Verwandeln Sie Scans in Text, den Sie bearbeiten und durchsuchen können

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1 Verwandeln Sie Scans in Text, den Sie bearbeiten und durchsuchen können Mit integrierter OCR-Technologie von I.R.I.S HP LaserJet Enterprise Flow MFP M525c HP LaserJet Enterprise Color Flow MFP M575 neue Flow MFPs HP Digital Sender Flow 8500 fn1 Document Capture Workstation HP LaserJet Enterprise Flow MFP M830z HP Color LaserJet Enterprise flow MFP M880z/z+

2 Inhalt 1 Die Grundlagen Was bedeutet Scan an OCR integriert? So funktioniert's So erzielen Sie die besten Ergebnisse 2 OCR-Technologie von I.R.I.S. Unterstützte Ausgabeformate Unterstützte OCR-Sprachen Wie scanne ich an OCR? 3 Über das Bedienfeld an OCR scannen 4 Einrichtung eines individuellen Scan an OCR HP Quick Set OCR-Scans mit einem individuellen Quick Set durchführen So legen Sie die OCR-Sprache fest 5 Best-Practice: OCR-Tipps für Ihren Erfolg Was sich mit OCR bearbeiten lässt und was nicht Empfohlene Einstellungen für optimale Ergebnisse Nutzung der Bildvorschau, um Scans zu überprüfen und zu optimieren 6 OCR-Verarbeitungszeiten und Dateigrößen Beispielscans Bedingungen für Testscans 7 Über die optionale HP Digital Sending Software 8 Fazit 2

3 Mit integrierter OCR Funktion und multiplen Scanoptionen holen Sie mehr aus Ihren Daten heraus Machen Sie Ihre Mitarbeiter mit den leistungsstarken HP LaserJet Enterprise Flow MFPs noch produktiver. Mit automatischem Papiereinzug für 100 Blatt, doppelseitigem Scannen in einem Durchlauf, Erkennung von Doppeleinzug per Ultraschall und integrierter optischer Zeichenerkennung (OCR) 1 bringen diese Multifunktionsdrucker Ihre Workflow-Leistung auf die Überholspur. 2 Der HP Digital Sender Flow 8500 fn1 verfügt ebenfalls über integrierte OCR-Funktionalität. Dieses Dokument bezieht sich in der Regel auch auf diese Produkte. Dieses Whitepaper wird Ihnen helfen, die Möglichkeiten und Grenzen der OCR-Verarbeitung im Gerät sowie die der OCR-Technologie selbst zu verstehen. Diese Informationen können Ihnen zudem bei der Implementierung von OCR Funktionalität in Ihre Workflows helfen. Die Grundlagen Was bedeutet Scan an OCR integriert? Mithilfe von OCR können Sie eingescannte Bilder in allgemeine Dateiformate konvertieren und so den enthaltenen Text bearbeiten und durchsuchen. OCR erleichtert zudem die Indizierung und Bereitstellung von Dokumenten. Integrierte OCR Technologie bedeutet, dass die OCR-Bearbeitung auf dem Gerät selbst stattfindet. 1 1 Die eingebettete OCR-Technologie des HP LaserJet Enterprise flow MFP M880z ist zur gelegentlichen Nutzung gedacht. Für eine erweiterte Funktionalität empfehlen wir die optionale, serverbasierte Digital Sending Software (DSS). 2 Andere Modelle der MFP 525 / Color MFP M575 Serie können auch an OCR scannen, benötigen dazu aber optionale Software wie die HP Digital Sending Software (DSS). Die HP Digital Sending Software, MFP M830 und Color MFP M880 Serie sind optional und müssen separat erworben werden. Weitere Informationen auf Seite 13 So funktioniert's Die OCR-Software analysiert die digitalen Muster in einem als Bild gespeicherten Text und konvertiert sie in ein Textformat, das mit dem Computer bearbeitet, indiziert oder durchsucht werden kann, wie PDFs mit Suchfunktionalität, RTF (Rich Text Format), Unicode oder ASCII Text. So erzielen Sie die besten Ergebnisse Damit die Software die Form der Zeichen erkennen kann, sollte die eingescannte Vorlage möglichst sauber, klar und kontraststark sein. Es gibt verschiedene weitere Faktoren, die zu einem erfolgreichen Lesevorgang beitragen. Diese werden wir später im Detail behandeln (siehe Best-Practice: OCR-Tipps für Ihren Erfolg auf Seite 11). 3

