IT-Steuerung im Mittelstand

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1 Executive Research Summary 04 IT-Steuerung im Mittelstand Andreas Drechsler, Frederik Ahlemann unter Mitarbeit von Matthias Mast und Stefan Weißschädel in Kooperation mit der Campana & Schott Realisierungsmanagement Nord GmbH Motivation IT-Organisationen in mittelständischen Unternehmen stehen typischerweise vor ähnlichen Herausforderungen wie IT- Organisationen in großen Unternehmen und Konzernen. Jedoch besitzen sie weniger Ressourcen für das IT-Management, um diesen Herausforderungen zu begegnen. Auch in der IT-Management- Forschung wurde mittelständischen Unternehmen in der Vergangenheit wenig Aufmerksamkeit zuteil. Durch die wenig verbreitete Forschung in diesem Bereich fehlt bisher insbesondere der Überblick über den Ist-Zustand der IT-Steuerung im Mittelstand Deutschlands Prof. Dr. Frederik Ahlemann Chair of Information Systems and Strategic IT- Management Unsere Executive Research Summarys stellen ausgewählte Forschungsergebnisse in komprimierter Form für IT-Führungskräfte vor. Ihr Fokus liegt auf den zentralen Erkenntnissen und den sich daraus ergebenden Implikationen für das Management.. Ziele Vor diesem Hintergrund verfolgte die vorliegende Studie zum Thema IT-Management und IT-Steuerung im Mittelstand drei Hauptziele: 1. Erhebung und Darstellung der eingesetzten Methoden bzw. Instrumenten sowie deren Anforderungen und Erfolgsfaktoren zur IT-Steuerung im Mittelstand. 2. Betrachtung des Ausmaßes des Einsatzes von IT Balanced Scorecards (IT-BSC) als einem bekannten exemplarischen IT-Steuerungsinstrument zur IT-Steuerung im Mittelstand. 3. Ableitung von Trends und Entwicklungsperspektiven Die Ergebnisse dieser Studie können IT-Führungskräfte aus dem Mittelstand nutzen, um Anregungen für die Steuerung der eigenen IT-Organisation zu bekommen. Die Studie dient weiterhin als Grundlage für weitere Forschungsaktivitäten mit direkter Praxisrelevanz für den Mittelstand. Insbesondere soll ein speziell auf den Mittelstand ausgerichteter Innovationskreis (siehe Seite 4 dieses Dokuments) etabliert werden. 1

2 Methode Die Studie wurde im Herbst und Winter 2013/14 in Form von einstündigen Experteninterviews mit IT-Leitern und IT- Führungskräften von insgesamt elf mittelständischen Unternehmen aus verschiedenen Branchen durchgeführt. Die Spanne der insgesamt in den Unternehmen Beschäftigten reichte dabei von 280 bis zu Mitarbeitern, die Mitarbeiteranzahl in den IT- Abteilungen von 6 bis zu 200 Beschäftigten, so dass insgesamt ein breites Spektrum abgedeckt werden konnte. Im Anschluss wurden die verschriftlichen Interviews im Hinblick auf die oben genannten Zielsetzungen ausgewertet. Ergebnisse Die Ergebnisse der durchgeführten Studie IT-Steuerung im Mittelstand sind in drei Themenblöcke unterteilt, die sich an den oben genannten Zielsetzungen orientieren: der Erhebung des Einsatzes von Instrumenten zur IT-Steuerung samt zugehöriger Anforderungen und Erfolgsfaktoren, dem Ausmaß des Einsatzes von IT-Balanced-Scorecards sowie Trends und zukünftigen Entwicklungsperspektiven der IT-Steuerung im Mittelstand. IT-Steuerung: Anforderungen, eingesetzte Instrumente und Erfolgsfaktoren Als wichtigste Anforderung an Instrumente zur IT-Steueurng nannten die Teilnehmer der Studie die Erlangung von Transparenz über wichtige Informationen, die sie für die Steuerung ihrer IT- Organisation benötigen. Zweitwichtigste Anforderung war die Berücksichtigung und Integration wesentlicher Prozesse der IT- Abteilung und des Unternehmens im Rahmen des Einsatzes der Instrumente. Auf den folgenden Plätzen rangierten die Einfachheit der Nutzung der Instrumente, eine Stabilität der Instrumente über einen längeren Zeitraum sowie die Möglichkeit der Orientierung der Instrumente an den Zielen der IT-Organisation. Konkrete Instrumente, die von den Teilnehmern zur Steuerung Ihrer IT-Abteilung eingesetzt wurden, sind das Budget (IT-Budget oder Service-Budget), Scoring-Instrumente (Kennzahlen oder Kennzahlensysteme, IT-Card / Balanced Scorecard), das Projektmanagement & Projektportfoliomanagement (PPM), das Service-Management mit einem Service-Katalog sowie das Reporting. 2

