Hinweise für Abschluss und Abrechnung von Architekten- und Ingenieurverträgen (gemäß HOAI 2013)

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1 Betreff: hier: Zuwendungen für Baumaßnahmen Hinweise für Abschluss und Abrechnung von Architekten- und Ingenieurverträgen (gemäß HOAI 2013) 1. Allgemein Die folgenden Prüfbemerkungen zu den einzelnen Vertragsentwürfen beziehen sich lediglich auf die Förderfähigkeit der Honorare und der Nebenkosten der freiberuflich Tätigen (fbt). Weitergehende finanzielle Forderungen der Architekten und Ingenieure gegenüber dem Bauherrn werden davon nicht berührt. Basis der Berechnung der förderfähigen Honorarkosten bei der baufachlichen Prüfung des Verwendungsnachweises für alle Leistungsphasen des jeweiligen Leistungsbildes der HOAI sind die im Ergebnis der baufachlich geprüften Antragsunterlagen im Zuwendungsbescheid ausgewiesenen förderfähigen Kosten. 2. Auswahl der fbt Die Aufträge sind an freiberuflich Tätige zu vergeben, deren Fachkunde, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit geprüft wurde, die über ausreichende Erfahrungen verfügen und die am ehesten die Gewähr für eine sachgerechte, qualitätsvolle und wirtschaftliche Planung und Bauausführung bieten. Der Nachweis von Referenzen, welche vergleichbar mit dem zu planenden Gebäude sind, ist unverzichtbar. Es ist rechtzeitig zu klären, welche Planungsleistungen erforderlich sind und vergeben werden sollen, z. B. Objektplanung Gebäude sowie fachlich Beteiligte, wie Technische Ausrüstung, Tragwerksplanung usw. Die Leistungen der fachlich Beteiligten sind durch den Gebäudeplaner zu koordinieren. Für den Fall, dass beabsichtigt ist, einem Planungsbüro sämtliche Planungsaufgaben zu übertragen und dafür einen Honorarzuschlag zu vereinbaren, wird darauf hingewiesen, dass ein Generalplanerzuschlag nicht förderfähig ist. Die Notwendigkeit bzw. Förderfähigkeit des Einsatzes eines Projektsteuerers ist in jedem Fall im Vorfeld mit dem Zuwendungsgeber abzustimmen. Die Leistungen des Projektsteuerers sind klar gegenüber den Leistungen der an der Objektplanung Beteiligten abzugrenzen. Dopplungen und/oder Überschneidungen sind auszuschließen. Der Architekt ist der Treuhänder des Bauherrn von Planungsbeginn bis Abschluss der Baumaßnahme, so dass auf die zusätzliche Beauftragung eines Projektsteuerers in vielen Fällen verzichtet werden kann. Dessen Leistungen sind im Regelfall den Bauherrenaufgaben zuzuordnen. Die Beauftragung eines Projektsteuerers erhöht die Baunebenkosten und sollte deshalb nur ausnahmsweise erwogen werden. Ist der Einsatz eines Projektsteuerers begründet, so ist diese Aufgabe einem Büro zu übertragen, welches nicht bereits mit Planungsleistungen für das Vorhaben beauftragt ist. Seite 1/7

2 Die Leistungen sind nach VOF (Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen) europaweit auszuschreiben, wenn der geschätzte Auftragswert zum Zeitpunkt der Einleitung des Vergabeverfahrens den geltenden Schwellenwert erreicht oder überschreitet. Der Auftragswert ist die geschätzte Gesamtvergütung (netto) des einzelnen Auftrages nach der HOAI bzw. der üblichen Vergütung. Der VOF-Leitfaden des Sächsischen Ministeriums für Finanzen wird zur Anwendung empfohlen. Zur Entscheidungsfindung, ob die Leistung nach VOF ausgeschrieben werden muss, ist durch den Zuwendungsempfänger der leistungsbildbezogene geschätzte Gesamtauftragswert (alle Leistungsphasen abzüglich Anteil der vom AG selbst erbrachten oder