Buchhaltung ohne Buchhalter

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1 Prof. Dr. Werner M ü l l e r Hochschule Mainz Fachbereich III - Wirtschaft Buchhaltung ohne Buchhalter Organisation des Rechnungswesens virtuell tätiger Unternehmen Mainz, 20. Januar 2015

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3 - I - Inhaltsverzeichnis Seite Inhaltsverzeichnis...I Abbildungsverzeichnis...IV Vorwort...V 1. Aufgabenstellung Drohenden Verlust von Arbeitsplätzen verhindern Neue Dienstleistungen fördern Einordnung Aktualität Reglementierung durch das StBerG Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Buchführungsverfahren Methode der Untersuchung Szenario der Untersuchung Das Forschungsumfeld Format der Berichterstattung Anforderungen Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung Kontenplan Umsatzstatistik mit Kostenstellenmodul Anlagenspiegel...20

4 - II Stammdatenorganisation Firmenstammdaten Sachkonten Personenkonten Lfd. Buchungen Auswertungen Inhalt der Datei Protokolle.pdf Bilanz und GuV Frei definierte Auswertungen Kontenausdrucke und Saldenlisten Umsatzsteuervoranmeldungen Kostenrechnung Kostenarten und Kostenstellen Kostenartenlisten und Kostenstellenlisten Frei definierte Auswertungen Datenexport Kapitalflussrechnung aus Datenexport Perioden schließen Beachtung der GoB Modellentwicklung Erkentnisse aus dem Forschungsumfeld Dokumentenmanagement und Belegnummernkreise...41

5 - III Laufende Geschäftsvorfälle Kassenbuch eingehende Rechnungen regelmäßige Ausgaben unregelmäßiger Aufwand Investitionen und Abschreibungen Darlehen Verbuchung der Umsätze Zahlungsein- und -ausgang Sonstiges Abschlussarbeiten Rechnungswesendienstleistungen der Zukunft Konsequenzen für das Outsourcing im Rechnungswesen Konzept alternativer Dienstleistungen Schlussfolgerungen Begründung einer experimentellen BWL Folgerungen für die doppelte Buchführung Richtig entscheiden statt richtig rechnen...62

6 - IV - Abbildungsverzeichnis Seite Abb. 1: Bilanz der X-taler Zimmervermittlung GmbH, Y-dorf zum 31. Dezember Abb. 2: Gewinn- und Verlustrechnung der Zimmervermittlung X-tal GmbH, Y-dorf, für den Zeitraum vom 1. Januar bis zum 31.Dezember Abb. 3: Kontenplan nach dem akade-kontenrahmen 18 Abb. 4: Anlagenspiegel nach IAS 16: 21 Abb. 5: Steuerschlüssel 22 Abb. 6: Übergabedatei Sachkonten 23 Abb. 7: Feldkennzeichen für Personenkonten 23 Abb. 8: Übergabedatei Personenkonten 24 Abb. 9: Übergabedateien Buchungen 25 Abb. 10: Eingabemaske Jahresabschlusbericht 27 Abb. 11: Eingabemaske BW-Listen 28 Abb. 12: Eingabemaske Saldenlisten 29 Abb. 13: Eingabemaske Textimport 31 Abb. 14: Eingabemaske Kostenstellen-/Kostenartenlisten 34 Abb. 15: Eingabemaske Listengenerator 34 Abb. 16: Eingabemasken Dbase-Export 35f Abb. 17: Protokoll Dbase-Export 36 Abb. 18: Kapitalflussrechnung aus Dbase-Export 37 Abb. 19: Protokoll Monatsabschluss 38 Abb. 20: Kassenbuch 43 Abb. 21: Erfassung Kreditorenrechnungen 44 Abb. 22: fingierte Buchungsmaske 52 Abb. 23: Eingabe Textimport 53 Abb. 24: Leistungsbeziehungen im outgesourceten Rechnungwesen 58 Abb. 25: Franchising im outgesourceten Rechnungwesen 60

7 - V - Vorwort Vor 500 Jahren hat Johannes Gutenberg in Mainz den Buchdruck erfunden. Auch die Hochschule Mainz hat sich in machen Veröffentlichungen auf ihn bezogen. Bei seiner Erfindung hat er aber nur bekannte Techniken miteinander verbunden. Es gab den Stempel und es gab den Bleiguss, mit dem Gutenberg bewegliche Buchstaben und damit ca Stempel pro Seite herstellte. Schließlich nutzte er die Weinpresse, denn er musste jetzt nicht den Stempel auf das Papier, sondern das Papier gleichmäßig auf den Stempel drücken. Er hat also mit bekannter Technologie eine neue Idee umgesetzt und damit die Grundlage für die Verbreitung von Wissen geschaffen, vielleicht die wichtigste Innovation der letzten Jahre. Auch bei diesem Forschungsprojekt steht die Idee und nicht die Technik im Mittelpunkt. Dienstleistungen im Rechnungswesen müssen sich auf eine gute Unternehmensführung und damit auf das interne Rechnungswesen konzentrieren und nicht auf die Erfüllung bürokratischer Verpflichtungen. Dem steht das Buchführungsprivilleg der Steuerberater entgegen, die nur das externe Rechnungswesen beherrschen und sich bei zwei Steueränderungsgesetzen pro Jahr auch nur darauf konzentrieren können. Deshalb will dieses Projekt einen Weg finden, wie ein Steuerberater durch eine Maschine ersetzt werden kann. Dafür wird existierende Technik verwendet, und zwar eine Finanzbuchhaltungssoftware mit variabler Schnittstelle und eine Tabellenkalkulation, die eine Textdatei im Format der Schnittstelle erzeugen kann. Der Rest dieser Arbeit ist die Umsetzung einer Idee. Das Projekt stützt sich nicht auf eine Literaturauswertung, sondern auf Experimente. In den Naturwissenschaften ist dies eine übliche Methode zur Gewinnung von Erkenntnissen. Es ist nicht der Anspruch, mit diesem Forschungsprojekt eine experimentelle Betriebswirtschaftslehre zu entwickeln. Man sollte aber in Ruhe abwarten, ob und ggf. welche Eigendynamik sich entwickelt.

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9 Aufgabenstellung 1.1. Drohenden Verlust von Arbeitsplätzen verhindern Das deutsche Steuerberatungsgesetz (StBerG) hat das Steuerberaterprivilleg bei der Übernahme der Buchführung geschaffen, das das Outsourcing dieses Bereichs bis auf wenige in 6 geregelte Ausnahmen den Steuerberatern vorbehält, die ihre Leistungen nach der Steuerberatergebührenverordnung abrechnen müssen und wollen. Der Arbeitsaufwand aus der Datenerfassung lässt sich weitgehend automatisieren, was die Gebührenhöhe nicht mehr rechtfertigt. Angesichts dieser aktuellen technischen Entwicklung dürften sich in Kürze Abbieter mit Sitz im Ausland finden, die den Unternehmen günstigere Angebote machen werden. Der Kunde müsste nur ein Dokumentenmanagementsystem einführen, seine Belege einscannen und in einer Cloud abspeichern oder per mail an den Dienstleister schicken. So könnte z.b. ein Berater auf Mallorca außerhalb des Geltungsbereichs des StBerG unreglementiert tätig werden und angesichts der vielen Billigflüge kann die Angemessenheit von beruflich veranlassten Besuchen beim Berater ein private Mitveranlassung könnte vermutet aber wohl nicht nachgeweisen werden in einem anderen EU-Land wohl nicht in Frage gestellt werden. Es ist deshalb im nationalen Interesse, Konzepte zu entwickeln, die ein Outsourcing des Rechnungswesens auch in Deutschland ermöglichen und die Arbeitsplätze im Land zu halten. Das wäre möglich, wenn den Unternehmen zusätzliche Dienstleistungen angeboten würden, die sie bei der Unternehmensführung (Geld verdienen statt Steuern sparen!) unterstützen würden und eine räumliche Nähe zwischen Berater und Unternehmer ein wesentlicher Standortvorteil sein würde. Auf die Einsicht des Gesetzgebers, das nicht mehr zeitgemäße Steuerberaterprivilleg abzuschaffen, sollte nicht gewartet werden. Er dürfte erst handeln, wenn durch den Markt Fakten geschaffen wurden. Die Aufgabe der Betriebswirtschaftslehre ist nicht, die Gegenwart oder sogar die Vergangenheit zu beschreiben. Es geht ihr vielmehr darum, die Zukunft zu gestalten! Nur

10 - 2 - in diesem Rahmen haben beschreibende Darstellungen ihren Sinn, wenn es um die Definition der Ausgangslage geht, auf deren Grundlage Verbesserungen organisiert werden sollen. Wegen der eingangs erwähnten Situation besteht dringender Handlungsbedarf. Im Kapitel 5 wird ein Konzept entwickelt, wie das Outsourcing des Rechnungswesens qualitativ hochwertig im Inland unter den Bedingungen des StBerG organisiert werden könnte. Über alle ideologischen Grenzen hinweg kann man Karl Marx wohl bei einer Erkenntnis allgemein zustimmen: Die Philosophen haben die Welt nur verschieden interpretiert; es kömmt drauf an, sie zu verändern Neue Dienstleistungen fördern Das Internet wird vielfältig auch für den Verkauf von Waren und Dienstleistungen genutzt. Es werden nicht nur Seiten mit eigenen Angeboten betrieben. Es gibt auch Portale, die Angebote vieler Anbieter aufnehmen (z.b. Hotelreservierungsportale oder Pizza- Lieferdienste) und für vermittelte Aufträge eine Provision verlangen. Dies ist durch vielfältige Veröffentlichungen zum e-commerce beschrieben worden. Wenn sich eine Vielzahl von in Konkurrenz zueinander stehenden Anbietern darauf verständigt, statt Provisionen für einen Vermittler von Aufträgen zu zahlen eine gemeinsame Plattform zum Verkauf der eigenen Produkte zu betreiben, dann kann das nur über ein eigenständiges Unternehmen z.b. eine Genossenschaft organisiert werden, an dem die Anbieter der Leistungen beteiligt sind. Aus Kostengründen sollte dieses Unternehmen virtuell, d.h. ohne eigenes Personal und eigene Geschäftsräume arbeiten. Verwaltungsarbeiten, insb. die Abrechnung der Aufträge und die Buchführung, müsste ein anderes Unternehmen als Dienstleistung erbringen. Die Schaffung solcher selbstverwalteten Strukturen und die Verhinderung des Missbrachs von Marktmacht (vgl. Abscnitt 2.1.) sollte auch im Interesse staatlicher Wirtschaftspolitik sein, zumindest sollte sie dies nicht behindern. Dieser Dienstleister könnte aber gegen das Steuerberatungsgesetz (StBerG) verstoßen, wenn er für den Kunden Bücher führt und steuerliche Pflichten erfüllt. Aus Kostengründen wäre es aber für die virtuell arbeitenden Unternehmen nicht akzeptabel, wenn die 1 Karl Marx, Thesen über Feuerbach These 11, zitiert nach: Institut für Marxismus-Leninismus beim ZK der SED (Hrsg.), Marx-Engels Werke, Band 3, S. 7. Dietz Verlag Berlin/DDR 1978

11 - 3 - Betreuung dieser Unternehmen nur von Steuerberatern übernommen werden könnte und die Leistungen nach der Steuerberatergebührenordnung abzurechnen wäre. Es ist deshalb zu prüfen, ob die Buchführung und die Anfertigung von Steueranmeldungen und Steuererklärungen in einer Weise organisiert werden kann, dass sie von anderen als den nach 3 StBerG zur unbeschränkten Hilfeleistung in Steuersache befugten Personen übernommen werden könnten. Dies könnte möglich sein, wenn die Arbeitsabläufe in einem wissenschaftlich begründeten Gutachten i.s.d. 6 Nr.1 StBerG so detailliert definiert und automatisiert werden, dass sie nur noch eine Durchführung mechanischer Arbeitsgänge darstellen. Vor dem Hintergrund der geschilderte Situation wurde dem Verfasser mit Beschluss des Fachbereichsrats des Fachbereichs Wirtschaft der Fachhochschule Mainz vom 9. April 2014 nach 53 Abs. 1 HSchG-RLP einstimmig die Zustimmung für die Freistellung zur Durchführung eines besonderes Forschungsvorhabens von seinen Lehr- und Prüfungsverpflichtungen für das Wintersemester 2014/15 erteilt. Der Titel des Forschungsprojekts ist: Buchhaltung ohne Buchhalter Organisation des Rechnungswesens virtuell tätiger Unternehmen. Die Forschungsfrage lautet: Können die Abläufe im Zusammenhang mit der Buchführung und Bilanzierung eines virtuell arbeitenden Unternehmens so vollständig in einem Gutachten i.s.d. 6 Nr. 1 StBerG beschrieben werden, dass sich die Buchführung anschließend auf rein mechanische Arbeitsgänge i.s.d. 6 Nr. 3 StBerG reduzieren und anschließend vielleicht sogar durch Makros automatisieren lässt? Dazu ist zunächst der Rahmen zu definieren, in dem sich die Problemlösung bewegen würde. Dies sind zunächst die technischen Bedingungen und Möglichkeiten des Internets. Auf dieser Grundlage wird eine Branche ausgewählt und ein überschaubares Szenario entwickelt, mit welchen Daten und Anforderungen ein von den Anbietern kontrolliertes

12 - 4 - virtuell arbeitendes Unternehmen umgehen müsste. Daneben wären die rechtlichen Möglichkeiten des StBerG zu klären sowie die Anforderungen an die im HGB geforderten Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu prüfen. Ein sehr arbeitsintensiver Teil des Forschungsprojekts ist die Erstelllung einer Simulation für die Buchungen, die in einem solchen virtuell arbeitenden Unternehmen ablaufen würden. Schon zum Zweck der Arbeitserleichterung sollen die Buchungssätze für die fiktiven Geschäftsvorfälle in einer Tabellenkalkulation produziert und über eine variable Standardschnittstelle in die Finanzbuchhaltung eingelesen werden. Damit wären auch die Anforderungen definiert, die an Daten für die Übergabe in die Buchhaltung zu stellen sind. Daraus sind Tabellen zu entwickeln, mit denen die Daten von Nicht-Buchhaltern erfasst und gleichzeitig über die Schnittstelle in die Buchhaltungn übertragen werden können. Ließe sich die Forschungsfrage mit einem einfachen aber plausiblen und vollständigen Beispiel positiv beantworten, so wäre dies auch eine Vorlage für die mögliche Ausweitung auf andere Branchen (mit eigenem Personal und Räumen) mit relativ einfacher Ausgangslage. Mittelfristig würde die Frage aufgeworfen, ob bzw. wie das System der doppelten Buchführung von 1494 nach immerhin 520 Jahren durch ein neues System ersetzt werden kann, das die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung mit den aktuellen technischen Möglichkeiten verbindet.

