Newsletter der cosinex

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1 Newsletter der cosinex Mai 2013 Inhalt Editorial 2 I. Termine und Veranstaltungen 3 II. Pflicht zur E-Vergabe ab III. Aktuelles zur XVergabe 6 IV. Produkt-News 8 V. Neuigkeiten und Vermischtes 10 VI. Gastbeitrag: Vergaberecht und Datenschutz 11 Redaktionsschluss: 02. Mai 2013

2 Editorial - Zwang zur E-Vergabe? Liebe Kunden und Partner, liebe Interessenten, vor einigen Tagen hat der Deutsche Bundestag das wenn auch in relativen Details umstrittene egovernment Gesetz beschlossen. Somit sind wir dem Ziel, durch den Abbau rechtlicher Hürden die elektronische Kommunikation zwischen Bürger und Behörde zu verbessern sowie eine durchgängig elektronische Vorgangsbearbeitung in der Verwaltung zu ermöglichen, in Deutschland einen guten Schritt näher gekommen. Für die E-Vergabe geht es noch einen Schritt weiter, wenngleich in Brüssel: Die neuen EU-Richtlinien-Entwürfe zum öffentlichen Auftragswesen sehen einen Zwang zum E-Government vor, d.h. eine verpflichtende elektronische Kommunikation jedenfalls für Vergabestellen bis hin zur Angebotsabgabe. Unabhängig davon, ob diese Vorgabe nun wie zunächst geplant 2014 bzw oder, wie wohl aktuell diskutiert, einige Monate später greift, bleibt die Frage, ob dieser Zwang erforderlich ist. Die E-Vergabe ist heute schon in der Praxis angekommen, und zwar weil die Lösungen erheblichen Nutzen auf allen Seiten bieten und dabei gleichzeitig zu einer Verbesserung der Rechtssicherheit beitragen. Umgekehrt sind die Herausforderungen bei der Einführung der E-Vergabe von Vergabestelle zu Vergabestelle sehr unterschiedlich: abhängig von dem bestehenden Technikeinsatz, erforderlichen Integrationsszenarien in Drittsysteme, organisatorischen Rahmenbedingungen, eigenen Vorgaben sowie schlicht der Art der beschaffenden Organisation selbst; eine international arbeitende Forschungseinrichtung ist mit einer Kommune auch im Hinblick auf die Einführung von Softwarelösungen und der zugrundeliegenden Prozesse kaum vergleichbar. Ungeachtet der Sinnhaftigkeit dieser Vorgaben kann gleichwohl allen Vergabestellen nur empfohlen werden, sich auf die kommende Pflicht zur E-Vergabe einzustellen, aber eben nicht vor dem Hintergrund des drohenden Zwangs, sondern weil die E-Vergabe heute bereits erheblichen Nutzen stiftet, hilft Geld zu sparen und letztlich auch die Rechtssicherheit von Vergabe erhöht. In diesem Sinne wünscht Ihnen ganz zwanglos einen guten Start in den Beschaffungs-Frühling Ihr Carsten Klipstein Geschäftsführer cosinex Seite 2 von 13

3 I. Termine und Veranstaltungen 27. Mai 2013, Cottbus Keine Angst vor elektronischen Angeboten Informationsveranstaltung für Bieter Die Stadt Cottbus führt gemeinsam mit der Industrie- und Handelskammer Cottbus am eine Informationsveranstaltung für Unternehmen zum derzeitigen Stand des Vergaberechts und der E-Vergabe durch. Nach dem aktuellen Stand wird die elektronische Vergabe mit der Umsetzung neuer EU-Richtlinien verbindlich vorgeschrieben. Vor diesem Hintergrund wird neben Vorträgen zur aktuellen Entwicklung des Vergaberechts anhand einer Live-Vorführung die Abgabe elektronischer Angebote über den Vergabemarktplatz des Landes Brandenburg demonstriert. cosinex wird diese Veranstaltung mit einer Präsentation des Vergabemarktplatz Brandenburg unterstützen. Weitere Informationen zu Programminhalten sowie eine Anmeldemöglichkeit finden Sie im Internet unter: bis 04. September 2013, Berlin 9. Fachtagung IT-Beschaffung Die Fachtagung IT-Beschaffung ist seit 2004 das Forum von mehr als 500 IT-Beschaffern aller Verwaltungsebenen. Jährlich bietet sie ein vielfältiges Programm mit einer spannenden Kombination aus Fragen zu den Themen Vergaberecht und IT-Trends. In diesem Jahr sieht die Agenda der Fachtagung folgende Schwerpunkte vor: Aktuelle Entwicklungen im Vergaberecht, Neues rund um die Eignungsprüfung bei IT-Vergaben, Preisabfragen und die Ausgestaltung von Preisblättern sowie Methoden zur Auftragswertschätzung, Umgang mit bedarfsorientierten Nutzungsrechten, Möglichkeiten einer innovativen IT- Beschaffung, Arbeit und Verfahrensführung der Vergabestellen aus Bieterperspektive, agile Softwareentwicklung bei Vergabe und Vertrag. Auch diesmal wird cosinex als Aussteller auf der Fachtagung IT- Beschaffung vertreten sein. Gerne können Sie mit uns einen Termin für ein Gespräch mit unseren Produktberatern vereinbaren. Senden Sie bei Interesse eine an Weitere Informationen finden Sie im Internet unter: Seite 3 von 13

