Richtlinie. Inventarisierung. an der Universität Koblenz-Landau

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1 Richtlinie Inventarisierung an der Universität Koblenz-Landau Stand Juli 2012

2 1 Allgemeines Rechtsgrundlage Inventarordnung Hochschulen (Rundschreiben des Ministeriums für Bildung, Wissenschaft und Weiterbildung vom , Az /400) Anlage 1 Grundlage für den Nachweis der entgeltlich oder unentgeltlich erworbenen beweglichen Sachen ist eine Bestandsaufnahme des vorhandenen Inventars in Form eines zentral geführten Bestandsverzeichnisses. Aus diesem müssen der Zeitpunkt des Erwerbs sowie der Ort der Bewirtschaftung oder Verwaltung der beweglichen Sachen erkennbar sein. Geltungsbereich Die Richtlinie gilt für Investitionen im Bereich der Finanzmittel für Lehre und Forschung. Der örtliche Geltungsbereich erstreckt sich auf alle Gebäude bzw. Räumlichkeiten, in denen die Universität Koblenz-Landau über Sachanlagen verfügt. Ziele der Inventarisierung Aufbau eines zentralen Nachweises über den Bestand und die Entwicklung des Anlagevermögens der Universität Koblenz-Landau. Überwachung der landeseigenen Gegenstände durch die Verwaltung und die Rechnungsprüfungsbehörden. Erfassung der gebrauchsbedingten Abnutzung an Vermögensgegenständen in Form von planmäßigen Abschreibungen sowie die Verteilung der Abschreibungen auf die Nutzungsdauer der Anlagegüter. Ermittlung des Re-Investitionsbedarfs der Universität Koblenz-Landau. Bereitstellung von Daten zur Ermittlung der Gemeinkosten für die Projektkalkulation und -abrechnung Bereitstellung von Daten für das universitäre Berichtswesen. Seite 2 8

3 2 Der Inventarisierungsprozess a. Beteiligte am Inventarisierungsprozess 1. Organisationseinheiten (Nutzer, z.b. Institute, Verwaltungsreferate) Die Organisationseinheiten ermitteln den Anschaffungsbedarf für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens und artikulieren diesen gegenüber der Beschaffungsabteilung. Sie vereinnahmen die Wirtschaftsgüter, sorgen für ihren bestimmungsgemäßen Gebrauch und behandeln sie pfleglich. Sie zeigen der Zentralen Universitätsverwaltung Wirtschaftsgüter an, die an andere Organisationseinheiten abgegeben oder ausgesondert werden sollen. 2. Zentrale Universitätsverwaltung (Beschaffungsstelle) Die Beschaffungsstelle beschafft Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens entsprechend den Anforderungen der Organisationseinheiten. Sie sorgt für die mangelfreie Lieferung und Bereitstellung der Wirtschaftsgüter. Bei Reparaturbedarf ist sie wichtiges Bindeglied zwischen Lieferant bzw. Instandsetzungseinrichtung und Organisationseinheit. Sie verkauft bei Aussonderungen nicht mehr benötigte Wirtschaftsgüter oder sorgt für deren unentgeltliche Abgabe bzw. Entsorgung. 3. Zentrale Universitätsverwaltung (Haushalt) Der Haushalt zahlt Rechnungen nach Anschaffung von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens und ordnet die entsprechenden Beträge den richtigen Konten zu. Bei Abgabe von Wirtschaftsgütern an andere Kostenstellen werden die Restwerte zwischen den betroffenen Konten umgebucht. Verkaufserlöse bei ausgesonderten Wirtschaftsgütern werden im Landeshaushalt vereinnahmt. 4. Zentrale Universitätsverwaltung (Inventarisierungsstelle) Die Zentrale Universitätsverwaltung erfasst die zu inventarisierenden Wirtschaftsgüter in einem zentralen Bestandsverzeichnis und ist verantwortlich für den rechtskonformen Nachweis des Anlagevermögens der Universität Koblenz-Landau. Die Aufgaben der Inventarisierungsstelle werden von den Referaten 41 (Präsidialamt), K 41 (Campus Koblenz) und L 41 (Campus Landau) wahrgenommen. 5. Inventarbeauftragte Inventarbeauftragte werden grundsätzlich in den Fachbereichen, zentralen Einrichtungen und Verwaltungsreferaten bestellt. Sie sind Ansprechpartner der Inventarisierungsstelle und nehmen Aufgaben als Bindeglieder zwischen der Inventarisierungsstelle und den Organisationseinheiten (Nutzern) entsprechend den Vorgaben der Inventarordnung Hochschulen wahr. Seite 3 8

