Wegweiser. WEKA Handwerksbüro. Version: 7.5. Stand: April WEKA MEDIA GmbH & Co. KG

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1 eacht Handbuch Wegweiser WEKA Handwerksbüro Version: 7.5 Stand: April 2008 WEKA MEDIA GmbH & Co. KG

2 Wegweiser Herzlich willkommen! Sehr geehrte Damen und Herren, Sie kennen das: Kosten kalkulieren, Angebote erstellen, Rechnungen und Briefe schreiben, offene Posten verwalten damit verbringen Sie viele Stunden, von der Zeit, die Sie damit verbringen, sich auf dem Laufenden zu halten, ganz zu schweigen. Ihr WEKA Handwerksbüro unterstützt Sie optimal bei allen Aufgaben, die in Ihrem Büro anfallen. Es bietet Ihnen vom Angebot über Baustellenplanung bis hin zur Nachkalkulation alles, was Sie zur perfekten Auftragsabwicklung brauchen. Und das besondere: Sie bekommen das WEKA Handwerksbüro inklusive Leistungstexten speziell für Ihr Gewerk. Die angegebenen Lohn- und Materialpreise sind vom Privaten Institut für Baupreisforschung (P.I.B) geprüft und immer aktuell. Das Programm ist genial einfach! Und wenn bei Ihrer Arbeit rechtliche Fragen auftauchen, lesen Sie bei jedem Programmpunkt das entsprechende Fachwissen nach. Sie werden sehen, mit dem WEKA Handwerksbüro sparen Sie eine Menge Zeit! Überzeugen Sie sich selbst. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg! In diesem Sinne viel Erfolg Ihr WEKA-Team WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Sebastian Cordes Produktmanager/Bauhandwerk 2

3 Herzlich willkommen! Wegweiser 1 Herzlich willkommen!... 2 Speziell für Kunden des WEKA Handwerksbüro 3 Jetzt Seminartermine in Ihrer Nähe!... 3 Erste Schritte 3 Verwendung des Handbuchs... 3 Textkonventionen... 3 Installation... 3 Demoversion/Freischaltung... 3 Lizenzvereinbarung... 3 Systemvoraussetzungen... 3 Datensicherung... 3 Erstinstallation... 3 Updates... 3 Deinstallation... 3 Programmbedienung 3 Starten des Programms... 3 Allgemeines... 3 Der Auftragsmanager - Startbildschirm... 3 Eigene Firmendaten eingeben... 3 Bauwissen online... 3 Kunden anlegen... 3 Aufträge anlegen... 3 Suche von Aufträgen... 3 Einzelne Bearbeitungsschritte des Auftrags starten... 3 Häufig gestellte Fragen zum Auftragsmanager:... 3 Stundenverrechnungssatz berechnen

4 Wegweiser Schritt-für-Schritt-Bedienung... 3 Erstellen des Stundenverrechnungssatzes... 3 SVS-Schnellrechner... 3 Aktuelle Lohnkostenwerte als Datenbank hinterlegt Produktivität Lohn/Gehalt Mitarbeiter Lohnkostensatz Kostenplanung Materialzuschlag, Maschinenstundensatz Stundenverrechnungssatz... 3 Daten an WEKA LV übergeben... 3 Angebot erstellen... 3 Allgemeines... 3 Leistungsverzeichnis zusammenstellen... 3 Alphabetische Sortierung... 3 Rechtschreibkorrektur: Nie wieder Tippfehler... 3 Kalkulationsübersicht... 3 Angebot ausdrucken und abspeichern... 3 Handelsspanne... 3 Angebotsausgangsbuch... 3 Rechnung aus LV erstellen... 3 Vorlagen anpassen... 3 GAEB-Schnittstelle... 3 Materialzuschläge: So Sparen Sie sich Zeit... 3 Häufig gestellte Fragen zum LV:... 3 Baustellenplanung... 3 Programm starten... 3 Projekt erstellen... 3 Vorgänge anlegen... 3 Ressourcen anlegen

5 Herzlich willkommen! Bautagebuch... 3 Aufmaße und Rechnungen erstellen... 3 Übergabe des Leistungsverzeichnisses an Aufmaß und Abrechnung... 3 Programm starten... 3 Aufmaßblatt erstellen (inkl. Positionen für ein Aufmaßblatt auswählen)... 3 Rechnungen schreiben... 3 Allgemein (Begriffsdefinitionen)... 3 Abschlagsrechnung erstellen... 3 Pauschale Abschlagsrechnung, Direkt- /Reparaturrechnung und Schlussrechnung erstellen... 3 Vorlagen anpassenfehler! Textmarke nicht definiert. FAQ s zu Aufmaß und Abrechnung:... 3 Offene Posten, Rechnungen, Zahlungen verwalten... 3 Übernahme von Rechnungen aus dem Modul Leistungsverzeichnis... 3 Anzeige der Rechnungen aus dem Modul Aufmaß und Abrechnung... 3 Rechnungen in Forderungen und Außenstände eintragen... 3 Rechnungen anlegen... 3 Zahlungen eingeben... 3 Fristen zur Rechnung... 3 Mahnungen erstellen... 3 Verzugszinsrechner... 3 Alle offenen Posten anzeigen... 3 Berichte drucken... 3 Häufig gestellte Fragen zu Forderungen & Außenständen:... 3 Anhang 3 5

6 Lizenzvereinbarung... 3 Hotline-Service... 3 Kundenservice... 3 Index

7 Herzlich willkommen! 7

8 Speziell für Kunden des WEKA Handwerksbüro Speziell für Kunden des WEKA Handwerksbüro Jetzt Seminartermine in Ihrer Nähe! Mit dem WEKA Handwerksbüro besitzen Sie das optimale Werkzeug für alle Ihre Büroarbeiten. Damit haben Sie alle Aufträge im Blick, erstellen Angebote und Rechnungen im Handumdrehen, kalkulieren Ihre Stundenverrechnungssätze. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit dem WEKA Handwerksbüro schnell, sicher und einfach zum Ziel kommen. An nur einem Tag lernen Sie das WEKA Handwerksbüro in seiner ganzen Bandbreite kennen. Am Ende des Seminars beherrschen Sie das Programm und nehmen jede Menge praktische Tipps und Tricks mit nach Hause. Die Seminare finden in modernen Computerschulungsräumen statt. Jeder Teilnehmer verfügt über einen eigenen PC. Der Referent ist seit mehr als 20 Jahren in der Betriebsberatung im Handwerk und der Softwareentwicklung erfolgreich tätig. Nähere Informationen zum Seminarinhalt sowie eine Terminübersicht finden Sie unter oder rufen Sie uns bei Fragen unter an. 8

9 Jetzt Seminartermine in Ihrer Nähe! 9

10 Erste Schritte Erste Schritte In diesem Kapitel erfahren Sie mehr über die Textkonventionen in diesem Handbuch die Systemanforderungen der Software die Installation und den Aufbau des Programms Verwendung des Handbuchs Dieses Handbuch wird Sie bei der Einrichtung der neuen Software auf Ihrem Computer unterstützen. Sie erfahren, wie Sie das Programm installieren und wie es aufgebaut ist. Die wesentlichen Funktionen werden kurz vorgestellt und es wird Schritt für Schritt erläutert, wie Sie in wenigen Minuten zum Ziel kommen. Hinweis: Die aktuellsten FAQ s finden Sie online unter: Textkonventionen Bitte machen Sie sich nun kurz mit den wichtigsten Konventionen dieses Handbuchs vertraut, dann wird Ihnen der Einstieg noch leichter fallen. In der Regel beschreibt das Handbuch die Bedienung mit Hilfe der Programm- und Kontextmenüs. Häufig gibt es darüber hinaus jedoch auch noch die Möglichkeit, entsprechende Schaltflächen auf der Symbolleiste oder Funktionstasten zu verwenden. 10

11 Installation Konvention <...> z.b. <OK>... >... z.b. Datei > Öffnen... z.b. Brennwertkessel Bemerkung Kennzeichnet Buttons, die Sie anklicken können Verweist auf einen Eintrag im Programmoder Kontextmenü Kennzeichnet Eingaben, die Sie in bestimmten Feldern vornehmen müssen, oder Bereiche in Dialogen, auf die Sie hingewiesen werden. Anmerkung Wichtige Information, die Sie auf jeden Fall beachten sollten. Installation Tipp Hinweis zur leichteren oder alternativen Bedienung des Programms. Siehe auch... Verweis auf weiterführende Informationen in diesem Handbuch oder in der Online-Hilfe. Demoversion/Freischaltung Um die Demoversion zu installieren, klicken Sie während der Installation bei de Abfrage des Programmschlüssels auf <Weiter>. Die Demoversion kann 21 Tage uneingeschränkt genutzt werden. Nach Ablauf dieser Zeit müssen Sie den mitgelieferten Programmschlüssel beim Starten des Programms eingeben (Bitte den Freischaltcode nicht vorher Öffnen, da ein Öffnen des Freischaltcodes zum Kauf verpflichtet. Ein Testen des Programms für 21 Tage ist auch ohne den Freischaltcode möglich). 11

12 Erste Schritte Lizenzvereinbarung Durch die Bestätigung bei der Installation und mit dem Gebrauch der Software erkennen Sie die Lizenzvereinbarung an. Sie finden die Vereinbarung auch in der Hilfefunktion unter Lizenzvereinbarung. Sollten Sie mit dieser Lizenzvereinbarung nicht einverstanden sein, so entfernen Sie bitte die Installation von Ihrem Rechner. Für die Datenübernahme bei nicht aktuellen Versionen wird keine Gewähr übernommen und es besteht kein Anspruch auf Support bei Fehlern, welche durch das Auslassen von Versionen verursacht werden. Systemvoraussetzungen Stellen Sie sicher, dass Ihr Computer die folgenden Mindestanforderungen erfüllt, bevor Sie das Programm installieren: Microsoft Windows 2000/XP/Vista Prozessor Pentium III (1200MHz) oder höher Verfügbarer Festplattenspeicher von ca. 300 MB Verfügbarer Arbeitsspeicher von mind. 512 MB (empfohlen mind. 1 GB) VGA-Grafikkarte mit empfohlener Auflösung von 1024 x 768 Punkte CD-Rom Laufwerk Für den Support wird ein Internetzugang und eine E- Mailadresse benötigt. Datensicherung Beenden Sie alle Programme (einschließlich der Terminverwaltung [klicken Sie rechts unten in der Taskleiste 12

13 Installation (kleines Bild eines Terminkalender mit Glocke links neben der Uhr) mit der rechten Maustaste auf die Terminverwaltung und wählen Sie beenden]). Führen Sie eine manuelle Datensicherung durch, indem Sie folgenden Ordner der Vorgängerversion auf eine CD brennen, einen USB-Stick speichern etc.: C:\WEKA-Daten (Neuinstallation) zusätzlich bei Updateinstallation C:\Programme\rewi Bausoftware\ bzw. C:\Programme\REWI-Verlag (Updateinstallation) Tipp: Sie können auch jederzeit eine Datensicherung aus dem Programm durchführen über Extras > Datensicherung / Datenwiederherstellung. Dazu müssen Sie nur die Programme welche gesichert werden sollen, sowie den Speicherort bestimmen und die Datensicherung wird erstellt. Zur Herstellung der Daten wählen Sie die Wiederherstellung aus und geben den Speicherort der Sicherung an. Bitte beachten Sie, dass Sie vor der Wiederherstellung einer Datensicherung unter Extras > Einstellung die Kundenkonvertierung aktivieren. Hinweis: Wenn Sie eine Datensicherung auf einen anderen Rechner bringen wollen, muss das Programm am gleichen Ort installiert sein wie auf dem ersten Rechner, da die Pfade in der Datensicherung mitgeschrieben werden. 13

14 Erste Schritte Erstinstallation Bevor Sie die Arbeit mit dem Programm beginnen können, müssen Sie es auf Ihrer Festplatte installieren. Das Installationsprogramm erledigt alle Arbeitsschritte, die zur Inbetriebnahme des Programms notwendig sind. Beachten Sie bitte, dass Verzeichnisse und Dateien nach der Installation nicht mehr umbenannt oder verschoben werden dürfen, da ansonsten das Programm nicht ordnungsgemäß arbeiten kann. 1. Starten Sie Windows wie gewohnt. 2. Legen Sie die CD-ROM in Ihr CD-Laufwerk. 3. Das Installationsprogramm wird dann automatisch gestartet. Falls kein automatischer Start erfolgt, führen Sie das Programm setup.exe auf der CD aus. 14