zu erbringenden Leistungen; für das Leistungsbild Technische Ausrüstung Honorarsumme aller Anlagengruppen) zu berechnen. Sollen mehrere Leistungsbilder mit einem Vertrag vereinbart werden so sind diese zusammenzufassen. Die Berechnung ist zu dokumentieren und den Unterlagen beizufügen. Die Bemessung des Auftragswertes darf nicht in der Absicht erfolgen, die Anwendung der VOF zu umgehen. Nach der VOF können Aufträge für Architekten- und Ingenieurleistungen grundsätzlich im Rahmen des Verhandlungsverfahrens nach 3 VOF oder im Rahmen von Wettbewerben nach 15, 16, 17 VOF vergeben werden. Der freiberuflich Tätige hat dem Zuwendungsempfänger den ausreichenden Versicherungsschutz in der Regel durch eine Berufshaftpflichtversicherung nachzuweisen (s. 10 der AVB, Anhang 19 RBBau, und 16 der AVB zum Vertrag Objektplanung Gebäude). Der freiberuflich Tätige hat nachzuweisen, dass er zurzeit schadensfrei ist und dass die Haftpflichtversicherung zwei Schadensfälle in der Höhe der vorgesehenen Versicherungssummen abdeckt. Es ist der Nachweis zu erbringen, dass die Maximierung der Ersatzleistung mindestens das Zweifache der Versicherungssumme beträgt. Die Höhe der Deckungssummen richtet sich nach den voraussichtlich honorarfähigen Herstellungskosten s. hierzu Anhang 4 RBBau. Erfolgt die Ausschreibung der Planungsleistungen nach VOF, ist der Nachweis einer entsprechenden Berufshaftpflichtversicherung in der Regel als Nachweis der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit gem. 5 Abs. 4 a) VOF von den Bewerbern zu verlangen. Dies ist in der Bekanntmachung anzugeben. Seite 2/7

3 3. Vertrag Der Architekten- bzw. Ingenieurvertrag ist ein Werkvertrag. Die gesetzliche Verjährungsfrist der Mängelansprüche beträgt gem. 634 a Nr. 2 BGB fünf Jahre. Es wird die Anwendung der jeweils gültigen Einheitsmuster bzw. Vertragsmuster der Richtlinie für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes - RBBau (Anhang 10 bis 15) empfohlen (siehe Letztere sind auf die Beauftragung von Planungsleistungen durch die Staatshochbauverwaltung zugeschnitten, müssen jedoch individuell an den zu beauftragenden Leistungsumfang für die jeweilige Baumaßnahme angepasst werden. Für den Zuwendungsbereich sollen die AVB (allgemeine Vertragsbestimmungen), Anhang 19, RBBau (soweit zutreffend) und für die Objektplanung Gebäude die AVB (allgemeine Vertragsbestimmungen) zum Vertrag Objektplanung Gebäude (soweit zutreffend) vereinbart werden. Im Vertrag sind alle Leistungsphasen/ Leistungen aufzuführen, deren Übertragung an den Auftragnehmer vorgesehen ist. Die Leistungsphasen bzw. Leistungen sollen jedoch stufenweise übertragen werden. Der Auftragnehmer soll zunächst nur mit den Leistungen beauftragt werden, die zur Erstellung der Entwurfsunterlage -Bau-/ Bauunterlage erforderlich sind. Die weiteren Leistungen sind - je nach Bedarf einzeln oder zusammengefasst - durch ein gesondertes Schreiben zu beauftragen, in dem auch das im Vertrag festgelegte Honorar zu erwähnen ist. Bestandteil des Vertrages müssen auch alle Vereinbarungen zur Honorierung der Leistungen sein. 3.1 Grundlagen des Honorars Anrechenbare Kosten Die Grundlagen des Honorars für Leistungen für die Leistungsbilder der Teile 3 und 4 HOAI regelt der 6 HOAI nach Abs. 1 und 2: anrechenbare Kosten des Objektes auf der Grundlage der anrechenbaren Kosten der bestätigten Kostenberechnung, oder sofern keine Kostenberechnung vorliegt auf der Grundlage der Kostenschätzung; - nach Abs. 3: anrechenbare Kosten einer Baukostenvereinbarung (Festlegung nachprüfbarer Baukosten) Die anrechenbaren Kosten sind je Leistungsart zu ermitteln (nach 4 in Verbindung mit 33 oder 38 oder 42 oder 46 oder 50 oder 54 HOAI). Gemäß 4 Abs. 3 ist der Umfang der mitverarbeiteten, vorhandenen Bausubstanz bei den anrechenbaren Kosten angemessen zu berücksichtigen. Er ist objektbezogen und nachvollziehbar zu ermitteln und schriftlich zu vereinbaren. Seite 3/7