13 Einordnung 2.1. Aktualität Die Fragestellung kann für Verkaufsplattformen im Internet von besonderem Interesse sein. Immer häufiger wird z.b. eine Ferienwohnung im Internet gebucht oder dort eine Pizza bestellt. Lt. Wirtschaftswoche verfügen die drei größten Online-Vermittler für Pizza-Lieferdienste, Lieferando.de, Pizza.de und Lieferheld.de zusammen über 95 % Marktanteil. 2 Diese marktbeherrschende Stellung haben sie im Sommer 2013 ausgenutzt, um ihre Provisionen drastisch zu erhöhen und die Lieferdienste damit in wirtschaftlichen Schwierigkeiten zu bringen. 3 Wegen der zunehmenden Bedeutung des Internets bei der Akquisition von Aufträgen von Privatleuten kann sich das geschilderte Ereignis aber auch in anderen Branchen wiederholen. Ein Strategie hiergegen könnte sein, wenn sich eine Branche ihre eigene Vertriebsplattform organisiert, z.b. über eine Genossenschaft. Weitere Beispiele sind Hotelreservierungssysteme oder die Vermittlung privater Unterkünfte Reglementierung durch das StBerG Der Nutzen selbst organisierter Vertriebsplattformen ist nur dann gegeben, wenn sie ohne eigenes Personal und ohne eigene Räume virtuell arbeiten und nur ein Minimum an Kosten verursachen. Der Sitz des Unternehmens wäre in den Räumen eines Bürodienstleisters, der auch die nötigen Verwaltungsarbeiten übernehmen würde. Hier besteht aber das Problem, dass die Hilfe bei der Buchführung vom Steuerberatungsgesetz reglementiert wird. 1 Abs. 2, 2 und 3 StBerG lauten: 2 Andreas Dörnfelder, Pizzavermittler erhöhen Provisionen, , unternehmen/dienstleister/lieferdienste-pizzavermittler-erhoehenprovisionen/ html, Abruf: Peter Steinlechner, Mehr Provision pro Pizza, , in: o.v. Satte Preiserhöhung, in: internetworld.de/heftarchiv/2013/ausgabe /satte-preiserhoehung; o.v., Online-Lieferanbieter fordern höhere Provisionen von Bringdiensten, , in: Abruf:

14 - 6-1 Anwendungsbereich (2) Die Hilfeleistung in Steuersachen umfaßt auch 1. die Hilfeleistung in Steuerstrafsachen und in Bußgeldsachen wegen einer Steuerordnungswidrigkeit, 2. die Hilfeleistung bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen sowie bei der Aufstellung von Abschlüssen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, 3. die Hilfeleistung bei der Einziehung von Steuererstattungs- oder Vergütungsansprüchen. 4 2 Geschäftsmäßige Hilfeleistung Die Hilfeleistung in Steuersachen darf geschäftsmäßig nur von Personen und Vereinigungen ausgeübt werden, die hierzu befugt sind. Dies gilt ohne Unterschied für hauptberufliche, nebenberufliche, entgeltliche oder unentgeltliche Tätigkeit. 5 3 Befugnis zu unbeschränkter Hilfeleistung in Steuersachen Zur geschäftsmäßigen Hilfeleistung in Steuersachen sind befugt: 1. Steuerberater, Steuerbevollmächtigte, Rechtsanwälte, niedergelassene europäische Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer, 2. Partnerschaftsgesellschaften, deren Partner ausschließlich die in Nummer 1 und 4 genannten Personen sind, 3. Steuerberatungsgesellschaften, Rechtsanwaltsgesellschaften, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und Buchprüfungsgesellschaften. 4. (weggefallen) 6 Hier ist zunächst festzustellen, dass die Herstellung und der Vertrieb von Software zur Unterstützung bei den steuerlichen Verpflichtungen überhaupt nicht reglementiert ist. Erfasst ist lediglich die Unterstützung durch Personen, nicht aber durch Technik. Die Verantwortung für die Benutzung von Softwareprodukten, die den GoBS entsprechen, liegt beim Anwender. Würde die Buchführung von Steuerberatern organisiert, würde der wirtschaftliche Nutzen der selbstorganisierten Vertriebsplattform wegen der hierfür entstehenden Kosten wieder entfallen; er wäre mindestens stark eingeschränkt. Ein Ausweg könnte in der Verbindung von technischen Lösungen mit 6 Nr StBerG bestehen: 6 Ausnahmen vom Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen Das Verbot des 5 gilt nicht für 4 1 Abs. 2 StBerG, zitiert nach Abruf: StBerG, zitiert nach ebenda, Abruf: StBerG, zitiert nach ebenda, Abruf:

15 die Erstattung wissenschaftlich begründeter Gutachten, 2. die unentgeltliche Hilfeleistung in Steuersachen für Angehörige im Sinne des 15 der Abgabenordnung, 3. die Durchführung mechanischer Arbeitsgänge bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind; hierzu gehören nicht das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen, 4. das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldungen, soweit diese Tätigkeiten verantwortlich durch Personen erbracht werden, die nach Bestehen der Abschlußprüfung in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf oder nach Erwerb einer gleichwertigen Vorbildung mindestens drei Jahre auf dem Gebiet des Buchhaltungswesens in einem Umfang von mindestens 16 Wochenstunden praktisch tätig gewesen sind. 7 In einem wissenschaftlich begründeten Gutachten müssten die Abläufe so detailliert beschrieben werden, dass ihre Durchführung zu rein mechanischen Arbeitsgängen reduziert wird. Soweit möglich sollten die relevanten Daten außerhalb der Buchhaltungssoftware erzeugt werden. Die hier zu erstellenden und später von der Buchhaltungssoftware einzulesenden Datensätze müssen in dem Gutachten nach 6 Nr. 1 StBerG im Detail beschrieben werden. Entsprechende Tabellenkalkulations-Dateien könnten dem Gutachten per CD beigefügt werden. Vorlagen hierfür könnten vom Hersteller der Buchhaltungssoftware oder von einem Unternehmer erstellt und verkauft werden, der gleichzeitig Dienstleistungen nach 6 Nr. 3 StBerG anbieten dürfte. Ein Verbot anderweitiger gewerblicher Tätigkeiten gibt es anders als für die Steuerberater für diese Personengruppe nicht. Die Benutzung der Dateien durch einen Dienstleister wäre keine Hilfeleistung in Steuersachen, wenn sie nicht die Führung von Büchern und Aufzeichnungen zum Gegenstand hat die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dann ist aber auch die Erzeugung von Datenübergabedateien durch diese Anwendungen nicht verboten. Der Start einer Datenübernahme im Buchhaltungsprogramm wäre dagegen ein rein mechanischer Arbeitsgang i.s.d. 6 Nr. 3 StBerG. Die Benutzung der Dateien durch den Unternehmer selbst wäre uneingeschränkt zulässig. Auch die Aufstellung von Abschlüssen, die für die Besteuerung von Bedeutung, die Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen, die noch nicht einmal von den in 6 Nr. 4 StBerG genannten Personen durchgeführt werden dürften, sowie die Erzeugung der Daten 7 6 StBerG, zitiert nach ebenda

16 - 8 - für Steuererklärungen ist automatisierbar. Seit ca. 25 Jahren lassen sich Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen automatisiert aus der Software ausdrucken, die Programme verfügen über Auswertungstools, mit denen auch weitere Daten erzeugt werden können und auch die Umsatzsteuervoranmeldungen werden von der Software automatisiert erstellt und vom Unternehmer bzw. Geschäftsführer nur noch unterschrieben Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Nach 238 Abs. 1 Satz 1 HGB ist jeder Kaufmann... verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. 8 Nach 243 Abs. 1 HGB ist der Jahresabschluß... nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung aufzustellen. 9 Diese Vorschriften gelten für alle Kaufleute. Nach 264 Abs. 2 HGB i.v.m. 17 Abs. 2 GenG hat der Jahresabschluß der Kapitalgesellschaft.. unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Kapitalgesellschaft zu vermitteln. 10 Daraus ergibt sich, dass mindestens zwischen den Grundsätzen für alle Kaufleute ( 238, 243 HGB) und den auf den Jahresabschluss der Kapitalgesellschaft bezogenen Grundsätzen ( 264 HGB), die an einem den tatsächlichen Verhältnissen entsprechenden Bild orientiert sind, zu unterscheiden ist. Die Anwendungsbereiche der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) können nach überwiegender Meinung unterschieden werden in Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (i.e.s.), Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur sowie Grundsätze ordnungsmäßiger Bilanzierung. 11 Als Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) i.e.s. werden der Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit (Nachprüfbarkeit), der Vollständigkeit sowie formellen und materiellen Richtigkeit, das Belegprinzip und der Grundsatz der rechtzeitigen und geordneten Buchung genannt Abs. 1 Satz 1 HGB, zitiert nach Abruf: Abs. 1 HGB, zitiert nach ebenda Abs. 2 HGB, zitiert nach ebenda 11 Barbara Wischermann, Stichwort: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), in: Springer Gabler Verlag (Herausgeber), Gabler Wirtschaftslexikon,, online im Internet: Archiv/54670/grundsaetze-ordnungsmaessiger-buchfuehrung-gob-v9.html; aufgerufen ebenda

17 - 9 - Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beziehen sich in allen Ausprägungen auf die Inhalte des Zahlenwerkes und richten sich an die Anwender, sowohl an selbstbuchende Unternehmen als auch an Dienstleister. Daneben sind noch die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu berücksichtigen, die die eingesetzten Werkzeuge zum Gegenstand haben. Im Gegensatz zu den anderen Grundsätzen liegen die GoBS als Text 13 vor. Sie sind für diese Untersuchung explizit zu berücksichtigen Buchführungsverfahren Das Bundeswirtschaftsministerium vertritt auf seiner Website die Auffassung, dass die doppelte Buchführung von allen Unternehmen betrieben werden müsse, die buchführungspflichtig sind. 14 Dem ist aber entgegen zu halten, dass nach 239 Abs. 4 Satz 1 HGB die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen können, soweit diese Form der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Die Frage der Anforderungen an die Buchführung war Gegenstand mehrerer Urteile des Bundesfinanzhofs (BFH) Anfang der 50er Jahre des 20. Jahrhunderts. So ist in einem Fall, in dem ausschließlich Bargeschäfte getätigt wurden, die Führung lediglich eines Kassenbuchs als ausreichend erachtet worden. Kommen aber unbare Geschäftsvorfälle vor, ist die Führung eines Kontokorrentbuches unerlässlich. 15 Eine der wichtigsten Aufgaben der Buchführung besteht darin, den Kaufmann über den Stand seiner Forderungen und seiner Verpflichtungen gegenüber seinen Geschäftsfreunden auf dem Laufenden zu halten. Fehlt ein solches Geschäftsfreundebuch, so ist eine formell ordnungsgemäße Buchführung nicht gegeben. 16 Zu den unabdingbaren Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung 13 /Betriebspruefung/015.pdf? blob=publicationfile&v=3 14 BMWi (Hrsg.), Einfache oder doppelte Buchführung DE/Unternehmensfuehrung/Planung-Kontrolle/Unternehmenszahlen-auswerten/Einfache-doppelte- Buchfuehrung/inhalt.html; aufgrufen: BFH v , IV 15/51 S, BStBl III, S BFH v , IV 174/52 U, BStBl. 1954, III, S. 106

18 gehört, dass Kreditgeschäfte ebenso wie Bargeschäfte in den Grundbüchern der Zeitfolge nach dargestellt werden. Sie müssen bei ihrer Entstehung und nicht erst bei der Bezahlung erfasst werden. 17 Schließlich wurde noch die Führung eines Inventur- und Bilanzbuches verlangt, hierbei aber auf handelsrechtliche Gesichtspunkte verwiesen. 18 Weil inzwischen im HGB einige Inventurerleichterungen eingeführt wurden, muss dieses Urteil heute großzügiger angewendet werden. An keiner Stelle hat der BFH aber eine doppelte Buchführung gefordert. Bis in die frühen 60er Jahre des 20. Jahrhunderts wurde unter einer einfachen Buchführung verstanden, dass die Bilanz aus der Inventur sowie einer geordneten Belegablage erstellt wurde und sich die Gewinn- und Verlustrechnung aus den Journalen ergeben hat. Heute wird dagegen die Einnahme-Überschuss-Rechnung nach 4 Abs. 5 EStG als einfache Buchführung bezeichnet. Die von BFH vor über 60 Jahren beurteilten Buchführungsverfahren werden heute... durch EDV-gestützte Verfahren ersetzt bzw. ergänzt. Dabei ist die manuelle Tätigkeit weitgehend auf die Belegsammlung, -prüfung, -vorkontierung und -eingabe beschränkt, die einzelnen Buchungsschritte werden dagegen automatisch durchgeführt. Nach 239 IV HGB und 146 V AO sind EDV-gestützte Buchführungssysteme zugelassen, sofern sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen. Dabei muss sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. 19 Hierzu wurde vom Bundesfinanzministerium eine Verwaltungsanweisung erlassen, unter welchen Voraussetzungen die Betriebsprüfer die Auswertungen einer EDV-Buchführung als beweiskräftig anerkennen sollen. Die 'Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme' (GoBS) sind von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.v. (AWV), Eschborn, ausgearbeitet worden, die auf ihrer Internetseite weitere Informationen dazu bereit hält. Die GoBS wurden mit BMF-Schreiben vom BFH v , IV 18/53 U, BStBl III, S BFH v , IV 376/52 U, BStBl III, S O. Schneck (Hrsg.), Lexikon der Betriebswirtschaft, 8. Aufl., München 2012, ohne Seitenangabe, zitiert nach: Bchrungsverfahren&source=bl&ots=TDPYMKk3g9&sig=FT3SH0_Kt5J3M7bUHelTpTE_hO0&hl=de& sa=x&ei=wk3bu_p4helo7abdpogycw&ved=0cdkq6aewatgk#v=onepage&q=buchf%c3% BChrungsverfahren&f=false, Abruf

