Vorlage für das Bezirksamt - zur Beschlussfassung Nr. 1684/ II

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1 Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin Org IT L Vorlage für das Bezirksamt - zur Beschlussfassung Nr. 1684/ II A. Gegenstand der Vorlage: Einsatz von Notebooks im Bezirksamt B. Berichterstatter: Bezirksbürgermeister Herr Dr. Klett C.1 Beschlussentwurf: Das Bezirksamt beschließt, die Arbeitsplätze der Mitglieder/-innen des neuen Bezirksamtes mit Notebooks auszustatten. C.2 Weiterleitung an die BVV zugleich Veröffentlichung: Das Bezirksamt beschließt weiterhin, diese Vorlage der BVV zur Kenntnisnahme vorzulegen und umgehend zu veröffentlichen. D. Begründung: siehe Anlage zur BA Vorlage. E. Rechtsgrundlage: 15, 36 II b,f und III BezVG F. Haushaltsmäßige G. Gleichstellungsrelevante H. Behindertenrelevante I. Migrantenrelevante. Die Finanzierung der sechs Arbeitsplätze erfolgt im Rahmen der Haushaltswirtschaft aus dem Kapitel Dr. Uwe Klett Bezirksbürgermeister Anlagen

2 Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin Vorlage zur Kenntnisnahme für die Sitzung der Bezirksverordnetenversammlung am Gegenstand der Vorlage: Einsatz von Notebooks im Bezirksamt 2. Die BVV wird um Kenntnisnahme gebeten: Das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf hat in seiner Sitzung am beschlossen, die BA-Vorlage Nr. 1684/II der BVV zur Kenntnisnahme vorzulegen. Die Vorlage ist in der Anlage beigefügt. Dr. Klett Bezirksbürgermeister Anlage

3 Anlage Begründung: Die Mitglieder des Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf stehen immer mehr vor der Herausforderung, die übermäßige Informationsflut im Arbeitsprozeß zu verarbeiten sowie vielfältige Informationsbedarfe in kurzer Zeit umfassend zu beantworten. Der Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik (IT) spielte hierbei eine zentrale Rolle. Bei einer Vielzahl von Büroarbeitsplätzen ist die IT, in den vergangenen zehn Jahren, stark in den Arbeitsprozess integriert worden. Im Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf sind derzeit ca. 110 IT- Fachanwendungen im Einsatz. Diese liefern den Bezirksstadträten/- rätinnen zur Steuerung der Prozesse entsprechende Daten. Die Speicherung und Verarbeitung von Daten und Informationen erfolgt in der Verwaltung nun nicht mehr vorrangig auf Papier, sondern in elektronischer Form. Die Mitglieder/innen des Bezirksamtes sind in diesem Zusammenhang gefordert, die elektronischen Daten für ihre Entscheidungs- und Arbeitsprozesse aufzubereiten. Dazu benötigten sie immer dringender einen Fundus an Werkzeugen, die es ihnen ermöglichen, das elektronische Informationsangebot zu analysieren, zu werten und ggf. zu bearbeiten. Ziele des Einsatzes von Notebook s für die Mitgliederinnen und Mitglieder des Bezirksamtes sind: Optimierung der Kommunikation mit verschieden Wissensträgern der Verwaltung Verbesserung des Informationszugriffes, d.h. Abhängigkeit vom Arbeitsplatz Erleichterung der Abstimmungsprozesse zwischen den Entscheidungsträgern des Bezirksamtes, ggf. gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten Bereitstellung des Zugriffes auf eine breite IT gestützte Informationsplattform z.b. in den Sitzungen der BVV sowie deren Ausschüsse Verbesserung des Zeitmanagements bei den Entscheidungsträgern, insbesondere durch das Angebot einer Plattform für digitale Diskussionsforen Optimierung der Erreichbarkeit der Mitglieder des Bezirksamtes Herstellung der Möglichkeit der individuellen und kooperativen Erstellung von Berichten, Präsentationen und Konzepten

