HANS-JUERGEN MERKEL LANDESINSTITUT FÜR PÄDAGOGIK UND MEDIEN. Projekt EMSiS für Schulverwaltung im Saarland

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1 HANS-JUERGEN MERKEL LANDESINSTITUT FÜR PÄDAGOGIK UND MEDIEN Projekt EMSiS für Schulverwaltung im Saarland

2 LANDESINSTITUT FÜR PÄDAGOGIK UND MEDIEN für Schulverwaltung im Saarland Hans-Juergen Merkel Lampennester Str. 34a Riegelsberg Diese Handreichung wurde ausschließlich zum Zwecke der Lehrerfortbildung erstellt. Eine kommerzielle Verwendung ist untersagt. Änderungen am Lay-out und/oder dem Inhalt bedürfen der ausdrücklichen Genehmigung des Autors Die Handreichung wurde im Auftrag des Ministeriums für Bildung, Kultur und Wissenschaft erstellt

3 Inhaltsverzeichnis Kapitel 1 Einführung...1 Kapitel 8 Der -Client...14 Kapitel 2 Was ist ?...2 Kapitel 9 s verfassen und senden...29 Kapitel 3 Kapitel 10 Problemfelder bei der - Nutzung in der Schule...4 Kapitel 4 Eigener Internetzugang mit für die Schulverwaltung...5 Kapitel 5 Kurzer technischer Abriss des -Verkehrs...6 Kapitel 6 Aufbau einer -Adresse...8 s empfangen...31 Kapitel 11 s beantworten bzw. weiterleiten...35 Kapitel 12 s mit Anhang...37 Kapitel 13 Schutzmaßnahmen gegen -Viren...45 Kapitel 7 Einrichten einer -Adresse.10

4 1 Einführung Im Zuge der immer stärker anwachsenden Verbreitung des Internet gewinnt auch der elektronische Postverkehr immer mehr an Bedeutung. D ie Nutzungsmöglichkeiten des Internet sind so attraktiv, dass es schon früh zu mehr verwendet wurde als nur zum Austausch von akademischen oder militärischen Informationen. Das Internet bietet den breitesten Zugriff auf Informationen und die größten Kommunikationsmöglichkeiten unter den Computernetzen, weil es auf Millionen von Computern weltweit zugreift und von mehreren Hundert Millionen Menschen genutzt wird. Analysen gehen davon aus, dass bis zum Jahr 2005 etwa 35 Millionen s täglich versendet werden. 1

5 2 Was ist ? war die erste Funktion des Internet, die von einer breiten Masse entdeckt und genutzt wurde. E ine der beliebtesten Internet-Funktionen zur Kommunikation ist bis heute (Electronic Mail), das Verschicken elektronischer Post. Da es von Beginn an keine offizielle Überwachung des Netzes gab (und bis heute nicht gibt), tauschten bald nach der Einrichtung der ersten Universitätsnetze in den USA sowohl Studenten als auch Dozenten landesweit berufliche wie private Briefe aus, die ihren Empfänger viel schneller erreichten als ein Brief mit der Post. Eine -Sendung kommt spätestens nach einigen Minuten beim Empfänger an. Da außerdem die Nutzung der meisten Universitätsserver kostenlos war (und bis jetzt ist), kostete auch das Versenden der elektronischen Post keinen Cent. Wer einen Zugang zum Internet hat, kann selbst elektronische Post in alle Welt versenden und von überall empfangen. Der Vorteil dieser Art der Kommunikation ist ihre Geschwindigkeit, ihre Reichweite und bei cleverer Anwendung ihr Kostenvorteil gegenüber der Briefpost bzw. dem Telefon, gerade wenn es über die Landesgrenzen hinausgeht. Ein Beispiel für den Nutzen von in der Schule ist das Versenden ganzer Texte z. B. an einen Kollegen, der eine Unterrichtsreihe zu einem bestimmten Thema durchführt und sehr schnell einen bestimmten Text benötigt. Per kann ihm dieser Text schnell und sehr preiswert übermittelt werden, wobei der größte Vorteil ihm als Empfänger zugute kommt: Er erhält den Text gleich in elektronischer Form und kann ihn sofort in seinem Computer weiterverarbeiten, d. h. in sein Textverarbeitungsprogramm laden, nach seinen Wünschen gestalten und ausdrucken. Nachteile der Kommunikation per sollen nicht verschwiegen werden: Zum Ersten erfordert sie einen recht hohen technischen Aufwand, der sich nur für den Nutzen von kaum lohnen würde. Zum Zweiten ermöglicht sie keine echte, direkte Kommunikation wie ein Telefonat oder gar ein persönliches Gespräch. Die meisten Personen bleiben einem fremd, zumal der Internetname oftmals gar nichts über den richtigen Namen aussagt (eine bei Jugendlichen gerne angewandte Verschleierungsmethode um zunächst mal anonym zu bleiben). 2

