Hinweise: Das I. Jour Fixe 2009 steht unter dem Motto. Gas geben in der Krise!

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1 Hinweise: Das I. Jour Fixe 2009 steht unter dem Motto Gas geben in der Krise! Neue Ideen und Strategien für die Mitglieder der Beratergruppe Strategie e.v. und deren Kunden werden vorgestellt. Hier mein Beitrag! 1

2 Hinweise: Hans Vogel verfügt über eine fundierte, praktische und akademische Ausbildung. Er bringt über 25 Jahre Berufserfahrung im Aufbau, Führen und Beraten von Unternehmen mit. Umfassende praktische Kenntnisse beim Ein- und Durchführen von Qualitäts- Management-Systemen, dem Betreuen von Franchise-Systemen sowie dem Erstellen von Handbüchern bilden die solide Grundlage seiner Beratungen. QM, TQM und Franchising beherrscht er souverän. Ausbildung Berufslehre und anschließend Soldat auf Zeit bei der Luftwaffe mit Ausbildung zum Elektrotechniker Studium an der Fachhochschule Karlsruhe mit dem Abschluss zum Dipl.-Wirt.Ing.(FH) Weiterbildung an der Staufen-Akademie in München zum TQM-Auditor, TQM-Assessor und Umwelt-Auditor Weiterbildung in Trainings-, Präsentations- und Moderationstechniken Praxiserfahrung 20 Jahre Geschäftsführer in der Nahrungsmittelindustrie Seit 1999 selbstständiger Berater im Gesundheitswesen und Franchising Aufbau und Einführung von QM- und TQM-Systemen 5 Jahre als Managementbeauftragter in einem Franchise-System Aufbau, Einführung und Betreuung von ISO 9001-zertifizierten Management-Systemen (Franchise-Zentrale, Pilotbetrieb, Franchise-Nehmer) Erstellung von Franchise-Handbüchern Schulung und Training der Franchise-Nehmer 2

3 Hinweise: Mit der konsequenten Anwendung der EKS kann jeder Unternehmer erfolgreich werden. Die Strategie ist notwendig aber nicht ausreichend. Um nachhaltig erfolgreich zu bleiben, muss der Unternehmer sein Unternehmen richtig und gut managen (nach Prof. Fredmund Malik). Dazu braucht es ein Tool in Form eines zeitgemäßen Management- Systems. Die derzeit beste Methode ist das Managen mit Geschäfts- Prozessen. Nur dann wird der Unternehmer die von ihm anzustrebende Position erreichen: Am Unternehmen zu arbeiten und nicht im Unternehmen (nach Michael E. Gerber). Mit einem prozess-orientierten und webbasierten Management-System kann jeder Unternehmer selbsterhaltende Strukturen in seinem Unternehmen schaffen. Denn es gilt: Nicht eine einmalige Spitzenleistung sichert den Erfolg, sondern ein konstante Leistung auf dem höchstmöglichen Niveau. Selbsterhaltende Strukturen können nur unter Einbeziehung der Mitarbeiter schnell und erfolgreich geschaffen werden. Dies ermöglichen u.a. webbasierte Software-Lösungen. 3

4 Hinweise: Was ist das Kennzeichen eines Jongleurs? Er macht Multitasking! Die einzelnen Bälle stehen für Kunden Mitarbeiter Marketing Finanzen Geschäfts-Prozesse 4

5 Hinweise: Das Unternehmen versinkt im Chaos, weil es nicht strukturiert genug arbeitet. Das Ziel ist das Umsetzen der richtigen Strategie, z.b. der EKS im Unternehmen. Das erfordert aber eine klare Aufbau- und Ablauf-Organisation, d.h. ein Management- System. 5

6 Hinweise: Das Unternehmen muss stets die richtigen Dinge richtig tun. Es sind häufig die kleinen Dinge, an denen die Unternehmen scheitern, z.b. an der fehlenden Kunden-Orientierung. In der Krise gilt besonders: Die Kunden halten und zu Stamm-Kunden machen. Das geht nur, wenn das Unternehmen richtig und gut gemanagt wird, nämlich mit Hilfe eines Management- Systems. 6

7 Hinweise: Die Kunden zeigen dem Unternehmen schnell die rote Karte, wenn ihre Bedürfnisse und Erwartungen nicht erfüllt werden. 7

8 Hinweise: Eine erfolgreiche Zukunft hat diese Merkmale: das Anwenden der EKS und eines Management-Systems zur Umsetzung der EKS. 8

9 Hinweise: Die richtige Strategie ist notwendig aber nicht ausreichend für ein erfolgreiches Unternehmen. Die beiden häufigsten Hindernisse stehen im engen Zusammenhang mit Menschen. Es geht um die Kultur und die Führung sowie die Planung der Arbeitsabläufe, d.h. die Geschäfts-Prozesse. 9

