3... Konfiguration des Systems Schnelleinstieg: Sekundenschnelle Konfiguration der SAP Workflow Engine... 97

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1 ... Geleitwort Vorwort Einführung Was ist SAP Business Workflow? Was ist SAP NetWeaver Business Process Management? SAP Business Workflow als Teil der BPM-Gesamtstrategie von SAP In welchen Situationen sollte SAP Business Workflow eingesetzt werden? Faktor 1: Mitwirkung von Personen Faktor 2: Wiederholte Ausführung Faktor 3: Geschäftlicher Nutzen Faktor 4: Höhe des potenziellen Verlusts Welche Ziele können mit SAP Business Workflow erreicht werden? Funktionen von SAP Business Workflow Zuverlässige Integration in SAP-Anwendungen Workflow Builder Grafische Darstellung des Status Mechanismen für die Arbeitsplanung Fristen-/Eskalationsmanagement Synchronisationsmanagement Integration in Groupware-Produkte Ad-hoc-Erweiterung von Prozessen Desktop-Integration Analyse mit SAP NetWeaver Business Warehouse Robuste erweiterbare Architektur Terminologie Strategien zur Ermittlung der Anforderungen Einführung Verständnis des Geschäftsprozesses Treibende Faktoren für den Prozess Erwartete Vorteile des Workflows So funktioniert der Prozess in der Theorie So funktioniert der Prozess in der Praxis Gewerkschaft und Betriebsrat Erfassung von Objektdaten Im Workflow benötigte Daten Wo befinden sich die Daten? Welche Daten sind bereits vorhanden? Sinnvoller Einsatz der erfassten Daten Ermittlung der Bearbeiter Wer sind die Bearbeiter? Kriterien zur Ermittlung von Bearbeitern Ermittlung der Übermittlungswege für Workitems Bestätigung des Workflow-Entwurfs Workflow-Administration Planung des Produktionsstarts Einplanen zukünftiger Erweiterungen Konfiguration des Systems Schnelleinstieg: Sekundenschnelle Konfiguration der SAP Workflow Engine... 97

2 Automatisches Workflow-Customizing Einzelheiten zum automatischen Customizing IMG-Aktivitäten bei der Berechtigungsverwaltung Aufgabenspezifisches Customizing Pflege der Aufbauorganisation Zuordnung der Aufgaben zu Bearbeitern Aktivierung der auslösenden Ereignisse für einen Workflow oder eine Aufgabe Transport und Mandantenkopie Transport von Aufgaben Transport von Einstellungen für Aufgaben und Workflows Transport einer Workflow-Definition Customizing für die SAP Workflow Engine Verteilung von Workitems Der Faktor Mensch SAP Business Workplace Workitem-Text Anlagen Annehmen und Zurücklegen von Workitems Ausführen eines Workitems Weiterschalten mit sofortigem Dialog Weiterleiten von Workitems Priorität Wiedervorlage Protokolle Ausgang Ablehnen von Workitems Vertretung Universal Worklist Hauptfunktionen der Universal Worklist Erste Schritte mit der Universal Worklist Arbeiten mit Aufgaben in der Universal Worklist Personalisierungsoptionen in der Universal Worklist Customizing-Optionen in der Universal Worklist Aktions-Handler in der Universal Worklist UWL Configuration Wizard Universal-Worklist-API und SONiC-Konnektor Beispiele für das Universal-Worklist-Customizing Hinzufügen oder Entfernen von Spalten Anlegen von benutzerspezifischen Spalten Obligatorische Memos, wenn ein Workitem abgelehnt wird Erweiterte Benachrichtigungen Typen von Benachrichtigungen Funktionen von erweiterten Benachrichtigungen Erforderliche Konfiguration für erweiterte Benachrichtigungen Business Workflow Workplace Externe Benutzer Weitere Überlegungen Bearbeiter Grundlegendes zur Bearbeiterzuordnung Mögliche Bearbeiter