4 Herbst, Dortmund Ankündigung: E-Vergabetag NRW Auch für dieses Jahr ist wieder ein E-Vergabetag in Dortmund geplant. In Vorträgen und Live-Demonstrationen informiert der Veranstalter d-nrw über die Entwicklung von vergabe.nrw, dem zentralen Portal für das Öffentliche Auftragswesen in NRW, sowie über aktuelle vergaberechtliche Entwicklungen. Die Teilnahme ist für die Vertreter von Vergabestellen der Landesverwaltung sowie der Kommunen in NRW kostenfrei. Der genaue Termin befindet sich aktuell in der Abstimmung. Wenn Sie Interesse an dieser Veranstaltung haben, senden wir Ihnen gerne weitere Informationen sowie eine Einladung, sobald der Termin feststeht. Senden Sie hierfür bitte einfach eine mit dem Betreff E- Vergabetag NRW an: Seite 4 von 13

5 II. Pflicht zur E-Vergabe ab 2016 Die Diskussionen zur E-Vergabe sind derzeit spannend wie schon lange nicht mehr. Nach aktuellem Stand sollen die vergaberechtlichen Regelungen in der EU durch die vorgelegten Richtlinienentwürfe der EU-Kommission zum Teil neu gefasst, zum Teil geschärft werden. In den meisten EU-Mitgliedstaaten muss die Politik im Rahmen der öffentlichen Auftragsvergabe eine optimale Verwendung der Mittel sicherstellen. Die EU-Kommission spricht in diesem Zusammenhang von einer tiefgreifenden Modernisierung. Im Vordergrund der Bemühungen stehen u. a. die Vereinfachung und Flexibilisierung der Vergaberegeln allgemein, die Verbesserung des Zugangs von kleinen und mittleren Unternehmen zu öffentlichen Aufträgen, die Förderung des Binnenmarkts, die Berücksichtigung von Sozial- und Umweltkriterien sowie der Bürokratieabbau und die Vervollständigung des Rechtsrahmens durch eine Richtlinie zur Konzessionsvergabe. Als wichtiger Strategiebestandteil soll die Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel bei öffentlichen Aufträgen (E-Vergabe) zur Pflicht erhoben werden. Für Bekanntmachungen sowie die Bereitstellung von Vergabeunterlagen soll mit der Umsetzung der Richtlinien (geplant für 2014) die Nutzung elektronischer Verfahren verbindlich vorgeschrieben werden. Zeitgleich soll ebenfalls die Entgegennahme elektronischer Angebote für die Zentralen Beschaffungsstellen zur Pflicht werden (alle übrigen Auftraggeber erhalten einen Aufschub von zwei Jahren, d.h. bis zum Jahr 2016). Die EU- Kommission setzt so konsequent ihre bereits im Jahr 2010 im Grünbuch zur elektronischen Beschaffung selbst mit Zuckerbrot und Peitsche beschriebene Strategie um. Zwar sprechen jüngste Verhandlungen dafür, dass sich diese kommende Verpflichtung noch einmal etwas verschiebt, gleichwohl wird sie, unabhängig davon, ob dann bereits 2016 oder ggf. erst 2017 als Vorgabe kommen. Einen umfassenden Beitrag und Stand zur Diskussion finden Sie auch in einem Artikel im cosinex Blog unter: Seite 5 von 13