3 Die meistgenannten Erfolgsfaktoren für den wertsteigernden Einsatz der Instrumente waren zum einen die Möglichkeiten der Führung der Abteilung und von IT-Mitarbeitern sowie die Transparenz, die durch den Einsatz der Instrumente geschaffen wird. Weitere Faktoren sind die richtige Auswahl von Personal (Faktor Mensch), das die Steuerungsinstrumente einerseits nutzt und das andererseits auf zielführende Weise von ihnen beeinflusst wird, die Einfachheit der Benutzung der Instrumente sowie die Messbarkeit ihres Nutzens. Einsatz von IT Balanced Scorecards Die gezielte Nachfrage nach dem Einsatz des Steuerungsinstruments IT-Balanced Scorecard (IT-BSC) in den betrachteten Unternehmen verneinten zehn der elf Teilnehmer. Zwar war die IT-BSC als Steuerungsinstrument allen Teilnehmern bekannt, aber zugleich als ein sehr umfangreiches und kompliziert zu handhabendes Instrument eingeschätzt, dessen wertsteigernde Auswirkungen nicht im wirtschaftlich angemessenen Verhältnis zu dem Aufwand des Einsatzes in der IT-Abteilung stünden. Viele der Teilnehmer gaben an, dass für den Einsatz eines solch komplexen Instruments in ihrer IT-Organisation zum einen die Voraussetzungen fehlten und zum anderen der Nutzen den Aufwand nicht klar überwiegen würde. Zudem charakterisierten die Befragten die BSC als ein unternehmensübergreifendes Instrument, weshalb nach Ansicht vieler Teilnehmer der Einsatz einer reinen IT-BSC nicht sinnvoll sei. Trends und zukünftige Entwicklungsperspektiven Basierend auf den Ergebnissen der Umfrage lassen sich die folgenden Schlüsse für die zukünftige Entwicklungsperspektive für das IT-Management im Mittelstand ziehen: Entgegen dem bisherigen Trend in der Forschung erscheint eine Betrachtung und Entwicklung abstrakter und komplexer IT-Steuerungsinstrumente im Kontext des Mittelstands nicht sinvoll. Diesem steht zum einen die Anforderung der Einfachheit, aber auch die Forderung nach der Unterstützung der (personenbezogenen) Führung der IT-Organisation und der Betonung des menschlichen Faktors bei der IT-Steuerung im Mittelstand entgegen. Stattdessen erscheint eine ganzheitlichere Betrachtung des IT-Managements geboten, welche die genannten Anforderungen und Erfolgsfaktoren wie Einfachheit, Transparenz, Führungsorientierung, der Berücksichtigung des menschlichen Faktors sowie einer direkten Orientierung am Wertbeitrag der IT Rechnung trägt. Dies wird auch durch die Ergebnisse der Studie über die konkreten Gründe, die gegen eine Einführung klassischer 3

4 Steuerungsinstrumente wie der IT Balanced Scorecard im Mittelstandskontext sprechen, untermauert. Haben diese ersten Informationen Ihr Interesse geweckt? Wenn ja, stehen wir gerne bereit, weitere Fragen zu beantworten und unsere Erfahrungen zu teilen. Möchten Sie sich mit anderen IT-Führungskräften aus dem Mittelstand austauschen oder ihre IT-Organisation noch weiter voranbringen? Auf der Folgeseite finden Sie Informationen über einen Innovationskreis IT-Management im Mittelstand, der von uns gemeinsam mit der Campana & Schott Realisierungsmanagement Nord GmbH initiiert wird und im Herbst 2014 startet. Kontakt Prof. Dr. Frederik Ahlemann Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und strategisches IT- Management Universität Duisburg-Essen Universitätsstr Essen Germany Tel.: Fax: Prof. Dr. Frederik Ahlemann ist seit 2012 Inhaber des Lehrstuhls für Wirtschaftsinformatik und strategisches IT-Management an der Universität Duisburg-Essen. Er studierte Wirtschaftsinformatik an der Universität Münster und war danach als Berater im Bereich Projektportfoliomanagement tätig. Er promovierte 2006 an der Universität Osnabrück und leitete von 2006 bis 2012 das Kompetenzzentrum für Strategisches IT-Management an der EBS Business School, Wiesbaden. Zu seinen Forschungsthemen gehören unter anderem IT-Strategie, Enterprise Architecture Management, Vendor Management und Projektportfoliomanagement. 4

5 Der Innovationskreis IT-Management im Mittelstand Ziele Der Innovationskreis IT-Management im Mittelstand ist eine Universitätskooperation zwischen, der Universität Duisburg-Essen und der Campana & Schott Realisierungsmanagement GmbH. Er hat das Ziel, in einer eng vernetzten Gruppe von erfahrenen mittelständischen IT-Verantwortlichen intensive Diskussionen zu konkret vorliegenden Problemstellungen des IT-Managements im Mittelstand zu führen und für diese praktikable Lösungen zu erarbeiten. Format Um diese Lösungen zu erarbeiten, findet der Innovationskreis in folgendem Format statt: Teilnahme Know-How-Transfer und Diskussionen in quartalsweise stattfindenden Workshops und ergänzenden Online-Meetings Gemeinsam durchgeführte Studien in den Unternehmen Entwicklung von Leitfäden und Best Practices für spezifische Herausforderungen des IT-Managements im Mittelstand gemäß der Wünsche und Absprachen mit den Teilnehmern Die jährliche Teilnahmegebühr für mittelständische Unternehmen beträgt zzgl. USt. für einen Teilnehmer und beinhaltet Teilnahme an allen Vor-Ort Workshops (inkl. Catering) Teilnahme an allen Online-Meetings Zugriff auf alle Materialien und Arbeitsergebnisse Individuelle Betreuung Jeder weitere Teilnehmer zahlt für die Teilnahme zzgl. USt. Auftakt: Oktober / November 2014 (nach Absprache) Weitere Informationen und Kontakt Weitere Informationen zum Innovationskreis finden Sie im folgenden Dokument, welches wir auf unserer Lehrstuhlseite für Sie bereitgestellt haben: 5

6 Haben Sie noch Fragen? Sprechen Sie uns an: Prof. Dr. Frederik Ahlemann Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und strategisches IT- Management Universität Duisburg-Essen Universitätsstr Essen Tel.: Fax:

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