Frage- und Antwort-Liste neue Einkaufsrechnung und Produktabrechnung für Uhr-Transaktionen

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1 Allgemeines Frage- und Antwort-Liste neue Einkaufsrechnung und Produktabrechnung für Uhr-Transaktionen Warum gibt es eine neue Rechnung für Uhr-Transaktionen? Royal FloraHolland arbeitet an einem neuen, zukunftssicheren Fakturierungssystem, das optimal auf internationale Geschäfte vorbereitet ist. Mit der Einführung dieses Systems werden wir flexibler und verabschieden uns von veralteten Fakturierungssystemen. Die Standorte Aalsmeer, Naaldwijk und Rijnsburg haben derzeit alle ein eigenes Fakturierungssystem, das veraltet ist. Wir führen jetzt ein einheitliches Fakturierungsverfahren und -system für diese drei Standorte ein. Ab Februar 2016 erhalten Sie eine neue Einkaufsrechnung bzw. Produktabrechnung für Uhr- Transaktionen. Nachstehend eine Übersicht. KUNDEN ab Februar 2016 Art Name Für Zeitraum Rechnung Rechnung für Uhr- Transaktionen Tag Was steht darauf Alle Produktankäufe nach Schildnummern (!) plus mit der Versteigerung zusammenhängende Kosten. Direkthandelsrechnung Tag Alle Produktankäufe über den Direkthandel plus mit der Versteigerung zusammenhängende Kosten. Dienstleistungsrechnung Handelsrechnung (An- und Verkauf) Woche (Donnerstags ) Tag Alle erbrachten kostenpflichtigen Dienstleistungen von Royal FloraHolland. Alle Transaktionen zwischen Kunden untereinander. Royal FloraHolland fakturiert diese Forderungen und zieht sie ein bzw. zahlt sie aus. (Achtung: Aalsmeer setzt diese Transaktionen auf die Rechnung für Uhr- Transaktionen). Übersicht Wochenübersicht Woche (Freitagnach mittags) Alle Produktankäufe und Dienstleistungen einer Woche. Monatsübersicht Monat Wie Wochenübersicht, bezieht sich aber auf einen Monat. ANLIEFERER ab Februar 2016 Art Name Für Zeitraum Was steht darauf Rechnung Produktabrechnung Tag Alle Erlöse aus Produktverkäufen abzüglich der mit der Versteigerung zusammenhängenden Kosten. Dienstleistungsrechnung Woche (donnerstags) Alle erbrachten kostenpflichtigen Dienstleistungen von Royal FloraHolland. Übersicht Wochenübersicht Woche Alle Produkt- und Dienstleistungsrechnungen einer

2 Woche. Monatsübersicht Monat Wie Wochenübersicht, bezieht sich aber auf einen Monat. Warum wird Eelde noch nicht angeschlossen? Eelde wird zu einem späteren Zeitpunkt angeschlossen. Wir haben uns dafür entschieden, erst mit den früheren Exportniederlassungen anzufangen. Mitte 2016 wird größere Klarheit über die Neuorganisation der Versteigerung bestehen, und dann werden wir mit dem Anschließen von Eelde beginnen. Es stehen zwei Adressen auf der Rechnung, warum? Auf der Rechnung steht eine Versandadresse und eine Rechnungsadresse. Diese können identisch sein, aber die Versandadresse kann z.b. auch ein Postfach sein. In den Niederlanden ist es vorgeschrieben, die Adresse, an der ein Unternehmen seine offizielle Anschrift hat, ebenfalls auf der Rechnung anzugeben. Daher gibt es auf jeder Rechnung zwei Adressfelder. Die Grundlagen der Entgelte stimmen nicht mit den Produktumsätzen überein wie kann das sein? Die Grundlagen, auf die Entgelte berechnet werden, können durch Rundungsdifferenzen von der Summe der Produktumsätze abweichen. Ursache dafür ist, dass die Gebühren pro Transaktion berechnet werden, nicht mehr auf den Gesamtumsatz. Was bedeutet der Code auf dem Vorblatt? Jede Dienstleistung von Royal FloraHolland, die berechnet wird, hat einen Code. Mit diesem Code hat Royal FloraHolland Buchhaltungsdaten für diese Dienstleistung verknüpft. So hängt beispielsweise der Tarif für diese Dienstleistung, die Hauptbuchnummer u.