STUDENTISCHE UND WISSENSCHAFTLICHE HILFSKRÄFTE

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1 INFORMATIONEN FÜR STUDENTISCHE UND WISSENSCHAFTLICHE HILFSKRÄFTE Ihre Ansprechpartner: Für den Bereich Technik: Petra Essig Tel.: / Raum: V petra.essig@hs-pforzheim.de Alle anderen Bereiche: Marika Schönthaler Tel.: / Raum: V marika.schoenthaler@hs-pforzheim.de Stand: September Zur besseren Lesbarkeit wird nachfolgend auf eine Differenzierung der Bezeichnung nach Geschlechtern verzichtet. Geschlechterbezogene Bezeichnungen gelten sowohl in der männlichen als auch in der weiblichen Form.

2 Sie beabsichtigen an der Hochschule Pforzheim eine Tätigkeit als studentische bzw. wissenschaftliche Hilfskraft aufzunehmen. Diese Informationsschrift soll Ihnen bei der Orientierung helfen und Wissenswertes zu der Ausübung der Hilfstätigkeit vermitteln. Welche Vordrucke muss ich vorlegen? Bei Neueinstellung (d.h. Sie waren in den letzten drei Monaten nicht an der Hochschule beschäftigt): Antrag auf Einstellung/Weiterbeschäftigung einer Hilfskraft (Unterschrift des Budgetverantwortlichen 1 erforderlich) Arbeitsvertrag (2-fach) die Erklärung zur Auszahlung der Bezüge (LBV 42101) die Erklärung zur Sozialversicherung (LBV 42101s) wenn der Student sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen möchte, den Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht in der Rentenversicherung (LBV 45201) Immatrikulationsbescheinigung Mitgliedsbescheinigung Krankenversicherung (Kopie der Gesundheitskarte reicht) oder Befreiungsschreiben der Krankenversicherung Zusätzlich bei ausländischen Studenten aus Nicht-EU-Ländern: eine Kopie des Aufenthaltstitels (bitte Pass mitbringen) Bei Wiedereinstellung (d.h. Sie waren bereits an der Hochschule beschäftigt): Wenn zwischen Ihrer vorangegangenen und Ihrer neuen Beschäftigung eine Unterbrechung von weniger als 3 Monaten liegt bzw. im unmittelbarem Anschluss ohne Unterbrechung, benötigen wir Antrag auf Einstellung/Weiterbeschäftigung einer Hilfskraft (Unterschrift des Budgetverantwortlichen 1 erforderlich) Arbeitsvertrag (2-fach) die vereinfachte Erklärung zur Auszahlung der Bezüge, zur Sozialversicherung und zur Zusatzversorgung (LBV 42101v) Immatrikulationsbescheinigung

3 Sollten sich weitergehende Änderungen ergeben haben oder liegt zwischen Ihrer vorangegangenen und Ihrer neuen Beschäftigung eine Unterbrechung von 3 Monaten oder länger, benötigen wir von Ihnen die Vordrucke wie bei der Neueinstellung. Die Erklärung zur Auszahlung der Bezüge geht an das Landesamt und enthält die zur Anweisung des Arbeitsentgelts benötigten Daten. Die Erklärung zur Sozialversicherung dient dem Landesamt zur Beurteilung der Sozialversicherungspflicht. Die Formulare hierfür erhalten Sie im Internet unter Hochschule/Verwaltung/Formulare und Infos/Personal oder in der Personalabteilung. 1. Allgemein Im vorliegenden Schreiben wird unterschieden zwischen studentischen Hilfskräften (ohne abgeschlossene Hochschulausbildung) und wissenschaftlichen Hilfskräften (mit abgeschlossener Hochschulausbildung, z.b. Diplom oder Bachelor). Als studentische Hilfskraft kann nur eingestellt werden, wer immatrikuliert ist. 2. Tarifverträge, Gesetze und Verordnungen Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte sind aus dem Geltungsbereich des TV-L ausgenommen ( 1 Absatz 3 Buchstabe b bzw. c TV-L). Es gelten aber eine Vielzahl von allgemeinen gesetzlichen Regelungen, wie z.b. BGB, Bundesurlaubsgesetz, Entgeltfortzahlungsgesetz usw. Andere gesetzliche Bestimmungen gelten nicht oder wie z.b. das Mutterschutzgesetz nur mit Einschränkungen aufgrund der Befristung der Beschäftigung. Deswegen kommt dem Wortlaut der individuellen Arbeitsverträge besondere Bedeutung zu. 3. Arbeitsvertrag Grundlage des Beschäftigungsverhältnisses ist der Arbeitsvertrag. Der Arbeitsvertrag wird schriftlich abgeschlossen, insbesondere Nebenabreden sind nur dann wirksam, wenn sie schriftlich vereinbart werden. Arbeitsverträge sollten Sie deshalb erst dann unterschreiben, wenn Sie sie genau gelesen und alle Unklarheiten durch Rückfragen beseitigt haben. Der Arbeitsvertrag muss vor Beginn der Beschäftigung zwischen der Hilfskraft und der Abteilung Personal und Organisation geschlossen werden. Es können keine rückwirkenden Verträge abgeschlossen werden!