6 III. Aktuelles zur XVergabe XVergabe als XÖV-Standard Föderalismus und unterschiedliche rechtliche Vorgaben führen zu einer breiten Vielfalt an Vergabeplattformen und technologischen Lösungen. Die Folge ist, dass trotz des Einsatzes des Internets das öffentliche Auftragswesen insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen zunehmend intransparenter wird. Vor diesem Hintergrund sollten die Anbieter von Softwarelösungen sich auf feste Standards und einheitliche Schnittstellen einigen, so dass möglichst ohne Aufwand unterschiedliche Systeme miteinander verbunden werden können. Im Bereich E-Government gibt es bereits seit vielen Jahren in Deutschland eine Reihe von Standardisierungsbemühungen für die medienbruchfreie Datenübergabe zwischen verschiedenen Systemen. Die wichtigsten Bemühungen, auf Basis moderner XML-Standards den Datenaustausch zu vereinheitlichen, werden unter den sogenannten XÖV-Standards geführt. Basis der XÖV-Standards ist der so genannte OSCI-Standard, ein Protokoll, mit dem unabhängig von einzelnen Fachverfahren die rechtssichere und verbindliche Übertragung von Daten im Bereich E-Government gewährleistet werden kann. Während OSCI beschreibt, wie diese übermittelt werden, definieren XÖV-Standards wie XMeld, wie z.b. die Struktur eines Meldedatensatzes aussieht, damit dieser von unterschiedlichen Softwarelösungen im Bereich Meldewesen einheitlich interpretiert werden kann und ggf. verarbeitbar ist. XVergabe ist ein XÖV-Standard für den Austausch zwischen Systemen im Bereich des öffentlichen Auftragswesens. Auf der Grundlage von XVergabe soll es zukünftig möglich sein, mit nur einem Bietertool auf allen wichtigen E-Vergabeplattformen Angebote abgeben zu können. Solche Bietertools werden im Kontext der XVergabe als Multiplattform-Bieterclients (MPBCs) bezeichnet. Die Etablierung von XVergabe soll zur Verbesserung der Interoperabilität führen, indem der Auftragssuchende mit nur einem Tool seiner Wahl alle Vergabeplattformen ansprechen kann. Heutiger Stand der Entwicklung Die ersten Spezifikationen der XVergabe-Schnittstelle sind abgeschlossen. Gleichwohl gibt es weiterhin einige Herausforderungen: XVergabe bietet bislang nur einen Rahmen für die Abgabe eines Angebotes und die sog. Metadaten zum Angebot, aber keine Vorgaben für die Formulare oder gar das Leistungsverzeichnis. In der Praxis bedeutet dies, dass die Bewerber die Leistungsverzeichnisse immer noch in den Formaten auf Basis der individuellen Vorgaben der Vergabestelle ausfüllen müssen, um ein valides Angebot erstellen zu können. Die cosinex GmbH ist in den Arbeitsgruppen des XVergabe Projekts seit Beginn des Projektes engagiert. Dabei lag und liegt der Fokus unseres Engagements, im Rahmen der Entwicklung des Standards, stets auf beiden Zielgruppen (Vergabestellen und Unternehmen) gleichermaßen. Offizielle Homepage von Projekt XVergabe im Internet unter: Seite 6 von 13

