Initial formalities upon arrival in Osnabrück (information in German: page 5 to 8)

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1 Initial formalities upon arrival in Osnabrück (information in German: page 5 to 8) Please take the following four steps within the first week after your arrival! 1. Pick up your campus card (= student ID card and public transportation ticket) Visiting students of the Faculty of Business Management and Social Sciences (BMSS) at Osnabrück University of Applied Sciences (OS UAS) can get their campus card or a preliminary certificate of enrollment, if the card is not available yet, from the International Faculty Office (IFO). Participants of the International Winter/Summer Language Schools German shall contact the central International Office. Degree-seeking students will get these documents from the Student Affairs Office. Michaela Buchholz (Mrs.) Tutor of the International Faculty Office (IFO) Incoming Student Advisor (visiting students) Room CB 0210 International Faculty Office (IFO) Caprivistraße 30 A, Caprivi Campus Room CB 0011B Phone: +49 (0) 5 41/ Caprivistraße 30 A, Caprivi Campus incoming-wiso@hs-osnabrueck.de Phone: +49 (0) 5 41/ M.Buchholz@hs-osnabrueck.de Angela Halbrügge (Ms.) Ina Müller-Schlicht (Ms.) International German Language Course Coordinator Student Affairs Office International Office Room AF 0011 Room AF 0109 Albrechtstraße 30, Westerberg-Campus Albrechtstraße 30, Westerberg Campus Phone: +49 (0) 5 41/ Phone: +49 (0) 5 41/ I.Mueller-Schlicht@hs-osnabrueck.de A.Halbruegge@hs-osnabrueck.de Students who are obligated to pay semester fees will obtain their campus card only if they have transferred the amount due (best deliver a proof of the payment). 2. Open up a bank account EU students from Western European countries (e. g. France, Spain, Netherlands, Denmark, Belgium) are free to keep on using their home account in Osnabrück, if they have any. EU students from Eastern European states better should open up a new account as the direct debiting system with their countries does not seem to work smoothly yet. If unsure, you (or your buddy) should ask Ms. Margrit Burrey of the Finance Department of Studentenwerk Osnabrück: margrit.burrey@sw-os.de, phone: (05 41) Non-EU students must open up an account at a local bank, the choice is up to you (Sparkasse, Deutsche Bank, Volksbank ). In Germany, students do not have to pay bank charges. If a bank refuses you (asking you to register first at the Citizen Center Osnabrück), try another branch or bank, or try to clarify first the health insurance and the registration at the Citizen Center. Please do not forget to take the following original documents incl. a copy to the bank: personal identity card or passport (incl. visa) campus card or alternatively a preliminary certificate of enrollment of OS UAS rent agreement of your accommodation in Osnabrück Opening hours of the banks (best arrange an appointment!): Mon - Wed and Thu and Fri and Permission for automatic debit Once you have a new account, the Housing Service will require a permission for automatic debit of the monthly rent from you. IMPORTANT: For the debit, enough money must always be on the account during the first days of the month. Otherwise, you risk dunning charges or the cancellation of your rent agreement! This applies only to students who live in a students' dormitory which has been provided by the Housing Service. The direct 1

