Dienstanweisung für das Informationsmanagement bei Kindeswohlgefährdung

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1 Dienstanweisung für das Informationsmanagement bei Kindeswohlgefährdung I. Grundsätzliches Diese Dienstanweisung regelt das Handeln innerhalb der Kreisverwaltung Mecklenburgische Seenplatte für den Fall des Eintritts eines Ernstfalls in der Jugendhilfe in Bezug auf den Umgang mit den Medien, beteiligten Behörden und Institutionen. Bestehende Dienstanweisungen und Richtlinien des Jugendamtes zur Sicherung des Kindeswohles bleiben hiervon unberührt. 1.1 Definition Ernstfall : Der Begriff Ernstfall ist unbestimmt. In diesem Zusammenhang ist der Eintritt eines Falls im Landkreis Mecklenburgische Seenplatte gemeint, bei dem ein Kind erheblich gesundheitlich geschädigt oder zu Tode gekommen ist und bei dem ein Wirken des Jugendamtes anzutreffen, erforderlich oder zu vermuten ist oder wäre und somit ein besonderes Interesse der Presse zur Information besteht. Krisen können durch Handeln erfolgreich gemeistert werden. Krisenbewältigung ist eine Frage der Institutionskultur. Krisenfälle lassen sich grundsätzlich nur durch eine offene Institutionskultur meistern, die die Sorgen der Mitarbeiter und der Außenstehenden respektiert. Dazu gehört, vor einer Krise auch intern ganz offen alle möglichen Risikopotentiale anzusprechen, eine klare Risikoabschätzung festzulegen und präzise Krisenpläne auszuarbeiten. Wer hat welche Aufgabe während der Krise? Wer hat welche Informationen? Ziel des Landkreises Mecklenburgische Seenplatte ist es im Falle einer akuten Kindeswohlgefährdung ein situationsgerechtes Informationsmanagement zu betreiben und dabei offen und konstruktiv mit allen Beteiligten zu arbeiten. 1.2 Ablaufschema der öffentlichen Berichterstattung in Krisen: Phase 0: Phase 1: Entgegennahme der Information (Anfrage, Vorwurf, Ernstfall) erste öffentliche Aufmerksamkeit (ein bis drei Tage) Recherche: alle zentralen Informationen werden recherchiert und vermittelt. PR-Aktion: spontane Berichterstattung gefordert Phase 2: hohe Aufmerksamkeit (drei bis sieben Tage) Recherche: Hintergrundinformationen werden recherchiert und vermittelt. PR-Aktion: Krisenverlauf entsprechend dem ausgearbeiteten Krisenplan durchführen. Seite 1 von 10

2 Phase 3: nachlassende Aufmerksamkeit (fünf bis vierzehn Tage): Recherche: weitere Zusatzinformationen zum Thema werden publiziert, vorwiegend in den lokalen Medien. PR-Aktion: Krisenverlauf ohne Krisenplan, interne Nachbereitung der Krise II. Verfahren / Zuständigkeiten hinsichtlich der Pressearbeit im Jugendamt des Landkreises Mecklenburgische Seenplatte in Fällen von akuten Kindeswohlgefährdungsfällen Grundlage zur Pressearbeit bildet die Allgemeine Dienstanweisung (ADA) vom des Landkreises Mecklenburgische Seenplatte in der dann jeweils gültigen Fassung. Anfragen, Vorwürfe oder Meldungen zu einer aktuellen akuten Kindeswohlgefährdung gehen im Hause ein, z.b. durch Medien, Polizei, Gericht bzw. Bürger. Zunächst wird diese Information in Schriftform entgegengenommen. Sofern die Meldung seitens der Medien erfolgt, wird diesen zugesichert, dass innerhalb von 3 Stunden eine Erstinformation erfolgt. 1. Schritt: Sofortige Einleitung notwendiger Maßnahmen zum Schutz des jungen Menschen seitens des ASD (Internes Krisenmanagement nach 8a SGB VIII). Information an die Jugendamtsleiterin oder ihre Vertretung über den Hauptsachbearbeiter und SGL ASD durch die fallzuständige Fachkraft. 2. Schritt Der/die zuständige Sachbearbeiter/in fertigt eine chronologische Übersicht auf der Grundlage vorhandener Akten. Ist die Familie dem Jugendamt unbekannt, wird die Leitung entsprechend informiert. Sind die hier genannten Leitungspersonen nicht im Dienst, so sind die jeweiligen Vertretungspersonen einzubinden. 3. Schritt Die Jugendamtsleitung informiert sofort die Beigeordnete des Landrates und diese den Landrat über den Eintritt einer besonderen Situation, im Sinne eines möglichen Ernstfalls. Bei Nichterreichen der Beigeordneten erfolgt die direkte Information an den Landrat. Wird die Information der Jugendamtsleiterin durch den Landrat oder dessen Stellvertreter als möglicher Ernstfall eingestuft, gelten folgende weitere Festlegungen: Seite 2 von 10