19 November 1995 bekannt gegeben. 20 Viele EDV-Anbieter lassen sich von einem Wirtschaftsprüfer bestätigen, dass ihre Produkte die GoBS einhalten. Aus 239 Abs. 4 Satz 1 HGB folgt, dass der Gesetzgeber kein Buchführungsverfahren explizit vorschreiben wollte. Die Anforderungen der Gesetze und die Forderungen der Rechtsprechung könnten also auch mit einer anderen Methode erfüllt werden. Diesem Widerspruch mit der Meinung des BMWi muss an dieser Stelle aber nicht nachgegangen werden. In dieser Arbeit wird formal eine doppelte Buchführung verwendet und nur die Dateneingabe automatisiert statt sie von Menschen durchführen zu lassen. Der Möglichkeit, aus den Erkenntnissen dieses Forschungsprojekts mittelfristig auch ein anderes Buchführungsverfahren zu entwickeln, steht aber keine gesetzliche Regelung entgegen Methode der Untersuchung Die Forschungsfrage soll nicht über die Auswertung der Fachliteratur sondern mit der Methode des Experiments beantwortet werden. Vor über 12 Jahren wurde dem Verfasser von einem mittelständischen Softwarehaus eine voll einsatzfähige Buchführungssoftware für Lehr- und Forschungszwecke zur Verfügung gestellt. Eine Vorläuferversion war bereits in einem Unternehmen im Einsatz, dessen Geschäftsführung er vor 25 Jahren angehört hat. Sie verfügt insbesondere über eine flexible Standardschnittstelle, mit der jede Art von Buchungssätzen eingelesen werden kann. Dabei soll in groben Zügen wie folgt vorgegangen werden: 1. Es ist ein fiktives virtuell tätiges Unternehmen und sein Marktumfeld zu definieren. (Abschnitt 2.6) 2. Die Stammdaten-Organisation (Kontenplan, Kostenstellenplan, etc.) sind festzulegen und in der Software einzurichten. Soweit möglich ist dafür eine Datenübertragung per Schnittstelle zu verwenden.(kapitel 3) 3. In dem Kontext des Marktumfelds sind die Geschäftsvorfälle möglichst vollständig zu definieren. 20 /Betriebspruefung/015.pdf? blob=publicationfile&v=3

20 Für die regelmäßigen Geschäftsvorfälle werden Aufarbeitungen der aus der Vertriebsplattform erzeugten Datensätze und der Positionen der Bankauszüge in der Tabellenkalkulation entwickelt, aus der Datensätze mit den Buchungsssätzen für die Finanzbuchhaltung (FiBu) erzeugt werden. 5. Für Monats- und Quartalsabschlüsse, insbesondere Periodisierungen, werden in der Tabellenkalkulation Übersichten erzeugt und automatisiert in einem nicht in den Jahresabschluss einfließenden Kontenbereich verbucht. 6. Für die Bewertung von Vermögen und Schulden im Rahmen eines Jahresabschlusses werden Tabellen entwickelt, in denen die Vorstände bzw. Geschäftsführer ihre Bewertungen eintragen. Abschreibungen (wohl nur in Bezug auf Software relevant) können aus den Anschaffungskosten entwickelt werden, sofern keine außerplanmäßigen Abschreibungen erforderlich sind. Auch aus diesen Eintragungen werden Datensätze mit den Buchungsssätzen für die FiBu erzeugt werden. 7. Die nötigen Bedienschritte in der FiBu-Software, insbesondere für den Druck von Journalen, Konten und Auswertungen, werden in detaillierten Arbeitsanweisungen festgehalten, die auch von ungelernten Kräften reproduziert werden können. 8. Es sind Ansätze für das interne Rechnungswesen zu beschreiben. Weil dies nicht durch das StBerG reglementiert ist, sind die Einzelschritte nicht zu eng als mechanischer Arbeitsgang zu beschreiben. 9. Bei den Experimenten sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu berücksichtigen. Dabei sind insbesondere die GoBS zu beachten. Wegen der geringen Komplexität des Unternehmens spielen die Abschlussgrundsätze kaum eine Rolle. Die Materialien aus diesem Forschungsprojekt werden in drei Dateien aufgearbeitet. In der Datei Bericht werden die Ergebnisse entwickelt. Diese Datei ist zur Veröffentlichung bestimmt. Die Datei Experimente dient der detaillierten Dokumentation der einzelnen Schritte. Sie muss auf die konkreten Bedienschritte der 12 Jahre alten Software eingehen und ist deshalb für die Öffentlichkeit nur bedingt von Interesse. Mit dem Programm erzeute Auswertungen werden in der Datei Protokolle.pdf beigefügt. Sie hat einen Umfang von 513 Seiten. Das fiktive Beispiel, anhand dessen die Forschungsfrage untersucht wird, beschreibt die Datei Gutachten. Es hat das Format eines Musters, anhand dessen auch andere Unternehmen beschrieben werden könnten und das nach 6

21 Nr. 1 StBerG die Grundlage bildet, die Buchführung anschließend auf rein mechanische Arbeitsgänge i.s.d. 6 Nr. 3 StBerG zu reduzieren. Die Dateien Gutachten und Experimente werden höchstens in Auszügen auf der Website veröffentlicht. Der in 53 HSchG-RLP vorgeschriebene Bericht an den Präsidenten beinhaltet aber alle drei Dateien. Für eine Veröffentlichung als Buch wären der Datei Bericht ggf. die Dateien Experimente und Gutachten als CD hinzuzufügen. Ein aus dem Projekt entwickelter Kontenrahmen wurde als Downloaddatei akade.pdf veröffentlicht. Es wäre auch insbesondere rechtlich zu prüfen, ob und in wie weit die Arbeitergebnisse interessierten Unternehmen im Rahmen einer Kooperation vollständig zur Verfügung gestellt werden können, indem diese für die Nutzung einen finanziellen Beitrag leisten und aus diesen Einnahmen ihre Weiterentwicklung finanziert werden könnte Szenario der Untersuchung Das imaginäre Unternehmen ist eine Unternehmergesellschaft (haftungsbegrenzt). Sie ist eine Kleinstkapitalgesellschaft i.s.v. 267a Abs. 1 HGB und hat kein Grundvermögen. Alleiniger Gesellschafter ist ein eingetragener Verein. Seine Mitglieder sind Privatleute, die in ihren Häusern private Zimmer oder Einliegerwohnungen kurzzeitig an Feriengäste vermieten. Teilweise dienen auch ganze Gebäude nur diesem Zweck. Der Verein hat die Aufgabe, diese wirtschaftliche Tätigkeit seiner Mitglieder ähnlich einem Wirtschaftsverband zu fördern. Das geschieht hauptsächlich über gemeinschaftliche Werbung für das Urlaubsgebiet. Die Gesellschaft betreibt eine Website im Internet, über die Feriengäste Zimmer oder Wohnungen online buchen können. Von den vermittelten Umsätzen erhält die Gesellschaft eine Provision. Jedes Vereinsmitglied kann sein Angebot hier kostenlos präsentieren. Die daran interessierten Mitglieder gewähren der Gesellschaft ein Darlehen, das zzgl 4 % Zinsen über 2 Jahre durch Verrechnung mit Provisionen in gleichen Raten getilft wird. Die Tätigkeit wurde rechtlich verselbständigt, damit der Verein keinen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb i.s.v. 14 AO unterhält.

22 Der Vorstand des Vereins übt die Geschäftsführung der Gesellschaft unentgeltlich aus. Das Unternehmen beschäftigt keine Arbeitnehmer. Die Geschäftsräume befinden sich in den Räumen eines Bürodienstleistungsunternehmens. Die laufenden Verwaltungsarbeiten werden von diesem Unternehmen durchgeführt, das dafür pauschal 200 monatlich berechnet. Raum- und Personalkosten entstehen dadurch nicht. Die Website hatte im Vorjahr Herstellungskosten i.h.v und sie wird vom Hersteller für 100 monatlich gepflegt. Neben den Einnahmen aus Provisionen überlässt die GmbH den Debitoren ihre METRO- Karte und erhält als Gegenleistung einen Aufschlag von 1 % auf die Einkäufe.

23 Das Forschungsumfeld 3.1. Format der Berichterstattung Anforderungen Die Berichterstattung über die wirtschaftliche Lage der Gesellschaft dient neben der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen auch der Information der Miteigentümer, bzw. im vorliegenden Szenario der Mitglieder des Vereins. In Anwendung des Handelsgesetzbuches (HGB), aber teilweise ohne größenabhängige Erleichterungen werden die folgenden Auswertungen eingerichtet Bilanz Die Bilanz ist nach 266 Abs. 1 Satz 1 HGB in Kontenform aufzustellen. Das bedingt ein Querformat bei kleinerer Schriftgröße. Nach 265 Abs.8 HGB braucht ein Posten der Bilanz oder der Gewinn- und Verlustrechnung, der keinen Betrag ausweist, nicht aufgeführt zu werden, es sei denn, dass im vorhergehenden Geschäftsjahr unter diesem Posten ein Betrag ausgewiesen wurde.

24 Die Bilanz würde wie folgt aussehen: A. I. 1. II. 1. B. I II. C. D. Abb. 1: Bilanz der X-taler Zimmervermittlung GmbH, Y-dorf zum 31. Dezember 2015 Aktiva Geschäftsjahr Vorjahr Passiva Geschäftsjahr Vorjahr Anlagevermögen: Immaterielle Vermögensgegenstände entgeltlich erworbene Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte sowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten Sachanlagen andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung Umlaufvermögen: Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sonstige Vermögensgegenstände Kassenbestand, Bundesbankguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten und Schecks Rechnungsabgrenzungsposten. Aktive latente Steuern. XXX.XXX X.XXX.XXX X.XXX.XXX A. I. II. III IV. V. B C. 1. D. E Eigenkapital: Gezeichnetes Kapital; Kapitalrücklage; Gewinnrücklagen: gesetzliche Rücklage; andere Gewinnrücklagen; Gewinnvortrag/Verlustvortrag; Jahresüberschuß/Jahresfehlbetrag. Rückstellungen: Steuerrückstellungen; sonstige Rückstellungen. Verbindlichkeiten: Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen; sonstige Verbindlichkeiten, davon aus Steuern, Rechnungsabgrenzungsposten. Passive latente Steuern. XXX.XXX X.XXX.XXX X.XXX.XXX (Quelle: eigene Darstellung in Anwendung von 266 Abs HGB)

25 Gewinn- und Verlustrechnung Die Gewinn- und Verlustrechnung ist nach 275 Abs. 1 HGB in Staffelform auszustellen. Bei Anwendung des Gesamtkostenverfahrens nach 275 Abs. 2 HGB sind nach den Szenario aus 2.6. folgende Positionen zur Darstellung der Ertragslage relevant: a) 4. a) Abb. 2: Gewinn- und Verlustrechnung der Zimmervermittlung X-tal GmbH, Y-dorf, für den Zeitraum vom 1. Januar bis zum 31.Dezember 2015 Umsatzerlöse sonstige betriebliche Erträge Materialaufwand: Aufwendungen für bezogene Leistungen Abschreibungen: auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und Sachanlagen sonstige betriebliche Aufwendungen sonstige Zinsen und ähnliche Erträge, Zinsen und ähnliche Aufwendungen, Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit Steuern vom Einkommen und vom Ertrag sonstige Steuern Geschäftsjahr X.XXX.XXX 11. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag. (Quelle: eigene Darstellung in Anwendung von 275 Abs. 2 HGB) Vorjahr X.XXX.XXX Kontenplan Aus der Eingrenzung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung ist ein Kontenplan zu definieren, der die Positionen der Bilanz bzw. GuV-Rechnung in Sachkonten zerlegt. In Verkürzung des als akade veröffentlichten 21 allgemeingültigen Kontenplanes kann folgender abschlussorientierter Kontenplan für das Beispielunternehmen definiert werden: 21 W. Müller, abschlussorientierter Kontenrahmen für die anwenderfreundliche Datenorganisation in EDV- Buchhaltungen, Downloaddatei AKADE.pdf Aufruf

26 Abb. 3: Kontenplan nach dem akade-kontenrahmen Position der Bilanz bzw. GuV Konto Bezeichnung Bilanz, Aktiva, Pos. A.I Website 0070 Software 0090 geleistete Anzahlungen Bilanz, Aktiva, Pos. A.II Geschäftsausstattung Bilanz, Aktiva, Pos. B.I Debitorensammelkonto 1410 Forderungen 1490 Forderungen über 1 Jahr Bilanz, Aktiva, Pos. B.I sonstige Vermögensgegenstände 1670 sonstige Vermögensgegenstände, Jahresabgrenzung 1680 sonstige Vermögensgegenstände, Zinsabgrenzung 1690 sonstiges Vermögen über 1 Jahr Bilanz, Aktiva, Pos. B.II Kassenbestand 1820 Bank Bilanz, Aktiva, Pos. C Rechnungsabgrenzungsposten Bilanz, Aktiva, Pos. D Aktive latente Steuern Bilanz, Aktiva, Pos. E. (ggf.) 2000 Nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag Bilanz, Passiva, Pos. A. I Gezeichnetes Kapital; Bilanz, Passiva, Pos. A. II Kapitalrücklage; Bilanz, Passiva, Pos. A. III gesetzliche Rücklage; Bilanz, Passiva, Pos. A. III andere Gewinnrücklagen; Bilanz, Passiva, Pos. A. IV Gewinnvortrag/Verlustvortrag; 2390 Eröffnungsbilanzkonto Bilanz, Passiva, Pos. B Steuerrückstellungen; Bilanz, Passiva, Pos. B sonstige Rückstellungen. Bilanz, Passiva, Pos. C Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten 3290 Bankverbindlichkeiten über 1 Jahr Bilanz, Passiva, Pos. C kreditorische Debitoren 3310 erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen 3390 erhaltene Anzahlungen über 1 Jahr Bilanz, Passiva, Pos. C Kreditorensammelkonto 3410 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 3480 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen mit einer Restlaufzeit über einem Jahr Bilanz, Passiva, Pos. C sonstige Verbindlichkeiten 3770 sonstige Verbindlichkeiten, Jahresabgrenzung 3780 sonstige Verbindlichkeiten, Zinsabgrenzung 3800 sonstige Verbindlichkeiten aus Steuern, 3810 Umsatzsteuer 3820 Vorsteuer 19 % 3830 Vorsteuer 7 % 3840 Umsatzsteuervorauszahlung 3849 Umsatzsteuerverbindlichkeit 3890 sonstige Verbindlichkeiten mit einer Restlaufzeit über einem Jahr Bilanz, Passiva, Pos. D Rechnungsabgrenzungsposten. Bilanz, Passiva, Pos. E Passive latente Steuern. G.u.V. Pos verprovisionierte Umsätze erster Tag 4120 Umsätze weitere Tage 4130 Umsätze Verpflegung 4140 Umsatz Zusatzleistungen

27 Position der Bilanz bzw. GuV Konto Bezeichnung 4171 Buchungen 4172 Tage 4173 Personen 4174 Personentage 4181 Anzahl Frühstück 4182 Personen Frühstück 4185 Anzahl Zusatzleistungen 4186 Personen Zusatzleistungen 4198 verrechnete Statistik 4199 verrechnete Umsätze Anmerkung: Für statistische Daten wird jeweils 1 in geschlossenen Buchungskreisen gebucht. Die Summe der Konten 4100 bis 4169 muss zusammen mit dem Konto 4199 Null ergeben. Das gleiche gilt für die Konten 4170 bis Die Buchungen heben sich damit innerhalb der Kontengruppe 41 gegenseitig auf. Sie sind keine Umsatzerlöse der GmbH Provisionen G.u.V. Pos sonstige betriebliche Erträge 4910 periodenfremde Erträge 4950 betriebsfremde Erträge G.u.V. Pos. 3.a 5500 Aufwendungen für bezogene Leistungen G.u.V. Pos. 4.a 5900 Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und Sachanlagen G.u.V. Pos. 4. b (ggf.) 5990 auf Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens, soweit diese die in der Kapitalgesellschaft üblichen Abschreibungen überschreiten G.u.V. Pos Reparaturen und Wartung 6600 Sondereinzelkosten des Vertriebs 7000 Bürokosten 7100 Reisekosten, Bewirtung, Repräsentation 7200 Beiträge und Versicherungen 7300 Beratungskosten 7800 periodenfremde Aufwendungen 7900 betriebsfremde Aufwendungen G.u.V. Pos sonstige Zinsen und ähnliche Erträge, G.u.V. Pos Zinsen und ähnliche Aufwendungen, G.u.V. Pos Körperschaftsteuer 8520 Solidaritätszuschlag 8530 Gewerbesteuer G.u.V. Pos sonstige Steuern (Quelle: eigene Darstellung) Die FiBu verfügt über automatisierte Auswertungen. In einer Datei STDBWL.00 werden die Kontengruppen B00 bis B59 sowie G60 bis G89 definiert und ihnen Sachkontenbereiche zugewiesen. In den Dateien BILANZ.GDD und GUV.GDD werden die Kontengruppen einer Textzeilen zugeordnet. Die Texte können bearbeitet werden. Die Bearbeitung der Datei STDBWL.00 kann auch mittels Textverarbeitung erfolgen.

