EU-Ausschreibung für das öffentliche Auftragswesen eine Information der Stadt Passau

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1 Dienststelle 640 Peter Kratzer EU-Ausschreibung für das öffentliche Auftragswesen eine Information der Stadt Passau Hinweis: Diese Abhandlung hat keine fundierte rechtliche Darstellung des EU-Ausschreibungsverfahren zum Gegenstand. Vielmehr soll eine inhaltliche und organisatorische Einführung in das Thema gegeben werden, mit der eine Durchführung des vollständigen Ausschreibungsverfahrens relativ einfach gelingen sollte. Der im Anhang befindliche Workflow gibt eine prägnante und vereinfachte Darstellung des gesamten Verfahrens. Außerdem liegen alle gängigen Formulare für die EU weite Ausschreibung bei. Das deutsche Vergaberecht wurde nur ansatzweise bzw. durch gezielte Verweise berücksichtigt und stellt nicht Gegenstand dieser Abhandlung dar. Allgemeine Informationen Öffentlicher Auftraggeber Öffentliche Auftraggeber - und damit zur Anwendung der Vergabevorschriften verpflichtet - sind in der Regel: - alle Dienststellen des Bundes, - des Landes und - der Kommunen, aber auch - Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts. - Ausnahmen: Betriebe, die in den Sektoren öffentlicher Verkehr, Versorgung mit Wärme, Strom, Trinkwasser und Gas tätig sind, haben - unabhängig davon, ob sie privatrechtlich organisiert oder staatliche Stellen sind - zumindest europäische Vergabebestimmungen einzuhalten, nämlich die so genannte EU-Sektorenrichtlinie (SKR). - Institutionen, die aufgrund staatlicher Zuschüsse dazu verpflichtet wurden. Öffentlicher Auftrag Von einem öffentlichen Auftrag spricht man, wenn: - der Auftraggeber einen entgeltlichen Vertrag mit einem Unternehmen schließt, der eine Liefer-, Bau oder Dienstleistung zum Gegenstand hat, also in der Regel immer dann, wenn der Auftraggeber eine Leistung kauft, mietet, pachtet oder least, - auch, wenn dem Auftragnehmer eine geldwerte Leistung, z.b. die kostenlose Überlassung von Grundstücken, Nutzungsrechten o.ä. als Entgelt zufließt (z.b. die Nutzung von Werbeflächen). - nicht jedoch, wenn er selbst etwas verkauft, verpachtet, vermietet oder verleast.

2 Um öffentliche Aufträge kann sich jedes Unternehmen bewerben, das sich gewerbsmäßig mit der Erbringung der nachgefragten Leistung befasst. Öffentliche Auftragsvergabe Die Grundlagen der weitaus meisten öffentlichen Aufträge sind: - Verdingungsordnung für Bauleistungen (VOB), - Verdingungsordnung für Leistungen - ausgenommen Bauleistungen - (VOL), - Verdingungsordnung für Freiberufliche Leistungen (VOF) Die Verdingungs- und Vertragsordnungen sollen einen fairen und gleichberechtigten Wettbewerb garantieren und eine sparsame und wirtschaftliche Verwendung öffentlicher Mittel sichern. Öffentliche Aufträge sind: - grundsätzlich öffentlich auszuschreiben. - Bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen werden Leistungen beschränkt ausgeschrieben oder - freihändig vergeben. - Darüber hinaus gibt es den Teilnahmewettbewerb mit anschließender beschränkter Ausschreibung oder freihändiger Vergabe. Öffentliche Ausschreibungen und Teilnahmewettbewerbe werden allgemein bekannt gemacht, nach dem deutschen Vergaberecht. Bei Überschreitung bestimmter Schwellenwerte, näheres hierzu befindet sich untenstehend, sind zusätzlich die Vergabevorschriften der Europäischen Union anzuwenden, die im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie in der Vergabeverordnung (VgV) umgesetzt und in VOB und VOL eingearbeitet wurden. Die VOF regelt ausschließlich Vergaben nach EU- Vergaberecht. Das EU-Vergabeverfahren ist dem nationalen Vergabeverfahren ähnlich. Es wird unterschieden zwischen: - Offenem Verfahren (analog öffentlicher Ausschreibung), - Nichtoffenem Verfahren (analog Teilnahmewettbewerb mit anschließender beschränkter Ausschreibung) und - Verhandlungsverfahren (analog Freihändiger Vergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb). Bei Unterschreitung bestimmter Wertgrenzen dürfen die Vergabestellen vom Grundsatz der Öffentlichen Ausschreibung abweichen. Bei der Beschränkten Ausschreibung wird eine begrenzte Zahl von Unternehmen (mindestens drei) zur Abgabe eines Angebots aufgefordert und - wie auch bei der Öffentlichen Ausschreibung - ein vorher festgelegter Angebots- Eröffnungstermin durchgeführt. Bei Angebotseröffnungen im VOB-Verfahren dürfen die Bieter