15 Installation (Weg 1: Drücken Sie links unten den Button Start > Ausführen, unter <Öffnen> den Buchstaben Ihres CD- Rom Laufwerks [hier D] und setup.exe eintragen z.b. D:\setup.exe Weg 2: Öffnen Sie Ihren Arbeitsplatz (Desktop) und klicken Sie Ihre CD-ROM doppelt an (bzw. rechte Maustaste <Öffnen>) und Starten die setup.exe (Anwendung) mit einem Doppelklick). 4. Folgen Sie einfach den Anweisungen des Installationsprogramms. Hinweise: Zur Installation und Nutzung sollten Sie in Windows Administratorrechte haben (Dies können Sie in der Systemsteuerung [Start > (Einstellungen) > Systemsteuerung im Ordner Benutzerkonten (bzw. Benutzer und Kennwörter in älteren Windows Versionen)] nachsehen). Des Weiteren sollten Sie Virenscanner während der Installation des Programms deaktivieren (nicht deinstallieren!), da diese zu Komplikationen bei der Installation führen kann. Updates Um die Software als Update zu installieren, gehen Sie wie folgt vor: 5. Starten Sie Windows wie gewohnt. Achten Sie darauf, dass keine Programme geöffnet sind, da es sonst zu Fehlern im Programm kommt. 6. Legen Sie die CD-ROM in Ihr CD-Laufwerk. 7. Das Installationsprogramm wird dann automatisch gestartet. Falls kein automatischer Start erfolgt, führen Sie das Programm setup.exe (Analog zur Erstinstallation) auf der CD aus. 8. Folgen Sie einfach den Anweisungen des Installationsprogramms. 15

16 Erste Schritte Hinweise: Zur Installation und Nutzung sollten Sie in Windows Administratorrechte haben (Dies können Sie in der Systemsteuerung [Start > (Einstellungen) > Systemsteuerung im Ordner Benutzerkonten (bzw. Benutzer und Kennwörter in früheren Windows Versionen)]. Des Weiteren sollten Sie Virenscanner während der Installation des Programms deaktivieren, da diese zu Komplikationen bei der Installation führen können. Es ist sehr wichtig, dass Sie alle Programme während der Installation geschlossen haben. Ansonsten ist keine fehlerfreie Installation möglich. Hinweis: Deinstallieren Sie bitte keine alten Versionen, bevor Sie nicht die neue Version aufgespielt und getestet haben, ob alle Daten aus der Vorgängerversion ordnungsgemäß übernommen wurde. (Bitte beachten Sie zur Deinstallation von Vorgängerversionen noch den Hinweis zur Deinstallation) Laden Sie bitte keine Datensicherung von der Installation wieder in die Updateversion ein. Da die Datenbanken auf dem alten Stand sind, kann die neue Version die Daten nicht richtig lesen und es kommt zu Fehlern. Deinstallation Wenn Sie es wünschen, können Sie das Programm über die Systemsteuerung von Windows von Ihrer Festplatte entfernen (Start > (Einstellungen) > Systemsteuerung > Software). Für die Deinstallation des Handwerksbüro müssen Sie erst alle Module deinstallieren, bevor Sie das Handwerksbüro selber deinstallieren können, da dort die Kundendaten gespeichert sind, welche für jedes Programm- 16

17 Installation modul (Aufmaß & Abrechnung, Bauplaner, Forderungen & Außenstände, LV, Stundenverrechnungssatz) benötigt werden. Hinweis: Wenn Sie eine Vorgängerversion nach erfolgreicher Installation der neuen Version deinstallieren wollen, so gehen Sie dazu bitte in die Systemsteuerung (wie oben beschrieben) und suchen die Version mit der richtigen Versionsnummer aus. Wenn Sie mit einer CD deinstallieren kann es sein, dass die falsche Version deinstalliert wird. Hinweis: Falls Sie danach die Version erneut installieren wollen, vergessen Sie bitte die Datensicherung nicht. 17

18 Erste Schritte 18

19 Starten des Programms Programmbedienung Starten des Programms Allgemeines Wählen Sie im Startmenü WEKA Handwerksbüro (Gehen Sie dazu unten links auf den Startbutton > (Alle) Programme > WEKA Software > WEKA Handwerksbüro > WEKA Handwerksbüro) um das Programm zu starten. Hinweis bei Updates: Bitte starten Sie bei einem Update nicht die Verknüpfung auf Ihrem Desktop, denn diese führt Sie zu Ihrem alten Programm. Dieses können Sie natürlich nicht mit dem neuen Freischaltcode freischalten. Gehen Sie über das Startmenü ins Programm (siehe oben). Wenn Sie eine neue Desktopverknüpfung brauchen, löschen Sie die alte (rechte Maustaste > Löschen) und gehen Sie zu dem Startmenüeintrag, mit welchen Sie das Programm öffnen (WEKA Leistungsverzeichnis) und klicken das Symbol statt sonst mit der linken einfach mit der rechten Maustaste an. Dort wählen Sie Senden an > Desktop (Verknüpfung erstellen) aus. Jetzt wird auf Ihrem Desktop eine Verknüpfung zum neuen Programm erstellt. Der Auftragsmanager - Startbildschirm Nach dem Programmstart befinden Sie sich im Auftragsmanager, indem Sie Aufträge, Kunden und Termine verwalten. Unter Funktionen haben Sie auf der rechten Seite eine Grafik, welche Ihnen den Aufbau des Handwerksbüros mit seinen Programmteilen verdeutlicht. 19

20 Programmbedienung Hinweis: Diese Startgrafik finden Sie immer wenn Sie links unten auf Aufträge/Funktionen klicken und dann auf der rechten Seite die Reiterkarte Funktionen auswählen (dunkelblau). Eigene Firmendaten eingeben Im Auftragsmanager können Sie auch Ihre eigenen Firmendaten eingeben. Diese werden dann automatisch beim Ausdruck in die Dokumente der einzelnen Module eingefügt. 20

21 Starten des Programms Um in die Firmendaten aufzurufen klicken Sie links unten auf <Firmendaten>. Dann öffnet sich das Firmendatenfenster. Hier tragen Sie die Ihre Daten ein. Oben im Fenster haben sie noch verschiedene Reiterkarten, mit welchen Sie durch die Eingabemasken wechseln können. Wenn Sie alle Daten eingegeben haben, können Sie diese links oben im Fenster <Speichern> und mit dem X rechts oben im Fenster den ganzen Dialog schließen. Bauwissen online Sofort-Lösungen bei technischen und baurechtlichen Fragen! Ihre WEKA Bausoftware macht Sie jetzt automatisch auf Ausführungsnormen, Aufmaßregeln oder Rechnungsfristen aufmerksam. Mit einem Mausklick erhalten Sie topaktuelle und rechtssichere Antworten speziell für Ihr Gewerk. So können Sie sicher sein, alle technischen und rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Wenn das Feld <Bauwissen online> rechts oben blinkt, klicken Sie dieses an damit Sie eine Auswahl relevanter Themen bekommen. Die Vorschläge sind je nach geöffnetem Fenster unterschiedlich. Bei der ersten Nutzung von Bauwissen online erscheint zunächst eine Maske, in der Sie Ihr Gewerk auswählen. 21

22 Programmbedienung Kunden anlegen Im Auftragsmanager unter Kunden können Sie Ihre Kunden anlegen (<Kunden> links auswählen und dann oben in der Liste <Kunde neu> wählen. Angaben bitte immer links oben über den <Speicher> -Button speichern). Durch die Eingabemasken können Sie mit den Reiterkarten unterhalb der Eingaben navigieren. Wenn Sie den Kunden <Speichern> werden Sie gefragt, ob Sie zu diesem Kunden auch einen Auftrag anlagen wollen. Mit <Ok> kommen Sie dann automatisch in das Menü der Auftragsanlage. Hinweis: Beachten Sie bitte, dass wenn Sie einen Kunden löschen auch der zugehörige Auftrag mit den angelegten Projekten gelöscht wird. Es bleiben nur die gespeicherten Dokumente zu diesem Kunden auf der Festplatte erhalten. 22

23 Starten des Programms Aufträge anlegen Wenn Sie den Auftrag nicht bei der Kundeneingabe automatisch angelegt haben, können Sie auch den folgenden Weg wählen um einen Auftrag anzulegen. Um einen neuen Auftrag anzulegen, wechseln Sie am besten in die Reiterkarte <Adressen / Kunden> und wählen in der Tabelle einen Kunden aus. Dann klicken Sie oben auf den Button <Auftrag neu>. Im folgenden Fenster können Sie Ihre Daten für den Auftrag eingeben. Hinweis: Wenn der Auftrag dieselbe Adresse wie der Auftraggeber (Kunde) hat, können Sie mit dem Button <Kundenadresse als Auftragsadresse übernehmen> die schon eingegeben Kundenadresse automatisch in den Auftrag übergeben. Mit dem Button <Übernehmen> speichern Sie dann Ihre Eingaben. Wollen Sie die Auftragsdaten danach noch mal verändern, können Sie den Auftrag über den Button <Auftrag bearbeiten> wieder öffnen. Ihren angelegten Auftrag finden Sie dann im Baum auf der linken Seite. Hinweis: Mit dem Button <Auftrag löschen> können Sie den ganzen Auftrag mit den dazu gehörigen Teilschritten, wie bei- 23

24 Programmbedienung spielsweise Angebot und Baustellenplanung, löschen. Dieser Schritt kann nach dem Bestätigen nicht mehr rückgängig gemacht werden. Daher löschen Sie bitte keine Aufträge in denen Angebot oder sonstige Daten sind, die Sie später noch brauchen können. Suche von Aufträgen Damit Sie bei allen Aufträgen nicht die Übersicht verlieren haben Sie die Möglichkeit die Aufträge nach verschiedenen Kriterien anzuordnen (z.b. nach Auftragsnamen, dann werden die Aufträge von oben nach unten nach der alphabetischen Reihenfolge der Auftragsnamen angeordnet). Des Weiteren können Sie auch z.b. den Auftragsnamen im Filter suchen lassen. Wenn Sie den Auftragsnamen eingeben und Filtern drücken, so werden alle anderen Aufträge geschlossen und nur der betreffende Auftrag wird in geöffneter Form angezeigt. 24

25 Starten des Programms Tipp: Wenn Sie einen Auftrag zu einem bestimmten Kunden suchen, so sollten Sie auf die Reiterkarte (bzw. den Button) <Adressen/Kunden> wechseln. Da hier nur die Aufträge zu dem ausgewählten Kunden zu sehen sind und Sie dadurch die kundenspezifischen Aufträge viel leichter finden. Einzelne Bearbeitungsschritte des Auftrags starten Wenn Sie einen neuen Auftrag angelegt haben, erscheint, auf der linken Seite im Baum Ihr neues Projekt mit einem blauen Kasten davor. Darunter sehen Sie die einzelnen Bearbeitungsschritte, welche zum Projekt möglich sind. Beim Anlegen eines Auftrags wird automatisch ein leeres Angebot erstellt, welches Sie auch mit einem Doppelklick starten können. Um ein weiteres leeres Projekt für die einzelnen Bearbeitungsschritte zu erstellen, klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf Angebote/LV (im Baum auf der linken Seite) und wählen <Neu>. Nach Eingabe des Namens und dem Bestätigen, wird zum Angebot ein weiteres neues Projekt angelegt, welche sie auch mit einem Doppelklick auf das Projekt im Baum öffnen können. Projekte zu den anderen Modulen können Sie natürlich auch mit der rechten Maustaste <Neu> anlegen. Des Weiteren wird bei der Übergabe von einem zum anderen Modul (rechte Maustaste auf das LV Projekt und Ü- bergabe an und das betreffende Modul auswählen) auch ein neues Projekt bei dem betreffenden Modul angelegt 25

26 Programmbedienung Hinweis: In der Ansicht zu den Aufträgen sehen Sie immer alle Aufträge zu allen Kunden. Wenn Sie nur die Aufträge zu einem Kunden sehen wollen, wechseln Sie in die Kundenverwaltung. Dort sehen Sie links immer die Kunden Aufträge zu dem Kunden, welchen Sie in der Tabelle angeklickt haben. Häufig gestellte Fragen zum Auftragsmanager: Wozu bekomme ich zwei Freischaltcodes und wo gebe ich diese ein? Der lange Freischaltcode (Form: xxxx-xxxx-xxxx) ist der Programmschlüssel und dient der Freischaltung des Programms. Diesen können Sie beim Installieren der Vollversion eingeben (bzw. im Auftragsmanager unter Programmfreischalten). Der kurze Freischaltcode ist der Gewerkeschlüssel und schaltet die Stammtexte für Ihre Gewerke frei. Um diesen einzugeben, müssen Sie das Programm starten (Zum Öffnen eines LV s schlagen Sie bitte in den Kapiteln Auftrag anlegen und Einzelne Bearbeitungsschritte des Auftrags starten nach). Im LV gibt es in der Menüleiste einen Eintrag <Programm freischalten> unter dem Sie auch das Programm freischalten, wenn Sie die Demoversion installiert habe. Sie können die Gewerke freischalten, wenn Sie auf Leistungsverzeichnisse freischalten klicken. Dort geben Sie unter Gewerkeschlüssel Ihren Freischaltcode ein und drücken die Entertaste. Jetzt sollte rechts automatisch das Gewerk stehen und Sie können mit <OK> den Einlesevorgang beginnen. 26

