12Tipps. für die erfolgreiche Zustellung Ihrer s. Whitepaper Nr. 9

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1 12Tipps für die erfolgreiche Zustellung Ihrer s Whitepaper Nr. 9

2 Sie versenden keinen Spam. Das ist die Ausgangsbasis dieses Dokuments. Das Versenden von Spam-Mails ist schließlich illegal. Das Gesetz erlaubt dies nicht und wir ebenfalls nicht. Denn Spam ist aufdringlich, unprofessionell und schlecht für das Ansehen des Direktmarketings. Da Ihre s kein Spam sind, dürfen sie selbstverständlich im Posteingang Ihrer Kontakte landen. Doch leider enden viele seriöse -Kampagnen im Junk-Ordner oder im Unerwünscht -Postfach. Wir von Copernica werden oft von Vermarktern gefragt, wie sie dieses unangenehme Spam-Etikett vermeiden können. Wir haben festgestellt, dass es Verwirrung in Hinblick auf bestehende Gesetze, die Funktionsweise von Spamfiltern und die Technik dahinter gibt. Es ist jedoch genau dieses Wissen, das Ihnen ings ermöglicht, die auch tatsächlich in den Posteingängen Ihrer Kontakte landen. Einleitung Aber was genau passiert, nachdem Sie die Senden -Taste für ein ing betätigt haben? Copernica Deutschland stellt Ihnen den Spamfilter 1.01 zur Verfügung. Wir haben Ihnen zwölf Schritte zur Gestaltung Ihrer -Kampagnen aufgelistet, damit diese den direkten Weg zu den Empfängern finden. Einige unserer Tipps betreffen den Aufbau eines Mailings, während andere auf die technischen Aspekte ausgerichtet sind. Jeder dieser Ratschläge sollte berücksichtigt werden, bevor Sie auf Senden klicken, um einen reibungslosen Versand der E- Mails zu gewährleisten. Sie werden feststellen, dass sich zahlreiche Maßnahmen zur Vorbeugung von Spam mit Hilfe unserer Marketingsoftware automatisieren lassen. Es ist unbedeutend, welche Software Sie verwenden. Sie werden in jedem Fall eine niedrigere Spamzahl und höhere Versandquoten verzeichnen, wenn Sie unsere Tipps berücksichtigen. Copernica Deutschland wünscht Ihnen viel Erfolg für den Versand Ihrer Mailings. Ihr Copernica Team

3 1. Verwenden Sie Opt-in-Adressdateien für B2B und B2C 2. Fürchten Sie sich nicht vor Abmeldungen 3. Bitten Sie die Empfänger, Sie in ihr Adressbuch aufzunehmen 4. Verwenden Sie eine existierende Absenderadresse 5. Vermeiden Sie bedenkliche Ausdrücke im Betreff 6. Gehen Sie beim Aufbau und Inhalt Ihrer Mailings sorgfältig vor 7. Verwenden Sie Ihre eigene IP-Adresse Inhalt 8. Verwenden Sie Ihren eigenen Domainnamen 9. Richten Sie SPF-Records ein 10. Splitten Sie große Mailings 11. Stellen Sie Ihren Server so ein, dass er mit Greylisting umgehen kann 12. Halten Sie Ihre Adressliste auf dem neuesten Stand