2 debit form can be downloaded from the housing website or is available directly from the housing coordinator. The completed form has to be returned to the Housing Service not directly to the Studentenwerk Osnabrück! Nina Chapman (Ms.) Housing Service Coordinator Room AF 0109F Albrechtstraße 30, Westerberg Campus Phone: +49 (0) 5 41/ housing@hs-osnabrueck.de Internet: Semester fees International degree-seeking students, who want to attain a Bachelor s or Master s degree in a regular program at our faculty, have to pay semester fees (exception: dual degree students from partner universities). Students, who receive a scholarship which is mainly financed by the German state (e. g. a DAAD scholarship), must pay the semester fees minus the administrative charge only. Visiting students (ERASMUS and other exchange students) from partner universities are exempt from the payment of the semester fees. Visiting students, who come as a "free mover" from a university which has not signed a cooperation agreement with OS UAS, have to pay the full semester fees. In case these students receive a scholarship which is mainly financed by the German state, they can deduct the administrative charge ( Verwaltungskostenbeitrag ). For the exact amount of the semester fees for the next term, please check: As a free mover, you should pay the amount due only AFTER you have been enrolled at OS UAS and AFTER you have obtained the request for payment and the OS UAS registration number from our Student Affairs Office! Please inform the IFO once you have paid. 3. Get a health insurance For students in Germany a health insurance is compulsory. ALL students coming from abroad to study at OS UAS must therefore prove to have a health insurance covering the whole period of their stay in Germany. First of all, the Citizen Center Osnabrück will check your insurance cover so that you should have one before you go there. No residence permit without a valid health insurance! EU students in most cases already have a European Health Insurance Card (EHIC) or can get one from their insurance company at home. Non-EU students who do not possess a EHIC must effect a German health insurance with a public insurance company. OS UAS does not accept foreign or private insurances! Conclusion of a health insurance in Germany Non-EU students and EU students aged 30 and over must go to a public insurer in Osnabrück in the first week after arrival and conclude an insurance. Best let your buddy accompany and assist you. Please take the following documents (originals incl. a copy) when going to the insurance company: personal ID card or passport details of a bank account in Germany campus card or preliminary certificate of enrollment from OS UAS Proof of health insurance for Student Affairs Office Visiting students must hand in an evidence of a health insurance to the Student Affairs Office of OS UAS (Westerberg campus, building AF, ground floor), latest two weeks after their arrival: 2

3 EU students: a copy of your European Health Insurance Card (EHIC) Non-EU students: the written confirmation from a public insurer that you have effected a German health insurance scheme Degree-seeking students must also prove their insurance cover to the Student Affairs Office when submitting their documentation for enrollment. Public health insurances The insurance rate for students with the public insurers in Osnabrück slightly varies and ranges between EUR 60 and 70 per month. Students aged 30 and over cannot profit from this low-priced student rate. They can only ask for a voluntary (= private) insurance at a public insurer in Osnabrück. For further details, please enquire with the insurance companies. Please note: Once you have signed an insurance contract, you will be liable for all incurring fees! Do not ignore any reminder letters from the insurance company. If necessary, ask the International Faculty Office (IFO) for advice. Here you can now find a choice of the