27 Starten des Programms Kann ich einen Kopf für meine Dokumente erstellen? Sie können einen Kopf für Ihre Dokumente schon im Auftragsmanager anlegen. Wählen Sie in der Menüleiste des Auftragsmanagers unter Extras > Einstellung > Kopf-/ und Fußzeile bearbeiten aus. Im darauf folgenden Arbeitsbildschirm können Sie Ihre Kopfbzw. Fußzeile anpassen oder auch eine Grafik einfügen. Das ganze Speichern Sie mit dem Diskettensymbol ab. 27

28 Programmbedienung Diese Kopf- bzw. Fußzeilen werden dann in alle Mustervorlagen übertragen bzw. Sie können Sie in Ihre alten Vorlagen einfügen, in dem Sie in die Kopf-. bzw. Fußzeile Ihrer eigenen Vorlage den jeweiligen Platzhalter für Bereichtskopf bzw. fuß einfügen (An die gewünschte Stelle zum einügen klicken und dann einen Doppelklick auf den gewünschten Platzhalter in der Platzhalterliste). Wo kann ich die Rechnungsnummer einstellen? Die Rechnungsnummer können Sie in der Menüleiste des Auftragsmanagers unter Extras > Einstellung > Rechnungsnummer konfigurieren. Dort können Sie den Startwert für die nächste Rechnungsnummer eingeben. Wenn sie keine Rechnungsnummern auslassen, brauchen Sie dort keine weiteren Einstellungen mehr vornehmen, da das Programm automatisch von Ihrem eingegebenen Startwert bei jeder Anforderung hoch zählt. 28

29 Starten des Programms Hinweise: Wenn Sie eine Nummer auslassen wollen oder wieder um eine Nummer zurückgehen wollen, können Sie diese wieder im Auftragsmanager einstellen und Ihr gewünschtes Modul neu starten. Der Auftragsmanager übergibt nun diese Änderung in Ihr Modul. In diesem Fenster lässt Sie auch bestimmen wie viele Stellen Ihre Rechnungsnummer haben soll. Vom Auftragsmanager wird diese Information an alle anderen Module übergeben, so dass Sie dort keine Änderungen mehr vornehmen müssen. Wo kann ich die Mehrwertsteuer einstellen? Im Auftragsmanager können Sie unter Extras > Einstellungen > Mehrwerststeuersätze einstellen (siehe Bild oben: über der Rechnungsnummer) die Sätze ändern. Diese Information wird dann vom Auftragsmanager an die anderen Module übergeben. Wie kann ich einen Auftraggeber wechseln? Wenn Sie den Auftraggeber wechseln wollen. Also den Auftrag einem anderen Kunden zuordnen wollen, gehen Sie wie folgt vor: Gehen Sie auf die Reiterkarte der Aufträge und wählen Sie den Auftrag, welcher einem anderen Kunden zugeordnet werden soll aus. Dann klicken Sie auf <Auftragsbeteiligte auswählen>. Wählen sie dann im folgenden Fenster den neuen gewünschten Auftraggeber aus und übernehmen diesen mit dem Button unten links <Kunden als weiteren Auftragsbeteiligten 29

30 Programmbedienung übernehmen>. Jetzt wurde dieser Kunde in der Tabelle zu den Weiteren Auftragsbeteiligten eingefügt. Wenn sie in der Tabelle diesen Kunden mit der rechten Maustaste anklicken, können Sie den Kunden über <Auftragsbeteiligten als Auftraggeber festlegen> den Auftraggeber wechseln. Jetzt ist der Auftrag dem anderen Kunden zugeordnet worden. Sie können noch ggfs. den anderen Kunden in den Weiteren Auftragsbeteiligten mit der rechten Maustaste herauslöschen. Wie kann ich meine Kunden sortieren beispielsweise nach der Kundennummer oder dem Namen? Bei Kunden sehen Sie als Überschrift der Kundentabelle einige Begriffe fett gedruckt. Nach diesen Titeln kann sortiert werden. Dazu klicken Sie einfach mit der linken Maustaste auf den fettgedruckten Begriff und schon wird nach dieser Spalte sortiert. 30 Wo kann ich die Dokumente, welche ich in den einzelnen Modulen erstellt habe, finden? Die Dokumente sind alle zentral im Auftragsmanager aufrufbar. Wählen Sie den Kunden aus, zu welchem Sie die Dokumente angezeigt bekommen wollen und klicken Sie rechts Oben auf Dokumente. Jetzt wird ein Fenster geöffnet, in dem auf der linken Seite den ausgewählten Kunden und rechts die

31 Starten des Programms vier Ordner (Angebote, Anschreiben, Eigene Dateien, Rechnungen) stehen, welche Sie auch schon vom Abspeichern der Dokumente kennen. Sie können die Ordner mit einem Doppelklick öffnen und finden dort die vorher abgespeicherten Dokumente. Dieses können Sie ebenfalls mit einem Doppelklick öffnen. Tipp: Sie können auch andere elektronische Daten dem Kunden zuweisen, über die Registerkarte <Zugewiesene Dokumente>. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in das rechte Feld, unter Dateiname, und wählen <Datei(en) übernehmen (Kopieren)> aus. Jetzt können Sie den Speicherort der gewünschten Datei angeben und die Datei in die Dokumentenverwaltung rein laden (so können Sie beispielsweise Ihr Beweisfotos der Baustelle direkt beim Kunden abspeichern um sie im Fall gleich zur Hand zu haben). Hinweis: Im Windows Explorer werden die Dokumente im Ordner des Kunden (Die Kunden-Ordner haben die Kundennummer aus dem Auftragsmanager als Namen. Im Kunden- Ordner sind auch die vier Ordner Angebote, Anschreiben, Eigene Dateien und Rechnungen) im Pfad C:\WEKA- Daten\WEKA-Zentrale\Daten\Dokumente\ gespeichert. 31

32 Programmbedienung Wie importiere ich meine bestehenden Kundendaten aus einem anderen Programm? Daten können über den integrierten Assistenten schnell und einfach importiert werden. Hinweis: In der Regel muss auch das dazugehörige Anwendungsprogramm auf Ihrem PC installiert sein, um das Format verwenden zu können. Kein Anwendungsprogramm ist z. B. bei den Formaten Text, HTML, XML erforderlich. 1. Wählen Sie in den Kundenstammdaten das Menü Datei/Adressen importieren. 2. Wählen Sie das gewünschte Dateiformat aus und klicken Sie auf Nächster > 3. Geben Sie die Datei an, welche Sie importieren möchten. Alternativ können Sie über die Schaltfläche die Datei über ein Dialogfenster auswählen. Der Zeichensatz gibt an, wie die zu importierenden Daten interpretiert werden sollen. Beim Import einer Access-Datenbank müssen Sie noch den Namen der Tabelle aus der Liste auswählen. Klicken Sie anschließend auf Nächster >. 4. Die nachfolgenden Seiten sind vom gewählten Dateiformat abhängig. 32

33 Starten des Programms Beispiel: Import von Kundendaten aus einer Excel-Datei: Führen Sie die Punkte 1-3 aus. Es erscheint folgendes Fenster: Hier geben Sie im Feld Erste Zeile den Wert an, ab dem der Import beginnen soll, z. B. Wert 2 bedeutet, dass der Import erst ab der zweiten Zeile der Excel-Tabelle beginnt. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Nächster >. Es erscheint folgendes Vorschaufenster: Hier können Sie die Spalten (A, B, C usw.) mit Titeln belegen. Klicken Sie dazu auf den Spaltenbuchstaben und Sie erhalten eine Liste mit Titeln. Wählen Sie hier den gewünschten Titel aus und klicken Sie auf Nächster >. Es erscheint folgendes Fenster: 33

34 Programmbedienung Hier nehmen Sie die Feldzuordnungen vor. Die Felder der Kundenstammtabelle werden als Ziel bezeichnet und stehen untereinander. Als Quelle dienen die Spalten der Excel- Tabelle. Ordnen Sie den verschiedenen Zielen den dazugehörigen Spaltenbuchstaben der Excel-Tabelle zu. Geben Sie den Schlüssel an, nach dem der Import stattfinden soll. Der Schlüssel dient dazu, festzulegen, welche neuen und bereits vorhandenen Daten das Programm miteinander vergleichen soll. Identische Schlüssel von neuen und bereits vorhanden Daten werden mit den neuen Daten überschrieben, z. B. wenn Sie als Schlüssel die Kundennummer auswählen und Sie haben eine bereits vorhandene Kundennummer 1000 und in der zu importierenden Excel-Tabelle existiert auch eine Kundennummer 1000, werden die Daten des vorhandenen Kunden mit den zu importierenden Daten überschrieben. Es erscheint nochmals ein Vorschaufenster, damit Sie die Daten noch einmal überprüfen können. 34

35 Starten des Programms Wenn alle Daten stimmen, klicken Sie auf Nächster >, falls Sie noch Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf < Zurück und nehmen Ihre Änderungen vor. Abschließend erscheint folgendes Fenster: Hier entscheiden Sie, wie die neuen Daten in Ihre Kundenstammtabelle übernommen werden: Füge Datensätze zur Zieltabelle hinzu : Die zu importierenden Kunden werden als neue Kunden übernommen und erhalten automatisch eine neue Kundennummer, falls diese bereits vergeben worden ist. Die weiteren Möglichkeiten stehen nur zu Verfügung, wenn auch eine Kundennummer importiert wird. Über die Kundennummer kann ein bereits bestehender Kunde gefunden 35

36 Programmbedienung und aufgrund der neuen Daten beispielsweise aktualisiert werden. Nach Ihrer Auswahl klicken Sie auf Nächster > und starten damit den Import. Wie exportiere ich meine bestehenden Kundendaten aus einem anderen Programm? Der Kundendatenexport funktioniert wie der Import. Auch hier leitet Sie der gleiche Assistent durch den Export. Sie finden den Export über die Menüleiste Adresse > Adressen exportieren > Adressen in eine Tabelle exportieren. Was mache ich, wenn das Programm keine passende Stadt zu einer Postleitzahl findet? Da die Postleitzahlen oft doppelt belegt sind und sich immer wieder ändern, kommt es häufig vor, dass nicht der richtige Ort vom Programm vorgeschlagen wird. Dann geben Sie bitte den Ort per Hand in das Feld ein. Warum erscheint die Kundenadresse nicht im Ausdruck? Überprüfen Sie beim Kunden, ob in der Briefanschrift alle Haken gesetzt sind (Dazu zunächst auf der linken Seite Kunden auswählen. Dann erscheint auf der linken Seite die Auswahl Briefanschrift; ggfs. alle Hacken einmal rausnehmen und wieder neu einsetzen und dann <Speichern>). 36

37 Starten des Programms Wie kann ich ein Dokument an eine hängen? Dies ist über den Umweg über Word möglich. Ein Dokument können Sie direkt an Microsoft Word senden. Dazu klicken Sie im geöffneten Dokument auf Datei > Senden an > Microsoft Word. Damit wird das Dokument direkt in Word geöffnet. Von Word können Sie ein Dokument an den -Empfänger (Outlook) senden. Klicken Sie dazu in Word auf Datei > Senden an > Empfänger (als Anlage). Jetzt wird automatisch Outlook geöffnet, in der das Dokument als Anhang an eine angehängt wurde, welche Sie wie gewohnt abschicken können. Wie kann ich einen Text für den Serienbrief eingeben, damit er in alle Briefe übernommen wird? Wenn Sie auf Serienbrief in der Kundenverwaltung geklickt und die Kunden ausgewählt haben, können Sie die Vorlage für den Serienbrief auswählen und klicken auf <Bearbeiten>. Jetzt öffnet sich die Vorlage für den Serienbrief. An der Stelle mit dem Strich können Sie Ihren gewünschten Text eintragen. Wenn Sie fertig sind, Speichern Sie die Vorlage oben links unter Datei > Speichern unter. Geben Sie bei Dateinamen einen Namen für die Vorlage ein und klicken auf <Speichern>. Schließen Sie die Vorlage und wählen Sie im Fenster Serien- 37