ä. mit diesem Code zusammen. Was bedeutet die Spalte LL und was besagen die Zahlen in dieser Spalte auf der Produktspezifikation? Diese Spalte steht für lose Stellbretter (niederländisch: losse legborden). Die angegebene Zahl ist die Anzahl loser Stellbretter (Packmittelcode 795), die zu einer Direkthandelstransaktion gehören. In der Übersicht Mehrweg- Packmittel ist die Summe unter dem Packmittelcode 795 angegeben. Sind die Korrekturen von dänischen Containern sichtbar? In der neuen Produktspezifikation sind nun auch die Korrekturen von dänischen Containern sichtbar. Das war in Aalsmeer schon bisher so, für die anderen Standorte ist es neu. Warum gibt es zusätzliche Spalten zu Incoterms? Royal FloraHolland arbeitet mit den Incoterms, daher sind diese nun auch auf der neuen Rechnung zu finden. Mit den Incoterms kann Royal FloraHolland eine bessere Unterstützung bei internationalen Geschäften geben. Auf einer Mehrweg-Packmittelübersicht stehen auch Doppelzeilen; warum kann nicht alles in einer Zeile dargestellt werden? Die Umsatzsteuer, die auf Pfandgeld und Packmittelmiete gezahlt werden muss, ist unterschiedlich. Pfandgeld ist nämlich steuerfrei und bei der Packmittelmiete folgt die Steuer dem Produkt. Speziell für Anlieferer: Warum gibt es eine neue Produktabrechnung? Royal FloraHolland hat derzeit noch viele unterschiedliche Abrechnungsdokumente. Ab Januar 2016 machen wir daraus eine einheitliche Produktabrechnung, auf der alle Uhren- und Direkthandelstransaktionen stehen, unabhängig vom Standort. Sie erhalten dann nur noch eine Produktabrechnung pro Tag, eine Dienstleistungsrechnung pro Woche und eine Wochenübersicht pro Woche (wenn Sie sich dafür angemeldet haben).

3 Warum gibt es keine Wochenabrechnung für Naaldwijk und Rijnsburg mehr oder eine Wochenübersicht für Aalsmeer? Royal FloraHolland versendet nur noch eine Produktabrechnung pro Tag, auf der alle Uhren- und Direkthandelstransaktionen in Aalsmeer, Naaldwijk und Rijnsburg stehen. Wann wird die Produktabrechnung versandt? Die Produktabrechnung wird täglich erstellt, nachdem die Versteigerung an allen Uhren beendet ist. Die Produktabrechnung wird per versandt. Unter Rechnung Online kann sie im Laufe des Tages abgerufen werden. Erhalte ich automatisch eine Wochenübersicht? Nein, Sie müssen sich anmelden, wenn Sie eine Wochenübersicht erhalten möchten. Das erledigen Sie über Mein FloraHolland. Wenn Sie sich bereits für die Wochenübersicht angemeldet haben, müssen Sie das nicht erneut tun. Wann wird die Wochenübersicht versandt? Die Wochenübersicht wird am Freitagnachmittag versandt. Warum wurde die Wochenübersicht geändert (Plus- und Minus-Zeichen)? Bis vor kurzem wurden Produktabrechnungen versandt, auf denen die Produktverkäufe mit einem Pluszeichen und die Kosten mit einem Minuszeichen angegeben waren. Auf der Wochenübersicht war das genau andersherum. Dies wurde nun geändert, sodass die Darstellung nun gleich ist. Allerdings wird bei der Dienstleistungsrechnung das Pluszeichen auf der Rechnung beibehalten, während auf der Wochenübersicht ein Minuszeichen angegeben ist. Denn dabei geht es um Kosten, die von Ihrem Erlös abgezogen werden. Gibt es noch eine Möglichkeit, die Erlöse pro Standort zu sehen? Ja, denn auf der Produktabrechnung, der Wochenübersicht und der Monatsübersicht werden die Erlöse und die damit zusammenhängenden Versteigerungskosten und eventuelle Durchlaufkosten oder Korrekturen für jeden Standort mit einer Zwischensumme angegeben. Es gibt also für die Standorte Aalsmeer, Naaldwijk, Rijnsburg, für die Floristenuhr Naaldwijk und für den Direkthandel separate Zeilen mit einer Zwischensumme für jeden Standort. Kann ich mit Hilfe der Wochenübersicht noch einfach einbuchen? Ja, das ist möglich. Wir erstellen unterhalb der Wochenübersicht eine Zusammenfassung, auf der pro Code (Produktverkäufe, Provision usw.) ein Wochen-Gesamtbetrag genannt wird. Darin sind also alle Beträge von einzelnen Standorten zusammengerechnet. Ferner kann eine Überprüfung der kumulierten Zahlen bis zu dem betreffenden Zeitpunkt durchgeführt werden, da auch der kumulierte Betrag bis zu dieser Woche angegeben wird. Erhalte ich meine Produktabrechnung und die Wochenübersicht noch per Post? Nein, Royal FloraHolland versendet alle Produktabrechnungen und Wochenübersichten per ; zusätzlich sind sie