6 Wer ernsthaft betreiben will, sollte deshalb darauf achten, dass schon aus dem Internetnamen einigermaßen sinnvoll auf den Absender geschlossen werden kann. Zusätzlich ist es auch bei der elektronischen Post genau wie beim normalen Schriftverkehr angebracht, sowohl formal wie auch inhaltlich nicht einfach sorglos drauf los zu schreiben, sondern auch hier den Gepflogenheiten des üblichen Schriftverkehrs Rechnung zu tragen. 3

7 3 Problemfelder bei der -Nutzung in der Schule U m in der Schule nutzen zu können sind verschiedene Komponenten notwendig. Grundvoraussetzung ist ein Internetanschluss. Nur mit diesem ist ein Zugang zum Netz der Netze - wie das Internet manchmal auch genannt wird - möglich. Internetzugang Da ein Internetzugang stets abhängig von einem sog. ISP, einem Internet Service Provider (dt. etwa Internet Dienst Anbieter ) ist, muss die Schule über einen solchen Kontakt verfügen. Ob das nun z. B. die Deutsche Telekom, WinShuttle, AOL oder ein anderer - auch lokaler - Anbieter ist, spielt zunächst keine Rolle. Netzwerk Besteht in der Schule ein Netzwerk, so liegt der Internetanschluss in der Regel auch in der Nähe der EDV-Räume, da der Internetzugang wohl hauptsächlich für Unterrichtszwecke eingesetzt wird. Hier ergibt sich aber auch schon ein ernsthaftes Problem. Da laut Datenschutz das Schülernetzwerk nicht mit den Computern der Schulverwaltung - und dazu gehört auch der Rechner des Schulleiters - physikalisch verbunden sein darf, kann der Internetzugang des Schülernetzwerkes nicht ohne weiteres mitbenutzt werden. Dies ist nur mit erhöhtem technischem und kostspieligem Aufwand möglich. Mailserver Aber trotz dieser machbaren physikalischen Trennung ist damit ein -Verkehr immer noch nicht möglich, da es in der Schule normalerweise so aussieht, dass im Schülernetzwerk ein Mailserver betrieben wird, der aber von Schulverwaltung auf Grund der notwendigen Netztrennung nicht mitbenutzt werden kann. So bleibt nur als Ausweg ein eigener Internetanschluss mit eigenem Mailserver für die Schulverwaltung übrig. 4

8 4 Eigener Internetzugang mit für die Schulverwaltung Ein mögliches Szenario könnte so aussehen: Schülernetzwerk als Provider z. B. die Telekom mit ihrem kostenlosen Internetanschluss Verwaltungsnetzwerk als Provider WINSHUTTLE mit einem ebenfalls kostenlosen Internetzugang (max. 50 Stunden im Monat) und eigenem server, allerdings fallen hier noch die Verbindungsgebühren an V oraussetzung für diese Form der Lösung ist allerdings, dass die Schulverwaltung über einen eigenen ISDN-Anschluss verfügt. Ist die Schulverwaltung vernetzt, so lässt sich durch einfachen Einbau einer ISDN-Karte in den Schulverwaltungsserver ein gemeinsamer Internetzugang für alle Computer der Schulverwaltung ohne größeren Aufwand realisieren. Für die Internetverbindung und die Einrichtung eines Mailservers bietet sich z. B. als sehr kostengünstige Alternative das Programm KEN! von AVM an. Für kleinere Schulen ohne Netzwerk reicht der Einbau einer ISDN-Karte in den Verwaltungsrechner oder den Rechner der Schulleiterin bzw. des Schulleiters vollkommen aus. Weitere Zusatzsoftware ist hier nicht von Nöten, da das Betriebsystem (meist irgendein Windows-Derivat) alle notwendigen Programme zum Internetzugang und für den -Empfang enthält. Falls kein ISDN-Anschluss in der Schule vorhanden ist, lässt sich auch mit einem Modem, welches direkt am Computer angeschlossen wird und mit der normalen analogen Telefonleitung zurechtkommt, recht gut arbeiten. 5