10 Hinweise: Die Kunden müssen von den Produkten, den Dienstleistungen und dem Service begeistert sein. Nur dann werden sie wiederkommen und das Unternehmen empfehlen. Begeisterte Kunden sind die Grundlage für das Empfehlungs-Marketing. 10

11 Hinweise: Die Qualität der Produkte und Dienstleistungen sowie der Service schwanken. Nicht die einmalige Spitzenleistung sichert den Erfolg, sondern eine konstante Leistung auf dem höchstmöglichen Niveau. 11

12 Hinweise: Geschäfts-Prozesse sind eine Kette ineinander greifender Tätigkeiten, die installiert werden, um Produkte herzustellen und Dienstleistungen zu erbringen. Unternehmen schaffen mit Hilfe ihrer Geschäfts-Prozesse die Wertschöpfung, für die Kunden bereit sind, Geld auszugeben. Verluste in den Geschäfts-Prozessen wirken sich unmittelbar auf die Wertschöpfung aus. Schwankungen im Angebot verunsichern Kunden und gefährden das Geschäft. Es ist daher unerlässlich, GeschäftsProzesse systematisch zu führen und zu optimieren. 12

13 Hinweise: Der Auslöser für das WANN kann der Kunde oder der Terminplan bzw. ein sonstiges Ereignis sein. 13

14 Hinweise: Das Management-System hat die gleiche Bedeutung für ein Unternehmen wie das Betriebs-System für einen Computer. Jedes Unternehmen hat ein Management-System bzw. Betriebs-System. Alle Menschen haben ein unterschiedliches Verständnis vom Funktionieren, wenn es nicht dokumentiert ist. Wenige Geschäfts-Prozesse machen den größten Teil der Aufgaben aus. 14

15 Hinweise: Gegen die Einführung eines Management-Systems gibt es Widerstände und es entstehen Ängste vor der Veränderung. Denn es entsteht (plötzlich) Transparenz. Menschen mit Herrschaftswissen haben plötzlich ein Problem. 15

16 Hinweise: Dazu brauchen die Mitarbeiter Tools, z.b. webbasierte Management-Systeme sowie weitere Software. Diese unterstützen sie beim Ausführen der Aufträge und Aufgaben. Die Management-Systeme enthalten Vorgaben und Termine zum Ausführen. Außerdem enthalten die Management-Systeme Möglichkeiten zur direkten Beteiligung der Mitarbeiter an der Verbesserung der Geschäfts-Prozesse. Dadurch entstehen selbsterhaltende Strukturen im Unternehmen. 16

17 Hinweise: Eine Prozess- oder Unternehmens-Landkarte ist die Abbildung der Zusammenhänge aller wichtigen Geschäfts-Prozesse und zugehöriger Dokumente eines Unternehmens. Die Dokumente können direkt über ein integriertes Inhaltsverzeichnis oder in der Zuordnung bei den einzelnen Prozessschritten aufgerufen werden. Sie stellt die einzelnen Geschäfts-Prozesse in Ihren Wechselwirkungen und/oder zeitlichen Beziehungen untereinander grafisch dar und ist Basis für alle weiteren Verbesserungen, Beschreibungen und Definitionen einer Ablauf-Organisation. Sie steht im Gegensatz zum Organigramm, welches die (funktionale, hierarchische, disziplinäre) Aufbau-Organisation widerspiegelt. 17

18 Hinweise: Erfolgs-Navigator Er zeigt bildhaft wie das gemeinsame Ziel: Die Kunden begeistern! erreicht wird - mit den acht Geschäfts-Prozessen. Geschäfts-Prozess Ein Geschäfts-Prozess besteht aus mehreren Teil-Aufgaben - den Management-Modulen. Management-Modul Im Management-Modul sind Details der Aufgaben schrittweise beschrieben. Dazu sind teilweise Dokumente zu verwenden - die ArbeitsDokumente. Arbeits-Dokument Das Arbeits-Dokument unterstützt die Ausführung einzelner Schritte in Form von Checklisten, Formularen etc. Ein Arbeits-Dokument kann auch die Bildschirmmaske einer Software, z.b. der Buchhaltung, Fakturierung, CRM-System etc. sein. Die immer knappen Ressourcen müssen auf die wenigen produktiven Aufgaben verwendet werden. In einem Unternehmen sind zwischen 70 und 80 % aller Abläufe sehr ähnlich. 18

19 Hinweise: Das Modell Software as a Service (SaaS) verfolgt den Ansatz, dass die Software bei einem Dienstleister betrieben wird. Der Endbenutzer benötigt nur noch eine minimale EDV-Infrastruktur für den Zugriff auf die bereitgestellte Software: PC oder Notebook mit Internetanbindung oder respektive ein Endgerät, das Terminal-, Webbrowser- oder Javafähig ist und keine Festplatte besitzt. Letztere werden als Thin Client bezeichnet. Neu an der vorgestellten Lösung ist, dass nicht nur die Software sondern auch ein Standard-ManagementSystem zur Verfügung gestellt wird. 19

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