Electronic Resource Management

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1 Electronic Resource Management (ERM) in Bibliotheken eine knappe Einführung von Mario Kowalak (UB FU Berlin) Vortrag bei den 19. Gemeinsamen Bibliothekstagen für Niedersachsen und Sachsen-Anhalt Stadtbibliothek Celle, 27./

2 Agenda Wo liegt das Problem? Herausforderung E-Ressourcen Lösung ERMS!? Missverständnisse... Aufklärungsversuche ERMS ein (Zwischen-)Fazit 2

3 Wo liegt das Problem? wachsendes Angebot wachsende Nachfrage ("Google Generation") wachsende Kosten = wachsende Bedeutung innerhalb der bibliothekarischen Aufgaben u. Dienstleistungen 3

4 Quelle: How UC Berkeley Collection Dollars Are Spent (http://www.lib.berkeley.edu/collections/facts.html#ucb_spend) 4

5 Wachsende Unübersichtlichkeit dynamische Materie (Wechsel innerh. Packages, bei Verlag, Vendor, Beendigung von Lizenzen usw.) Mengenproblem (oft Hunderte von selbständigen bibliographischen Einheiten in einem Paket Paket ) Vielzahl von Bezugs-, Geschäfts- und Vertragsmodellen (Parallel-Abo mit u. ohne Aufpreis, E-only, konsortial, Nationallizenzen, sim. Users ) Differenzierung von Zugangsrechten / komplexe Nutzerverwaltung 5

6 Grafik / Quelle: Electronic Resource Management Report of the DLF ERM Initiative 6

7 Konsequenzen konventionelle Bibliotheksverwaltungssoftware (ILS) ist nicht für das Management von E-Ressourcen ausgerichtet trad. (einzelmedienbezogene) Katalogisierung aufgrund der häufig beträchtlichen bibliogr. Mengen arbeitsökonomisch kaum vertretbar unterschiedliche bibliothekarische Bereiche sind mit unterschiedlichen Aufgaben in die GGe u. das Management für E-Ressourcen eingebunden Gefahr: separate = doppelte Datenhaltung/-bearbeitung Lücken und Mängel beim Datenaustausch Datensilos?! 7

8 Konsequenzen Makroverwaltung (Paketebene) statt Mikroverwaltung Vision: Daten einmal anfassen! Daten zentral erfassen und pflegen (lassen) Central Knowledge Base = CKB 8

9 Die Lösung: ERMS The goal is a system that supports management of the information and workflows necessary to efficiently i select, evaluate, acquire, maintain, and provide access to e-resources in accordance with their business and license terms. Quelle: Electronic Resource Management Report of the DLF ERM Initiative, Appendix A: Functional Requirements for Electronic Resource Management 9

10 ERM-Initiative (ERMI) 2001 (ff.): Statusreport zum Management von E-Ressourcen in (nordamerikanischen) Bibliotheken (Tim Jewell, Univ. of Washington); Aufbau eines Web Hubs zur Sammlung von Praktiken u. Anforderungen in Bezug auf ERM (mit Adam Chandler, Cornell Univ.) Digital Library Federation (DLF) veranstaltet mehrere Konferenzen u. Workshops zu ERM 2004, August: Final Report der DLF ERMI bildet Grundlage für die Entwicklung eigener oder kommerzieller ERM-Systeme (ERMS) 10

11 DLF ERMI Final Report, 2004 (http://www.diglib.org/pubs/dlf102/) Festlegung von Functional requirements Workflow diagram Entity relationship diagram (Datenmodell) Data dictionary for elements Spezifikationen zu XML und Schnittstellen 11

12 Die Geschichte des Electronic Resource Managements und der ERM- Systeme ist (aber auch) eine Geschichte von Missverständnissen... 12

13 Missverständnis Nr. 1 One (size) fits all... 13

14 Missverständnis Nr. 2 ERMS kann alles - oder: ERM = URM Gafik Grafik - Quelle: 14

15 Missverständnis Nr. 3 Was ist überhaupt E-Ressourcen- Management? Und was macht professionelle ERMS aus? 15

16 Electronic Resource Management ist ein weites Feld Die Fragen, Vorstellungen, Bedürfnisse und Anforderungen, die im Zusammenhang mit ERM entwickelt werden, können je nach Ausgangslage und Zielstellung der Bibliothek sehr verschiedenartig sein. Anwendungen reichen z.b. von händisch gepflegten g Excel-Listen und Linksammlungen bis zu datenbankgestützten Systemen mit integrierten Knowledge Bases. Electronic Resource Management in Bibliotheken / M. Kowalak Gem. Bibliothekstage für Niedersachsen und Sachsen-Anhalt - Celle, 27./

