Archiv- und Informationsmanagement

Transkript

1 Archiv- und Informationsmanagement Digitaldaten Pläne/ Zeichnungen Dokumente Exponate Bilder/ Filme Proben/ Muster» Archivieren» Digitalisieren» Verwalten» Transportieren» Vernichten

2 Archivierung ist Vertrauenssache. 20 Jahre Erfahrung sind ein gutes Argument. Überlassen Sie nichts dem Zufall. Schon gar nicht Ihr Archiv begann Bernd Mohnsame als BWL-Student in Bremen mit der Entwicklung effizienter Ablage- und Registratursysteme für Rechtsanwälte gründete er mit der Zentral Archiv Service GmbH, kurz Z.A.S., in Neubrandenburg einen der ersten professionellen Anbieter der jungen Archivierungsbranche. Sein persönliches Lebensmotto wurde zum Firmenslogan: Ordnung ist das halbe Leben für uns ist sie alles. Heute ist Z.A.S. ein überregional operierender Full-Service-Anbieter rund um das Thema Archivierung. Rund 50 qualifizierte Mitarbeiter sind mit der Archivierung und Digitalisierung, der Verwaltung und dem Transport von Archivgütern aller Art beschäftigt. Zu den zahlreichen Kunden zählen neben Steuerberatern, Anwälten und Insolvenzverwaltern inzwischen auch viele namhafte Unternehmen und Institutionen verschiedenster Branchen. Mit einer einzigartigen Vielfalt an Archivierungsprodukten und ergänzenden Dienstleistungen ist Z.A.S. der ideale Partner für anspruchsvolle Aufgaben in Sachen Archivierung und Informationsmanagement. Was können wir für Sie tun? Auch wenn sich Z.A.S. inzwischen als innovativer Dienstleister in Sachen Informationsmanagement versteht, spielt das Thema Archivierung nach wie vor eine zentrale Rolle. Archiviert werden jedoch längst nicht mehr nur Akten und Geschäftsunterlagen, sondern praktisch alles, was eine langfristige und sichere Aufbewahrung erfordert: Von Datenträgern, Filmund Fotoaufnahmen über Laborproben und pharmazeutischen Rückstellmustern bis hin zu antiquarischen Schriften und musealen Exponaten. Dazu stehen Ihnen verschiedene Archivierungsprodukte zur Verfügung: Z.A.S. Store für die kostengünstige Lagerung größerer Mengen Geschäftsunterlagen und ähnlicher Archivgüter mit eher geringer Zugriffswahrscheinlichkeit. Z.A.S. OpenFile das effiziente Archivsystem für alle wichtigen Geschäftsunterlagen, auf die im Bedarfsfall besonders schnell zugegriffen werden muss. Z.A.S. GxP das spezielle Produkt nach GxP-Richtlinien für unsere Kunden aus den Bereichen Chemie, Pharma, Lebensmittel und Gesundheit. Z.A.S. Backup zur externen Sicherheitsarchivierung Ihrer digitalen Datenträger wie Discs, Bänder, Festplatten und verschiedene Mikroformen. Z.A.S. HighQ das Archivsystem für besonders wertvolle oder schutzbedürftige Archivalien wie Ermittlungsakten oder museale Bestände.

3 Effizienter Workflow mit digitalen Dokumenten Archivierung ist mehr als Lagerung Auch wenn der Papierverbrauch der Industrienationen so hoch ist wie nie zuvor: Ein erheblicher Teil des menschlichen Wissens ist inzwischen auf digitalen Datenträgern gespeichert. Die Vorteile liegen auf der Hand: geringer Platzbedarf schneller Zugriff einfacher Austausch vielfältige Weiterverarbeitung Neben der reinen Archivierung vorhandener Datenträger übernehmen wir selbstverständlich auch die Digitalisierung Ihrer Papiervorlagen. Dabei verarbeiten wir Dokumente aller Art, vom einfachen Beleg über Geschäftsunterlagen bis zu Plänen und Zeichnungen im Format DIN A0. Unsere Dienstleistungen: Massenbelegscannen Scan on Demand Scan to go Digitalisierung von Altaktenarchiven Mit unserem Express-Service haben Sie über das Web-Interface binnen 30 Minuten digitalen Zugriff auf jedes bei uns archivierte Dokument. Ob analog oder digital: Als moderner Informationsdienstleister ist es unser Anspruch, Ihnen Ihre Daten bei Bedarf jederzeit schnellstmöglich verfügbar zu machen, wo auch immer Sie sie benötigen. Zentrales Element ist dabei unser Web-Archiv, über das Sie Tag und Nacht Zugang zu Ihren bei uns digital gespeicherten Unterlagen haben, auf Wunsch mit der vollen Funktionalität eines Dokumenten Management Systems. Und wenn Sie nicht selbst recherchieren wollen, dann nutzen Sie unseren Retrieval-Service. So bezeichnen wir sämtliche Vorgänge der Informationsrecherche, -bereitstellung und -wiederablage, sowohl für physische Archivgüter wie für digitale Daten. Dieser Service steht Ihnen optional als Notfallbereitschaft rund um die Uhr, 7 Tage die Woche zur Verfügung. Für den Austausch digitaler Informationen gilt in jedem Fall: Safety first! Sämtliche Online-Datenübertragungen zwischen Z.A.S. und den Kunden erfolgen über eine sichere, verschlüsselte Verbindung mit SSL-Zertifizierung, je nach Bedarf ausgelegt als ISDN/DSL- oder LWL-Leitung mit 2 bis 150 Mbit. Last but not least beraten wir Sie umfassend und kompetent zu allen Bereichen der Archivierung und des modernen Informationsmanagements. Über die Digitalisierung hinaus übernehmen wir auf Wunsch auch weitergehende Dienstleistungen wie das Vertrags-, Rechnungsoder Reisekostenmanagement. Viele Kunden nutzen zudem gerne unseren E-Post-Service zur Verteilung ihrer gesamten Ein- und Ausgangspost.