über Mein FloraHolland in Rechnung Online abrufbar. Dieser Service ist kostenlos. Wenn Sie die Produktabrechnungen auch per Post erhalten möchten, müssen Sie sich über Mein FloraHolland für diesen Service anmelden. Dieser Service kostet 35,-- Euro pro Monat. Haben Sie sich bereits für den Postversand angemeldet? Dann müssen Sie sich nicht erneut anmelden. Achtung! Wenn Sie in Aalsmeer über die Uhr verkaufen, können Sie entweder Ihre Produktabrechnung per erhalten (und über Rechnung Online einsehen), oder Sie erhalten Ihre Produktabrechnung per Post. Die Wahl beider Optionen ist in Aalsmeer NICHT möglich.

4 Ich vermisse den Durchschnittspreis der Produkte auf der Produktabrechnung Die neue Rechnung für Transaktionen an der Uhr enthält keine informativen Daten mehr. Auf der Rechnung stehen nur noch die Daten, die für die finanzielle Abwicklung relevant sind. Royal FloraHolland hat dies auf Wunsch der Mitglieder und Kunden so eingerichtet. Diese fanden die Rechnungen wegen zu vieler Informationen zu komplex. Daher wird die Rechnung wieder zu dem, wofür sie gedacht ist: eine Abrechnung der Transaktionen. Alle anderen Informationen werden auf andere Weise zur Verfügung gestellt. Eine Alternative für informative Daten ist beispielsweise FloraNext. Warum wurde die Umsatzsteuer geändert? Dort stehen nun Codes. Royal FloraHolland arbeitet mit einem neuen System und einem einheitlichen Umsatzsteuer-Codesystem. Unten auf der Rechnung wird erläutert, wofür die Codes stehen; dort ist auch der Umsatzsteuertarif angegeben. Ich vermisse auf der Wochenübersicht und der Produktabrechnung die Dienstleistungen, die bisher immer verrechnet wurden. Royal FloraHolland versendet am Donnerstag (einmal pro Woche) eine Dienstleistungsrechnung, mit der alle von Royal FloraHolland bezogenen Dienstleistungen in Rechnung gestellt werden. Diese Positionen haben einen anderen Umsatzsteuercode und können daher nicht mit Ihren Erlösen verrechnet werden. Auf der Wochenübersicht sind jedoch alle Kosten und Erlöse zusammengefasst, sodass Sie dennoch ein vollständiges Bild erhalten. Stimmt der Betrag, den ich ausgezahlt bekomme, mit der Wochenübersicht überein? Nicht immer. Wenn Sie auch Erlöse aus Eelde oder Rhein-Maas haben, stehen diese nicht auf der Wochenübersicht. Auch eventuelle Verrechnungen mit Sammeltransporteuren oder Importverarbeitern können den auszuzahlenden Betrag beeinflussen. Bei den Transaktionen der Packmittelübersicht wird eine Kundennummer oder Buchhaltungsnummer angegeben, wofür steht diese? Das bedeutet, dass im EAB angegeben ist, dass die Partie über einen Packmittelverarbeiter abgewickelt wurde. Die Packmittel (Pfand und Packmittelmiete) müssen daher an diesen Packmittelverarbeiter zurück- gezahlt werden. Denn der Packmittelverarbeiter hat sie ja auch für Sie beim Depot bezahlt. Die Verrechnung erfolgt über die Produktabrechnung und bedeutet für Sie keine zusätzliche Arbeit. Speziell für Kunden: Wann wird die Rechnung für Uhr-Transaktionen versandt? Diese wird täglich erstellt, nachdem die Versteigerung an allen Uhren beendet ist. Wir gehen davon aus, dass die Rechnung für Uhr-Transaktionen gegen Uhr per versandt wird. Zu Spitzenzeiten (Valentins- und Muttertag) kann dies etwas später erfolgen. Über Mein FloraHolland und Rechnung Online ist die Rechnung etwas später am Nachmittag abrufbar. Ich erhalte die Rechnung per Post, ist das auch weiter möglich? Royal FloraHolland versendet alle Rechnungen per , und sie sind unter Rechnung Online abrufbar. Wenn Sie die Rechnungen auch per Post erhalten möchten, können Sie sich für den Service Rechnung per Post anmelden. Dies ist ein kostenpflichtiger Service. Kosten: 35,-- pro Monat. Ich erhalte Monatsübersichten für Naaldwijk und Rijnsburg, gibt es eine Alternative? Da die Transaktionen auf ein neues System übertragen werden, werden die Monatsübersichten dieser Standorte keine Daten mehr enthalten. Sie können sich für den Service Monatsübersicht in Mein FloraHolland anmelden.

