Vergabeunterlagen. zum Vergabeverfahren

Transkript

1 Vergabeunterlagen zum Vergabeverfahren Betrieb des IT-Service im mt Crivitz Vergabestelle : uskünfte : mt Crivitz / SG EDV mt Crivitz, SG EDV mtsstr. 5 ußenstelle Rampe 9089 Crivitz Dorfplatz 4, 9067 Leezen, OT Rampe Deutschland Telefon: Tel / marianne.gueldner@amt-crivitz.de

2 Inhaltsverzeichnis Vorbemerkung Bietergemeinschaften Entschädigung Preise ngebotserstellung Eignungsanforderung Vertragsgestaltung Prüfung der ngebote Zuschlagskriterien Leistungsbeschreibung llgemeine nforderungen an Wartungsleistungen Leistungszeitraum und Servicezeiten Leistungsumfang Standorte der Leistungserbringung Hard- und Software /Standort Bieterangaben Verzeichnis der nlagen zu dieser Leistungsbeschreibung... 2 Seite 2 von 2

3 Vorbemerkung Im Rahmen dieses Vergabeverfahrens wird ein leistungsfähiger IT-Dienstleister gesucht, der die bsicherung eines reibungslosen Dienstbetriebes aus IT-technischer Sicht realisieren soll. Die ufgaben des IT-Dienstleisters erstrecken sich von der dministration der Systeme über Wartungs- und Reparaturleistungen bis zur Softwarepflege und der nwenderbetreuung. Der uftraggeber will durch den bschluss eines EVB-IT Vertrages, die für die Erhaltung (Wiederherstellung) und Weiterentwicklung der Betriebsbereitschaft notwendigen und sinnvollen Service-, Support- und Betreuungsleistungen für Systemhard- und -software sicherstellen. Ebenso soll die IT-technische Betreuung der Fachverfahren sichergestellt sein. Das mt Crivitz (nachfolgend mt oder uftraggeber genannt) betreibt an drei Hauptstandorten, Crivitz, Rampe, Banzkow über 80 PC s, Notebooks und Thin Clients. Die Servertechnik befindet sich hauptsächlich an dem Standort Crivitz, je ein Server in Rampe und Banzkow. Es befinden sich über 5 Fachanwendungen in Nutzung. Der EVB-IT Vertrag wird mit einer Laufzeit von 2 Monaten geschlossen. Die Zahlung erfolgt monatlich am Ende eines Monats.. Bietergemeinschaften n dem Vergabeverfahren können auch Bietergemeinschaften teilnehmen, sofern diese eine von allen Mitgliedern unterschriebene Erklärung abgeben: in der die Bildung einer rbeitsgemeinschaft im uftragsfalle erklärt ist, in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrags bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist, dass der bevollmächtigte Vertreter alle Mitglieder gegenüber dem uftraggeber rechtsverbindlich vertritt, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften. Fehlt die Erklärung oder eine dieser ngaben im ngebot, kann das ngebot von der Zuschlagserteilung ausgeschlossen werden..2 Entschädigung Für die Erstellung des ngebots wird keine Entschädigung gewährt. Fahrtkosten zum Besichtigungstermin werden nicht erstattet..3 Preise Sämtliche Preise sind als Euro-Preisangaben inkl. Nebenkosten als Nettobeträge für die Einzelpositionen und den Gesamtpreis anzugeben. Die gesetzlich vorgeschriebene Umsatzsteuer ist auszuführen. Seite 3 von 2