3 A. Umgehende Abstimmung zwischen dem Landrat, der zuständigen Beigeordneten, dem Amtsleiter Rechts- und Kommunalaufsicht, der Pressesprecherin und der Jugendamtsleiterin (internes Krisenmanagement). Die Benachrichtigung der Teilnehmenden erfolgt über die Beigeordnete. Bei Abwesenheit bzw. Nichterreichbarkeit sind die jeweiligen Vertreter zu informieren. B. Einbindung des Bündnis Kinderschutz MV als externe Beratungsinstanz des Sozialministeriums MV, unter Wahrung des Sozialdatenschutzes. Hierfür ist die Jugendamtsleiterin verantwortlich. C. Einberufung des Krisenstabs zur Abstimmung zum weiteren Verfahren, speziell im Umgang mit der Öffentlichkeit, z.b. Presseanfrage, bestehend aus Vertretern der unter A genannten Verwaltungsteile. Verantwortlich ist das Jugendamt. D. Liegen im Jugendamt Leistungsakten oder sonstige Vorgänge vor, so sind die wesentlichen Bestandteile daraus für den Krisenstab zu vervielfältigen. Die Originale verbleiben im Jugendamt. Verantwortlich hierfür ist die fallführende Fachkraft. E. Fakten, die der Pressestelle zur Verwendung übergeben werden sollen, werden im Vorab durch den Krisenstab autorisiert. Hierbei sind ggf. Bestimmungen des Sozialdatenschutzes zu beachten. W-Fragen a) Wer ist die Kontaktperson zu Presse, Funk und Fernsehen seitens des Landkreises? (Diese Person hält sämtliche Außenkontakte bzw. steuert diese.) b) Wann ergeht eine Information? Ca. 3 Stunden nach Eingang spezieller Anfragen bzw. eingegangener Informationen. c) Was wird rausgegeben? Vorliegende Fakten, die der Verwaltungsspitze bekannt sind und die wie in Schritt. 3 beschrieben gemeinsam abgestimmt wurden. Ergeht parallel ein richterlicher Kassierungsbeschluss für Leistungs- oder Kinderschutzakten des Jugendamtes, werden diese unverzüglich in Verantwortung des Jugendamtes durch den/die fallzuständige/-n Sachbearbeiter/-in kopiert, entsprechend vorbereitet und der Leitung des Jugendamtes übergeben. d) Wie erfolgt die Veröffentlichung? Schriftliche Presseinformation in Vorbereitung durch das Jugendamt, sollte der Landrat sich für einen öffentlichen Pressetermin entscheiden, ist dieser als Presseinformation zu gestalten, Pressekonferenzen sind zu vermeiden. Verantwortlich hierfür ist die Pressestelle. Seite 3 von 10

4 e) Auf der Internetseite des Landkreises Mecklenburgische Seenplatte werden die Informationen unter Aktuelles ständig aktualisiert. Verantwortlich ist die Pressestelle. 4. Schritt In den darauf folgenden 3 bis 10 Tagen werden täglich kurze Abstimmungsberatungen, wie im 3. Schritt beschrieben, durchgeführt. Die Termine werden über das Büro des Landrates organisiert. Aktuelle Informationen werden ausgetauscht und gebündelt. Weiteres Vorgehen wird abgestimmt. 5. Schritt Prüfung, ob und wenn ja wie die politischen Gremien wie Kreistag und Jugendhilfeausschuss in Kenntnis zu setzen sind. a) Wer? Der Landrat b) Wann? Nächste Sitzung JHA, KA und/oder KT c) Was? Aktueller Sachstand; Datenschutz gem. 61 ff. SGB VIII beachten d) Wie? Mündlich oder im Verwaltungsbericht 6. Schritt Interne Nachbereitung der Krise; Erarbeitung von Schlussfolgerungen durch das Jugendamt; Abschlussbericht unter Einbezug der Wahrnehmung aller beteiligten Verwaltungsteile über die zuständige Beigeordnete an den Landrat. Zeitrahmen ist individuell festzulegen. Anlage 1: Checkliste zur Arbeit des Krisenmanagements Anlage 2: Erreichbarkeit Anlage 3: Formulierungsvorschläge für die Erstinformation der Medien Anlage 4: Schematische Darstellung der Zusammenarbeit III. Inkrafttreten Diese Dienstanweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. Neubrandenburg, den Heiko Kärger Landrat Verteiler: gem. Anlagen 1-4 Seite 4 von 10