3 Zuständige Bearbeiter Ausgeschlossene Bearbeiter Empfänger Tatsächliche Bearbeiter Zuordnung mehrerer Bearbeiter zu einem Workitem Empfänger der Nachricht bei erledigter Bearbeitung und bei Terminüberschreitung Bearbeiterzuordnung mithilfe des Organisationsmanagements Basisaufbauorganisation Erweiterte Aufbauorganisation Verzichten auf eine Aufbauorganisation Bearbeiterzuordnung mithilfe von Aufgabengruppen Implementierung und Pflege einer Aufbauorganisation in der Praxis Strategien für die Pflege der Aufbauorganisation Transport von Aufbauorganisationen Erneute Zuordnung von Workitems zu einem anderen Benutzer Vertretung von Benutzern Wann soll die Aufbauorganisation aktualisiert werden? Schulung und Motivation von Bearbeitern Workflow-Administration Reporting zu Workflows Reporting zum Workflow-Fortschritt Reporting zur Workflow-Performance Workitems nach Bearbeitungsdauer Workitems mit Terminüberschreitung Reporting zum Bearbeiterverhalten Ermittlung und Begründung potenzieller Verbesserungen Fehlerbehebung Allgemeine Techniken zur Behebung von Laufzeitfehlern Grundeinstellungen für die Fehlerüberwachung Suchen und Korrigieren von Workitems Diagnose fehlerhafter Workflows Workitem-Selektion Workitem-Häufigkeit Arbeiten mit der Workitem-Anzeige Workitem-Anzeige Standardsicht Workitem-Anzeige Technische Sicht Arbeiten mit der Anzeige des Workitem-Containers Arbeiten mit dem Workflow-Protokoll Benutzersicht Technische Sicht Beheben von Fehlern bei der Bearbeiterermittlung Fehlerbehebung bei Workitems ohne Bearbeiter oder mit falschen Bearbeitern Vermeidung des nochmaligen Auftretens von Problemen bei der Bearbeiterermittlung Unterstützende Werkzeuge für Probleme bei der Bearbeiterermittlung Beheben von Pufferfehlern Korrektur von Workitems mit Pufferproblemen Vermeidung eines erneuten Auftretens von Pufferproblemen Unterstützende Werkzeuge bei Pufferproblemen Weitere unterstützende Werkzeuge

4 Helpdesk im Intranet Webbasierte Helpdesks Selbsthilfe Ein Tag im Leben eines Workflow-Administrators Wer soll Workflow-Administrator werden? Wer trifft bei einem Workflow-Ausfall die geschäftlichen Entscheidungen? Ausfallreaktion Laufende Überwachung Regelmäßige Umgebungsprüfungen Wartung und Archivierung Optimale Nutzung einer wertvollen Ressource Verwendung von SAP NetWeaver Business Warehouse für das SAP Business Workflow-Reporting SAP NetWeaver Business Warehouse-Grundlagen für den Workflow-Experten Standard-Workflow-Analyse mit SAP NetWeaver Business Warehouse Datenfluss und Übersicht über den bereitgestellten Content Aggregationsschicht InfoCube mit aggregierten Prozessdaten Verwendung des Standard-BI-Contents Anlegen eines Workflows Grundlegendes zum Workflow Builder Look and Feel des Workflow Builders Anlegen des ersten Workflows Speichern, Aktivieren und Testen Erweiterung Ihres Workflows Terminüberwachung Auf welche Weise werden Aufgaben angelegt und eingesetzt? Einsatz von asynchronen Aufgaben Auf welche Weise erfolgt der Zugriff auf Daten und Aktivitäten? Benachrichtigungen Grundlegendes zu Containern und Datenfluss Anlegen von Containern und Datenflüssen für Aufgaben Erstellen von Containerelementen im Workflow-Container Ändern von Containerelementen Schritte Welche weiteren Schritttypen gibt es? Wie werden neue Schritte eingefügt? Welche Arten von Ausgängen gibt es? Welche Aufgaben- und Schrittattribute beeinflussen die Workitem-Ausführung? Dokumentation, Übersetzung, Transport und Teamentwicklung Wie dokumentieren Sie Workflow-Definitionen? Übersetzung des Workflows in andere Sprachen Transport neuer Versionen eines Workflows Workflow-Entwicklung innerhalb eines Teams Erweiterte Design-Techniken für Workflows Bedingungen Schrittbedingung: Workitem erzeugen Schrittbedingung: Workitem beenden Schrittbedingung: Ausführung beenden Wie wird die parallele Verarbeitung implementiert?