38 Programmbedienung briefvorlagen die Eigenen Vorlagen aus. Dort liegt jetzt Ihre Vorlage, welche Sie gerade bearbeitet haben. Wählen Sie diese aus und klicken auf <Ok>. Jetzt wird Ihr Serienbrief erstellt. Hinweis: Zur weiteren Bearbeitung lesen Sie bitte weiter im Kapitel Angebot erstellen > Vorlagen anpassen Was mache ich, wenn der Acrobat Reader nicht gefunden werden kann? Auf der CD im Verzeichnis Support gibt es im Ordner Acrobat eine Installation für den Acrobat Reader. Die Installation können Sie mit einem Doppelklick auf die Anwendungsdatei starten. 38

39 Stundenverrechnungssatz berechnen Stundenverrechnungssatz berechnen Schritt-für-Schritt-Bedienung In nur 5 Schritten werden Sie den Stundenverrechnungssatz für Ihren Handwerksbetrieb ermitteln. Dabei haben Sie die Möglichkeit, differenzierte Lohnstundensätze für die unterschiedlichen Beschäftigungsgruppen Ihres Betriebes zu berechnen. Die Bedienung erfolgt einfach Schritt für Schritt über die Schaltflächen <weiter> und <zurück> in der Navigationsleiste. Selbstverständlich können Sie einen beliebigen Bearbeitungsschritt auch über die angezeigte Gliederungsstruktur direkt aufrufen. Starten des Programms Klicken Sie in Ihrem Auftragsmanager oben links auf den Button Stundenverrechnungssatz. Jetzt öffnet sich die Stundenverrechnungssatzverwaltung. In dieser legen Sie mit dem Button <SVS neu> einen neuen Stundenverrechnungssatz an. Füllen Sie Ihre Angaben aus und klicken Sie auf <Erstellen>. Jetzt wird der Programmteil zum Stundenverrechnungssatz geöffnet. 39

40 Programmbedienung Erstellen des Stundenverrechnungssatzes Die Kapitel des Stundenverrechnungssatzes beginnen mit einer Übersichtsseite, in welcher Sie auswählen können, ob Sie die Angaben detailliert oder per Schnelleingabe direkt in die Übersicht eingeben wollen. Zur detaillierten Eingabe gehen Sie rechts unten auf <Weiter> und das Programm führt Sie automatisch durch die Eingabemöglichkeiten. Bei der Schnelleingabe füllen Sie hier die Felder selber aus und gehen im Baum zum nächsten Hauptpunkt über (linker Mausklick auf die nächste fettgedruckte Überschrift). 40

41 Stundenverrechnungssatz berechnen Häufig besitzen Sie über ein Auswahlmenü in der rechten oberen Ecke die Möglichkeit zu bestimmen, ob Sie Vorgabewerte der Informationsdatenbank oder die Werte, welche Sie vorher schon eingeben haben, in die Seite übernehmen wollen. SVS-Schnellrechner Alle Ihre Eingaben haben natürlich Auswirkungen auf den ermittelten Stundenverrechnungssatz Ihres Handwerksbetriebs. Damit Sie diese Auswirkungen immer im Blick behalten, zeigt Ihnen der SVS-Schnellrechner immer sofort den aktuell berechneten Stundenverrechnungssatz an. So können Sie auch gezielt herausfinden, mit welchen Änderungen Sie den größten Effekt erzielen können. Aktuelle Lohnkostenwerte als Datenbank hinterlegt Wichtige Lohnkostenwerte wie Sozialversicherungsanteile, Jahresarbeitstage, durchschnittliche Fehlzeiten usw. sind auf dem aktuellen Stand im Programm hinterlegt. Damit Sie diese Daten nun nie mehr mühsam suchen und eintragen müssen, haben wir diese für Sie aus verlässlichen Quellen recherchiert. Neben Veröffentlichungen von ZDB, SOKA-BAU, IKK usw. stand uns dabei die langjährige Erfahrung von Herrn Diplom- Kaufmann Walter Schanz als Betriebsberater bei Handwerkskammer Reutlingen zur Verfügung. Die Werte sind als Voreinstellung in die jeweiligen Eingabefelder eingetragen. Sie können diese aber selbstverständlich mit Ihren eigenen Werten überschreiben. 41

42 Programmbedienung 1. Produktivität Im ersten Schritt ermitteln Sie die Produktivität Ihres Betriebes als verrechenbare Stunden. Nur die verkauften Lohnstunden tragen zur Gewinnerzielung bei. Sie können mit der Eingabe von überschlägigen Werten beginnen. Markieren Sie dazu die Option Schnelleingabe und geben dann direkt Werte für die verrechenbaren Stunden der Beschäftigungsgruppen ein. Sie können sich dabei natürlich auf die für Sie relevanten Mitarbeiterarten beschränken. Um eine genaue Berechnung durchzuführen, wählen Sie bitte die Option aus Detaileingabe berechnet. Über die runden -Schaltflächen rufen Sie die Eingabemasken für die detaillierte Eingabe von Arbeitszeit und unproduktiven Zeiten der Beschäftigungsgruppen auf. 42

43 Stundenverrechnungssatz berechnen Hinweis: Sie können auch Werte aus andern Arbeitsgruppen oder aus einer hinterlegten Informationsdatenbank übernehmen. Dazu wählen Sie einfach unter Vorgabewerte übernehmen von den zu kopierenden Datensatz aus und klicken auf <Übernehmen>. 2. Lohn/Gehalt Mitarbeiter Nun werden die Lohnkosten für die produktiven Stunden berechnet. Auch hier können Sie wieder wählen, welche Beschäftigungsgruppen Sie berücksichtigen möchten und ob Sie schnell mit überschlägigen Werten rechnen oder eine genaue Berechnung durchführen wollen. 43

44 Programmbedienung So nutzen Sie die Mitarbeiterverwaltung In der Mitarbeiterverwaltung können Sie Ihre einzelnen Mitarbeiter mit Lohn bzw. Gehalt eintragen und deren individuelle Produktivität berücksichtigen. Die Gewichtung des einzelnen Mitarbeiters wird über die produktiven Stunden pro Jahr berechnet. Die Mitarbeiterverwaltung können Sie über die Schaltfläche <Mitarbeiterverwaltung> im Bearbeitungsschritt <Lohn/Gehalt Mitarbeiter> aufrufen oder jederzeit über den Menüpunkt <Stammdaten/Mitarbeiterverwaltung> in der Menüleiste. 3. Lohnkostensatz In diesem Schritt berechnen Sie den Lohnkostensatz pro Stunde für die Beschäftigtengruppen. Dieser ergibt sich aus dem Bruttolohn einschließlich lohnabhängiger Kosten pro Jahr dividiert durch die verrechenbaren Stunden. Den Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung und die sonstigen lohnabhängigen Kosten können Sie dabei einfach pauschal eingeben oder im Einzelnen ermitteln. Im Lohnkostensatz sind noch keine betrieblichen Kosten berücksichtigt Kostenplanung Bisher haben Sie die Personalkosten berechnet. In diesem Schritt kalkulieren Sie die voraussichtlichen betrieblichen Kosten (Sachkosten und Zinsen) und die kalkulatorischen Kosten.

45 Stundenverrechnungssatz berechnen Betriebliche Kosten Die betrieblichen Plankosten einschließlich der Planzinsen für das Fremdkapital erhalten Sie, indem Sie aus der letzten Gewinn- und Verlust-Rechnung und der letzten betriebswirtschaftlichen Auswertung die Vergangenheitswerte ablesen und sich voraussichtliche Änderungen der einzelnen Kostenarten und der Zinsen im nächsten Jahr überlegen. Kalkulatorische Kosten Die Kalkulatorischen Kosten Ihres Betriebes sind Kosten, die Sie in Ihrer Kalkulation berücksichtigen müssen, die aber (bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften) nicht in der Finanzbuchhaltung als Kosten verbucht werden können. Denken Sie an kalkulatorischen Unternehmerlohn, kalkulatorische Zinsen für das Eigenkapital, kalkulatorische Miete für die Nutzung der eigenen Räume und kalkulatorische Abschreibungen für Maschinen, Geräte, Fahrzeuge usw. 5. Materialzuschlag, Maschinenstundensatz Wollen Sie einen Teil der Kosten über einen Materialzuschlag verrechnen, können Sie hier den gewünschten Lohn- Stundenverrechnungssatz eingeben. Über die Eingabe ihrer voraussichtlichen Materialkosten errechnet das Programm den notwendigen Materialzuschlag. Die Maschinenstundensätze werden über die Maschinenverwaltung errechnet. Geben Sie hier wie vom Programm gefordert die relevanten Daten ein. 6. Stundenverrechnungssatz Im letzten Schritt der Berechnung sind keine Eingaben mehr notwendig. Sie erhalten eine Übersicht der unterschiedlichen Lohnstundensätze je Mitarbeitergruppe. Zusätzlich werden der Materialzuschlag und der Maschinenstundensatz angezeigt.. 45

46 Programmbedienung Daten an WEKA LV übergeben Im letzten Kapitel Stundenverrechnungssatz haben Sie ferner die Möglichkeit mit einen Klick auf den Button <Aktuellen Stundenverrechnungssatz bereitstellen> den Stundenverrechnungssatz ins Leistungsverzeichnis zu übernehmen. Hinweis: Die Daten aus dem Stundenverrechnungssatz finden Sie im Leistungsverzeichnis in der Menüleiste unter Daten > Vorgaben Stundeverrechnungssatz. Angebot erstellen Allgemeines sirados LV s: Die Stammtexte, die in Ihrem WEKA LV mitgeliefert wurden. Mutter-LV s: Die eigenen Stammtexte, welche Sie selber anlegen, lassen sich hier speichern, um sie für jeden Kunden zur Verfügung zu haben. 46

47 Angebot erstellen Auftrags-LVs: Die Angebote für den Kunden werden hier erstellt. Sie sehen hier nur die Angebote zu dem Kunden, welchen Sie in der Kundenverwaltung ausgewählt haben. Starten des Programms Wählen Sie im Auftragsmanager bzw. Handwerksbüro Ihren Kunden aus und gehen auf Projekte und Leistungsverzeichnis bzw. gleich unten auf die Leiste auf den Button Leistungsverzeichnis. Jetzt erscheint in der Mitte eine Leiste mit einem Button zum Starten des Programms. Betätigen Sie den Button und das Programm WEKA LV wird gestartet. Leistungsverzeichnis zusammenstellen Sie können Ihr Leistungsverzeichnis auf verschiedene Weise zusammenstellen. Der effektivste Weg ist der Wechsel in die Gesamtübersicht (Button neben Projekt und Leistungsverzeichnis). Jetzt sehen Sie im oberen Drittel die WEKA Stammtexte, in der Mitte die Mutter-LVs und unten die Auftrags-LVs, in denen das Angebot erstellt werden soll. 47

48 Programmbedienung Dreistufige Leistungsverzeichnisse Hinweis: Wenn Sie bei der Neuanlage eines LVs ein Häkchen bei LV-Struktur 3-stufig setzen, können Sie eine Rechnung mit verschiedenen LVs erstellen. Die Struktur wird dann wie ein Projekt aufgebaut, also Los / Titel / Position Das neu erstellte Leistungsverzeichnis wird automatisch geöffnet, erkennbar an dem Symbol. Alphabetische Sortierung Die Inhalte der Sirados-LV s, Mutter-LV s und der Aufrags- LV s können nach dem ABC sortiert werden. 48

49 Angebot erstellen Rufen Sie dazu im zu sortierenden LV in der Menüleiste den Punkt Sortierung LV alphabetisch auf. Mit dem Punkt Sortierung LV nach Nummer heben Sie die Funktion wieder auf. Rechtschreibkorrektur: Nie wieder Tippfehler Ab sofort gehören peinliche Tippfehler in Ihren Angeboten und Rechnungen der Vergangenheit an. In der neuen Rechtschreibkorrektur haben Sie schon alle für Ihr Gewerk wichtigen Fachbegriffe zur Verfügung und können sogar einfach eigene Wörter hinzufügen. Mit korrekten Angeboten ohne Tippfehler erhöhen Sie Ihre Auftragschancen. Die Rechreibkorrektur können Sie entweder nach dem Zusammenstellen Ihrer Positionen im Gesamten durchführen 49

