Bewerbung der AXA Service AG um den Austrian eprocurement Award 2006 Kategorie: Die beste Lösung auf Einkäuferseite

Transkript

1 Köln, den

2 Inhaltsübersicht: 0. Einleitung / Highlights... iii A. AXA in Zahlen...1 B. Systemmanagement von AXA...2 C. Wertemanagement von AXA...7 D. Beziehungsmanagement von AXA...8 E. Kontakt...11 (Bewerbung um den eprocurement Award 2006_ohne Zahlen_ doc) Seite -ii

3 0. Einleitung / Highlights Technik Die bei AXA Deutschland eingeführte e-procurement Lösung basiert auf einer AXA-weltweit gültigen Konzeption. Die verschiedenen Nutzerländer haben diese adaptiert und lokale Implementierungen, unter Berücksichtigung beispielsweise der genutzten Buchhaltungssysteme, eingeführt. Organisation Die e-procurement Lösung geht einher mit prozessualen Festlegungen (Einkaufsrichtlinie) und entsprechender Unterstützung durch die Organisationseinheit Procurement, einschliesslich der Etablierung des Procurement Service Center, das die Anwenderunterstützung (User-Support) unter anderem für die e-procurement Lösung durchführt. Fazit Die Erfahrungen aus der Einführung in den frühen Nutzerländern (AXA Belgien und AXA Deutschland) zeigen, dass die lokale Implementierung einer globalen e-procurement- Plattform und die Einführung einheitlicher Prozesse bei AXA möglich ist und sehr positive Ergebnisse bringt. Auf Basis dieser Erfahrungen wurde der Roll-Out in den weiteren europäischen AXA Ländern und in Nordamerika durchgeführt. Bis Ende 2007 sollen weitere AXA Einheiten in Asien und Australien folgen. Aufbauend auf den positiven Erfahrungen in verschiedenen AXA Ländern, u.a. auch in Deutschland, wurde / wird der Aufbau und die organisatorische Einbindung der Organisationseinheit Procurement auch in andere AXA Länder übertragen. (Bewerbung um den eprocurement Award 2006_ohne Zahlen_ doc) Seite -iii

4 A. AXA in Zahlen Unternehmenszahlen von AXA weltweit: 50 Millionen Kunden weltweit ca Mitarbeiter (inkl. Ausschließlichkeitsvertrieb): ~ 3/5 in Europa ~ 1/5 in Amerika ~ 1% in Afrika ~ 1/5 Asien/Pazifik 72 Milliarden Einnahmen (bis 31. Dezember 2005) Ergebnis der operativen Geschäftstätigkeit: 3,26 Milliarden (bis 31. Dezember 2005) Jährliche Beschaffungskosten / Ausgaben: ca. 4 Mrd. weltweit Mehr als Lieferanten weltweit Prinzip AXA Group Procurement: AXA Group Procurement wurde 2002 initiiert - als übergeordnete Organisationseinheit über die Einkaufsabteilungen der AXA Gesellschaften - zur Professionalisierung und - zur Harmonisierung des Einkaufs für alle AXA Gesellschaften weltweit Keine Zentralisation, sondern Globalisierung mit starker Koordination! Positionierung von Procurement als eine strategische Funktion - Verhandlungen auf Gruppenebene - Abschluß von Rahmenverträgen mit den effizientesten Lieferanten - Gemeinsames Nutzen von Wissen, Erfahrungen mit dem Ziel die Effizienz weiter zu steigern - Stärkung der Position der AXA Gruppe als ein bevorzugter Kunde (-> Einrichtung von: Key Supplier Account Management) AXA Konzern in Deutschland: Der AXA Konzern zählt mit Beitragseinnahmen von 6,4 Mrd. Euro (2005) zu den führenden Erstversicherern und Finanzdienstleistern in Deutschland. Seine Geschäftstätigkeit definiert das Unternehmen mit Vorsorge, Vermögensmanagement, Versicherung. Dazu zählen in erster Linie Schaden- und Unfallversicherungen, private Vorsorgeformen wie Lebens- und Krankenversicherungen, betriebliche Altersvorsorgelösungen sowie Vermögensanlagen und Finanzierungen. Die Angebotspalette richtet sich an Privatkunden sowie an Industrieund Firmenkunden gleichermaßen. Die AXA Deutschland hat hierzulande 4,7 Millionen Kunden mit etwa 10 Millionen Verträgen und beschäftigt rund Mitarbeiter. Seit 1997 gehört das Unternehmen, das 1839 ursprünglich unter dem Namen Colonia in Köln gegründet wurde, zur AXA Gruppe. (Bewerbung um den eprocurement Award 2006_ohne Zahlen_ doc) Seite -1