4 4. Stundenvergütung Bei der Vergütung wird unterschieden zwischen studentischen (=ungeprüften) und wissenschaftlichen (=geprüften) Hilfskräften. Die Stundensätze für die studentischen Hilfskräfte betragen ab Wintersemester 2015/16: 9,37, ab Sommersemester 2016: 9,58 Die zu kalkulierenden Arbeitgeberausgaben betragen jedoch bei einem Stundensatz von 9,37 = 11,99 bzw. von 9,58 = 12,26. Dies ergibt sich aus der durch den Arbeitgeber zu entrichtenden pauschalen Sozialversicherung. Die Stundensätze für die wissenschaftliche Hilfskräfte betragen ab Wintersemester 2015/16: 10,90 ab Sommersemester 2016: 11,15 Die zu kalkulierenden Arbeitgeberausgaben betragen jedoch bei einem Stundensatz von 10,90 = 13,95 bzw. von 11,15 = 14,27. Dies ergibt sich aus der durch den Arbeitgeber zu entrichtenden pauschalen Sozialversicherung. 5. Höchstzulässigkeit von Stundenzahl und Beschäftigungsdauer Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte dürfen gemäß 57 Landeshochschulgesetz (LHG) nur mit weniger als der Hälfte der Arbeitszeit eines wissenschaftlichen Mitarbeiters 1 beschäftigt werden. Die Beschäftigung darf daher 85 Stunden pro Monat nicht überschreiten. Die Beschäftigungshöchstdauer ist durch das LHG auf maximal sechs Jahre begrenzt. 6. Sozialversicherung Grundsätzlich sind geringfügig Beschäftigte (bis 450 /Monat) versicherungsfrei. Mehrere geringfügig entlohnte Beschäftigungen werden allerdings zusammengerechnet. Bei Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze (=derzeit monatlich 450-Euro) unterliegt das Beschäftigungsverhältnis grundsätzlich der Sozialversicherungspflicht in der Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.

