Muster-Betriebsvereinbarung zum Thema Arbeitszeiterfassung und -verarbeitung (AZEV)

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1 Muster-Betriebsvereinbarung zum Thema Arbeitszeiterfassung und -verarbeitung (AZEV) Zwischen der Firma und dem Betriebsrat der Diese Betriebsvereinbarung regelt die Einführung, Nutzung und Änderung der computergestützten Arbeitszeit-Erfassung und -verarbeitung (AZEV) 1 Zweckbestimmung Das AZEV System wird zu folgenden Zwecken eingesetzt: - Vorbereitung der ordnungsgemäßen Lohn- und Gehaltabrechnung unter Berücksichtigung der gesetzlichen, tarifvertraglichen und aus Betriebsvereinbarungen entstehenden Verpflichtungen. - Urlaubsverwaltung - Informierung der MitarbeiterInnen über ihre Arbeitszeitabrechnung - Übersichten über Urlaub und Mehrarbeit 2 Geltungsbereich 2.1 Sachlich: Diese Betriebsvereinbarung regelt die Planung, Einführung, Nutzung und Weiterentwicklung des Arbeitszeit-Erfassungs- und Verarbeitungs-Systems (AZEV) P95 Personalzeit inklusive der Hardware und der Datenschnittstelle zur Weiterverarbeitung der Daten in Köln. 2.2 Räumlich und persönlich: Die Vereinbarung gilt für alle MitarbeiterInnen der gemäß 5 BetrVG. Es besteht Einvernehmen, dass in Zukunft eine geänderte computergestützte AZEV erst dann eingeführt wird, wenn eindeutige Arbeitszeit-Regelungen vereinbart wurden. 3 Hardware 3.1 Konfiguration: Die Hardware-Konfiguration wird in Anlage 1 vereinbart. Die Liste aller Hardware- Komponenten ist in Anlage 2 festgelegt unter Angabe folgender Daten: - Beschreibung, Fabrikat, Typ - Standort 3.2 Erfassungsgeräte: Die Erfassungsgeräte werden an den Stellen laut Anlage 1.3 angebracht. Bei Vergrößerung der Buchungsverpflichteten ist sicherzustellen, dass Wartezeiten nicht auftreten. Es sind keine Zugangsbeschränkungen (Türen, Drehkreuze) mit den Erfassungsgeräten gekoppelt. Die Erfassungsgeräte werden mit Puffern für den Fall einer Funktionsstörung der Controller und des Rechners ausgestattet. Die fehlerfreie Übermittlung der Buchungssätze wird auch bei Störungen sichergestellt. 3.3 Buchungsausweise: Bei den Buchungsausweisen ist die Fälschungssicherheit sicherzustellen (Infrarot- Codierung oder Induktiv-Karten). Die Ausweise werden kostenlos an die buchungsverpflichteten MitarbeiterInnen ausgegeben und bei Verlust und Beschädigung innerhalb kurzer Zeit - in der Regel innerhalb einer Woche - ersetzt. 4 Daten Es werden ausschließlich die für die Zweckbestimmung unbedingt erforderlichen Daten gespeichert. Sie werden nur solange gespeichert, wie sie unbedingt zur Berechnung der Arbeitszeit-Konten benötigt werden

2 (2 Monate). Die Monatsübersichten sind von den Beschäftigten für den Fall einer Überprüfung durch die Gewerbeaufsicht zwei Jahre aufzubewahren. 4.1 Stammdaten: Die Personalstammdaten sind in Anlage 2.1 vereinbart: 4.2 Arbeitszeitkonten: Die für die Beschäftigten geführten Arbeitszeitkonten und Lohnarten sind in Anlage 2.2 vereinbart. 4.3 Die verwendeten Gruppen, Abteilungs- und Kostenstellenübersicht sind in Anlage 2.3 vereinbart. Es werden keine Abteilungen und Kostenstellen mit weniger als 5 regelmäßig beschäftigten MitarbeiterInnen geführt. Nach diesen Daten werden keine Statistiken und Listen erstellt (selektiert). 4.4 Die Blockzeitfehler werden in Anlage 2.4 vereinbart. 4.5 Eine Liste mit Access-Tabellen und ihre Beschreibung wird in Anlage 2.5 vereinbart. 5 Software und Auswertungen 5.1 Es wird sichergestellt, dass die vereinbarten Arbeitszeitmodelle mit dem System abgebildet werden und die Buchungen damit korrekt berechnet werden. 5.2 Masken-Auswertungen: Statistiken und Übersichten sind ausschließlich als Liste auf dem Drucker und nicht als Bildschirm-Auswertung erlaubt. Eine Ausnahme sind die Matchcodes nach Stammdaten. 5.3 Alle Listauswertungen sind fest programmiert. Sie sind in Anlage 3 mit folgenden Angaben vereinbart: - Name und Code des Programmes, aufrufende Maske - Muster-Ausdruck - Auswertungskreis (z.b. nur für Anfangsbuchstaben 'A') und Bedingungen für die Ausführung/Berücksichtigung (beispielsweise nur für MitarbeiterInnen mit negativem Zeitsaldo) - Anlass bzw. Erstell-Frequenz (täglich, monatlich etc.) Andere als die vereinbarten Listen sind auf dem Rechner nicht ausführbar. Insbesondere wird keine Auswertesprache bereit gehalten. Access wird auf allen Rechnern mit technischem Zugriff auf die P95-Daten lediglich als Runtime-Version ohne Listprogrammiermöglichkeiten installiert. 6 Schnittstellen 6.1 Das AZEV-System wird im Novell-Netz auf zwei Rechnern lokal installiert. Die AZEV-Daten sind auf der Festplatte des Rechners (siehe Anlage 1.2) geführt und sind im Netz nicht verfügbar. Sie werden ausschließlich für das AZEV-System genutzt, insbesondere wird eine Verwendung im geplanten BDE- System technisch ausgeschlossen. 6.2 Der Transfer der Arbeitszeitkonten erfolgt monatlich automatisch als Filetransfer an das Lohn- und Gehaltsprogramm Varial in Verbindung mit SAP R\3 HR. Die Schnittstellendatei ist in Anlage 8 vereinbart. 6.3 Fernwartung mit Verwendung eines Modems (o.ä.) ist nicht vereinbart. 7 Organisatorische Regelungen 7.1 Buchungsfälle: Es werden die Buchungsarten - Kommen, - Gehen und - Info unterschieden. Kommen-Buchungen werden nur dann durchgeführt, wenn nachher anders bezahlt wird als vorher (Gehen-Buchungen entsprechend). Dienstgänge werden nicht gebucht. Die Info-Buchung wird nicht gespeichert. 7.2 Pausen: Pausen werden nur gebucht, wenn dabei der Betrieb verlassen wird und die Pause den Standardabzug von 50 Minuten übersteigt.