5 Implementierung der tabellengesteuerten dynamischen Parallelverarbeitung Implementierung eines parallelen Abschnitts Wiederverwenden von Workflows als Sub-Workflows Modellierte Termine Benachrichtigung der Empfänger per , wenn ein Termin überschritten wurde Überspringen des Workitems bei Überschreitung eines Termins Container Container und Datenflüsse im Detail Neuimplementierung des Containers Datenfluss Datenflusseditor Ausdrücke Blöcke und lokale Workflows Lokale Workflows als Praxisbeispiel für die Blockimplementierung Lokale Workflows und andere von SAP bereitgestellte Beispiel-Workflows Empfohlene Verwendung von lokalen Workflows im Vergleich zu Sub-Workflows Ad-hoc-Funktionen und Review-Workflows Ad-hoc-Funktionen für kurzfristige Änderungen von Workflows Review-Workflow Business-Objekte Grundlegendes zu Business-Objekten Terminologie Beziehungen zwischen Business-Objekttypen Tools für Business-Objekte Anzeige vorhandener Business-Objekttypen Anlegen eigener Business-Objekttypen Anlegen neuer Business-Objekte Erweitern vorhandener Objekttypen mithilfe der Delegation Anlegen von Business-Objekttypkomponenten Hinzufügen von Interfaces Anlegen von Schlüsselfeldern Anlegen von Attributen Anlegen von Methoden Anlegen von Ereignissen Programmierung von Business-Objekttypen Schlüsselfelder und Objektdeklaration Programmierung von Attributen Programmierung von Methoden Nützliche vordefinierte Objekttypen Objekttyp SELFITEM Objekttyp WF_TASK Objekttyp SYSTEM Objekttyp FORMABSENC Objekttyp USR Praxisbeispiele für das Customizing von Business-Objekten Kundenspezifische Attribute Kundenspezifische Methoden ABAP-Klassen Grundlegendes zu ABAP-Klassen

6 Entwicklung von BOR und ABAP Gründe für die Verwendung von Klassen Weitere Ressourcen ABAP-Klassen und BOR-Objekte im Vergleich Interfaces Objektidentifikation Klassen-/Komponentenebene Attribute Methoden Ereignisse Utility-Klassen Anlegen einer Utility-Klasse Komponentensichtbarkeit Methoden Verwendung einer Utility-Klasse in einer Aufgabe Attribute Funktionale Methoden Business-Klassen Local Persistent Object Reference Implementierung von FIND_BY_LPOR Implementierung von LPOR Instanziierung von ABAP-Klassenobjekten Alternative Möglichkeiten zur Instanziierung von Objekten Attribute Attribute im Vergleich zu funktionalen Methoden Ausnahmeklassen Ereignisse Reaktion auf Ereignisse Auslösen von Ereignissen Verwendung von BOR-Objekten in Klassen Empfehlungen und erweiterte Themen Performance und Instanzverwaltung Persistente Klassen Überlegungen zum Klassen-Design Regeln zur Bearbeiterermittlung Ermittlung zuständiger Bearbeiter durch Regelauflösung Grundlegendes zu Regeln Testen und Simulieren von Regeln Regel zur Ermittlung des Betriebsleiters Regelauflösung zur Bearbeiterermittlung im Workflow-Schritt Was geschieht, wenn die Regelauflösung zu keinem Ergebnis führt? Zuständigkeitsregeln Zuständigkeitsregeln mit mehreren Kriterien Sekundäre Prioritäten Bearbeiterermittlung mithilfe von SAP-Organisationsdaten Funktionsbausteine als Regeln Erstellen einer auf einem Funktionsbaustein basierenden Regel Verknüpfen von Regelfunktionsbausteinen aus verschiedenen SAP-Komponenten heraus Auswertungswege als Regeln Weitere Optionen für die Zuweisung zuständiger Bearbeiter