4 OCR-Technologie von I.R.I.S. Unsere MFPs nutzen eingebettete OCR-Technologie von I.R.I.S., einem langjährigen OCR-Entwickler. Mithilfe der OCR-Technologie können Sie Papierdokumente scannen und diese in editierbare Textdokumente und durchsuchbare PDF-Dateien umwandeln. OCR ist ein wichtiges Element moderner, anspruchsvoller Workflows und hilft bei der Dokumentenindizierung und -suche, wenn diese an verschiedene Zielorte gesandt werden, einschließlich Netzwerkordner, , SharePoint oder ein USB-Flash-Laufwerk. Unterstützte Ausgabeformate Die MFPs unterstützen für die OCR-Ausgabe verschiedene Dateiformate. Dazu zählen: Durchsuchbare PDFs (OCR) erstellt unter Beibehaltung des Erscheinungsbilds des Originaldokuments eine PDF-Datei, deren Text Sie durchsuchen bzw. auswählen können. PDF/A (OCR) ist ein Dokumenttyp für die langfristige Archivierung elektronischer Dokumente. Alle Formatierungsinformationen im Dokument sind in sich selbst abgeschlossen. RTF (OCR) erstellt eine Rich Text Format (RTF) Datei. Rich Text Format ist ein alternatives Textformat, das mit den meisten Textverarbeitungsprogrammen (Microsoft Word kompatible Software) geöffnet werden kann. Ein Teil der Formatierung des Originals wird bei Verwendung dieser Option gespeichert. Text (OCR) erstellt eine ASCII-Textdatei (TXT), die mit allen Textverarbeitungsprogrammen geöffnet werden kann. ASCII bietet nur wenig Unterstützung für das erweiterte Alphabet, wie es in vielen nicht-englischen Sprachen genutzt wird. Die Formatierung des Originals wird bei dieser Option nicht gespeichert. Unicode-Text (OCR) wird als Industriestandard für die einheitliche Darstellung von Text in allen Sprachen verwendet. Bei Sprachen, die Zeichen verwenden, die nicht aus dem lateinischen Alphabet stammen, muss zur Erstellung von Textdateien Unicode verwendet werden. Die Formatierung des Originals wird bei dieser Option nicht gespeichert. CSV (OCR) verwendet das mit Kommas getrennte Value-Format (CSV). Dieses Format ist zu empfehlen, wenn Tabellenkalkulationsdateien gelesen werden sollen. Es lässt sich mit den meisten Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- und Datenbankprogrammen öffnen. HTML (OCR) erstellt eine Datei im Format Hypertext Markup Language (HTML). HTML wird genutzt, um Dateien auf Websites anzuzeigen. (Enthält das Originaldokument Bilder, werden die ausgegebenen Daten in einer ZIP-Datei gespeichert.) Unterstützte OCR-Sprachen Die integrierte OCR-Software kann die folgenden 27 Sprachen lesen: Chinesisch (Traditionell), Chinesisch (Vereinfacht), Deutsch, Dänisch, Englisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Indonesisch, Italienisch, Japanisch, Katalanisch, Koreanisch, Kroatisch, Norwegisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Schwedisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch, Türkisch und Ungarisch. Sie können die OCR-Sprache am Bedienfeld ändern (Anleitung dazu ab Seite 10). Wie scanne ich an OCR? Sie können Dokumente auf verschiedene Weise für die OCR-Nutzung scannen: Alle Funktionen lassen sich über das Farbbedienfeld steuern (Anleitung dazu ab Seite 5). Sie können den OCR-Workflow auch mithilfe eines individuellen HP Quick Sets mit Ihren spezifischen Einstellungen starten. HP Quick Sets geben dem Benutzer sofort das, was er benötigt. So muss er nicht erst umständlich am Gerät die richtige Einstellung suchen. Die Quick Set Anleitung finden Sie auf Seite 6. 4