5 Darüber erhalten Sie eine monatliche Übersicht aller Einkäufe und Dienstleistungen von Royal FloraHolland, auf der auch die kumulierten Beträge bis zu dem betreffenden Monat (inklusive) zu sehen sind. Kosten: 10,-- pro Monat. Wird die Transaktionsgebühr Pflanzen oder Blumen weiterhin pro Standort berechnet? Nein, diese Gebühr (pro Kunde und Anlieferer pro Tag) wird nicht mehr pro Standort berechnet. Steuern Warum sind die USt-Codes geändert? Das Buchhaltungssystem, mit dem Royal FloraHolland in Zukunft arbeiten wird, hat Buchstabencodes. Es gibt davon auch viel mehr als früher. Das hängt damit zusammen, dass Royal FloraHolland auch international fakturiert. Auf der Rechnung wird die Bedeutung der Codes unter der Überschrift Umsatzsteuer erläutert. Ich möchte die Umsatzsteuerverlagerung nutzen oder habe eine Abholbestätigung. Wie kann ich erreichen, dass die Umsatzsteuer auf der Rechnung für Uhr-Transaktionen reduziert wird? Bitte wenden Sie sich an den Kundenservice von Royal FloraHolland. Dort wird man dafür sorgen, dass im System vermerkt wird, dass Sie mit einer Abholbestätigung arbeiten. Danach wird die Umsatzsteuerverlagerung im neuen Fakturierungssystem berücksichtigt. Warum stehen auf der Mehrweg-Packmittelübersicht Doppelzeilen? Warum kann dies nicht als eine Zeile dargestellt werden? Die Umsatzsteuer, die auf Pfandgeld und Packmittelmiete berechnet werden muss, ist unterschiedlich hoch. Pfandgeld ist nämlich steuerfrei und bei der Packmittelmiete folgt die Steuer dem Produkt. Warum wird auf das Packmittelpfand und die HBAG-Abgabe keine Umsatzsteuer berechnet? Dabei handelt es sich um Entgelte, die nach Angabe des Fiskus steuerfrei sind. Deutsche Anlieferer, die von der Landbouwregeling (niederländische Landwirtschaftsregelung für die USt) Gebrauch machen, bekommen derzeit bei Direkthandelstransaktionen die deutsche Umsatzsteuer sofort ausgezahlt; kann dies nicht auch für Uhr-Transaktionen so geregelt werden? Ja, diese werden nun auch mit der deutschen Umsatzsteuer verrechnet. Versendung Wie komme ich an eine Monatsübersicht? Die Monatsübersicht kostet 10,-- Euro pro Monat. Sie können sich unter Mein FloraHolland dafür anmelden. Die Monatsübersicht wird per oder per Post versandt (nach Ihrer Wahl). Wie kann ich die Produktabrechnung per Post erhalten? Wenn Sie die Produktabrechnung per Post erhalten möchten, können Sie sich dafür über den Service Rechnung per Post versenden unter Mein FloraHolland anmelden. Kosten: 35,-- pro Monat. Sonstiges Wie erhalte ich die Produktabrechnung und/oder die Rechnung für Uhr-Transaktionen? Die Produktabrechnung und die Rechnung für Direkthandels- bzw. Uhr-Transaktionen werden per versandt. Sie können sich über Mein FloraHolland für Rechnung Online anmelden. Dieser Service ist kostenlos.