7 Praxisbeispiel für Regeln zur Bearbeiterermittlung Verwendung von Ereignissen und anderen Business-Interfaces Grundlegendes zu Ereignissen Welche Ereignisse liegen vor Suche im Objekt Suche in der Ereigniskopplungstabelle Ereignis-Trace nach Beendigung ausschalten Definition von Ereignissen Erzeugung von Ereignissen in Anwendungen Erzeugung von Ereignissen mithilfe von Änderungsbelegen Erzeugung von Ereignissen bei Statusänderungen Erzeugung von Ereignissen mithilfe der Nachrichtensteuerung Erzeugung von Ereignissen basierend auf Änderungen an HR-Stammdaten Erzeugung von Ereignissen mithilfe von Business Transaction Events Erzeugung von Ereignissen durch Aufruf einer Workflow-API Einsatz von Ereignissen in Workflows Anweisungen zum Einsatz von Ereignissen in Workflows Auslösende Ereignisse Startbedingungen für Workflows Beendende Ereignisse Workflow-Header-Ereignisse Geparkte Ereignisse Ereignis-Queues Generische Objektdienste Manuelles Starten von Workflows Anzeige der Protokolle zusammengehöriger Workflows Abonnieren einer Objektinstanz Versand Starten von Workflows über Meldungen Benutzerdefinierte Programme Workflow Engine Workitems Ereignisse Workitem-Status Workflow-APIs Einfacher WAPI-Container SAP_WAPI_CREATE_EVENT SAP_WAPI_START_WORKFLOW SAP_WAPI_WorkitemS_TO_OBJECT SAP_WAPI_READ_CONTAINER Erweiterte Techniken beim Einsatz von Business-Interfaces Wann sollte ein Workflow mithilfe eines Ereignisses gestartet werden? Erzeugung von Ereignissen durch Aufruf eines Funktionsbausteins Erweiterte Ereigniskopplung Hinzufügen generischer Objektdienste zu eigenen Transaktionen Implementierung der Workflow-Toolbox in eigenen Transaktionen Office-Dokumentschnittstellen Business Communication Services SO_*_API1-Funktionsbausteine Servicefähige Workflows

8 Workflows im Kontext eines Geschäftsprozesses Webservices und Service-Oriented Architecture Was sind Webservices? Web Services Description Language Webservices und SOAP Weitere Webservice-Standards Was ist SOA? SOA bei SAP Implementierung von Service-Interfaces für einen Workflow Funktionsbaustein Aktivierung für Services in der Anwendung (Inside-Out-Ansatz) Aktivierung für Services über das Enterprise Services Repository (Outside-In-Ansatz) Erweiterte Diagnose Werkzeuge zur Fehlerbehebung Diagnoseprotokolle Workflow-Protokoll Diagnosetransaktion Ereignis-Trace RFC-Protokoll Debuggen mit dem ABAP Debugger Workflow-Trace Wann werden Workflow-Traces verwendet? Vorbereiten einer Aufgabe für den Produktivstart Upgrade von SAP Business Workflow Erste Schritte beim Upgrade von SAP Business Workflow Erforderliche Schritte vor dem Upgrade Abschluss aller laufenden Workflow-Instanzen Anlegen der Workflow-Testpläne WF-und T-Aufgaben vs. WS- und TS-Aufgaben Bereinigung der Laufzeittabellen Erforderliche Schritte während des Upgrades und nach dem Upgrade Konvertierung der Ereigniskopplungstabellen Basis Support Package Konfiguration des Systems für den Workflow Workflow-Definition und Datenfluss Tabellen SWW_CONTOB und SWW_CONT Verändertes Sperrverhalten der Laufzeit Weitere Probleme nach dem Upgrade Wichtige SAP-Hinweise Optionen der Benutzeroberfläche Inbox und Benutzeroberfläche Container und Datenfluss Angepasste Benutzeroberfläche innerhalb des Datenflusses beim Einsatz der Universal Worklist Übliche Schritte beim Einsatz von Web Dynpro und Business Server Pages mit der Universal Worklist Verwendung von Web Dynpro ABAP Beispiel anhand einer Benutzerentscheidung