28 Umsatzstatistik mit Kostenstellenmodul Eine eigenständige Kostenrechnung wäre für virtuell tätäige Unternehmen überdimensioniert. Um trotzdem auf die Verknüpfung mit der FiBu eingehen zu können wird unterstellt, dass die Kunden eine kundenbezogene Umsatzstatistik erhalten. Hierin soll berichtet werden über: Personen Kto Umsätze erster Tag Kto Personentage Kto Umsätze weitere Tage Kto Buchungen Kto Tage Kto Anzahl Frühstück Kto Umsätze Verpflegung Kto Personen Frühstück Kto Anzahl Zusatzleistungen Kto Personen Zusatzleistung Kto Umsatz Zusatzleistungen Kto Zur Umsetzung dier Aufgabe wird die Debitorennummer als Kostenstelle erfasst und die o.g. Konten als Kostenarten Anlagenspiegel Nach 274a Nr. 1 HGB ist das Beispielunternehmen als kleine Kapitalgesellschaft von den Angaben nach 268 Abs. 2 HGB befreit. Sonst wären in der Bilanz oder im Regelfall im Anhang die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens darzustellen und dabei ausgehend von den gesamten Anschaffungs- und Herstellungskosten, die Zugänge, Abgänge, Umbuchungen und des Geschäftsjahrs Zuschreibungen sowie die Abschreibungen in ihrer gesamten Höhe gesondert aufzuführen. Die Abschreibungen des Geschäftsjahrs könnten auch in der Bilanz bei dem betreffenden Posten vermerkt werden statt sie im Anhang in einer der Gliederung des Anlagevermögens entsprechenden Aufgliederung

29 anzugeben. In Abschlüssen nach IFRS werden verständlicher aufgebaute Daten in den Erläuterungen zu jeder Bilanzposition angegeben. Die hätten z.b. folgendes Format: Abb. 4: Anlagenspiegel nach IAS 16: 22 Anfang Zugänge Abgänge Zuschreib. Umbuch. Ende A K / H K - Abschreibungen Buchwert Weil das Beispielunternehmen nicht an das Format nach HGB gebunden ist und keine sehr verschiedenen Investitionen (nur die Website, Software und Geschäftsausstattung) getätigt hat, kann das IFRS-Format leicht eingesetzt werden. Die Auswertung muss nicht aus der Buchhaltung erstellt werden; die Beträge müssen aber mit der Bilanz übereinstimmen Stammdatenorganisation Firmenstammdaten Stammdaten werden von Bewegungsdaten, insbesondere laufenden Buchungen, abgegrenzt. Sie unterliegen nur wenigen Änderungen. Als Firmenstammdaten werden die restlichen Stammdaten bezeichnet, die nicht in Sach- und Personenkonten, die Gestaltung von Auswertungen oder Strukturen der Kostenrechnung bestehen. Die Datei BASIS.DAT in der verwendeten Software unterscheidet die Bereiche Mandant (Firmenname, Branche, Strasse, PLZ_Ort, Mandantennummer), Finanzamt (Bundesland, Bezeichnung, Strasse, PLZ_Ort, UStIdNr, Steuernummer, UStVA_Zeitraum, Abzugsmonat), Pfade (Externe Kostenrechnung), Sammelkonten (Forderungen, Verbindlichkeiten), Sonstige Konten (Debitoren/Kreditoren von/bis,.) und Optionen (Journalzeitraum, Std_Zahlbed_Deb, Std_Zahlbed_Kred, Hilfskst, KSt_Breite, ). Die 22 W. Müller, Internationales Rechnungswesen, München/Wien 2001, S. 152 f.

30 Basisdaten können nicht über die Schnittstelle eingelesen werden. Man kann sie aber von einer Vorlage in den Datenbestand eines Mandanten hinein kopieren. Von besonderer Bedeutung ist der Umsatzsteuerschlüssel, der in den Dateien STEUERN.GDD und *.MDX verwaltet werden. Folgender Steuerschlüssel wurde angelegt: Abb. 5: Steuerschlüssel 23 Stammdatenliste vom Seite - 1- GDI-mbH Mandant: 2014/X-taler Zimmervermittlung UG Steuerschlüssel S Steuer- %-Satz Art DATEV- Skonto- Erwerbt konto St-Schl. konto steuerkonto % % % % % % Sachkonten Für die Datenübergabe von Sachkonten, Personenkonten und laufenden Buchungen wurde in Open Office die Datei GDIFIBU2.ods entwickelt. In verschiedenen Arbeitsblättern wurden die erforderlichen Formate entwickelt. Sie kann - wenn gewünscht - mit Schritten in das Buchhaltungsprogramm eingelesen werden, die mit folgenden Anweisungen durchgeführt werden können: 1. Kopieren Sie die Datei GDIFIBU.STD in das Verzeichnis C:\users\GmbH\FIBU591\Daten\Forsch-3! 2. Starten Sie die FiBu! 3. Drücken Sie die Tastenkombination {alt}zs! 4. Füllen Sie das Fenster Standardschnittstelle wie in dem Muster angegeben aus! 5. Drücken Sie auf Durchführen! 23 GDI mbh, GDI-Finanzbuchhaltung, Stammdaten-Firmendaten-Steuerschl. + Daten der Simulation

31 Der unter definierte Kontenplan wurde in dem Arbeitsblatt Sachkonten als Übergabedatei unter dem Namen GDIFIBU2.STD erstellt und diesem Bericht unter dem Namen GDIFIBU2.SKT beigefügt. Sie hat folgende Struktur: Abb. 6 : Übergabedatei Sachkonten [GDI-Fibu] [Sk]=60 <KoA>=A <Vdg>=N <StS>= 4 <Kar>=1100 <Bz1>=Website <Ekt>=2390 [Sk]=70 <KoA>=A <Vdg>=N <StS>= 4 <Kar>=1100 <Bz1>=Software <Ekt>= [Sk]=8530 <KoA>=A <Vdg>=N <StS>= 0 <Kar>=2900 <Bz1>=Gewerbesteuer [Sk]=8560 <KoA>=A <Vdg>=N <StS>= 0 <Kar>=2900 <Bz1>=sonstige Steuern Personenkonten (eigene Darstellung) Die Anlage und Pflege von Personenkonten kann wie bei den Sachkonten über die Schnittstelle erfolgen. Folgende Feldkennzeichen stehen zur Verfügung: Abb. 7: Feldkennzeichen für Personenkonten 24 <SuN>= Suchname <KnL>= Kundennummer bei Lieferant <Nam>= Name <Lkz>= LandesKennung (I=Inland/E=EG/D=Drittland) <Bra>= Branche <BaN>= Banknummer <Str>= Straße <BKt>= Kontonummer (Bankstamm) <Ort>= PLZ/Ort <BLZ>= BLZ (Bankstamm) <Tel>= Telefon <BnN>= Bankname (Bankstamm) <Fax>= Telefax <ZaA>= Zahlungsart (L/E) <Bem>= Bemerkung <MKz>= Kennzeichen Mahnung 0-20 <UId>= USt.IdNr. <SaK>= Sammelkonto (nur bei Neuanlage) <Lim>= Kreditlimit <StS>= Steuerschlüssel <Vtr>= Vertreter <ZBd>= Zahlungsbedingung <WKz>= Währung <NTg>= Nettotage <S1%>= Skonto 1 % <S1T>= Skonto 1 Tage <S2%>= Skonto 2 % <S2T>= Skonto 2 Tage Die Zelle muss unter Format-Zellen als Textfeld definiert werden. Dann muss in Office vor dem < ein Buchstaben eingegeben und das Feldkennzeichen richtig geschrieben werden. Danach kann man das Leerzeichen löschen. Sonst versucht die Automatik ständig, einen zweiten Großbuchstaben in einen Kleinbuchstaben zu verwandeln, was bei der 24 GDI mbh, a.a.o. S. 463 f.

32 Datenübernahme eine Fehlermeldung erzeugen würde. Damit wurde eine Übergabedatei mit immaginären Debitoren und Kreditoren gestaltet. Sie hat folgende Struktur: Abb. 8 : Übergabedatei Personenkonten [GDI-Fibu] [Pk]=12340 <SuN>=ahrens <Nam>=Helga Ahrens <Str>=Bergstraße 1 <Ort>=98765 Y-dorf <SaK>=1 [Pk]=12350 <SuN>=behrens <Nam>=Andreas Behrens <Str>=Bergstraße 2 <Ort>=98765 Y-berg <SaK>=1... [Pk]=71270 <SuN>=webhelp <Nam>=WebHelp GmbH <Str>=Willi-Brandt-Str. 23 <Ort>=98761 Z-Stadt <SaK>=1 [Pk]=71280 <SuN>=wolter <Nam>=Anke Wolter <Str>=Wilhelmstraße 21 <Ort>=98761 Z-Stadt <SaK>=1 (eigene Darstellung) Auch diese Übergabedatei muss unter dem Namen GDIFIBU2.STD erstellt werden und diesem Bericht unter dem Namen GDIFIBU2.PKT beigefügt. Sie wurde in dem Arbeitsblatt Personenkonten der Datei GDIFIBU2.ods erzeugt. Die in formulierte Anweisung zur Datenübernahme in der FiBu gilt für die Personenkonten entsprechend Lfd. Buchungen Die Erzeugung der Übergabedateien für laufende Buchungen wurde auf die Arbeitsblätter Buchungen und Statistik getrennt. Die Inhalte, insbesondere Beträge, kommen aus anderen Arbeitsblättern. Je nach dem, in welchem Umfang Kostenstellen und Steuerschlüssel angegeben werden, weicht die Spaltenstruktur von einander ab. Die unterschiedlich strukturierten Buchungssätze sind besser verschieden aufgebauten Arbeitsblättern zuzuweisen als ggf. Verarbeitungsfehler in Kauf zu nehmen. Die Übergabedateien sind ebenfalls unter GDIFIBU2.STD zu speichern und wurden diesem Bericht unter den Namen GDIFIBU2.BU1 und GDIFIBU2.BU2 beigefügt. Die in formulierte Anweisung zur Datenübernahme in der FiBu gilt für die Buchungen entsprechend.

33 Abb. 9 : Übergabedateien Buchungen Buchungen 1: [GDI-Fibu] [Bu]=1820 <Art>=B <BNr>=1 <Dat>= <Btr>= <GKt>=3310 <Kst>=20000 <Btr>= [Bu]=1820 <Art>=B <BNr>=1 <Dat>= <Btr>= <GKt>=3390 <Kst>=20000 <Btr>= [Bu]=12460 <Art>=R <BNr>= <Dat>= <Btr>= <Gkt>=4210 <Kst>=12460 <Btr>= <StS>=1 <StB>= <Gkt>=4220 <Kst>=12460 <Btr>= <StS>=2 <StB>= [Bu]=12470 <Art>=R <BNr>= <Dat>= <Btr>= <Gkt>=4210 <Kst>=12470 <Btr>= <StS>=1 <StB>= <Gkt>=4220 <Kst>=12470 <Btr>= <StS>=2 <StB>= Buchungen 2: [GDI-Fibu] [Bu]=4199 <BNr>= <Dat>= <Btr>= <Gkt>=4110 <Kst>=12340 <Btr>= <Gkt>=4120 <Kst>=12340 <Btr>= <Gkt>=4130 <Kst>=12340 <Btr>= <Gkt>=4140 <Kst>=12340 <Btr>= 0.00 [Bu]=4199 <Bnr>= <Dat>= <Btr>= <Gkt>=4110 <Kst>=12350 <Btr>= <Gkt>=4120 <Kst>=12350 <Btr>= <Gkt>=4130 <Kst>=12350 <Btr>= <Gkt>=4140 <Kst>=12350 <Btr>= 0.00 [Bu]=4198 <Bnr>= <Dat>= <Btr>= <Gkt>=4171 <Kst>=12460 <Btr>= 1.00 <Gkt>=4172 <Kst>=12460 <Btr>= 7.00 <Gkt>=4173 <Kst>=12460 <Btr>= 3.00 <Gkt>=4174 <Kst>=12460 <Btr>= <GKt>=4181 <Kst>=12460 <Btr>= 7.00 <Gkt>=4182 <Kst>=12460 <Btr>= <Gkt>=4185 <Kst>=12460 <Btr>= 0.00 <Gkt>=4186 <Kst>=12460 <Btr>= 0.00 [Bu]=4198 <Bnr>= <Dat>= <Btr>= <Gkt>=4171 <Kst>=12470 <Btr>= 1.00 <Gkt>=4172 <Kst>=12470 <Btr>= 7.00 <Gkt>=4173 <Kst>=12470 <Btr>= 4.00 <Gkt>=4174 <Kst>=12470 <Btr>= <GKt>=4181 <Kst>=12470 <Btr>= 0.00 <Gkt>=4182 <Kst>=12470 <Btr>= 0.00 <Gkt>=4185 <Kst>=12470 <Btr>= 0.00 <Gkt>=4186 <Kst>=12470 <Btr>= 0.00 (eigene Darstellung) Ausweislich der Satznummer in der Eingabemaske nach Aufruf von Bearbeitung Dialogbuchung oder {alt}bd wurden auf diesem Weg Datensätze erfasst. 25 Der Zeitbedarf für das Einlesen dieser Datensätze zzgl. der maschinellen Buchungsprüfung und Übergabe in die Kostenrechnung betrug 6 Minuten. Würde als durchschnittliche Leistung bei einer manuellen Eingabe ein Datensatz pro Minute unterstellt werden so würde dies 110,7 Stunden oder 4,6125 Tage in Anspruch nehmen die Einrichtung der Stammdaten (maschinell ca. 2 Minuten) wurde dabei nicht berücksichtigt. In diesem Fall würde 99,91 % des Arbeitsaufwandes eingespart. Würde man den Zeitbedarf für eine Buchung statt mit 25 GDI mbh, GDI-Finanzbuchhaltung, Bearbeitung Dialogbuchung + Daten der Simulation