4 3.1.2 Honorarzone Die Einordnung der jeweiligen Planungsleistung in die entsprechende Honorarzone je Leistungsart ist nach 5 HOAI in Verbindung mit den Anlagen Objektlisten vorzunehmen. Sind für ein Objekt einzelne Bewertungsmerkmale aus mehreren Honorarzonen anwendbar und bestehen deswegen Zweifel, welcher Honorarzone das Objekt zugeordnet werden kann, so ist die Anzahl der Bewertungspunkte zu ermitteln. Die Zuordnung zur Honorarzone für das Objekt erfolgt nach der Summe der Bewertungspunkte (s. 35 Abs. 2-6 HOAI, 40 Abs. 2-4 HOAI, 44 Abs. 2-4 HOAI, 48 Abs. 2-4 HOAI; vorläufig Kommentar zur HOAI von Rainer Hartmann HOAI 2009, Kommentar zur HOAI v. Locher/ Koeble/ Frik, 11. Auflage). Die Punktebewertung ist plausibel und nachvollziehbar zu dokumentieren sowie mit der Einreichung des Zuwendungsantrages vorzulegen. Bei der Technischen Ausrüstung ist zur Ermittlung der Honorarzone keine Punktebewertung gefordert. Sind für eine Anlage Bewertungsmerkmale aus mehreren Honorarzonen anwendbar und bestehen deshalb Zweifel, welcher Honorarzone die Anlage zuzuordnen ist, dann ist die Honorarzone maßgebend, in die die Mehrzahl der Bewertungsmerkmale nach 56 Abs. 2 HOAI entsprechend ihrer Bedeutung im Einzelfall fällt. Entsprechend 5 Abs. 2 und 3 ist die Bestimmung der Honorarzone eindeutig, wenn die Bewertungsmerkmale einer Anlage nach der Objektliste der Anlage 15.2 HOAI mit der Honorarzone übereinstimmen. Fällt die Anlage zwar unter ein Regelbeispiel einer Honorarzone der Anlage 15.2, liegen aber auch Bewertungsmerkmale aus anderen Honorarzonen vor, dann entscheidet die Mehrzahl der Bewertungsmerkmale nach 56 Abs. 2 HOAI (s. vorläufig auch Kommentar zur HOAI, Locher/ Koeble/ Frik, 11. Auflage) Honorarsatz Kriterien, die eine Abweichung vom Mindestsatz rechtfertigen, sind für Leistungen nach Anhang RBBau in den Hinweisen zum jeweiligen gültigen Vertragsmuster der RBBau genannt. Sie gelten allerdings nur, wenn über die dem Schwierigkeitsgrad der Honorarzone entsprechenden Mindestforderungen hinausgehende Anforderungen gestellt werden, die den Bearbeitungsaufwand verändern und nicht schon in anderer Weise vergütet werden. Eine Abweichung vom Mindestsatz ist zu begründen. Die plausible und nachvollziehbare Begründung ist den Antragsunterlagen beizufügen. Da bei der Technischen Ausrüstung Anlagen einer Anlagengruppe verschiedenen Honorarzonen - s. 56 Abs. 4 in Verbindung mit Anlage 15.2 zu 5 Absatz 3 Satz 2 HOAI - zugeordnet werden können, wird darauf hingewiesen, dass dann die Berechnung eines Mischhonorars gem. 56 Abs. 4 HOAI erforderlich wird. Seite 4/7

