Grundlagen des Wissensmanagement

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1 Grundlagen des Wissensmanagement Titel des Lernmoduls: Grundlagen des Wissensmanagement Themengebiet: New Economy Gliederungspunkt im Curriculum: Zum Inhalt: Dieses Modul gibt einen Überblick über den Facettenreichtum des Wissensmanagements und ein grundlegendes Verständnis für die technologischen Problemstellungen Stichwörter: Wissensmanagementkonzepte technologische Problemstellungen Bearbeitungsdauer: 42min Schwierigkeit: mittel Zielgruppe: New Economy Lehrstuhl: Lehrstuhl Prof. Thome -Uni Würzburg Professor: Prof. Dr. R.Thome Autoren: lpt Inhalt: Motivation: Motivation Kernaussagen: Wissensbegriff Kernaussagen: Weitergabe von Wissen Kernaussagen: Charakterisierung von Wissen Vertiefung: Wissensträger Kernaussagen: Wissen in Unternehmen Vertiefung: Lernende Organisation Vertiefung: Organisational Memory Vertiefung: Organisatorische Wissensbasis Kernaussagen: Transformation von Wissen Kernaussagen: Verarbeitung von betrieblichem Wissen Kernaussagen: Lernkontrolle New Economy Grundlagen des Wissensmanagement Page 1

2 Motivation: Motivation Wissen und Management Eine Erläuterung des Themas Wissensmanagement wird häufig damit begonnen, die beiden Wörter "Wissen" und "Management" getrennt voneinander zu erklären. Während der Managementbegriff mit den Synonymen "organisieren" oder "Führung" schnell und leicht beschrieben werden kann, erfordert die Erklärung von Wissen eine tiefere Auseinandersetzung. Theoretisches Verständnis von Wissensmanagement Auch wenn die Diskussion des Wissensbegriffs nur wenig Ansatzpunkte bietet, um Wissensmanagement zu betreiben, ist ein grundlegendes Verständnis für diesen komplexen Begriff unabdingbar. Allerdings erfordert eine konsequente Nutzung der Ressource Wissen dessen Formalisierung. Ziel Sie erhalten einen Überblick über den Facettenreichtum des Wissensmanagements und ein grundlegendes Verständnis für die technologischen Problemstellungen In diesem Modul erfolgt eine Abgrenzung von Wissen im Sinne des Wissensmanagements. Kernaussagen: Wissensbegriff Begriffsvielfalt An der WM-Forschung sind verschiedene Disziplinen beteiligt. Dementsprechend existieren zahlreiche Definitionen, die ausgehend von der jeweiligen Forschungsdisziplin den Wissensbegriff Eine allgemeine Erklärung kann der VDI-Richtlinie 5007 entnommen werden, die Wissen als "die Gesamtheit der im menschlichen Gedächtnis fixierten Inhalte (Objekte, Ereignisse, Personen, Beziehungen, Handlungsweisen usw.)" [O.V., 1995] beschreibt. mit unterschiedlichen Inhalten füllen. Praktische Definition Eine im Rahmen des WM weit verbreitete Definition haben Probst et al. entwickelt. Sie definieren Wissen als die "Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Individuen zur New Economy Grundlagen des Wissensmanagement Page 2