4 Abschließend ist auszuführen, dass der Notebook- Einsatz die Durchgängigkeit der Arbeit an verschiedenen Arbeitsorten ermöglicht und auf einfache Art und Weise der Informationsbedarf in kürzerer Zeit, als mit herkömmlichen Mittel, umfassend gedeckt werden kann. Die Serviceeinheit Organisation und Informationstechnik hat im Rahmen ihrer Aufgabe, die organisatorischen, technischen und sicherheitsrelevanten Vorraussetzungen für den Einsatz von Notebook`s geschaffen. Rahmenbedingungen zum sicheren Einsatz von Notebooks für die Mitglieder/innen des Bezirksamtes: Einsatz der Verschlüsselungssoftware SafeGuard Easy. Bei Verlust des Notebooks können die lokal gespeicherten Daten von Dritten nicht eingesehen werden. Der Zugriff auf Wechseldatenträger (incl. USB-Massenspeicher) sowie der Betrieb des Notebooks an WLAN-, ISDN- oder Modem-Anschlüssen zur Nutzung des Internet ist nicht möglich. Dadurch wird sowohl das bewußte oder unbewußte Einschleusen von Schadsoftware in das bezirkliche Netz als auch der unkontrollierte Transfer von schutzwürdigen Daten über das Notebook nach außen verhindert. Die Installation des Betriebssystemes, der Betriebssystemkomponenten und der Anwendersoftware auf dem Notebook erfolgt ausschließlich durch die IT-Stelle. Das Notebook wird in regelmäßigen Abständen (quartalsweise) einem zu dokumentierenden Sicherheitscheck in der IT-Stelle unterworfen. Unregelmäßigkeiten in der Funktion werden ggf. durch eine standardisierte Neuinstallation, die der Erstinstallation entspricht, beseitigt. Das Notebook kann allein oder im bezirklichen Netz betrieben werden. Das Notebook erhält feste IP-Adressen für den Betrieb im bezirklichen Netz folgender Dienstgebäude des BA Marzahn-Hellersdorf: Alice-Salomon-Platz 3, Helene-Weigel- Platz 8, Marzahner Promenade 55 (BVV-Saal); Premnitzer Str.11/13, Etkar-Andre- Strasse 8 und Riesaer Strasse 94. Die Umschaltung für den Betrieb im jeweiligen Dienstgebäude bzw. für Einzelbetrieb ist vom Nutzer vorzunehmen. Eine entsprechende Einweisung erfolgt durch Mitarbeiter der IT-Stelle. Für die Nutzung der Anwendungen des bezirklichen Netzes über das Notebook wird ein spezielles Benutzerkonto verwendet. Der Zugriff auf das Internet über das Grenznetz des ITDZ wird eingerichtet. Die Aushändigung des Notebooks erfolgt nur bei Unterzeichnung des nachfolgenden Übergabeprotokolls durch den künftigen Nutzer.

5 Übergabeprotokoll Das Notebook Typ:..Inv.-Nr.. Ser.Nr... wurde am...zur dienstlichen Nutzung an: Name:...,Vorname:..., Stellenzeichen:... übergeben. Nachfolgendes Zubehör wurde übergeben: 1 Notebooktasche, 1 Netzteil Die Ausleihe endet am:. Das Notebook wurde entsprechend den bestehenden Sicherheitsstandards ausgestattet. Die im BSI Grundschutz festgelegten Anforderungen an ein schützenswertes Objekt wurden hierbei sinngemäß umgesetzt. Für das Notebook wird ein hoher Schutzbedarf festgestellt, da davon ausgegangen wird, dass Daten mit einem entsprechend hohem Schutzbedarf auf dem lokalen Datenspeicher gespeichert werden. Die Installation des Systems sowie der Sicherheitseinrichtungen wurde dokumentiert und für Dritte nicht einsehbar hinterlegt (u.a. Passworte, Systemeinstellungen etc.). Der lokale Datenträger ist mittels der Verschlüsselungssoftware SafeGuard Easy verschlüsselt. Die nachfolgenden Maßnahmen dienen primär der Sicherheit des Nutzers beim Betrieb des Notebooks am Netz sowie aller anderen Nutzer im Netzverbund des BA Marzahn-Hellersdorf. Mit der Übernahme des Notebooks durch den o.g. Nutzer verpflichtet sich dieser zur Beachtung und zur Einhaltung nachfolgender Regelungen: 1. Das Notebook wird nach Beendigung der Nutzung an die IT Stelle zurückgeführt (M2.36) * 2. Eine Weitergabe des Notebooks an Dritte oder auch die zeitweise Nutzung durch Dritte ist nicht gestattet (G5.9; G2.16)* 3. Der Passwortschutz ist nicht durch Trivialpassworte auszuhebeln. Es sind mindestens 6 Buchstaben plus 2 Ziffern zu verwenden. (M4.27) * 4. Die Systemadministration erfolgt ausschließlich durch die zuständige IT Stelle. 5. Die Datensicherung der Nutzerdaten erfolgt durch den Nutzer über das bezirkliche LAN. (M6.71) * 6. Eine ggf. notwendige Neuinstallation des Notebooks beinhaltet Wiederherstellung von Nutzerdaten. Der Zustand des Notebooks entspricht dann der Erstinstallation. 7. Das Notebook ist einmal im Quartal zu einem System- und Sicherheitscheck in der IT Stelle abzugeben. Der System- und Sicherheitscheck ist binnen eines Arbeitstages durchzuführen und das Notebook an den Nutzer zurückzuführen. Der Check wird gemäß einer Checkliste dokumentiert. 8. Die sichere Beförderung des Gerätes von und zur IT Stelle ist durch den Nutzer zu gewährleisten. 9. Der Nutzer und der IT Sicherheitsbeauftragte erhalten einen Bericht wenn beim Sicherheitscheck Abweichungen festgestellt und beseitigt werden. (M2.4) * 10. Der Nutzer informiert bei auffälligen Unregelmäßigkeiten beim Betrieb des Notebooks die IT Stelle um geeignete Maßnahmen zur Behebung zu gewährleisten. Das Gleiche gilt für den Verlust oder die Beschädigung des Notebooks. 11. Der Zugang zu Verwaltungsverfahren bzw. IT Großverfahren kann u.u. eingeschränkt sein. Das Notebook dient in erster Linie dem mobilen Einsatz und ersetzt nicht den stationären PC. Datum: Übergeben: Übernommen: * entspricht der Ordnungsnummer aus dem BSI GSHB. Das GSHB ist u.a. in der IT-Stelle des BA Marzahn-Hellersdorf einsehbar.