5 Über das Bedienfeld an OCR scannen Vom Bedienfeld aus ohne individuelle Quick Sets scannen: Standardeinstellungen am Bedienfeld ändern Sie können die Standard-Scaneinstellungen direkt am Bedienfeld des MFPs ändern. Gehen Sie dazu ins Menü Administration und dort auf Scan/Digital Send Settings. 1. Legen Sie alle zu scannenden Dokumente in den automatischen Dokumenteneinzug oder einzeln auf die Glasscheibe des Scanners und wählen Sie den Ort aus, an dem die gescannte Datei gespeichert werden soll (bei diesem Beispiel speichern wir auf einem USB-Stick). Geben Sie für das gespeicherte Dokument einen Dateinamen ein und drücken Sie File Type. Es erscheint ein Einblendmenü. 2. Scrollen Sie die Liste herunter und wählen Sie den OCR- File Type aus, der Ihren Anforderungen am besten entspricht. 3. Wenn Sie die Scaneinstellungen individuell anpassen wollen, drücken Sie More Options. Hier können Sie dann eine Vielzahl von Einstellungen verändern wie Beschnitt, Unterdrückung von Leerseiten, Qualität und vieles mehr. 4. Drücken Sie die grüne Save To Taste. Der Multifunktionsdrucker scannt und bearbeitet das Dokument. (Mit der Funktion Preview können Sie sich den Scan zunächst ansehen. Mehr dazu unter Nutzung der Bildvorschau, um Scans zu überprüfen und zu optimieren auf Seite Das Bedienfeld informiert Sie während des gesamten Prozesses über den Jobstatus. Sobald der Scan erfolgreich abgeschlossen ist, erscheint die Statusmeldung Success (anderenfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung). 5

6 So finden Sie die IP-Adresse Ihres Geräts. MFPs: Um am Bedienfeld die IP-Adresse anzuzeigen, berühren Sie das Symbol Verbindungsinformationen. Digital Sender: Berühren Sie den Button Administration, und danach Reports. Einrichtung eines individuellen Scan an OCR HP Quick Sets Individuelle HP Quick Sets lassen sich mithilfe des eingebetteten Web-Servers (EWS) des Geräts erstellen. Für dieses Beispiel erstellen wir ein Quick Set für die Speicherung auf USB, aber vielleicht wollen Sie die ausgegebenen Daten auch an einen Netzwerkordner, eine -Adresse oder einen anderen Zielort senden, wie zum Beispiel SharePoint. (Beachten Sie bitte, dass alle Quick Set-Einstellungen später am Bedienfeld deaktiviert oder im EWS modifiziert werden können, um bei Bedarf das OCR-Ergebnis zu optimieren.) 1. Sie können auf den EWS zugreifen, indem Sie ihn mit einem Browser wie Microsoft Internet Explorer öffnen. Geben Sie dazu einfach die IP-Adresse des Geräts in die Adresszeile ein (siehe Hinweis links). Hinweis: Der Administrator kann den Info-Button am Bedienfeld sperren. Falls der Button nicht angezeigt wird, finden Sie die IP-Adresse im Menü Administration (Administration > Reports > Configuration/ Status Pages > How to Connect Page). Ist auch diese Option nicht verfügbar, fragen Sie Ihren Administrator nach der IP-Adresse. 2. Die Homepage öffnet sich. Klicken Sie oben rechts auf Sign in und geben Sie Ihre Administratoren-Zugangsdaten ein (Admin-Account und Passwort). Probleme mit dem Zertifikat? Falls beim Sicherheitszertifikat eine Fehlermeldung angezeigt wird, klicken Sie auf Continue to this website (not recommended). (Keine Sorge, das ist absolut sicher!) 3. Klicken Sie auf das Feld Scan/Digital Send (A). Wählen Sie aus dem Navigationsmenü links den gewünschten Zielort für die gescannten Ausgabedateien aus (B). Falls dieser noch nicht ausgewählt wurde, prüfen Sie die Auswahlbox Enable Save to (C). Alternativ dazu können Sie auch warten, bis die Option angezeigt wird und dann auf Add klicken (D). A Quick Set Button, Platzierung und Option: Button Location In diesem Menü können Sie bestimmen, ob Ihr gerade erstelltes Quick Set als neues Symbol im Startmenü angezeigt wird oder unter dem Quick Sets Button. B C D Quick Set Startoptionen: Enter application, then user presses Start schaltet das Gerät auf Pause, bis Sie Input zum Scanvorgang geben. Bei Start instantly upon selection, wird gescannt, was im Dokumenteneinzug oder auf dem Scannerglas liegt, sobald Sie den Quick Set Button drücken (es sei denn, Sie setzen den Befehl für die Option Originalseiten). 