3 Lösung von Problemen einsetzen." [Probst, 1998, S. 44] Wissen im Sinne der Wirtschaftsinformatik Die technologische Unterstützung des WM fällt in den Bereich der Wirtschaftsinformatik, für deren Belange diese Definition nicht ausreichend ist. Eine Erklärung von Wissen erfolgt hier durch eine Abgrenzung der Begriffe Daten, Information und Wissen aus semiotischer Sichtweise. [O.V., 1995] [Hasenkamp, 1998, S. 956f.] [Maier, 1995, S. 200f.] : Flashanimation ' AIDA2NYAF.swf ' siehe Online-Version Kernaussagen: Weitergabe von Wissen Der Unterschied von Daten, Information und Wissen wird deutlicher, wenn man deren Weitergabe zwischen einem Sender und einem Empfänger näher betrachtet. Da technisch und physisch gesehen nur Daten übertragen werden können, spricht man nur dann von Informations- bzw. Wissensübertragung, wenn der Sender davon ausgehen kann, dass beim Empfänger wiederum Informationen vorliegen bzw. dessen Wissen erweitert wird. Quelle: [Maier, 1999, S. 5] : Flashanimation ' AIDAQPYAF.swf ' siehe Online-Version Kernaussagen: Charakterisierung von Wissen Problematik Wissen ist ein sehr abstrakter und vor allem komplexer Begriff, da es in vielfältigen Formen und Arten auftreten und verwendet werden kann. Erschwerend kommt hinzu, dass einige Wissensarten voneinander abhängig oder eng miteinander verwandt sind. Will man Wissensmanagement betreiben, muss man zunächst charakterisieren, welches Wissen für das betriebliche Umfeld relevant ist. Typisierung Die im Rahmen des Wissensmanagements am häufigsten verwendete Typisierung von Wissen ist die Aufteilung in implizite und explizite sowie individuelle Manche Autoren verwenden auch den Begriff "persönliches" Wissen. Individuelles bzw. privates Wissen basiert auf dem Erfahrungsschatz einzelner Personen. und kollektive Manche Autoren verwenden auch den Begriff "organisationales" Wissen. Kollektives bzw. organisationales Wissen ist in gleicher Art und Weise in den Köpfen mehrerer Individuen vorhanden. Bestandteile. Das Struktogramm auf der rechten Seite zeigt die Wissensarten, die im Zusammenhang mit einem ganzheitlichen Wissensmanagement, und somit auch für einen technologischen Einsatz, zu beachten sind. [Haun, 2002, S. 101f.] : Flashanimation ' AIDALBQQF.swf ' siehe Online-Version Vertiefung: Wissensträger Die bisherige Aufteilung von Wissen nach dem Explikationsgrad und der Personengebundenheit lässt den Anschein aufkommen, dass nur Individuen in dem Besitz von New Economy Grundlagen des Wissensmanagement Page 3

4 Wissen sein könnten. Personenabhängig und Personenunabhängig Betrachtet man den Begriff Wissensträger im Sinne des Wissensmanagements, so wird dort eine Einteilung nach Objekten, Personen und Systemen vorgenommen. Somit wird ersichtlich, dass der Mensch nicht als Monopolanbieter von Wissen zu sehen ist. Die Vorraussetzungen, die ein Wissensträger erfüllen muss, bestehen in der Fähigkeit Wissen zu speichern und zu repräsentieren. Diese Sichtweise kann unter Umständen zu Missverständnissen führen, da streng genommen weder Informationen noch Wissen außerhalb von Personen vorkommen können. Dieser Unterschied soll hier aber nicht weiter vertieft werden. Folgende Diese Aufzählung nimmt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wissensträger können unterschieden werden: Personen Netzwerke Prozesse Organisationseinheiten Medien Unternehmenskultur Zu beachten sind hier allerdings die unterschiedlichen Wissensarten, die ein Objekt, eine Person oder ein System beinhalten kann. Personen verfügen über Handlungswissen und Objekte sowie Systeme beinhalten Informationswissen. Quelle: [Klosa, 2001, S. 20] Kernaussagen: Wissen in Unternehmen Sammeln und Bereitstellen Wie sie sehen konnten, existieren zahlreiche Ausprägungsformen von Wissen. Das Ziel des WM ist es, eine übersichtliche Gesamtheit dieser Wissensbestände zu schaffen und New Economy Grundlagen des Wissensmanagement Page 4