9 5 Kurzer technischer Abriss des verkehrs Es ist damit zu rechnen, dass in den nächsten Jahren klassische Kommunikationsmedien wie Telefax und Briefpost in vielen Bereichen ablösen wird Mail-Server: die Postämter des Internet E -Mail, die elektronische Post, funktioniert in ihren technischen Grundzügen ähnlich wie die herkömmlich Briefpost, die im Internet-Jargon gerne auch snail mail, die Schneckenpost, genannt wird. Im Gegensatz zu einem Brief kommt eine -Nachricht nicht im Schneckentempo, sondern üblicherweise innerhalb weniger Minuten (oft sogar Sekunden) beim Empfänger an. Als Postamt fungiert ein so genannter Mail-Server, der beim Internet Service Provider steht. Dort liegen die Postfächer der verschiedenen -Benutzer, in denen eingehende Post abgelegt wird (der POP3-Server). Auch wenn man s versendet, werden diese zunächst an den -Server des Providers verschickt (der SMTP-Server). Von diesem Postamt wird die Post dann zum Ziel-Postamt automatisch weiterbefördert. Bei den meisten Providern haben diese beiden Server die gleiche Adresse. POP3 und SMTP sind die beiden Protokolle, die beim Empfang bzw. beim Versand von s zum Tragen kommen. Diese Protokolle sorgen für den reibungslosen Transport vom und zum Empfänger. POP3 steht für Post Office Protocol (in der gültigen Version 3) und regelt den -Empfang. SMTP steht für Single Mail Transport Protocol und organisiert den Versand von s. 6

10 Der ernorme Vorteil der elektronischen Post wird sofort klar: Die Post wird zwar weltweit befördert, man zahlt aber immer nur die Online-Verbindung zum lokalen Provider und braucht nur kurzzeitig zum Empfangen und Verschicken online zu sein! So versendet man leicht 20 s in alle Welt zum Preis von einer Gebühreneinheit! Per können nicht nur einfache Texte, sondern auch beliebige Daten, wie formatierte Texte, Grafiken, Ton- und Video-Dokumente versendet werden. Viele -Programme erlauben das einfache Attachment (Anhängen) von Dateien an die zu übertragende Post. Die Post selbst besteht typischerweise aus einfachem ASCII-Text oder aus ASCII- Text mit Sonderzeichen. ASCII-Texte sind Texte, die ausschließlich auf dem internationalen Standardzeichensatz beruhen, der für alle Länder dieser Welt gilt, wenn es um den Austausch von Informationen zwischen unterschiedlichen Sprachen geht. Die Dateien, die per Attachment mitverschickt werden, können inzwischen ziemlich beliebige Formate haben. Eine Voraussetzung für das korrekte Versenden von Sonderzeichen, Grafik- und Audiodaten ist das Codierungsverfahren MIME (Multi-purpose Internet Mail Extensions). Nach der entsprechenden Codierung sind die Daten netzgängig (plattformunabhängig) und müssen auf der Empfängerseite nur noch dekodiert werden (ebenfalls mit Mime). 7