50 Programmbedienung oder direkt bei der Bearbeitung der einzelnen Positionen 50

51 Angebot erstellen oder vor dem Ausdrucken. Kalkulationsübersicht Ohne die einzelne Position öffnen zu müssen können Sie jederzeit die Kalkulation Ihrer Positionen verändern. 51

52 Programmbedienung In der LV Ansicht nutzen Sie die Kalkulationsübersicht schnell und einfach. Aufgeteilt nach Material- und Lohnanteil sowie Gesamtpreis können Sie ganz nach Ihren Anforderungen die einzelnen Preise direkt abändern oder Zu- und Abschläge prozentual vergeben. Hier können Sie auch die Positionsarten zwischen Normal-, Alternativ- und Eventualposition wechseln. 52

53 Angebot erstellen Im angezeigten Langtext können Sie beliebige Veränderungen vornehmen. Alle Änderungen in der Kalkulationsübersicht, sowie im Langtext müssen Sie zur wirksamen Änderung mit dem Button Speichern bestätigen. Angebot ausdrucken und abspeichern Um jetzt ein neues Angebot zu erstellen, wählen Sie aus den WEKA LVs eine Position (Doppelklick). Nun erscheint ein kleines Auswahlfenster: Wählen Sie dort <Die Position in ein neues Leistungsverzeichnis im Register Auftrags-LVs übernehmen?> aus, geben Sie einen Namen für das Leistungsverzeichnis ein und entscheiden Sie, ob das Leistungsverzeichnis dreistufig (Los, 53

54 Programmbedienung Titel, Position) sein soll (ansonsten zwei Stufen Titel und Position). Jetzt öffnet sich automatisch die Position und Sie können noch Ihre eigenen Angaben vervollständigen (beispielsweise eine Menge eingeben; mit <Ok> bestätigen). Jetzt wurde unter Auftrags-LVs automatisch ein neues LV mit Ihrer ausgewählten Position angelegt. Sie können jetzt noch weitere Positionen aus dem Stammtext hinzufügen (entweder wieder über einen Doppelklick, dann werden die Positionen geöffnet oder durch Drag and Drop ohne Öffnung der Position [mit linker Maustaste auf Position klicken, halten und die Maus an die gewünschte Position ziehen; Anmerkung: Bitte auf der gleichen Seite bleiben, Titel und Positionen rechts, ganze Gewerke auf der linken Seite]). Wenn Sie jetzt Ihr Leistungsverzeichnis zusammengestellt haben können Sie es über den Button drucken (oder Button im Kreuz links unten). Suchen Sie sich eine Mustervorlage fürs Angebot aus und gehen Sie auf <Ok>. Jetzt erhalten Sie ein Text-Dokument, welches Sie speichern und drucken können. Natürlich ist das Dokument frei editierbar. 54

55 Angebot erstellen Hinweis: Sie können vor dem Drucken auch die Vorlage anpassen, in dem Sie statt auf <Ok> auf <Bearbeiten> klicken. Zum Erstellen von eigenen Vorlagen lesen Sie bitte unter Vorlagen anpassen weiter. Handelsspanne In den Mustervorlagen für Rechung/Angebot zu geöffneten LV erstellen steht Ihnen die Ausgabe der Handelsspanne zur Verfügung. Auf einen Blick erhalten Sie so eine Übersicht Ihrer Spanne zwischen Einkauf und Verkauf Ihrer Materialpositionen. So erkennen Sie schnell die Positionen, bei denen sich hartnäckiges Verhandeln im Einkauf wirklich für Sie lohnt. 55

56 Programmbedienung Angebotsausgangsbuch Immer wenn Sie ein Angebot mit Angebotsnummer erstellen wird diese Information automatisch im Angebotsausgangsbuch dokumentiert. Ihre Änderungen in den Angeboten werden ebenfalls automatisch im Angebotsausgangsbuch mitgeschrieben. Das Angebotsausgangsbuch öffnen Sie über die Menüleiste > Leistungsverzeichnis. Wählen Sie hier den Punkt > Angebotsausgangsbuch aus, um das neue Fenster zu öffnen. Sie erhalten eine Übersicht Ihrer Angebote für die noch keine Direktrechung erstellt worden ist. Sie können einzelne Angebote markieren. Die blau markierten Angebote können sie direkt öffnen und löschen. Mit der Funktion Angebot aus dem Ausgangsbuch entfernen löschen Sie lediglich die Darstellung in der Liste des Angebotsausgangsbuches. Durch Auswahl der einzelnen Überschriften wie z.b. Ang.- Datum können Sie nach diesem Feldinhalt die Liste sortieren. 56

57 Angebot erstellen Rechnung aus LV erstellen Sie öffnen einfach Ihr Auftrags-LV im WEKA LV und aktivieren es (Doppelklick auf das Leistungsverzeichnis), so dass ein roter Haken vor dem Projekt ist. Sie können dann unter der Registerkarte Eigenschaften verschiedene rechnungsspezifische Daten eingeben. Zum Ausdrucken gehen Sie wie beim Angebot vor und wählen diesmal eine Mustervorlage für Rechnungen aus. Vorlagen anpassen Sie können die Mustervorlagen wie auch Ihre eigenen Vorlagen abändern und als neue Vorlage abspeichern. Voraussetzung ist, dass ein LV geöffnet ist (siehe Leistungsverzeichnis öffnen bzw. neues Leistungsverzeichnis anlegen). 57

58 Programmbedienung Wählen Sie die Schaltfläche des Arbeitskreuzes oder den Menüeintrag "Leistungsverzeichnis / Rechnung/ Angebot erstellen", um zur Vorlagenauswahl zu gelangen. Im Fenster "Rechnung/Angebot erstellen" wählen Sie die gewünschte Vorlage aus den Registern "Eigene Vorlagen" oder "Mustervorlagen" aus. Zu Beginn werden Sie nur die Mustervorlagen vorfinden. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten", um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen. Führen Sie alle gewünschten Änderungen durch. Tipp Grafik/Objekt einfügen Sie können Grafiken/Objekte einfügen. Sie können diese an eine von Ihnen gewünschte Schreibposition oder frei verschiebbar einfügen. Allerdings sollten Sie darauf achten, je größer und je besser von der Auflösung die Grafik ist, umso länger braucht der PC diese zu verarbeiten, z.b. beim Öffnen der Vorlage. 58

59 Angebot erstellen Tipp: Kopf- bzw. Fußzeile ändern: Wählen Sie Ansicht > Kopf- und Fußzeile aus. Überschreiben oder Löschen Sie die gewünschten Einträge. Um in die Fußzeile zu wechseln, klicken Sie nun am rechten Bildschirmrand auf das Symbol <Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln>. Falls Sie die Fußzeile nicht lesen können, so können Sie noch in der Menüleiste unter Ansicht > Zoom die Lesegröße des Dokumentes verändern. Klicken Sie auf die 2. Seite und wiederholen Sie diese Schritte. Tipp: Kopfzeile der 1. Seite anders: Sie können die Kopfzeile der ersten Seite abweichend von den übrigen Seiten gestalten. Sollte Ihre Vorlage nur aus einer Seite bestehen, fügen Sie als erstes so viele Leerzeilen nach der Summen-Zeile ein, bis der Cursor auf der zweiten Seite ist. Sollte bereits eine zweite Seite vorhanden sein, gehen Sie mit dem Cursor auf die zweite Seite. Über Menü "Ansicht / Kopf- und Fußzeile" gelangen Sie in die Kopfzeile. Über die Schaltfläche öffnet sich ein Fenster mit den Seiteneinstellungen. Tragen Sie einen Haken in das Kästchen "Erste Seite anders" ein. Wenn Sie wollen können Sie hier auch den Abstand vom Seitenrand einstellen. Tragen Sie nun die gewünschten Daten in die Kopf- oder Fußzeilen ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. 59

60 Programmbedienung zwischen Kopf- und Fußzeile auf aktueller Seite wechseln zur Kopf- bzw. Fußzeile der ersten Seite springen zur Kopf- bzw. Fußzeile ab der zweiten Seite springen. Wenn Sie alle Änderungen in Kopf- und Fußzeile eingegeben haben, schließen Sie die Kopf- und Fußzeile indem Sie außerhalb der Kopf- und Fußzeile auf das Dokument klicken. (Sollten Sie Leerzeilen nach der Summenzeile eingefügt haben, löschen Sie diese wieder heraus. Die zweite Kopfzeile verschwindet zwar wieder, wird aber beim Speichern im Dokument gespeichert.) Sobald Sie ein Dokument mit dieser Vorlage erstellen, das mehr als eine Seite hat, wird ab der zweiten Seite diese Kopfzeile verwendet. Tipp: Platzhalter in der Vorlage ändern: Sie können in Ihrer Vorlage vorhandene Platzhalter austauschen oder neue Platzhalter einfügen. Die Platzhalter dienen dazu, Ihre im LV eingegebenen Werte und Kalkulationen, an die von Ihnen gewünschte Stelle des Dokumentes zu setzen. Dazu haben wir Ihnen eine große Auswahl an Platzhaltern zur Verfügung gestellt. Sie erkennen die Platzhalter an den geschweiften Klammern. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Platzhalter" in der Symbolleiste, um das Fenster mit den Platzhaltern zu öffnen. Stellen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, wo Sie einen neuen Platzhalter einfügen wollen. Klicken Sie im Fenster "Platzhalter" doppelt auf den gewünschten Platzhalter. Dieser wird an die Stelle des Cursors eingefügt. Hinweis: Mehr als 4 Abschlagszahlungen sollen angezeigt werden: Standardmäßig haben wir 60

61 Angebot erstellen Platzhalter für 4 Abschlagszahlungen am Ende der Rechnung vorgesehen. Sollten Sie mehr als 4 Abschlagszahlungen anzeigen wollen, müssen Sie entsprechende Zeilen am Ende der Tabelle anfügen. Kopieren Sie die Zeile für die 4. Abschlagszahlung und fügen Sie die kopierte Zeile für jede weitere gewünschte Abschlagszahlung danach ein. Für die 5. Abschlagszahlung müssen Sie die Zahl 4 in den Platzhaltern in eine "5" abändern, für die 6. Abschlagszahlung in eine "6" usw. Haben Sie die Vorlage nach Ihren Wünschen abgeändert, speichern Sie sie über Menü "Bearbeiten / Speichern unter" ab. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Vorlage. Die Vorlage können Sie nun im Fenster "Rechnung/Angebot erstellen" unter dem Register "Eigene Vorlagen" auswählen. In diesem Fenster können Sie auch eigene Vorlagen umbenennen oder löschen. GAEB-Schnittstelle Exportieren Mit der GAEB-Schnittstelle (GAEB = Gemeinsamer Ausschuss Elektrotechnik im Bauwesen) importieren und exportieren Sie Ihre Leistungsverzeichnisse. Ihre Vorteile sind: Sie tippen die Leistungsbeschreibungen vom Architekten nicht ab, sondern lesen diese über die GAEB-Schnittstelle ein und tragen einfach Ihre Preise ein - fertig. Nachdem Sie Ihr Angebot erstellt haben, exportieren Sie Ihr Angebot und schicken diese Datei per Mail wieder zurück. Wenn Sie an einer Ausschreibung teilnehmen möchten, brauchen Sie nur Sie nur die Diese Funktion rufen Sie über das Menü <Datei> <Exportieren > bzw. <Importieren > auf. Sie haben die Möglichkeit, das aktuell geöffnete Leistungsverzeichnis in den GAEB- Versionen 90 und 2000 zu exportieren. Dabei stehen Ihnen jeweils die GAEB-Formate DA83 (DA 83 = Angebotsaufforde- 61

62 Programmbedienung rung, DA84 (DA 84 = Angebotsabgabe) oder DA86 (DA 86 = Auftragserteilung zur Verfügung. Im erscheinenden Fenster kennzeichnen Sie die GAEB- Version (90 oder 2000) und wählen das entsprechende Format (DA83, DA84 oder DA86) aus und bestätigen mit Weiter. Wählen Sie im nun erscheinenden Fenster den Ordner aus, in den die Datei exportiert werden soll. Es stehen mehrere Optionen zur Verfügung: GAEB 90: Sonderzeichen und Umlaute konvertieren: Zeichen wie ä oder m² werden z. B. in ae und m2 umgewandelt. Zeichen nach ASCII (DOS) konvertieren: In Sonderfällen, wenn Sie z. B. noch ein DOS-Programm verwenden, kann es sinnvoll oder erforderlich sein, das LV in den ASCII- Zeichensatz zu konvertieren. Zu-/Abschlag auf EP1 nicht ausweisen: Ist diese Option aktiviert, gilt als zu exportierender EP der EP2, d. h. Zubzw. Abschläge auf den EP1 einer Position sind in dem zu exportierenden EP-Betrag bereits berücksichtigt. Die EP- Anteile Lohn und Material werden rechnerisch dem neuen EP angeglichen. Anderenfalls wird als EP der EP1 herangezogen. Zu- bzw. Abschläge werden gesondert ausgewiesen. Es ist jedoch zu überprüfen, ob das Zielprogramm beim Import die Zu- bzw. Abschläge auch entsprechend 62