5 Anlage 1 Checkliste zur Arbeit des internen Krisenmanagements Bemerkungen/verantwortlich Mitglieder des Anwesend?: Krisenmanagements: Landrat Beigeordnete Jugendamtsleiterin Rechts- und Kommunalaufsicht/ Amtsleiter Pressesprecher/in Lage: Was ist passiert? Wer ist zu Schaden gekommen? Wann gemeldet? Durch wen gemeldet? Festlegungen Welcher Ist-Stand gegenwärtig: Gibt es Aktenvorgänge? Liegen die Akten vor? Muss Aktenstudium erfolgen? Welcher Personenkreis ist betroffen? a) Kind b) Eltern c) Mitarbeiter des Fachamtes oder weiterer Ämter d) Träger e) weitere Was ist im Fall zu tun: a) Kind, Eltern betreffend b)träger betreffend c) weitere Institutionen u Behörden betreffend Presseinformation: a) weiß die Presse etwas? b) wenn ja Seite 5 von 10

6 c) wenn nein Einrichtung öffentliche Presseinformation? Ja/nein? Wann? Verantwortlich: Festlegen der Information: Festlegungen: Wer ist zuständig für die weitere Zusammenarbeit mit:. Seite 6 von 10

7 Anlage 2 Stand Telefonkontakte Krisenmanagement: Landrat Rufnummer: Diensthandy: Beigeordneter Rufnummer: Diensthandy: Beigeordnete Rufnummer: Diensthandy: Rechts- und Kommunalaufsicht Amtsleiter Rufnummer: Diensthandy: Pressesprecher/in Rufnummer: Diensthandy: Bündnis Kinderschutz MV Rufnummer: Jugendamtsleiterin Rufnummer: Diensthandy: Stellv. Jugendamtsleiterin Rufnummer: Diensthandy: SGL ASD Rufnummer: Diensthandy: Seite 7 von 10

8 Anlage 3 Formulierungsvorschläge zur Erstinformation - Im Zuge des 3. Schritts ist gegenüber den Medien zunächst Betroffenheit über den aktuellen Fall / aktuelle Situation zu zeigen. z.b.: Wir bedauern zutiefst den Vorfall / den festgestellten Missbrauch / den Tod von / Unsere Gedanken sind derzeit bei dem / den betroffenen Kind / Kindern / und / oder seiner / ihrer Familie. / Wir sind traurig und können das Vorgefallene kaum begreifen. - In der ersten Äußerung gegenüber den Medien ist auf Schuldzuweisungen zu verzichten. z.b.: Wichtig ist zunächst die Aufklärung des gesamten Sachverhalts / Vorkommnis. / Hier müssen alle Behörden und Institutionen zusammenarbeiten. Die betroffenen Kinder / Familien brauchen unsere fachliche Unterstützung und Begleitung. - Auf einen verbalen Selbstschutz ( keine Fehler in unserer Behörde ) ist zu verzichten. Seite 8 von 10

9 Anlage 4 Schema der Zusammenarbeit bei Kindeswohlgefährdung ( Ernstfal Presse / Medien Anfrage Vorwurf Ernstfall Internes Krisenmanagement Landrat Pressesprecherin Leiter des Rechtsamtsund Kommunalaufsichtsamtes Beigeordnete Jugendamtsleiterin //Stellvertreterin eventuell Schriftführer Interner Handlungsleitfaden Leiterin Jugendamt Aktenstudium andere Beteiligte Gericht, Gerichtsmedizin Polizei Staatsanwaltschaft Fachteam Jugendamt Schutzauftrag 8a SGB VIII Bündnis Kinderschutz MV Seite 9 von 10

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