biggest insurance companies in Osnabrück, best arrange an appointment before you go there together with your buddy: TK Techniker Krankenkasse Student Service Roman Hamza (Mr.) Jürgensort 10 Mon - Fri Osnabrück and by appointment Phone: +49 (0) 5 41/ Roman.Hamza@tk.de or osnabrueck@tk.de Internet: (English pages) AOK Die Gesundheitskasse AOK Student Service Neuer Graben Osnabrück Mon - Thu Phone: +49 (0) 5 41/ (until hrs) and by appointment studentenservice.os@nds.aok.de Internet: DAK Gesundheit Service Center Osnabrück Kollegienwall 3-4 Mon - Wed Osnabrück Thu Phone: +49 (0) 5 41/ Fri service718300@dak.de Internet: BARMER GEK Lars Klenke (Mr.) Große Rosenstr Osnabrück Phone: +49 (0) 800/ or +49 (0) 800/ Lars.Klenke@barmer-gek.de or Osnabrueck@barmer-gek.de Internet: We would advise you to conclude also a private accident and third-party liability insurance to make sure that you are insured against all possible risks. More information can be found in the "Handbook for international students" at: 3

4 4. Register at the Citizen Center Osnabrück Every international student is obliged to register at the Aliens Office ( Ausländerbehörde, non-eu students) or at the Residents Registration Office ( Bürgeramt, EU students) resp. and to state an address in Osnabrück. You must go there personally, best accompanied by your buddy who can arrange an appointment, translate and help filling in the forms. Stadt Osnabrück Bürgeramt (EU) Stadthaus 1 Natruper-Tor-Wall 2 Mon + Tue Osnabrück Wed + Fri Phone: +49 (0) 5 41/ Thu buergeramt@osnabrueck.de Appointments by phone: +49 (0) 5 41/ Online appointments: Stadt Osnabrück Ausländerbehörde (non-eu) Stadthaus 1 Natruper-Tor-Wall 2 Mon + Fri Osnabrück Tue Phone: +49 (0) 5 41/ Thu auslaenderbehoerde@osnabrueck.de Online appointments: EU students do not need a residence permit, but must become registered as well, prove that they have sufficient health insurance cover and that they can finance their studies. Students coming from a non-eu country must apply for a residence permit, bring an evidence of their health insurance and prove that they can finance their studies. Papers required from EU residents copy of passport or personal ID card campus card or preliminary certificate of enrollment from OS UAS evidence of health insurance: copy of EHIC financial declaration: proof of financial means of currently EUR 659 per month rent agreement and lessor s certificate (available at Housing Service) confirmation of scholarship/grant, if applicable Papers required from non-eu residents copy of passport 1 biometric passport photograph campus card or preliminary certificate of enrollment from OS UAS evidence of public health insurance rent agreement and lessor s certificate (available at Housing Service) confirmation of scholarship/grant, if applicable In individual cases, you might be asked for further documents. Please take the originals of your documents incl. a copy to the Citizen Center. Fees for the residence permit (mainly for non-eu students) First residence permit: up to one year: EUR 100 more than 1 year: EUR 110 Extension: up to 3 months: EUR 65 more than 3 months: EUR 80 EU students and students obtaining a German grant do not have to pay fees. More detailed information in our Handbook for International Students: (PDF file top right of the page) As of: 24/05/2016 International Faculty Office (IFO) 4