3 7.3 Korrekturen: Es wird von dem Grundsatz ausgegangen, dass die MitarbeiterInnen ihrer Arbeitszeit nicht hinterher rennen müssen und möglichst wenig Korrektur-Aufwand entsteht. Fehler des AZEV-Systems und der Buchungsverfahren dürfen nicht zu Lasten der Buchungsverpflichteten gehen. Für Korrekturen in den folgenden Fällen wird das Formblatt Anlage 4 verwendet und über die Vorgesetzten an die Personal- Sachbearbeitung gegeben: - Karte vergessen - unpaarige Buchung (z.b. keine Gehen-Buchung) - Mehrarbeit - unplanmäßige Anwesenheit (z.b. abgebrochener Urlaub) 7.4 Rundungsformeln: Es wird von minutengenauer Erfassung ausgegangen. Rundungen zuungunsten der ArbeitnehmerInnen sind nicht gestattet. 7.5 Manuelle Korrekturen von Karten-Buchungen im AZEV-System sind nur mit Zustimmung d. betroffenen MitarbeiterIn (Formular Anlage 4) möglich. Sie sind im Ausdruck Anlage 3 b unterstrichen herausgehoben; der ursprüngliche Buchungszeitpunkt wird weiter gespeichert. 7.6 Kernzeiten: In den Tagesmodellen werden keine Kernzeiten eingetragen. 7.8 Kartenverlust: Im Falle von Verlust der Karte wird unverzüglich (maximal 2 Tage) ein kostenloser Ersatz zur Verfügung gestellt. 8 Datenschutz Die Voraussetzungen des Bundesdatenschutzgesetzes - insbesondere die erforderlichen Maßnahmen des 9 inklusive Anlage - werden erfüllt.8.1 Auf dem AZEV-Rechner werden keine weiteren EDV-Anwendungen installiert und/oder genutzt, welche auf die AZEV-Daten zugreifen. Der AZEV-Rechner ist nicht Server. An dem entsprechenden Arbeitsplatz arbeiten nur die zugriffsberechtigten Personen. Bei Abwesenheit ist die Nutzung für Unbefugte technisch zu verhindern. Der Zugriff auf die AZEV-Daten von anderen Netz- Stationen wird technisch unmöglich gemacht. 8.2 Die zugriffsberechtigten Personen sind in Anlage 5.1 vereinbart unter Angabe folgender Daten: - USER-Name - Person und Funktion - zugelassener Datenbereich - zugelassene Funktionen (Ansehen, Verändern etc.) Grundsätzlich haben nur die beiden PersonalsachbearbeiterInnen Zugriffsrechte. Vorgesetzte, BetriebsleiterInnen und GeschäftleiterInnen haben grundsätzlich kein Zugriffsrecht. 8.3 Alle Buchungen sind unter Angabe von USER-Name und Uhrzeit/Datum zu protokollieren. Das Protokoll darf nicht manipulierbar oder abstellbar sein, die Seiten/Sätze sind fortlaufend nummeriert. Ein Muster ist in Anlage 5.2 vereinbart. Die Bedeutung ist dem Betriebsrat zu erläutern. Der Betriebsrat hat jederzeit ein auch unangekündigtes Einsichtsrecht. Die Listen sind verschlossen zu verwahren. 8.4 Die Datensichtstationen und Drucker sind so zu installieren, dass auch bei Abwesenheit der SachbearbeiterInnen keine Einsichtnahme unbefugter Personen möglich ist. 9 Regelungen für die SachbearbeiterInnen 9.1 Rationalisierungsschutz: Es werden keine verschlechternden personellen Maßnahmen im Zusammenhang mit der AZEV-Einführung durchgeführt.9.2 Qualifizierung: Die Qualifizierungsmaßnahmen stehen allen von der Arbeit mit dem AZEV-System betroffenen MitarbeiterInnen zu. Sie werden in Anlage 6 vereinbart. 10 Rechte der ArbeitnehmerInnen 10.1 Informierung: Die Buchungsverpflichteten werden über ihre Zeitabrechnung umfassend und aktuell unterrichtet: - Das aktuelle Zeitkonto ist über Display jederzeit abrufbar. - Die Buchungs-Übersicht Anlage 3 wird am 15. und 1. jeden Monates von der Personalabteilung... persönlich überbracht. Vorgesetzte haben grundsätzlich keinen Einblick in die Buchungsübersicht. Die