3 teilnehmen. In Sonderfällen ist auch eine Freihändige Vergabe möglich. Der Auftraggeber wendet sich direkt an bestimmte Unternehmen. Schwellenwerte Das formelle europäisch geprägte Vergaberecht greift erst ab bestimmten Schwellenwerten. Diese betragen (jeweils ohne Umsatzsteuer): für Liefer- und Dienstleistungsaufträge im Bereich der Trinkwasser- oder Energieversorgung oder im Verkehrsbereich (Sektorenauftraggeber) für Liefer- und Dienstleistungsaufträge der obersten oder oberen Bundesbehörden sowie vergleichbarer Bundeseinrichtungen, außer Forschungs- und Entwicklungs- Dienstleistungen und Dienstleistungen des Anhangs II Teil A Kategorie 5 und 8 der Richtlinie 2004/18/EG und Dienstleistungen des Anhangs II Teil B der Richtlinie 2004/18/EG) für alle anderen Liefer- und Dienstleistungsaufträge für Bauaufträge für Auslobungsverfahren, die zu einem Dienstleistungsauftrag (vgl. die ersten 3 Kategorien) führen sollen, dessen Schwellenwert für die übrigen Auslobungsverfahren der Wert, der bei Dienstleistungsaufträgen gilt 1 Mio für Lose von Bauaufträgen oder bei Losen unterhalb von 1 Mio. deren addierter Wert ab 20 vom Hundert des Gesamtwertes aller Lose für Lose von Dienstleistungsaufträgen oder bei Losen unterhalb von deren addierter Wert ab 20 vom Hundert des Gesamtwertes aller Lose (dies gilt nicht im Sektorenbereich) Bei der Schätzung des Auftragswertes, ist von der geschätzten Gesamtvergütung für die vorgesehene Leistung auszugehen. Bei zeitlich begrenzten Lieferaufträgen, mit einer Laufzeit bis zu zwölf Monaten sowie bei Dienstleistungsaufträgen bis zu 48 Monaten Laufzeit, für die kein Gesamtpreis angegeben wird, ist bei der Schätzung des Auftragswertes der Gesamtwert für die Laufzeit des Vertrages zugrunde zu legen. Bei Lieferaufträgen mit einer Laufzeit von mehr als zwölf Monaten ist der Gesamtwert einschließlich des geschätzten Restwertes zugrunde zu legen. Bei unbefristeten Verträgen oder bei nicht absehbarer Vertragsdauer folgt der Vertragswert aus der monatlichen Zahlung multipliziert mit 48. Bei regelmäßigen Aufträgen oder Daueraufträgen über Lieferungen oder Dienstleistungen ist bei der Schätzung des Auftragswertes entweder der tatsächliche Gesamtauftragswert entsprechender Aufträge für ähnliche Arten von Lieferungen oder Dienstleistungen aus den