4 2 ngebotserstellung Unter Verwendung eines ngebotsschreibens ist das ngebot (inkl. des Leistungsverzeichnisses) den Bedingungen gemäß vollständig auszufertigen und rechtsgültig unterschrieben in zweifacher usfertigung in deutscher Sprache und in Euro (EUR) zu erstellen und an die bezeichnete Stelle einzureichen. Das ngebot ist in einem geschlossenen Umschlag mit Ihrem Namen (Firma), Ihrer nschrift und mit dieser Kennzeichnung zu versehen: Nicht öffnen! ngebot zum Vergabeverfahren Betrieb des IT-Service im mt Crivitz z.: Die ngebote können per Post, Paketdienst, aber auch unmittelbar durch bgabe in der Vergabestelle zugestellt werden. ndere Zustellungsformen (z. B. elektronische Post, Telefax etc.) sind nicht möglich. Das ngebot und alle geforderten Erklärungen müssen wie vorgegeben - unterschrieben sein. Faksimile, Fax, oder Fotokopien genügen nicht. Nicht unterschriebene Erklärungen gelten als nicht abgegeben und führen zum usschluss des ngebots ( 3 bs., 6 bs. 3 VOL/). ußerdem sind Erklärungen mit der Firmenadresse (Firmenstempel) und Datum zu versehen. Die Vergabe der Leistungen erfolgt als Gesamtpaket. Es wird nicht in Lose unterteilt. Nebenangebote sind nicht zugelassen. Das ngebot muss bis zum 08. Februar 206, 2:00 Uhr in der Vergabestelle eingegangen sein. Bis zum blauf der ngebotsfrist können ngebote zurückgezogen werden. Die Entscheidung über den beabsichtigten Zuschlag wird voraussichtlich bis zum 24. März 206 erfolgen. Der Bieter ist bis zum 3. Mai 206 an sein ngebot gebunden. Der usführungszeitraum der Leistung beginnt mit dem und endet zum Eignungsanforderung Zur Prüfung der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit von Unternehmen müssen die Nachweise und Erklärungen entsprechend Punkt 7.6 mit dem ngebot eingereicht werden soweit keine beglaubigte Präqualifizierung der BST eingereicht wird. ngebote, die nicht die geforderten ngaben und Erklärungen enthalten, können ausgeschlossen werden. Seite 4 von 2

5 Der Zuschlag kann nur an geeignete Bieter erteilt werden. Hierzu hat der Bieter die aufgeführten ngaben, Erklärungen und Dokumente in einem gesonderten Teil seines ngebotes beizufügen. Wir weisen darauf hin, dass die Vergabestelle berechtigt ist, Originaldokumente ggf. nachzufordern. 4 Vertragsgestaltung Grundlage des zu schließenden Vertrages ist ausschließlich deutsches Recht. Sofern im Zusammenhang mit der Beauftragung keine abweichenden schriftlichen Vereinbarungen getroffen werden, werden im Falle eines Zuschlages die kompletten Vergabeunterlagen in Verbindung mit dem kompletten ngebot, inklusive Leistungsverzeichnis und Preisscheinen, Bestandteil des Vertrages. Die vertragliche Vereinbarung erfolgt nach Maßgabe der allgemeinen und zusätzlichen Vertragsbedingungen für die usführung von Leistungen (VOL/B) sowie auf der Basis der Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT- Dienstleistungen (EVB-IT Dienstvertrag) in der zum Zeitpunkt der ngebotsabgabe gültigen Version. Sicherheitsleistungen werden nicht verlangt. 5 Prüfung der ngebote Es werden die ngebote gemäß 6 VOL/ bschnitt überprüft. 6 Zuschlagskriterien Die Entscheidung über den Zuschlag (Zuschlagserteilung) wird innerhalb der Zuschlagsfrist schriftlich mitgeteilt. Der Zuschlag ergeht gemäß 8 bs. VOL/ bschnitt an das wirtschaftlichste ngebot. Das wirtschaftlichste ngebot wird unter Berücksichtigung der allgemeinen ngaben, der zum Leistungsverzeichnis gemachten ngaben sowie den Preisangaben in den Preisscheinen ermittelt. Das wirtschaftlichste ngebot ist das ngebot mit der höchsten Punktzahl. Die Punkte für die Kriterien und Preise werden wie folgt gewichtet: Die Wertung bei der uftragsvergabe liegt bei 60 % Preis, 20 % geforderte Zertifizierungen, 20 % fachliche Eignung durch geforderte Referenzen. Seite 5 von 2