34 einer Minute mit 15 Sekunden einschätzen, wäre die Einsparung nur 99,64 %. Wenn Unterstellt wird, dass eine Verdoppelung der Datensätze die Bearbeitung um eine Minute verlängern würde, läge die Einsparung bei sonst gleichen Annahmen zwischen 99,79 % und 99,95 %. Bis zum Ausdruck des Buchungsjournals behandelt das Programm die Daten als nur vorläufig erfasst. Sie können dann noch über die Dialogbuchung manuell korrigiert werden. Die laufenden Buchungen sind die zentralen Vorgänge, die im 4. Kapitel weiter entwickelt werden müssen. Die berechnete Einsparung an Arbeitszeit kann der Auslöser sein, dass die Übertragung der an dem sehr kleinen Beispiel eines virtuell tätigen Unternehmens gewonnenen Erkenntnisse auch auf große Kleinunternehmen erfolgen kann Auswertungen Inhalt der Datei Protokolle.pdf In der Datei Protokolle.pdf sind folgende Ausdrucke abgebildet: 1. Allgemeine Anmerkungen Datenübernahmeprotokolle Datenübernahmeprotokoll Sachkonten Datenübernahmeprotokoll Personenkonten Stammdatenausdruck Datenübernahmeprotokoll Buchungen Datenübernahmeprotokoll Buchungen Prüflauf Kostenrechnung Datenübernahme Kostenstellenjournal Kostenstellenauswertung Kostenartenauswertung Saldenlisten Sachkonten Debitoren Kreditoren...350

35 Journale Belegjournal Debitoren Belegjournal Kreditoren Buchungsjournal Konten Jahresabschluss Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung Bilanzbericht GuV-Bericht Monatsabschluss Die Auswertungen i.s.d. Abschnitts befinden sich in den Kapiteln 4, 6 und 7 der Protokoll- Datei Bilanz und GuV Wie in erwähnt wurde sind in den Dateien BILANZ.GDD, GUV.GDD und STDBWL.00 nach dem akade-kontenrahmen eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung hinterlegt, die automatisch aus den Sachkonten eingelesen werden kann. Sie wird mit Auswertungen Bilanz / G+V / KER aufgerufen. Das Ergebnis ist in der Datei Protokolle.pdf unter 7.1 und 7.2 abgebildet. Wenn in der Eingabemaske Bilanzbericht und G+V-Bericht angekreuzt wird, bekommt man einen Kontennachweis für die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung. Das Ergebnis ist in der Datei Protokolle.pdf unter 7.3 und 7.4 abgebildet. Die Eingabemaske ist danach wie folgt auszufüllen:

36 Abb. 10: Eingabemaske Jahresabschlusbericht 26 Die Arbeitsanweisung für die Erstellung einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung aus vollständig durchgeführten Buchungen würde lauten: 1. Starten Sie die FiBu! 2. Drücken Sie die Tastenkombination {alt}az! 3. Füllen Sie das Fenster Standardschnittstelle wie in dem Muster angegeben aus! 4. Drücken Sie auf Drucker! 5. Übertragen Sie die Daten in die Datei Jahresabschluss.odt! Frei definierte Auswertungen Mit Auswertungen BW-Listen werden frei definierte Auswertungen aufgerufen, die mit Zusatz Formularverwaltung eingerichtet werden können. Neben der Bilanz und GuV können mit diesem Instrumentarium auch die Kapitalflussrechnung oder Daten für Steuererklärungen erzeugt werden. Die Listen werden unter Nummern hinterlegt, die in der zuvor gezeigten Eingabemaske aufgrufen werden. 26 GDI mbh, GDI-Finanzbuchhaltung, Auswertung Bilanz/GuV/KER

37 Abb. 11: Eingabemaske BW-Listen 27 Es besteht aber auch die Möglichkeit, die Daten der Konten zu exportieren und mit der Tabellenkalkulation einzulesen. Dann können auch mit diesem Hilfsmittel Auswertungen frei gestaltet werden. Diese Vorgehensweise ist flexibler. Auf den Dateneport wird in Abschnitt 3.6 eingegangen Kontenausdrucke und Saldenlisten Die verschiedenen in der FIBu vorgesehenen Auswertungen sind in dem Pop-up-Fenster der folgenden Abbildung aufgeführt. Kontoausdrucke und Saldenlisten sind die zentralen Auswertungen einer Finanzbuchhaltung. Bei den Saldenliste wird zwischen Sachkonten, Debitoren und Kreditoren unterschieden. Bei Debitoren und Kreditoren kann alternativ zur Kontonummer eine alfabetische Sortierung nach Suchnamen sinnvoll sein. Die Saldenliste Sachkonten/Jahr gibt in einer mehrzeiligen Darstellung die Umsätze der einzelnen Monate an. Die Auswahl muss in folgender Eingabemaske spezifiziert werden: 27 GDI mbh, GDI-Finanzbuchhaltung, Auswertung Bilanz/GuV/KER

38 Abb. 12: Eingabemaske Saldenlisten 28 Beispiele der Saldenlisten sind in Kapitel 4 der Protokoll-Datei dargestellt. Die Kontenausdrucke sind eher eine Pfichtübung als eine sinnvolle Auswertung. In der Praxis würde man sich die relevanten Konten am Bildschirm anzeigen lassen. Ausgedruckte Konten sind aber zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten nötig, wenn die einzelnen Buchungen nach der Datensicherung gelöscht werden sollen. Beispiele finden sich im Kapitel 6 der Datei Protokolle.pdf. Eine Aufbewahrung in elektronischer Form ist zulässig. Die Konten wie auch die anderen Auswertungen können deshalb auch in pdf-dateien gedruckt werden. Dabei müssen die Dateinamen Inhalt und Peroiode angeben, z.b. über ein Abkürzungsverzeichnis. Die Jahre wären durch eine entsprechende Angabe im Verzeichnis, in dem sich die Dateien befinden, ausreichend definiert. Saldenlisten können auch mit dem Menüpunkt Einfügen Tabelle aus Datei in die Tabellenkalkulation eingelesen werden, wenn sie zuvor aus der FiBu im Textformat (*.txt) 28 GDI mbh, GDI-Finanzbuchhaltung, Auswertung Bilanz/GuV/KER

39 ausgedruckt wurden. Dabei ist wieder die erweiterte Zahlenerkennung zu verwenden. Die Eingabemaske müsste dafür wie folgt ausgefüllt werden: Abb. 13: Eingabemaske Textimport Umsatzsteuervoranmeldungen Mit der Auswertung Steueranmeldung ist eine automatische Umsatzsteuervoranmeldung durch die Software vorgesehen. Fur die relevanten Konten wird in den Stammdaten angegeben, in welche Zeile der Umsatzsteuervoranmeldung sie einfließen sollen. Obwohl das Formular in der Datei FORM00.UST von User mit einer Textverarbeitung bearbeitet 29 Open Office, Tabellenkalkulation, Einfürgen Tabelle aus Datei

40 und aktuialisiert werden kann, wird eine Anmeldung für das Jahr 2014 (nach 12 Jahren ohne Update) nicht mehr unterstützt. Die Arbeitsanweisung für die Erstellung einer Umsatzsteuervoranmeldung aus vollständig durchgeführten Buchungen würde eine aktuelle Version mit aktuellen Formularen vorausgesetzt lauten: 1. Starten Sie die FiBu! 2. Drücken Sie die Tastenkombination {alt}asu! 3. Füllen Sie das Fenster Standardschnittstelle wie in dem Muster angegeben aus! 4. Drücken Sie auf Drucker! 3.5. Kostenrechnung Kostenarten und Kostenstellen In dem Kostenrechnungsmodul kann eine dreidimensionalen Erfassung von betrieblichen Informationen erfolgen. Dabei sind die Fragen Was? Welcher Sachverhalt? Kostenart! Wo? Welche Funktion? Kostenstelle! Wofür? Für welche Aktivität? Kostenträger! In den Stammdaten der Sachkonten kann eine von der Kontonummer abweichende Kostenartennummer angegeben werden. Dabei können mehrere Konten der gleichen Kostenart zugeordnet werden. Damit wird die Kostenrechnung sehr fleibel einsetzbar. Im Kostenrechnungsmodul ist dafür ein Kostenartenplan anzulegen, in dem den Kostenarten eine Bezeichnung gegeben wird. Eine Kostenstelle ist in der Buchung neben der Kontonummer anzugeben. Die FiBu hat auch die Möglichkeit mit Hilfskostenstellen automatische Verteilungen auf

41 Hauptkostenstellen vorzunehmen. Hier wird nur das Blockverfahren, auch Anbauverfahren genannt, verwendet. Die Möglichkeit, außerhalb der Automatik Hilfskostenstellen zu definieren und die Verteilung durch selbst gestaltete Umbuchungen auch über die variable Schnittstelle vorzunehmen, bleibt unberührt. Neben Haupt- und Hilfskostenstellen kennt die Software noch Leitkostenstellen, in denen Gruppen von Kostenstellen gebildet werden können, z.b. um aus mehreren Kostenstellen die Spalten eines Betriebsabrechnungsbogens zu bilden. Das vorliegende Beispiel ist zu klein, um eine Kostenrechnung sinnvoll abbilden zu können. Um das Kostenrechnungsmodul trotzdem in das Projekt einzubeziehen wurde es zweckentfremdet für die Erzeugung einer Umsatzstatistik verwendet, wobei die Debitoren gleichzeitig als Kostenstellen angelegt wurden Kostenartenlisten und Kostenstellenlisten Die Auswertungsmöglichkeiten des Kostenstellenmduls ergeben sich aus der Abbildung auf der folgenden Seite. Als Listenausgabe sind Kostenstellen- bzw. Leitkostenstellenlisten mit und ohne Kostenarten sowie Kostenartenlisten mit und ohne Kostenstellen verfügbar. Beispiele finden sich in den Abschnitten 3.3 und 3.4 der Datei Protokolle.pdf. Wie bei den Saldenlisten ist auch hier ein Textimport in die Tabellenkalkulation möglich.

42 Abb. 14: Eingabemaske Kostenstellen-/Kostenartenlisten Frei definierte Auswertungen Auch das Kostenrechnungsmodul kann den Listengenerator und frei definierbare Auswertungen nutzen. Beim Aufruf dieses Programms können für die im Abschnitt vorgesehenen BW-Listen Kostenstellenbereiche eingegrenzt werden. Es können dann auch Listen gesaltet werden, die nur für die Kostenrechnung von Bedeutung sind. Die Eingrenzungsmöglichkeit ist in folgender Abbildung erkennbar: Abb. 15: Eingabemaske Listengenerator GDI mbh, GDI-Finanzbuchhaltung, Zusatz Kostenrechnung Auswertungen 31 GDI mbh, GDI-Finanzbuchhaltung, Zusatz Kostenrechnung Listengenerator

43 Auch ein Datenexport von Kostenrechnungsdaten (vgl. 3.6) ist möglich, um z.b. in einer Tabellenkalkulation eigene Auswertungen gestalten zu können. In diesem Projekt soll aber auf diese Gestaltungsmöglichkeiten nicht näher eingegangen werden Datenexport Die FiBu enthält auch die Möglichkeit, Daten der Buchhaltung in Dateien im DBF-Format zu exportieren und dann in anderen Programmen weiter zu verarbeiten. Dabei gibt es vier verschiedene Eingabemasken für Sachkonten, Personenkonten, Buchungen und DBase- Kopie. Die Erfassungsmaske DBase-Kopie fasst die über die Masken Sachkonten, Personenkonten und Buchungen anzufordernden Daten zusammen und erweitert sie um die Kostenrechnung. Eine Eingrenzung nach Perioden oder Konten erfolgt hier nicht. Abb. 16: Eingabemasken Dbase-Export GDI mbh, GDI-Finanzbuchhaltung, Zusatz DBase-Export

44 Nach der Durchführung einer DBase-Kopie wurde folgendes Übergabeprotokoll erstellt die zweite Spalte wurde erst in der Textverarbeitung eingearbeitet: Abb. 17: Protokoll Dbase-Export 33 DBase-Export vom :04 Seite - 1- GDI-mbH Mandant: 2014/X-taler Zimmervermittlung UG Datenpfad: DATEN\FORSCH-3 Basisdaten: Sachkonten: BASIS.GDD -> BASIS_.DBF (OK) SACHK.GDD -> SACHK_.DBF (OK) BASIS.MDX -> BASIS_.MDX (OK) SACHK.MDX -> SACHK_.MDX (OK) BANKEN.GDD -> BANKEN_.DBF (OK) Personenkonten: BANKEN.MDX -> BANKEN_.MDX (OK) PERSK.GDD -> PERSK_.DBF (OK) STEUERN.GDD -> STEUERN_.DBF (OK) PERSK.MDX -> PERSK_.MDX (OK) STEUERN.MDX -> STEUERN_.MDX (OK) Umsatzwerte: WAEHRUNG.GDD -> WAEHRUN_.DBF (OK) UMSATZ.GDD -> UMSATZ_.DBF (OK) WAEHRUNG.MDX -> WAEHRUN_.MDX (OK) UMSATZ.MDX -> UMSATZ_.MDX (OK) ZAHLBED.GDD -> ZAHLBED_.DBF (OK) Kostenrechnung: ZAHLBED.MDX -> ZAHLBED_.MDX (OK) KOST_ST.GDD -> KOST_ST_.DBF (OK) MAHNUNG.GDD -> MAHNUNG_.DBF (OK) KOST_ST.MDX -> KOST_ST_.MDX (OK) MAHNUNG.MDX -> MAHNUNG_.MDX (OK) KOST_POS.GDD -> KOST_PO_.DBF (OK) Buchungen: KOST_POS.MDX -> KOST_PO_.MDX (OK) BUCHUNG.GDD -> BUCHUNG_.DBF (OK) KOSTEN.GDD -> KOSTEN_.DBF (OK) BUCHUNG.MDX -> BUCHUNG_.MDX (OK) KOSTEN.MDX -> KOSTEN_.MDX (OK) BUCHIDX.GDD -> BUCHIDX_.DBF (OK) BUCHIDX.MDX -> BUCHIDX_.MDX (OK) Mit der Möglichkeit, Buchungen aus externen Dateien in die FiBu einzulesen (vgl. Abschnitt 3.3.) und die exportierten Daten in anderen Programmen zu verarbeiten, kann die FiBu soweit sie die Führung von Büchern und Aufzeichnungen sowie bei der Aufstellung von Abschlüssen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind... betrifft, auf die Funktion einer Datenbank reduziert werden. 33 GDI mbh, GDI-Finanzbuchhaltung, Zusatz Dbase-Export + Ausdruck

45 Kapitalflussrechnung aus Datenexport Mit der im Experiment 4 beschriebenen Vorgehensweise wurde in der Tabellenkalkulation folgende Kapitalflussrechnung erzeugt: Abb. 18: Kapitalflussrechnung aus Dbase-Export A. Cashflow aus operativer Tätigkeit 1. Einzahlungen von Kunden: ,11 2. Auszahlungen an Lieferanten: ,87 3. Umsatzsteuer- und sonstige Steuerzahlungen 2.446,69 4. geleistete Zinszahlungen -584, ,13 B. Cashflow aus Investitinstätigkeit Kauf von immateriellen Vermögensgegenständen des Anlagevermögens und Sachanlagen ,00 C. Cashflow aus Finanzierungstätigkeit Erhöhung des Eigenkapitals 1.000,00 D. gesamter Cashflow 3.879,13 Anfangsbestand Flüssige Mittel 0,00 Endbestand Flüssige Mittel 3.879,13 Lt. Konto 3.879,13 (eigene Darstellung) Dabei wurden zunächst die Zeilen der Kapitalflussrechnung durchnummeriert und in einem exportierten Kontenplan die jeweilige Nummer, dem das Konto zugeordnet werden sollte, neben der Kontonummer vermerkt. Die exportieren Kontendaten wurden diesem Kontenplan zugeordnet. Dabei musste das Problem bewältigt weden, dass nicht bebuchte Konten nicht exportiert wurden.