4 Gesetz vs. Computer Der Hauptunterschied zwischen dem Gesetz und dem Computer ist folgender: Das Gesetz sagt Ihnen, dass Sie nicht berechtigt sind, Mailings ohne die Genehmigung des Empfängers zu versenden. Der Computer kann nicht sprechen, er kann lediglich die Qualität Ihrer Mailings prüfen und entscheiden, ob diese zugestellt werden oder nicht. Das Gesetz Gemäß 7 Abs. 2 UWG tritt eine Wettbewerbsverletzung ein, wenn der Werber dem Verbraucher ohne dessen Zustimmung Werbung per oder Telefon zukommen lässt. Aus diesem Grund ist es erforderlich, eine aktiv durchgeführte Einverständniserklärung des Empfängers einzuholen. In der Regel wird dies durch das Setzen eines Häkchens in einer Checkbox erreicht (Opt-in). Hierbei ist zu beachten, dass die Checkbox nicht bereits standardmäßig ausgewählt ist. In diesem Fall liegt ein passives Opt-in vor, das den Anforderungen einer Einverständniserklärung nicht genügt. Ebenso müssen Sie dem Empfänger jederzeit die Möglichkeit bieten, sich aus Ihrer Adressliste auszutragen. Platzieren Sie diese Möglichkeit gut sichtbar in jeder Ihrer s. Spam Spam schließt Mailings an eine große Anzahl von Adressaten ein, wobei nicht zwischen Zielgruppen, Relevanz oder Erwünschtheit der an die Empfänger unterschieden wird. Vermarktern sollte daher klar sein, wo die Grenze zwischen einem Spam-Mailing und einem (echtem) Massen-Mailing liegt. Der Computer Der Computer, oder vielmehr der jeweilige Internetdienstanbieter, kann anhand einer nicht feststellen, ob Sie eine Opt-in-Genehmigung vom Adressaten besitzen. Daher muss der Internetdienstanbieter auf die selbst zurückgreifen, um festzustellen, ob Sie ein echter Absender sind und ob die Mitteilung vom Kunden erwünscht ist. 4

5 Gesetz vs. Computer -Dienste Wenn Sie auf die Senden -Taste Ihres Newsletters klicken, sendet Ihr Mailserver die s an die entsprechenden Internetdienstanbieter. Der Server achtet darauf, was hinter Hotmail, Gmail und Xs4all sind Internetdienstanbieter. Sie prüfen den Teil der Adresse vor der darauf hinweist, für welchen Ihrer Kunden die jeweilige bestimmt ist. Spamfilter Die Internetdienstanbieter tun ihr Möglichstes, um die Posteingänge ihrer Kunden spamfrei zu halten. Aus diesem Grund wird jede eingehende vor der Zustellung überprüft und gekennzeichnet. Die Überprüfung erfolgt durch den Spamfilter des Internetdienstanbieters. Ein Spamfilter prüft Ihre s auf vielfältige Art und Weise. Jede Prüfung ergibt eine positive oder negative Punktzahl abhängig davon, wie sehr die Qualität Ihrer Mails mit Spam assoziiert wird. So werden z.b. die Echtheit des Absenders, die Qualität der Aufmachung und die Textinhalte geprüft. Die Prüfpunkte werden vom Spamfilter addiert. Weist Ihre zu viele negative Punkte auf, wird sie entweder an einen Junk-Ordner gesendet oder nicht zugestellt. 5

6 1 Verwenden Sie Opt-in-Adressdateien für B2B und B2C Sammeln Sie Kundendaten und lassen Sie sich das Einverständnis zur Verwendung dieser Daten geben. Dazu sind Sie gesetzlich verpflichtet. Nutzen Sie hierfür die zur Verfügung stehenden Medienkanäle wie beispielsweise Webformulare, Veranstaltungen, Ihre -Signaturen oder die Vertriebsabteilung. Lesen Sie den Anhang 10 Wege zum Sammeln von Opt-ins am Ende dieses Whitepapers. Darin finden Sie weitere Möglichkeiten zur Datengenerierung. 2 Fürchten Sie sich nicht vor Abmeldungen Sind Sie unsicher, ob auch tatsächlich alle Daten in Ihrer aktuellen Datenbank per Opt-in erfasst wurden? Scheuen Sie sich nicht davor, dies nochmals zu prüfen. Verweisen Sie in Ihrem nächsten Newsletter auf die Opt-in-Vorschriften und machen Sie Ihre Leser darauf aufmerksam, wie sie sich abmelden können, falls sie kein Interesse mehr an Ihren Mailings haben. Die Wahrscheinlichkeit ist recht hoch, dass sich Abonnenten, die sich nicht mehr erinnern, wo oder warum sie sich angemeldet haben, Ihren s nicht mehr sonderlich viel Beachtung schenken werden. Ein möglicher Verlust an Abonnenten wird durch die Qualität der Gruppe, die angemeldet bleibt, kompensiert. Sie können sicher sein, dass diese Gruppe liest was Sie schreiben. Machen Sie die Opt-out-Option in Ihrem Mailing deutlich sichtbar. Nicht weil Sie möchten, dass sich die Leser abmelden. Diese Schaltfläche sollte jedoch einfacher anzuklicken sein als die Spam -Taste des Internetdienstanbieters. Denn klicken zu viele Leser auf die Spam - Taste, laufen Ihre s Gefahr beim nächsten Mailing im Spamordner zu landen. 6