4 vorangegangenen zwölf Monaten oder dem vorangegangenen Haushaltsjahr, unter Anpassung an voraussichtliche Änderungen bei Mengen oder Kosten während der auf die erste Lieferung oder Dienstleistung folgenden zwölf Monate oder der geschätzte Gesamtwert während der auf die erste Lieferung oder Dienstleistung folgenden zwölf Monate oder während der Laufzeit des Vertrages, soweit diese länger als zwölf Monate ist, zugrunde zu legen. Bestehen die zu vergebenden Aufträge aus mehreren Losen, für die jeweils ein gesonderter Auftrag vergeben wird, müssen bei der Schätzung alle Lose berücksichtigt werden. Bei Lieferaufträgen gilt dies nur für Lose über gleichartige Lieferungen. Optionsrechte oder Vertragsverlängerungen Sieht der beabsichtigte Auftrag über Lieferungen oder Dienstleistungen Optionsrechte oder Vertragsverlängerungen vor, so ist der voraussichtliche Vertragswert aufgrund des größtmöglichen Auftragswertes unter Einbeziehung der Optionsrechte zu schätzen. Bei der Schätzung des Auftragswertes von Bauleistungen ist außer dem Auftragswert der Bauaufträge der geschätzte Wert der Lieferungen zu berücksichtigen, die für die Ausführung der Bauleistungen erforderlich sind und vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden. Der Wert einer Rahmenvereinbarung wird auf der Grundlage des geschätzten Höchstwertes aller für diesen Zeitraum geplanten Aufträge berechnet. Eine Rahmenvereinbarung ist eine Vereinbarung mit einem oder mehreren Unternehmen, in der die Bedingungen für Einzelaufträge festgelegt werden, die im Laufe eines bestimmten Zeitraumes vergeben werden sollen, insbesondere über den in Aussicht genommenen Preis und gegebenenfalls die in Aussicht genommene Menge. Bei Auslobungsverfahren, die zu einem Dienstleistungsauftrag führen sollen, ist dessen Auftragswert einschließlich Preisgelder und Zahlungen an Teilnehmer zu schätzen, bei allen übrigen Auslobungsverfahren die Summe der Preisgelder und Zahlungen an Teilnehmer, einschließlich des geschätzten Auftragswertes eines Dienstleistungsauftrages, der später vergeben werden könnte, soweit der Auftraggeber dies in der Bekanntmachung des Wettbewerbs nicht ausschließt. Maßgeblicher Zeitpunkt für die Schätzung des Auftragswertes ist der Tag der Absendung der Bekanntmachung der beabsichtigten Auftragsvergabe oder die sonstige Einleitung des Vergabeverfahrens. Phasen einer EU-Ausschreibung Das "Offene Verfahren" (als Regelverfahren) lässt sich grob in folgende Phasen einteilen (vgl. auch Anlage 1 Workflow eines EU weiten Ausschreibungsverfahrens): 1. Erstellung einer Leistungsbeschreibung (was soll eigentlich nach welchen Konditionen eingekauft werden?) 2. Veröffentlichung der Bekanntmachungsabsicht (beim Amt für Amtliche Veröffentlichungen in Luxemburg)