11 6 Aufbau einer - Adresse Es scheint wohl inzwischen zum guten Ton einer Visitenkarte zu gehören, dass neben der Telefonnummer nun auch eine -Adresse geschrieben steht. E -Mail-Adressen bestehen immer aus dem Namen des Mail-Servers (z. B. t-online.de oder rastbachtal.de) und dem Namen des Postfaches (meist ein Kürzel des Empfängernamens). Beide Teile der Adresse werden durch Zeichen (engl. at = wohnhaft bei ) miteinander verbunden. Wenn der -Benutzer Erwin Mustermann heißt, dann lautet der Postfachname z. B. emustermann und die komplette -Adresse emustermann@t-online.de. In manchen Fällen ist es nicht möglich, diese gewünschte -Adresse zu verwenden, da schon ein anderer mit gleichem Namen diese Anschrift belegt hat. Da hilft nur die Erweiterung der - Adresse z. B. in diesen Varianten: erwin.mustermann@t-online.de erwin_mustermann@t-online.de erwinm@t-online.de Erwerb einer -Adresse Eine -Adresse erhält man automatisch, sobald man bei einem ISP einen Internetzugang erhalten hat. Dies ist zunächst mal ein Vorteil, da man sofort nach Freischaltung des sog. Internet-Accounts, also der Zugangsberechtigung, mit dem Schreiben und Empfangen von s beginnen kann. Allerdings handelt man sich damit auch einen für die Schule unter Umständen gravierenden Nachteil ein. Möchte man nämlich die in die Schule gesandten s auch zuhause lesen und weiterbearbeiten, so ist dies nicht ohne weiteres möglich. Die in der Schule empfangenen s werden ja vom Mail-Server des Internet Service Providers abgeholt und in der Schule an die jeweiligen Empfänger zugestellt. Damit können sie nur noch auf dem Computer des jeweiligen Empfängers gelesen und beantwortet werden. 8

12 Es besteht aber die Möglichkeit bei Einsatz eines geeigneten Mail-Server- Programms auf dem Schul-Server die ankommenden s an die eigene - Adresse zuhause automatisch weiterzuleiten. Damit stehen die Schul- s auch außerhalb der Schulzeit zur späteren Bearbeitung zur Verfügung. Providerunabhängige -Adressen Eine weitere Möglichkeit zum ungebundenen, d. h. von einem bestimmten ISP unabhängigen, -Verkehr ist das Einrichten einer freien -Adresse. Inzwischen gibt es davon im Internet zahlreiche Anbieter wie z. B. GMX ( FRE ( HOTMAIL ( YAHOO MAIL ( LYCOS MAIL ( etc. Hat man sich eine solche -Adresse eingerichtet, die übrigens kostenlos ist, kann man von jedem Rechner der Welt aus s empfangen und beantworten, vorausgesetzt, der Computer hat Zugang zum Internet. Dies ist ein unschlagbarer Vorteil dieser providerungebundenen -Adressen. Der einzige Wermutstropfen dabei ist, dass man nicht mehrere s offline, also ohne mit dem Internet verbunden zu sein, schreiben kann, um diese dann gemeinsam zu verschicken. 9

13 7 Einrichten einer - Adresse Auch wenn in letzter Zeit immer wieder behauptet wird, man brauche einen PC nur einzuschalten und schon stehe einem die Tür zum Internet und zur totalen Kommunikation völlig offen, so sind es doch die kleinen Tücken des Objekts, die einen über die Türschwelle stolpern lassen. W enn es um die Einrichtung des zuganges geht, dann steht zunächst einmal die Einstellung des -Clients, also des Programms mit dem man den -Verkehr abwickeln will, bevor. Dies soll exemplarisch am Beispiel des OUTLOOK EXPRESS von Microsoft erfolgen. Die Vorgehensweise ist sowohl bei einem netzwerkgebunden -Account wie auch bei einem direkten Internetzugang prinzipiell ähnlich. Ist der -Account noch nicht eingerichtet, so beginnt diese Einrichtung mit folgendem Startbildschirm: 10

14 Im nächsten Schritt wird man aufgefordert, den Realnamen, also den tatsächlichen Namen einzugeben: Sodann geht es um die -Adresse: 11

15 Die schwierigste Stelle ist die folgende, in der es um die Angaben des Mail-Servers geht. In einem Schulnetzwerk mit integriertem Mail-Server bekommt man diese Angaben vom Systemadministrator. Die angegebene Nummer ist die sog. IP-Adresse des Computers, der im Schulnetzwerk den -Verkehr abwickelt. Hat man dagegen einen direkten Internetzugang, so sind hier die Mail- Serverangaben des Providers einzutragen (hier T-Online): 12

16 Zum Abschluss wird noch nach dem Benutzernamen und dem dazugehörenden Passwort für die Abfrage des -Kontos gefragt: Bei T-Online besteht der Kontoname aus der Anschlusskennung + der T-Onlinenummer + #0001 (alles ohne Leerstellen dazwischen). Das Kennwort ist das T-Onlinekennwort. <T-Online Kennwort> 13

