Wegweiser. rewi Handwerksbüro. rewi Bausoftware ein Geschäftsbereich der WEKA MEDIA

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1 eacht Handbuch Wegweiser rewi Handwerksbüro rewi Bausoftware ein Geschäftsbereich der WEKA MEDIA

2 Wegweiser Herzlich willkommen Sehr geehrte Damen und Herren, Sie kennen das: Kosten kalkulieren, Angebote erstellen, Rechnungen und Briefe schreiben, offene Posten verwalten damit verbringen Sie viele Stunden, von der Zeit, die Sie damit verbringen, sich auf dem Laufenden zu halten, ganz zu schweigen. Ihr rewi Handwerksbüro unterstützt Sie optimal bei allen Aufgaben, die in Ihrem Büro anfallen. Es bietet Ihnen vom Angebot über Baustellenplanung bis hin zur Nachkalkulation alles, was Sie zur perfekten Auftragsabwicklung brauchen. Und das besondere: Sie bekommen das rewi Handwerksbüro inklusive Leistungstexten speziell für Ihr Gewerk. Die angegebenen Lohn- und Materialpreise sind vom Privaten Institut für Baupreisforschung (P.I.B) geprüft und immer aktuell. Das Programm ist genial einfach! Und wenn bei Ihrer Arbeit rechtliche Fragen auftauchen, lesen Sie bei jedem Programmpunkt das entsprechende Fachwissen nach. Sie werden sehen, mit dem rewi Handwerksbüro sparen Sie eine Menge Zeit! Überzeugen Sie sich selbst. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg! In diesem Sinne viel Erfolg Ihr rewi-team ein Geschäftsbereich der WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Werner Müller Geschäftsführer 2

3 Herzlich willkommen Wegweiser 1 Herzlich willkommen... 2 Erste Schritte 7 Verwendung des Handbuchs... 7 Textkonventionen... 7 Installation... 8 Demoversion/Freischaltung... 8 Lizenzvereinbarung... 9 Systemvoraussetzungen... 9 Datensicherung... 9 Erstinstallation Updates Deinstallation Programmbedienung 15 Starten des Programms Allgemeines Der Auftragsmanager - Startbildschirm Eigene Firmendaten eingeben Fachinformationen Aufträge anlegen Kunden anlegen und einem Auftrag zuweisen Einzelne Bearbeitungsschritte des Auftrags starten Häufig gestellte Fragen zum Auftragsmanager:. 21 Stundenverrechnungssatz berechnen Erstellen des Stundenverrechnungssatzes SVS-Schnellrechner Aktuelle Lohnkostenwerte als Datenbank hinterlegt Daten an rewi LV übergeben

4 Wegweiser Angebot erstellen...37 Leistungsverzeichnis zusammenstellen...39 Neu und einzigartig: Preise speziell für Ihr Landkreis...40 Jetzt erstellen Sie Angebote und Rechnungen 50% schneller...40 Angebot ausdrucken und abspeichern...41 Rechnung aus Leistungsverzeichnis erstellen...43 Vorlagen anpassen...44 Häufig gestellte Fragen zum LV:...48 Baustellenplanung...56 Programm starten...56 Projekt erstellen...57 Projektdaten eingeben...59 Ressourcen anlegen...60 Bautagebuch...62 Aufmaße erstellen...62 Übergabe des Leistungsverzeichnisses an Aufmaß und Abrechnung...62 Aufmaßblatt erstellen (inkl. Positionen für ein Aufmaßblatt auswählen)...64 Rechnungen erstellen...72 Teilrechnung erstellen...73 Pauschale Abschlagsrechnung, Direkt- /Reparaturrechnung und Schlussrechnung erstellen...74 Häufig gestellte Fragen zu Aufmaß und Abrechnung:...75 Offene Posten verwalten...76 Übernahme der Rechnungen von Aufmaß und Abrechnung oder LV...77 Erstellen eines neuen Projektes...80 Rechnungen anlegen

5 Herzlich willkommen Zahlungen eingeben Mahnungen erstellen Projektabschluss Häufig gestellte Fragen zu Forderungen und Außenständen: Anhang 87 Lizenzvereinbarung Hotline-Service Kundenservice Index

6 Wegweiser 6

7 Verwendung des Handbuchs Erste Schritte In diesem Kapitel erfahren Sie mehr über die Textkonventionen in diesem Handbuch die Systemanforderungen der Software die Installation und den Aufbau des Programms Verwendung des Handbuchs Dieses Handbuch wird Sie bei der Einrichtung der neuen Software auf Ihrem Computer unterstützen. Sie erfahren, wie Sie das Programm installieren und wie es aufgebaut ist. Die wesentlichen Funktionen werden kurz vorgestellt und es wird Schritt für Schritt erläutert, wie Sie in wenigen Minuten zum Ziel kommen. Hinweis: Die aktuellsten Versionen unserer Handbücher können Sie jetzt auch immer im Netz finden. Unter: können Sie Ihr Programm auswählen und finden in den FAQ-Punkten auch das Handbuch zum Download. Textkonventionen Bitte machen Sie sich nun kurz mit den wichtigsten Konventionen dieses Handbuchs vertraut, dann wird Ihnen der Einstieg noch leichter fallen. In der Regel beschreibt das Handbuch die Bedienung mit Hilfe der Programm- und Kontextmenüs. Häufig gibt es darüber hinaus jedoch auch noch die Möglichkeit, ent- 7

8 Erste Schritte sprechende Schaltflächen auf der Symbolleiste oder Funktionstasten zu verwenden. Konvention <...> z.b. <OK>... >... z.b. Datei > Öffnen... z.b. Brennwertkessel Bemerkung Kennzeichnet Buttons, die Sie anklicken können Verweist auf einen Eintrag im Programmoder Kontextmenü Kennzeichnet Eingaben, die Sie in bestimmten Feldern vornehmen müssen, oder Bereiche in Dialogen, auf die Sie hingewiesen werden. Anmerkung Wichtige Information, die Sie auf jeden Fall beachten sollten. Installation Tipp Hinweis zur leichteren oder alternativen Bedienung des Programms. Siehe auch... Verweis auf weiterführende Informationen in diesem Handbuch oder in der Online-Hilfe. Demoversion/Freischaltung Um die Demoversion zu installieren, klicken Sie während der Installation bei Abfrage des Programmschlüssels auf <Weiter>. Die Demoversion kann 21 Tage uneingeschränkt genutzt werden. Nach Ablauf dieser Zeit müssen Sie den mitgelieferten Programmschlüssel beim Starten des Programms eingeben (Bitte den Freischaltcode auch erst dann aufrubbeln, da ein Öffnen des Freischaltcodes zum Kauf verpflichtet. Ein Testen des Programms für 21 Tage ist auch ohne den Freischaltcode möglich). 8

9 Installation Lizenzvereinbarung Durch die Bestätigung bei der Installation und mit dem Gebrauch der Software erkennen Sie die Lizenzvereinbarung an. Sie finden die Vereinbarung auch in der Hilfefunktion unter Lizenzvereinbarung. Sollten Sie mit dieser Lizenzvereinbarung nicht einverstanden sein, so entfernen Sie bitte die Installation von Ihrem Rechner. Systemvoraussetzungen Stellen Sie sicher, dass Ihr Computer die folgenden Mindestanforderungen erfüllt, bevor Sie das Programm installieren: Microsoft Windows 2000/XP Prozessor Pentium III oder höher Verfügbarer Festplattenspeicher von ca. 300 MB Verfügbarer Arbeitsspeicher von mind. 128 MB VGA-Grafikkarte mit empfohlener Auflösung von 1024 x 768 Punkte CD-Rom Laufwerk Für den Support wird ein Internetzugang und eine E- Mailadresse benötigt Datensicherung Beenden Sie alle rewi Programme (einschließlich der Terminverwaltung [klicken Sie rechts unten in der Taskleiste mit der rechten Maustaste auf die Terminverwaltung und wählen Sie beenden]). Führen Sie eine Datensicherung durch, indem Sie folgenden Ordner der Vorgängerversion auf eine CD brennen, einen USB-Stick speichern etc.: 9

10 Erste Schritte C:\Programme\Rewi-Verlag\ Tipp: Diese Art der Datensicherung ist nur vor der Updateinstallation nötig. Wenn sie das Programm aufgespielt haben, können Sie jederzeit eine Datensicherung über Extras > Datensicherung / Datenwiederherstellung erstellen. Dazu müssen Sie nur die Programme welche gesichert werden sollen und den Speicherort bestimmen und die Datensicherung wird erstellt. Zur Herstellung der Daten wählen Sie die Wiederherstellung aus, geben den Speicherort der Sicherung und die Programme, welche hergestellt werden sollen an und der Stand der Datensicherung wird wiederhergestellt. Erstinstallation Bevor Sie die Arbeit mit dem Programm beginnen können, müssen Sie es auf Ihrer Festplatte installieren. Das Installationsprogramm erledigt alle Arbeitsschritte, die zur Inbetriebnahme des Programms notwendig sind. 10