6 Achtung! Wenn Sie in Aalsmeer an der Uhr verkaufen, können Sie Ihre Produktabrechnung entweder per erhalten (und über Rechnung Online abrufen), oder Sie erhalten Ihre Produktabrechnung mit der Post. Die Auswahl beider Optionen ist in Aalsmeer NICHT möglich. Ihre Produktabrechnung per und Rechnung Online ist kostenlos. Mit dem Postversand sind Kosten verbunden (35,-- Euro pro Monat). Was steht auf einer Monatsübersicht? Die Monatsübersicht enthält eine Summe aller Einkäufe nebst allen Kosten und Umsatzsteuern, kumuliert pro Zeile. Ferner gibt es eine Spalte mit den kumulierten Beträgen bis zu dem Monat (inklusive), für den die Übersicht versandt wird. Sie können diese Übersicht verwenden, um die Zeilen monatlich in Ihrer Buchhaltung zu buchen oder um Ihre täglichen Buchungen zu kontrollieren. Die Monatsübersicht kostet 10,-- Euro pro Monat; Sie können sich über Mein FloraHolland dafür anmelden. Die Monatsübersicht wird per oder per Post versandt (je nach Ihrer Auswahl). Wird auch eine Jahresübersicht versandt? Ja, Ende 2016 werden wir eine Jahresübersicht mit allen Einkäufen und Kosten oder Verkäufen abzüglich Kosten versenden (per ). Ist die Rechnung für Uhr-Transaktionen und/oder die Produktabrechnung auch in anderen Sprachen verfügbar? Die Rechnung für Uhr-Transaktionen, die Direkthandelsrechnung und die Produktabrechnung, die Wochen- und die Monatsübersichten sind in fünf Sprachen verfügbar: Niederländisch, Englisch, Deutsch, Spanisch und Französisch. Einen Änderungswunsch bezüglich der Sprache können Sie per wie folgt mitteilen: Lieferanten: Kunden: Ich habe keine Produktabrechnung erhalten. Sie erhalten Ihre Produktabrechnung per . Sie können Ihre Produktabrechnungen auch über Mein FloraHolland einsehen. Möchten Sie die Produktabrechnung mit der Post erhalten? Sie können sich auf Mein FloraHolland für den Postversand anmelden. Erhalten Sie die Produktabrechnung per Post und möchten das in Zukunft nicht mehr? Das können Sie gerne dem Kundenservice mitteilen. Wer kann mir weitere Informationen zur XML-Rechnung geben? Die XML-Rechnung ist neu und wird in Zukunft Standard werden. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie von Ihrem Softwarelieferanten. Wenn Sie sich für die XML-Rechnung anmelden wollen, können Sie das über Mein FloraHolland tun. Ein Packmittelverarbeiter bekommt keine Übersicht Packmittelverrechnung mit den Uhr-Transaktionen in Aalsmeer mehr, wie ist das möglich? Handelsvertreter und Packmittelverarbeiter erhalten keine Wochenübersicht Packmittelverrechnung für die Uhr- Transaktionen in Aalsmeer mehr. Diese Informationen stehen nun auf der Produktabrechnung. Gleiches gilt für alle heutigen Royal FloraHolland-alt-Direkthandelstransaktionen. Ein loses Stellbrett ist Packmittelcode 100, oder nicht? Lose Stellbretter im Direkthandel sind zu Packmittelcode 795 geworden. Für die Niederlassung Aalsmeer war das bisher schon so. Achtung! Das gilt vorläufig nur für den Direkthandel. Ich bekomme aus Aalsmeer noch eine Rechnung für Uhr-Transaktionen, obwohl das doch nicht mehr passieren sollte Die Positionen der Handelsregelung AI/AU sind noch nicht auf das neue System umgestellt worden. Daher werden die AI/AU-Transaktionen noch auf die bisherige Weise fakturiert. Wir gehen davon aus, dass die Handelsregelung im

7 ersten Quartal des Jahres 2016 ebenfalls in das neue System überführt wird. Ab diesem Zeitpunkt erhalten Sie dann keine Rechnung für Uhr-Transaktionen aus Aalsmeer mehr.