17 8 Der -Client In der Anfangszeit des Internet war das Verfassen und der Empfang bzw. Versand von s eine äußerst kryptische und nicht ganz triviale Angelegenheit U m am elektronischen Postverkehr teilnehmen zu können, benötigt man ein Programm, das in der Lage ist, folgende Funktionen zu bieten: 1. den -Text zu erfassen 2. die geschriebene zu verschicken 3. s zu empfangen 4. s zu speichern bzw. auch zu löschen 5. Kopien an weitere Empfänger zu verschicken Alle diese Grundfunktionen gab es schon bei den ersten sog. -Clients der Frühzeit des Internet. Der Komfort ließ aber sehr zu wünschen übrig, da alle Aktionen auf rein textorientierter Ebene abliefen bzw. von einer nüchternen Kommandozeile aus gestartet wurden. Dies hat sich inzwischen gewaltig geändert, nicht zuletzt beeinflusst durch die enorme Breitenwirkung des Internet, welches nun nicht nur etwas für Spezialisten ist, sondern auch für den normalen Anwender, der sich seinen PC inkl. Internetzugang bei ALDI o. a. kauft. Um die Arbeit mit s so einfach wie möglich zu gestalten, sind alle - Clients heute Windows-konform und kinderleicht zu bedienen. 14

18 Die bekanntesten -Clients sind zurzeit: Outlook Express (wird mit dem WINDOWS-Betriebsystem mitgeliefert) Outlook 2000 (Bestandteil von Microsoft Office 2000) Netscape Messenger (Bestandteil des Netscape Internet Browser) Eudora Mail Pegasus Mail Darüber hinaus finden sich zahlreiche weitere -Clients vor allem auf dem Shareware-Markt, die allerdings zu 99% in englischer Sprache verfasst sind. Alle -Clients sind prinzipiell gleich aufgebaut. Sie unterscheiden sich lediglich durch ihre Optik, ihre äußere Erscheinungsform. Jeder Brief, so auch die , muss in einen Umschlag gesteckt werden, bevor man sie einwirft. Der Umschlag ist der sog. mail header. Das sind mindestens die folgenden Zeilen, die am Anfang einer jeden Nachricht stehen: An (To): Absender (From): Betreff (Subject): Der Betreff ist eine Art Kurzhinweis, um was es in der eigentlich geht. Somit sieht der Empfänger einer sofort anhand des Betreffs, ob diese Nachricht für ihn jetzt wichtig ist und gleich gelesen werden sollte oder weniger bzw. sogar gänzlich unwichtig ist und gleich in den Mülleimer wandern kann. Auf den nächsten Seiten werden am Beispiel von OUTLOOK EXPRESS die wichtigsten Fensterelemente eines -Clients vorgestellt. 15

19 Die wichtigsten Fensterelemente von OUTLOOK EXPRESS im Überblick: Nachrichtenliste Ordnerliste Vorschaufenster Kontakte Der Hauptteil des Anwendungsfensters besteht aus der Nachrichtenliste und den dazugehörenden Vorschaufenster. Links daneben sind die Ordnerliste und das Adressbuch angeordnet. Nachrichtenliste In der Nachrichtenliste werden alle eingehenden Mails angezeigt, je nach Einstellung des Clients z. B. sortiert nach Eingangsdatum. Fett hervorgehobene Mails sind als noch nicht gelesen markiert. Durch einmaliges Anklicken wird die ausgewählte im darunter liegenden Vorschaufenster angezeigt. Über dem eigentlichen -Text sind noch einmal die Angaben des Absenders (Von: ), des Empfängers (An: ) und des Betreffs abzulesen. 16