4. Ein Quick Set Wizard Dialogfeld öffnet sich. Geben Sie einen Titel und eine Beschreibung für das OCR Quick Set an, wählen Sie die Button Location für das Quick Set und die Start Option für den manuellen Anwendereingriff am Bedienfeld und klicken Sie dann auf Next. 6

7 Ordner im laufenden Vorgang erstellen Falls Sie einen Ordner oder Pfad angeben, der noch nicht existiert, fragt Sie der Multi funktionsdrucker bei der ersten Quick Set Benutzung, ob Sie diese automatisch erstellen möchten. 5. Im nächsten Menü erhalten Sie Optionen, um den Speicherort der Dateien zu bestimmen. Für dieses Beispiel wählen wir einen Ordner namens Broker-Apps und den Unterordner Confidential aus. (In den Quick Set Wizards für die Übertragung an andere Orte wie zum Beispiel an einen Netzwerkordner wären hinsichtlich der Ordnereinstellungen andere Optionen verfügbar.) 6. Im nächsten Menü können Sie einstellen, wie Benachrichtigungen versandt werden sollen. Entweder wird der Anwender bei Abschluss des Auftrags per benachrichtigt oder nur, wenn ein Fehler aufgetreten ist. 7. Wählen Sie, falls gewünscht, beliebige weitere Scan Settings aus und klicken Sie dann auf Next. 7

8 Mehr über Dateieinstellungen Die File Name Prefix/Suffix Optionen erleichtern die Datenorganisation durch die Möglichkeit, dem Dateinamen eindeutige Angaben voran- oder nachzustellen. Verwenden Sie File Name Preview, um die Ergebnisse zu prüfen. Die Standardauflösung bestimmt die Auflösung der Ausgabedatei in Dots per Inch (dpi). Sie können die Standardeinstellung während des Scans am Bedienfeld deaktivieren. Allgemein gilt, je höher die Auflösung, desto größer die Ausgabedatei. HINWEIS: Bei OCR-Scans wird der Multifunktionsdrucker das Bild stets mit 300 dpi erfassen, unabhängig von der für die Ausgabe gewählten Auflösung. Hier den Wert zu erhöhen, steigert also nicht die OCR-Leistung. Durch eine höhere Auflösung lässt sich jedoch die Grafikqualität verbessern. PDF Encryption Nutzen Sie diese Option, wenn Sie eine sichere, verschlüsselte PDF Datei benötigen. Vorm Senden werden Sie aufgefordert, ein Passwort zum Öffnen der Datei zu erstellen. 8. Wählen Sie die gewünschten File Settings aus. Für dieses Beispiel haben wir den Default File Name als Broker-App definiert, mit einer File Name Suffix, die Zeit und Datum enthält. Als Default File Type wählen wir Searchable PDF (OCR) und als Default Colour Preference nehmen wir Schwarz/Graustufen, weil wir keine Farbscans benötigen. Die Standardauflösung haben wir bei 150 dpi gelassen. 9. Prüfen Sie nun den Dialog Summary und wenn alles gut aussieht, klicken Sie auf Finish. Enable Blank Page Suppression Dies ist eine nützliche Option, wenn Sie Dateien mit Leerseiten scannen. Vor allem PDF-Dateien werden deutlich kleiner, wenn Leerseiten nicht mit gespeichert werden. 10. Es erscheint ein Dialog, der die erfolgreiche Erstellung des Quick Sets bestätigt oder angibt, welche Schritte noch durchzuführen sind. Klicken Sie nun auf Apply. Falls Sie in Schritt 3 auf Seite 6 das Enable Save to... Feld markiert haben, erscheint Ihr neues Quick Set jetzt im Bedienfeld des Geräts und ist sofort einsetzbar. 8