9 Standardmäßige Benutzerentscheidung Benutzerentscheidung mit Notiz in der Universal Worklist Benutzerentscheidung mit Web Dynpro ABAP Erforderliche Einstellungen in Web Dynpro ABAP Web-Dynpro-ABAP-Anwendung Window Main-View Konfiguration für die Universal Worklist Sicherstellen, dass der Benutzer das Workitem nur in der Universal Worklist ausführt Verwendung von Web Dynpro Java Praxisbeispiel zu Web Dynpro Java und Workflow Welche Schritte müssen auf Workflow-Seite ausgeführt werden? Welche Schritte müssen auf Java-Seite ausgeführt werden? Präsentationsschicht Modellschicht Welche Schritte müssen in der Universal Worklist ausgeführt werden? Verwendung von Business Server Pages Beispiel-BSP und Workflow erstellen Grundlagen schaffen Webservice-Handler einrichten BSP starten und Daten übermitteln Definition des Workflow-Services und Anlegen einer Aufgabe Anlegen eines Test-Workflows Starten einer BSP-Anwendung im Business Workplace Starten einer BSP-Anwendung in einer anderen Webanwendung Starten einer BSP-Anwendung in der Universal Worklist Workflow-Aufgaben in BSP-Anwendungen abschließen Verwendung von Formularen SAP Interactive Forms by Adobe SAP Business Workflow-Formulare Anlegen einfacher Formulare Dokumentvorlagen Alloy Lotus-Notes-Integration Design-Paradigma Seitenleiste Eingang Entscheidungssichten Kalendereinträge Voraussetzungen für Alloy Generische Workflow-Funktionen Hinzufügen neuer Entscheidungen zu Alloy Hinzufügen neuer Entscheidungsschritte Entwurf einer neuen Benutzeroberfläche für die Entscheidung Hinzufügen weiterer Daten aus dem SAP-Kontext Hinzufügen einer Dialogaufgabe Erweiterungen der Seitenleiste Standardentscheidungen in Alloy Duet Microsoft-Office-Integration

10 Layout zur Entwicklungszeit Funktionsweise einer Genehmigungs-Workflow-Anwendung in Duet Voraussetzungen für die Verwendung des Duet-Workflow-Musters zur Genehmigung Anlegen einer eigenen Genehmigungs-Workflow-Anwendung Hinzufügen neuer Entscheidungen zu Duet Entwurf einer neuen Benutzeroberfläche für die Entscheidung Hinzufügen weiterer Daten aus dem SAP-Kontext Hinzufügen einer Dialogaufgabe Erweiterungen der Seitenleiste SAP Supplier Relationship Management Genehmigungsprozesse Einfache Genehmigungsprozesse Komplexe Genehmigungsprozesse Konzepte und Anforderungen für die Verarbeitung von Genehmigungen in SAP SRM SAP SRM-Genehmigungs-Frameworks Prozessgesteuerter Workflow im Detail Technischer Hintergrund Allgemeine Voraussetzungen für die Belegverarbeitung Konfiguration von Genehmigungsstufen Business Rules Framework Bearbeiterermittlung Übersicht über den Genehmigungsprozess Benutzerorientierte Prozessvisualisierung Praxisbeispiel für einen prozessgesteuerten Workflow Einfaches Szenario, Ausführung ohne Genehmigung Konfiguration einer zweistufigen Genehmigung Details zur BRF-Integration Anwendungsgesteuerter Workflow im Detail Einstufige und zweistufige Genehmigungen N-stufiges BAdI Von SAP bereitgestellte BAdIs und Workflow-Muster Auf einer Einzelposition basierendes BAdI Änderung der Belege im anwendungsgesteuerten Workflow durch Genehmigende Konfiguration von Genehmigungsprozessen Bearbeiterermittlung Ad-hoc-Bearbeiterzuordnung Implementierung von dynamischen Prozessen Verfolgen von Workflow-Instanzen Praxisbeispiel für einen anwendungsgesteuerten Workflow Ohne Genehmigung Zweistufige Genehmigung Inbox Offline-Funktionalität Ausgangsverarbeitung Offline-Genehmigung durch den Empfänger Eingangsverarbeitung Terminüberwachung Empfehlungen zu den ersten Schritten Upgrade eines Systems Archivierung