6 Bewertungschema Preis / Kosten Günstigstes ngebot Zweitgünstigste ngebot Drittgünstigste ngebot Viertgünstigste ngebot Fünftgünstigste ngebot Summe Zertifikate Unternehmen / Leistung / Merkmale IT Service Management, ISO IT Grundschutz Zertifikat des BSI, ISO 2700 ITIL konformes Ticketsystem IT Qualitätsmanagement, ISO 900 Summe Referenzen Unternehmen /Fachliche Eignung Zertifikat VMware Enterprise Solution Provider Zertifikat Microsoft Kompetenz Partner Zertifikat Sophos UTM Präsentation der Leistungsfähigkeit Einsatz, Umfang und Erfahrungen (Referenzen) im IT-Service mit öffentlichen uftraggebern Beschreibung des firmeneigenen IT Service Management Mitarbeiter mit folgenden zusätzl.zertifizierungen VMware Sales Professional ccreditation (VSP) VMware Technical Solutions Professional (VTSP) Zertifikat Microsoft SQL-Server Summe Wertung in % 60 % 20 % 20 % Wichtung Seite 6 von 2

7 7 Leistungsbeschreibung Im Folgenden wird eine Beschreibung des uftragsgegenstandes vorgenommen. Gegenstand des uftrages sind Serviceleistungen für das gesamte sich ständig entwickelnde IT-System, den Fachanwendungen und deren mögliche Veränderungen und Erweiterungen an allen Standorten des mt Crivitz. 7. llgemeine nforderungen an Wartungsleistungen Folgende Leistungen müssen durch den uftragnehmer erbracht werden: Bestandsaufnahme Vor Ort-Service, regelmäßige nwesenheit beim uftraggeber ufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft (Störungsbeseitigung) Besondere Serviceleistungen in Bezug auf Systemkomponenten: Einrichten von neuen oder ausgewechselten Systemkomponenten Bereitschaftszeiten auf nforderung (Wahlen, etc.) Sonstige Serviceleistungen, insbesondere Beratungsleistungen 7.2 Leistungszeitraum und Servicezeiten Der uftragnehmer hat die vereinbarten Serviceleistungen beginnend mit dem für einen Zeitraum von 2 Monaten zu erbringen. Die Sicherstellung des IT Betriebes ist mit einem vor Ort Service (keine Fernwartung) in den genannten Servicezeiten von 25 bis 30 Wochenstunden zu realisieren. Bei Bedarf kann das Zeitfenster angepasst werden. Servicezeiten für die zu erbringenden Serviceleistungen sind an den rbeitstagen am Montag und Mittwoch von 08:00 bis 7:00, Dienstag & Donnerstag von 08:00 bis 8:00 Uhr, Freitag und bei Bedarf einen Sonnabend im Monat von 08:00 bis 4:00 Uhr bereitzustellen. ußerdem sind bis zu 2 mal monatlich im Umfang von insgesamt bis zu 3 Stunden außerhalb der oben genannten Servicezeiten einzuplanen, die nur genutzt werden für den Fall das Wartungsarbeiten oder Updates nicht während der oben genannten Servicezeiten erledigt werden konnten und flexibel übertragbar sind. Es sind außerhalb des vor Ort Service als User Helpdesk ein fester technischer nsprechpartner und zwei feste Stellvertretungen für sämtliche Servicearbeiten zur Verfügung zu stellen. Hier weisen wir besonders auf die volle Vertretbarkeit in Urlaubs- und Krankheitsfällen hin. Diese Mitarbeiter sind dem uftraggeber zu benennen, Kontaktdaten und Rufnummern sind zu übergeben. lle hier genannten Leistungen sind in den normalen Stundensatz zu kalkulieren. Für Vor-Ort-Einsätze innerhalb der Servicezeit wird eine Reaktionszeit von 2 Stunden vereinbart. Innerhalb dieser Frist ist sicherzustellen, dass ein Mitarbeiter mit den zur Wartung notwendigen Hilfsmitteln Vor-Ort zur Verfügung steht. 7.3 Leistungsumfang Die Service- und Wartungsleistungen umfassen folgende IT- Systemingenieurleistungen: - Installation notwendiger Softwareupdates (Flash, dobe, Java, Betriebssysteme, Office) - Kontrolle Datensicherungsmechanismen - Kontrolle Einhaltung Sicherheitsvereinbarungen Seite 7 von 2