7 3 Bitten Sie die Empfänger, Sie in ihr Adressbuch aufzunehmen Der Internetdienstanbieter Ihres Abonnenten versucht, dessen Posteingang spamfrei zu halten. Daher wird Ihre vor der Zustellung in mehrfacher Hinsicht überprüft. Wie bereits in der Einleitung erwähnt, vergeben Spamfilter negative Punkte für Ihre s, wenn sie darin Anzeichen von Spam finden. Eine der Prüfungen bezieht sich z.b. auf die Kopfzeile Ihrer (z.b. die An-, Von- und Betreff- Zeile). Befindet sich Ihr Absender ( Von ) im Adressbuch der Abonnenten, wird Ihre zweifellos an den Posteingang gesendet. Regen Sie Ihre Abonnenten also an, Sie in ihr Adressbuch aufzunehmen. Die erste und wahrscheinlich beste Gelegenheit dazu bietet sich direkt nach der Anmeldung. Sie sind dem Abonnenten noch gut im Gedächtnis und können dies anhand einer Willkommens-Mail verstärken. Schreiben Sie z.b.: Fügen Sie uns bitte Ihrem Adressbuch hinzu, um unsere News stets optimal empfangen zu können.... Es ist auch ratsam alle Mitteilungen über dieselbe Absenderadresse zu verschicken. Dies wird sowohl Ihre Chancen auf eine Zustellung in den Posteingang erhöhen als auch die Beachtung Ihrer s durch den Empfänger steigern. 7

8 4 Verwenden Sie eine existierende Absenderadresse Der Spamfilter Ihrer Adressaten prüft ebenfalls, ob Ihre Von -Adresse tatsächlich existiert. Verwenden Sie einen Absender, der nicht über einen echten -Posteingang verfügt, erhalten Sie eine negative Bewertung. Daher ist es nicht ratsam, eine Adresse zu verwenden. Antworten die Empfänger trotzdem auf solch eine Adresse, nimmt auf der anderen Seite ein Posteingang die Antwort entgegen, selbst wenn niemand diesen Posteingang liest. 5 Vermeiden Sie bedenkliche Ausdrücke im Betreff Die Betreffzeile einer ist von großer Bedeutung. Daher sollten Sie bestimmte Wörter und Ausdrücke darin vermeiden: Aufdringliche Begriffe wie kostenlos, Download, Kredit, Geld, limitiert, etc. Ausrufezeichen, Dollar-/Eurozeichen und zu viel Interpunktion Lange Betreffzeilen (beschränken Sie sich auf 45 Zeichen) Hyperlinks Übermäßig viel Großschreibung 8

