Personalkosten managen! Mehr Durchblick mit Personalcontrolling

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1 Personalmanagement-Tipp Personalkosten managen! Mehr Durchblick mit Personalcontrolling Kompetenz im Mittelstand

2 Personalkosten managen! Mehr Durchblick mit Personalcontrolling Wissen Sie zu Beginn eines neuen Jahres, wie hoch Ihre Personalkosten sein werden und an welchen "Stellschrauben" Sie bei saisonal erforderlichem Aufstocken oder Herunterfahren Ihres Mitarbeiterstammes drehen müssen? Dies ist nur ein Beispiel dafür, dass es sich lohnt, Personalkosten zu planen und mit Personalcontrolling zu steuern. Denn Personalkosten stellen einen zentralen Kostenverursachungsfaktor im Betrieb dar. Wenn von einem konstanten Personalbestand ausgegangen werden kann, ist die Planbarkeit von Personalkosten relativ hoch, ihre Beeinflussung dagegen gering. Um jedoch dem Bedürfnis vieler Betriebsinhaber nach besseren und frühzeitigeren Informationen über Entwicklungen im Personalbereich entgegen zu kommen, bietet sich das Personalcontrolling an. Es befasst sich mit allen Kosten und Aktivitäten in den Feldern des Personalmanagements (Personalplanung, -beschaffung, -entwicklung, -freisetzung, -einsatz und -führung). Jedes einzelne Aufgabenfeld soll dabei Planung, Kontrolle, Untersuchung und Steuerung erfahren. Mit Personalcontrolling können Sie die Produktivität und Flexibilität erhöhen sowie die Personalkosten und die Fehlzeiten verringern. Personalcontrolling soll also die Effizienz betrieblicher Abläufe erhöhen (Welches Ergebnis?) und die Effektivität des Unternehmens (Wie gut ist das Ergebnis?) steigern. Erläutern Sie zunächst das Vorgehen, indem Sie: 1. Daten erfassen 2. Daten auswerten 3. Maßnahmen ableiten Welche Daten können erfasst werden? Um die Personalkosten zu managen, ist es für Sie als Betriebsinhaber wichtig, die Schwachstellen zu kennen. Dazu müssen Sie den eigenen Betrieb kritisch analysieren. Ausgangspunkt des Personalcontrollings ist die Kostenbeobachtung. Um darüber hinaus auch Handlungsalternativen aufzeigen zu können, sind neben den Kostendaten auch Aussagen über die Struktur (Altersaufbau) oder die Qualität der Belegschaft notwendig. Auch können Daten von Ereignissen festgehalten werden, die über das typische Verhalten der Mitarbeiter Auskunft geben. Als Maßstab für Veränderungen und zum Vergleich mit anderen können Leistungsdaten dienen. Das Personalcontrolling soll diese Daten systematisieren und eine sinnvolle Auswahl für die jeweiligen Steuerungszwecke treffen. Wichtig ist es, dass Sie sich im Vorfeld darüber klar werden, was mit dem Personalcontrolling erreicht werden soll. Warum sind diese Daten für Sie so wichtig? Mengen und Strukturkennziffern......sind wichtig, um die Struktur der Belegschaft erfassen zu können. Welche Daten erhoben werden sollten, ist von der Betriebsgröße abhängig und davon, welche Erkenntnis die Sammlung der Daten erbringen kann. Nach Erfassung dieser Daten ist ein Vergleich mit anderen Betrieben der Größenordnung und Branche sinnvoll, um festzustellen, ob unter Umständen der Anteil der Bürokräfte oder Meister überdurchschnittlich ist, ob die Altersstruktur zu hoch ist, usw. Die folgende Tabelle verschafft Ihnen einen Überblick über die in Betracht kommenden personalwirtschaftlichen Daten. 2...

3 Daten für die Erfassung im Rahmen eines Personalcontrollings: Mengenmäßige Angaben Strukturdaten Ausbildungsabschluss Fortbildungsstand z. B. Einsatzmöglichkeiten. z. B. Verhaltensdaten Mengen- und Strukturkennziffern Anzahl der Stammbelegschaft - auf Kopfzahlbasis - auf Ganztagsbasis Anzahl Nicht- Stammbelegschaft - Aushilfen - Praktikanten - Auszubildende - Erziehungsurlauber(innen) - Wehr-, Ersatzdienstleistende - Dauerkranke Anzahl strukturiert nach - direkte/ indirekte Mitarbeiter (direkt produktiv arbeitend) - Arbeiter/ Angestellte - gewerblich / technisch / kaufmännisch - männlich/ weiblich Anzahl nach Altersgruppen Anzahl nach Vergütungsgruppen - Akkordlohn - Prämienlohn - Monatslohn Anteil Mitarbeitergruppen an Gesamtbelegschaft z. B. - Anteil Schlosser - Anteil Büro Qualitative Daten - Auszubildende - Angelernte - Facharbeiter - Meister - kaufmännische Angestellte - staatlich geprüfte Techniker - Ingenieure - E-Schweißen - Staplerführerschein - Maschinenbedienerausbildung - PC-Kenntnisse - Ausbildereignungsprüfung - Sicherheitsbelehrung - Schwindelfreiheit - Gesundheitszeugnis Verhaltens- und Ereignisdaten - Anzahl der Verbesserungsvorschläge - Inanspruchnahme von Bildungsurlaub - Inanspruchnahme von Erziehungsurlaub - Inanspruchnahme Vorruhestand - Ausgelernte ohne Übernahmewunsch - Mitarbeiter mit Teilzeitwunsch - Inanspruchnahme des Fortbildungsangebotes... 3