63 Angebot erstellen berücksichtigt, da der EP, vor allem bei GAEB-90, ansonsten zu hoch oder zu niedrig ausfallen könnte. GAEB 2000: Für GAEB 2000 stehen dieselben Optionen zur Verfügung. Um jedoch Zeichen konvertieren zu können, müssen Texte, die im RTF (Rich Text Format) gespeichert sind zuerst zu normalen, d. h. unformatierten Text umgewandelt werden, da das RT-Format u. a. den ANSI-Zeichensatz voraussetzt. Bestimmte Elemente, die in RT gespeichert werden können (wie z. B. Grafiken) gehen bei der Umwandlung allerdings verloren. Klicken Sie anschließend auf den Button Fertig stellen. Der erstellten Datei wird automatisch je nach Format und GAEB- Version die Dateiendung D83, D84 bzw. D86 (GAEB 90) bzw. P83, P84 bzw. P86 (GAEB 2000) angehängt. Hinweis Alternativposition: Bei der Anlage einer Alternativposition sollten Sie darauf achten, dass sich direkt vor dieser die entsprechende Normal- oder Eventualposition befindet. Das ist Voraussetzung für den erfolgreichen GAEB-Export der Alternativposition. Hinweis Pauschalposition: Bei einer Position mit der Einheit psch (= Pauschal) wird nur der Wert in dem Feld Gesamtpreis exportiert mit Anzahl = 1. Importieren Diese Funktion rufen Sie über das Menü <Datei> <Exportieren > bzw. <Importieren > auf. Sie haben die Möglichkeit, das aktuell geöffnete Leistungsverzeichnis in den GAEB- Versionen 90 und 2000 zu exportieren. Dabei stehen Ihnen jeweils die GAEB-Formate DA83 (DA 83 = Angebotsaufforderung, DA84 (DA 84 = Angebotsabgabe) oder DA86 (DA 86 = Auftragserteilung) zur Verfügung. Um eine Datei importieren zu können, muss sie der GAEB- Spezifikation Stand 90 oder 2000 entsprechen. Weiterhin können nur LVs die als D83, D84 bzw. D86 gekennzeichnet sind eingelesen werden. Der Import kann in die Register Mutter- LVs oder Auftrags-LVs erfolgen. Falls Sie das neue LV un- 63

64 Programmbedienung ter einem bestimmten Projekt ablegen möchten, müssen Sie das Projekt vor dem Importieren auswählen. Im erscheinenden Fenster kennzeichnen Sie die GAEB- Version (90 oder 2000) und wählen das entsprechende Format (DA83, DA84 oder DA86) aus und bestätigen mit Weiter. Wählen Sie im nun erscheinenden Fenster die Datei aus, die importiert werden soll. Es stehen mehrere Optionen zur Verfügung: GAEB 90: Ordnungsnummern automatisch vergeben: Die Nummerierung der Titel und Positionen erfolgt automatisch, unabhängig von den Ordnungsnummern der GAEB-Datei. Von ASCII nach ANSI (Windows) konvertieren: Falls die GAEB-Datei im ASCII- (oder auch OEM-) Zeichensatz vorliegt, haben Sie die Möglichkeit, die Texte in den ANSI- Zeichensatz konvertieren zu lassen. GAEB 2000: Ordnungsnummern automatisch vergeben: siehe GAEB 90. Ordnungsnummern den Bezeichnern hinzufügen: Falls aktiviert, werden die in der GAEB-Datei angegebenen OZ (= Ordnungszahlen von Titeln und Positionen) mit in die Bezeichnungen übernommen. Bei Grund- und Alternativpositionen wird zusätzlich noch die ZZ (= Zuordnungszahl) hinzugefügt. Über die ZZ können Sie genau erkennen, welche Grund- und Alternativpositionen zusammengehören. Durch ein Komma getrennt wird als zusätzliche Information die laufende Nummer zur ZZ mit angegeben. Eine Grundposition hat immer die laufende Nummer 0, eine Alternativposition eine Nummer zwischen 1 und 9. Klicken Sie anschließend auf den Button Fertig stellen. 64

65 Angebot erstellen Materialzuschläge: So Sparen Sie sich Zeit Jetzt sparen Sie kinderleicht wertvolle Zeit: Die Materialzuschläge brauchen Sie nicht mehr in jeder Position zu ändern, sondern nur noch einmal. Alle Positionen in Ihrem Angebot werden automatisch angepasst. Hierzu brauchen Sie unter Menü Daten/Vorgaben Materialzuschläge nur Ihre eigenen Werte in Euro oder % zu hinterlegen. Dann stehen Ihnen diese Werte in jedem Angebot und in jeder Position zur Verfügung. 65

66 Programmbedienung Häufig gestellte Fragen zum LV: Wie kann ich selber erstellte Positionen in die Stammtexte kopieren? Für Ihre eigenen Positionen gibt es die Reiterkarte Auftrags- LV. Hier können Sie veränderte WEKA Texte oder Ihre eigenen Positionen aus einem Auftrags-LV per Drag- und Drop in ein Mutter-LV ziehen. Erstellen Sie ein Neues Leistungsverzeichnis (rechte Maustaste Neu, Namen eingeben und OK). Wechseln Sie in die Gesamtübersicht (Button neben der Suchfunktion). Jetzt gehen Sie mit der rechten Maustaste auf die Position in Ihrem Auftrags-LV und wählen im Fenster Kopieren aus. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf Ihr Mutter-LV und wählen dort Einfügen aus. So wird die Position in Ihren eigenen Stammtext kopiert. 66

67 Angebot erstellen Hinweis: Auf diese Art und Weise können Sie auch Leistungsverzeichnisse von einem zum anderen Auftrag ü- bernehmen, in dem Sie einfach das ganze Leistungsverzeichnis ins Mutter-LV kopieren, zum anderen Auftrag wechseln (WEKA LV schließen, im Auftragsmanager anderen Aufträge auswählen und <Programm starten>) Bei diesem Kunden kopieren Sie jetzt das Angebot des anderen Kunden im Mutter-LV (rechte Maustaste > Kopieren) und fügen es zu Ihren Auftrags-LV hinzu (rechte Maustaste > Einfügen). Wie kann ich zusätzliche Informationen zu meinem LV hinterlegen, damit diese im Angebot ausgedruckt werden? Sie können sich Informationen zum WEKA Leistungsverzeichnis anzeigen lassen oder zu Ihren eigenen LVs erfassen. Benutzen Sie dazu die nachfolgende Schaltfläche in der Symbolleiste oder die rechte Maustaste im Bereich Projekte und Leistungsverzeichnisse. Bei den WEKA LVs finden Sie zusätzliche Informationen zu den Leistungsverzeichnissen, z. B. Vorwort mit Erklärungen zur Herkunft der Preisangaben, Stundenverrechnungssätze, Abkürzungsverzeichnis usw. 67

68 Programmbedienung Wie kann ich meine erstellten Positionen verschieben? Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Aufträge neu zu strukturieren. Sie können beispielsweise LVs in andere Aufträge verschieben. Markieren Sie dazu das Projekt oder das LV und benutzen Sie dazu die Schaltflächen Nach oben ; Nach unten ; Ausschneiden und Einfügen in der Menüleiste. Hinweis Projekte mit LVs: Projekte mit allen enthaltenen LVs und Unterprojekteinträgen können Sie ebenfalls über die Funktionen Nach oben oder Nach unten verschieben. Nach der Umstrukturierung können Sie Ihr LV neu nummerieren lassen. Diese Funktion ist erreichbar über das Menü Bearbeiten, die rechte Maustaste oder die nebenstehende Schaltfläche in der Symbolleiste oberhalb des Anzeigebereichs für Projekte und Leistungsverzeichnisse. Hinweis Einschließlich Unterstufen: Standardmäßig werden nur Einträge derselben Hierarchiestufe neu nummeriert. Die Option Gleiche Stufe einschließlich Unterstufen unter Menü Bearbeiten/Neu Nummerieren (oder dem Pfeil neben der Schaltfläche) schließt zusätzlich auch alle untergeordneten Einträge mit ein. Möchten Sie z. B. alle Leistungsverzeichnisse eines Projektes neu nummerieren, markieren Sie den Auftrag und führen dann die Funktion Bearbeiten/Neu Nummerieren/ Gleiche Stufe einschließlich Unterstufen aus. Was mache ich, wenn ich beim Öffnen meiner GAEB-Datei keine Datei finden kann? Um eine GAEB-Datei zu importieren, wechseln Sie auf die Registerkarte Auftrags-LV und gehen Sie in der Menüleiste auf Datei < Importieren>. 68

69 Angebot erstellen Im nächsten Fenster wählen Sie die Art der GAEB-Datei aus (Wenn Sie hier nicht die richtige auswählen, wird Ihnen in der Datei Auswahl nicht automatisch Ihre Datei angezeigt!). Gehen Sie jetzt auf <Weiter>. Im nächsten Fenster müssen Sie den Ort auswählen, an dem Ihre GAEB-Datei gespeichert ist. Gehen Sie dazu auf den Button <Durchsuchen>. Wählen Sie den Ort, an dem sich die Datei befindet. Hinweis: Wenn Sie die Datei nicht sehen können, wechseln Sie den Dateityp auf <Alle Dateien>. Nun werden alle Dateien, welche sich an diesem Ort befinden, angezeigt. Wenn Sie Datei gefunden haben, klicken Sie diese mit der linken Maustaste an und gehen unten rechts auf <Öffnen>. Jetzt wurde der Pfad, an dem sich die Datei befindet, eingetragen und Sie können auf <Fertig stellen> zum Einlesen der Datei gehen. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, können Sie das Fenster schließen. Jetzt ist ein neues LV in der Regis- 69

70 Programmbedienung terkarte Auftrags-LV mit dem Inhalt Ihrer GAEB-Datei angelegt worden. Ich habe <Nur Abschläge von EP1 drucken> ausgewählt. In meinem Ausdruck ist aber kein Unterschied zu sehen. Was mache ich nun? Sie können bei Ihrem Leistungsverzeichnis (im Register Auftrags-LV) unter Eigenschaften (zweite Registerkarte auf der rechten Seite) <Nur Abschläge von EP1 drucken> auswählen. Dadurch werden im Ausdruck Ihre Rabatte extra ausgewiesen. Dazu müssen Sie aber Ihre Rabatte im Zu- und Abschlagsfeld neben EP1 mit einem negativen Wert eingeben. Positive Werte (Zuschläge) werden nicht im Ausdruck extra ausgewiesen, sondern in die Position eingerechnet. Wozu sind die Projekte (Projekte haben als Icon einen blauen Kasten im Baum)? Die blauen Kästen sind Ordner, welche Ihnen helfen sollen Ihre Angebote unter dem Kunden/Auftrag zu ordnen. Sie haben keine weitere Funktion. Die eigentlichen Leistungsverzeichnisse zur Erstellung des Angebots sind mit einer weißen Seite gekennzeichnet. In Ihnen können Titel und Positionen angelegt werden. 70

71 Angebot erstellen Wie kann ich eigene Positionen eingeben? Wenn Sie Ihre Position ganz neu anlegen wollen, benötigen Sie ein aktives LV (auf der linken Seite der Reiterkarte Mutter- LV oder Auftrags-LV mit der rechten Maustaste auf <Neu> und einen Namen für das LV eingeben). Wenn das LV noch nicht aktiv ist (kein roter Haken davor) gehen Sie mit einem Doppelklick auf das LV (bzw. Sie markieren das LV und klicken mit der rechten Maustaste auf das LV und wählen <Öffnen> aus). Legen Sie auf der rechten Seite des LVs, falls nicht schon vorhanden, einen Titel an (auf der rechten Seite mit der rechten Maustaste auf <Titel neu>). Jetzt können Sie mit dem unteren Button des Buttonkreuzes links unten einen neue Position anlegen. Das gewohnte Positionsfenster öffnet sich, in dem Sie alle benötigten Daten eingeben können. 71