9 OCR-Scans mit einem individuellen Quick Set durchführen Sobald Sie ein individuelles OCR Quick Set definiert haben und die Änderungen vom EWS angewendet sind, erscheint es im Bedienfeld des Geräts. 1. Falls Sie in der Quick Sets Anwendung unter Schritt 4 auf Seite 6 eine Button-Platzierung vorgenommen haben, drücken Sie den Quick Sets Button, um Ihr Quick Set zu finden. (Falls Sie die Startseite ausgewählt haben, wird Ihr neues Quick Set stattdessen dort erscheinen.) 2. Platzieren Sie das zu scannende Dokument/die Dokumente im automatischen Dokumenteneinzug oder auf der Glasplatte des Flachbettscanners und drücken Sie auf Ihr Quick Set. Abhängig von den durch Sie gewählten Einstellungen startet Ihr Scanauftrag entweder sofort oder, falls Sie die Quick Set Option Enter application then user presses start (Schritt 4 auf Seite 6) gewählt haben, erscheint ein Menü wie das unten abgebildete. Wenn sie bereit sind, drücken sie den grünen Save to... Button. Das MFP-Gerät scannt und verarbeitet das Dokument. (Mit der Funktion Vorschau können Sie sich den Scan zunächst ansehen. Mehr dazu unter Nutzung der Bildvorschau, um Scans zu überprüfen und zu optimieren auf Seite Das Bedienfeld informiert Sie während des gesamten Prozesses über den Jobstatus. Sobald der Scan erfolgreich abgeschlossen ist, erscheint die Status meldung Success (anderenfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung). 9

10 Mehr zum Thema Einstellung der OCR-Sprache Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Dokuments kann die OCR-Sprache ausschließlich über das Bedienfeld des Geräts bestimmt werden. Künftige Firmware-Updates mögen zusätzlich die Möglichkeit bieten, die OCR-Sprache mithilfe des Embedded Web Servers (EWS) über ein Quick Set einzustellen. Bitte beachten Sie, dass es auch möglich ist, die Standard OCR-Sprache für alle Scans an einen bestimmten Zielort wie folgt zu ändern. So legen Sie die OCR-Sprache fest Falls Sie die Option Anwendung eingeben und Start drücken gewählt haben (siehe Schritt 4 auf Seite 6), können Sie die OCR-Sprache vorm Scannen des Dokuments einfach festlegen. 1. Platzieren Sie die zu scannenden Dokumente im automatischen Dokumenteneinzug (oder auf der Glasplatte des Scanners) und wählen Sie den Ort aus, an dem die Datei gespeichert werden soll (Netzwerkordner, USB, SharePoint, etc.). Geben Sie für die gespeicherte Datei einen Dateinamen ein und drücken Sie File Type (auch wenn der Dateityp bereits korrekt ist, da Sie so die Möglichkeit haben, die Dateioptionen zu ändern). Es erscheint ein Menü. Änderung der Standard OCR- Spracheinstellung: 1. Wählen Sie im Bedienfeld den Menü- Button Administration aus (möglicherweise Aufforderung zur Eingabe eines Zugangscodes). 2. Wählen Sie Einstellungen Scan/Digital Send. 3. Wählen Sie den Zielort aus, für den Sie die Standardsprache ändern wollen. 4. Wählen Sie Default Job Options, gefolgt von Document File Type und danach wählen Sie unter File Options die gewünschte Sprache aus. Alle OCR-Scans erfolgen nun als Standard in dieser Sprache. 2. Drücken Sie den grünen Save to Button. Das MFP-Gerät scannt und verarbeitet das Dokument. (Mit der Funktion Vorschau können Sie sich den Scan zunächst ansehen. Siehe auch Nutzung der Bildvorschau, um Scans zu überprüfen und zu optimieren auf Seite Nach Abschluss des Scans haben Sie die folgende Option: Retain settings for next job. Kreuzen Sie das Feld an, falls Sie sofort anschließend weitere Dokumente mit demselben Zielort und denselben Einstellungen scannen wollen. 10