4 Ereignisdaten Feste Personalkosten Variable Personalkosten Personalentwicklungskosten - Krankenstandsquote - Fehlzeitenquote - Fluktuationsrate - Verspätungen - Schwangerschaftsfälle - Anzahl Arbeitsunfälle - Arbeitsausfalltage (bezahlt, unbezahlt) - Anzahl der Kundenreklamationen - Ausschussquote Kostendaten - Tarifgrundvergütung (Lohn/ Gehalt) - tariflich abgesicherte Zulagen - tarifliche (Mehrarbeits-) Zuschläge - Bezüge aufgrund von Betriebsvereinbarungen - Aufwendungen für die betriebliche Altersversorgung - gesetzliche Sozialabgaben - sonstiger gesetzlicher Sozialaufwand - Urlaub - Feiertagsbezahlung - Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall - Erziehungsurlaub - übertarifliche Zahlungen - sonstige freiwillige Zulagen - Mehrarbeitsgrundvergütungen - Prämien und Sonderzahlungen - Honorare - freiwillige soziale Leistungen - Personalbeschaffungskosten - Aus- und Fortbildungskosten - Versetzungskosten - Personalverwaltungs- und -betreuungskosten - Personalreduzierungskosten Leistungsdaten - Umsatz je Mitarbeiter - Wertschöpfung pro Mitarbeiter - Anzahl Serviceeinsätze pro Mitarbeiter - Fahrzeiten/ Einsatzzeiten - produktive/ unproduktive Zeiten - Ausschussquote - Leistungszeit/ Anwesenheitszeit - betreute Kunden je Mitarbeiter Qualitative Daten......ermöglichen eine bessere Personalplanung. Die Erfassung der Einsatzmöglichkeiten kann für den gesamten Betrieb sinnvoll sein. Damit können Sie feststellen, welche Mitarbeiter bestimmte wichtige Aufgaben im Unternehmen ausführen können, z. B. bei eventuellem Ersatzbedarf, bei Krankheit oder Urlaub. Verhaltens- und Ereignisdaten......geben Aufschluss über das typische Verhalten der Mitarbeiter. Eine langfristige Erfassung dieser Daten sowie ein Vergleich zu anderen Betrieben bringen wichtige Aufschlüsse über unternehmenstypische Verhaltensformen. Bei den Ereignisdaten gibt vor allem die Erhebung des Kranken- 4...