72 Programmbedienung Ihre Stundenverrechnungssätze (beispielsweise mit dem WE- KA Stundenverrechnungssatz berechnet) können Sie mit dem Pfeil nach unten auswählen. Speichern Sie die eingegeben Daten mit dem <Ok> Button und die Position erscheint unter Ihrem Titel. Warum wird die Adresse des Kunden im Ausdruck nicht angezeigt? Überprüfen Sie beim Kunden, ob in der Briefanschrift alle Haken gesetzt sind [Im Auftragsmanager auf der linken Seite Kunden auswählen und dann erscheint auf der linken Seite die Auswahl Briefanschrift]. Des Weiteren sollte das LV unter der Reiterkarte Auftrags-LV stehen, da LVs in der Reiterkarte Mutter-LV nicht kundenspezifisch sind und somit auch keine Kundenadressen enthalten. 72

73 Angebot erstellen Ich erhalte beim Starten die Fehlermeldung. Was soll ich tun? Für die Restrukturierung einiger Datenbanken ist ein exklusiver Zugriff erforderlich! Bitte stellen Sie sicher, dass bei einer Netzwerkinstallation das Programm auf allen Arbeitsstationen beendet ist. Starten Sie das Programm anschließend erneut Starten Sie das WEKA LV direkt aus dem Windows Explorer(C:\Programme\WEKA\WEKA Leistungsverzeichnis\WEKA Leistungsverzeichnis 7.5.1\rewilv.exe). Dadurch wird das Programm restrukturiert und gestartet. Dies ist lediglich einmal erforderlich, beim nächsten Mal können Sie Ihr Programm wie gewohnt über den Auftragsmanager starten. 73

74 Programmbedienung Baustellenplanung Programm starten Nach dem Sie im Auftragsmanager einen neuen Auftrag angelegt haben und auf die Baustellenplanung in Ihrem Auftrag mit der rechten Taste auf neu geklickt haben (bitte nicht noch mal wieder holen, wenn im Angebot oder in einem anderen Teilmodul schon erfolgte), können Sie das Projekt unter Baustellenplanung mit einem Doppelklick öffnen und kommen in den Programmteil zur Baustellenplanung. Projekt erstellen Wenn Sie schon ein Leistungsverzeichnis vorliegen haben (aus GAEB-Datei oder WEKA Leistungsverzeichnis), können Sie dieses in den Bauplaner übernehmen. WEKA LV: Sie können das LV übergeben in dem Sie im Auftrags zum betreffenden Kunden mit der rechten Maustaste auf das fertige Angebot klicken und Übergabe > an Bauplaner mit der linke Maustaste auswählen Jetzt wird automatisch ein Projekt des Bauplaners mit den LV Daten erstellt. 74

75 Baustellenplanung Jetzt wählen Sie im nächsten Fenster die gewünschten Positionen aus (mit der linken Maustaste in die Kästchen klicken, so dass ein Kreuz im Kästchen erscheint). Des Weiteren können Sie noch entscheiden ob die Zeitbalken aus dem LV untereinander oder nebeneinander angeordnet werden. Wenn Sie auf <Übernehmen> gehen, wird Ihr Projekt automatisch geöffnet. Hinweis: Sie können auch im Bauplaner noch Positionen aus dem LV holen. Klicken Sie dazu auf den Button <LV-Position holen>. Jetzt befinden Sie sich im LV und können dort mit der rechten Maustaste auf die Position, welche Sie übergeben wollen, klicken und <Sofort übergeben> (ohne Bearbeitung) oder <Übergeben> (Position wird vor dem Übergeben zur Bearbeitung geöffnet, mit <OK> wird die Position dann übergeben) auswählen. Sie können hier auch mehrere Positionen bzw. ganze Titel auswählen und übergeben. Das Fenster mit dem LV, welches zum Positionen übergeben geöffnet wurde, sollten Sie, nach dem Sie alle Positionen ü- bergeben haben, schließen. Im diesem LV können keine Bearbeitungen am Angebot selber durchgeführt werden. Dazu öffnen Sie bitte das Angebot wie gewohnt aus dem Auftragsmanager. GAEB-Datei: Wenn Sie eine GAEB-Datei vorliegen haben, öffnen Sie das neu angelegte Projekt in dem Sie mit der linken Maustaste in der Grafik auf das Diagramm Baustellenplanung klicken. Im geöffneten Projekt klicken Sie in der Menüleiste auf Vorgänge > LV über GAEB importieren. 75

76 Programmbedienung Wählen Sie das Format der GAEB-Datei aus (DA83 oder DA86) und klicken sie den Button < >. Dort wählen Sie den Ort aus, an dem Sie die GAEB-Datei gespeichert haben, wählen die Datei aus und gehen Sie auf <Öffnen>. Jetzt sind Sie wieder im alten Fenster und können dort mit dem Button <Importieren> das Programm starten. Kein Leistungsverzeichnis: Öffnen Sie das neu angelegte Projekt, unter dem Auftrag des Kunden, mit einem Doppelklick. Vorgänge anlegen Wenn Sie keine GAEB-Datei eingelesen haben, können Sie in der Menüleiste unter Vorgänge neue Hauptvorgänge und Vorgänge anlegen. Hinweis: Hauptvorgänge sind Ordner. Ihnen können keine Zeitbalken zugeordnet werden. Vorgänge selber können entweder Meilensteine (ein bestimmter Zeitpunkt, z.b. der Anfang des Projektes) sein oder man kann Ihnen einen Zeitbalken zuordnen (über den Button Balken neu). 76

77 Baustellenplanung Ressourcen anlegen Auf der zweiten Reiterkarte können Sie Ihre zur Verfügung stehenden Ressourcen eingeben, welche Sie dann zur genaueren Planung den verschiedenen Zeitbalken zuordnen können. Ressourcen geben Sie über den Button <Neu> an. Wenn Sie Ihre Angaben fertig eingetragen haben, werden auf der Seite der Vorgänge die Ressourcen auf der rechten Seite angezeigt. Diese können Sie per Drag & Drop (linke Maustaste auf der Ressource gedrückt halten und die Ressource auf 77

78 Programmbedienung den Balken ziehen, dann die linke Maustaste loslassen) den Zeitbalken zuordnen. Betriebsübersicht Auf der Betriebsübersicht haben Sie dann die Übersicht über Ihre zugeordneten Ressourcen, damit Sie immer den Überblick über die Ressourcenplanung behalten. Bautagebuch Unter der zweiten Reiterkarte ist ein Bautagebuch, in dem Sie Ihre alle Vorgänge auf der Baustelle festhalten können. Damit Sie später alle Vorkommnisse detailliert nachschlagen können. 78

79 Aufmaße und Rechnungen erstellen Aufmaße und Rechnungen erstellen Übergabe des Leistungsverzeichnisses an Aufmaß und Abrechnung Sie haben die Möglichkeit, die im Angebotsteil erstellten Leistungsverzeichnisse in Aufmaß & Abrechnung weiterzubearbeiten. Wählen Sie das angelegte Angebot vorne im Handwerksbüro auf der linken Seite aus und öffnen Sie das Kontextmenü über die rechte Maustaste. Wählen Sie hier Übergabe> an Aufmaß & Abrechnung. Im Navigationsbaum wird dann automatisch das gewünschte Projekt unter Aufmaße & Abrechnungen erstellt. Mit einem Doppelklick auf diesen Eintrag und schon öffnet sich Aufmaß & Abrechnung mit Ihrem erstellten LV. 79

80 Programmbedienung Programm starten Wenn Sie kein Leistungsverzeichnis aus dem Angebot/LV übernehmen wollen, können Sie entweder eine GEAB-Datei einlesen, ein Leistungsverzeichnis manuell erstellen oder eine Pauschale Abschlagsrechnung ohne Leistungsverzeichnis schreiben. Wenn Sie auf <Leeres LV anlegen> klicken, öffnet sich der LV-Assistent. Mit Hilfe des Assistenten können Sie ein Leistungsverzeichnis erstellen (siehe Bild). 80

81 Aufmaße und Rechnungen erstellen Sie können auch vorhandene/importierte Positionen nachträglich über den LV-Assistent bearbeiten. Die Funktion Titel und Positionen über Assistent anlegen. erhalten Sie sowohl über den Menüpunkt Leistungsverzeichnis als auch über das Kontextmenü der rechten Maustaste. Wenn Sie auf <GAEB-Import starten> gehen, öffnet sich ein neues Auswahlfenster in dem Sie das GAEB-Format auswählen müssen. Mit dem Button < > kommen Sie in das Auswahlfenster in dem Sie an den Ort der gespeicherten Datei gehen können. Wählen Sie dort die gespeicherte Datei und klicken auf den Button <Öffnen>, jetzt wird der Speicherort Ihrer GAEB-Datei als Pfad eingetragen. Wenn Sie nun auf <Importieren> gehen, wird Ihre Datei eingelesen und Aufmaß und Abrechnung öffnet sich mit Ihrer GAEB-Datei als Leistungsverzeichnis. 81

82 Programmbedienung Aufmaßblatt erstellen (inkl. Positionen für ein Aufmaßblatt auswählen) Um ein Aufmaß zu erstellen, wechseln Sie auf die Reiterkarte Aufmaßblätter und wählen oben in der Menüleiste Aufmaß > neues Aufmaßblatt aus (Sie können auch in das gelbe Feld mit der rechten Maustaste klicken > Aufmaßblatt neu wählen). Nun können Sie sich entscheiden, ob Sie ein Raumaufmaß oder ein Positionsaufmaß erstellen wollen. Geben Sie noch Nummer und Bezeichnung ein und gehen auf <Weiter>. Tipp: Um es Ihnen noch einfacher zu machen, können Sie auch direkt aus Ihrem LV das Aufmaßblatt erstellen. Dazu markieren Sie die gewünschten Positionen (entweder die STRG Taste gedrückt halten und die gewünschten Positionen markieren [verstreute Positionen] oder die linke Maustaste gedrückt halten und die Maus über die Auswahl der Positionen schieben [für Positionen direkt untereinander]. 82

83 Aufmaße und Rechnungen erstellen Positionsaufmaß: Sie können nun mit den Pfeilen die Positionen in die Auswahl übernehmen (mit einem Pfeil wird die markierte Position[Titel] und mit zwei Pfeilen werden alle Titel und Positionen auf die andere Seite verschoben). Wenn alle gewünschten Positionen auf der rechten Seite sind, gehen Sie auf <Übernehmen>. Jetzt haben Sie im Baum auf der linken Seite unter dem Aufmaßblatt die ausgewählten Positionen. Diese können 83

84 Programmbedienung Sie im Baum auswählen und auf der rechten Seite des Bildschirms die Mengen eintragen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, über die Schaltfläche <Mengen erfassen> die Mengen über Flächen, Volumen (Formelzeile) oder einer Formel aus der Formelberechnung einzugeben. Zur leichteren Bedienung können einzelne oder ganze Ansatzzeilen kopiert und in anderen Positionen wieder eingefügt werden. Nutzen Sie dazu die Schaltflächen oberhalb der Eingabemaske (siehe rote Markierung im Bild oben). Raumaufmaß: Über den Button <Raumverwaltung> können Sie erst Ihre Räume anlegen. 84

85 Aufmaße und Rechnungen erstellen Wenn Sie die Raumverwaltung danach wieder schließen, können Sie die Räume dem Aufmaßblatt zuordnen. 85

86 Programmbedienung Jetzt können Sie wie beim Positionsaufmaß die Positionen den Räumen zuordnen und Mengen für die Positionen erfassen. Hinweis: Sie können mit der rechten Maustaste sowohl ganze Aufmaßblätter kopieren als auch einzelne aufgemessene Positionen kopieren. 86

87 Rechnungen schreiben Hinweis: Aufmaße können Sie drucken, in dem Sie das gewünschte Aufmaßblatt auswählen und mit der rechten Maustaste Aufmaßblatt drucken auswählen. Sie kommen nun wieder in den Texteditor, indem Sie den Ausdruck beliebig editieren, abspeichern und drucken können. Rechnungen schreiben Allgemein (Begriffsdefinitionen) Pauschale Rechnung /Abschlagsrechnung: In der pauschalen Abschlagsrechnung wird der Rechnungsbetrag manuell eingegeben. Abschlagsrechnung: In der Abschlagsrechnung werden alle bis zu diesem Zeitpunkt ausgeführten Leistungen über die Auswahl der Aufmaßblätter abgerechnet. Teilschlussrechnung: Diese dürfen nur nach einer Teilabnahme gestellt werden. In der Berechnung gibt es keinen Unterschied zur Abschlagsrechnung, es erscheint lediglich der Abnahmetermin. Daraus ergeben sich rechtliche Änderungen (Gewährleistung, Haftung). Schlussrechnung: Die Schlussrechnung beinhaltet alle angelegten Aufmaßblätter. Eingegangene Zahlungen und Abschlagsrechnungen werden berücksichtigt. Direkt-/Reparaturrechnung: Diese Rechnungsart ist für Rechnungen, bei denen Sie aus den Mengen des Leistungsverzeichnisses ohne die Erstellung von Aufmaßblättern sofort eine Rechnung erstellen. 87