4 Übersicht können die Beschäftigten zusätzlich jederzeit (höchstens täglich) bei der Personalverwaltung ausdrucken lassen Die betroffenen MitarbeiterInnen haben Anspruch auf umfassende Erläuterung ihrer Arbeitszeitmodelle und des Erfassungs- und Verarbeitungsverfahrens Schutz vor Kontrollen: Belege und Auswertungen des AZEV-Systems dürfen nicht für die Begründung disziplinarischer Maßnahmen verwendet werden. Insbesondere dürfen System-Protokolle lediglich zur Sicherstellung der Zwecke gemäß 1 verwendet und nicht zu Kontroll-Zwecken eingesehen und/oder verarbeitet werden Rationalisierungsschutz: Es werden keine Kündigungen oder Versetzungen aus Anlass der Einführung des AZEV-Systems ausgesprochen Kappungsgrenzen: Automatische Kappungen - insbesondere am Monatsende - sind nicht vorgesehen. 11 Rechte des Betriebsrates 11.1 Verfahren bei Änderungen des Systems: Änderung der Anlagen bedürfen der Zustimmung des Betriebsrates. Sie sind ihm unter Verwendung des Änderungsformulares Anlage 7 rechtzeitig mitzuteilen. Vor der Unterschrift und Austausch der betreffenden Anlage/n sind Umsetzungsmaßnahmen nicht gestattet Mitbestimmung des Betriebsrates: Neben der Änderung des Systems entsprechend der Anlagen hat der Betriebsrat bei der Ausweitung des Kreises der Buchungsverpflichteten sowie bei der Gestaltung der Arbeitszeitmodelle mitzubestimmen Auswertungen für den BR: Dem BR stehen auf Anforderung die Auswertungen 3 c und 3 d jederzeit zu Kontrolle der Einhaltung der Betriebsvereinbarung: Alle mit dem AZEV-System beschäftigten MitarbeiterInnen sind dem BR gegenüber zur Auskunft berechtigt und verpflichtet. Der Betriebsrat kann zur Ausübung seiner Kontrollaufgaben Sachverständige gemäß 80 Abs. 3 hinzuziehen. Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht in alle Systemunterlagen und -protokolle. 12 Inkrafttreten, Kündigung Einführungs- und Änderungsmaßnahmen einschließlich Systemtests können zukünftig erst nach Verabschiedung dieser Vereinbarung einschließlich aller Anlagen erfolgen Anlagen: Die Anlagen sind Teil dieser Vereinbarung. Sie können jedoch gesondert gekündigt und neu vereinbart werden. Dazu ist jeweils Datum und beiderseitige Unterschrift erforderlich Nachwirkung: Nach Kündigung dieser Vereinbarung oder Teile dieser Vereinbarung und Ablauf der Kündigungsfrist gilt/gelten diese bis zum Abschluss einer geänderten Vereinbarung nach Streitigkeiten: Bei Streitigkeiten im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung entscheidet die Einigungsstelle nach Anrufung einer Seite verbindlich Kündigung: Die Kündigungsfrist beträgt 3 Monate. Ort Datum. Geschäftsleitung Betriebsrat

5 Anlage 2: Daten 2.1 Stammdaten - Name - Vorname - Arbeitszeitmodell, Gültigkeitsdaten - Wochensollzeit 2.2 Zeit-Konten Nr. Name Kürzel Bedeutung Einheit Gutschrift (in Tage) 2.3 Personengruppen: Es werden keine Personengruppen geführt, die Felder Stamm-Abteilung und Stamm- Kostenstelle werden in der entsprechenden Maske gelöscht. Anlage 3: Änderungs-Formular AZEV-Betriebsvereinbarung von: an: Datum: (Betriebsrat) folgende Änderung ist geplant: zu ändernde Anlage/n: geplanter Termin: beauftragte Personen/Firmen: Begründung: Anlagen: Betriebsrat: Termin Eingang: Kommentar/Ablehnung/Zustimmung:..