5 allen Mitarbeitern eines Unternehmens zur Verfügung zu stellen. Organisationale Wissensbasis Die Ansammlung von wirtschaftlich relevantem Wissen wird im Allgemeinen als organisatorische Wissensbasis bezeichnet und bildet das Herzstück des WM. Für das Verständnis einer solchen Wissensbasis ist wichtig, dass diese nicht nur aus dem Wissen besteht, das sich in den Köpfen von Mitarbeitern befindet. Vielmehr ist unter den Inhalten alles zu berücksichtigen, das als Träger von Wissen identifiziert werden kann. Dazu zählen auch Objekte wie z. B. Patente oder Technologien. Organisational Memory WM unterstützt die Entwicklung einer lernenden Organisation, indem mit Hilfe der Wissensbasis aktuelle Problemstellungen des operativen Geschäfts zunehmend besser und schneller gelöst werden können. Dabei erfolgt auch eine Weiterentwicklung der Wissensbasis. Da sich ein Unternehmen an die Inhalte der Wissensbasis erinnern soll, benutzt man häufig auch den Begriff Organisational Memory. Quelle: [Gentsch, 1999, S. 33] [Klosa, 2001, S. 18f.] [Probst, 1998, S. 37] New Economy Grundlagen des Wissensmanagement Page 5

6 Vertiefung: Lernende Organisation Unter Lernen wird im Allgemeinen die veränderte Reaktion eines Individuums auf einen gleichen Stimulus verstanden. Die Theorie der lernenden Organisation verfolgt das Ziel, diesen Lernprozess auf Unternehmen bzw. Organisationen zu übertragen, damit diese sich besser und schneller an die Komplexität und Dynamik entscheidender Umweltbedingungen anpassen können. Dynamik einer Wissensbasis Um diese Ziel zu erreichen, ist eine für den Moment angemessene Wissensbasis nicht ausreichend. Vielmehr muss auch der dynamische Charakter von Wissen berücksichtigt werden. Somit ist es erforderlich die Wissensbasis ständig mit neuen Inhalten zu aktualisieren. Die Lernfähigkeit von Organisationen wird in der Literatur nicht bezweifelt, kann aber nur über individuelle Lernprozesse realisiert werden. New Economy Grundlagen des Wissensmanagement Page 6

7 Von organisatorischem Lernen wird dann gesprochen, wenn das individuell gelernte aufgezeichnet und allen Mitgliedern der Organisation zur Verfügung gestellt wird. Als Voraussetzung einer lernenden Organisation gilt die Entwicklung einer entsprechenden Unternehmenskultur. Quelle: [Lehner, 2000, S. 180] [Bund, 1998, S. 41] : Flashanimation ' AIDAZKQQF.swf ' siehe Online-Version Vertiefung: Organisational Memory Aktuell verfügbarer Wissensbestand eines Unternehmens Der Organisational Memory-Ansatz ist eng mit dem Wissensmanagement verwandt und gilt als dessen Grundlage. Dabei wird dem Unternehmen ein Gedächtnis unterstellt, in dem sich alle aktuell zugänglichen Daten, Informationen und Wissensbestände eines Unternehmens befinden. Technologisches Konzept Ziel eines organisatorischen Gedächtnisses ist die möglichst schnelle und einfache Versorgung von Mitarbeitern mit qualitativ hochwertigen Informationen bzw. Wissen. Aus technischer Sicht gesehen besteht ein OM aus gespeicherten Informationen bzw. Daten, eine Veränderung erfolgt durch externe Wissensaufnahme und interne Wissensentwicklung. Das WM beschäftigt sich mit den Aufbau- und Veränderungsprozessen des Organisational Memory. Quelle: [Klosa, 2001, S. 10] [Lehner, 2000, S. 122f.] : Flashanimation ' AIDAJMQQF.swf ' siehe Online-Version Vertiefung: Organisatorische Wissensbasis Der Unterschied zum OM besteht darin, dass die organisatorische Wissensbasis aus allen individuellen und kollektiven Wissensbeständen eines Unternehmens besteht. Sie umfasst auch die Wissensbestände, auf die das Unternehmen nicht bzw. noch nicht zurückgreifen kann. Im Allgemeinen handelt es sich dabei um individuelles Wissen von Mitarbeitern und externes Wissen von dem das Unternehmen keine Kenntnis hat. Aufgabe des WM ist es, die organisatorischen und infrastrukturellen Voraussetzungen zu schaffen, damit auch diese Wissensbestände genutzt werden können. Im Grunde lässt sich sagen, dass WM das OM aktualisiert und weiterentwickelt. Das OM und die organisatorische Wissensbasis stehen also in einem engen Zusammenhang. Quelle: [Lehner, 2000, S. 101ff.] [Probst, 1998, S. 44] New Economy Grundlagen des Wissensmanagement Page 7