20 Ordnerliste Standardmäßig findet man hier folgende Eingangsmappen: Posteingang Postausgang Gesendete Objekte Gelöschte Objekte Entwürfe Posteingang: Hier landen alle ankommenden s. Der Absender, der Betreff und das Eingangsdatum sind auf einen Blick zu erkennen. Fett geschriebene Einträge sind ungelesene s. Postausgang: Hier werden geschriebene s solange aufgehoben, bis eine Internetverbindung besteht. Dann erst werden sie versandt. Tipp: Hat man den Postausgangsordner einmal geöffnet und eine der darin befindlichen s mit dem Mauspfeil ausgewählt, dann wird diese beim nächsten Versand nicht verschickt. Dazu muss diese erst noch einmal in einen Versandgerechten Zustand versetzt werden, indem man mit der rechten Maustaste darauf klickt und die ausgewählte als ungelesen markiert. Gesendete Objekte: Dieser Ordner enthält eine Kopie aller jemals verschickten s. Sehr praktisch um noch einmal in eine länger zurückliegende versandte hineinzuschauen. Gelöschte Objekte: Nachrichten, die aus der Nachrichtenliste gelöscht wurden, werden hier gesammelt. Sie sind in Wirklichkeit nicht richtig gelöscht, sondern werden in diesem Ordner zwischenzeitlich aufbewahrt, bis sie endgültig gelöscht werden. Zum Löschen klickt man mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner und wählt dann die Option ORDNER GELÖSCHTE OBJEKTE LEEREN 17

21 Entwürfe: Manchmal kann es vorkommen, dass man eine nicht fertig stellen kann, da noch bestimmte Informationen fehlen. Solche nicht fertig gestellten s können als Entwurf hier gespeichert werden und später zur Weiterbearbeitung von dort wieder aufgerufen werden. Zusätzlich zu diesen Mappen können beliebig viele andere hinzugefügt werden, um über die empfangenen s eine bessere Übersicht zu bekommen. So würde es sich für die Korrespondenz der Schulleitung mit dem Ministerium oder der Elternschaft oder anderer Institutionen anbieten, entsprechende Ordner anzulegen: Rundschreiben Referatsschreiben Elternvertretung etc. 18

22 s in Ordnern sammeln Um ein wenig mehr an Übersicht bei den empfangenen s zu haben, empfiehlt es sich, verschiedene Mappen bzw. Ordner anzulegen, um s nach ihrem Inhalt oder auch Absender zu sortieren. Dies kann man entweder manuell oder auch automatisch erledigen. 1. s manuell in Ordnern sammeln Dazu klickt man im Teilfenster mit der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf LOKALE ORDNER und wählt im darauffolgenden Kontextmenü NEUER ORDNER aus: 19

23 Im sich darauf öffnenden Dialogfenster gibt man den Namen des neuen Ordners an und wählt durch Mausklick (links) den Ordner aus, in dem der neue Ordner angelegt werden soll (in diesem Beispiel REFERAT GESAMTSCHULEN in LOKALE ORDNER): Auf diese Art lassen sich beliebig viele Ordner für alle anfallenden s anlegen. Um nun bereits empfangene s in diesen neu angelegten Ordner abzulegen, müssen diese per DRAG AND DROP dort hinein verschoben werden. Diese Technik des Ziehen und Fallenlassens ist eine grundlegende Funktion des Betriebsystems WINDOWS. Die zu verschiebende wird mit der linken Maustaste ausgewählt und mit gedrückt bleibender Taste in den jeweiligen Ordner hinübergeschoben. 20

24 2. s automatisch in Ordner sammeln Wenn man mit verschiedenen Ordnern arbeiten will, bieten die -Clients die Möglichkeit, Regeln für die empfangenen Nachrichten aufzustellen, damit diese automatisch in die entsprechenden Ordner einsortiert werden. In OUTLOOK EXPRESS erstellt man solche Regeln unter dem Menüpunkt EXTRAS REGELN Als Erstes 1 wählt man eine Bedingung für die Regel aus, beispielsweise dass alle Nachrichten, die den Text PLANT in der Betreffzeile enthalten, unter diese Regel fallen. 21

25 Im zweiten Schritt 2 wird ausgewählt, was mit der geschehen soll. Hier z. B. das Verschieben der Nachricht in einen bestimmten Ordner. Im dritten Schritt 3 wird die Regel komplettiert. Es befinden sich dort blau markierte Platzhalter, die man durch Anklicken bearbeiten kann. Im obigen Beispiel klickt man auf den Platzhalter TEXT und es öffnet sich folgendes Zusatzfenster: In der oberen Zeile trägt man den zu suchenden Text ein und klickt auf HINZUFÜGEN und anschließend auf OK. Danach klickt man auf den zweiten Platzhalter um den Ordner auszuwählen, in den die automatisch verschoben werden soll. Platzhalter Text zweiter Platzhalter 22