5 B. Systemmanagement von AXA Einkaufspraktiken der AXA Deutschland vor Einführung von AOS am : AXA-Mitarbeiter AXA-Procurement AXA-IT/IDV Koord. AXA-swesen Lieferant Ausgangslage / existierende Praktiken Bedarf melden Standard-IT Bedarf Bedarf konkretisieren / Lieferant auswählen Konditionen fixieren / Bestellung platzieren Produkt anliefern / Leistung entgegennehmen Dienstreise Inanspruchnahme vor Ort verbal per Fax per Ware per Formular MM Ware Kreditor Sachkonto ggf. Immobilienkontierung ZAM Ware Wareneingang / Leistungsnachweis verbuchen empfangen / bezahlen RGRK RGAU GEVO Zahlungsempfänger? EXKASSO EXKASSO FI/CO Intern AXA Service AG AOS - AXA Online Shopping Heterogene Einkaufswege bzw. Einkaufsprozesse - SAP-MM - Maverick Buying jeder kauft ein Heterogene Zahlungswege - Via SAP - Via EXKASSO ( = Großrechneranwendung zur Zahlung von en und zur Erfassung von Gutschriften, EXKASSO ist die einzige Stelle, über die Geld das Unternehmen verlässt oder gutgeschrieben wird. Hier werden auch die in SAP gebuchten en bezahlt.) Eine Auswertung der Daten aus EXKASSO ist kaum möglich - Via Reisekostenabrechnung Keine durchgängige und vollständige Ausgabenanalyse möglich durch - undurchsichtige Sachkontenstruktur - heterogene Zahlungssysteme - Verteilung der Buchungen auf mehrere Systeme, die teilweise nicht auswertbar sind (EXKASSO, Reisekostendialog) und dadurch keinen Überblick über die Gesamtausgaben und deren Aufteilung. Große Anzahl Lieferanten/Zahlungsempfänger - nur eingeschränkt auswertbar außerhalb von SAP Konzentration auf den operativen Einkauf, kaum strategischer Einkauf, da der zeitliche Aufwand für Routinebeschaffungen zu hoch war (Bewerbung um den eprocurement Award 2006_ohne Zahlen_ doc) Seite -2

6 Rahmenbedingungen der AXA Gruppe: Einführung einer einheitlichen e-procurement-plattform für die gesamte AXA Gruppe Definition eines einheitlichen, generischen Prozesses für alle AXA Länder Basierend auf den Anwendungen Ariba Buyer und Ariba Invoice Shared eprocurement Solutions Main actors AXA Entity AXA Group Procurement AXA Tech AXA Group Solutions ARIBA Project : Kick-off meeting 04 th February Auf AXA Gruppenebene wurde für alle AXA Länder unter der Leitung von Group Procurement und unter intensiver Einbindung von Procurement Germany ein einheitlicher, generischer Prozeß entwickelt, der in den Ländern Anwendung findet: elektronische Kataloge Einkäufer 1 Lieferant Bestellanforderer Technischer Experte Kostenstellenverantwortlicher Einkäufer 2 Bestellanforderer Leistungsabnahme Nichtkatalog- Bestellung Controller Zahlung über SAP Die Einbindung der einzelnen Genehmiger erfolgt abhängig von der Warengruppe, Katalog/Freitextbestellung und dem -Betrag der Bestellung. Durch die Technik ist gewährleistet, dass alle eingebundenen Experten die für sie relevanten Bestellanforderungen erhalten und bearbeiten Erst mit erfolgter Genehmigung durch alle eingebundenen Experten wird der Einkäufer aktiv und bearbeitet die Bestellanforderung (Bewerbung um den eprocurement Award 2006_ohne Zahlen_ doc) Seite -3