11 Neuinstallation SAP Customer Relationship Management Einführung One-Order-Konzept Geschäftsvorgang und SAP CRM-Business-Objekte Vorgangshistorie SAP CRM-UI-Framework Portalintegration Customizing- und Workflow-Administration Workflow-Customizing Workflow-Administration Integration eigener Workflows Statusverwaltung Aktionen Bearbeiterermittlung SAP CRM-Worklist Grundlegendes zur Workflow-Inbox Dynamische Navigation und die Workflow-Inbox Navigations-Customizing der Workflow-Inbox Besonderheiten von Dialogaufgaben auf Basis von Workflow-ABAP-Klassen Zusätzliches Customizing und Personalisierung SAP ERP-Integration Universal-Worklist-Integration Administrative Standard-Workflows Standard-Workflows in SAP CRM Marketing: Kampagnenautomatisierung Vertrieb Umwandlung von Leads in Opportunitys Beispielimplementierung eines Kunden-Workflows in SAP CRM Szenario und Anforderungen für den kundenspezifischen Workflow Implementierung des Workflows Anlegen eines BOL-Modells für Ihre SAP CRM-Workflows Implementierung der Workflow-Anwendung Einrichten der dynamischen Navigation Aktion zum automatischen Setzen des Status»Von Sales akzeptiert« Allgemeine Einstellungen für den Folgeprozess Ausführen des Workflows Optionale Erweiterung SAP ERP Human Capital Management Prozesse und Formulare Business-Übersicht Prozesse in SAP ERP HCM Senden von Formularen Genehmigen von Formularen Bearbeiten von Formularen (Überarbeiten oder Abschließen) Nachverfolgen von Formularen Weitere Funktionen Einschränkungen Technische Übersicht über HCM Prozesse und Formulare Adobe Document Services Business Function Set SAP ERP HCM Prozesse und Formulare Design Time

12 Adobe LiveCycle Designer Adobe Reader Workflow-Muster SAP Case Management Web-Dynpro-ABAP-Anwendungen Standard-Workflows in HCM Prozesse und Formulare Workflow-Techniken Aufruf webbasierter SAP-Anwendungen über Transaktion SWFVISU Programm-Exits XML-Datei für die Universal-Worklist-Konfiguration Anlegen eigener Workflows Interaktive Komponenten Hintergrundkomponenten Problembehandlung UWL-Konfiguration Unteransichten Buttons (Aktionen) Einrichtung eines von SAP bereitgestellten SAP ERP-Workflows Wie finde ich von SAP bereitgestellte Workflows? Suche nach dokumentierten SAP-Workflows im SAP Help Portal Suche nach Workflows im Workflow Builder Technische Workflows Wie sieht das Geschäftsszenario des Beispiels aus? Welche SAP-Workflows sind beteiligt? Wie wird der Workflow gestartet? Wie wird dieses Szenario aktiviert? Häufig verwendete SAP ERP-Workflows ArchiveLink Was ist ArchiveLink? Technische Seite Betriebswirtschaftliche Seite ArchiveLink-Standardszenarien Integration von ArchiveLink in SAP Business Workflow Business-Objekttypen Anhang A... Tipps und Tricks B... Leitfaden für die Fehlersuche C... Erste-Hilfe-Kasten für den Administrator D... Workflow-Makros E... Vorbereitung auf die Java-Entwicklung F... Zusätzliche Informationen für SAP SRM G... Die Autoren Index