4 b. Notwendige Unterlagen/Formulare 1. Inventar-Stammdaten-Erfassungsblatt Das Inventar-Stammdaten-Erfassungsblatt (Anlage 2) durchläuft verschiedene Stationen während des Inventarisierungsprozesses. Es dient der manuellen Aufnahme der für die zentrale Anlagenbuchhaltung (Inventarisierung) notwendigen Daten bei Neuanschaffung eines zu inventarisierenden Gutes. 2. Änderungsmeldung Die Änderungsmeldung (Anlage 3) dient der Mitteilung der Abgabe von inventarisierten Gütern von einer Organisationseinheit an eine andere Organisationseinheit. Die zentrale Universitätsverwaltung (Inventarisierungsstelle) sorgt für die Änderungen im zentralen Bestandsverzeichnis (Inventar) und für die Umbuchung des Restwertes zu Gunsten der abgebenden sowie zu Lasten der aufnehmenden Organisationseinheit. 3. Aussonderungsantrag Nicht mehr benötigte Wirtschaftsgüter können nach Aussonderungsmitteilung (Anlage 4) ausgesondert werden. Sofern dabei ein Verkaufserlös erzielt werden kann, wird dieser dem Haushalt zugeführt. Das konkrete Verfahren wird zwischen Organisationseinheit und Beschaffungsstelle im Einzelfall festgelegt. 3 Inventarisierung von Neuanschaffungen a. Zu inventarisierende Güter Inventarisiert werden müssen alle abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die einer selbständigen Nutzung fähig sind (Geräte, Maschinen, Ausstattungsgegenstände usw.) mit einer längeren Lebensdauer (regelmäßige Gebrauchsfähigkeit) als voraussichtlich 3 Jahre, sofern deren Anschaffungs- und Herstellungskosten (AHK) - mehr als 410 Euro netto im Einzelfall im vorsteuerabzugsberechtigten Bereich oder - mehr als 410 Euro brutto im Einzelfall im nicht vorsteuerabzugsberechtigten Bereich betragen, IT und Medientechnik auch unterhalb der o.g. Wertgrenzen, ausgenommen kurzlebige Gebrauchsgüter (z.b. Tastaturen, Mäuse) Diese Regelung gilt auch für beschaffte Software. Seite 4 8