7 Nutzt z. B. eine Vergabestelle das Vergabemanagementsystem eines bestimmten Herstellers, der ein proprietäres Format für das Leistungsverzeichnis vorgibt, wird ein Bieter, der den MPBC eines anderen Herstellers nutzt, zusätzlich auf Werkzeuge des Vergabemanagement-Herstellers der Vergabestelle angewiesen sein. Damit werden nun doch wieder zwei Tools benötigt: eins für die Abgabe des Angebots auf der Plattform und ein zweites für die Bearbeitung des Leistungsverzeichnisses. Ob dies in der Praxis ausreicht, um die erhoffte Zäsur einzuleiten? Im Regelfall macht auf Unternehmensseite die bloße Abgabe von Angeboten (Druck, Zusammenstellen, formale Prüfung und Versand) nur einen Bruchteil der Arbeit aus, die der Bieter im Angebotsprozess aufwendet. Ein Bieterclient, der sich auf die Übermittlung von Angeboten beschränkt, bietet insofern aus Sicht der Bieter einen relativ geringen Mehrwert. Anders sähe es hingegen aus, wenn der Bieterclient bereits bei der Erstellung des Angebotes hilft, angebotsrelevante Daten strukturiert zu erfassen oder z.b. über Plausibilisierungen die vertrieblich involvierten Mitarbeiter des Bieters dabei zu unterstützen, insbesondere formale Fehler (durch den Hinweis auf fehlende Angaben oder Unterlagen) zu vermeiden. Damit wäre der Mehrwert für Bieter klar gegeben. Conclusio der cosinex Bereits heute bewerben sich rund registrierte Unternehmen auf öffentliche Aufträge auf Basis der cosinex Technologie. In den vergangenen mehr als zehn Jahren konnte hinreichend praxisrelevantes Feedback gesammelt werden, um die Anforderungen der Unternehmen an unterstützende Systeme für Bewerber bzw. Bieter zusammenzufassen und zu strukturieren. Unternehmen benötigen neben einem Bieterclient zur elektronischen Angebotsabgabe eine weitergehende Unterstützung, die sie bei der Verwaltung von Vorlagen oder der Überwachung von Fristen gleichsam eines Autopiloten durch das Verfahren führt und ihnen das Arbeiten mit mehreren Mitarbeitern an einzelnen Vergaben in einer Art Projekt- oder Vertriebsteam ermöglicht. Bei größeren Unternehmen gehen entsprechende Anforderungen bis hin zu gestaffelten Freigabeprozessen und zwar selbst dann, wenn diese bereits Kundenverwaltungssysteme (sog. CRM- Systeme) umfassend im Einsatz haben. Ausgehend von diesen Ergebnissen hat die cosinex im letzten Jahr bereits mit Entwicklung eines Angebotsmanagementsystems begonnen, das noch in diesem Jahr in den Roll-out gehen soll und den Unternehmen die zuvor skizzierten Mehrwerte bieten wird. Informationen und Neuigkeiten rund ums Thema E- Vergabe gibt es auch im cosinex Unternehmens-Blog: Seite 7 von 13

8 IV. Produkt-News cosinex Vergabemanagementsystem erneuert: Version 5.3 Im 2. Quartal 2013 ist die neue Version des Vergabemanagementsystem (VMS) von cosinex erschienen. Wesentliche Neuerungen sind umfassende Suchfunktionen nach Akten mit erweiterten Filtermöglichkeiten sowie ein komfortabler Zugriff auf Vergabeakten für sog. Genehmiger : Neben den bestehenden Filterfunktionen können elektronische Vergabeakten nun über eine Volltextsuche recherchiert und in Kombination mit Filtermöglichkeiten zur Projektzugehörigkeit weiter eingegrenzt werden. Die Suche erkennt hierbei auch Wortbestandteile vergleichbar mit einer Recherche bei gängigen Suchmaschinen. Nutzer, die auch Genehmigungs- bzw. Mitzeichnungsfunktionen im Vergabemanagementsystem wahrnehmen, erhalten nun nach entsprechender Anmeldung über den Bereich Vergabeakten eine Übersicht über alle Vergabeverfahren, bei denen für den entsprechenden Nutzer eine Genehmigung ansteht. Weiter verbessert wurde im VMS die Recherche nach Unternehmen in der systemeigenen Unternehmens- bzw. Bewerberdatenbank. Eine Vielzahl unserer Kunden bildet den Prozess des Vorschlags der zuständigen Fachabteilungen von Unternehmen, die zur Angebotsabgabe z.b. bei beschränkten Ausschreibungen oder freihändigen Vergaben aufgefordert werden sollen, innerhalb des Vergabemanagementsystem ab. Die Suche nach Unternehmen zur Zusammenstellung dieser Vorschlagsliste in der Unternehmensdatenbank wurde daher im Hinblick auf eine Gewerk-spezifische Suche erweitert. cosinex Vergabemarktplatz erneuert: Version 6.3 Die neue Version 6.3 Vergabemarktplatz beinhaltet alle Funktionen und Verbesserungen, die mit dem Release 6.2 bereits an erste Kunden ausgeliefert wurden. Von der ursprünglichen Planung, die Version 6.2 allen Kunden im März zur Verfügung zu stellen, wurde aufgrund angekündigter aktualisierter Signatur-komponenten für die elektronische Angebotsabgabe abgewichen. Die nun vorliegende Version 6.3 wurde bereits allen Kunden zur Verfügung gestellt. Seite 8 von 13