5 Es gibt zwei Möglichkeiten Hilfskräfte zu beschäftigen: Im Rahmen einer Geringfügig entlohnte Beschäftigung ( 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV) Bei studentischen Hilfskräften darf die monatliche Stundenzahl ab Wintersemester 2015/16 nicht mehr als 48 Stunden bzw. ab Sommersemester 2016 nicht mehr als 46 Stunden und bei wissenschaftlichen Hilfskräften ab Wintersemester 2015/16 nicht mehr als 41 Stunden bzw. ab Sommersemester 2016 nicht mehr als 40 Stunden betragen, damit die 450 Euro-Grenze nicht überschritten wird. Im Rahmen einer Beschäftigung als Werkstudent: Soll ein Student mit einem Verdienst über 450 /Monat beschäftigt werden, besteht die Möglichkeit ihn als Werkstudent zu beschäftigen. Monatlich kann der Student bis zur Höchstgrenze von 85 Stunden beschäftigt werden. In der Rentenversicherung besteht dann Versicherungspflicht, da die Beschäftigung mehr als nur geringfügig ausgeübt wird. Der Beitragssatz zur Rentenversicherung von derzeit 18,7% wird dann zur Hälfte von der Hochschule und zur Hälfte vom Student bezahlt. 7. Gesamtvergütung Die Bruttovergütung ist für alle Hilfskräfte unabhängig von individuellen persönlichen Voraussetzungen, die Lohnsteuer und ggfs. andere Abzüge dagegen nicht. Mit der Einführung der ELStAM (für Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale ) wird die bisherige Papier-Lohnsteuerkarte durch ein elektronisches Verfahren ersetzt. Zur Teilnahme an diesem Verfahren benötigen wir Ihre persönliche Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) und Ihre Steuermerkmale (Steuerklasse und Konfession). Sie müssen diese Angaben in der Erklärung zur Auszahlung der Bezüge machen. Die Umstellung auf das elektronische Verfahren (ElStAM- Lohnabzugsmerkmale) ist vollzogen. Die erforderliche Identifikationsnummer wurde Ihnen mit einem Informationsschreiben Ihres Finanzamts mitgeteilt. Sollten Sie keine erhalten haben, können Sie diese Identifikationsnummer beim Bundeszentralamt für Steuern ( mit einem Eingabeformular anfordern. Wie erhalte ich Informationen über meine ELStAM? Sie können Ihre gültigen "ELStAM" im ElsterOnline-Portal ( einsehen. Dazu ist eine einmalige, kostenfreie Registrierung mit der steuerlichen Identifikationsnummer erforderlich. Darüber hinaus ist das für Sie zuständige

6 Finanzamt Ansprechpartner für Auskünfte zu Ihren gespeicherten ELStAM. Rentenversicherungspflicht Geringfügig entlohnte Beschäftigungsverhältnisse sind seit dem grundsätzlich rentenversicherungspflichtig. Auf Antrag kann sich der Beschäftigte von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen. Die Befreiung wirkt ab Beginn des Kalendermonats, in dem der Befreiungsantrag beim Arbeitgeber eingeht. Voraussetzung für die Befreiung ab Beginn des Beschäftigungsverhältnisses ist allerdings, dass der Arbeitgeber der Minijob-Zentrale die Befreiung innerhalb von 6 Wochen nach Eingang des Befreiungsantrags meldet. Wird der Befreiungsantrag nicht rechtzeitig bei der Minijob-Zentrale gestellt, wirkt die Befreiung erst ab 01. des zweiten Monats, der auf den Meldungseingang folgt. Bei auftretenden Unklarheiten wenden Sie sich bitte an die zuständige Sachbearbeiterin in der Abteilung Personal und Organisation oder an Ihren zuständigen Sachbearbeiter beim Landesamt für Besoldung und Versorgung in Fellbach (LBV). 8. Ende des Arbeitsverhältnisses/Kündigung/vorzeitiges Ausscheiden Das Arbeitsverhältnis endet mit Ablauf der vereinbarten Zeit, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Es endet vorzeitig mit der Exmatrikulation. Im gegenseitigen Einvernehmen ist eine Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses jederzeit möglich. Darüber hinaus ist die ordentliche Kündigung zulässig; bei der arbeitgeberseitigen Kündigung ist sie durch die Abteilung Personal und Organisation vorzunehmen. Die ordentliche Kündigungsfrist richtet sich nach 622 BGB (4 Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats). Die Möglichkeit einer fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt hiervon unberührt. Die vorzeitige Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses ist der Abteilung Personal und Organisation mitzuteilen. 9. Urlaubssemester Studentische Hilfskräfte müssen gemäß 57 LHG an einer Hochschule eingeschrieben sein. Studierende im Urlaubssemester dürfen gemäß 61 LHG nicht als studentische Hilfskräfte beschäftigt werden.