8 Schichtenmodell der organisatorischen Wissensbasis. Quelle: [LEHN00, S. 103] Kernaussagen: Transformation von Wissen WM kann im Allgemeinen als die pragmatische Weiterentwicklung der Ansätze der lernenden Organisation angesehen werden und befasst sich mit den Aufbau- und Veränderungsprozessen des organisatorischen Gedächtnisses. Im Mittelpunkt stehen dabei die gezielte Aktivierung, der Einsatz und die Bewertung der im Unternehmen bereits vorhandenen Problemlösungen bzw. Wissensbestände. Da ein Großteil dieser Lösungen in impliziter Form vorliegt und damit nicht allgemein bekannt, unspezifisch, oft individuell ausgeprägt, nicht beschreibbar oder nicht beschrieben und in einem spezifischen Kontext verwurzelt ist, besteht eine zentrale Aufgabe des WM in der Aufbereitung dieser Wissensbestände. Diesen Vorgang bezeichnet man als Transformation von Wissen, wobei vorhandenes Wissen externalisiert wird und anschließend in Form von expliziten Konzepten an unterschiedlichen Orten sowie von unterschiedlichen Teilnehmern genutzt werden kann. Für die Umwandlung von Wissen existieren vier Mechanismen, die ausgehend von der jeweiligen Wissensform in zwei Gruppen eingeteilt werden können. Kombinationsprozess Internalisierungsprozess Sozialisationsprozess Externalisierungsprozess Dabei gestalten sich Prozesse, die implizites Wissen als Ausgangspunkt besitzen schwieriger als diejenigen mit explizitem Wissen. Die Aufgabe von Technologien ist es, einen Wissensumwandlungsprozess zu unterstützen, der diese vier Teilprozesse miteinander verbindet und permanent am Laufen hält. Quelle: [Hasenkamp, 1998, S. 957] [Klosa, 2001, S. 31f.] [Lehner, 2000, S. 282] [Nonake, 1997, S. 85] New Economy Grundlagen des Wissensmanagement Page 8

9 Vier Mechanismen der Wissensumwandlung. Quelle: [Nonake, 1997, S. 85] Kernaussagen: Verarbeitung von betrieblichem Wissen Betriebliches Wissen existiert in Verbindung mit unterschiedlichen Wissensträgern, Orten und Formen. Damit das wirtschaftlich relevante Wissen gewinnbringend einsetzbar ist, sind mehrere Aktivitäten notwendig. Die Ausgestaltung, Steuerung und Verwaltung dieser Aktivitäten stellt den Schwerpunkt des Wissensmanagement-Ansatzes dar. Durch den Einsatz von IuK-Technologien können diese Aktivitäten maßgeblich beeinflusst bzw. erst ermöglicht werden. Quelle: [Allweyer, 1998, S. 39] : Flashanimation ' AIDAZSQQF.swf ' siehe Online-Version Kernaussagen: Lernkontrolle : Flashanimation ' AIDAHTQQF.swf ' siehe Online-Version Glossar Wissensbegriff Sender Empfänger individuelle kollektive Erläuterungstext Eine allgemeine Erklärung kann der VDI-Richtlinie 5007 entnommen werden, die Wissen als "die Gesamtheit der im menschlichen Gedächtnis fixierten Inhalte (Objekte, Ereignisse, Personen, Beziehungen, Handlungsweisen usw.)" [O.V., 1995] beschreibt. - der "Informierte" bzw. der "Wissende" - der "Informationsnachfrager" bzw. der "Wissbegierige" Manche Autoren verwenden auch den Begriff "persönliches" Wissen. Individuelles bzw. privates Wissen basiert auf dem Erfahrungsschatz einzelner Personen. Manche Autoren verwenden auch den Begriff "organisationales" Wissen. Kollektives bzw. organisationales Wissen ist in gleicher Art und Weise in den Köpfen mehrerer Individuen vorhanden. New Economy Grundlagen des Wissensmanagement Page 9