9 Wesentliche Highlights sind u.a. folgende Funktionen: Änderungsmitteilungen der Bekanntmachung Bislang erfolgten Änderungen an Bekanntmachungen nach Veröffentlichung über eine direkte Änderung in den jeweiligen Verfahrensangaben eines Projektraums. Mit der Version 6.3 des Vergabemarktplatz wurde ein neues Modul Berichtigung in die Projekträume integriert. Neben der weiterhin bestehenden Möglichkeit, Änderungen in den Verfahrensangaben direkt durchzuführen, können diese nun auch alternativ oder ergänzend in diesem neuen Bereich dokumentiert und als gesonderte Bekanntmachung auf dem Vergabemarktplatz veröffentlicht werden. Bei EUweiten Vergabeverfahren besteht zudem die Möglichkeit, die Bekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen der EU zu übermitteln. Automatische Weiterleitung der Bekanntmachung an die EU Jede Übermittlung einer im Rahmen eines Projektraums erstellten Bekanntmachung an weitere Veröffentlichungsplattformen und Medien bedurften bislang einer Aktion des Nutzers. In der Konfiguration einer Vergabestelle (Mandant) kann nun vorgegeben werden, ob dessen Bekanntmachungen bei EU-weiten Vergabeverfahren automatisch an das Amt für Veröffentlichungen der EU weitergeleitet werden. Eine entsprechende Konfigurationseinstellung muss jedoch zuvor von der jeweiligen Verfahrensbetreuung für einzelne Vergabestellen (Mandanten) aktiviert werden. Weitere Neuerungen Neben den genannten Punkten gibt es noch weitere Neuerungen. Umfassende Release-Notes finden Sie wie gewohnt in unserem Service- und Support-Center unter: Seite 9 von 13

10 V. Neuigkeiten und Vermischtes Neues Handbuch für die Vergabe und Ausführung von Bauleistungen im Straßen- und Brückenbau (HVA B-StB) Das Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung hat im Bereich Bundesfernstraßen darüber informiert, dass das Handbuch für die Vergabe und Ausführung von Bauleistungen im Straßen- und Brückenbau aktualisiert worden ist. Das aktualisierte Handbuch (HVA B-StB Ausgabe 2012) finden Sie im Internet unter: Elektronische Version des Amtsblatts der EU ab Juni rechtsverbindlich Die gedruckte Ausgabe des Amtsblatts der EU ist bislang auf europäischer Ebene noch das einzig rechtsverbindliche Veröffentlichungsorgan für oberschwellige Verfahren. Ab Juli 2013 ist zukünftig ausschließlich die elektronische Ausgabe des Amtsblatts der EU rechtlich verbindlich. Quelle: Überarbeiteter Leitfaden der Kommission für Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichen Interesse (DAWI) Die Dienststellen der Europäischen Kommission haben ihren DAWI- Leitfaden überarbeitet und aktualisiert. Darin wird erklärt, wie die Vorschriften der Europäischen Union für staatliche Beihilfen, das öffentliche Beschaffungswesen und den Binnenmarkt auf Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse (DAWI) anzuwenden sind. Der Leitfaden enthält einfache und zugleich umfassende Antworten auf die häufigsten Fragen, die von Behörden, Nutzern und Anbietern von DAWI sowie anderen Interessenträgern an die Kommission gerichtet werden. Die englische Fassung finden Sie im Internet unter: l Seite 10 von 13