7 10. Nebentätigkeiten Jedes Beschäftigungsverhältnis, das parallel zu einem Vertrag mit der Hochschule Pforzheim läuft, ist schriftlich mit dem Vordruck (LBV 42101s) anzuzeigen. Die Stunden, die Sie monatlich dabei ableisten, werden zu den Hilfskraftstunden an der Hochschule dazugerechnet. Dabei dürfen Hilfskräfte während der Vorlesungszeit insgesamt die monatliche Höchststundenzahl von 85 nicht überschreiten, da es sonst Auswirkungen auf den Sozialversicherungsstatus hat. Außerhalb der Vorlesungszeit gilt diese Höchststundenzahl wiederum nur für die Beschäftigung an der Hochschule, die Stunden beim externen Arbeitgeber sind nicht begrenzt. 11. Ausschlussfristen Eine der wenigen Vorschriften des TV-L, die auf alle studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte angewendet wird, ist der 37 TV-L, der die Geltendmachung von (Ihren!) Ansprüchen aus dem Arbeitsverhältnis regelt. Machen Sie deshalb solche Ansprüche so schnell wie möglich schriftlich geltend, spätestens jedoch sechs Monate nach dem Fälligkeitsdatum, weil sie danach verfallen. Dies gilt auch wenn die Unterlagen verspätet eingehen. 12. Gehaltsauszahlung Die Bezüge aus der Hilfskrafttätigkeit werden am letzten Werktag eines jeden Monats überwiesen. Da vor der ersten Anweisung bzw. Neufestsetzung der Auszahlung bei Arbeitsverträgen eine gewisse Bearbeitungszeit unvermeidlich ist, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Einstellungs- bzw. Verlängerungsantrag mind. 2 Wochen vor Arbeitsaufnahme bei der Abteilung Personal und Organisation vorliegt! Gehaltsauszahlungen werden erst nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrages beim Landesamt für Besoldung und Versorgung Baden-Württemberg (LBV) veranlasst. Mit der ersten Auszahlung Ihrer Bezüge erhalten Sie eine Gehaltsmitteilung. Sollten Sie Ihren Vertrag zu spät für die laufende Monatszahlung unterzeichnet haben, hat dies finanzielle Auswirkungen auf Ihre Beschäftigung. Die Vergütung erhalten Sie erst im nächsten Monat. Über die Auswirkungen zum eventl. Verzicht auf die Versicherungspflicht in der Rentenversicherung siehe unter Punkt 7. Gesamtvergütung.

8 13. Dokumentationspflicht der Arbeitszeit bei studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) Seit dem 01. Januar 2015 gilt das Mindestlohngesetz. Neben dem Mindestlohn von 8,50 pro Zeitstunde verlangt das Gesetz eine umfassende Dokumentationspflicht des Arbeitsgebers ( 17 MiLoG). Danach muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit seiner Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dokumentieren und zwei Jahre aufbewahren. Diese Dokumentationspflicht besteht auch für den Personenkreis aller studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte. Das Formular hierfür und weitere Informationen finden Sie im Internet auf der Homepage der Hochschule unter Hochschule/Verwaltung/Formulare und Infos/Personal. 14. Urlaub Der Urlaub der studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte richtet sich nicht nach dem TV-L, sondern nach dem Bundesurlaubsgesetz, das 24 Werktage (= 20 Arbeitstage) vorschreibt. Studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften steht deshalb theoretisch Urlaub im Umfang von 20 Arbeitstagen zu, der aber je nach Beschäftigungsdauer und -umfang auf Stunden umgerechnet werden kann. Folgende Formel kommt dabei zur Anwendung: SSS./MMMMM 4,348 Beispiel: :5 x 20 x AAAAhl ddd MMMMMM 12 Eine studentische Hilfskraft hat einen Vertrag in der Zeit vom bis mit einer vereinbarten Arbeitszeit von 30 Stunden pro Monat. 30 :5 x 20 x 3 =6,9 Stunden Urlaubsanspruch in der Zeit vom bis 4, Stundenzahl pro Monat geteilt durch 4,348 = Wochenarbeitszeit ( 30 =6,90); 4,348 Wochenarbeitszeit geteilt durch 5 = Tagesarbeitszeit ( 6,9 =1,38) 5 Multipliziert mit den Urlaubstagen = frei zu nehmende Stundenzahl (1,38 x 20 = 27,6) Anzahl wird pro Beschäftigungsmonat gezwölftelt (27,6 x 3 / 12 = 6,90 Stunden Urlaubsanspruch