5 3. Übersendung der Ausschreibungsunterlagen an interessierte Unternehmen 4. Abgabe von Angeboten innerhalb einer definierten Frist 5. Öffnung der Angebote in einem formalisierten Verfahren 6. Prüfung und Wertung der Angebote in vier Stufen (Formalprüfung, Eignungsprüfung, Fach- und Angemessenheitsprüfung, Wirtschaftlichkeitsprüfung) 7. Information der unterlegenen Bieter 8. Zuschlag (= Vertragsschluss) oder Aufhebung des Verfahrens 9. Abschließende Dokumentation des Vergabeverfahrens. Jede Phase muss nach bestimmten rechtlichen Regeln und nach den Kriterien, die von der Rechtsprechung herausgearbeitet worden sind, abgewickelt werden. Erläuterungen zu den Phasen befinden sich in der Folge. Allerdings kann dies eine jeweils aktuelle Studie des Vergaberechtwissens nicht ersetzen. Zu 1. Leistungsbeschreibung (s. Workflow Block Nr. 1) Bei Öffentlichen Ausschreibungen, Beschränkten Ausschreibungen sowie Offenen und Nicht Offenen Verfahren nach EU-Recht ist Voraussetzung, dass Angebotsunterlagen erstellt werden, die den Bietern nach Anforderung übermittelt werden. Diese bestehen mindestens aus der: - Aufforderung zur Angebotsabgabe, - der Leistungsbeschreibung und - den Vertragsbedingungen. Die Leistungen sind bei der Vergabe nach Losen so zu zerlegen, dass unwirtschaftliche Zersplitterungen vermieden werden. Bieter dürfen bei der Erstellung der Verdingungs- Unterlagen nicht mitwirken. Die Vorgabe von Produkten oder Verfahren bestimmter Hersteller im Leistungsverzeichnis ist zu vermeiden. Sollte eine solche Vorgabe unabweisbar sein, so ist dies in den Vergabeunterlagen nachvollziehbar zu begründen. Um die Vergleichbarkeit der Angebote zu gewährleisten, muss die Leistungsbeschreibung unzweifelhaft und eindeutig sein. Wahl- und Bedarfspositionen sind daher auf ein Minimum zu reduzieren und zu begründen. Eine Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm, d.h., die Verknüpfung von Planungs- und Ausführungsleistung darf nur in begründeten Fällen angewendet werden. Es ist insbesondere darauf zu achten, dass die Angebote weiterhin vergleichbar sind, d. h. es müssen insbesondere eindeutige Qualitätsstandards vorgegeben werden. Die Einholung von Angeboten unterschiedlicher Qualitätsstandards ist nur möglich, wenn Alternativ- oder Nebenangebote zugelassen werden. Die planerische Leistung, die bei Leistungsbeschreibungen mit Leistungsprogramm eingeholt wird, ist den Bietern angemessen zu entgelten. Als angemessene Entschädigung für Leistungen gemäß HOAI gilt der jeweilige Mindestsatz, aufgeteilt auf alle Bieter. Für alle anderen Leistungen wäre der marktübliche Preis zu ermitteln, der wiederum, aufgeteilt auf alle Bieter, als Entschädigung festzusetzen ist. Die Höhe der

6 Entschädigung ist im Bekanntmachungstext oder in den Verdingungsunterlagen anzugeben. Bei der Beschaffung von Produkten dürfen Erzeugnisse, die mit Gütesiegeln und Umweltschutzzeichen versehen sind, gezielt nachgefragt werden. Es ist in den Verdingungsunterlagen darauf zu verweisen, dass auch Erzeugnisse ohne diese Zeichen bei der Auswahl der Angebote berücksichtigt werden, wenn diese Erzeugnisse offensichtlich oder nachgewiesenermaßen gleichartige Merkmale oder Eigenschaften besitzen. Wichtig: Leistungsbeschreibungen können nicht Bestandteil der Vergabebekanntmachung sein. Zu 2. Bekanntmachung der Vergabeunterlagen (s. Workflow Block Nr. 2) Mit der Bekanntmachung soll ein transparentes und am Wettbewerbsprinzip orientiertes Vergabeverfahren gefördert werden. Zu beachten ist: - Die Bekanntmachungen sind zwingend im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften zu veröffentlichen. Die Veröffentlichung selbst erfolgt durch das Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften in Luxemburg: 2 rue Mercier, L Luxemburg, mp-ojs@opoce.cec.eu.int. Die Bekanntmachung wird unentgeltlich, spätestens 12 Tage nach der Absendung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften in der Originalsprache veröffentlicht. - Für die EU-weiten Bekanntmachungen sind ausschließlich die Bekanntmachungsmuster anzuwenden (liegen als Anlage 2 bei). Das in den Bekanntmachungen zu verwendende gemeinsame Vokabular der EU für öffentliche Aufträge (CPV =Common Procurement Vocabulary), zur Beschreibung des Auftragsgegenstandes, ist im Internet z.b. abzurufen unter - Dabei ist zwingend vorgeschrieben, die zuständige Nachprüfungsstelle anzugeben (Regierung von Niederbayern, Regierungsplatz 540, D Landshut, poststelle@reg-nb.bayern.de, Tel. 0871/808-01, Fax 0871/ ). Hinweise zu den beiliegenden Vordrucken: II.1.2 Hauptort der Leistung Die EU hat alle Mitgliedsstaaten in Regionen eingeteilt. Passau ist eine davon. Der NUTS-Code lautet DE222. II.1.4 Rahmenverträge Den Bewerbern soll bekannt gegeben werden, welches geschätzte Gesamtauftragsvolumen bei Rahmenverträgen vorgesehen ist. Die anzugebenden Preise beziehen sich zumeist auf viele kleine Einzelpositionen und es werden in der Regel mehrere Auftragnehmer gesucht. II.2.2 Optionen Anzugeben ist die Anzahl der Monate, die die Optionen betreffen. IV.3.7 Bindefrist Bei Nichtoffenen und Verhandlungsverfahren ergibt sich die Bindefrist aus den Vergabeunterlagen, sie muss bei diesen beiden Verfahren zum Zeitpunkt der Bekanntmachung noch nicht feststehen. VI.4.2 Rechtsbehelfe Unter VI.4.3 kann der gleiche Text wie unter VI.4.1 angegeben werden, VI.4.2 kann dann offen bleiben. Da das deutsche Nachprüfungsverfahren vorsieht, dass unverzüglich nach Kenntnis des Vergabeverstoßes gerügt werden muss, kann keine entsprechende Frist angegeben werden.

