktionalität um: Buchfunktion Zusammenstellen von Modulen (Topics) zum Gesamtdokument Attributierung der Module Verschlagwortung, Versionierung Automatische Dateiablage Generelle Team- (Management-) Funktionen Kontrolliertes Aus-/ Einchecken Cross Media Publishing Funktionen (Office Help ist integriert) 12

13 Das docuglobe Konzept: Module, Dokumente, Sprachen, Metadaten 13

14 Anlegen von Modulen Informationsmodule erstellen Sie bei docuglobe mit Word Sie verwalten die Informationsmodule in einer frei definierbaren Baumstruktur Sprachen bilden die oberste Ordnungsstruktur 14

15 Zusammenstellen von Dokumenten Dokumente sind Stücklisten aus Informationsmodulen Dokumente stellen Sie per Drag and Drop aus modulen zusammen Dokumente verwalten Sie über eine frei definierbare Baumstruktur Für Druck und Online erzeugt docuglobe ein neues (temporäres) Gesamtdokument in Word 15

16 Das docuglobe Ampelprinzip Grün Rot Die Information ist fertig gestellt Die Information ist in Bearbeitung Gelb Das Informationsmodul ist aus dem System ausgecheckt (z. B. zur Übersetzung oder Prüfung). 16

17 Dokumente übersetzen Per Drag and Drop ziehen Sie das Dokument aus der Ausgangssprache auf den gewünschten Zielsprachen-Ordner Module, die noch nicht übersetzt sind, erkennt docuglobe automatisch und bietet diese zum Auschecken an 17

18 Querverweise Hyperlinks 18

19 Cross Media Publishing 19

20 Neues zu docuglobe. Version Neue Funktionen Rechteverwaltung auf Ordner Unterstützung von DocVariablen in Verbindung mit Objekteigenschaften Optionale Unterstützung der docuglobe API (dapi) Ergonomie Modulanlage bei geöffneter Liste möglich Optimierte Speicherung bei Stücklisten Baum kann mit einem Klick ganz geschlossen werden (Funktion "Baum schließen" 20

21 CMS implementation strategies: Waterfall Requirements development 1 Design Requirements specifications Application view/system view Implementation Evaluation (Testing) 4 Operation, Maintenance, Evolution The big surprise: Too late 21

22 CMS implementation strategies: 5 Steps to Success Definition of obstacles and problems 1 Manual Prototyping of new concepts Basis for ROI calculations 2 Selection of systems Unified Content Strategy (A.Rockley) Information Process Maturity Model (J. Hackos) 3 Mini pilots Pilot 4 Review of 2 Evolution 5 22

23 Einführungsszenarien mit docuglobe 1. Der Selbst-Test mit der docuglobe Entry-Edition 2. Word-Template- Entwicklung durch itl Umsetzung in docuglobe durch Haas 3. Rapid Prototyping (Optimierung) eines Dokumentationsbeispiels mit Blick auf die künftigen Anforderungen durch itl Umsetzungsworkshop bei Haas Rapid Prototyping Themen Optimierungsbereich (1) Modularisierung, Versionsund Variantensteuerung Optimierungsbereich (2) Gestaltung Prozess- Template Optimierungsbereich (3) Preflight-Checks vor einer Übersetzung Optimierungsbereich (4) Übersetzungsrelevante Optimierungsschritte Optimierungsbereich (5) Publishingrelevante Optimierungsschritte 23

24 Einführung von docuglobe - Zeitaufwand 1 Woche Word Kurs 1-2 Wochen Template-Entwicklung 2 Wochen Prototyping (Modularisierung) 1 Woche docuglobe Umsetzung 24

25 Entry Edition docuglobe für voller funktioneller Umfang von docuglobe bis zu Informationsmodule (Lizenzerweiterung möglich) Lokale Installation auf einem PC-Arbeitsplatz (Applikation + Datenbank) Achtung: Die Onlinehilfenpublikation ist nicht enthalten 25

26 Client Server Lizenz + Wartung Client- / Serverlizenzen Lizenzkosten: je Serverlizenz je Clientlizenz Wartung / Jahr Standard 15 % Professional 25 % (auf Lizenzkosten gemäß Preisliste) Die Professional-Wartung beinhaltet neben den Updates zusätzlich die Kosten für regelmäßige Upgrades 26

27 Es muss nicht immer XML sein Dokumente die Sie heute mit Word erstellen, können Sie morgen mit docuglobe besser produzieren. Dieter Gust, itl AG 27

28 Anhang: Modularisierung mit Word-Bordmitteln Was die Experten dazu sagen siehe insbesondere: qs/general/whymasterdocs Corrupt.htm word/masterdocuments.htm Alternativen: TechTav macro suite Office Help cehelp3.htm Alternative RD-Felder und Include-Text Felder: /word/download.htm 28

29 Anhang: Word 2007 (1) 29

30 Anhang: Office 2007 System Packaging 30

31 Key Components of Microsoft s ECM offering (2007) User Interface Microsoft Office Web browser ECM Key Functions Document Management Records Management Web Content Management ECM Common Services Search Workflow Collaboration Security Rights Management Auditing Repository Architecture Forms Management Microsoft s document management capability harnesses the collective expertise of the organization and facilitates workflow through collaborative tools such as document check-in and check-out, version control, and workflows to automate the approval/review processes. = Microsoft sieht nur DMS Funktionen kein CMS für TD 31

32 Wichtige Weblinks rund um Word René Probst (Basel Schweiz) Häufig gestellte Fragen im Zusammenhang mit MS Word (Word-FAQ) Shauna Kelly (Melbourne, Australia) Making the most of Word in your business Home Page - Microsoft Word MVP FAQ Site darunter: Some Tips and Gotchas for those who are new to Word Word 12 Gusts Kommentar: Phantastisch 32

33 Buchempfehlungen Word Hacks Tips & Tools for Taming Your Text User Guides Word 2002 by Charles Kenyon Jean Hollis Weber, Taming Microsoft Word 2002 (PDF book), Rezensionen zu Word Büchern siehe auch: Tutorials 33

34 Das itl-dienstleistungsspektrum Übersetzung Redaktion & Publishing Visualisierung/Technische Grafik E-Medien, Multimedia/www Training Information Mapping Prozess- und System-Consulting: Word, FrameMaker, XML, docuglobe, TIM-RS Einführung von Redaktionssystemen itl * Ideen * Taten * Lösungen 34