8 - verwalten, anpassen und fortschreiben von Zugangsberechtigungen - Kontrolle Hardwarezustand - fortlaufende nalyse der gesamten Netzstruktur und Hardware, Erkennung, Beschreibung von Engpässen - Hilfestellung/Hilfsleistungen bei nwenderfragen, Unterstützung bei auftretenden Bedienungsfragen - Selbständige Ticketerstellung - Konfiguration der unten aufgeführten Hard- und Software - Behebung von Problemen, Wiederherstellung der Funktionsfähigkeit der nlage - Einrichtung/Kontrolle der Datenstrukturen auf den Servern und vorhandenen Storagesystemen - Vornahme der nach Herstellerangaben notwendigen Wartungsarbeiten an den unten aufgeführten Geräten - vorbeugende Maßnahmen, Maßnahmen zur Kontrolle der Ressourcen und Performancereserven - Lizenzüberwachung - Reparatur im Schadensfall der unten aufgeführten Hardware, soweit durch den uftraggeber gewünscht und nicht durch anderweitige Service- oder Garantievereinbarungen gedeckt - Dokumentation der durchgeführten Service- und Wartungsleistungen und Bearbeitung der Wartungspläne - Einrichtung von rbeitsstationen, Integration von Peripherie- und Netzwerkgeräten - Installation, Konfiguration von nwender- und Branchen- und Datenbanksoftware, Fehlerbehebung und Kommunikation mit Herstellerfirmen - uswertung von Ereignisprotokollen netzwerkweit, Klassifikation und uswertung von Warnungen und Fehlermeldungen, entsprechende Maßnahmen zur Behebung von Fehlfunktionen - Überprüfung der Sicherheitsvorkehrungen und Schutzmaßnahmen im Netzwerk, wie ktualität der ntivirensoftware, Firewallfunktionalitäten, Sicherheitsupdates - rbeiten/ Unterstützungen zu den Fachanwendungen - Updates der Fachanwendungen in Zusammenarbeit mit den Software-Herstellern - Fortlaufende Dokumentation der Systemumgebung - Inventarführung für EDV-Systeme und zugehörige Komponenten Den Mitarbeitern des uftragnehmers werden zum Vertragsbeginn die Zugänge zu den Räumen mit den IT-nlagen ermöglicht bzw. die Zugänge zu den IT-Netzen inkl. der erforderlichen dministratorrechte und Zugangsberechtigungen eingerichtet. Der uftragnehmer sichert dem uftraggeber eine Ein-arbeitswöchige und unentgeltliche Einweisung für sein benanntes Mitarbeiterstammteam zu. Die Einweisung erfolgt nach Vertragsschluss beim uftraggeber. 7.4 Standorte der Leistungserbringung mtsstraße 5, 9089 Crivitz, Dorfplatz 4, 9067 Leezen, OT Rampe, Schulsteig 4, 9079 Banzkow Seite 8 von 2

9 7.5 Hard- und Software /Standort Folgende zu wartende Geräte befinden sich derzeit beim uftraggeber im Einsatz: Standort Crivitz Rampe Banzkow PCs & Notebooks ThinClients Server Hardware 4 + Storage Netzwerktechnik 3 (Switch + Sophos) 3 (Switch + Sophos) 3(Switch + Sophos) Mobile 2 Bürgerkoffersysteme Drucker/ Kopiersystemen Server-Betriebssysteme: Server-nwendungen und Rollen: 5 x Win 2003 x64 (virtualisiert) 0 x Win 2008 R2 (virtualisiert) 8 x Win 202 VMware vsphere 5.5 VMWare vcenter 5.5 MS Windows Domänenstruktur Exchange 200 Terminalserver Win 2008 R2 MS SQL 202 Symantec BackupExec 202 Veeam Trend Micro IGEL UMS Terminalserver-nwendungen Office 203 Client-Betriebssysteme: Windows 7 Windows 7 Embedded ThinOS IGEL ThinOS HP Client-nwendungen: MS Office 203 Photoshop Essentials Fachanwendungen: rchikart utista llris CIP CBG-Owi, HCowiG, KB Geso Gisal + Geodatenbrowser HS-Lohn IKOL Wohngeld / XT dapter Infoma Iris Meso Meso MI Regisafe SFirm Vollkomm ZMI Zeiterfassung Seite 9 von 2