9 6 Gehen Sie beim Aufbau und Inhalt Ihrer Mailings sorgfältig vor Die meisten Spamfilter überprüfen den Aufbau und Inhalt Ihrer Mailings vor der Zustellung. Je mehr Fehler Ihnen beim Inhalt und der Programmierung unterlaufen, desto mehr laufen Sie Gefahr auf eine schwarze Liste gesetzt zu werden. Do* Lassen Sie Ihre HTML-Vorlage von einem Profi erstellen und überprüfen Sie den Code anhand eines W3C-Validators ( Weisen Sie auf weitere Inhalte (z.b. Flash-Formate und Formulare) über einen Hyperlink hin. Platzieren Sie die Inhalte auf Ihre Webseite. Nutzen Sie KISS für den Aufbau: Halten Sie den Aufbau einfach und übersichtlich. Gestalten Sie das Mailing 600 Pixel breit und nicht zu lang dies ist die übliche Anzeigegröße für Mailbrowser. Testen Sie Ihre Mailings bei den beliebtesten Internetdienstanbietern: Outlook (2007), Hotmail und Gmail. Wird die Mail gesendet? Sieht sie gut aus? Lassen Sie das Mailing durch einen Spam-Check laufen. Dieser überprüft die HTML-Programmierung und gibt Ihnen Ratschläge zur Verbesserung der Zustellbarkeit. Nutzen Sie z.b. SpamAssassin. Don t Vermeiden Sie überflüssige HTML-Codes in Ihrem Template/ Ihrer . Verwenden Sie keine Flash- oder Java-Skripte. Verwenden Sie in der Mail selbst keine Webformulare. Überladen Sie die nicht mit Hintergründen oder Bildern. Vermeiden Sie (große) Anhänge. Schreiben Sie nicht ganze Wörter/Sätze in Großbuchstaben. * Die Copernica Marketing Software ermöglicht es Ihnen, jede Mail durch eine Spam-Prüfung laufen zu lassen, bevor sie gesendet wird. Die Software erstattet Ihnen Bericht, wie Sie bei Spamfiltern abschneiden und gibt Ihnen Verbesserungsvorschläge. Sie können Ihre ings auch von Ihrem persönlichen Ansprechpartner bei Copernica spamsicher machen lassen. Wir helfen Ihnen gerne weiter. 9

10 7 Verwenden Sie Ihre eigene IP-Adresse Wenn Sie ein externes Softwarepaket zum Versenden Ihrer Massenmails verwenden, teilen Sie sich höchstwahrscheinlich eine IP-Adresse mit anderen Unternehmen. Das Teilen einer IP-Adresse* birgt jedoch Risiken. Sollte eine andere Firma (versehentlich) auf die schwarze Liste gesetzt werden, werden Ihre Mailings ebenfalls vom Internetdienstanbieter geblockt. Vor dem Versenden Ihres Mailings können Sie prüfen, ob Ihre IP-Adresse durch einen ISP auf die schwarze Liste gesetzt wurde. Spamcop ( und Spamhaus ( führen z.b. aktuelle Listen und ermöglichen Ihnen eine Verifizierung. *Copernica hat eine IP-Adresse für jede Reseller-Lizenz vorgemerkt. Normale Lizenzen laufen zur Senkung des Risikos über mehrere wechselnde IP-Adressen. 10

11 8 Verwenden Sie Ihren eigenen Domainnamen Massenmails zeigen keine Bilder an, wenn der Empfänger dies nicht erlaubt. Die Bilder werden dann vom Server des Absenders über einen Feedback-Link abgerufen. Die Erfassung von Fehlern, Impressions und Klicks in Ihrer erfolgt ebenfalls durch eine Verbindung zwischen dem Empfangsserver und Ihrem Sendeserver. Vor der Übermittlung der an den Empfänger wird der Spamfilter Ihre Verbindungen überprüfen. Es wird geprüft, von welcher Domain aus Ihre Verbindungen erfolgen. Versenden Sie s über einen externen Anbieter, wird die Verbindung zu dessen Domain hergestellt, da dort die Bilder gespeichert sind. Der Spamfilter prüft zudem, ob sich der Domainname Ihres sichtbaren Absenders vom Domainnamen des tatsächlichen Absenders ( unterscheidet. Dies erhöht nämlich die Wahrscheinlichkeit, dass die s als Spam gekennzeichnet werden. Um dem vorzubeugen, können Sie die Domain für das Abrufen und Antworten auf Ihr Mailing anpassen. Dies erfolgt anhand der Platzierung Ihres Firmenservers zwischen Absender und Internetdienstanbieter. Sendeserver Ihre Server-Domain ISP Adressat Stellen Sie stets sicher, dass beide Seiten der Verbindung korrekt aufgebaut sind. Ihre eigene Domain muss wie eine Durchreiche funktionieren nicht mehr und nicht weniger. Ist die Verbindung nicht korrekt aufgebaut, werden die Bilder nicht angezeigt und es können keine Antworten erfasst werden*! *Die Copernica Marketing Software ermöglicht es Administratoren über das Admin-Modul ihre eigenen Domainnamen auszuwählen und Einstellungen vozunehmen. Selbstverständlich können Sie auch Ihre eigenen Server so einrichten, dass sie auf diese Einstellungen abgestimmt sind. 11