7 Dadurch wird auch ein organisatorisch sauberer Prozeß angewendet, bei dem nur die Bestellanforderungen bearbeitet werden, die auch durch alle im Einzelfall beteiligten genehmigt wurden. keine zusätzliche Bearbeitungszeit. Effekte der gemeinsamen Lösung: Eine e-procurement Plattform - für alle AXA Gesellschaften - mit derselben Architektur - verbunden mit dem jeweils lokalen ERP System - zentral gehostet und gemanaged - Garantierte Systemverfügbarkeit von 98 %, geregelt durch das Operation Level Agreement mit AGS AXA Group Solutions - mit lokalem und globalem Reporting Reduzierung der Einrichtungskosten, der laufenden Kosten und des Risikos Wiederverwendung bereits gemachter Erfahrungen Basisansatz von AOS (AXA Online Shopping) für AXA Deutschland: AXA-Mitarbeiter AXA-Procurement AXA-IT/IDV Koord. AXA-swesen Lieferant Der AOS-Basisansatz Bedarf melden Bedarf konkretisieren / Lieferant auswählen Konditionen fixieren / Bestellung platzieren Dienstreise Inanspruchnahme vor Ort bei Freitext via Intranet Kataloge MM sofern Kataloge vorhanden Sofern Katalogfähige Produkte : Vereinbarung (Konditionen, Verfügbarkeit, Lieferart) und Bereitstellung der Kataloge Produkt anliefern / Leistung entgegennehmen Ware Wareneingang / Leistungsnachweis verbuchen empfangen / bezahlen RGRK Prio 2 : MM Prio 1 : Gutschriftsverfahren EXKASSO FI/CO Intern AXA Service AG AOS - AXA Online Shopping Ziele der nationalen Lösung: Einführung einheitlicher Prozesse für - alle Warengruppen - alle Standorte - alle Mitarbeiter Klare Definition - der Rollen im Einkaufsprozeß - der Verantwortlichkeiten im Einkaufsprozeß - der Kontierungsinformationen (Kostenstelle und Sachkonto) im Vorfeld - des Zahlungsweges (Bewerbung um den eprocurement Award 2006_ohne Zahlen_ doc) Seite -4

8 Verursachergerechte Kostenbelastung, d.h. Auflösung von Allgemein- bzw. Sammelbudgets. Reduzierung der Sachkonten / Bereinigung der Sachkontenstruktur, auch unter Berücksichtigung der steuerrechtlichen Vorschriften. Bündelung der Bedarfe bei einer geringeren Anzahl an Lieferanten - stärkere Nutzung von bereits vorhandenen Rahmenverträgen sowie Vereinbarung von neuen Rahmenverträgen Kostenreduzierung für den Konzern Abbau der operativen Tätigkeiten im Einkauf, dadurch mehr Zeit für strategische Einkaufstätigkeit. Einbindung in die bestehende Systemlandschaft: SAP-MM / SAP-FI/CO SAP ist das führende System für Buchhaltung, Reporting etc... Ariba dient als Frontend für den Anwender zur Platzierung der Bedarfe. Zusätzlich stellt die Konfiguration des Systems die korrekte Einbindung der identifizierten Rollen sicher SAP Bestellanforderung Genehmigung Bestellung Wareneingang Kopie Kopie Bestellung Wareneingang s buchung Gutschrift verfahren Ware / Dienstleistung Zahlung Lieferant (Bewerbung um den eprocurement Award 2006_ohne Zahlen_ doc) Seite -5