5 standes und der Fluktuationsrate wichtige Rückschlüsse, z. B. auf die Arbeitszufriedenheit. Das folgende Beispiel soll dies verdeutlichen: Beispiel Verspätungszeitenanalyse Herr Anton, Inhaber eines Fleischerbetriebes, ärgert sich darüber, dass seine Mitarbeiter häufig zu spät kommen. Er möchte die Verspätungszeiten reduzieren. Zunächst muss er klar nachprüfbare Zielvorgaben entwickeln. Das geht nur, wenn er genau Bescheid weiß über den Umfang der Verspätungszeiten. Er spricht mit betroffenen Mitarbeitern aus Produktion und Verkauf über seine Pläne. Für den Zeitraum des Monats April hält er schriftlich fest, wie oft und wie lange seine Mitarbeiter zur Arbeitsaufnahme oder aus der Pause zu spät an ihren Arbeitplatz zurückkehren. Er teilt die ermittelten Minuten durch die Anzahl der Mitarbeiter und stellt fest, dass im Schnitt jeder Mitarbeiter jeden Tag 10 Minuten zu spät kommt. Bei 15 Mitarbeitern und 20 Arbeitstagen im Monat macht das insgesamt fast 50 Arbeitsstunden aus. Im Anschluss an eine eingehende Analyse und Diskussion mit seinen Mitarbeitern wird das Ziel festgelegt, die Verspätungszeiten um 50 % zu reduzieren. Anschließend werden die Gründe für das "Zu spät kommen" ermittelt. Ist die gehäufte Verspätung beispielsweise zurückzuführen auf lange Anfahrtswege, schlechte Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel, auf mangelnde Motivation oder auf familienbedingte Gründe (Kinder müssen zur Schule gebracht werden)? Nach der Analyse der Gründe erarbeitet Herr Anton konkrete, gezielte Verbesserungsvorschläge mit seinen Mitarbeitern: Es werden flexible Arbeitszeiten eingerichtet. Die Lösung hat viele Vorteile: - höhere Kundenorientierung - verbesserte Kapazitätsauslastung - Einfluss auf die Motivation der Mitarbeiter (z. B. Erarbeitung von Freitagen) - optimierte Maschinenlaufzeiten Die Nachteile wie der höhere Abstimmungsaufwand für die Arbeitszeiten und der erhöhte Organisationsaufwand werden durch die gesunkenen Personalkosten wieder aufgefangen. Kostendaten......helfen Ihnen, die einzelnen Bestandteile der Personalkosten zu erkennen. Mit Hilfe der Kostendaten können Sie eine Kostenübersicht erstellen. Erst wenn Sie einen Überblick über die Kosten haben, können Sie sich dem Ziel annähern, die Personalkosten so gering wie möglich zu halten und Maßnahmen zur Verbesserung der Kostensituation ergreifen. Dabei müssen Sie zur realistischen Festlegung der Reduzierung der Personalkosten alle kompetenten Mitarbeiter des Unternehmens mit einbeziehen. Zur Erfassung der Personalkosten sind alle relevanten Daten zu erfassen. Bei der Personalkostenerfassung werden beispielsweise die Löhne und Gehälter auf Basis der Normalarbeitszeit durchschnittliche Überstundenvergütung voraussichtlich anfallende Durchschnittsbeiträge der verschiedenen betrieblichen Zulagen (z. B. Schichtzulagen) gesetzlichen und tariflichen Personalzusatzkosten wie Sozialversicherung, Bezahlung von Ausfallzeiten, Urlaubs-, Weihnachtsgeld betrieblichen Personalzusatzkosten wie betriebliche Altersvorsorge, Leistungen zu persönlichen Anlässen wie Geburtstage oder zur Verpflegung... 5

6 voraussichtlich anfallenden Kosten (Schätzung) für Personalbeschaffung und Auswahl (Anzeigen, Vorstellungskosten, Einarbeitung) voraussichtlich anfallenden Kosten (Schätzung) für Personalanpassung (z. B. Abfindungen) voraussichtlich anfallenden Kosten (Schätzung) für Personalentwicklung (Förder- und/oder Bildungsmaßnahmen) und Ausbildung voraussichtlich anfallenden Kosten (Schätzung) für Personalverwaltung berücksichtigt. Erst nach der Erfassung und Analyse der tatsächlichen Personalkosten können Sie Maßnahmen zur Verbesserung der Personalkostensituation einsetzen. Leistungsdaten......helfen Ihnen, beispielsweise durch die Ermittlung der produktiven und unproduktiven Arbeitszeiten Ausfallzeiten festzustellen. Also Zeiten, in denen nicht produktiv gearbeitet wird, aus Gründen wie z. B. Urlaub, Krankheit, Betriebsunfall, Schlechtwetter oder Kuren. Hier muss nicht unbedingt die Leistung des einzelnen Mitarbeiters im Vordergrund stehen. Vor allem betriebsinterne Vergleiche zwischen den Gruppen oder Vergleiche mit anderen Betrieben sind hier von Interesse. Leistungsdaten sind meist nur im Vergleich aussagekräftig. Vergleichsdaten können Sie am besten bei den Kammern, Innungen und Arbeitgeberverbänden sowie sonstigen berufsständischen Organisationen erfragen. Im Rahmen von Personalkennziffern können Sie Leistungsdaten ermitteln. Recht einfach können Sie die Personalkennziffer "Umsatz je Mitarbeiter" errechnen: Dazu ein Beispiel: ,- f (Gesamtumsatz) = ,00 f (Umsatz je MA) 12 Mitarbeiter Die Zahl an sich ist aber noch nicht wirklich aussagekräftig. Das geschieht, wenn Sie allen anfallenden Personalaufwand je Mitarbeiter dagegen halten. Zu diesem Personalaufwand zählen neben dem Entgelt und den Personalnebenkosten aufgrund von Tarif und Gesetz auch die Personalnebenkosten aufgrund freiwilliger Leistungen (Kosten für Aus- und Weiterbildung, Ausfallzeiten, Arbeitskleidung, Jubiläen usw.). Somit wird deutlich, dass die Personalkosten einen Grossteil des Umsatzes verschlingen. Beispiel: Personalkennziffer "Personalaufwand je Mitarbeiter" ,00 f (Personalaufwand gesamt) 12 Mitarbeiter = ,00 f (Personalaufw. je MA) Als Unternehmer müssten Sie sich bei diesem Beispiel jetzt entscheiden: Entweder Sie können den Umsatz pro Mitarbeiter steigern durch Marketingmaßnahmen oder Personalentwicklung, oder Sie versuchen die Kosten für Ihr Personal zu verringern durch Analyse und Vergleich der Kostenarten und Kostenstellen. Ziehen Sie dazu die Daten über die (un-)produktiven Stunden hinzu. Folgende Maßnahmen könnten Sie beispielsweise beschließen: Mehr Leistungsstunden im Verhältnis zu den bezahlten Arbeitsstunden durch flexible Arbeitszeiten Mehr Arbeitseffizienz durch zielorientierte Personalentwicklung und bessere Personaleinsatzplanung Abbau von Fehlzeiten und Fluktuation durch höhere Arbeitszufriedenheit Konzeption eines leistungsorientierten Entlohnungssystems 6...