12 Terminologie IP-Adresse Internetprotokolladresse. Ein einzigartiger Zahlencode, anhand dessen sich in einem Netzwerk verbundene Computer erkennen und ausfindig machen können. P.E DNS Domain Name System. Verbindet Domainnamen mit IP-Adressen. P.E SPF Sender Policy Framework. Bestandteil der DNS-Daten. Enthält Informationen darüber, welche Sendeserver berechtigt sind, von einem bestimmten Domainnamen aus s zu versenden. 9 Richten Sie SPF-Records ein Im vorherigen Kapitel haben wir erläutert, dass ein Spamfilter prüft, ob Ihre Absender-Domain mit der Domain des versendenden Mailservers übereinstimmt. Ein Spamfilter prüft Ihre Adresse jedoch in mehrfacher Hinsicht. Eine weitere Methode ist das Sender Policy Framework, kurz SPF. Um SPF zu erklären, müssen wir noch genauer auf die Domainnamen eingehen. Jeder Domainname ist mit einer IP-Adresse verbunden. Die IP-Adresse ist eine Ihrem Netzwerk einmalig zugewiesene Adresse. Jeder mit dem Internet verbundene Computer kann Ihre Webseite anhand der IP-Adresse ausfindig machen. Die Verbindung zwischen einem Domainnamen und einer IP-Adresse wird Domain Name System (DNS) genannt. Um sich zu merken, welche Domain welche IP-Adresse besitzt, gibt es spezielle DNS-Server. Diese sind wie digitale Gelbe Seiten, die mit DNS-Daten gefüllt sind. Wenn Sie Ihren Computer auffordern, eine Webseite anzuzeigen, stellt dieser eine (extrem schnelle) Verbindung zu einem DNS-Server her, der Sie an die entsprechende Webseite weiterleitet. Ihr DNS-Record enthält Angaben darüber, welche Sendeserver mit Ihrer - Domain verbunden sind. Darin liegt eine Gefahr: Wenn Sie Ihre über einen externen Anbieter (z.b. eine Software-Anwendung) versenden, unterscheidet sich der Sendeserver von dem eingetragenen Absender. Stellt ein Spamfilter diesen Unterschied fest, gilt Ihre als Spam. Zur Vorbeugung dessen können Sie Ihr DNS-Record selbst ändern. Fügen Sie Ihrer Datei ein PSD-Record hinzu, welches angibt, dass der externe Anbieter X berechtigt ist, in Ihrem Namen s zu versenden. Nur der Administrator Ihrer Domain kann ein SPF-Record für Ihre Domain einrichten. 12

13 10 Splitten Sie große Mailings -Server empfangen nur ungern eine hohe Anzahl gleichzeitiger Mitteilungen von einem Absender. Kommen zu viele Mails auf einmal an, handelt es sich dabei zweifelsfrei um Massenmailings, die unter die Kategorie Spam fallen. Daher überprüfen Spamfilter insbesondere die Menge der s, die von einem Absender eingehen. Darüber hinaus kann ein Server, der zu viele s empfängt, überlastet sein. Dies führt dazu, dass alle s verworfen werden oder verloren gehen. Wenn Sie viele Empfänger auf einmal anschreiben möchten, sollten Sie daher in Erwägung ziehen, diese in Gruppen aufzuteilen und die Mailings zu verschiedenen Zeiten zu versenden*. *Die Copernica Marketing Software berücksichtigt die Kapazität der Empfangsserver für alle Massenmailings. Wenn Sie ein Mailing versenden, wird dieses den verschiedenen Internetdienstanbietern - abhängig von der Kapazität - in Teilen zugestellt. Dies verringert das Spamrisiko für Ihre Mailings. 13