11 Best-Practice: OCR-Tipps für Ihren Erfolg Was sich mit OCR bearbeiten lässt und was nicht Die OCR-Technologie hat in den letzten Jahren deutliche Fortschritte gemacht. Allerdings hängt die Qualität von OCR-Scans von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Eigenschaften des Originaldokuments. Ist zum Beispiel das Original klar, scharf und frei von kontrastfarbenen Wasserzeichen oder anderen Störungen, kann die Genauigkeit des generierten Texts recht hoch sein. Falls Sie sich hinsichtlich der Eignung Ihrer Quelldokumente nicht sicher sind, empfiehlt es sich, vorab einen Test durchzuführen, um zu bestimmen ob OCR oder manuelle Eingabe die bessere Option ist. Das sollte Ihnen dabei helfen, eine OCR-Strategie zu entwickeln, die zu Ihren Dokumenten-Workflow-Anforderungen passt. Es folgen einige Beispiele gescannter Dokumente, mit denen sich sehr genaue Ergebnisse erzielen lassen sollten: Sauberer, klarer Text auf weißem Papier in einer allgemein üblichen Schrift ohne dekorative Elemente. Dokumente ohne kontrastfarbene Wasserzeichen, farbige Hintergründe oder andere Störungen OCR sollte bei bestimmtem Material nicht eingesetzt werden, zum Beispiel: bei Barcodes bei handgeschriebenem Text oder einer Schrift, die Handschrift nachahmt bei dekorativen oder altmodischen Schriftarten, die heute nicht mehr gebräuchlich sind bei Dokumenten mit schwachem Kontrast, ausgeblichenem Druck oder auf farbigem Papier erstellten Dokumente. bei gefalteten Dokumenten (Text durch den ein Knick läuft, kann zu Lesefehlern führen.) bei Schriftgrößen unter 8 Punkt. Empfohlene Einstellungen für optimale Ergebnisse Falls einige Ihrer Dokumente Leerseiten enthalten (zum Beispiel ein doppelseitiges Dokument mit einer ungeraden Seitenzahl, wodurch die letzte Seite frei bleibt), schalten Sie Blank Page Suppression ein, um die Dateigröße möglichst klein zu halten. Das ist vor allem beim Scannen von PDF-Dateien wichtig. Crop to content kann auch dabei helfen, die Größe von PDF-Dateien zu reduzieren und ihre Bearbeitung zu beschleunigen. Falls Sie Farbe nicht benötigen, stellen Sie den Scanner auf Schwarz oder black/gray. Das kann die Bearbeitung beschleunigen und die Dateigröße reduzieren. Nutzung der Bildvorschau, um Scans zu überprüfen und zu optimieren Das Bedienfeld dieses MFP bietet eine Bildvorschau, mit der Sie Arbeitsaufwand und Fehler minimieren können. Sie können Ihren Scanauftrag direkt über den Farb-Touchscreen anzeigen und bearbeiten, bevor Sie ihn an Netzwerkordner, Fax, oder USB-Geräte senden. Sie können Ihre Scans ganz einfach so hinbekommen, wie Sie sie haben wollen. Sie können Scans sofort in der Vorschau ansehen und modifizieren, bevor sie diese in den Workflow geben. So vermeiden Sie es, zwischen Scanner und PC hin und her zu laufen. Scannen Sie mehrere Seiten mithilfe des Dokumenteneinzugs, zeigen Sie sie als Miniaturansichten an bzw. nutzen Sie die Zoom- und Schwenkfunktion für eine genaue Prüfung. Bevor Sie ein Dokument finalisieren, können Sie dem Scan eine Seite hinzufügen, Seiten erneut anfordern, eine oder mehrere Seiten drehen oder unerwünschte Seiten löschen. Änderungen lassen sich auf einzelne oder mehrere Seiten auf einmal anwenden. Seite(n) hinzufügen Seite(n) erneut anfordern Um 90 drehen Seite(n) löschen 11