11 Installation Beachten Sie bitte, dass Verzeichnisse und Dateien nach der Installation nicht mehr umbenannt oder verschoben werden dürfen, da ansonsten das Programm nicht ordnungsgemäß arbeiten kann. 1. Starten Sie Windows wie gewohnt. 2. Legen Sie die CD-ROM in Ihr CD-Laufwerk. 3. Das Installationsprogramm wird dann automatisch gestartet. Falls kein automatischer Start erfolgt, führen Sie das Programm setup.exe auf der CD aus. (Weg 1: Drücken Sie links unten den Button Start > Ausführen, unter <Öffnen> den Buchstaben Ihres CD- Rom Laufwerks [hier D] und setup.exe eintragen z.b. D:\setup.exe Weg 2: Öffnen Sie Ihren Arbeitsplatz (Desktop) und klicken Sie Ihre CD-ROM doppelt an (bzw. rechte Maustaste <Öffnen>) und Starten die setup.exe (Anwendung) mit einem Doppelklick). 4. Folgen Sie einfach den Anweisungen des Installationsprogramms. Hinweise: Zur Installation sollten Sie in Windows immer Administratorrechte haben (Dies können Sie in der Systemsteuerung [Start > (Einstellungen) > Systemsteuerung im Ordner Benutzerkonten (bzw. Benutzer und Kennwörter in älteren Windows Versionen)] nachsehen. Des Weiteren sollten Sie Virenscanner während der Installation des Programms deaktivieren (nicht deinstalliert!), da diese zu Komplikationen bei der Installation führen können. Updates Um die Software als Update zu installieren, gehen Sie wie folgt vor: 11

12 Erste Schritte 1. Starten Sie Windows wie gewohnt. Achten Sie darauf, dass keine Programme geöffnet sind (Ganz wichtig ist, dass alle rewi Programme geschlossen sind, da es sonst zu Fehlern im Programm kommt). 2. Legen Sie die CD-ROM in Ihr CD-Laufwerk. 3. Das Installationsprogramm wird dann automatisch gestartet. Falls kein automatischer Start erfolgt, führen Sie das Programm setup.exe (Analog zur Erstinstallation) auf der CD aus. 4. Folgen Sie einfach den Anweisungen des Installationsprogramms. Hinweise: Zur Installation sollten Sie in Windows immer Administratorrechte haben (Dies können Sie in der Systemsteuerung [Start > (Einstellungen) > Systemsteuerung im Ordner Benutzerkonten (bzw. Benutzer und Kennwörter in früheren Windows Versionen)]. Des Weiteren sollten Sie Virenscanner während der Installation des Programms deaktivieren, da diese zu Komplikationen bei der Installation führen können. Hinweis: Deinstallieren Sie bitte keine alten Versionen, bevor Sie nicht die neue Version aufgespielt haben und getestet haben, ob alle Daten aus der Vorgängerversion ordnungsgemäß übernommen wurde. (Bitte beachten Sie zur Deinstallation von Vorgängerversionen noch den Hinweis zur Deinstallation) 12

13 Installation Deinstallation Sie können das Programm über die Systemsteuerung von Windows deinstallieren (Start > (Einstellungen) > Systemsteuerung > Software). Sie müssen erst alle Module deinstallieren, bevor Sie das Handwerksbüro selber deinstallieren können, da dort die Kundendaten gespeichert sind, welche für jedes Programmmodul (Aufmaß und Abrechnung 4.1, Bauplaner 3.4, Forderungen und Außenstände 3.3, LV 6.8, Stundenverrechnungssatz 4.1) benötigt werden. Hinweis: Wenn Sie eine Vorgängerversion nach erfolgreicher Installation der neuen Version deinstallieren wollen, so gehen Sie dazu bitte in die Systemsteuerung (wie oben beschrieben) und suchen die Version mit der richtigen Versionsnummer aus. Wenn Sie mit einer CD deinstallieren kann es sein, dass sie die falsche Version deinstallieren. 13

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15 Starten des Programms Programmbedienung Starten des Programms Allgemeines Wählen Sie im Startmenü rewi Handwerksbüro (Gehen Sie dazu unten links auf den Startbutton > (Alle)Programme > rewi Bausoftware > rewi Handwerksbüro > rewi Handwerksbüro) um das Programm zu starten. Hinweis bei Updates: Bitte starten Sie bei einem Update nicht die Verknüpfung auf Ihrem Desktop, denn diese führt Sie zu Ihrem alten Programm. Dieses können Sie natürlich nicht mit dem neuen Freischaltcode freischalten. Gehen Sie über das Startmenü ins Programm (siehe oben). Wenn Sie eine neue Desktopverknüpfung brauchen, löschen Sie die alte (rechte Maustaste > Löschen) und gehen Sie zu dem Startmenüeintrag, mit welchen Sie das Programm öffnen (rewi Handwerksbüro) und klicken das Symbol statt sonst mit der linken einfach mit der rechten Maustaste an. Dort wählen Sie Senden an > Desktop (Verknüpfung erstellen) aus. Jetzt wird auf Ihrem Desktop eine Verknüpfung zum neuen Programm erstellt. 15

16 Programmbedienung Der Auftragsmanager - Startbildschirm Nach dem Programmstart befinden Sie sich im Auftragsmanager, indem Sie Aufträge, Kunden und Termine verwalten. Auf dem Startbildschirm haben Sie auf der rechten Seite eine Graphik mit dessen Diagrammen Sie durch die Programmteile geführt werden. Hinweis: Diese Startgrafik finden Sie immer wenn Sie links unten auf Aufträge/Funktionen klicken und dann auf der rechten Seite die Reiterkarte Funktionen auswählen (dunkelblau). Eigene Firmendaten eingeben Im Auftragsmanager können Sie auch Ihre eigenen Firmendaten eingeben. Diese werden dann automatisch in die Drucke der einzelnen Module eingefügt. 16

17 Starten des Programms Um in die Firmendaten aufzurufen klicken Sie links unten auf <Eigene Daten>. Dann öffnet sich das Firmendatenfenster. Hier tragen Sie die Ihre Daten ein. Unten am Fensterrand haben sie noch verschiedene Reiterkarten, welches sie durchgehen können. Wenn Sie alle Daten eingegeben haben, können Sie diese links oben im Fenster <Speichern> und mit dem X rechts oben im Fenster den ganzen Dialog schließen. Fachinformationen Im Laufe Ihrer Arbeit erscheint zu vielen Eingabefeldern rechts unten am Bildschirm die rewi Infobox. 17

18 Programmbedienung Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, erhalten Sie umfangreiche Fachinformationen zum jeweils relevanten Thema. Sie können die Fachinformationen auch jederzeit aufrufen, indem Sie im Auftragsmanager in der Menüleiste auf <Fachinformationen> klicken. Aufträge anlegen Um einen neuen Auftrag anzulegen, klicken Sie im Bildschirm links unten auf <Aufträge> um in den Bearbeitungsbildschirm für die Aufträge zu gelangen. 18

19 Starten des Programms Dort können Sie mit <Neuen Auftrag anlegen> ein Fenster öffnen, in dem Sie Ihre Daten für den Auftrag eingeben können. Mit dem Button <Übernehmen> speichern Sie dann Ihre Eingaben. Wollen Sie dies danach noch mal verändern können Sie den Auftrag über den Button <Auftrag bearbeiten> wieder öffnen. Hinweis: Mit dem Button <Auftrag löschen> können Sie den ganzen Auftrag mit den dazu gehörigen Teilschritten, wie beispielsweise Angebot und Baustellenplanung, löschen. Dieser Schritt kann nach dem Bestätigen nicht mehr rückgängig gemacht werden. Daher löschen Sie bitte keine Aufträge in denen Angebot oder sonstige Daten sind, die Sie später noch brauchen können. Kunden anlegen und einem Auftrag zuweisen Im Auftragsmanager unter Kunden können Sie Ihre Kunden anlegen (<Kunden> links auswählen und links oben in der Liste <neu anlegen> wählen. Angaben bitte immer links oben über den <Speicher> -Button speichern). 19

20 Programmbedienung Die in der Kundenseite angegeben Kunden können Sie dann auf der Auftragsseite mit dem Button <Kunden auswählen> dem Auftrag als Auftragsgeber zuweisen. Tipp: Kundendaten aus anderen Programmen importieren Die Übernahme von Kundendaten aus anderen Programmen ist bei den Kunden über Outlook möglich oder über Tabellen in txt(text), xls(word), mdb (Accessdatenbank), xml(xml Datenbank), htm bzw html (HTML- Dateien) db(paradoxdatenbanken). Dazu gehen Sie unter Kunden auf der linken Seite auf <Adressen importieren> bzw. über die Menüleiste Adresse > Adressen importieren. Wählen Sie das Format der zu importierenden Datei in der ersten Seite aus und gehen dann auf <Nächster>. Auf der nächsten Seite gehen Sie auf den Button mit drei Punkten, wählen die zu importierende Datei aus und gehen mit <Nächster weiter>. Auf der Schritte-6-Seite bekommen Sie Ihre Tabelle angezeigt. Die Zeilen (A, B, C, ) müssen Sie dann auf der Schritt-7-Seite den Datenplatzhalter des Auftragsmanager zuordnen. Auf der Schritt-8-Seite bekommen Sie dann das Endergebnis präsentiert und können auf der letzten Seite noch auswählen, wie die Daten eingefügt werden sollen. Mit dem Button <Importieren> können Sie die Daten dann einlesen. Einzelne Bearbeitungsschritte des Auftrags starten Wenn Sie einen neuen Auftrag angelegt haben, erscheint, auf der linken Seite im Baum Ihr neues Projekt mit einem blauen Kasten davor. Darunter sehen Sie die einzelnen Bearbeitungsschritte, welche zum Projekt möglich sind. Diese einzelnen Bearbeitungsschritte sehen Sie 20