46 Perioden schließen Nach der Buchungsprüfung, Datensicherung und dem Druck der Auswertungen wird der Monatsabschluss durchgeführt. Dabei werden die einzelnen Perioden für die Verarbeitung geschlossen. Dabei wurden folgende Protokolle ausgegeben: Abb. 19: Protokoll Monatsabschluss 34 Monatsabschluß vom Periode 1/ Seite - 1- GDI-mbH Mandant: 2014/X-taler Zimmervermittlung UG Eröffnungswerte werden abgeglichen Sachkonten werden abgeschlossen Personenkonten werden abgeschlossen Der Monatsabschluß wurde erfolgreich durchgeführt Stammdaten-Änderungsprotokoll Sachkonto geändert am :09 durch Bediener 'WM ' Alt: Neu: Bezeichnung 1: Aufw. für bezog. Leistung. Aufw. für bezog. Leistung. Steuerschl. : 0 3 Sachkonto geändert am :11 durch Bediener 'WM ' Alt: Neu: Bezeichnung 1: Beratungskosten Beratungskosten Steuerschl. : 0 3 Sachkonto geändert am :23 durch Bediener 'WM ' Alt: Neu: Bezeichnung 1: Zinsaufwendungen, Zinsaufwendungen, Steuerschl. : 0 6 Monatsabschluß vom Periode 2/ Seite - 1- GDI-mbH Mandant: 2014/X-taler Zimmervermittlung UG Eröffnungswerte werden abgeglichen Sachkonten werden abgeschlossen Personenkonten werden abgeschlossen Der Monatsabschluß wurde erfolgreich durchgeführt 34 GDI mbh, GDI-Finanzbuchhaltung, Abschluss + Ausdruck

47 Beachtung der GoB Es wäre zu fragen, ob die in diesem Kapitel vorgestellte Buchhaltung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Die GoBS könen nicht verletzt sein, denn für die Ordnungsmäßigkeit der Systeme kann es keinen Unterschied machen, ob Erfassung die Buchungen manuell oder maschinell erfasst werden. Bei der manuellen Erfassung können Tippfehler auftreten, bei der maschinellen Erfassung Kopierfehler. Die maschinelle Erfassung hat aber den Vorteil, dass Probeläufe durchgeführt werden können, in denen Fehler vor der Verarbeitung entdeckt werden können. Menschliche Fehler können nur nachträglich entdeckt und dann korrigiert werden. Die Korrektur maschineller Fehler wäre dagegen sehr aufwendig weil sie dann massenhaft vorkommen. Bei der vorgestellten Vorgehensweise wäre ers aber wohl möglich, die falsche Daten zu löschen, den Fehler zu beseitigen und die Daten dann neu einzulesen. Beide Verarbeitungsvarianten setzen voraus, dass eine geordnete Belegablage existiert, auf die in den Belegnummern verwiesen wird. Die kann auch elektronisch über ein Dokumentenmanagement geführt werden. Hier können sich viele Anknüpfungspunkte für eine maschinelle anbieten. Weiter wird vorausgesetzt, dass gleichartige Geschäftsvorfälle gleich abgebildet werden. Das kann aber nur eine maschinelle Lösung wirklich garantieren. Das gleiche gilt für Situationen, in denen ein menschlicher Buchhalter einzelne Sachverhalte aus subjektiven Gründen anders darstellen möchte als objektiv angezeigt.

48 Modellentwicklung 4.1. Erkentnisse aus dem Forschungsumfeld Das 3. Kapitel hat die Strukturen ab der Erzeugung von Buchungssätzen und ihr Einlesen über eine variablle Schnittstelle entwickelt. Die Einrichtung der Buchhaltung in einem Mandanten-Verzeichnis kann von einem Berater in einem Gutachten als Vorschlag erfolgen, den eine CD mit Musterdateien beigefügt sein kann. Danach reduzieren sich alle Buchhaltungsarbeiten soweit sie sich auf die Erstellung von Abschlüssen und die Abgabe von Steuererklärungen bzw. Anmeldungen bezieht, auf rein mechanische Tätigkeiten reduziert werden. Damit können diese Arbeiten von Unternehmern ohne Qualifikation als Dienstleistung nach 6 Nr. 3 StBerG angeboten werden. Die Verantwortung für die Richtigkeit läge beim Auftraggeber. Dieser Abschnitt muss sich also mit den Abläufen vor der Erstellung der Datenübergabedateien befassen. Diese Daten sollten nicht Hauptzweck, sondern Nebenprodukt der Informationsverarbeitung sein. Die Dateien sollen hauptsächlich Informationen zu verschiedenen Sachverhaltsgruppen erfassen und einen Überblick herstellen. Folgende Gruppen sind sinnvoll: - Fakturierung - Zahlungseingang kontrollieren - Personalkosten - Materialentnahme - Darlehen - Abschreibungen - Kassenbuch - eingehende Rechnungen + Waren-/Materialeinkauf + regelmäßige Ausgaben + unregelmäßiger Aufwand + Investitionen - Zahlungsausgang Weil die vorliegende Simulation ein sehr einfaches Beispiel schaffen wollte, sind die Sachverhaltsgruppen nur zum Teil relevant. Die ersten vier Positionen der linken Spalte kommen in der Simulation nicht vor. Statt der Fakturierung werden die Auftragsdaten aus s aus der Buchungssoftware übernommen. Aus der rechten Spalte sind Rechnungen für Waren-/Materialeinkauf irrelevant. Eine Kasse wurde in der Simulation nicht geführt,

49 eine solche Möglichkeit wäre aber in entsprechenden Unternehmen von Interesse. Das Kassenbuch soll deshalb entwickelt werden. Generell sollten die für dieses Kapitel entwickelten Werkzeuge (neu-deutsch auch als Tools bezeichnet) nicht nur für virtuell tätige Unternehmen, sondern generell für kleinere Unternehmen geeignet sein. Die im Kapitel 3 entwickelte Simulation soll nach den Erkenntnissen diese Kapitels nicht mehr geändert werden. Die Übertragung in die FiBu wird deshalb mit einem anderen Datenbestand erprobt. Es wurde bereits nachgewiesen, dass eine vollständige Buchhaltung ohne einen einzigen manuell erfassten Buchungssatz geführt werden kann und die erstellten Auswertungen keine Fehler enthalten. Eine nochmalige Durchführung der Buchungen unter Berücksichtigung der in diesem Kapitel entwickelten Werkzeuge würde zu keinen neuen Erkenntnissen führen Dokumentenmanagement und Belegnummernkreise Besonders in einem virtuell tätigen Unternehmen ist die Digitalisierung der Aktenführung sinnvoll. Auch traditionell arbeitende Unternehmen scannen schon oft eingehende Post auch Rechnungen und Kassenbelege ein und produzieren eigene Akten digital, z.b. als PDF-Dokument. In der Datei Protokolle.pdf als Anlage zu diesem Forschungsbericht wurden die Ausdrucke aus dem Buchhaltungsprogramm über einen virtuellen Drucker im Textformat ausgegeben und mit einer Textverarbeitung zu einer gemeinsamen Datei zusammengeführt. In der Realität würden aber viele kleine PDF-Dateien erzeugt und archiviert. Eine Digitalisierung setzt voraus, dass eine Übersicht existiert, welche Dokumente unter welchem Namen an welcher Stelle zu finden sind. Eine Suche anhand von Ordnerrücken und darin Blättern scheidet aus. In verschiedenen Tabellen sollte auf Belegnummern verwiesen werden. Deshalb sollte man sich vor einer Digitalisierung Gedanken über ein Belegnummernsystem machen.

50 In einer Kombination aus einem Buchstaben und einer 6stelligen Nummer könnten alle Bereiche des Unternehmens abgedeckt werden. Der Buchstabe sollte den Inhald des Dokuments angeben und die Nummern eine vollständige Systematik aller Dokumente darstellen. Die FiBu akzeptiert auch alfanumerische Belegnummern, also auch Buchstaben innerhalb der 6stelligen Nummer. Zusätzlich werden dort Belegarten als Buchstaben vor der Nummer geführt. Eine Anregung, wie eine Belegnummernsystematik aufgebaut sein könnte, wird in Experiment 6 dargestellt Laufende Geschäftsvorfälle Kassenbuch Die Aufgabe des Kassenbuchs ist, Ein- und Auszahlungen schnell erfassen zu können. Eine hierfür geschaffene Datei muss eine automatische Verbuchung ermöglichen. Für die schnelle Erfassung von Ein- und Auszahlungen ist eine Tabelle erforderlich, in der Datum und Betrag festgehalten werden. In einem Textfeld sollte stichwortartig der Grund der Zahlung festgehalten werden. Eine Belegnummer sollte automatisch fortgeschrieben werden. Bei Einzahlungen ist regelmäßig eine Quittung auszustellen. Es kann sinnvoll sein, die Quittung in der Tabellenkalkulaton zu erstellen und Eintragung im Kassenbuch danach per Referenz aus dieser Quittung vorzunehmen. In einer einfachen Lösung könnte die Quittung in zweifacher Ausfertigung auf einem DIN-A-4-Blatt vorgesehen werden, das nach dem Ausfüllen in der Mitte getrennt wird. Damit wird für die eigenen Unterlagen eine Kopie hergestellt. Das könnte wichtig sein, wenn mit der Quittung eine Leistung abgerechnet wird, in der Umsatzsteuer enthalten ist. Hat dies eine große Bedeutung, kann zumindest rechnerisch eine eigene Ladenkasse geführt werden, die eine enge Anbindung an die Quittungen organisiert. Es können darüber auch kleinere Leistungen unmittelbar ohne Rechnung abgerechnet werden. Dann muss der Kassenbeleg den Anforderungen der 33 UStDV bzw. 14 UStG genügen. Ein in Experiment?? erstelltes und ausgetestetes Beispiel wird auf der folgenden Seite dargestellt.

51 Abb. 20: Kassenbuch Periode 11 Kosten- Kosten- Datum Beleg-Nr. Text Einnahmen Ausgaben Bestand St. Konto stelle träger Vortrag 4.000, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , eingehende Rechnungen Kreditorenrechnungen können in regelmäßige Aufwendungen und unregelmäßigen Aufwand unterschieden werden. Kein sofortiger Aufwand sind Investitionen. Sie werden aber auch auf der Grundlage eingehender Rechnungen verbucht. Neben den Buchungsdaten sollten für die spätere Zahlung noch Daten über die Rechnungs-Nr. des Kreditoren, IBAN und BIC (in den Stammdaten), Eingang und Fälligkeit erfasst werden. Eine automatische Verbuchung über die Schnittstelle muss möglich sein. Für diesen Zweck wurde im Experiment 8 eine Datei entwickelt, die die nötigen Daten in verständlicher Form mit folgender Tabelle abfragt:

52 Abb. 21: Erfassung Kreditorenrechnungen Periode 11 Kosten- Kosten- Text Rechnung Skonto Ausgaben Abzüge St. Konto stelle träger Rg.-Datum Skonto: Kreditor 1.644,15-32, , Rg. Nr ,00% Differenz 0,00 0,00 0,01 = brutto R-Nr. Kreditor Steuer 143,07-2,86 140,22 netto: Eingang: ,97-2,52 123,45 20, IBAN 136,18-2,72 133, DE ,38-2,93 143, BIC 156,58-3,13 153, HELADEF1FRI 166,79-3,34 163, fällig ,99-3,54 173, ,19-3,74 183, ,40-3,95 193, ,60-4,15 203, Rg.-Datum Kreditor 1.755,32-35, , Rg. Nr ,00% Differenz 0,00 0,00 0,02 = brutto R-Nr. Kreditor Steuer 153,17-3,06 150,12 netto: Eingang: ,20-2,74 134, IBAN 147,41-2,95 144, DE ,61-3,15 154, BIC 167,81-3,36 164, HELADEF1FRI 178,02-3,56 174, fällig ,22-3,76 184, ,42-3,97 194, ,63-4,17 204, ,83-4,38 214, Rg.-Datum Kreditor 1.866,50-37, , Rg. Nr ,00% Differenz 0,00 0,00 0,01 = brutto R-Nr. Kreditor Steuer 163,28-3,27 160,02 netto: Eingang: ,43-2,97 145, IBAN 158,64-3,17 155, DE ,84-3,38 165, BIC 179,04-3,58 175, COBADEFFXXX 189,25-3,79 185, fällig ,45-3,99 195, ,65-4,19 205, ,86-4,40 215, ,06-4,60 225, Rg.-Datum Kreditor 1.977,69-39, , Rg. Nr ,00% Differenz 0,00 0,00-0,02 = brutto R-Nr. Kreditor Steuer 173,40-3,47 169,92 netto: Eingang: ,66-3,19 156, IBAN 169,87-3,40 166, DE ,07-3,60 176, BIC 190,27-3,81 186, MVBMDE55 200,48-4,01 196, fällig ,68-4,21 206, ,88-4,42 216, ,09-4,62 226, ,29-4,83 236, Diese Datei dient nicht nur der Vorbereitung der Verbuchung, sondern auch der Dokumentation. Es macht deshalb Sinn, sie abzuspeichern und monatlich für neue eine neue Datei aus einer Vorlage zu erstellen regelmäßige Ausgaben Für regelmäßig wiederkehrende Vorgänge können die Kontierungen auch in einer besonderen Vorlage hinterlegt werden. Die Beträge können in den einzelnen Monaten auch unterschiedlich hoch ausfallen. Das können insbesondere Mieten, Versicherungen,