14 11 Stellen Sie Ihren Server so ein, dass er mit Greylisting umgehen kann Um den Spamfilter zu entlasten, verwenden einige Internetdienstanbieter einen Rausschmeißer namens Greylisting. Das Greylisting findet bereits statt, bevor der Spamfilter mit der Prüfung Ihrer Mailings beginnt. Greylisting bedeutet, dass alle s von Absendern, die dem Empfangsserver nicht bekannt sind, abgelehnt werden. Haben Sie also zuvor noch keine Mitteilungen an den Empfangsserver gesendet, wird Ihre vom System unter Quarantäne gestellt. Ihre IP-Adresse, Ihre Absenderadresse und die Adresse des Abonnenten bestimmen, ob Sie neu sind oder nicht. Der Internetdienstanbieter wird Ihrem Sendeserver eine Fehlermeldung schicken, die besagt, dass die Annahme der Mitteilung abgelehnt wurde. Absender von Spam-Mails sind dafür bekannt, falsche Sende-IDs und Antwortadressen zu verwenden und werden diese Fehlermeldung daher nie empfangen. D.h., sie werden umgehend abgewiesen, um somit dem Spamfilter Arbeit zu ersparen. Nun ist es für Ihren Sendeserver wichtig zu wissen, wie er mit dieser Ablehnung zu verfahren hat, um die Mitteilung erneut zu versenden. Beim zweiten Versuch wird der Empfangsserver Ihre Mitteilung weiterleiten*. Zukünftige Mailings an denselben Empfänger werden ebenfalls zugestellt (sofern Sie dieselben Absenderdaten verwenden). Selbstverständlich müssen Sie jedoch auch noch durch den Spamfilter kommen. *Unsere Server sind so programmiert, dass sie ings erneut versenden, wenn diese auf der Greylist stehen. Sie werden nicht einmal eine Fehlermeldung erhalten. 14

15 12 Halten Sie Ihre Adressliste auf dem neusten Stand Wie oft schicken Sie Ihren Kontakten s? Ganz egal wie regelmäßig: in der Zwischenzeit wird es immer Job- und -Adressen-Wechsel geben sowie den Verlust des Interesses an Ihren Produkten. Ihre Kontakte werden jedoch nicht daran denken, Sie über all dies in Kenntnis zu setzen. Fehler Hat sich eine Adresse geändert, wird Ihre abgewiesen. Bevor Ihre zugestellt wird prüft ein Spamfilter stets alle Empfänger, um festzustellen, ob es viele fehlerhafte Adressen in Ihrer Liste gibt. Ist dies der Fall, wird der Internetdienstanbieter wissen, dass Sie mit einer veralteten Liste arbeiten so wie es auch bei Spam-Versendern der Fall ist. Die Copernica-Software aktualisiert stets Ihre Datenbank, sodass Sie nicht mit veralteten Listen arbeiten. Beheben Sie die Fehler nach jedem Mailing. Fehler hinsichtlich falscher oder Server-Empfänger sollten umgehend aus Ihrer Adressdatei beseitigt werden. Beim nächsten Mailing werden sie sonst erneut abgewiesen. Auch andere Fehlerarten sollten genau überwacht werden, um festzustellen, ob sie erneut auftreten. Als Faustregel gilt: Bei drei Fehlern sollte die Adresse aus Ihrer Liste gestrichen werden. Automatische Antworten Adressaten, die Teilzeit arbeiten oder im Urlaub sind, richten einen Autoresponder ein, um Sie darüber zu informieren, dass sie in nächster Zeit nicht antworten werden. Dies ist für Sie jedoch irrelevant, sofern die Adressaten die Mitteilung letzten Endes erhalten. Wichtig hingegen ist, dass Ihr Server die Autoresponder -Antwort empfangen kann. Eine Autoresponder -Antwort kann Sie ebenfalls darüber informieren, dass ein Mitarbeiter nicht länger in einem Unternehmen angestellt ist oder eine neue Adresse hat. Aus diesem Grund raten wir Ihnen, einen Ihrer Mitarbeiter einen Blick auf die Antworten auf Ihre s werfen zu lassen. Dieser kann die Änderungen dann bearbeiten und Ihre Adressliste aktuell halten. Abmelder Verliert ein Empfänger das Interesse, wird er sich aus Ihrem Verteiler abmelden. Achten Sie stets darauf, dass die Abmelden -Schaltfläche oder der Link funktioniert. Kontakte, die nach der Abmeldung weiterhin s empfangen, reagieren meist sehr verärgert. Abmelder sind ein weiterer guter Grund dafür, die Antworten auf Ihre Mailings von einem Mitarbeiter überprüfen zu lassen. Verstimmte und ungeduldige Empfänger werden nicht nach der Abmelden -Schaltfläche suchen, sondern Ihnen eine Antwort senden ( Nehmen Sie mich verdammt nochmal aus Ihrer Liste ). Können die Empfänger nicht antworten, werden sie stattdessen höchstwahrscheinlich auf die Spam -Schaltfläche klicken und damit Ihrem Ansehen schaden. 15