5 b. Nicht zu inventarisierende Güter Nicht inventarisiert werden alle Wirtschaftsgüter, die mit baulichen oder maschinellen Anlagen fest verbunden sind, es sei denn, es handelt sich um Mietereinbauten, für die eine vertraglich begründete Rückbauverpflichtung besteht, entgeltlich oder unentgeltlich erworbene Sachen sowie Einbaugeräte, sofern sie Versuchszwecken dienen und danach unbrauchbar sind, Wirtschaftsgüter mit AHK bis einschließlich 410 Euro netto im vorsteuerabzugsberechtigten Bereich oder mit AHK bis einschließlich 410 Euro brutto im nicht vorsteuerabzugsberechtigten Bereich. Eine Ausnahme stellen IT- Komponenten und Gegenstände der Medientechnik dar, die in jedem Fall zu inventarisieren sind. Geschäftsbedarf und Verbrauchsmittel. c. Ermittlung der Anschaffungs- u. Herstellungskosten (AHK) Ob ein Anlagegut (Gebrauchsgegenstand) inventarisiert werden muss, hängt von seinen AHK ab, die wie folgt berechnet werden: Nettoeinzelpreis +Anschaffungsnebenkosten (z. B. Transport- u. Frachtkosten, Montagekosten, Einfuhrzölle, Einfuhrumsatzsteuer, Zulassungskosten, etc.) +ggf. Mehrwertsteuer (im nicht vorsteuerabzugsberechtigten Bereich) -Preisnachlässe (Rabatte, Boni, Skonti) = AHK Auch nachträgliche AHK und Preisnachlässe sind zu berücksichtigen d. Festlegung der bei der Inventarisierung einzugebenden AHK Die AHK von Wirtschaftsgütern, die aus Mitteln des wirtschaftlichen Bereichs angeschafft werden und für die eine Vorsteuerabzugsberechtigung besteht, werden netto eingegeben. Die AHK von Wirtschaftsgütern, die aus Mitteln des nicht-wirtschaftlichen Bereichs angeschafft werden und für die keine Vorsteuerabzugsberechtigung besteht, werden brutto, also zzgl. der Mehrwertsteuer eingegeben. e. DFG-Geräteschlüssel Zur Klassifikation der Geräte und Anlagen wird der DFG- Geräteschlüsselkatalog verwendet. Jedem Inventargut muss der entsprechende DFG-Geräteschlüssel zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt durch die Inventarisierungsstelle. Der DFG-Geräteschlüsselkatalog steht nach DFG-Kategorien und alphabetisch sortiert als Anlage 5 zur Verfügung. Seite 5 8

6 Die entsprechenden Kostenarten sind den DFG-Schlüsseln zugeordnet und können direkt aus diesem Katalog abgelesen werden. f. Grundsatz der Einzelerfassung Grundsätzlich müssen alle Anlagegüter einzeln inventarisiert werden. Somit erhält jedes Anlagegut seine eigene Inventarnummer. Dieser Grundsatz der Einzelerfassung gilt auch für folgende beispielhafte Geschäftsvorfälle: Eine Universitätseinrichtung kauft 5 Laptops für je 600. => Jeder Laptop muss einzeln inventarisiert werden. Drei Institute kaufen 3 Computer für je 1000, die auf einer Rechnung erscheinen, um einen günstigeren Preis zu erzielen. =>Jeder Computer muss auf dem Konto des jeweiligen Instituts einzeln inventarisiert werden. Nicht einzeln inventarisiert werden grundsätzlich Wirtschaftsgüter, die nicht selbständig nutzbar. IT-Komponenten, wie.z.b. Drucker, werden aus Nachweisgründen erfasst, auch wenn sie nicht der eigenständigen Nutzung fähig sind. In Zweifelsfällen wird das Wirtschaftsgut immer erfasst. g. Kennzeichnung der inventarisierten Wirtschaftsgüter Für jedes zu inventarisierende Wirtschaftsgut wird von der Inventarisierungsstelle ein Aufkleber gedruckt, der auf dem jeweiligen Gegenstand anzubringen ist Diese Aufkleber werden den Inventarbeauftragten zur Verfügung gestellt. Sie sind für das ordnungsgemäße Anbringen verantwortlich. 4 Fremdinventar Inventargegenstände, die den Organisationseinheiten von Dritten (z.b. DFG, BMBF, aus dem Privateigentum von Universitätsangehörigen) zur Verfügung gestellt werden und in deren Eigentum verbleiben, werden sofort im Bestandsverzeichnis der Universität Koblenz-Landau inventarisiert. 5 Diebstahl Im Falle eines Diebstahls von Anlagen ist unverzüglich eine Diebstahlsanzeige bei der Polizei zu erstatten und das Original der Anzeige an die Inventarisierungsstelle weiterzuleiten. In HIS-FSV ist die gestohlene Anlage zur Ausscheidung vorzumerken und im Feld Anmerkung sind Zeit und Datum des Diebstahles einzutragen. Seite 6 8