21 Starten des Programms auch als Diagramm auf der rechten Seite unter Funktionen (siehe auch Startbildschirm). Um leeres Projekt für die einzelnen Bearbeitungsschritte zu erstellen, klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste beispielsweise auf Angebot (im Baum auf der linken Seite) und wählen <Neu>. Jetzt werden zu den einzelnen Bearbeitungsschritten neue Projekte angelegt, welche sie mit einem Doppelklick bei dem gewünschten Bearbeitungsschritt öffnen können. Hinweis: Sie können auch ganz schnell über die Graphik die einzelnen Bearbeitungsschritte öffnen, in dem Sie auf das jeweilige Diagramm klicken. Wenn Sie mehrere Angebote haben, müssen Sie vorher noch im Baum das betreffende Angebot markieren. Mit dem Diagramm können Sie auch einfach Ihr Leistungsverzeichnis vom Angebot in den Bearbeitungsschritt zum Aufmaß und Abrechnung bzw. zur Baustellenplanung übergeben. Dazu müssen Sie nur mit auf den jeweiligen grauen Kasten (vor dem betreffenden Zielprogramm) klicken. Die Daten werden automatisch übergeben und das jeweilige Programm geöffnet. Häufig gestellte Fragen zum Auftragsmanager: Wozu bekomme ich zwei Freischaltcodes und wo gebe ich diese ein? Der lange Freischaltcode (Form: xxxx-xxxx-xxxx-xxxx) ist der Programmschlüssel und dient der Freischaltung des Programms. Diesen können Sie beim Installieren der Vollversion eingeben (bzw. im Auftragsmanager unter Programmfreischalten). Der kurze Freischaltcode ist der Gewerkeschlüssel und schaltet die Stammtexte für Ihre Gewerke frei. Um diesen einzugeben, müssen Sie das 21

22 Programmbedienung Programm starten (Öffnen Sie den Auftragsmanager, gehen Sie erst auf <Projekte> und dann auf <Leistungsverzeichnis> bzw. gleich unten auf die Leiste auf <Leistungsverzeichnis>. Jetzt erscheint in der Mitte eine Leiste mit einem Button zum Starten des Programms. Betätigen Sie den Button und das Programm rewi LV öffnet sich.). Im rewi LV gibt es im Startmenü einen Eintrag <Programm freischalten> unter dem Sie auch das Programm freischalten, wenn Sie die Demoversion installiert habe. Sie können die Gewerke freischalten, wenn Sie auf rewi Leistungsverzeichnisse freischalten gehen. Dort geben Sie unter Gewerkeschlüssel Ihren Freischaltcode ein und drücken die Entertaste. Jetzt sollte rechts automatisch das Gewerk stehen und Sie können mit OK den Einlesevorgang beginnen. 22

23 Starten des Programms Kann ich einen Kopf für meine Dokumente erstellen? Sie können einen Kopf für Ihre Dokumente schon im Auftragsmanager anlegen. Wählen Sie in der Menüleiste des Auftragsmanagers unter Extras > Einstellung > Kopf- / und Fußzeile bearbeiten aus. Im darauf folgenden Arbeitsbildschirm können Sie Ihre Kopf- bzw. Fußzeile anpassen oder auch ein Grafik einfügen. Das ganze Speichern Sie mit dem Diskettensymbol ab. Wo kann ich die Rechnungsnummer einstellen? Die Rechnungsnummer können Sie in der Menüleiste des Auftragsmanagers unter Extras > Einstellung > Rechnungsnummer konfigurieren. 23

24 Programmbedienung Dort können Sie den Startwert für die nächste Rechnung eingeben. Wenn sie keine Rechnungsnummern auslassen, brauchen Sie dort keine weiteren Einstellungen mehr vornehmen, da das Programm automatisch von Ihrem eingegebenen Startwert hoch zählt. Hinweise: Wenn Sie eine Nummer auslassen wollen oder wieder um eine Nummer zurückgehen wollen, können Sie diese im Auftragsmanager einstellen und Ihr gewünschtes Modul neu starten. Der Auftragsmanager übernimmt nun diese Änderung in Ihr Modul. In diesem Fenster lässt Sie auch bestimmen wie viele Stellen Ihre Rechnungsnummer haben soll. Vom Auftragsmanager wird diese Information an alle anderen Module übergeben, so dass Sie dort keine Änderungen mehr vornehmen müssen. 24

25 Starten des Programms Wo kann ich die Mehrwertsteuer einstellen? Im Auftragsmanager können Sie unter Extras > Einstellungen > Mehrwerststeuersätze (siehe oben über der Rechnungsnummer) einstellen die Sätze ändern. Diese Information wird dann vom Auftragsmanager an die anderen Module übergeben. Wie importiere ich meine bestehenden Kundendaten aus einem anderen Programm? Daten können über den integrierten Assistenten schnell und einfach importiert werden. Hinweis: In der Regel muss auch das dazugehörige Anwendungsprogramm auf Ihrem PC installiert sein, um das Format verwenden zu können. Kein Anwendungsprogramm ist z. B. bei den Formaten Text, HTML, XML erforderlich. 1. Wählen Sie in den Kundenstammdaten das Menü Datei/Adressen importieren. 2. Wählen Sie das gewünschte Dateiformat aus und klicken Sie auf Nächster > 3. Geben Sie die Datei an, welche Sie importieren möchten. 25

26 Programmbedienung Alternativ können Sie über die Schaltfläche die Datei über ein Dialogfenster auswählen. Der Zeichensatz gibt an, wie die zu importierenden Daten interpretiert werden sollen. Beim Import einer Access-Datenbank müssen Sie noch den Namen der Tabelle aus der Liste auswählen. Klicken Sie anschließend auf Nächster >. 4. Die nachfolgenden Seiten sind vom gewählten Dateiformat abhängig. Beispiel: Import von Kundendaten aus einer Excel- Datei: Führen Sie die Punkte 1-3 aus. Es erscheint folgendes Fenster: Hier geben Sie im Feld Erste Zeile den Wert an, ab dem der Import beginnen soll, z. B. Wert 2 bedeutet, dass der Import erst ab der 26

27 Starten des Programms zweiten Zeile der Excel-Tabelle beginnt. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Nächster >. Es erscheint folgendes Vorschaufenster: Hier können Sie die Spalten (A, B, C usw.) mit Titeln belegen. Klicken Sie dazu auf den Spaltenbuchstaben und Sie erhalten eine Liste mit Titeln. Wählen Sie hier den gewünschten Titel aus und klicken Sie auf Nächster >. Es erscheint folgendes Fenster: 27

28 Programmbedienung Hier nehmen Sie die Feldzuordnungen vor. Die Felder der Kundenstammtabelle werden als Ziel bezeichnet und stehen untereinander. Als Quelle dienen die Spalten der Excel-Tabelle. Ordnen Sie den verschiedenen Zielen den dazugehörigen Spaltenbuchstaben der Excel-Tabelle zu. Geben Sie den Schlüssel an, nach dem der Import stattfinden soll. Der Schlüssel dient dazu, festzulegen, welche neuen und bereits vorhandenen Daten das Programm miteinander vergleichen soll. Identische Schlüssel von neuen und bereits vorhanden Daten werden mit den neuen Daten überschrieben, z. B. wenn Sie als Schlüssel die Kundennummer auswählen und Sie haben eine bereits vorhandene Kundennummer 1000 und in der zu importierenden Excel-Tabelle existiert auch eine Kundennummer 1000, werden die Daten des vorhandenen Kunden mit den zu importierenden Daten überschrieben. Es erscheint nochmals ein Vorschaufenster, damit Sie die Daten noch einmal überprüfen können. 28

29 Starten des Programms Wenn alle Daten stimmen, klicken Sie auf Nächster >, falls Sie noch Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf < Zurück und nehmen Ihre Änderungen vor. Abschließend erscheint folgendes Fenster: Hier entscheiden Sie, wie die neuen Daten in Ihre Kundenstammtabelle übernommen werden: Füge Datensätze zur Zieltabelle hinzu : Die zu importierenden Kunden werden als neue Kunden übernommen und erhalten automatisch eine neue Kundennummer, falls diese bereits vergeben worden ist. 29

30 Programmbedienung Die weiteren Möglichkeiten stehen nur zu Verfügung, wenn auch eine Kundennummer importiert wird. Über die Kundennummer kann ein bereits bestehender Kunde gefunden und aufgrund der neuen Daten beispielsweise aktualisiert werden. Nach Ihrer Auswahl klicken Sie auf Nächster > und starten damit den Import. Wie exportiere ich meine bestehenden Kundendaten aus einem anderen Programm? Der Kundendatenexport funktioniert wie der Import. Über den integrierten Assistenten können Sie Ihre Daten leicht in. Was mache ich, wenn das Programm keine passende Stadt zu einer Postleitzahl findet? Lassen Sie das D für den Ländereintrag weg. Jetzt können Sie die Postleitzahl und den Ort selber eingeben. Wie kann ich meine Kunden sortieren beispielsweise nach der Kundennummer oder dem Namen? Bei Kunden sehen Sie als Überschrift der Kundentabelle einige Begriffe fett gedruckt. Nach diesen Titeln kann sortiert werden. Dazu klicken Sie einfach mit der linken Maustaste auf den fettgedruckten Begriff und schon wird nach dieser Spalte sortiert. Warum erscheint die Kundenadresse nicht im Ausdruck? Überprüfen Sie beim Kunden, ob in der Briefanschrift alle Haken gesetzt sind (Dazu zunächst auf der linken Seite Kunden auswählen. Dann erscheint auf der linken Seite die Auswahl Briefanschrift; ggfs. alle Hacken einmal rausnehmen und wieder neu einsetzen und dann <Speichern>). 30