7 Zu 3./4. Abgabe von Angeboten (s. Workflow Block Nr. 3) Die Vergabeunterlagen, bestehend aus dem Anschreiben, der Aufforderung zur Angebotsabgabe, den Bewerbungsbedingungen (BWB) und den Verdingungsunterlagen, sind: - den Bewerbern zu übergeben oder zu übersenden. - Die Bewerbungsbedingungen enthalten Hinweise und Bestimmungen, die ein Bewerber zu berücksichtigen hat. Sie werden nicht Vertragsbestandteil. Zeitpunkt und Ort der Abgabe der Angebote sind genauestens anzugeben (z.b Uhr, Raum 123 der Behörde). Der Abgabetermin hat innerhalb der Dienstzeit zu liegen. Der Zeitpunkt der Abgabe des Angebots ist vom Auftraggeber auf dem noch verschlossenen Umschlag zu notieren. Die Angebote sind bis zum Zeitpunkt der Angebotseröffnung verschlossen zu halten. Die Abgabe von Angeboten durch die Bieter muss innerhalb einer vom Auftraggeber festgelegten Frist erfolgen. Der Auftraggeber ist bei der Festlegung an bestimmte Mindestfristen gebunden. Die Mindestfrist beträgt beim Offenen Verfahren grundsätzlich mindestens 52 Kalendertage, gerechnet vom Tag nach Absendung der Bekanntmachung an das Amt für amtliche Veröffentlichungen. Die Mindestfrist kann unter bestimmten Bedingungen verkürzt werden. Zu 5. Öffnung der Angebote (s. Workflow Block Nr. 4) Die Öffnung der Angebote, auch Submission genannt, erfolgt ebenfalls in einem festgelegten Verfahren, wobei der Auftraggeber immer das Vier-Augen-Prinzip beachten sollte. Zur Öffnung der Angebote sind Bieter und Bevollmächtigte nicht zugelassen, mit Ausnahme im VOB-Verfahren, bei dem die Bieter teilnehmen dürfen. Außerdem darf die Niederschrift weder den Bietern noch der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Sie ist von dem Verhandlungsleiter und einem weiteren Vertreter des Auftraggebers zu unterschreiben ( 22 VOL/A). Zu 6. Prüfung und Wertung der Angebote (s. Workflow Block Nr. 5) Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgt in vier Stufen: - Formalprüfung - Eignungsprüfung - Fach- und Angemessenheitsprüfung - Wirtschaftlichkeitsprüfung. Zu Formalprüfung Die Angebote werden daraufhin untersucht, ob diese alle notwendigen Formalien (z.b. alle Preise, alle Fabrikats- und Typangaben und alle sonstigen vom Auftraggeber geforderten Unterlagen) enthalten. Die Vergaberechtsprechung ist bei der Formalprüfung relativ rigoros; die Vergaberechtsprechung ist in diesem Punkt auch in ständigem Fluss und bundesweit durchaus unterschiedlich. Zu Eignungsprüfung Die Angebote werden daraufhin untersucht, ob die Bieter alle geforderten Eignungsnachweise (z.b. Referenzen, Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts) dem Angebot beigefügt haben und ob die Bieter die sonstigen Anforderungen, die der Auftraggeber an die Eignung (= Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit) gestellt hat, erfüllen. Die