17 Lohnt sich ein (professionelles, kommerzielles) ERM- System für meine Organisation? Das ist abhängig vom Umfang und der Komplexität der auftretenden Fälle (Einzelquellen, Pakete, Vendors, etc.)! Nicht das "beste" ERM-System am Markt auswählen, sondern die Lösung, die am besten zu den Zielen und Strukturen der Organisation passt! 17

18 Im Umfeld von großen akademischen Bibliotheken / Bibliothekssystemen ist ein professionelles ERMS nur eine Komponente unter mehreren bzw. nur ein Aktionsfeld im Rahmen des integrierten Electronic Resource Managements bzw. eine Etappe auf dem Weg zu einem integrierten und einheitlichen Ressourcenmanagement ("URM") Link Resolver Discovery Layer ERMS DigiBibiBib ERM Repository ILS/OPAC 18

19 ILS ERMS Link- Resolver OPAC A-Z-Liste DigiBib Initiierung Test Aktivierung Aktivierung Aktivierung Ja Entscheidung Deaktivierung Deaktivierung Deaktivierung Nein Erwerbung Vertrags- bedingungen Zugangsdaten Nutzungsdaten Rechnungsbearbeitung Aktivierung Aktivierung Aktivierung Aktivierung Subskription Deaktivierung Deaktivierung Deaktivierung Deaktivierung Entscheidung Abbestellung 19

20 Professionelle ERM-Komponenten basieren auf "Central Knowledge Bases" (CKBs): Link Resolver, ERMS "Wissen" über E- Resourcen-Pakete diverser Publisher u.a. Portalsoftware ("DigiBib") Configuration Codes für Federated Search Vendor / Host Vendor / Host Bsp.: E-Journal-Package Publisher Publisher Publisher Bibliothek Daten einmal anfassen 20

21 Professionelle ERM-Komponenten basieren auf und verwenden eingeführte(n) Standards und Schnittstellen (z.b.:) Tool Link Resolver Federated Search Standard OpenURL Z39.50; SRU/SRW ERMS DLF ERMI Specifications; COUNTER; SUSHI; ONIX Publications Licenses (bis 2008: NISO License Expression Working Group LEWG); CORE (Draft, 2010) 21

22 ERMS ein (Zwischen-)Fazit ERM-Systeme haben ein eingeschränktes Leistungsspektrum. Sie sind wesentliche Komponenten und übernehmen Teilaufgaben in einem vielgestaltigen und komplexen Electronic Resource Management-Umfeld. Sie sind eine wichtige Säule künftiger "URM"-Konzepte. 22

23 ERMS ein (Zwischen-)Fazit Probleme & Schwächen viele Daten / Prozesse müssen z.zt. parallel in anderen Systemen (weiter)gepflegt g werden Datenexport in unterschiedliche Nachweis- und Discovery- Systeme mit z.t. hohen Fehlerquoten (erfordert manuelle Kontrollen, Nacharbeiten) Komplexität bei Finanzierung / Lizenzierung von Ressourcen (u.a. bei Konsortien) teilweise nicht ausreichend abbildbar Standards z.t. noch nicht ausreichend verbreitet bzw. nicht immer konsequent umgesetzt t (z.b. COUNTER und SUSHI) 23

24 ERMS ein (Zwischen-)Fazit Probleme & Schwächen CKBs: Fehlerbehebung teilweise aufwändig und langwierig (lokale Korrekturen sind keine gute Lösung) Kooperation / Kooperationsbereitschaft bei Datenlieferanten (Publisher, Vendors) teilweise noch zu wenig ausgeprägt Kleinere Publisher und periphere Publikationen fehlen häufig Handarbeit, Lokalisierung... 24

25 ERMS ein (Zwischen-)Fazit Stärken & Potentiale Renewal Initiierung Trial Nachweis Lizenzierung Routinebetrieb ERM- Workflow Verhandlung 25

26 ERMS ein (Zwischen-)Fazit Stärken & Potentiale CD-ROM-Admin Zsen.katalogisierer Erwerbungsleiterin Manager für E-Ressourcen aus individuellem Expertenwissen wird Organisationswissen! 26

27 ERMS ein (Zwischen-)Fazit Theorie und Praxis der ERM-Systeme klaffen streckenweise (noch) auseinander: Manche Funktionalitäten sind noch nicht ausgereift Viele sinnvolle Funktionalitäten sind in der Praxis bisher kaum erprobt und angewendet worden (z.b. Overlap Analysis, Trial Management, Reporting, Queuing, integrierte Ticketsysteme, Workflow Management) Verbreitung und Einhaltung von Standards! bessere Datenqualität/-aktualität! keine Datensilos! Daten teilen, nicht duplizieren! 27

28 Am Ende gilt: it is all a bit of a gamble, but luck does tend to favor the prepared. Collins, Maria: Evolving Workflows: Knowing when to Hold'em, Knowing when to Fold'em', The Serials Librarian, 57: 3, p

29 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen, Anregungen, Kritik? berlin 29

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