10 7.6 Bieterangaben Die Bieterangaben sind dem ngebot als nlagen beizufügen, soweit ein Nachweis nicht durch eine beglaubigte Präqualifizierung sichergestellt ist und beigefügt wird. ngaben darüber hinaus sind von allen nbietern beizufügen. Zu beachten sind auch die Kriterien des Bewertungsschemas auf Seite 6. Das Preisblatt in der nlage ist auszufüllen (usschlusskriterium). [] = usschlusskriterium [E] = Erklärung gewünscht [I] = Information Nr. nforderung Kategorie. ktueller Handels- bzw. Gewerberegisterauszug, nicht älter als sechs Monate (Fotokopie) 2. Nachweis über die Zahlung von Beiträgen zu der gesetzlichen Krankenkasse, in der die Mehrzahl der Beschäftigten Mitglied sind 3. Nachweis über die Zahlung von Steuern und bgaben 4. Gültige Bescheinigung der Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung mit ngabe - der versicherten Tätigkeiten und - der Höhe der Deckungssummen für Personen- und Sachschäden 5. Gültige Bescheinigung zur Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft 6. Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit (keine schweren Verfehlungen) 7. Eigenerklärung zur Insolvenz/Liquidation 8. Datenschutzerklärung über die Verwendung der personenbezogenen Daten (nlage) 9. Gewerbeanmeldung, ggf. Gewerbeerlaubnis 0. Referenzliste zu ausgeführten Leistungen des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren +E. Erklärung über den Gesamtumsatz und nzahl der Beschäftigten E/I 2. Unternehmensprofil mit ngabe der Rechtsform, Organisationsstruktur, Geschäftsfelder, Personalbestand, Standorte des Unternehmens. 3. Zusicherung, dass das Unternehmen aufgrund der technischen, wirtschaftlichen und personellen Voraussetzungen in der Lage ist, die geforderten Leistungen zu erbringen. +E +E Seite 0 von 2

11 4. Bestätigung, dass alle eingesetzten Mitarbeiter die deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend beherrschen und anwenden werden. 5 Benennung die Gesamtzahl der fest angestellten Mitarbeiter bezogen auf den usschreibungsgegenstand jeweils für die Jahre 202 bis Die zum Einsatz vorgesehenen Mitarbeiter besitzen mindestens eines der nachfolgenden Zertifikate. In der Summe sind alle Zertifikate nachzuweisen: - eine ITIL Zertifizierung - Microsoft Zertifikat (mindestens MCSE) für Windows Linux Zertifikat (mindestens LPI-Level ) - VMware Zertifikat (z.b. Certified Professional on vsphere 5.0) - HP Server-/Switchtechnik Die entsprechenden Nachweise sind dem jeweiligen Mitarbeiterprofil beizufügen! 7. Nachweise über die berufliche Befähigung der für die Leistungserbringung verantwortlichen Personen verbunden mit einem Tätigkeitsprofil - Name, Vorname - Unternehmen - Geburtsjahr - Berufspraxis - Tätigkeitsschwerpunkte - Zertifikate und Qualifikationen - Referenzen / Projekte o Kunde, Branche o Projektlaufzeit o Projektinhalt (detaillierte Beschreibung) +E +E +E +E 8. Nachweise über Normen für das IT Servicemanagement, dem IT- +E Qualitätsmanagement und dem Sicherheitsstandard wie z.b. ISO 20000, 2700, 900 oder ähnliches 9. Zusicherung des Bieters einer Ein-arbeitswöchigen und unentgeltlichen Einweisung für sein benanntes Mitarbeiterstammteam 20. Darlegung der aktuellen Servicestruktur des nbieters +E 2. Darlegung des Servicebetriebs des nbieters +E 2. Erklärung einer Bietergemeinschaft (soweit beabsichtigt) 22. Erklärung zur beabsichtigten Beauftragung von Nachunternehmern (soweit beabsichtigt) Seite von 2

12 8 Verzeichnis der nlagen zu dieser Leistungsbeschreibung nlagen: Preisblatt Datenschutzerklärung über die Verwendung der personenbezogenen Daten Erklärung einer Bietergemeinschaft Seite 2 von 2