9 Abwicklung: Startseite von AOS AXA Online Shopping: Bewerbung der AXA Service AG um den Schaffung einer Plattform für die Deklaration jeglicher Bedarfe: - Die Abdeckung der Standardbedarfe erfolgt über Katalogartikel - Für Bedarfe, die nicht über einen Katalog in AOS gedeckt werden können, besteht für den Mitarbeiter die Möglichkeit, eine Freitextanforderung zu erstellen und den Bedarf detailliert unter Angabe der erforderlichen Kontierungsinformationen zu beschreiben Die Zuordnung der Katalogartikel zu den Warengruppen erfolgt über den Klassifizierungscode UNSPSC (The United Nations Standard Products and Services Code) Benutzerstruktur: - Anforderer und zu verantwortende Kostenstellen werden vom Verantwortlichen des Bereichs gemeldet - Zusätzlich zu jeder zu verantwortenden Kostenstellen Angabe eines Schwellenwertes. Schwellenwert = bei Überschreitung des angegebenen Wertes durch den Gesamtbestellwert wird der Kostenstellenverantwortliche in den Genehmigungsprozeß eingebunden und muß die Bestellung genehmigen - Ein Anforderer kann auf jede im System eingebundene Kostenstelle bestellen, jedoch wird der Kostenstellenverantwortliche direkt eingebunden, wenn der Anforderer auf eine Kostenstelle bestellt, für die er nicht berechtigt ist - Immobiliencontroller werden bei immobilienrelevanten Bestellanforderungen in den Genehmigungsprozeß aufgenommen. Die Einbindung wird über die Warengruppe gesteuert - Technische Experten werden bei definierten fachlichen Erfordernissen in den Prozeß aufgenommen. Die Meldung erfolgt durch die verantwortlichen Fachbereiche. Die Einbindung des Technischen Experten in den Genehmigungsprozeß wird durch die Warengruppe gesteuert - Anlage und Pflege der Benutzerdaten durch die Mitarbeiter von Procurement mit Hilfe einer Access-Datenbank - Verwaltung der Paßwörter zentral in Paris Die Mitarbeiter haben jederzeit die Möglichkeit, weitere im System registrierte Benutzer als zusätzliche Genehmiger in den Prozeß einzubinden Dies ermöglicht einen flexiblen Genehmigungsprozeß und schafft die Möglichkeit, Bestellanforderungen an spezielle Gegebenheiten anzupassen Weiterentwicklungen werden durch die Mitarbeiter der Abteilung Procurement-PSM (Prozeß- und Systemmanagement) erarbeitet und in Paris durch AGS (AXA Group Solutions) umgesetzt. (Bewerbung um den eprocurement Award 2006_ohne Zahlen_ doc) Seite -6

10 C. Wertemanagement von AXA Kosten-Nutzen Kalkulation im Rahmen der Projektplanung: Die Kosten/Nutzen Kalkulation basiert auf den folgenden Kriterien: - Abwicklung über elektronische Kataloge - Nutzung des Gutschriftsverfahrens - Volumenabhängige Rückvergütung - Wegfall von Liefergebühren - Standardisierung - Einsparungen, die auf die Nutzung von AOS zurückzuführen sind Die im Vorfeld der Einführung kalkulierten Nutzenpotenziale konnten bisher alle erfüllt und sogar übertroffen werden. Nicht nur monetär wird ein Erfolg erzielt, die prozessualen Veränderungen durch Schaffung von Transparenz und konzernweit einheitlichen Beschaffungsprozessen haben zu einer Konsistenz in der Ermittlung der jährlichen Ausgaben des Konzerns geführt. historisches Einkaufen neuzeitliches Einkaufen Anforderung Mitarbeiter Lieferant festlegen Bestellung Maverick Buying verbal (fax) ( ) MM Procurement Katalog Frei- Intranet MM Warenlieferung Lieferant Waren Waren Waren Wareneingang MM sbearbeitung / Bezahlung EXKASSO FI/CO swesen FI/CO Gutschriftverfahren Diese Konsistenz wiederum ermöglicht es dem Bereich Procurement in regelmäßigen Gesprächen mit den Lieferanten neu zu verhandeln und dadurch den strategischen Aspekt der Beschaffung in den Vordergrund zu stellen. (Bewerbung um den eprocurement Award 2006_ohne Zahlen_ doc) Seite -7