31 Starten des Programms Wo kann ich die Dokumente, welche ich in den einzelnen Modulen erstellt habe, finden? Die Dokumente sind alle zentral im Auftragsmanager aufrufbar. Gehen Sie links in der Auswahl auf <Bilder und Dokumente>. Wählen sie auf der linken Seite <Dokumente> aus. Jetzt wird ein Fenster geöffnet, in dem auf der linken Seite die Kunden und rechts die vier Ordner (Angebote, Anschreiben, Eigene Dateien, Rechnungen) stehen, welche Sie auch schon vom Abspeichern der Dokumente kennen. Sie können die Ordner mit einem Doppelklick öffnen und finden dort die vorher abgespeicherten Dokumente. Tipp: Sie können auch andere elektronische Daten dem Kunden zuweisen, über die Registerkarte <Zugewiesene Dokumente>. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in das rechte Feld, unter Dateiname, und wählen Datei einfügen aus. Jetzt können Sie den Speicherort der gewünschten Datei angeben und die Datei in die Dokumentenverwaltung rein laden (so können Sie beispielsweise Ihr Beweisfotos der Baustelle direkt beim Kunden abspeichern um sie im Fall gleich zur Hand zu haben). 31

32 Programmbedienung Hinweis: Im Windows Explorer werden die Dokumente im Ordner des Kunden (Die Kunden-Ordner haben die Kundennummer aus dem Auftragsmanager als Namen. Im Kunden-Ordner sind auch die vier Ordner Angebote, Anschreiben, Eigene Dateien und Rechnungen) im Pfad C:\Programme\REWI-Verlag\REWI-Zentrale\Daten\Dokumente\Kunden\ gespeichert. Wie kann ich ein Dokument an eine hängen? Dies ist über den Umweg über Word möglich. Ein Dokument können Sie direkt an Microsoft Word senden. Dazu klicken Sie im geöffneten Dokument auf Datei > Senden an > Microsoft Word. Damit wird das Dokument direkt in Word geöffnet. Von Word können Sie ein Dokument an den -Empfänger (Outlook) senden. Klicken Sie dazu in Word auf Datei > Senden an > Empfänger (als Anlage). Jetzt wird automatisch Outlook geöffnet, in der das Dokument als Attachment an eine angehängt wurde, welche Sie wie gewohnt abschicken können. 32

33 Starten des Programms Wie kann ich einen Text für den Serienbrief eingeben, so dass er in alle Briefe übernommen wird? Wenn Sie auf Serienbrief in der Kundenverwaltung geklickt und die Kunden ausgewählt haben, können Sie die Vorlage für den Serienbrief auswählen und klicken auf <Bearbeiten>. Jetzt öffnet sich die Vorlage für den Serienbrief. An der Stelle mit dem Strich können Sie Ihren gewünschten Text eintragen. Wenn Sie fertig sind, Speichern Sie die Vorlage oben links unter Datei > Speichern unter. Geben Sie bei Dateinamen einen Namen für die Vorlage ein und klicken auf <Speichern>. Schließen Sie die Vorlage und wählen Sie im Fenster Serienbriefvorlagen die Eigenen Vorlagen aus. Dort ist jetzt Ihre Vorlage, welche Sie gerade bearbeitet haben. Wählen Sie diese aus und klicken auf <Ok>. Jetzt wird Ihr Serienbrief erstellt. Hinweis: Zur weiteren Bearbeitung lesen Sie bitte weiter im Kapitel Angebot erstellen > Vorlagen anpassen Was mache ich bei einem Fehler im RPC-Server? Bitte starten Sie den Rechner neu, gehen Sie im Verzeichnis C:\Programme\Rewi-Verlag\Rewi-Zentrale auf die Datei RWZSvr.exe und öffnen Sie die Datei (Doppelklick auf diese Datei). Starten Sie den Rechner nun erneut. Was mache ich, wenn die Kunden.mdb nicht gefunden werden kann? Auf der CD im Verzeichnis Support gibt es im Ordner DB eine Kunden.mdb, welche Sie direkt in das Daten- Verzeichnis der Zentrale (C:\Programme\Rewi- Verlag\Rewi-Zentrale\Daten) kopieren können (Dazu den Windows Explorer oder den Arbeitsplatz [normalerweise ist eine Verknüpfung auf dem Desktop angelegt] öffnen). Bitte nach dem Kopiervorgang (gewünschte Datei markieren; rechte Maustaste > Kopieren; zum Zielverzeichnis 33

34 Programmbedienung wechseln; rechte Maustaste auf Daten-Ordner > Einfügen) einen eventuellen Schreibschutz entfernen (rechte Maustaste > Eigenschaften; Haken bei Schreibschutz unter Attributen entfernen, falls vorhanden; auf <Übernehmen> und danach auf <OK> um das Fenster zu schließen). Stundenverrechnungssatz berechnen Starten des Programms Klicken Sie in Ihrem Auftragsmanager oben links auf den Button Stundenverrechnungssatz. Jetzt öffnet sich die Stundenverrechnungssatzverwaltung. In dieser legen Sie mit dem Button <SVS neu> einen neuen Stundenverrechnungssatz an. Füllen Sie Ihre Angaben aus und klicken Sie auf <Erstellen>. Jetzt wird der Programmteil zum Stundenverrechnungssatz geöffnet. 34

35 Stundenverrechnungssatz berechnen Erstellen des Stundenverrechnungssatzes Die Kapitel des Stundenverrechnungssatzes beginnen mit einer Übersichtsseite, in welcher Sie auswählen können, ob Sie die Angaben detailliert oder per Schnelleingabe direkt in die Übersicht eingeben wollen. Zur detaillierten Eingabe gehen Sie rechts unten auf <Weiter> und das Programm führt Sie automatisch durch die Eingabemöglichkeiten. Bei der Schnelleingabe füllen Sie hier die Felder selber aus und gehen im Baum zum nächsten Hauptpunkt über (linker Mausklick auf die nächste fettgedruckte Überschrift). Häufig besitzen Sie über ein Auswahlmenü in der rechten oberen Ecke die Möglichkeit zu bestimmen, ob Sie Vorgabewerte der Informationsdatenbank oder die Werte, welche Sie vorher schon eingeben haben, in die Seite übernehmen wollen. 35

36 Programmbedienung SVS-Schnellrechner Alle Ihre Eingaben haben natürlich Auswirkungen auf den ermittelten Stundenverrechnungssatz Ihres Handwerksbetriebs. Damit Sie diese Auswirkungen immer im Blick behalten, zeigt Ihnen der SVS-Schnellrechner immer sofort den aktuell berechneten Stundenverrechnungssatz an. So können Sie auch gezielt herausfinden, mit welchen Änderungen Sie den größten Effekt erzielen können. Aktuelle Lohnkostenwerte als Datenbank hinterlegt Wichtige Lohnkostenwerte wie Sozialversicherungsanteile, Jahresarbeitstage, durchschnittliche Fehlzeiten usw. sind auf dem aktuellen Stand im Programm hinterlegt. Damit Sie diese Daten nun nie mehr mühsam suchen und eintragen müssen, haben wir diese für Sie aus verlässlichen Quellen recherchiert. Neben Veröffentlichungen von ZDB, SOKA-BAU, IKK usw. stand uns dabei die langjährige Erfahrung von Herrn Diplom-Kaufmann Walter Schanz als Betriebsberater bei Handwerkskammer Reutlingen zur Verfügung. Die Werte sind als Voreinstellung in die jeweiligen Eingabefelder eingetragen. Sie können diese aber selbstverständlich mit Ihren eigenen Werten überschreiben. Daten an rewi LV übergeben Im letzten Kapitel Stundenverrechnungssatz haben Sie ferner die Möglichkeit mit einen Klick auf den Button <Diese Stundenverrechnungssätze für rewi LV bereitstel- 36

37 Angebot erstellen len> den Stundenverrechnungssatz ins rewi LV zu übernehmen. Hinweis: Die Daten aus dem Stundenverrechnungssatz finden Sie im Leistungsverzeichnis in der Menüleiste unter Daten > Lohnvorgaben. Angebot erstellen Allgemeines rewi-lv: Die Stammtexte, die in Ihrem rewi LV mitgeliefert wurden. Mutter-LV: Die eigenen Stammtexte, welche Sie selber anlegen, lassen sich hier speichern, um sie für jeden Kunden zur Verfügung zu haben. Auftrag-LV(Kunden-LV): Die Angebote für den Kunden werden hier erstellt. Sie sehen hier nur die Angebote zu 37

38 Programmbedienung dem Kunden, welchen Sie in der Kundenverwaltung ausgewählt haben. Starten des Programms Nach dem sie im Auftragsmanager einen neuen Auftrag angelegt haben und auf das Angebot in Ihrem Auftrag mit der rechten Taste auf neu geklickt haben. können Sie das Projekt unter Angebot mit einem Doppelklick öffnen und kommen in den Programmteil zur Angebotsbearbeitung. Hinweis: Sie können das Programm auch öffnen, in dem Sie links im Baum Ihr Angebot auswählen und dann in der Funktionsgrafik auf Angebot klicken, damit sich der Programmteil zur Angeboterstellung öffnet. 38