5 Formalitäten bei Ankunft in Osnabrück Bitte die folgenden vier Schritte innerhalb der ersten Woche nach Ihrer Ankunft erledigen! 1. Holen Sie Ihre Campus Card (= Studienausweis und Semesterticket) ab Gaststudierende der Fakultät Wirtschafts- und Sozialwissenschaften (WiSo) an der Hochschule Osnabrück (HS OS) können die Campus Card oder eine vorläufige Immatrikulationsbescheinigung, falls die Karte noch nicht vorliegt, im International Faculty Office (IFO) abholen. Teilnehmer des Winter-/ Sommer-Sprachkurses Deutsch sollten sich an das zentrale International Office wenden. Internationale Bachelor-/ Master-Studierende erhalten diese Dokumente vom Studierendensekretariat. Michaela Buchholz Tutor des International Faculty Office (IFO) Incoming Student Advisor (visiting students) Raum CB 0210 International Faculty Office (IFO) Caprivistraße 30 A, Caprivi-Campus Raum CB 0011B Tel.: +49 (0) 5 41/ Caprivistraße 30 A, Caprivi-Campus incoming-wiso@hs-osnabrueck.de Tel.: +49 (0) 5 41/ M.Buchholz@hs-osnabrueck.de Angela Halbrügge Ina Müller-Schlicht International German Language Course Coordinator Studierendensekretariat International Office Raum AF 0011 Raum AF 0109 Albrechtstraße 30, Westerberg-Campus Albrechtstraße 30, Westerberg-Campus Tel.: +49 (0) 5 41/ Tel.: +49 (0) 5 41/ I.Mueller-Schlicht@hs-osnabrueck.de A.Halbruegge@hs-osnabrueck.de Studierende, die zur Zahlung des Semesterbeitrages verpflichtet sind, erhalten ihre Campus Card nur, sofern sie den entsprechend fälligen Betrag überwiesen haben (bitte am besten einen Zahlungsnachweis vorlegen). 2. Eröffnen Sie ein Konto EU-Studierende aus westeuropäischen Ländern (z. B. Frankreich, Spanien, Niederlande, Dänemark, Belgien) dürfen ihr Heimatkonto, sofern vorhanden, in Osnabrück weiter nutzen. EU-Studierende aus osteuropäischen Staaten sollten besser ein neues Konto eröffnen, da das Lastschriftverfahren mit ihren Ländern noch nicht reibungslos zu funktionieren scheint. Wenn Sie sich unsicher sind, sollten Sie (oder Ihr Buddy) bei Frau Margrit Burrey in der Finanzbuchhaltung des Studentenwerks Osnabrück nachfragen: margrit.burrey@sw-os.de, Tel.: (05 41) Studierende aus Nicht-EU-Staaten müssen ein Konto bei einer örtlichen Bank eröffnen, die Bank können Sie selbst wählen (Sparkasse, Deutsche Bank, Volksbank ). In Deutschland zahlen Studierende keine Bankgebühren. Falls eine Bank Sie abweist (Forderung: erst Anmeldung in der Stadtverwaltung), versuchen Sie es in einer anderen Filiale oder Bank oder versuchen Sie, die Krankenversicherung und Anmeldung in der Stadtverwaltung vorzuziehen. Bitte nicht vergessen, die folgenden Originalunterlagen inklusive einer Kopie zur Bank mitzunehmen: Personalausweis oder Reisepass Campus Card oder vorläufige Immatrikulationsbescheinigung der HS OS Mietvertrag Ihrer Unterkunft in Osnabrück Öffnungszeiten der Banken (am besten einen Termin vereinbaren!): Mo. - Mi und Do und Fr und Einzugsermächtigung Sobald Sie ein neues Konto haben, benötigt der Housing Service von Ihnen eine Einzugsermächtigung für die monatliche Abbuchung der Miete. WICHTIG: Dafür muss am Monatsanfang immer genügend Geld auf dem Konto sein, sonst drohen Ihnen Mahngebühren oder schlimmstenfalls die Kündigung des Mietvertrages! Dieses gilt nur für Studierende, die in einem Studentenwohnheim wohnen, das durch den Housing Service vermittelt wurde. Ein entsprechender Vordruck steht auf der Unterkunftswebseite zum Download bereit oder ist direkt bei der 5

6 Unterkunftskoordinatorin erhältlich. Das ausgefüllte Formular ist an den Housing Service zurück zu geben. Bitte nicht direkt an das Studentenwerk Osnabrück! Nina Chapman Housing Service Coordinator Raum AF 0109F Albrechtstraße 30, Westerberg-Campus Tel.: +49 (0) 5 41/ housing@hs-osnabrueck.de Internet: Semesterbeitrag Internationale Bachelor-/Master-Studierende, die einen Abschluss in einem regulären Studiengang an unserer Fakultät anstreben, müssen den Semesterbeitrag bezahlen (Ausnahme: Doppelabschluss- Studierende von Partnerhochschulen). Studierende, die ein Stipendium