53 Telefonkosten, Strom, Rückzahlungen von Darlehen und ähnliche Vorgänge sein. Die Prüfung der sachlichen Richtigkeit beschränkt sich meistens auf die Höhe der Beträge. Es könnte sinnvoll sein, hierfür einen eigenen Belegnummernkreis zu führen. In vielen Fällen gibt es nur einen Beleg pro Jahr, oder es wird auf einen Vertrag verwiesen; dann gibt es keinen separatern Buchungsbeleg. Die müssten dann selbst erzeugt werden. In einem eigenen Belegnummernkreis könnte es sich dabei um eine der Belegnummer abgespeicherte Aktennotiz handeln, wo der Originalbeleg zu finden ist. Auch könnte der eingescannte Originalbeleg jeweis unter neuer Belegnummer für jeden Monat neu abgespeichert werden unregelmäßiger Aufwand Unregelmäßigem Aufwand geht meist ein Beschaffungsprozess voraus, der ist größer als die Kreditorenbuchhaltung. Der Verbuchung der Rechnungen sollte deshalb eine Dokumentation des Beschaffungsprozesses und der dort stattfindenden Kontrollen angefügt werden. Aus dieser Dokumentation können auch die Informationen abgelesen werden, die für die Verbuchung der Rechnungen von Bedeutung sind. Der Prozess kann sich über die Bedarfsmeldung, Preise ermitteln, Anfrage, Angebot, Auftrag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung bis zur Zahlung erstrecken. Von bis zu 8 möglichen Stufen betreffen nur 2 die Kreditoren-buchhaltung. In virtuell tätigen Unternehmen dürften keine Genehmigungen für Erteilung eines Auftrags oder die Bezahlung einer Rechnung nötig sein und es würde in einer Dokumentation wohl immer der gleiche Name auftauchen. Als Gedankenstütze im Fall von Rückfragen ist eine Dokumention in Form einer Datei aber auch in diesen Fällen sinnvoll. In einer Datei zur Dokumentation des Beschaffungsprozesses die Beschreibungen beziehen sich nicht auf Kleinunternehmen sollten folgende Informationen gesammelt werden:

54 - 46-1) Bedarfsmeldung: Was (Art.-Nr. oder Bezeichnung) und wieviel (Menge) wird wann, wo (Kostenstelle) und wofür (Kostenträger) gebraucht? In größeren Unternehmen kann die Bündelung der Bedarfe zu größeren Einkäufen die Anschaffungskosten senken. Für Rückfragen sollte der Name und das Datum festgehalten werden. Häufig muss vor dem Beginn von Aktivitäten der Einkäufer eine Genehmigung vorliegen, wenn die Bedarfsmeldung nicht jemandem stammt, der auch eine Genehmigung erteilen dürfte. Dann sollten auch (Datum + Name) der Genehmigung abgespeichert werden. Die Bedarfsmeldungen können unter einer Dokumenten-Nr. abgelegt oder abgespeichert werden. 2) Preise ermitteln: Preis und Quelle (lt. Katalog/Preisliste, Internet, Anruf) Vielfach kann ein Preis für eine Beschaffung anhand vorliegender Kataloge und Preislisten ermittelt werden. Ist das nicht der Fall, kann die Information unbürokratisch durch einen Anruf beim Lieferanten oder aus dem Internet beschafft werden. Diese Informationen wenn sie schon beschafft wurden sollten auch mit Quellenangabe in die Datei eingetragen werden. Das gilt erst Recht, wenn bei wichtigeren Beschaffungen ein Preisvergleich durchgeführt werden soll statt bei einem Hauslieferanten zu bestellen. 3) Anfrage: ggf. Ausschreibung? Sofern auf unbürokratischem Weg keine Preise in Erfahrung gebracht werden können oder wenn Kontakt zu neuen Lieferanten aufgenommenwerden soll, kann eine formelle Anfrage verachickt werden, in der ein formelles Angebot angefordert wird. Diese Anfrage wird schriftlich verfasst und unter einer Dokumenten-Nr. abgespeichert. Die Datei würde auf diese Nr. verweisen und das Datum der Anfrage verzeichnen. Statt an gestimmte Lieferanten Anfragen zu verschicken kann auch eine öffentliche Ausschreibung erfolgen, in der die gewünschte Leistung öffnetlich beschrieben wird. 4) Angebot: eingetragen wird: Kreditor, Datum, Nr.. Als Antwort auf die Anfrage oder Ausschreibung werden Angebote erwartet. Diese werden verglichen, um das günstigste Angebot zu finden. Ein dokumentierter förmlicher Angebotsvergleich ist wichtig, wenn dargelegt werden soll, warum nicht das Angebot mit

55 dem niedrigsten Preis gewählt werden soll. Angebote wir auch der Angebotsvergleich sind Dokumente in diesem Bereich. 5) Auftrag: eingetragen wird: Kreditor, Datum, Nr., wer hat genehmigt? Ein schriftlich oder elektronisch erteilter Auftrag bekommt eine Dokumenten-Nr. Bei einer telefonischen Bestellung soll mindestens das Datum und der Gesprächspartner festgehalten werden. Wenn intern eine Genehmigung nötig ist sollte die Erteilung auch festgehalten werden. 6) Auftragsbestätigung: eingetragen wird: Kreditor, Datum, Nr., Lieferdatum Bei einem Auftrag, der nicht sofort ausgeführt werden kann, erfolgt durch den Lieferanten eine Auftragsbestätigung mit Angabe des Lieferdatums. Durch Bestellung und Bestätigung ist zivilrechlich ein Vertrag zu Stande gekommen. Der Liefertermin sollte kontrolliert werden, Erfolgt die Lieferung zu dem vereinbarten Termin nicht, muss nachgefraagt werden. Bei einem unverbndlichen Termin sollte eine angemessene Nachfrist gesetzt werden. Anschließend wäre der Lieferant im Verzug. 7) Lieferschein: Die Bearbeitung der Lieferscheine kann in zwei Stufen unterschieden werden: a) Wareneingangskontrolle, eingetragen wird: wer? Wann? Bei der Annahme der Ware muss verglichen werden, ob die Anzahl der Gebindeeinheiten mit der auf dem Lieferschein angegebenen Einheiten übereinstimmt. Weiter wird verglichen, ob es die gleioche Ware ist. Schließlich muss geprüft werden, ob die Ware ggf. beschädigt ist. Die Richtigkeit wird mit der Empfangsbescheinigung auf dem Lieferschein bestätigkeit. Abweichungen und offene Mängel können später nicht mehr geltend gemacht werden. b) Kontrolle der Richtigkeit, eingetragen wird: wer? Wann? Nach der Eingangskontrolle wäre nochzu prüfen, ob Art und Menge der empfangenen Ware mit der Bestellung übereinstimmt. Gelegentlich erfolgen nur Teillieferungen. Dann muss eine rechtzeitige Restlieferung kontrolliert werden. Wäre eine andere Ware geliefert worden als bestellt, z.b. eine andere Qualität, Größe oder

56 Farbe, wäre das ggf. zu beanstanden (eine bessere Qualität zum gleiche Preis könnte dagegen akzeptiert werden). Liegen keine Mängel vor kann der Bestellvorgang als korrekt erledigt markiert werden. Die letzten beiden Stufen sind dem Rechnungswesen zuzuordnen. Die Kreditorenrechnungen beeinflussen mit den Gegenbuchungen Bilanz und GuV-Rechnung. Die Zahlungen haben Auswirkungen auf den Cashflow. Die Logik dieses Forschungsprojekts, die Buchungen vollständig aus vorhandenen Daten zu entwickeln, verlangt eine Fortsetzung der Dokumentation des Beschaffungsprozesses und die Aufnahme von Daten, die für die Buchhaltung benötigt werden. 8) Rechnung: eingetragen wird: wer? Wann? Die Bearbeitung der Rechnungen kann in zwei Stufen unterschieden werden: a) Kontrolle Hier wird aus der vorhandenen Dokumentation geprüft, ob ein geprüfter Lieferschein oder vergleichbarer Leistungsbeleg vorliegt und ob die Positionen übereinstimmen. Dann kann die Richtigkeit der Rechnung sofort geprüft werden. Ist dies nicht der Fall, wäre die Person anzusprechen, die den Vorgang zu vertreten hat. b) Kontierung Unter einer Kontierung versteht man die Angabe von Kreditor, Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger und dem jeweiligen Betrag. Die FiBu kann bis zu 9 Gegenbuchungen mit Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger und Betrag erfassen. Für die Angaben zu Kostenstelle und Kostenträger muss ggf. nach den Erkenntnissen des Experiments 7 eine kombinierte Kostenstelle aus Kostenstelle und Kostenträger angegeben werden. Der Buchungssatz muss mit dem Kreditoren, also der Haben- Buchung begonnen werden und die Sachkonten, also die Soll-Buchungen, werden einschl. Vorsteuer als Gegenbuchungen behandelt. Die Buchungssätze werden auf dieser Grundlage in ein Arbeitsblatt zur Erzeugung einer Übergabedatei eingelesen.

57 - 49-9) Zahlung: Zahlungsdaten (Empfänger, IBAN, BIC, Verwendungszweck, Betrag) können mit der Kontierung und dem geplantem Termin abgespeichert werden. Sie können daraus in die Erfassungsmaske des electronic Banking hineinkopiert werden. Durch ein Kennzeichen sollten die Rechnungen (8) als bezahlt markiert werden Investitionen und Abschreibungen Bei Investitionen liegen auch eingehende Rechnungen vor. Die Ausführungen in den vorherigen Abschnitt gelten hier also entsprechend. Hier liegen häufiger große Beträge vor, so dass ein Preisvergleich und die Kontrolle der Richtigkeit eine größere Bedeutung haben. Zusätzlich ist aber zu berücksichtigen, dass die Daten für die Abschreibung über die Nutzungsdauer festgehalten werden. Weiter kann nicht nur eine Rechnung mehrere einzeln zu bewertende Vermögensgegenstände enthalten; es können auch mehrere Rechnungen einen Vermögensgegenstand betreffen, z.b. Kaufpreis + Transport + Montage. Die Buchungen laufender Abschreibungen kann maschinell anhand eines vorherigen Planes erfolgen. Damit ist es sinnvoll, nach diesem Plan monatliche Abschreibungen zu erfassen. Ändert sich der Plan, z.b. durch nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten, so muss eine Aktualisierung erfolgen. Die Abschreibung wird nach der Formel Restbuchwert : Restnutzungsdauer ermittelt. Dafür wird eine Datei geführt, die zunächst in Anschaffungs- und Herstellungskosten, planmäßige Abschreibungen und außerplanmäßige Abschreibungen unterscheidet. Bei den ersten Gruppen jeweils Spalten für Zugänge, Abgänge, Umbuchungen und Bestand geführt. Bei der letzten Gruppe werden zusätzlich Spalten für Verbrauch und Zuschreibungen benötigt. Schließlich wird eine Spalte für den Buchwert benötigt, der sich aus der Berechnung historische Anschaffungs-kosten kumulierte planmäßige Abschreibungen kumulierte außerplanmäßige Abschreibungen (jeweils Bestände-Spalte) ergibt. Die Trennung der Abschreibungen ist nötig weil Zuschreibungen nur zur Rückgängigmachung außerplanmäßiger Abschreibungen erfolgen dürfen, wenn der Grund für die Wertminderung entfallen ist. Es darf nur bis zu dem Stand zugeschrieben werden,

58 der sich ohne die außerplanmäßige Abschreibung auf der Grundlage planmäßiger Abschreibungen ergeben hätte. Dieser Wert ist laufend präsent, wenn die planmäßigen Abschreibungen nicht verändert werden und die außerplanmäßige Abschreibung in der Spalte Verbrauch mit negativem Vorzeichen auf die Restnutzungsdauer verteilt und auf diesem Weg mit den laufenden Abschreibungen saldiert. Die Spalten werden in einem Arbeitsblatt der Datei nicht nebeneinander, sondern untereinander dargestellt. Bei 15 Spalten und 240 Monate für die Daten werden Zeilen zzgl. Überschriften benötigt. Für verschiedene Vermögensgegenstände können die hinterlegten Formeln nach rechts kopiert werden. In einem anderen Arbeitsblatt werden die Daten zu Quartals- und Jahreswerten aufaddiert. Mit einer wenn-dann-funktion können sie anhand der Berichtsperiode in ein Berichtsblatt verdichtet werden. Wegen der größe der Datei kann es sinnvoll sein, nur die Vermögensgegenstände einzelner Sachkonten in einer Datei zu erfassen und die Arbeitsblätter mit den verdichteten Daten per Dateiverknüpfung in eine andere Datei einzulesen. Die Ermittlung der laufenden monatlichen Abschreibungen erfolgt mit einer an der Datumsfunktion ansetzenden Formel aus der Datei des Anlagevermögens. Die Sachkonten werden in der Datei hinterlegt. Durch die monatlichen Abschreibungen erledigen sich im Jahresabschluss die regelmäßigen jährlichen Abschreibungen. Es ist lediglich zu prüfen, ob ggf. außerplanmäßige Abschreibungen erforderlich sind Darlehen Darlehen mit regelmäßigen Tilgungen liegt ein Tilgungsplan zu Grunde. Wegen der teilweisen Tilgung reduzieren sich die monatlichen Zinsen und die Tilgungen erhöhen sich. Mit einer Wenn-dann-Funktion in Verbindung mit der Periode kann aus dem Tilgungsplan die für die Periode geltende Kombination gefunden werden. Der Zelleninhalt ist =WENN(Z$20>L21;WENN(Z$20<L22;+N21;"");""), wobei Z$20 das Datum des Endes

59 der Periode angibt, L21 das Datum der Zins- und Tilgungszahlung und L22 das der nächsten Zahlung angibt. Wenn diese Zelle neben den ganzen Tilgungsplan kopiert wird kann nur jeweils eine Zeile angezeigt werden. Die betreffenden Sachkonten werden in der Datei hinterlegt und ein Datenexport erzeugt. Bei endfälligen Darlehen erübrigt sich die Erfassung der Tilgungsraten; die Zinsen beiben deshalb monatlich gleich. Die Darlehensaufnahme und -rückzahlung kann über die Bankbewegungen erfasst werden Verbuchung der Umsätze Für die Abrechnung von Aufträgen gibt es eine Vielzahl von Fakturierprogrammen, die teilweise auf brachenspezifische Besonderheiten eingehen. Einige Kleinstunternehmen verwenden selbst entwickelte Abrechnungen per Tabellenkalkulation, die die Umsätze, Forderungen und Umsatzsteuerbeträge in eine Tabelle verdichten. Diese kann auch als Grundlage für eine maschinelle Verbuchung dienen. In dem für dieses Forschungsprojekt entwickelten Szenario werden den Kunden der Zimmervermittlung, also den Vermietern, Abrechnungen über die vermittelten Umsätze und statistische Daten mit Hilfe des Kostenrechnungsmoduls erstellt. Über die Daten der Buchungen von der Website sowie hinterlegte Preise müssen die nötigen Buchungen für diese Auswertung erzeugt werden. Mit einem Formular einer Website des Verfassers wurde eine -nachricht erzeugt, die einen solchen Datensatz nachbilden soll. Dafür wurde die Eingabemaske auf der folgenden Seite gestaltet.