39 Angebot erstellen Leistungsverzeichnis zusammenstellen Sie können Ihr Leistungsverzeichnis auf verschiedene Weise zusammenstellen. Der effektivste Weg ist der Wechsel in die Gesamtübersicht (Button neben Projekt und Leistungsverzeichnis). Jetzt sehen Sie im oberen Drittel die rewi Stammtexte, in der Mitte die Mutter-LVs und unten die Auftrags-LVs (Kunden-LVs), in denen das Angebot erstellt werden soll. Hinweis: Bitte fügen Sie keine Tabellen in die Information zum LV oder den Langtext ein, da sonst ein Fehler im rtf- Filter entsteht und das ganze Dokument gelöscht werden muss, damit das Programm wieder ohne Fehlermeldung ausdruckt. 39

40 Programmbedienung Neu und einzigartig: Preise speziell für Ihr Landkreis Ab sofort verschaffen Sie sich den entscheidenden Vorteil. Alle Preise in Ihrem Angebot werden automatisch angepasst. Dazu wählen Sie einfach Ihren Land- bzw. Stadtkreis aus. Falls Sie ein Angebot in einem anderen Landkreis abgeben möchten, wechseln Sie diesen einfach und sofort werden alle Preise angepasst. Jetzt erstellen Sie Angebote und Rechnungen 50% schneller Machen Sie Schluss mit komplizierten Eingaben in mehreren Fenstern: mit der neuen Schnelleingabe greifen Sie auf alle wichtigen Funktionen viel schneller zu. So geben Sie z.b. Mengen zukünftig direkt ein ohne ein weiteres Fenster öffnen zu müssen. 40

41 Angebot erstellen Angebot ausdrucken und abspeichern Um jetzt ein neues Angebot zu erstellen, wählen Sie aus den rewi LVs eine Position (Doppelklick). Jetzt öffnet sich automatisch die Position und Sie können noch Ihre eige- 41

42 Programmbedienung nen Angaben vervollständigen (beispielsweise eine Menge eingeben; mit <Ok> bestätigen). Jetzt wurde die Position automatisch unter Auftrags-LV (Kunden-LV) angelegt. Sie können jetzt noch weitere Positionen aus dem Stammtext hinzufügen (entweder wieder über einen Doppelklick, dann werden die Positionen geöffnet oder durch Drag and Drop ohne Öffnung der Position [mit linker Maustaste auf Position klicken, halten und die Maus an die gewünschte Position ziehen; Anmerkung: Bitte auf der gleichen Seite bleiben, Titel und Positionen rechts, ganze Gewerke auf der linken Seite]). Wenn Sie jetzt Ihr Leistungsverzeichnis zusammengestellt haben können Sie es über den Button drucken (oder Button im Kreuz links unten). Suchen Sie sich eine Mustervorlage fürs Angebot aus und gehen Sie auf <Ok>. Jetzt erhalten Sie ein Text- Dokument, welches Sie speichern und drucken können. Natürlich ist das Dokument frei editierbar. 42

43 Angebot erstellen Hinweis: Sie können vor dem Drucken auch die Vorlage anpassen, in dem Sie statt auf <Ok> auf <Bearbeiten> gehen. Zum Erstellen von eigenen Vorlagen lesen Sie bitte im Kapitel Angebot erstellen > Vorlagen anpassen weiter. Rechnung aus Leistungsverzeichnis erstellen Sie nehmen einfach Ihr Auftrags-LV (Kunden-LV) im rewi LV und aktivieren es (Doppelklick auf das Leistungsverzeichnis), so dass ein roter Haken vor dem Projekt ist. Sie können dann unter der Registerkarte Eigenschaften verschiedene rechnungsspezifische Daten eingeben. 43

44 Programmbedienung Zum Ausdrucken gehen Sie wie beim Angebot vor und wählen diesmal eine Mustervorlage für Rechnungen aus. Hinweis: mit dem LV sind nur einfache Rechnungen möglich, aber keine kumulierten Rechnungen oder die Erstellung von Abschlagsrechnungen. Diese Rechnungen können Sie nur im Programmmodul Aufmaß und Abrechnung erstellen. Vorlagen anpassen Sie können die Mustervorlagen wie auch Ihre eigenen Vorlagen abändern und als neue Vorlage abspeichern. Voraussetzung ist, dass ein LV geöffnet ist (siehe Leistungsverzeichnis öffnen bzw. neues Leistungsverzeichnis anlegen). 1. Wählen Sie die Schaltfläche des Arbeitskreuzes oder den Menüeintrag "Leistungsverzeichnis / Rechnung/ Angebot erstellen", um zur Vorlagenauswahl zu gelangen. 2. Im Fenster "Rechnung/Angebot erstellen" wählen Sie die gewünschte Vorlage aus den Registern "Eigene Vorlagen" oder "Mustervorlagen" aus. Zu Beginn werden Sie nur die Mustervorlagen vorfinden. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten", um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen. 44

45 Angebot erstellen 4. Führen Sie alle gewünschten Änderungen durch. Tipp Grafik/Objekt einfügen Sie können Grafiken/Objekte einfügen. Sie können diese an eine von Ihnen gewünschte Schreibposition oder frei verschiebbar einfügen. Allerdings sollten Sie darauf achten, je größer und je besser von der Auflösung die Grafik ist, umso länger braucht der PC diese zu verarbeiten, z.b. beim Öffnen der Vorlage. (Beachten Sie, wenn Sie die Grafik Frei verschiebbar einfügen kann durch die vielen Informationen die dazu notwendig sind Ihr Dokument sehr groß werden. Dann kann es dazu kommen, dass das Dokument nicht mehr von Ihrem Rechner geöffnet werden kann [Rechner bleibt beim Laden des Dokumentes einfach stehen] oder es kann zu Fehlermeldungen führen [tx4ole-fehler]. Daher ist es am besten, wenn möglich, die Grafik an Schreibposition einzufügen.) 45

46 Programmbedienung Tipp Platzhalter in der Vorlage ändern: Sie können in Ihrer Vorlage vorhandene Platzhalter austauschen oder neue Platzhalter einfügen. Die Platzhalter dienen dazu, Ihre im LV eingegebenen Werte und Kalkulationen, an die von Ihnen gewünschte Stelle des Dokumentes zu setzen. Dazu haben wir Ihnen eine große Auswahl an Platzhaltern zur Verfügung gestellt. Sie erkennen die Platzhalter an den geschweiften Klammern. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Platzhalter" in der Symbolleiste, um das Fenster mit den Platzhaltern zu öffnen. Stellen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, wo Sie einen neuen Platzhalter einfügen wollen. Klicken Sie im Fenster "Platzhalter" doppelt auf den gewünschten Platzhalter. Dieser wird an die Stelle des Cursors eingefügt. 46

47 Angebot erstellen Hinweis: Mehr als 4 Abschlagszahlungen sollen angezeigt werden. Standardmäßig haben wir Platzhalter für 4 Abschlagszahlungen am Ende der Rechnung vorgesehen. Sollten Sie mehr als 4 Abschlagszahlungen anzeigen wollen, müssen Sie entsprechende Zeilen am Ende der Tabelle anfügen. Kopieren Sie die Zeile für die 4. Abschlagszahlung und fügen Sie die kopierte Zeile für jede weitere gewünschte Abschlagszahlung danach ein. Für die 5. Abschlagszahlung müssen Sie die Zahl 4 in den Platzhaltern in eine "5" abändern, für die 6. Abschlagszahlung in eine "6" usw. Tipp Zeilen bzw. Spalten löschen: Sie können auch ganze Zeilen bzw. Spalten aus einer Tabelle löschen. Klicken Sie dazu in die betreffende Zeile bzw. Spalte mit der linken Maustaste, so dass der Cursor dort blinkt. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste an diese Stelle und wählen <Tabelle löschen > Zeile bzw. Spalte aus. Tipp Titelsummen aus der Vorlage entfernen Sie können die Zeilen zur Titelsumme löschen in dem Sie in die gewünschte Zeile klicken, so dass der Cursor an der Stelle blinkt. Jetzt klicken Sie dort mit der rechten Maustaste rein und wählen <Tabelle löschen > Zeilen aus. Damit können sie eine komplette Zeile löschen. Diese führen Sie bei allen Zeilen zur Titelsumme aus (alle eingerückte Zeilen in der Position, siehe Screenshot). 47

48 Programmbedienung Haben Sie die Vorlage nach Ihren Wünschen abgeändert, speichern Sie sie über Menü "Bearbeiten / Speichern unter" ab. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Vorlage. Die Vorlage können Sie nun im Fenster "Rechnung/Angebot erstellen" unter dem Register "Eigene Vorlagen" auswählen. In diesem Fenster können Sie auch eigene Vorlagen umbenennen oder löschen. Häufig gestellte Fragen zum LV: Wie kann ich selber erstellte Positionen in die Stammtexte kopieren? Für Ihre eigenen Positionen gibt es die Reiterkarte Mutter-LV. Hier können Sie veränderte rewi Texte oder Ihre eigenen Positionen aus einem Auftrags-LV (Kunden-LV) per Drag- und Drop in ein Mutter-LV ziehen. Erstellen Sie ein Neues Leistungsverzeichnis (rechte Maustaste Neu, Namen eingeben und OK). 48