10 Glossar Erläuterungstext Folgende Diese Aufzählung nimmt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Ausprägungsformen Die Aufspaltung von Wissen in individuelle und kollektive sowie implizite und explizite Ausprägungen. WM Wissensmanagement Verfügung Bei der Erstellung von Leistungen für das Unternehmen treffen Mitarbeiter auf neue oder alte Probleme. Das benötige Wissen zur Problemlösung beruht auf einer Mischung von Dokumenten, Dateien, Fähigkeiten und Erfahrungen. Da ein Mitarbeiter in einer immer komplexer werdenden Umwelt nicht über das gesamte Wissen verfügen kann, müssen ihm die benötigten Komponenten bei Bedarf vermittelt werden. organisatorische Die organisatorische Wissensbasis ist ein Gebilde, welches "sich aus individuellen und kollektiven Wissensbasis Wissensbeständen zusammensetzt, auf die eine Organisation zur Lösung ihrer Aufgaben zurückgreifen kann. Sie umfasst darüber hinaus die Daten- und Informationsbestände, auf welchen individuelles und organisatorisches Wissen aufbaut." Entwicklung Während des Vorgangs der Problemlösung kann aufgrund der Wissensbasis bereits vorhandenes Wissen benutzt, neues Wissen entwickelt und der Bedarf für eventuell neues Wissen entdeckt werden. Ziel ist es, aus vergangenen Fehlern zu lernen. Organisational Memory deutsch: Organisatorisches Gedächtnis aktualisieren neues Wissen: - aufnehmen - verarbeiten - speichern individuelle Lernprozesse Darunter können alle Fortschritte zusammengefasst werden, die Mitarbeiter z.b. bei Problemstellungen des alltäglichen Geschäftslebens erzielen. organisatorischem Lernen Verursacht eine Transformation der organisatorischen Wissensbasis entsprechenden - Wahrnehmungsbereitschaft der Organisation Unternehmenskultur - Mitteilungsbereitschaft der Mitarbeiter Kombinationsprozess Beschreibt die Umwandlung von individuellem, explizitem zu kollektivem, explizitem Wissen. Dies stellt den einfachsten Prozess des WM dar. Internalisierungsprozess Beschreibt den Lernprozess von explizitem zu implizitem Wissen, also den Vorgang bei dem ein Mitarbeiter das bereitgestellte Wissen eines Unternehmens verinnerlicht und unbewusst anwendet. Die Internalisierung kann als "learning bei doing" verstanden werden. Sozialisationsprozess Beschreibt die Umwandlung von individuellem, implizitem Wissen zu kollektivem, implizitem Wissen. Externalisierungsprozess Beschreibt die Umwandlung von implizitem zu explizitem Wissen. Dabei wird versucht die nur schwer formalisierbaren Wissensbestände in Form von Metaphern, Analogien oder Hypothesen darzustellen und somit zu explizieren. Literaturverweis Literaturangabe [Probst, 1998, S. 44] Probst, G. et al.: Wissen managen. Wie Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen. 2. Auflage. Gabler, Wiesbaden [O.V., 1995] o.v.: Wissensbanken in der Anwendung. In: Verein Deutscher Ingenieure (Hrsg.): VDI-Richtlinie [Hasenkamp, 1998, S. Hasenkamp, U.; Rossbach, P.: Wissensmanagement. In: WISU 27 (1998) 8-9, S f.] [Maier, 1995, S. 200f.] Maier, R.; Lehner, F.: Daten, Information, Wissen. In: Lehner, F. et al.: Wirtschaftsinformatik. Theoretische Grundlagen. Hanser, München 1995, S [Maier, 1999, S. 5] Maier, R.; Klosa, O.: Wissensmanagementsysteme. Begriffsbestimmung, Funktionen, Klassifikationen und Online-Marktüberblick. Forschungsbericht Nr. 36. Universität Regensburg [Haun, 2002, S. 101f.] Haun, M.: Handbuch Wissensmanagement. Grundlagen und Umsetzung, Systeme und Praxisbeispiele. Springer, Berlin [Klosa, 2001, S. 20] Klosa, O.: Wissensmanagementsysteme in Unternehmen. State-of-the-Art des Einsatzes. 1. Aufl., Gabler, Wiesbaden [Gentsch, 1999, S. 33] Gentsch, P.: Wissen managen mit innovativer Informationstechnologie. Strategien - Werkzeuge - Praxisbeispiele. Gabler, Wiesbaden [Klosa, 2001, S. 18f.] Klosa, O.: Wissensmanagementsysteme in Unternehmen. State-of-the-Art des Einsatzes. Gabler, Wiesbaden [Probst, 1998, S. 37] Probst, G. et al.: Wissen managen. Wie Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen. 2. Aufl., Gabler, Wiesbaden [Lehner, 2000, S. 180] Lehner, F.: Organisational Memory. Konzepte und Systeme für das organisatorische Lernen und das Wissensmanagement. Hanser, München [Bund, 1998, S. 41] Bund, M.: Begriffe die man kennen muss. Lernende Organisation. In: WISU Das Wirtschaftsstudium 27 (1998) 1, S. 41. [Klosa, 2001, S. 10] Klosa, O.: Wissensmanagementsysteme in Unternehmen. State-of-the-Art des Einsatzes. 1. Aufl., Gabler, Wiesbaden [Lehner, 2000, S. 122f.] Lehner, F.: Organisational Memory. Konzepte und Systeme für das organisatorische Lernen und das Wissensmanagement. Hanser, München [Lehner, 2000, S. 101ff.] Lehner, F.: Organisational Memory. Konzepte und Systeme für das organisatorische Lernen und das Wissensmanagement. Hanser, München [Probst, 1998, S. 44] Probst, G. et al.: Wissen managen. Wie Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen. 2. New Economy Grundlagen des Wissensmanagement Page 10

11 Literaturverweis [Hasenkamp, 1998, S. 957] [Klosa, 2001, S. 31f.] Literaturangabe Auflage. Gabler, Wiesbaden Hasenkamp, U.; Rossbach, P.: Wissensmanagement. In: WISU 27 (1998) 8-9, S Klosa, O.: Wissensmanagementsysteme in Unternehmen. State-of-the-Art des Einsatzes. 1. Aufl., Gabler, Wiesbaden [Lehner, 2000, S. 282] Lehner, F.: Organisational Memory. Konzepte und Systeme für das organisatorische Lernen und das Wissensmanagement. Hanser, München [Nonake, 1997, S. 85] Nonake, I.; Takeuchi, H.: Die Organisation des Wissens Wie japanische Unternehmen eine brachliegende Ressource nutzbar machen. Campus Verlag, Frankfurt am Main [Allweyer, 1998, S. 39] Allweyer, T.: Modellbasiertes Wissensmanagement. In: Information Management und Consulting 13 (1998) 1, S New Economy Grundlagen des Wissensmanagement Page 11