16 Anhang: 10 Wege zum Sammeln von Opt-ins Es gibt zahlreiche Möglichkeiten zum Erhalt einer Empfangsgenehmigung (Opt-in). Ungeachtet dessen, ob Sie eine aktive Kampagne zum Sammeln von Adressdaten erstellen oder ob Sie Ihren Kontakten verschiedene Möglichkeiten zum Anmelden bieten möchten, stehen Ihnen zahlreiche Medien zur Verfügung. Berücksichtigen Sie bei jeder Option die folgenden Aspekte: Regen Sie Ihren Kontakt zu einer Anmeldung an Senken Sie die Hemmschwelle: Erfragen Sie beim Anmelden nicht zu viele Informationen Steuern Sie die Erwartungen Ihres Kontakts an Ihre Mailings Versenden Sie regelmäßig Newsletter, um das Interesse aufrecht zu erhalten Nutzen Sie Ihre Mailingliste nicht für Zwecke, auf die bei der Anmeldung nicht explizit hingewiesen wurde Melden Sie Ihre Kontakte nicht bei anderen als den vereinbarten Listen an Bieten Sie in jedem Mailing ein gut sichtbares Opt-out an Bestätigen Sie das Opt-in mit einer Begrüßungmail 1. Print-Mailings: Fügen Sie zu Ihren regelmäßigen Print-Mailings eine Anmerkung hinzu, die den Leser zum Abonnement Ihres -Newsletters einlädt und dessen Vorteile aufzeigt. Für eine aktivere Herangehensweise: Versenden Sie eine Broschüre oder einen Flyer, der den Leser für Ihren -Newsletter begeistert. Nutzen Sie als Hebel einen Wettbewerb, eine Gratisbeigabe oder eine Mitteilung, die die Neugier des Lesers steigert. 2. Webseite: Versehen Sie mehrere oder all Ihre Webseiten mit einer Anmeldeoption. Nutzen Sie hierfür ein Webformular, das direkt über Ihre Datenbank läuft. Fügen Sie Ihren sonstigen Webformularen durch ein Kontrollkästchen ebenfalls die Möglichkeit eines Abonnements hinzu, z.b. beim Anbieten von Whitepapern oder Broschüren zum Herunterladen. 3. Beispiel-Newsletter auf der Webseite: Veröffentlichen Sie Ihren aktuellsten Newsletter oder eine Version, die nicht veraltet ist, auf Ihrer Webseite. Geben Sie den Lesern Anstöße, sich anzumelden. 16