7 Ihr Personalberater wird Ihnen bei der Umsetzung behilflich sein. Ohne eine kontinuierliche Erfassung der Personalkosten nach dem gleichen Schema können Sie nicht überprüfen, ob die Maßnahmen greifen. Gegebenenfalls werden die Maßnahmen korrigiert oder weiterentwickelt. Ein effizientes Personalcontrolling ist unerlässlich zur effektiven Steuerung eines Unternehmens. Auch in kleinen Betrieben sollten gewisse Daten in regelmäßigen Zeitabständen erfasst werden. Die Anschaffung eines Personalkosteninformationssystems kann sich lohnen! Natürlich ist es schwierig, all die benötigten Daten zu verwalten. Die reine Personalverwaltung mit Lohn- und Gehaltsabrechnung, Personalstatistik, Sozialwesen und sonstigen Auswertungen reicht da nicht mehr aus. Daher kann die Anschaffung eines Personalkosteninformationssystems durch den Einsatz EDV-technischer Hilfsmittel für Ihren Betrieb sinnvoll sein. Das hat möglicherweise zur Folge, dass die EDV- Infrastruktur in Ihrem Betrieb wächst. Andererseits jedoch können Sie mit einem solchen System die meisten der personalwirtschaftlichen Daten in Personaldatenbanken, Stellendatenbanken und Methodendatenbanken erfassen und auswerten. Für einen kleinen oder mittelständischen Betrieb sollten folgende Funktionen in einem Personalinformationssystem vorhanden sein: Gehaltsmanagement Prämiensystem (für betriebliche Vorschläge, unfallfreies Fahren, sinkende Personal- und Materialaufwandsquote, usw.). Personalkostenbudgets für die taktische Planungsebene Personalkostenhochrechnungen (z. B. Auswirkungen einer Tariferhöhung) Personalkostenanalyse (Soll / Ist-Vergleiche, pro Monat und Bereich) Arbeitszeiterfassungssysteme (Fehlzeitenmanagement pro Mitarbeiter und pro Abteilung) Erstellen von Personalstatistiken (Soll / Ist- Analyse) Bewerberverwaltungssysteme mit Laufwegkontrolle Reisekosten- und Spesenabrechnung Anpassungsmöglichkeiten an neue gesetzliche oder tarifvertragliche Regelungen Ausbildungs- und Karriereplanung Checklisten zur Erfassung von Personalkennziffern usw. Die Anwendung eines derartig beschaffenen computergestützten Personalinformationssystems muss allerdings den Ansprüchen einer sorgfältigen Zugangsregelung (wer darf das System bedienen?) sowie einer unkomplizierten Wiederaufbereitung der Daten (bei Zerstörung des Systems) genügen. Für Sie als Betriebsinhaber bleibt festzuhalten: Gerade weil der empfohlene Einsatz von Personal Computern zu einer wesentlichen Entlastung der Personalverwaltung führt, bleibt verstärkt Zeit für die Führung und Motivation Ihres Personals!... 7

8 I M P R E S S U M Herausgeber: Management-Center Handwerk (MCH) der Landes-Gewerbeförderungsstelle des NRW Handwerks (LGH) Tel: Fax: Geschäftsführer: Dipl.-Volkswirt Reiner Nolten stv. Geschäftsführer: Dipl.-Ök. Jürgen-Johannes Lau Redaktion: Claudia Stemick M.A. Autoren: Dipl-Päd. Ulla Habelt, Dipl.-Ök. Rudolph Lauer Produktion: Wohlfeld und Wirtz, Duisburg Foto: Project Photos Stand: Januar 2004 Das Projekt ist finanziert mit Mitteln der Europäischen Union (EFRE) und des Landes NRW.