8 Vergaberechtsprechung ist in diesem Punkt ebenfalls in ständigem Fluss und bundesweit durchaus unterschiedlich. Zu Fach- und Angemessenheitsprüfung Die Angebote werden daraufhin untersucht, ob sie fachlich annehmbar sind und die Preise nicht in einem unangemessen hohen oder niedrigen Verhältnis zur angebotenen Leistung stehen (sogenannte Unterkostenangebote). Solche Unterkostenangebote sind nach der Rechtsprechung für sich gesehen nicht unzulässig. Auch ein öffentlicher Auftraggeber ist nicht verpflichtet, nur "auskömmliche" Angebote zu berücksichtigen, sofern er nach Prüfung zu dem Ergebnis gelangt, dass der Anbieter auch zu diesen Preisen zuverlässig und vertragsgerecht wird leisten können. Bei einem grundsätzlich leistungsfähigen Bieter kann es verschiedene Gründe geben, im Einzelfall auch ein nicht auskömmliches oder jedenfalls sehr knapp kalkuliertes Angebot abzugeben, z. B. einen Deckungsbeitrag zu den eigenen Gemeinkosten zu erlangen, oder als "Newcomer" ins Geschäft zu kommen. Zu Wirtschaftlichkeitsprüfung Im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsprüfung ist schließlich das Angebot herauszufiltern, auf das unter Berücksichtigung aller Umstände und aller Wertungskriterien der Zuschlag zu erteilen ist, also das wirtschaftlichste Angebot. Der deutsche Gesetzgeber hat sich insoweit der Tradition des deutschen Vergaberechts folgend dafür entschieden, im Rahmen der Prüfung und Wertung der Angebote den Zuschlag nicht auf das Angebot mit dem niedrigsten Preis zu erteilen, sondern auf das wirtschaftlichste Angebot. Zu 7./8. Information an die Bieter (s. Workflow Block Nr. 6) Die Vergabestelle teilt jedem erfolglosen Bieter gemäß 27 VOL/A nach Zuschlagerteilung auf dessen schriftlichen Antrag hin: - unverzüglich die Ablehnung seines Angebotes und die Gründe hierfür schriftlich mit. - Die Bewerber sind in den Verdingungsunterlagen darauf hinzuweisen, dass ihrem Antrag ein adressierter Freiumschlag beizufügen ist. - Weiterhin muss in den Verdingungsunterlagen bereits darauf hingewiesen werden, dass das Angebot nicht berücksichtigt worden ist, wenn bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist kein Auftrag erteilt wurde. - Bei EU-weiten Vergaben ist gemäß 27 a VOL/A auf Antrag des Bieters auch der Name des erfolgreichen Bieters sowie die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots mitzuteilen. - Bei EU-weiten Vergabeverfahren muss der Auftraggeber spätestens 14 Kalendertage vor Vertragsschluss alle Bieter benachrichtigen, deren Angebote nicht zum Zuge kommen werden ( 13 VgV). Die Frist beginnt mit der Absendung der Mitteilung. - Die Benachrichtigung enthält den Namen des Bieters, dessen Angebot den Zuschlag erhalten soll und den Grund für die Nichtberücksichtigung des jeweiligen Angebotes. Die Mitteilung kann kurz gefasst sein, muss aber alle relevanten Informationen beinhalten. Die Informationsfrist muss innerhalb der Zuschlags- und Bindefrist liegen. Der Zuschlag: - ist auf dasjenige Angebot zu erteilen, das unter Berücksichtigung aller Zuschlagskriterien als das wirtschaftlichste erscheint. Sofern der Preis nicht das einzige Zuschlagskriterium ist, ist der niedrigste Angebotspreis allein ist nicht entscheidend. Die Zuschlagskriterien dürfen während des Vergabeverfahrens nicht geändert werden ( 25 Nr. 3 VOL/A).