17 Anhang: 10 Wege zum Sammeln von Opt-ins 4. Test-Mailing: Bieten Sie ein einmaliges Mailing Ihres (aktuellsten) Newsletters an. Mögen die Leser diesen, können sie sich am Ende des ersten Newsletters für alle Newsletter anmelden. Dies senkt die Hemmschwelle zum Anmelden. 5. Verkaufsgespräch: Ihre Vertriebsmitarbeiter sollten die Akquise am Telefon mit einem Hinweis auf Ihren Newsletter beenden und die Kunden um eine Anmeldung bitten. 6. Handlungsaufforderung in einer anderen Mail: Haben Sie die Genehmigung zum Senden eines einmaligen Mailings, regen Sie die Leser an, sich für regelmäßige Mailings anzumelden. Gestalten Sie die Schaltfläche zum Anmelden eindeutig und so, dass sie leicht anzuklicken ist. 7. Veranstaltungen: Platzieren Sie eine Sammelbox für Visitenkarten an Ihrem Messestand. Machen Sie deutlich, dass sich die Interessenten durch das Einwerfen ihrer Visitenkarte für Ihre Mailings anmelden (und dass sie dafür ein spezielles Angebot erhalten werden). 8. Weiterempfehlung: Fügen Sie Ihren regelmäßigen s eine Weiterempfehlen -Option hinzu. Zufriedene Leser werden Ihnen neue Kontakte einbringen. 9. Aktive Adressgenerierung durch die Kontakte der eigenen Mitarbeiter: Sammeln Sie Daten in Ihrem Unternehmen. Viele Angestellte verfügen über eine Liste ihrer Kontakte in Outlook oder Excel. Diese sollten in Ihrer Datenbank zentralisiert und zu Ihren ing-Listen hinzugefügt werden Signatur: Lassen Sie jeden Mitarbeiter zu seiner elektronischen Signatur einen Link hinzufügen. Dieser wird in jeder gesendeten sicht bar sein. So könnte der Leser z.b. von der Signatur zum Probenewsletter weitergeleitet werden. 17

18 Whitepaper Nr. 10 Über Copernica Copernica ist die professionelle Marketing-Software für den einfachen und schnellen Versand automatisierter ings, mit individuellen Inhalten in professionellem Layout. Darüber hinaus bietet Copernica vielfältige Möglichkeiten, um -Kampagnen mit SMS, Webseiten und Social-Media sowie personalisierten Drucksachen wie z.b. Serienbriefe zu kombinieren. Zudem verfügt die webbasierte Anwendung über ausführliche Kampagnenanalysen für ein exaktes Targeting. Copernica ist ein europäisches Unternehmen, das großen Wert auf Datenschutz legt. Bereits über 3500 Unternehmen vertrauen auf die Copernica Technologie. Copernica ist Unterzeichner des DDV Ehrenkodex -marketing und zudem Mitglied der Certified Senders Alliance im eco e.v., DDV e.v. und von Return- Path. Außerdem betreibt Copernica ausschließlich DIN ISO zertifizierte Server. Warum Copernica? Eine Plattform für Multi-Channel-Kampagnen Vollständig webbasiert Intuitive Benutzeroberfläche Ausführliche Kampagnen-Analyse Unkomplizierte Erstellung und einfacher Versand von ings Modernste Zielgruppenfilter Umfangreiche Personalisierungsoptionen Integration dynamischer Inhalte Hohe Zustellbarkeitsrate und Spamkontrolle Einfache Anbindung an Fremdsysteme (SOAP) Bereits bei über Unternehmen weltweit im Einsatz Weitere Fragen? Haben Sie Fragen oder wünschen Sie weitere Informationen? Dann kontaktieren Sie uns! Wir helfen Ihnen bei der Auswahl der idealen Marketing-Software für Ihre Multi-Channel-Kampagnen. Copernica Deutschland GmbH Kaiserswerther Str Düsseldorf Tel: + 49 (0) Fax: + 49 (0) info@copernica.de Internet: Whitepaper Nr. 10