11 VI. Gastbeitrag: Vergaberecht und Datenschutz Wie bei der Einführung von E-Government-Lösungen generell stellt sich auch im Kontext der E-Vergabe die Frage, welcher Bedeutung das Thema Datenschutz beigemessen werden muss. Dass es hierbei nicht nur um die Frage nach personenbezogenen Daten der Mitarbeiter der Vergabestelle geht und in welchem Spannungsfeld Vergaberecht und Datenschutz stehen, zeigt der folgende Beitrag von Hr. RA Dr. Klaus Willenbruch. (BS/Klaus Willenbruch) In vielen Bereichen des Rechtslebens, nicht nur in den IT-nahen Branchen, kommt dem Datenschutz heutzutage ein hoher Stellenwert zu. Der Bereich des Vergaberechts gehört nicht dazu, obgleich in jedem Vergabeverfahren auch personenbezogene Daten eine Rolle spielen. Es ist deshalb öffentlichen Auftraggebern zu empfehlen, dem Gesichtspunkt des Datenschutzes Beachtung zu schenken und sich im Verfahren darauf eizustellen. Nach 97 Abs. 4 GWB werden Aufträge an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen vergeben. Zwar werden diese Eignungskriterien i.d.r. unternehmenszogen gesehen, mindestens teilweise aber sind sie personenbezogen. Dies gilt dem Gewerberecht folgend für das Kriterium der Zuverlässigkeit, aber auch für das Kriterium der Leistungsfähigkeit, sofern bspw. auf Erfahrungen von Mitarbeitern abgestellt wird oder auf die Qualifikation Dritter, die der Bieter für sich in Anspruch nehmen kann. Was ist zu beachten? Dr. Klaus Willenbruch ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Verwaltungsrecht. Schwerpunktmäßig betätigt er sich auf dem Gebiet des Wirtschaftsverwaltungsrechts, insbesondere in den Bereichen Vergabe- und Subventionsrecht, Bau- und Umweltrecht sowie dem Recht der Regulierung wirtschaftlicher Tätigkeit. Jedes Vergabeverfahren arbeitet mit personenbezogenen Daten, beginnend mit den Namen und den Kontaktdaten von Privatpersonen bis hin zu Bonitäts- und Qualifikationsnachweisen. Soweit und sofern diese nicht alleine unternehmensbezogen, sondern auch personenbezogen sind, fallen sie in den Schutzbereich des Datenschutzes. Sowohl das Bundesdatenschutzgesetz wie auch die entsprechenden Landesdatenschutzgesetze verpflichten öffentliche Auftraggeber, sei es auf Bundes- oder auf Landesebene, sodass eine Auseinandersetzung mit der Frage angebracht ist, was der öffentliche Auftraggeber bei der Anforderung, Prüfung und Bewertung personenbezogener Daten zu berücksichtigen hat. Nach 4 BDSG ist die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten nur zulässig, soweit das BDSG oder eine andere Rechtsvorschrift dies erlaubt oder der Betroffene eingewilligt hat (Verbot mit Erlaubnisvorbehalt). Daneben gilt der allgemeine Grundsatz der Verpflichtung zur Geheimhaltung nach 30 VwVfG, der allerdings als allgemeinere Vorschrift hinter die datenschutzrechtlichen Normen zurücktritt. Zweckbindung im Datenschutz Nach 14 Abs. 1 BDSG ist die Nutzung personenbezogener Daten zulässig, wenn sie zur Erfüllung der in der Zuständigkeit der verantwortlichen Stelle liegenden Aufgaben erforderlich ist und sie für die Zwecke erfolgt, für die Daten erhoben worden sind. Seite 11 von 13