4 Archivlogistik - oder: Wie kommt die Akte ins Archiv? Für jeden die passende Lösung Für den Transport physischer Archivgüter verfügen wir über eine eigene Logistik-Abteilung mit spezialisiertem Fuhrpark. Damit können wir die ganze Bandbreite relevanter Logistikleistungen anbieten, vom kompletten Archivumzug über isothermische Spezialtransporte bis zum Kurierdienst. Dabei können Sie je nach Dringlichkeit zwischen verschiedenen Optionen wählen: Turnusfahrten Sonderfahrten Expressfahrten Für Datenträger stehen brandsichere Safes auf unseren Fahrzeugen zur Verfügung, der Transport von isothermisch zu lagernden Proben erfolgt auf Trockeneis mit Spezialfahrzeugen. Transporte durch den Z.A.S.-Sicherheitskurier sind je nach Bedarf mit bis zu Euro je Transport versichert. Es versteht sich, dass sowohl die Fahrzeuge als auch die eingesetzten Mitarbeiter die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes erfüllen. Zur Logistik gehört für uns aber auch die ordnungsgemäße Vernichtung (Z.A.S. Xterm) von nicht mehr benötigten Akten und Datenträgern: Kassation gem. DIN mindestens in der Sicherheitsstufe S2 mobile und stationäre Akten- und Datenträgervernichtung Dokumentation der Vernichtung über ein Datenvernichtungszertifikat ökologische Entsorgung durch Rückführung der Wertstoffe in Recyclingkreisläufe Das Thema Archivierung betrifft jedes Unternehmen, jede Organisation und Institution, auch über die gesetzlichen Bestimmungen hinaus. Neben unseren standardisierten Archivprodukten und Zusatzleistungen haben wir in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden spezielle Branchenlösungen entwickelt, unter anderem für die Bereiche Pharma/Chemie Gesundheit Finanzwirtschaft Ver- und Entsorgung Wohnungswirtschaft Insolvenzverwalter Museen Gerne entwickeln wie auch für Sie eine individuelle, auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Lösung. Ob Standard oder individuell: Die Faktoren Qualität und Sicherheit sind zentrale Elemente der gelebten Unternehmenskultur bei Z.A.S. Selbstverständlich lassen wir dies, wo immer möglich und sinnvoll, auch gerne überprüfen und bestätigen. So erhielt Z.A.S als einer der ersten Archivdienstleister die GLP konforme Archivierungsbescheinigung nach den Good Laboratory Practice Richtlinien der EMEA und FDA. Darüber hinaus verfügen wir selbstverständlich über alle wichtigen Zertifikate und Anerkennungen, die die Qualität unserer Arbeit belegen, unter anderem nach DIN EN ISO 9001:2009. Unser eigener Qualitätsanspruch geht jedoch weit über die Einhaltung dieser Normen hinaus. Überzeugen Sie sich selbst.

5 Wir Digitalisieren Transportieren Archivieren Verwalten für Sie by spreepiraten.eu Zentrale Z.A.S. Zentral Archiv Service GmbH Justus-von-Liebig Str Neubrandenburg Tel.: 0395/ Fax: 0395/ info@zas-archiv.de Betriebsstätten Z.A.S. Neubrandenburg Z.A.S. Magdeburg Z.A.S. Berlin Z.A.S. Frankfurt a. M.