49 Angebot erstellen Wechseln Sie in die Gesamtübersicht (Button neben Projekt und Leistungsverzeichnis). Jetzt gehen Sie mit der rechten Maustaste auf die Position in Ihrem Auftrags- LV (Kunden-LV) und wählen im Fenster Kopieren aus. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf Ihr Mutter- LV und wählen dort Einfügen aus. So wird die Position in Ihren eigenen Stammtext kopiert. Hinweis: Auf diese Art und Weise können Sie auch Leistungsverzeichnisse von einem zum anderen Kunden übernehmen, in dem Sie einfach das ganze Leistungsverzeichnis ins Mutter-LV kopieren, zum anderen Kunden wechseln (rewi LV schließen, im Auftragsmanager anderen Kunden auswählen und <Programm starten>) Bei diesem Kunden kopieren Sie jetzt das Angebot des anderen Kunden im Mutter-LV (rechte Maustaste > Kopieren) und fügen es zu Ihren Auftrags-LVs (Kunden-LVs) hinzu (rechte Maustaste > Einfügen). Was mache ich, wenn ich beim Öffnen meiner GAEB- Datei keine Datei finden kann? Um eine GAEB-Datei zu importieren, wechseln Sie auf die Registerkarte Auftrags-LV (Kunden-LV) und gehen Sie in der Menüleiste auf Datei > Importieren. Im nächsten Fenster wählen Sie die Art der GAEB-Datei aus (Wenn Sie hier nicht die richtige auswählen, wird Ihnen in der Datei Auswahl nicht automatisch Ihre Datei 49

50 Programmbedienung angezeigt!). Gehen Sie jetzt auf <Weiter>. Im nächsten Fenster müssen Sie den Ort auswählen, an dem Ihre GAEB-Datei gespeichert ist. Gehen Sie dazu auf den Button <Durchsuchen>. Wählen Sie den Ort, an dem sich die Datei befindet. Hinweis: Wenn Sie die Datei nicht sehen können, wechseln Sie den Dateityp auf <Alle Dateien>. Nun werden alle Dateien, welche sich an diesem Ort befinden, angezeigt. Wenn Sie Datei gefunden haben, klicken Sie diese mit der linken Maustaste an und gehen unten rechts auf <Öffnen>. Jetzt wurde der Pfad, an dem sich die Datei befindet, eingetragen und Sie können auf <Fertig stellen> zum Einlesen der Datei gehen. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, können Sie das Fenster schließen. Jetzt ist ein neues LV in der Registerkarte Auftrags-LV (Kunden- LV) mit dem Inhalt Ihrer GAEB-Datei angelegt worden. 50

51 Angebot erstellen Ich habe <Nur Abschläge von EP1 drucken> ausgewählt. In meinem Ausdruck ist aber kein Unterschied zu sehen. Was mache ich nun? Sie können beim Ihrem Leistungsverzeichnis (im Register Auftrags-LV[Kunden-LV]) unter Eigenschaften (zweite Registerkarte auf der rechten Seite) <Nur Abschläge von EP1 drucken> auswählen. Dadurch werden im Ausdruck Ihre Rabatte extra ausgewiesen. Dazu müssen Sie aber Ihre Rabatte im Zu- und Abschlagsfeld neben EP1 mit einem negativen Wert eingeben. Positive Werte (Zuschläge) werden nicht im Ausdruck extra ausgewiesen, sondern in die Position eingerechnet. Ich will den Steuerbonus im Ausdruck haben. Er erscheint aber nicht im Ausdruck. Sie können beim Ihrem Leistungsverzeichnis (im Register Auftrags-LV[Kunden-LV]) unter Eigenschaften (zweite Registerkarte auf der rechten Seite) Absetzbare Rechnung nach 35a Abs 2 S.2 ESt-Gesetz auswählen. Dadurch wird im Ausdruck der Steuerbonus extra ausge- 51

52 Programmbedienung wiesen. Dazu müssen Sie in Ihren Positionen Lohnwerte eingegeben werden. Hinweis: Bei alten Vorlagen ist der Steuerbonus noch nicht in den Vorlagen vorhanden. Um den Steuerbonus zu übernehmen, öffnen Sie eine neue Mustervorlage und kopieren die Steuerbonustabelle mit <Strg+C>. Schließen Sie die neue Mustervorlage und öffnen Ihre alte Vorlage. Gehen Sie an die Stelle, an der Sie den Steuerbonus eingefügt haben wollen und fügen Sie die Tabelle mit <Strg+V>. Jetzt Speichern Sie die Vorlage über Datei > Speichern und können beim Ausdruck nun ihr geänderte Vorlage verwenden. Wozu sind die Projekte (Projekte haben als Icon einen blauen Kasten im Baum)? Die blauen Kästen sind Ordner, welche Ihnen helfen sollen Ihre Angebote unter dem Kunden zu ordnen. Sie haben keine weitere Funktion. Die eigentlichen Leistungsverzeichnisse zur Erstellung des Angebots sind mit 52

53 Angebot erstellen einer weißen Seite gekennzeichnet. In Ihnen können Titel und Positionen angelegt werden. Wie kann ich eigene Positionen eingeben? Wenn Sie Ihre Position ganz neu anlegen wollen, benötigen Sie ein aktives LV (auf der linken Seite der Reiterkarte Mutter-LV oder Auftrags-LV (Kunden-LV) mit der rechten Maustaste auf <Neu> und einen Namen für das LV eingeben). Wenn das LV noch nicht aktiv ist (kein roter Haken davor) gehen Sie mit einem Doppelklick auf das LV (bzw. Sie markieren das LV und klicken mit der rechten Maustaste auf das LV und wählen <Öffnen> aus). Legen Sie auf der rechten Seite des LVs, falls nicht schon vorhanden, einen Titel an (auf der rechten Seite mit der rechten Maustaste auf <Titel neu>). Jetzt können Sie mit dem unteren Button des Buttonkreuzes links unten einen neue Position anlegen. 53

54 Programmbedienung Das gewohnte Positionsfenster öffnet sich, in dem Sie alle benötigten Daten eingeben können. Ihre Stundenverrechnungssätze (beispielsweise mit dem rewi Stundenverrechnungssatz berechnet) können Sie mit dem Pfeil nach unten auswählen. Speichern Sie die eingegeben Daten mit dem <Ok> Button und die Position erscheint unter Ihrem Titel. 54

55 Angebot erstellen Warum wird die Adresse des Kunden im Ausdruck nicht angezeigt? Überprüfen Sie beim Kunden, ob in der Briefanschrift alle Haken gesetzt sind [Im Auftragsmanager auf der linken Seite Kunden auswählen und dann erscheint auf der linken Seite die Auswahl Briefanschrift]. Des Weiteren sollte das LV unter der Reiterkarte Auftrags-LV (Kunden-LV) stehen, da LVs in der Reiterkarte Mutter-LV nicht kundenspezifisch sind und somit auch keine Kundenadressen enthalten. Ich erhalte beim Starten die Fehlermeldung: Für die Restrukturierung einiger Datenbanken ist ein exklusiver Zugriff erforderlich! Bitte stellen Sie sicher, dass bei einer Netzwerkinstallation das Programm auf allen Arbeitsstationen beendet ist. Starten Sie das Programm anschließend erneut Starten Sie das rewi LV direkt aus dem Windows Explorer(C:\Programme\Rewi-Verlag\Rewi-LV\Rewilv.exe). Dadurch wird das Programm restrukturiert und gestartet. 55

56 Programmbedienung Dies ist lediglich einmal erforderlich, beim nächsten Mal können Sie Ihr Programm wie gewohnt über den Auftragsmanager starten. Ich bekomme einen E/A Fehler 123 beim Speichern eines Dokumentes. Woher kommt er? Diese Fehler bedeutet, dass Ihr Textdokument nicht auf Ihrer Festplatte gespeichert werden kann. Dies kann geschehen, weil zu wenig Speicherplatz auf der Festplatte vorhanden, der Ordner schreibgeschützt ist oder im Namen Sonderzeichen (\ / : *? < > ) verwendet wurden. Ich erhalte die Fehlermeldung: Adresse.cds kann nicht erstellt werden. Zugriff verweigert.. Was soll ich tun? Schließen Sie alle Programme. Im Ordner Transfer unter der Zentrale gibt es zu jedem Programm einen Ordner mit den Textdateien Firma.cds und Adresse.cds (C:\Programme\REWI-Verlag\REWI-Zentrale\Transfer\LV ). Löschen Sie die Dateien und starten den Computer neu. Sobald vom Auftragsmanager aus das jeweilige Programm aufgerufen wird, werden die Files neu erstellt. Baustellenplanung Programm starten Nach dem Sie im Auftragsmanager einen neuen Auftrag angelegt haben und auf die Baustellenplanung in Ihrem Auftrag mit der rechten Taste auf neu geklickt haben (bitte nicht noch mal wieder holen, wenn im Angebot oder in einem anderen Teilmodul schon erfolgte), können Sie das Projekt unter Baustellenplanung mit einem Doppel- 56