12 Betont wird damit der Zweckbindungsgrundsatz / Erforderlichkeitsgrundsatz, der im gesamten Vergaberecht ohnehin gilt. Dieser Grundsatz wird im Vergaberecht konkretisiert durch den 6 Abs. 3 VOL/A bzw. 7 Abs. 1 VOL/A EG sowie 6 Abs. 3 VOB/A. Diese vergaberechtlichen Vorschriften erhalten durch die datenschutzrechtlichen Normen eine besondere Bedeutung, und zwar in dem Sinne, dass Auftraggeber sich bei dem Erfordernis von Nachweisen streng an die Grenzen der Zweckbindung / Erforderlichkeit zu halten haben. Sie können sich nicht drauf berufen, dass die Teilnahme an einem Vergabewettbewerb freiwillig ist und mit der Abgabe eines Angebots eine Einwilligung zur Verarbeitung der darin enthaltenen personengebundenen Daten erklärt werde. Nach 4 BDSG ist die Einwilligung nämlich schriftlich zu erteilen ( 126 BGB); eine konkludente Einwilligung ist nicht ausreichend. In diesem (engen) Rahmen ist also das Anfordern und Nutzen personenbezogener Daten von Bietern datenschutzrechtlich gesehen grundsätzlich zulässig. Direkterhebung Allerdings darf nicht übersehen werden, dass 4 Abs. 2 BDSG den Grundsatz der Direkterhebung festlegt, d.h. es dürfen grundsätzlich nur Daten des Betroffenen bei diesem erhoben werden. Wenn der betroffene Bieter sich zur Darlegung seiner Eignung auf personenbezogene Daten von Geschäftsführer, Mitarbeiter oder Dritten bezieht, so geschieht dies i.d.r. ohne deren Beteiligung. Nach 4 Abs. 2. S. 2 BDSG darf vom Grundsatz der Direkterhebung aber nur abgewichen werden, wenn eine Rechtsvorschrift dies vorsieht oder zwingend voraussetzt, oder wenn die Dritterhebung aus vorrangigen sachlichen Gründen gerechtfertigt ist. Das mag im Hinblick auf die Zuverlässigkeit eines GmbH-Geschäftsführers ohne Weiteres angenommen werden. Wenn es um die fachliche Qualität von Mitarbeitern geht, so ist dies allerdings schon zweifelhaft. Aus Gründen des Datenschutzes sind in diesen Fällen sowohl der öffentliche Auftraggeber als auch der Bieter verpflichtet, entweder die Einwilligung des betroffenen Mitarbeiters/Dritten einzuholen oder die Daten so zu neutralisieren, dass die einzelnen Mitarbeiter/Dritte dadurch nicht identifiziert werden können. Aus Gründen des Datenschutzes sind Öffentliche Auftraggeber als auch Bieter verpflichtet die Einwilligung von Mitarbeitern und Dritten einzuholen, deren personenbezogenen Daten sie zum Zwecke von Qualifikationsnachweisen verarbeiten. Schutzmaßnahmen Letzteres kann im Vergabeverfahren schwierig sein, wenn die Bewerbung um einen öffentlichen Auftrag bspw. auf dem Know-how eines bestimmten Mitarbeiters beruht, auf dessen Einsatz der Auftraggeber besonderen Wert legt. Und ein Hinweis auf die Freiwilligkeit der Hergabe der Angaben über den Betroffenen hilft auch nicht weiter. Dem öffentlichen Auftraggeber ist deshalb zu empfehlen, in den Ausschreibungsbedingungen ggf. darauf hinzuweisen, dass die Einwilligung des betroffen Mitarbeiters/Dritten zu der Erhebung seiner persönlichen Daten beizubringen ist. Seite 12 von 13

13 Unabhängig davon verpflichtet 9 BDSG den öffentlichen Auftraggeber dazu, technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die zum Schutz der im Gesetz im Einzelnen aufgeführten Anforderungen des Datenschutzes erforderlich sind. Diese Daten müssen in einem Verfahren vor Verlust oder Missbrauch geschützt werden. Sie sind zu sichern und ggf. über 20 BDSG zu berichtigen, zu löschen und zu sperren. Die in diesem Zusammenhang von der Vergabestelle getroffenen Maßnahmen sind über den allgemeinen Geheimhaltungsgrundsatz des 30 VwVfG hinaus zu dokumentieren, teils als Selbstschutz der Vergabestelle, teils zum Zwecke der Rechtssicherheit der Vergabeentscheidung. Denn neben datenschutzrechtlichen Konsequenzen drohen vergaberechtlich Probleme, die ggf. zum Gegenstand eines Nachprüfungsverfahrens gemacht werden können. Quelle: Die Erstveröffentlichung dieses Beitrags erfolgte im Behördenspiegel, einer monatlich erscheinenden überregionalen Zeitung für den Öffentlichen Dienst in Deutschland. Ausgabe Januar 2011 (S.29). Impressum: Herausgeber: cosinex GmbH Konrad-Zuse-Str Bochum Verantwortlich: Carsten Klipstein Verantwortlicher Redakteur: Nikolas Siebert (nikolas.siebert@cosinex.de) Titelbild: tacna ( White lilac flowers on Grand Place of Brussels ) / Fotolia.com Seite 13 von 13