12 Einschränkungen bei diesen Tests Bitte beachten Sie, dass die Ergebnisse dieser Beispielscans lediglich dazu dienen sollen, die relative Dateigröße und Bearbeitungszeit für typische Dokumentenarten in sehr allgemeiner Form darzustellen. Die Daten können Ihnen helfen, Ihren Workflow hinsichtlich Speicherund Zeitbedarf zu planen, sind aber nicht als verbindliche Richtwerte zu verstehen. Die tatsächlichen Ergebnisse werden davon abweichen und hängen von verschiedenen Faktoren ab wie den spezifischen Eigenschaften des zu scannenden Dokuments sowie dem Scanner und der benutzten Firmware-Version (siehe auch Bedingungen für Testscans weiter unten). HP entwickelt kontinuierlich neue Firmware, um Features hinzuzufügen und die Leistung hinsichtlich Dateigröße und Bildqualität weiter zu verbessern. OCR-Verarbeitungszeiten und Dateigrößen Wenn Sie beim Scannen OCR nutzen, erfordert das mehr Verarbeitungszeit als ohne. Beispielscans Die folgende Tabelle vergleicht die Verarbeitungszeit und Dateigröße für die verschiedenen OCR-Dateitypen sowie für zwei Nicht-OCR-Scans von Musterdokumenten. Diese Testscans wurden mit einem HP LaserJet Enterprise Flow MFP M525c durchgeführt. Netzwerkscanner sowie künftige Firmware-Updates und Flow MFPs werden abweichende Ergebnisse erzeugen. All text: ein fünfseitiges Dokument ohne Grafik oder Fotos in Schriftgröße 10 Arial Text and photos: fünf Seiten Text, Bullet-Points, eine Tabelle und einige mittelgroße Fotos Text and graphics: fünf Seiten Text mit Grafiken, die diesem Whitepaper entnommen wurden Spreadsheet: einseitige Tabellenkalkulation mit 17 Spalten und 25 Zeilen mit Daten in Schriftgröße 8 OCR-Dateiformate Nicht-OCR Dokumenttyp Durchsuchbares PDF Durchsuchbares PDF/A RTF Text Unicode Text HTML 3 CSV PDF XPS Nur Text (5 Seiten, S/W) Dateigröße (KB) N/A Verarbeitungszeit (Min:Sek) 1:59 2:05 1:27 1:21 1:18 1:29 N/A 0:11 0:12 Text und Fotos (5 Seiten, S/W) Dateigröße (KB) N/A Verarbeitungszeit (Min:Sek) 2:41 2:59 2:06 1:28 1:28 2:00 N/A 0:16 0:16 Text und Fotos (5 Seiten, S/W) Dateigröße (KB) N/A Verarbeitungszeit (Min:Sek) 2:57 3:07 2:26 1:52 1:46 2:21 N/A 0:13 0:16 Text und Grafik (5 Seiten, S/W) Dateigröße (KB) N/A Verarbeitungszeit (Min:Sek) 2:53 2:56 2:31 1:57 1:54 2:20 N/A 0:17 0:21 Text und Grafik (5 Seiten, Farbe) Dateigröße (KB) N/A Verarbeitungszeit (Min:Sek) 3:25 3:39 2:53 2:13 2:09 2:19 N/A 0:17 0:21 Tabellenkalkulation (1 Seite, S/W) Dateigröße (KB) Verarbeitungszeit (Min:Sek) 0:30 0:39 0:25 0:21 0:23 0:23 0:22 0:07 0:08 3 HTML-Output erstellt eine ZIP-Datei. Die angegebene Dateigröße bezieht sich auf die unkomprimierte HTML-Datei sowie eventuell enthaltene Grafikdateien. Bedingungen für Testscans Alle Scantests wurden auf einem HP LaserJet Enterprise Flow MFP M525c mit Firmware Version FutureSmart 2 SP1.11 ( ) durchgeführt. Alle in der Tabelle aufgeführten Scantests wurden nur einmal durchgeführt. Es wurde nicht der Mittelwert mehrerer Scans ermittelt. Somit sind die wiedergegebenen Informationen nicht als umfassende Testdaten zu verstehen. 12

13 Für die Text- sowie die kombinierten Text-Grafikdokumente haben wir drei typische Dokumente ausgewählt. All diese Originale hatten einen Umfang von fünf Seiten und waren beidseitig bedruckt. Seite 6 blieb frei. Die Tabellenkalkulation hatte einen Umfang von einer Seite und war einseitig bedruckt. Die verwendeten Scan-Einstellungen finden Sie unten. Bei allen Scans: beidseitiger Scan; auf Inhalt zuschneiden; Leerseiten unterdrücken; Scanqualität mittel, Scanauflösung: 150 dpi. 4 Für die reinen Textdokumente: nur Schwarz, optimierter Text. Über die optionale HP Digital Sending Software Zwar ist die OCR-Funktionalität bei den HP LaserJet Enterprise Flow MFPs und dem HP Digital Sender Flow 8500 fn1 bereits integriert, HP bietet aber auch optional die HP Digital Sending Software an. 5 Diese wird bei einem hohen OCR-Scanaufkommen empfohlen. HP DSS verbessert die digitale Übertragung bei zahlreichen HP LaserJet MFPs und DSS ist nur kompatibel mit HP Digital Sender Flow 8500 