erhalten, das überwiegend aus deutschen öffentlichen Mitteln finanziert wird (z. B. ein DAAD-Stipendium), müssen nur den Semesterbeitrag abzüglich des Verwaltungskostenbeitrages bezahlen. Gaststudierende (ERASMUS- und andere Austauschstudierende) von Partnerhochschulen sind von der Zahlung des Semesterbeitrages befreit. Gaststudierende, die als "Free Mover" von Hochschulen kommen, mit denen die HS OS keine Kooperationsvereinbarung getroffen hat, müssen den vollen Semesterbeitrag zahlen. Erhalten Sie ein überwiegend aus deutschen öffentlichen Mitteln finanziertes Stipendium, dürfen Sie den Verwaltungskostenbeitrag abziehen. Die genaue Höhe des Semesterbeitrags für das kommende Semester finden Sie auf: Als Free Mover zahlen Sie den Betrag bitte erst NACH ihrer Immatrikulation an der Hochschule Osnabrück und NACHDEM Sie vom Studierendensekretariat die Zahlungsaufforderung und die HS OS Matrikel-Nummer erhalten haben! Bitte informieren Sie das IFO, sobald Sie bezahlt haben. 3. Schließen Sie eine Krankenversicherung ab In Deutschland müssen Studierende krankenversichert sein. ALLE Studierenden aus dem Ausland, die an der HS OS studieren möchten, müssen deshalb ebenfalls den Nachweis einer Krankenversicherung für den gesamten Zeitraum ihres Aufenthaltes in Deutschland erbringen. Als Erstes prüft die Stadtverwaltung Ihren Versicherungsschutz. Daher sollten Sie eine Krankenversicherung haben, bevor Sie dorthin gehen. Ohne gültige Krankenversicherung gibt es keine Aufenthaltsgenehmigung! EU-Studierende besitzen meist bereits eine Europäische Krankenversichertenkarte (EHIC = European Health Insurance Card) bzw. können diese in ihrem Heimatland bei ihrer Krankenkasse beantragen. Studierende aus Nicht-EU-Staaten, die über keine EHIC verfügen, müssen eine deutsche Krankenversicherung bei einer gesetzlichen Krankenkasse abschließen. Die HS OS akzeptiert keine ausländischen oder privaten Krankenversicherungen! Abschluss einer Krankenversicherung in Deutschland Studierende aus Nicht-EU-Staaten und EU-Studierende über 30 müssen in der ersten Woche nach ihrer Ankunft zu einer gesetzlichen Krankenkasse gehen und eine Krankenversicherung abschließen. Am besten lassen Sie sich von Ihrem Buddy begleiten und helfen. Bitte nehmen Sie die folgenden Dokumente mit zur Krankenkasse (Originale inklusive einer Kopie): Personalausweis oder Reisepass Kontodaten eines Bankkontos in Deutschland Campus Card oder vorläufige Immatrikulationsbescheinigung der HS OS Krankenversicherungsnachweis für das Studierendensekretariat Gaststudierende müssen einen Nachweis der Krankenversicherung spätestens zwei Wochen nach ihrer Ankunft dem Studierendensekretariat der HS OS (Westerberg-Campus, Gebäude AF, Erdgeschoss) vorlegen: 6

7 EU-Studierende: eine Kopie Ihrer European Health Insurance Card (EHIC) Studierende aus Nicht-EU-Staaten: die schriftliche Bestätigung einer gesetzlichen Krankenkasse über eine abgeschlossene deutsche Krankenversicherung Internationale Bachelor- und Master-Studierende müssen einen Krankenversicherungsnachweis im Studierendensekretariat bei Abgabe ihrer Immatrikulationsunterlagen mit einreichen. Gesetzliche Krankenkassen Der Versicherungsbeitrag für Studierende bei den gesetzlichen Krankenkassen in Osnabrück variiert leicht und liegt zwischen EUR 60 und 70 pro Monat. Studierende, die 30 Jahre und älter sind, können diesen günstigen Studententarif nicht mehr in Anspruch nehmen. Sie können sich nur freiwillig (= privat) bei einer gesetzlichen Krankenkasse in Osnabrück versichern. Weitere Details erfragen Sie bitte bei den Krankenkassen. Beachten Sie: Sobald Sie einen Versicherungsvertrag unterschrieben haben, ist dieser verbindlich und Sie haften für alle anfallenden