60 Abb. 22: fingierte Buchungsmaske Die Nachricht wurde aus der zunächst als Textdatei abgespeichert und dann mit den Menüpunkten Einfügen / Tabelle aus Datei... in die Tabellenkalkulation eingelesen wobei, wobei als Trennzeichen der Dopelpunkt verwendet werden musste. Weiter musste die erweiterte Zahlenerkennung aktiviert werden, um das Leerzeichen vor den Zahlen zu löschen und sie nicht im Textformat anzuzeigen. Das Eingabefenster wurde also wie folgt ausgefüllt:

61 Abb. 23: Eingabe Textimport Das ergab folgende Inhalte: Folgende Daten wurden übermittelt Name Stefanie Müller Personen 3 Tage 7 Personen 3 Tage 6 Kontrollkästchengruppe Freizeit-Abo Anzahl 3 Nachricht

62 Mit den hinterlegten Preisen 1. Tag / 1. Person 30,00 1. Tag / weitere Personen 21,00 weitere Tage / 1. Person 15,00 weitere Tage / weitere Personen 10,50 Frühstück 5,00 Zusatzleistung 10,00 Wurden aus den übertragenen Beispieldaten folgende Buchungen (Soll = +; Haben = -) erzeugt: Debitor 35, Prov. 19 % -10, Prov. 7 % -21, Buchungen 1, USt. 19 % -1, Tage 7, USt. 7 % -1, Personen 3, Personentage 21, Tag 72, Tage Frühstück 7, weitere Tage 216, Anzahl Frühstück 21, Verpflegung 105, Anzahl Zusatzl. 1, Zusatzleistung 30, Personen Zusatzl. 3, Verprov. Ums. -423, Statistik -64,00 Über die Provisionen muss eine Abrechnung mit Steuerausweis erstellt werden. Darin müssen mindestens die Werte der oberen Hälfte der linken Spalte enthalten sein; die Aufschlüsselung der provisionierten Umsätze wäre aber sinnvoll. Ihr kann die Kostenstellenauswertung als Anlage beigefügt werden Zahlungsein- und -ausgang Für die Erfassung von Zahlungsein- und -ausgängen über das Electronic Banking ist eine weiter Datei erforderlich. Meistens erlaubt die Banbksoftware, Daten im CSV-Format abzuspeichern und sie dann in die Tabellenkalkulation zu importieren. In der Tabelle werden Spalten für Auszug Nr., Buchungsdatum, Einzahlung, Auszahlung, Bestand (per Formel berechnet) Kunden-Nr., Rechn.-Nr., Lieferanten-Nr., Rechn.-Nr. (eigene), Sachkonto, Steuerschlüssel und Text geführt. Die große Masse der Zahlungen wird die Begleichung der Kunden- und Lieferantenrechnungen betreffen. Hier macht es Sinn, die

63 offenen Rechnungen aus den Tabellen für die Bearbeitung der Lieferantenrechnungen (vgl ) und die Abrechnung der Kundenaufträge (vgl ) în ein Arbeitsblatt zu kopieren und darin die bezahlten Rechnungen zu markieren. So behält der Kleinunternehmer auch schon vor der Datenübertragung in die FiBu den Überblick über seine offenen Posten. Die Eingabe des Sachkontos und Steuerschlüssels ist nur erforderlich, wenn es sich um andere Zahlungen handelt. Aus der Kontonummern kann eine Sofortauswertung erzeugt werden, welche Zahlungen geleistet wurden. Im konkreten Beispiel wurden Spalten für Ertrag, Aufwand, Finanzergebnis, Vermögen, Kapital, Debitoren und Kreditoren eingerichtet. Schließlich sollte noch für die wenigen Fälle, in denen die Bankbuchung die Anforderungen an eine Rechnung nach dem UStG erfüllt, die Verbuchung der Umsatzsteuer ermöglicht werden. Das wurde mit der Wenn-dann-Funktion und dem Abgleich des Steuerschlüssels erreicht Sonstiges Für Vorgänge, die weder aus Rechnungen, Kassenbelegen oder Bankbewegungen stammen, ist eine universelle Erfassungsmöglichkeit zu gestalten. Personalaufwand oder Materialentnahmen sind für die Simultion nicht relevant. Wenn nach Einlesen der Buchungen eine Datei als Kombination aus den Dateien SACHKO.DBF und SACHKO.DBF erstellt wird, kann daran eine Umbuchungstabelle in Anlehnung an eine Mehr- und Wenigerrechnung der Steuerprüfer angehängt werden. Umbuchungen dürfen aber nur für Konten erfasst werden, die den Steuerschlüssel 0 haben. Ggf. müssen für die Korrekturen zusätzliche Sachkonten in der gleichen Bilanz- oder GuV-Position eingerichtet werden. Auch Umsatz- und Vorsteuerkonten und Debitoren- und Kreditorensammelkonten dürfen nicht direkt bebucht werden.

64 Ein Problem ist, dass die Buchungen noch aufbereitet werden müssen. weil nicht eindeutig ein Konto betroffen ist (bei Rechnungen sind es Debitoren oder Kreditoren, bei Zahlungen Bank oder Kasse). In dieser Tabelle ist deshalb aus technischen Gründen nur eine Gegenbuchung möglich. Für Umbuchungen, bei denen ein Betrag aus einem Konto auf mehrere andere Konten verteilt werden soll, kann eine Abwandlung der Datei für die Erfassung der Kreditorenrechnungen verwendet werden. Hiermit ist aber keine Kontenübersicht verbunden Abschlussarbeiten Für die Erfassung von Abgrenzungen, Umbuchungen und Bewertungen im Rahmen des Jahresabschlusses sieht die verwendete Finanzbuchhaltungssoftware eine 13. Periode vor. Wegen der geringen Komplexität der Simulation ist der Umfang eher klein. Vorliegend ist eine Zinsabgrenzung möglich, weil die verzinsten Anzahlungen der Debitoren nicht am Monatsende, sondern in den ersten Tagen des Monats fällig sind. Nach dem Grundsatz der Wesentlichkeit könnte aber auch darauf verzichtet werden, weil die Abgrenzung kaum zu Änderngen führen würde. Weil nach der Vorstellung einer neuen Version die verwendete Fassung der Software mit Preisnachlass verkauft wird, ist sie auf den niedrigeren beizulegenden Wert abzuschreiben. Die Zinsabgrenzung kann wie die laufenden Zinsen neben dem Tilgungsplan hinterlegt und die Auslösung der Buchung mit der Datumsfunktion gesteuert werden. Zusätzlich ist für die nächste Periode eine Buchung mit umgekehrten Vorzeichen zu erzeugen. Die Erfassung außerplanmäßiger Abschreibungen ist der Tabelle für Investitionen und Abschreibungen vorgesehen. Weitere Bewertungen können mit den unter dargestellten Tabellen erfasst werden.

65 Rechnungswesendienstleistungen der Zukunft 5.1. Konsequenzen für das Outsourcing im Rechnungswesen Die eingangs erwähnte Möglichkeit, dass im Ausland ansässige Berater in einer Cloud abgespeicherte Belege verbuchen und die Auswertungen elektronisch an die Kunden schicken, wäre keine qualitativ neue Dienstleistung, die sich von der inländischer Steuerberater unterscheiden würde. Die im 4. Kapitel behandelten Datenübertragung eröffnen dagegen neue Wege, mit denen Kleinunternehmen ihr Rechnungswesen kostengünstig outsourcen können. Für sie allein würden sich die Anschaffungskosten der Software von ca nicht lohnen. Würde ein nach 6 Nr. 3 StBerG tätiger Unternehmer aber 100 Mandanten betreuen, wäre die Kosten mit 30 pro Mandanten angemessen. Neben einem Computer und einem Internetanschluss würden keine weiteren Sachkosten entstehen. Bei einer Vergütung 50 monatlich würden an Umsätzen bei unter 100 an Aufwand entstehen. Der Anbieter der Dienstleistung könnte seinen Lebensunterhalt damit also bestreiten und hätten also auch die Kapazität, für die Mantanten neue Angebote für Auswertungen zu entwickeln. Das Ziel einer Buchhaltung ohne Buchhalter lässt sich nur dann erreichen, wenn die Unternehmer bereit sind, sich mit Logik der Buchhaltungssoftware vertraut zu machen und die Rechnungen, Kassenbelege und Bankauszüge selbst mit der Tabellenkalulationsdatein zu erfassen. Sie müssen dabei verstehen, was ihre Eintragungen bewirken würden. Weil die nach 6 Nr. 3 StBerG tätigen Unternehmer nur mechanische Tätigkeiten abdecken dürfen wäre es ihnen verboten, Fehler eigenständig zu berichtigen. Mindestens eine einmalige fachkundige Analyse der Abläufe ist sinnvoll, um darauf aufbauend Musterdateien abzuändern und anzupassen, mit denen ein Nicht-Buchhalter die Daten in der Tabellenkalkulation erfassen und ein Unternehmer über eine variable Schnittstelle einlesen kann. Sie dürfen als Gutachten nach 6 Nr. 1 StBerG auch von Nicht- Steuerberatern erstellt werden. Die Kosten für eine solche Analyse können begrenzt werden, wenn Standardorganisationen für verschiedene Branchen entwickelt und für die konkreten Mandanten nur angepasst werden müssten.

66 Eine Buchhaltung ohne Steuerberater ist aber über eine Kombination von Gutachten nach 6 Nr. 1 StBerG und nach 6 Nr. 4 StBerG tätigen selbständigen Buchhaltern möglich. Nur bei Jahresabschlussbuchungen (vgl. Abschnitt 4.4) dürfte der Buchhalter nicht helfen. Eine Unterstützung durch im Ausland ansässige Berater bleibt weiterhin möglich. Ohne jede Unterstützung werden die Unternehmer nur dann zurecht kommen, wenn sie über grundlegende Buchführungskenntnisse verfügen und eine eigene Software erwerben Konzept alternativer Dienstleistungen Der erkennbaren Perspektive, dass dass Kleinunternehmer die Dienste von Steuerberatern durch eine Dienstleistung nach 6 Nr. 3 StBerG ersetzen können, kann mit einem Konzept für eine qualitativ hochwertige Dienstleistung begegnet werden, die die Mandanten bei der Unternehmensführung unterstützt. Sie kann in einer klaren Arbeitsteilung zwischen den vier handelnden Akteuren organisiert werden. Es bestehen folgende Beziehungen: Abb. 24: Leistungsbeziehungen im outgesourceten Rechnungwesen (Quelle: eigene Darstellung) Erläuterung: 1 Ein Unternehmen möchte sein Rechnungswesen outsourcen und wendet sich an einen darauf spezialisierten Berater.

67 Ein Dritter analysiert die Abläufe und erstellt ein Gutachten i.s.d. 6 Nr. 1 StBerG. Die bei diesem Gutachter vorhandenen Musterdateien zur automatisierten Datenübernahme werden an die Bedürfnisse des Unternehmens abgepasst. Der Gutachter kann vom Unternehmen selbst oder vom Berater informiert werden. 3 Die Berater haben eine anspruchsvolle mandantenfähige Buchhaltungssoftware im Einsatz und verwenden sie für alle Kunden, verteilen die höheren Anschaffungskosten also auf viele Unternehmen. Sie bilden sich fort und verteilen auch diese Kosten auf die Kunden. Auf diesem Weg können sich auch Kleinunternehmen bei der Unternehmensführung auf ein technisch gut unterstütztes und fachkompetent geführtes Rechungswesen stützen. Ihre Dienstleistung umfasst insbesondere: - Kontrolle der Zahlungseingänge von Kunden + Mahnwesen => - Kontrolle und Zahlung von Lieferantenrechnungen => vom - Lohn- und Gehaltsabrechnungen => StBerG - Kosten- und Leistungsrechnung => nicht - Unternehmensplanung => erfasst - Reporting => - Datenverarbeitung und Berichte, nach 6 Nr. 3 StBerG - Buchung laufender Geschäftsvorfälle nach 6 Nr. 4 StBerG (soweit nicht per Datei) 4 Der Gutachter kreiert ein Frachisesystem, bei dem sich die Berater auf Qualitätsstandards und eine daraus entwickelte Marke stützen können. Er bietet den Beratern Schulungen an, um die beworbene Qualität gewährleisten zu können. 5 Das Franchisesystem müsste sich auf eine gemeinsame Software stützen. Ein Softwareanbieter schließt einen Rahmenvertrag mit dem Gutachter als Franchisegeber und gewährt den Beratern günstige Konditionen. Alternativ könnte auch der Franchisegeber eine Provision erhalten, womit die Fixkosten des Franchisegebers teilweise gedeckt und die unter 2 beschriebenen Gutachten dann günstiger angeboten werden könnten. Es wäre auch denkbar, das Franchisesystem in der Rechtsform eine Kapitalgesellschaft zu organisieren, wobei Berater, Gutachter und Softwareanbieter die AG gemeinschaftlich tragen würden. In dieser Variante könnten sich auch mehrere Gutachter beteiligen. Wenn diesem Rahmen z.b. jede dieser 3 Gruppen z.b. über Beteilgungsgesellschaften zu je

68 ,3 % beteiligt wäre, könnten sie sich vermutlich auf für alle Seiten faire Konditionen einigen. Unabhängig von einer konkreten Organisation des Franchisings würden sich dadurch die Beziehungen wie folgt erweitern: Abb. 25: Franchising im outgesourceten Rechnungwesen (Quelle: eigene Darstellung) Erläuterung ergänzend zu Abb. 24: 6 7 Die Unternehmen werden von dem Angebot des Franchisesystems angesprochen und entscheiden sich für einen dort angebotenen Leistungsumfang. Die Kontaktaufnahme erfolgt über einen Berater, der auch einen Außendienst unterhält und über ihn aktiv Kunden akquiriert. 8 Der Berater vermittelt einen Gutachter. Der wird aber als direkter Auftragnehmer für den Unternehmer und nicht als Subunternehmer für den Berater tätig. Eine enge Zusammenarbeit zwischen Gutachter und Berater ist nicht ausgeschlossen. Das Franchisesystem würde eine gewisse Größe erfordern. Wenn diese Aufgabe von drei Beteilgungsgesellschaften aus Beratern, Gutachtern und Softwareanbietern übernommen werden soll, müssten Impulse hierfür aus der Politik kommen. Das setzt den politischen Willen voraus, das Buchführungsprivileg der Steuerberater vor dem Hintergrund der absehbaren Abwanderung der Aufträge in das Ausland zu beseitigen und das freiwillig geführte interne Rechnungswesen zu fördern.

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