fn1. Als allgemeines Verwaltungsprogramm und Benutzeroberfläche deckt HP DSS verschiedene Geräte und Gerätetypen ab. Diese optionale Software wird auf dem Netzwerkserver ausgeführt und gestattet es Geräten, über den Server Aufträge zu übertragen. Eine Software- oder Treiberinstallation auf einzelnen PCs wird damit unnötig. HP DSS ermöglicht folgende Übertragungsfunktionen: Mithilfe von OCR können Sie eingescannte Bilder in allgemeine Dateiformate konvertieren und so den enthaltenen Text bearbeiten und durchsuchen. Zu den Dateitypen zählen all die weiter oben in diesem Dokument genannten (weitere OCR-Sprachen sind Arabisch und Hebräisch). Remote-Kopieren (Senden an Druckgerät) An gemeinsam genutzte Ordner senden, zahlreiche Ziel-Ordner gleichzeitig und an Microsoft SharePoint scannen Benutzerdefinierbare Tasten zur einfachen Übertragung von Dokumenten an Workflow-Ziele Konfigurationsprogramm zur Verwaltung von Digital-Sending- und Workflow-Funktionen sowie zur Verwaltung mehrerer Geräte und Konfigurationsvorlagen. Zentrale -Weiterleitung Zentrale Adressbuchverwaltung für den Zugriff auf Microsoft-Exchange-Kontakte und private Adressbücher, einschließlich sichere s unter Verwendung des SSL-Protokolls. Entlastung des LDAP-Verzeichnisses durch Replikation relevanter Adressinfos im DSS Adressbuch Weitere Infos über HP DSS finden Sie unter hp.com/go/dss. 4 Alle OCR-Scans werden unabhängig von der gewählten Ausgabeauflösung mit 300 dpi erfasst. Die Datei wird aber in der für sie gewählten Auflösung gespeichert. 5 Die HP Digital Sending Software muss separat erworben werden. 13

14 Weitere Informationsquellen Hier finden Sie verschiedene MFP-Simulationen: hp.com/sbso/product/mfp/demo/m575.html hp.com/sbso/product/mfp/demo/m525.html Hier finden Sie ein MFP-Marketingvideo: youtube.com/watch?v=u0qujoioj1y Fazit OCR-Scanning bietet zahlreiche Vorteile. So lassen sich Texte bearbeiten und archivierte Dokumente indizieren und durchsuchen. Die bei HP LaserJet Enterprise Flow MFPs und Digital Sender integrierte OCR-Funktion wird durch die innovative Scan-Ausstattung dieser vielseitigen Multifunktionsgeräte perfekt unterstützt. So bieten sie automatischen Papiereinzug für 100 Blatt, doppelseitigen Scann in einem Durchlauf, Erkennung von Doppeleinzug per Ultraschall und wegweisende Bildverarbeitung. Die HP Quick Sets lassen Sie Dokumenten-Workflows vorkonfigurieren und per Tastendruck starten. Sie helfen Ihnen, indem sie alle Schritte eines komplexen Workflows automatisieren. Sie haben dabei über den großen, benutzerfreundlichen Farb-Touchscreen alles im Blick. Der Benutzer erhält sofort das, was er benötigt und muss nicht erst umständlich am Gerät die richtige Einstellung suchen. Bei der Integration von OCR-Scanning in Ihren Workflow sollten Sie sich sowohl der Einschränkungen der OCR-Technologie, als auch der Leistungs-Parameter der Hardware bewusst sein. Wenn Sie die Informationen in diesem Dokument berücksichtigen, können Sie Ihre OCR-Ergebnisse verbessern. Erfahren Sie mehr unter hp.com/go/flow Für Updates registrieren unter hp.com/go/getupdated Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Die hier enthaltenen Angaben können sich ohne Vorankündigung ändern. Die einzigen Garantien für HP Produkte und Leistungen sind jene, die in den zusammen mit diesen Produkten und Leistungen ausgelieferten ausdrücklichen Garantieerklärungen enthalten sind. Nichts hierin ist so auszulegen, als stelle es eine zusätzliche Garantie dar. HP ist nicht haftbar für hierin enthaltene technische oder redaktionelle Fehler oder Auslassungen. 4AA4-9742DEE, Februar 2014