57 Baustellenplanung klick öffnen und kommen in den Programmteil zur Baustellenplanung. Projekt erstellen Wenn Sie schon ein Leistungsverzeichnis vorliegen haben (aus GAEB-Datei oder rewi Leistungsverzeichnis), können Sie dieses in den Bauplaner übernehmen. rewi LV: Mit dem Diagramm unter Funktionen können Sie ganz einfach Ihr Leistungsverzeichnis vom Angebot in die Baustellenplanung übergeben. Dazu müssen Sie nur im Baum das gewünschte Angebot markieren und auf den grauen Kasten Übergabe Ihrer LV-Positionen (vor Baustellenplanung) klicken. Das ausgewählte Angebot wird automatisch übergeben und der Programmteil gestartet. Jetzt wählen Sie im nächsten Fenster die gewünschten Positionen aus (mit der linken Maustaste in die Kästchen klicken, so dass ein Kreuz im Kästchen erscheint). Des 57

58 Programmbedienung Weiteren können Sie noch entscheiden ob die Zeitbalken aus dem LV untereinander oder nebeneinander angeordnet werden. Wenn Sie auf <Übernehmen> gehen, wird Ihr Projekt automatisch geöffnet. Hinweis: Sie können auch im Bauplaner noch Positionen aus dem LV holen. Klicken Sie dazu auf den Button <Positionen Holen>. Jetzt befinden Sie sich im LV und können dort mit der rechten Maustaste auf die Position, welche Sie übergeben wollen, klicken und <Sofort übergeben> (ohne Bearbeitung) oder <Übergeben> (Position wird vor dem Übergeben zur Bearbeitung geöffnet, mit <OK> wird die Position dann übergeben) auswählen. Sie können hier auch mehrere Positionen bzw. ganze Titel auswählen und übergeben. Das Programmmodul LV, welches zum Positionen übergeben geöffnet wurde, sollten Sie nach dem Sie alle Positionen übergeben haben schließen. Im diesem LV können keine Bearbeitungen am Angebot selber durchgeführt werden. Dazu öffnen Sie bitte das Angebot aus dem Auftragsmanager. GAEB-Datei: Wenn Sie eine GAEB-Datei vorliegen haben, öffnen Sie das neu angelegte Projekt in dem Sie mit der linken Maustaste in der Grafik auf das Diagramm Baustellenplanung klicken. Im geöffneten Projekt klicken Sie in der Menüleiste auf Vorgänge > LV über GAEB importieren. 58

59 Baustellenplanung Wählen Sie das Format der GAEB-Datei aus (DA83 oder DA86) und klicken sie den Button < >. Dort wählen Sie den Ort aus, an dem Sie die GAEB-Datei gespeichert haben, wählen die Datei aus und gehen Sie auf <Öffnen>. Jetzt sind Sie wieder im alten Fenster und können dort mit dem Button <Importieren> das Programm starten. Kein Leistungsverzeichnis: Öffnen Sie das neu angelegte Projekt in dem Sie mit der linken Maustaste in der Grafik auf das Diagramm Baustellenplanung klicken. Projektdaten eingeben Wenn Sie keine GAEB-Datei eingelesen haben, können Sie im ersten Fenster auf der linken Seite (weißes Feld) 59

60 Programmbedienung mit der rechten Maustaste ein Fenster öffnen mit dem Sie neue Hauptvorgänge und Vorgänge anlegen können. Hinweis: Hauptvorgänge sind Ordner. Ihnen können keine Zeitbalken zugeordnet werden. Vorgänge können entweder Meilensteine (ein bestimmter Zeitpunkt, z.b. der Anfang des Projektes) sein oder man kann den Vorgängen Zeitbalken zuordnen (oben in der Leiste <Balken neu> auswählen und den Zeitrahmen eingeben). Ressourcen anlegen Auf der zweiten Reiterkarte können Sie Ihre zur Verfügung stehenden Ressourcen eingeben, welche Sie dann zur genaueren Planung den verschiedenen Zeitbalken zuordnen können. Ressourcen geben Sie über den Button <Neu> an. 60

61 Baustellenplanung Wenn Sie Ihre Angaben fertig eingetragen haben, werden auf der Seite der Vorgänge die Ressourcen auf der rechten Seite angezeigt. Diese können Sie per Drag & Drop (linke Maustaste auf der Ressource gedrückt halten und die Ressource auf den Balken ziehen, dann die linke Maustaste loslassen) den Zeitbalken zuordnen. 61

62 Programmbedienung Betriebsübersicht Auf der Betriebsübersicht haben Sie dann die Übersicht über Ihre zugeordneten Ressourcen. Bautagebuch Unter der letzen Reiterkarte ist ein Bautagebuch, in dem Sie Ihre Vorgänge auf der Baustelle festhalten können. Aufmaße erstellen Programm starten Nach dem Sie im Auftragsmanager einen neuen Auftrag angelegt haben und auf Aufmaß und Abrechnung in Ihrem Auftrag mit der rechten Taste auf neu geklickt haben (bitte nicht noch mal wieder holen, wenn im Angebot oder in einem anderen Teilmodul schon erfolgte), können Sie das Projekt unter Aufmaß und Abrechnung mit einem Doppelklick öffnen oder Sie wählen Ihr Projekt aus und Klicken einmal in das Aufmaß und Abrechnungsdiagramm (in der Grafik unter Funktionen) und kommen in den Programmteil Aufmaß und Abrechnung. Übergabe des Leistungsverzeichnisses an Aufmaß und Abrechnung 1. Möglichkeit: Mit dem Diagramm unter Funktionen können Sie ganz einfach Ihr Leistungsverzeichnis vom Angebot in Aufmaß und Abrechnung übergeben. Dazu müssen Sie nur im Baum das gewünschte Angebot mar- 62

63 Aufmaße erstellen kieren und auf den grauen Kasten Übergabe Ihrer LV- Positionen (vor Aufmaß und Abrechnung) klicken. Das ausgewählte Angebot wird automatisch übergeben und der Programmteil gestartet. 2. Möglichkeiten: Sie können auch aus Aufmaß und Abrechnung das LV holen. Dazu starten Sie erst Aufmaß und Abrechnung, wie oben beschrieben. Dann klicken Sie in das leere Feld unter Leistungsverzeichnis mit der rechten Maustaste und wählen <Positionen von rewi LV Holen> aus. Jetzt sind Sie wieder im Angebotsprogramm und können dort ganze Leistungsverzeichnisse oder nur Positionen auswählen, in dem Sie das gewünschte mit der rechten Maustaste anklicken und <Sofort übergeben> auswählen. 63

64 Programmbedienung Hinweis: Das Programmmodul LV, welches zum Positionen übergeben geöffnet wurde, sollten Sie nach dem Sie alle Positionen übergeben haben schließen. Im diesem LV können keine Bearbeitungen am Angebot selber durchgeführt werden. Dazu öffnen Sie bitte das Angebot aus dem Auftragsmanager. Aufmaßblatt erstellen (inkl. Positionen für ein Aufmaßblatt auswählen) Um ein Aufmaß zu erstellen, wechseln Sie auf die Reiterkarte Aufmaßblätter und wählen oben in der Menüleiste Aufmaß > neues Aufmaßblatt aus (Sie können auch in das gelbe Feld mit der rechten Maustaste klicken > Aufmaßblatt neu wählen). Nun können Sie sich entscheiden, ob Sie ein Raumaufmaß oder ein Positionsaufmaß erstellen wollen. Geben Sie noch Nummer und Bezeichnung ein und gehen auf <Weiter>. 64

65 Aufmaße erstellen Tipp: Um es Ihnen noch einfacher zu machen, können Sie auch direkt aus Ihrem LV das Aufmaßblatt erstellen. Dazu markieren Sie die gewünschten Positionen (entweder die STRG Taste gedrückt halten und die gewünschten Positionen markieren [verstreute Positionen] oder die linke Maustaste gedrückt halten und die Maus über die Auswahl der Positionen schieben [für Positionen direkt untereinander]. 65

66 Programmbedienung Positionsaufmaß: Sie können nun mit den Pfeilen die Positionen in die Auswahl übernehmen (mit einem Pfeil wird die markierte Position[Titel] und mit zwei Pfeilen werden alle Titel und Positionen auf die andere Seite verschoben). Wenn alle gewünschten Positionen auf der rechten Seite sind, gehen Sie auf <Übernehmen>. 66

67 Aufmaße erstellen Jetzt haben Sie im Baum auf der linken Seite unter dem Aufmaßblatt die ausgewählten Positionen. Diese können Sie nun mit einem Doppelklick öffnen bzw. auf der rechten Seite auf Mengen erfassen gehen. Ihre Menge können sie nun mit einer Gleichung(Zahlenkolonne), über Flächen, Volumen(Formelzeile) oder einer Formel aus der Formelberechnung eingeben. Raumaufmaß: Über den Button <Raumverwaltung> können Sie erst Ihre Räume anlegen. 67

68 Programmbedienung 68

69 Aufmaße erstellen Wenn Sie die Raumverwaltung danach wieder schließen, können Sie die Räume mit der Pfeil nach unten Taste dem Aufmaßblatt zuordnen. Jetzt können Sie wie beim Positionsaufmaß die Positionen den Räumen zuordnen und Mengen für die Positionen erfassen. Hinweis: Sie können mit der rechten Maustaste sowohl ganze Ausmaßblätter kopieren als auch einzelne aufgemessene Positionen kopieren. 69

70 Programmbedienung 70

71 Aufmaße erstellen Hinweis: Aufmaße können Sie drucken, in dem Sie das gewünschte Aufmaßblatt auswählen und mit der rechten Maustaste Aufmaßblatt drucken auswählen. Sie kommen nun wieder in den Texteditor, indem Sie den Ausdruck beliebig editieren, abspeichern und drucken können. 71