Gebühren! Ignorieren Sie keine Mahnschreiben der Versicherungen. Suchen Sie gegebenenfalls Rat im International Faculty Office (IFO). Hier nun eine Auswahl der größten Krankenkassen in Osnabrück. Gehen Sie in der ersten Woche nach Ihrer Ankunft zusammen mit Ihrem Buddy dorthin. Am besten vereinbaren Sie vorher einen Termin. TK Techniker Krankenkasse Student Service Roman Hamza Öffnungszeiten: Jürgensort 10 Mo. - Fr Osnabrück und nach Vereinbarung Tel.: +49 (0) 5 41/ Roman.Hamza@tk.de oder osnabrueck@tk.de Internet: (English pages) AOK Die Gesundheitskasse AOK Studentenservice Neuer Graben 25 Öffnungszeiten: Osnabrück Mo. - Do Tel.: +49 (0) 5 41/ (bis Uhr) und nach Vereinbarung Studentenservice.OS@nds.aok.de Internet: DAK Gesundheit Servicezentrum Osnabrück Öffnungszeiten: Kollegienwall 3-4 Mo. - Mi Osnabrück Do Tel.: +49 (0) 5 41/ Fr service718300@dak.de Internet: BARMER GEK Lars Klenke Große Rosenstr Osnabrück Tel.: +49 (0) 800/ or +49 (0) 800/ Lars.Klenke@barmer-gek.de or Osnabrueck@barmer-gek.de Internet: Wir raten Ihnen, auch eine private Unfall- und Haftpflichtversicherung abzuschließen, damit Sie gegen alle möglichen Risiken abgesichert sind. Mehr Informationen finden Sie im "Handbook for international students" auf der Seite: 7

8 4. Melden Sie sich in der Stadtverwaltung Osnabrück an Jeder internationale Studierende ist verpflichtet, sich bei der Ausländerbehörde (Nicht-EU-Studierende) bzw. im Bürgeramt (EU-Studierende) anzumelden und eine Adresse in Osnabrück anzugeben. Sie müssen persönlich dorthin gehen, am besten in Begleitung Ihres Buddys, der einen Termin vereinbaren, übersetzen und Hilfe beim Ausfüllen der Formulare leisten kann. Stadt Osnabrück Bürgeramt (EU) Stadthaus 1 Öffnungzeiten Natruper-Tor-Wall 2 Mo. + Di Osnabrück Mi. + Fr Tel.: +49 (0) 5 41/ Do buergeramt@osnabrueck.de Telefonische Terminvergabe: +49 (0) 5 41/ Onlinetermine: Stadt Osnabrück Ausländerbehörde (Nicht-EU) Stadthaus 1 Öffnungszeiten: Natruper-Tor-Wall 2 Mo. + Fr Osnabrück Di Tel.: +49 (0) 5 41/ Do auslaenderbehoerde@osnabrueck.de Onlinetermine: EU-Studierende benötigen keine Aufenthaltsgenehmigung, müssen sich aber mit ihrem Wohnort registrieren lassen sowie einen Krankenversicherungs- und einen Finanzierungsnachweis für ihr Studium erbringen. Studierende aus Nicht-EU-Staaten müssen eine Aufenthaltsgenehmigung beantragen und nachweisen, dass sie krankenversichert sind und ihr Studium finanzieren können. Erforderliche Unterlagen von EU-Bürgern Reisepass oder Personalausweis Campus Card oder eine vorläufige Immatrikulationsbescheinigung der HS OS Nachweis einer Krankenversicherung: EHIC Finanzierungsnachweis: Nachweis finanzieller Mittel von z. Z. EUR 659 pro Monat Mietvertrag und Wohngeberbestätigung (erhältlich im Housing Service) ggf. Stipendienzusage Erforderliche Unterlagen von Nicht-EU-Bürgern Reisepass 1 biometrisches Passfoto Campus Card oder eine vorläufige Immatrikulationsbescheinigung der HS OS Nachweis einer gesetzlichen Krankenversicherung Mietvertrag und Wohngeberbestätigung (erhältlich im Housing Service) ggf. Stipendienzusage In Einzelfällen können weitere Dokumente eingefordert werden. Bitte nehmen Sie von allen Ihren Unterlagen die Originale, inklusive einer Kopie mit zum Stadthaus. Gebühren für die Aufenthaltsgenehmigung (vorwiegend für Nicht-EU-Studierende) Erste Aufenthaltsgenehmigung: bis zu 1 Jahr: EUR 100 mehr als 1 Jahr: EUR 110 Verlängerung: bis zu 3 Monaten: EUR 65 mehr als 3 Monate: EUR 80 EU-Studierende und Studierende, die ein deutsches Stipendium erhalten zahlen keine Gebühren. Detailliertere Informationen im "Handbook for international students": (PDF-Datei oben rechts auf der Seite) Stand: International Faculty Office (IFO) 8