88 Programmbedienung Hinweis: Bei der Direkt-/Reparaturrechung ist es nicht möglich pauschale Abschlagsrechnungen zu berücksichtigen Abschlagsrechnung erstellen Um eine Rechnung zu erstellen wechseln Sie auf die Reiterkarte Rechnungen und wählen oben in der Menüleiste Rechnung > Neue Rechnung > Abschlagsrechnung>. Dieselbe Funktion erhalten Sie auch über das Kontextmenü der rechten Maustaste. Anschließend können Sie eine Rechnungsnummer anfordern und die restlichen Rechnungsdaten eingeben. Hinweis: Wenn Ihre Rechnungsnummer nicht mit eins beginnen soll oder beispielsweise fünf Stellen haben soll, so können Sie dies im Auftragsmanager in der Menüleiste unter Extras > Einstellungen > Rechnungsnummern konfigurieren) Dann wählen Sie im nächsten Fenster die zugehörigen Aufmaßblätter aus und gehen auf <Weiter>. Jetzt erscheint die Rechnung auf der linken Seite im Baum. Wenn Sie die Rechnungsdaten noch mal ändern wollen, 88

89 Rechnungen schreiben gehen Sie einfach rechts oben auf <Rechnungsdaten bearbeiten>. Um die Rechnung auszudrucken, klicken Sie auf den Button <Rechnung drucken> und wählen sich eine Mustervorlage aus. Hinweis: Auch diese Vorlagen können Sie, wie im Angebotsteil beschrieben, bearbeiten. Zu ihren angelegten Rechnungen können Sie unten über den Button <neue Zahlung eingeben> erfolgte Zahlungen verbuchen. Diese werden dann in folgenden Rechnungen berücksichtigt. Pauschale Abschlagsrechnung, Direkt-/Reparaturrechnung und Schlussrechnung erstellen Pauschale Abschlagsrechnung, Direkt- /Reparaturrechnung und Schlussrechnung werden auf die gleiche Weise erstellt wie die Teilrechnungen, nur das keine Aufmaßblätter den Rechnungen zuordnen müssen. Auch diese Rechnungen können Sie wie die Teilrechnung bearbeiten und ausdrucken. 89

90 Programmbedienung FAQ s zu Aufmaß und Abrechnung: Wieso kann ich in meinem Aufmaßblatt nichts mehr ändern? Wenn Aufmaßblätter in einer Rechnung abgerechnet wurden, so sind sie für die Bearbeitung gesperrt. Wenn Sie noch etwas in einem Aufmaß ändern müssen, so müssen Sie erst die Rechnung löschen. Ich will Bilder in meinem Aufmaßblatt haben? Gehen Sie dazu auf die gewünschte Position und klicken auf der rechten Seite auf die Registerkarte Bilder. Dann bekommen Sie darüber drei Plathalter für Bilder. Klicken Sie einen davon mit der rechten Maustaste an und gehen auf den oberen Button Bild hinzufügen. Im nächsten Fenster gehen Sie dann an den Ort an dem Ihre Bilder gespeichert wurden und wählen das Bild auf der rechten Seite aus. Hinweis: Sie können Bilder auch per Drag&Drop (mit der linken Maustaste auf das Bild klicken gedrückt halten auf das Album ziehen und Maustaste loslassen) damit sie dies nicht immer suchen müssen, wenn Sie diese öfters benötigen. Gehen Sie jetzt unten auf <Übernehmen> und das Bild erscheint im Platzhalter. 90

91 Rechnungen schreiben Hinweis: Die Bilder können nicht direkt im Aufmaßblatt gedruckt werden sondern können nur als Anhang zum Aufmaßblatt ausgedruckt werden. Dazu wählen Sie Ihr Aufmaßblatt aus und gehen oben in der Menüleiste auf Aufmaß > Bilderliste drucken. Wie kann ich einen Überblick darüber erhalten welche Position noch nicht aufgemessen wurde bzw. wo Mengenüberschreitungen vorliegen? Unter der Reiterkarte Leistungsverzeichnis gibt es unten eine Auswahl, mit der Ihnen bestimme Zustände der Positionen farblich im LV angezeigt werden 91

92 Programmbedienung Ich will kein Aufmaß für meine Positionen anlegen, sondern die Mengen aus dem LV übernehmen? Wenn Sie nicht alle Positionen aus dem LV übernehmen wollen (Direkt-/Reparaturrechnung) oder eine Abschlagsrechnung erstellen wollen, können Sie auch direkt bei der Erstellung des Aufmaßblattes (in der Reiterkarte Leistungsverzeichnis Positionen markieren, rechte Maustaste > neues Aufmaßblatt erstellen) den Haken bei <Massen aus LV übernehmen> setzen. Wenn Sie nur für eine Position die Menge übernehmen wollen (beispielsweise bei Pauschal Positionen) können Sie auch die Position im Aufmaßblatt öffnen (Doppelklick auf Position im Aufmaßblatt und den Haken setzen). 92

93 Offene Posten, Rechnungen, Zahlungen verwalten Offene Posten, Rechnungen, Zahlungen verwalten Allgemeines Forderungen & Außenstände ist eine Offene-Posten- Verwaltung mit Mahnwesen und Verzugszinsberechnung. Damit haben Sie jederzeit den Überblick, welche Rechnungen noch offen sind oder bereits bezahlt wurden. Das Programm erinnert Sie automatisch an wichtige Fristen und unterstützt Sie dabei, Ihre Forderungen konsequent durchzusetzen. Das integrierte Mahnwesen bietet Ihnen je nach Rechnungstyp und Auftragsart das passende Mahnschreiben. Alle Vorlagen sind topaktuell nach BGB und VOB 2006! Mit dem praktischen Verzugszinsrechner ermitteln Sie die Zinsen, die Sie Ihren Schuldnern bei Zahlungsverzug in Rechnung stellen können. Je nach Mahnstufe werden diese Zinsbeträge automatisch in Ihre Mahnungen übernommen. Die Zinswerte im Zinsrechner können mit einem Mausklick Online aktualisiert werden. Übernahme von Rechnungen aus dem Modul Leistungsverzeichnis Falls Sie die Rechnungen im Modul Leistungsverzeichnis erstellen, nutzen Sie dort die Funktion <Rechnungsdaten übergeben>. Bitte beachten Sie, dass dazu eine Rechnungsnummer im Leistungsverzeichnis angefordert sein muss. 93

94 Programmbedienung Anzeige der Rechnungen aus dem Modul Aufmaß und Abrechnung In Aufmaß und Abrechnung erstellte Rechnungen können in Forderungen und Außenstände übersichtlich nachvollzogen und gegebenenfalls im Mahnwesen weiter bearbeitet werden. Rechnungen in Forderungen & Außenstände eintragen Klicken Sie im Modul Auftragsmanager unter einem Auftrag links im Baum (siehe Bild) auf das Modul Forderungen & Außenstände mit der rechten Maustaste. Wählen Sie im erscheinenden Menü <Neu> aus. Im Baum erscheint ein neuer Eintrag, den Sie mit einem Doppelklick öffnen. Im folgenden Dialog können Sie die vom Programm vorgeschlagenen Fristen anpassen, bestätigen Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf <Projektdaten speichern> klicken. 94

95 Offene Posten, Rechnungen, Zahlungen verwalten Rechnungen anlegen Um eine Rechnung anzulegen, klicken Sie links im Menü auf <Neue Rechnung>. Im folgenden Dialog wählen Sie zunächst die Rechnungsart aus. Tragen Sie die erforderlichen Eigenschaften und Fälligkeiten ein und geben Sie den Rechnungsbetrag netto ein. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf <Übernehmen>. Die Rechnung wird in der Übersicht angelegt. Hinweis: Beachten Sie bitte die Pflichtfelder, Rechnungsdatum, Zeitpunkt der Leistungserbringung und Fälligkeitsdatum einzutragen. Der korrekte Rechnungstyp ist für das Mahnwesen ganz entscheidend. Sie können bereits erstellte Rechnungen auch bearbeiten, in dem Sie die Rechnung in der Übersicht markieren und im Menü links auf <Bearbeiten> klicken. Sie stornieren eine Rechnung, indem Sie die gewünschte Rechnung markieren und im Menü links auf <Stornieren> klicken. Die stornierte Rechnung finden Sie unter <Stornorechnungen>. Zahlungen eingeben Zahlungen werden mit dem neuen Dialog unter <Zahlungen / Neu anlegen> eingegeben. In diesem Dialog erhalten Sie eine Übersicht zu allen Rechnungen des aktuellen Auftrags. Zur Eingabe einer Zahlung gehen sie wie folgt vor: Markieren Sie eine oder mehrere Rechnungen mit er Maus (Mehrfachauswahl: beim klicken STRG/CTRL gedrückt halten) Tragen Sie das Datum des Zahlungseingangs ein 95

96 Programmbedienung Im Feld Zahlbetrag erscheint die Summe aller gewählten Rechnungsbeträge. Das kann exakt der Zahlung entsprechen. Andernfalls tragen Sie den tatsächlich gezahlten Betrag ein. Damit bleibt ein Restbetrag offen. Unter Rechnungen und Zahlungen <Übersicht> erhalten Sie dann einen Überblick über die gestellten Rechnungen und die erfolgten Zahlungen. 96

97 Offene Posten, Rechnungen, Zahlungen verwalten Fristen zur Rechnung Wechseln Sie in die Rechnungsübersicht. Klicken Sie dazu in der Bedienleiste unter Rechnungen auf <Übersicht>. Wenn Sie anschließend eine Rechnung markieren, erscheinen oben 2 weitere Kartenreiter: Fristen und Mahnwesen. Die Termine Fälligkeit und Verjährung sind je Rechnung direkt nach der Dateneingabe vorhanden. Sobald Fristen anstehen erinnert Sie das Programm und gibt Ihnen Hinweise, was im jeweiligen Fall zu tun ist. Mahnungen erstellen Markieren Sie eine Rechnung in der Rechnungsübersicht und wechseln Sie in den Reiter Mahnwesen. 97

98 Programmbedienung Im folgenden Dialog wird angezeigt, wann das Mahnwesen zu dieser Rechnung beginnt. Wenn die Fälligkeit der Rechnung verstrichen ist, kann aus Kulanzgründen eine individuelle Nachfrist gesetzt werden. Ist die Nachfrist ebenfalls abgelaufen, sollten Sie eine Zahlungserinnerung erstellen. Klicken Sie dazu auf <Zahlungserinnerung erstellen>. Hinweis: Wenn Ihre Forderungen nicht beglichen werden, können Sie über <Inkassoservice> Ihre Außenstände ab 29 Euro je Forderung von unseren Partneranwälten eintreiben lassen. Mehr dazu auf Verzugszinsrechner Um Ihre Verzugszinsen zu berechnen, können Sie unter Extras > Zinsrechner einen Verzugszinsrechner öffnen. Geben Sie die Bauherrenkategorie, den Rechnungsbetrag und die Termine ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Berechnen>, um die Zinsen berechnen zu lassen. Um die aktuellen Zinssätze aus dem Internet herunter zu laden, benutzen Sie die Schaltfläche <Aktuellen Zinswert überprüfen>. Alle offenen Posten anzeigen Um alle offenen Posten auf einen Blick sehen zu können, können Sie die Funktion Außenstände prüfen nutzen. Sie finden diese Funktion im Auftragsmanager unter dem Reiter Funktionen (siehe Bild). 98

99 Offene Posten, Rechnungen, Zahlungen verwalten Markieren Sie einen Auftrag und klicken Sie auf die Schaltfläche <Öffnen>, um den offenen Posten in Forderungen & Außenstände weiter zu bearbeiten. Oder nutzen Sie unseren Inkassoservice, indem Sie die entsprechende Schaltfläche nutzen. Berichte drucken Um Berichte und Übersichten der offenen Rechnungen oder Rechnungen im Mahnwesen auszudrucken, erstellen Sie die entsprechenden Dokumente im Menü unter >Rechnungsausgangsbuch>. Häufig gestellte Fragen zu Forderungen & Außenständen: Wie kann ich alle meinen Offenen Posten sehen? In der Menüleiste können Sie unter Rechnungsausgangsbuch eine Liste über die Offenen Posten und eine 99

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