26 Es öffnet sich folgendes Dialogfenster, in dem der Zielordner ausgewählt wird: Existiert der Ordner noch nicht, besteht hier die Möglichkeit, nachträglich den neuen Ordner hinzuzufügen und danach als Zielordner auszuwählen. 23

27 Im vierten und letzten Schritt 4 wird der Regel noch ein aussagekräftiger Name gegeben. Um diese Regeln für schon eingegangene s direkt anzuwenden genügt es, im Startfenster der Nachrichtenregeln auf ÜBERNEHMEN zu klicken. Im folgenden Fenster markiert man entweder eine bestimmte Regel oder alle Regeln und klickt anschließend auf JETZT ÜBERNEHMEN. Damit sind die Regeln angewendet und die s entsprechend eingeordnet worden. 24

28 Mit solchen Regeln lassen sich auch sehr einfach unerwünschte s, sog. Flames, bzw. unaufgefordert zugesandte Werbesendungen, sog. Spam-Mails, herausfiltern. Diese Nachrichten von bestimmten Absendern oder auch WWW- Domänen lassen sich direkt blockieren und werden sofort in den Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE verschoben. Man markiert dazu die betreffende Nachricht im Posteingang und ruft den Menüpunkt NACHRICHT ABSENDER BLOCKIEREN auf: Bestätigt man die Rückfrage mit JA, werden alle eingegangenen s dieses Absenders sofort gelöscht. Achtung: Es können nur Absender von standardmäßigen Pop- s blockiert werden. Solche standardmäßigen Pop- s werden nur von Mail-Servern des jeweiligen Providers verwendet. Bei Mails von webbasierten -Clients ( oder funktioniert diese Methode nicht. Unter Umständen macht auch das Sperren ganzer Domänen einen Sinn, wenn von dort von verschiedenen Absendern unerwünschte s hereinkommen. Dazu ruft man den Menüpunkt EXTRAS REGELN LISTE DER BLOCKIERTEN ABSENDER auf: 25

29 Kontakte Diese Liste ist mit dem Adressbuch von OUTLOOK EXPRESS verknüpft. Von dieser Liste aus kann man sofort eine an einen eingetragenen Empfänger schreiben. Falls dort noch kein Adressat eingetragen ist, wird dieser durch Anklicken von KONTAKTE neu ins Adressbuch aufgenommen. Sehr praktisch ist die automatische Übernahme der -Adresse bei der Beantwortung einer . Vorraussetzung ist allerdings, dass diese Automatik im Optionenmenü eingestellt wurde: 26

30 Dieses Adressbuch kann natürlich jederzeit manuell weiter ergänzt werden. Dazu klickt man auf die Schaltfläche KONTAKTE und wählt den Eintrag NEUER KONTAKT aus. 1 2 Vor- und Nachname werden eingetragen, wobei das Adressbuch automatisch den kompletten Namen im Listenfeld ANZEIGE 1 erscheinen lässt. Hier kann noch festgelegt werden in welcher Anzeigeform der Name im Adressbuch auftauchen soll. Es empfiehlt sich, die letzte Variante - Nachname, Vorname - zu wählen. Tipp: Um unnötigen Ärger beim Versenden von Nachrichten an die eingetragenen Empfänger auszuschließen, sollte unbedingt die als Nur-Text versendet werden 2 Ein zusätzliches Feature des Adressbuches von OUTLOOK EXPRESS ist die Möglichkeit Gruppen, also Verteilerlisten, zu erstellen und damit ohne großen Aufwand eine Nachricht an einen bestimmten Personenkreis zu verschicken. 27

31 Dazu öffnet man über den Menüpunkt EXTRAS ADRESSBUCH das Adressbuch und wählt den Menüpunkt DATEI NEUE GRUPPE. Es öffnet sich folgendes Fenster: 1 ❷ ❷ Zunächst vergibt man einen sinnfälligen GRUPPENNAMEN 1. Falls bereits Kontakte zu Mitgliedern dieser neuen Gruppe existieren, können diese durch Anklicken von MITGLIEDER AUSWÄHLEN 2 in diese Gruppe übernommen werden. Noch nicht existierende Mitglieder werden über NEUER KONTAKT zuerst ins Adressbuch aufgenommen und anschließend sofort der Gruppe hinzugefügt. 28