9 - Der Zuschlag wird durch Übersendung des Auftragsschreibens erteilt. Das Auftragsschreiben ohne Abweichung vom Angebot stellt rechtlich die Annahme des Angebots des Bieters dar. Der Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer kommt zustande, wenn dieses Auftragsschreiben innerhalb der Zuschlagsfrist dem Bieter zugeht ( 130 BGB). - Eine Zuschlagerteilung nach Ablauf der Zuschlagsfrist oder eine Zuschlagserteilung mit Änderungen gilt zivilrechtlich als Ablehnung des Angebots des Bieters und zugleich als Angebot des Auftraggebers ( 28 VOL/A, 150 BGB). Ein Vertrag kommt in diesem Fall erst dann zustande, wenn der Bieter dieses Angebot des Auftraggebers annimmt (Auftragsbestätigung, Arbeitsaufnahme o.ä.). - Ist vorauszusehen, dass ein Auftrag trotz aller Bemühungen nicht innerhalb der vorgesehenen Zuschlagsfrist erteilt werden kann, so sind die für die Auftragserteilung in Betracht kommenden Bieter um eine angemessene Verlängerung der Bindefrist zu bitten. Stimmen die für die Auftragserteilung in Frage kommenden Bieter der Verlängerung der Bindefrist nicht oder nur unter Bedingungen zu, ist zu prüfen, ob die Ausschreibung aufzuheben ist. Zu 9. Dokumentation des Vergabeverfahrens Jedes Vergabeverfahren ist vergaberechtskonform so zu dokumentieren, dass ein unbeteiligter Dritter es nachvollziehen kann. Eine lückenhafte Dokumentation kann bei einem Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer bereits dazu führen, dass das Vergabeverfahren als rechtswidrig eingestuft wird. Zur Dokumentation gehören insbesondere: - die Kennzeichnung der Angebotsumschläge, - die Kennzeichnung der Angebote, - die lückenlose, nachvollziehbare Niederschrift bei der Angebotseröffnung, - die Prüfung und Wertung der Angebote und - die rechnerische Prüfung der Angebote. Weitere Details sind beiliegender Information (Anlage 3) zu entnehmen

10 Anhang 1 Anhänge

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12 Anlage 2 Formularmuster für die EU weite Bekanntmachung (Muster nicht abschließend) - Vorinformation - Bekanntmachung - Bekanntmachung über vergebene Aufträge - Bekanntmachung über ein Beschafferprofil - Wettbewerbsbekanntmachung - Bekanntmachung über die Ergebnisse eines Wettbewerbs - Bekanntmachung über zusätzliche Informationen, Informationen über nichtabgeschlossene Verfahren oder Berichtigung - Bekanntmachung Sektoren - Regelmäßige Nichtverbindlichebekanntmachung - Sektoren - Sonderfälle: - Bekanntmachung Baukonzession - Vereinfachte Bekanntmachung im Rahmen eines dynamischen Beschaffungssystem Oben genannte Formblätter zum Downloaden unter Vorinformation Bekanntmachung [357 KB] [605 KB] Bekanntmachung über vergebene Aufträge [787 KB] Regelmässige nichtverbindliche Bekanntmachung-Sektoren [638 KB] Bekanntmachung Sektoren [530 KB] Bekanntmachung über vergebene Aufträge-Sektoren [817 KB] Bekanntmachung über das bestehen eines Prüfungssystems-Sektoren [293 KB] Bekanntmachung über ein Beschafferprofil [150 KB] Vereinfachte Bekanntmachung im Rahmen eines dynamischen Bbeschaffungssystems [179 KB] Baukonzession [261 KB] Vergabebekanntmachung Konzession [202 KB] Wettbewerbsbekanntmachung [305 KB] Bekanntmachung über die Ergebnisse eines Wettbewerbs [208 KB] Bekanntmachung über zusätzliche Informationen, Informationen über nichtabgeschlossene Verfahren oder berichtigung [141 KB]

13 Anlage 3 Details zu den Dokumentationspflichten im Vergabeverfahren

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