9 Bitte beachten Sie, dass nur ganze Monate zu einem Urlaubsanspruch führen. 15. Urlaubsgeld Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte bekommen kein Urlaubsgeld. Nach Auffassung der Arbeitgeber (TdL) ist das Urlaubsgeld bereits anteilig in die Stundensätze eingearbeitet. 16. Weihnachtsgeld Seit 2003 ist es den Hochschulen freigestellt, ob sie den studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften Weihnachtsgeld zahlen wollen. Die Hochschule Pforzheim bezahlt kein Weihnachtsgeld. 17. Personalakten Auch über studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte werden Personalakten geführt. In diese Personalakten können Sie nach Antrag und Terminvereinbarung in der Abteilung Personal und Organisation Einblick nehmen. 18. Lohnfortzahlung im Krankheitsfall Derzeit erhalten studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte im Falle der Arbeitsunfähigkeit durch Krankheit oder Unfall nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz sechs Wochen lang Lohnfortzahlung, jedoch nicht über das Ende des Vertragsverhältnisses hinaus. Die Höhe der Lohnfortzahlung beträgt 100 % des Bruttoverdienstes. Sie sind verpflichtet, Ihre Dienststelle (Studiengang, Institut, Bibliothek etc.) unverzüglich über Ihre Erkrankung zu unterrichten. Falls die Erkrankung länger dauert, muss am dritten Tag eine ärztliche Krankmeldung in der Beschäftigungsstelle vorliegen, die dann an die Abteilung Personal und Organisation weitergeleitet werden muss.

10 19. Mutterschutz Die Bestimmungen des Mutterschutzgesetzes gelten insoweit nicht, als die Arbeitsplatzgarantie auf befristete Arbeitsverhältnisse wie die der studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte keine Anwendung findet. Folglich kann daraus auch kein Anspruch auf Arbeitsvertragsverlängerung abgeleitet werden. Innerhalb eines bestehenden Vertrages gelten aber selbstverständlich die Mutterschutzfristen von sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Geburt (bei Früh- und Mehrlingsgeburten zwölf Wochen). 20. Unfallversicherung Alle studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte sind bei der Unfallkasse Baden- Württemberg gegen Arbeitsunfälle und Berufserkrankungen versichert. Der Versicherungsschutz erstreckt sich auch auf Unfälle, die sich auf dem Weg von und zur Arbeit ereignen. Der Versicherungsschutz kann allerdings entfallen, wenn auf dem Weg private Angelegenheiten erledigt werden. Bei Arbeitsunfällen beträgt im Übrigen die Lohnfortzahlung wie im Krankheitsfall 100 % des Bruttoverdienstes. Arbeitsunfälle müssen deshalb auch im eigenen Interesse der Abteilung Personal und Organisation umgehend gemeldet werden. Versicherungsschutz besteht allerdings nur bei Vorliegen eines gültigen Vertragsverhältnisses. Jeder Antrag auf Neueinstellung oder Weiterbeschäftigung sollte deshalb rechtzeitig in der Personalabteilung vorliegen, so dass nach Bearbeitung des Antrags die Unterzeichnung durch die Hilfskraft rechtzeitig erfolgen kann. 21. Personalrat Der Personalrat ist die gewählte Interessenvertretung aller Beschäftigten, Beamten, studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte an der Hochschule Pforzheim. Nach 94 Abs. 3 LPVG ist auf Antrag der studentischen/wissenschaftlichen Hilfskraft der Personalrat bei definierten Personalmaßnahmen mitwirkungspflichtig. Nähere Informationen erhalten Sie unter personalrat@hs-pforzheim.de oder in der Personalabteilung. Der Personalrat hat unter anderem die Aufgabe, darüber zu wachen, dass alle Beschäftigten nach Recht und Billigkeit behandelt werden. Deshalb kann sich jeder Beschäftigte mit Anregungen und Beschwerden an ihn wenden.

11 Der Personalrat der Hochschule wird alle fünf Jahre neu gewählt. Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte sind wahlberechtigt.