7 6 Veränderungen a. Verfahren Bei sämtlichen Veränderungen, die inventarisierte Wirtschaftsgüter betreffen (z.b. Reparatur, Abgabe, Aussonderung, Wertminderung infolge Beschädigung), ist unverzüglich der/die Inventarbeauftragte zu benachrichtigen, welcher/welche die Inventarisierungsstelle informiert. Diese leitet die notwendigen Maßnahmen zur Korrektur des Bestandsverzeichnisses ein. Der umsatzsteuerlich zu beachtende Abschreibungszeitraum beträgt fünf Jahre. Sollten inventarisierte Wirtschaftsgüter vor Ablauf dieses Zeitraums Veränderungen unterworfen sein, ist die umsatzsteuerliche Relevanz unter Hinzuziehung des Referats 41 zu prüfen. b. Abgabe an eine andere Organisationseinheit Die Abgabe von inventarisierten Wirtschaftsgütern an eine andere Organisationseinheit wird durch die abgebende Organisationseinheit gegenüber der/dem Inventarbeauftragten zur Weiterleitung an die Inventarisierungsstelle angezeigt. Die Inventarisierungsstelle veranlasst die Umbuchung im IVS sowie die erforderlichen Maßnahmen durch den Haushalt. c. Werterhöhungen/Zuschreibungen Neuanschaffungen zur Ergänzung von bereits inventarisierten Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens werden selbständig inventarisiert, sofern die Voraussetzungen nach Ziff. 3 a erfüllt sind (unbeachtet der Wertgrenze von 410 ). d. Wertminderungen Hierbei handelt es sich um Ereignisse, die den Wert eines inventarisierten Wirtschaftsgutes dauerhaft mindern (z.b. Beschädigungen, Verkleinerung von Anlagen, Wegfall von Zubehör) Sie sind in jedem Fall im Bestandsverzeichnis zu berücksichtigen. e. Ausleihe von inventarisierten Gütern an externe Nutzer Inventarisierte Wirtschaftsgüter können externen Nutzern im Zusammenhang mit Aktivitäten der Universität Koblenz-Landau zur Verfügung gestellt werden. Ob die Abgabe entgeltlich oder unentgeltlich erfolgt richtet sich nach den jeweils zu klärenden Umständen des Einzelfalles. Der Erhalt der Wirtschaftsgüter ist unterschriftlich durch die jeweiligen externen Nutzer bestätigen zu lassen. Zu verwenden ist das Muster des Leihscheins nach Anlage 6 Seite 7 8

8 7 Aussonderungen a. Verfahren Sofern ein inventarisiertes, noch funktionsfähiges Wirtschaftsgut nicht mehr benötigt wird, soll es verkauft werden. Ist ein Verkaufserlös nicht zu erzielen, erfolgt eine unentgeltliche Abgabe. Bei Funktionsunfähigkeit des Anlagegutes erfolgt die Entsorgung nach den geltenden Bestimmungen. In allen Fällen ist eine Löschung über den/die Inventarbeauftragte(n) zur Weiterleitung an die Inventarisierungsstelle zu veranlassen. Die Aussonderung eines Wirtschaftsguts des vorsteuerabzugsberechtigten Bereichs ist dem Referat 41 anzuzeigen. b. Verkaufserlös Der Verkaufserlös fließt dem Konto zu, aus dem der Gegenstand beschafft worden war. 8 Inventarlisten Jährlich ist bis zum des nächsten Jahres das in HIS-IVS mit Stichtag des vergangenen Jahres ausgewiesene Anlagevermögen (Inventarlisten) vom Inventarverantwortlichen, dem Institutsleiter, Leiter der Zentralen Einrichtung bzw. Projektleiter zu bestätigen. 9 Schlussbestimmungen Die hier in der Richtlinie aufgeführten Regelungen gelten ab dem Seite 8 8