72 Programmbedienung Rechnungen erstellen Allgemein (Begriffsdefinitionen) Teilrechnung: In der Teilrechnung werden alle bis zu diesem Zeitpunkt ausgeführten Leistungen über die Auswahl der Aufmaßblätter abgerechnet (d.h. die zweite Teilrechnung enthält sowohl die neu aufgemessenen Mengen, als auch die Mengen aus der ersten Teilrechnung als kumulierte Rechnung). Pauschale Abschlagsrechnung: In der pauschalen Abschlagsrechnung wird der Rechnungsbetrag eingegeben (pauschale Abschlagsrechnungen beinhalten keine Positionen oder Mengen, sondern nur den Rechnungsbetrag). Schlussrechnung: Die Schlussrechnung beinhaltet alle angelegten Aufmaßblätter, wobei eingegangene Zahlungen und Abschlagsrechnungen berücksichtigt werden (d.h. am Ende werden alle Rechnung und Zahlungen zusammen mit noch nicht abgerechneten Aufmaßblättern in der Schlussrechnung zusammengefasst). Direkt-/Reparaturrechnung: Diese Rechnungsart ist für Rechnungen, bei denen Sie aus den Mengen des Leistungsverzeichnisses ohne die Erstellung von Aufmaßblättern sofort eine Rechnung erstellen. Hinweis: Bei der Direkt-/Reparaturrechung ist es nicht möglich pauschale Abschlagsrechnungen zu berücksichtigen 72

73 Rechnungen erstellen Teilrechnung erstellen Um eine Rechnung zu erstellen wechseln Sie auf die Reiterkarte Rechnungen und wählen oben in der Menüleiste Rechnung > Teilrechnung > Neu (Sie können auch in das gelbe Feld mit der rechten Maustaste klicken und <Teilrechnung neu> auswählen). Hier können Sie eine Rechnungsnummer anfordern und die restlichen Rechnungsdaten eingeben. Hinweis: Wenn Ihre Rechnungsnummer nicht mit eins beginnen soll oder beispielsweise fünf Stellen haben soll, so können Sie dies im Auftragsmanager bzw. Handwerksbüro in der Menüleiste unter Extras > Einstellungen > Rechnungsnummern konfigurieren). Dann wählen Sie im nächsten Fenster die zugehörigen Aufmaßblätter aus und gehen auf <Weiter>. Jetzt erscheint die Rechnung auf der linken Seite im Baum. Wenn Sie die Rechnungsdaten noch mal ändern wollen, gehen Sie einfach auf der rechten Seite unten auf <Rechnungsdaten bearbeiten>. Um die Rechnung aus- 73

74 Programmbedienung zudrucken, gehen Sie auf den Button <Rechnung erzeugen> und wählen sich eine Mustervorlage aus. Hinweis: Auch diese Vorlagen können Sie wie im rewi-lv bearbeiten (siehe dazu Kapitel Angebot erstellen > Vorlagen anpassen) Zu ihren angelegten Rechnungen können Sie auf der rechten Seite über den Button Zahlungseingang erfolgte Zahlungen verbuchen. Diese werden dann in folgenden Rechnungen berücksichtigt. Pauschale Abschlagsrechnung, Direkt-/Reparaturrechnung und Schlussrechnung erstellen Pauschale Abschlagsrechnung, Direkt-/Reparaturrechnung und Schlussrechnung werden auf die gleiche Weise erstellt. Dabei müssen Sie den Rechnungen keine Auf- 74

75 Rechnungen erstellen maßblätter zuordnen. Auch diese Rechnungen können Sie wie die Teilrechnung bearbeiten und ausdrucken. Häufig gestellte Fragen zu Aufmaß und Abrechnung: Wieso kann ich in meinem Aufmaßblatt nichts mehr ändern? Wenn Aufmaßblätter in einer Rechnung abgerechnet wurden, so sind sie für die Bearbeitung gesperrt. Wenn Sie noch etwas in einem Aufmaß ändern müssen, so müssen Sie erst die Rechnung löschen. Kann ich meine Positionen vor dem Holen aus dem LV noch mal ändern ohne das LV zu öffnen? Wenn Sie einzelne Positionen holen wählen Sie statt <Sofort übergeben> das Feld <Übergeben > aus, dann wird Ihre Position vorher noch mal geöffnet und Sie können diese anpassen. Ich habe noch eine Nachtragsposition im LV erstellt. Kann ich diese in mein schon bestehendes Aufmaßprojekt integrieren? Ja, Sie können einzelne Positionen aus dem LV holen auch in ein bestehendes Projekt. Dazu gehen Sie in Ihr Projekt zu Aufmaß und Abrechnung und klicken in das unter der Leistungsverzeichnis mit der rechten Maustaste und wählen <Positionen von rewi LV Holen> aus. Jetzt sind Sie wieder im Angebotsprogramm und können dort ganze Leistungsverzeichnisse oder nur Positionen auswählen, in dem Sie das gewünschte mit der rechten Maustaste anklicken und <Sofort übergeben> auswählen. Diese Nachtragsposition wird dann VOB-konform am Ende des Leistungsverzeichnisses in Aufmaß und Abrechnung eingefügt. 75

76 Programmbedienung Ich will kein Aufmaß für meine Positionen anlegen, sondern die Mengen aus dem Leistungsverzeichnis übernehmen? Wenn Sie nicht alle Positionen aus dem Leistungsverzeichnis übernehmen wollen (Direkt-/Reparaturrechnung) oder eine Abschlagsrechnung erstellen wollen, können Sie auch direkt bei der Erstellung des Aufmaßblattes (in der Reiterkarte Leistungsverzeichnis Positionen markieren, rechte Maustaste > neues Aufmaßblatt erstellen) den Haken bei <Massen aus LV übernehmen> setzen. Wenn Sie nur für eine Position die Menge übernehmen wollen (beispielsweise bei Pauschal Positionen) können Sie auch die Position im Aufmaßblatt öffnen (Doppelklick auf Position im Aufmaßblatt und den Haken setzen). Offene Posten verwalten Allgemeines Forderungen und Außenstände dient zum Überblick über Ihre Rechnungen und Zahlungen der jeweiligen Kunden 76

77 Offene Posten verwalten sowie zum Verwalten und zur rechtzeitigen Erinnerung an Fristen bzw. Mahnungen. Sie können in Forderungen und Außenstände selber Rechnungen anlegen oder zur Vereinfachung erstellte Rechnungen aus den Modulen rewi LV und rewi Aufmaß und Abrechnung übernehmen. Übernahme der Rechnungen von Aufmaß und Abrechnung oder LV Bei der Erstellung der Rechnung in Aufmaß und Abrechnung bzw. Leistungsverzeichnis müssen Sie eine Rechnungsnummer aus Forderungen und Außenstände anfordern. In Aufmaß und Abrechnung geht das im Fenster nach dem Anlegen einer Rechnung über den Button <Rechnungsnummer anfordern>. Im REWI LV gehen Sie in die <Eigenschaften> zum LV (zweite Reiterkarte auf der rechten Seite in einem Auftrags-LV[Kunden-LV]) und benutzen den Button <...> (neben Rechnung Nr.:). 77

78 Programmbedienung Wenn Sie die Rechnung angelegt haben, können Sie diese in Aufmaß und Abrechnung über den Button <Rechnungsdaten bearbeiten> und < In Forderungen und Außenstände übernehmen> übergeben. Beim rewi LV gehen Sie nach der Anlage der Rechnungsdaten einfach unten in den Eigenschaften (zweite Reiterkarte auf der rechten Seite in einem Auftrags-LV [Kunden-LV]) auf <Rechnungsdaten übergeben>. 78

79 Offene Posten verwalten 79

80 Programmbedienung Es werden dann automatisch Projekte mit den Rechnungsdaten erstellt (im Auftragsmanager bzw. Handwerksbüro unter Projekte > Forderungen und Außenstände). Ihre Zahlungen werden nun automatisch an Forderungen und Außenstände übergeben. Diese werden dann automatisch in Forderungen und Außenstände zu Ihrer Rechnung eingetragen. Erstellen eines neuen Projektes Klicken Sie im Auftragsmanager unter Ihrem Auftrag auf das Modul Forderungen & Außenstände mit der rechten Maustaste, wählen <Neu> rechts aus. Wenn es schon mit dem Auftrag erstellt wurde, können Sie es mit einem Doppelklick sofort öffnen das Projekt im Baum markiert ist auf Forderungen und Außenstände in der Funktionsgrafik klicken. Nach dem Öffnen, können Sie die Projektdaten inklusive Vertragsart und Fristen eingeben. Mit dem Button <Projektdaten speichern> kommen Sie ins Programm. 80

81 Offene Posten verwalten Wenn Sie die Daten aus Aufmaß und Abrechnung oder dem Leistungsverzeichnis übergeben haben, ist in der Auftragsverwaltung bereits ein Projekt angelegt worden. Dieses können Sie auch mit einem Doppelklick öffnen oder wenn das Projekt im Baum markiert ist auf Forderungen und Außenstände in der Funktionsgrafik klicken. Rechnungen anlegen Rechnungen können Sie unten links mit dem Button <neue Projektrechnung> bzw. <neue Einzelrechnung> anlegen. 81