32 9 s verfassen und senden B evor zum ersten Mal eine geschrieben wird, sollten noch einige Einstellungen in OUTLOOK EXPRESS vorgenommen werden. OUTLOOK EXPRESS ist nämlich in der Lage s nicht nur im reinen Textformat sondern auch im sog. HTML- bzw. Rich-Textformat zu schreiben. Allerdings sind solche s nicht gerne gesehen, da sie nicht von jedem -Client richtig interpretiert werden können. Aus diesem Grund sollten unter dem Menüpunkt EXTRAS OPTIONEN folgende Einstellungen überprüft und gegebenenfalls aktiviert werden: 29

33 Aus dieser Tatsache heraus resultiert auch, dass eine nicht für vernünftig formatierte Dokumente geeignet ist. Da die Möglichkeiten der Texterfassung im -Client nur sehr rudimentär sind, empfiehlt sich das Verfassen eines vernünftig formatierten Textes durch eine Textverarbeitung, deren gespeichertes Dokument dann anschließend mit einer kurzen -Notiz versehen als Anhang an diese Mail angehängt verschickt wird (s. Kapitel 13). Zum Schreiben einer neuen klickt man auf das Symbol NEUE links oben in der Symbolleiste. Es öffnet sich folgendes Fenster: Die eigene -Adresse muss nicht eingetragen werden. Im Feld AN wird die Adresse des Empfängers eingegeben. Ist der Empfänger bereits im Adressbuch vorhanden, kann man dieses durch Anklicken des entsprechenden Symbols vor AN öffnen und dort den Adressaten auswählen. An Stelle eines einzelnen Empfängers kann hier natürlich auch genauso gut eine Gruppe als Adressat eingetragen werden. Somit erspart man sich eine Menge Zeit und Tipperei, da automatisch alle Mitglieder dieser Gruppe diese erhalten. 30

34 In dem Eingabefeld hinter CC besteht die Möglichkeit, eine Kopie ( Carbon Copy ) an einen oder mehrere Empfänger zu senden. Der Empfänger sieht übrigens, wer diese auch noch erhalten hat. Eine Variante von CC ist BCC ( Blind Carbon Copy ). Wenn man auf das Symbol vor CC klickt, öffnet sich folgendes Fenster: Wählt man einen Adressaten unter BCC aus, so sehen die Empfänger der nicht, wer diese Nachricht noch erhalten hat. Für jeden Empfänger sieht es so aus, als sei er der alleinige Empfänger. Man sollte nie den BETREFF vergessen, da dadurch der Mailempfänger sofort erkennen kann, um welches Thema es in der Nachricht geht. Anschließend kann die durch Anklicken von SENDEN links oben in der Symbolleiste des Nachrichtenerstellfensters abgeschickt werden. Je nach Internetanbindung wird die entweder sofort über das Netzwerk der Schule versandt oder bei einer Direktverbindung wird der Verbindungsmanager geöffnet und die kann dann erst versandt werden. 31

35 10 s empfangen Damit der große Vorteil des -Verkehrs auch wirklich ausgenutzt werden kann, muss man sich von den bisherigen Gewohnheiten des normalen Postverkehrs unbedingt lösen. D ie Tatsache, dass s zu jedem beliebigen Zeitpunkt ausgetauscht werden können, muss zwangsläufig zu einem anderen Verhalten des Post abholen führen. Es ist einfach nicht mehr so, dass der Briefträger nur einmal am Tag vorbeikommt und die aktuelle Post zustellt. Theoretisch kann jede Minute ein neuer Brief im Postkasten sein. Ob neue Post angekommen ist, ist unter anderem daran zu erkennen, dass in der Taskleiste am rechten unteren Rand (neben der Uhr) ein entsprechendes Symbol (geschlossener Briefumschlag mit zwei blauen Pfeilen) zu sehen ist: Um dem unschlagbaren Vorteil der extrem schnellen Postzustellung per gerecht zu werden und auch den großen Nutzen daraus ziehen zu können, ist es unabdingbar, dass mehrmals am Tag der Posteingang aktualisiert wird. Nur dann ist der -Verkehr eine echte Bereicherung in der weltweiten oder auch lokalen Kommunikation. Zur Abholung der s müssen zwei Fälle unterschieden werden: 1. der Computer arbeitet offline, d. h. ohne aktive Internetverbindung 2. es besteht bereits eine Internetverbindung 32