11 D. Beziehungsmanagement von AXA Group Procurement Group Procurement InternationalesReporting Festlegung internationaler Standards AOS Freitextbestellungen Procurement Deutschland Definition Beschaffungsprozeß Strategische und operative Beschaffung LokalesReporting Support der AXA Mitarbeiter AOS Mitarbeiter Deutschland Platzierung der Bedarfe über AOS Mithilfe bei Weiterentwicklung und Anbindung lokaler Lieferanten in den Niederlassungen AOS Katalogbestellungen Lieferanten Anbindung über ASN Präsentation der strategischen Lieferanten auf dem AOS-Benutzertag Einbindung lokaler Lieferanten AOS dient als Unterstützungstool im Beziehungsdreieck Procurement Mitarbeiter Lieferanten. Procurement hat sich zum Ziel gesetzt in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern und den Lieferanten die Leistungen zu verbessern, um so Einsparungen sowohl für die AXA als auch für den Lieferanten zu erreichen. Serviceleistung an die Mitarbeiter der AXA: Unterstützung der Benutzer durch - Kurzanleitungen und Benutzerhandbücher - Intranetauftritt mit Hilfestellungen, Erläuterungen und FAQ s (Frequently Asked Questions) - Abteilung Procurement Service Center : Die User des Systems können über Telefon (Servicezeiten der Hotline täglich 8-16 Uhr) und per Fragen und Anregungen stellen, die Anfragen landen direkt bei den Mitarbeitern von Procurement und werden zeitnah bearbeitet - Den Mitarbeitern von Procurement Deutschland steht das Hilfstool Remote Control zu Seite, mit dessen Hilfe kann man sich auf den Rechner eines beliebigen Mitarbeiters aufschalten, um gemeinsam die bestmögliche Nutzung von AOS zu erreichen und gleichzeitig z.b. neue User zu schulen - Regelmäßige Informationen über Änderungen und/oder Neuerungen via Newsletter sowie via - Durchführung eines jährlichen Benutzertages mit Präsentation der Key-Supplier - Schulungen sowohl in der Hauptverwaltung als auch in den Niederlassungen, mit dem Ziel, den Mitarbeitern die Bedienung von AOS so einfach wie möglich zu machen und um über aktuelle Entwicklungen und Neuigkeiten zu informieren (Bewerbung um den eprocurement Award 2006_ohne Zahlen_ doc) Seite -8

12 Projektbegleitende Maßnahmen: Mit dem Start von AOS (AXA Online Shopping) ist zugleich eine Einkaufsrichtlinie veröffentlicht worden, die die Einkaufsprozesse regelt und die Nutzung von AOS vorschreibt und gewährleisten soll. Auszug aus dem Inhalt: - Verträge können nur von Procurement ratifiziert werden - Bestellungen müssen schriftlich erfolgen - Alle Genehmigungen müssen zum Zeitpunkt der Bestellung erfolgt sein - en werden nur mit Bezug zu einer Bestellung bezahlt - en werden nur nach erfolgter Wareneingangsbuchung durch den Bestellanforderer bezahlt. Nutzung der e-sourcing Plattform Ariba 4.3 für Ausschreibungen unterschiedlichster Art(z.B im Bereich Print mit den AXA Gesellschaften Belgien und Niederlande): (Bewerbung um den eprocurement Award 2006_ohne Zahlen_ doc) Seite -9

13 Lieferantenpflege über das Lieferantenportal ASN (Ariba Supplier Network): Anbindung der Lieferanten erfolgt zum Teil über das Lieferantenportel ASN (Ariba Supplier Network); d.h. die Lieferanten können die für sie relevanten Bestellungen über das ASN erhalten, das Format der Bestellung (Mail, xml, etc.) wird durch den Lieferanten entsprechend seiner technischen Voraussetzungen ausgewählt Mit Hilfe des Netzwerkes und eines entsprechenden Zugangs können die Lieferanten ihre Kataloge auch selbständig hochladen und aktualisieren Nutzung eines standardisierten Katalogformates (.cif-format) Die Lieferanten können am Gutschriftsverfahren teilnehmen, dadurch entfällt die Erstellung einer Die Bezahlung der Lieferanten erfolgt nach Wareneingangsbuchung durch den bestellenden Mitarbeiter (Bestellanforderer) Neben der Anbindung von deutschlandweiten Lieferanten besteht zusätzlich die Möglichkeit für die Niederlassungen, lokale Lieferanten in AOS zu integrieren. Diese decken einen regional spezifischen Bedarf ab und sind auch nur für Mitarbeiter der Region sichtbar (Bewerbung um den eprocurement Award 2006_ohne Zahlen_ doc) Seite -10

14 E. Kontakt Für Fragen und weitere Informationen wenden Sie sich bitte an: AXA Service AG BORIS BÖCKEM Procurement - PRO-PSM Prozess and System-Management Colonia-Allee 10-20; D Köln Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) mailto:boris.boeckem@axa.de AXA Service AG DR. HEINZ SCHAEFFER Director Procurement Colonia-Allee 10-20; D Köln Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) GSM : +49.(0) mailto:heinz.schaeffer@axa.de (Bewerbung um den eprocurement Award 2006_ohne Zahlen_ doc) Seite -11