5 3.1.4 Zuschläge Die Anerkennung eines Zuschlages für Umbauten und Modernisierungen ( 36, 40, 44 und 48 jeweils Abs. 6, 52 Abs. 4 und 56 Abs. 5 HOAI) ist von der jeweiligen, konkreten Baumaßnahme abhängig und bedarf einer exakten Begründung. Für Leistungen bei Instandhaltungen und Instandsetzungen von Objekten (in der Regel nicht Gegenstand von Förderanträgen) kann ein Zuschlag nach 12 HOAI vereinbart werden Leistungsphasen, Grundleistungen Die Leistungsphasen enthalten die Grundleistungen, welche für die Planung üblicherweise erforderlich sind. Werden nicht alle Grundleistungen beauftragt, sind die geforderten/ nicht geforderten zu benennen und zu bewerten (z.b. keine Genehmigungsplanung für Technische Ausrüstung). 3.2 Termine und Fristen Termine und Fristen müssen mit der Beauftragung der jeweiligen Leistungen festgelegt und zwingend vereinbart werden. 3.3 Besondere und zusätzliche Leistungen Das Honorar für Besondere Leistungen kann gemäß 3 Abs. 3 HOAI frei vereinbart werden; die Aufzählung der Besonderen Leistungen ist den Anlagen zur HOAI zu entnehmen; 3, Abs. 3 Satz 1 HOAI ist zu beachten. Besondere und zusätzliche Leistungen müssen gesondert, nach Art und Umfang sowie Vergütung festgelegt und vor dem Tätigwerden des fbt schriftlich vereinbart werden. Anderenfalls besteht kein Honoraranspruch. 3.4 Nebenkosten Als förderfähig werden grundsätzlich (aus Gründen der Gleichbehandlung der ZE) Nebenkosten (s. 14 HOAI) in Höhe von maximal 3 bis 5 Prozent des Honorars anerkannt. 4. Lösungsmöglichkeiten nach gleichen Anforderungen In der Leistungsphase 2 des jeweiligen Leistungsbildes (s. Anlagen HOAI) hat der fbt alternative Lösungsmöglichkeiten nach gleichen Anforderungen zu untersuchen und Lösungsvorschläge zu unterbreiten (beim Statiker Mitwirken bei ). Diese alternativen Lösungsvorschläge rechtfertigen kein zusätzliches Honorar. Seite 5/7

6 5. Berechnung des Honorars bei vertraglichen Änderungen des Leistungsumfanges Der 10 HOAI regelt die vertragliche Vereinbarung sowie die Bewertung dieser Leistungen und somit die Honorierung. Förderfähig ist jedoch nur die vom Zuwendungsgeber auf Grundlage der Baufachlichen Stellungnahme anerkannte Antrags- und Bauunterlage sowie die Ausführung auf deren Basis. Notwendige Überarbeitungen der Unterlagen bei unverändertem Programm und bei nur unwesentlich veränderten Forderungen des Auftraggebers begründen keinen Anspruch auf zusätzliche Vergütung. 6. Beratungsleistungen Das Honorar für Beratungsleistungen ist gem. 3 Abs. 1 Satz 2 HOAI nicht verbindlich geregelt und kann frei vereinbart werden. Es sollten zur Wahrung des Sparsamkeits- und Wirtschaftlichkeitsgebotes gemäß $ 7 SäHO mindestens 3 Angebote mit Leistungsuntersetzung eingeholt werden. Die Vergütung dieser Leistungen kann - nach dem tatsächlichen Zeitaufwand, wobei auf der Grundlage des geschätzten Aufwandes ein Höchstsatz zu vereinbaren ist; - als Pauschalhonorar, welchem eine nachvollziehbare Untersetzung des der Pauschale zugrunde gelegten Aufwandes vorhanden sein muss; - nach den entsprechenden Regelungen und der jeweiligen Honorartabelle der Anlage 1 zu 3 Abs. 1 HOAI für die Leistungsarten vereinbart werden. Die Vereinbarung der Leistungen bedarf der Schriftform. 7. Zeithonorar gemäß HOAI Bei Vereinbarung eines Zeithonorars sind die vereinbarten Stundensätze anzugeben. 8. Rechnungen Alle Rechnungen des AN sind kumulativ unter Angabe der mit dem Vertrag vereinbarten honorarrelevanten Bestandteile, wie anrechenbare Kosten, Honorarzone, Honorarsatz, Zuschlag usw., zu stellen. Begründende Unterlagen (wie Ermittlung der anrechenbaren Kosten) müssen beigefügt sein. 9. Beschaffung der Einrichtung und beweglicher Ausstattung Bei der Beschaffung der Einrichtung und von beweglichen Ausstattungen (Möbel, Vorhänge usw.) ist im Regelfall der Architekt nicht zu beteiligen. Ausgaben hierfür sind grundsätzlich nicht förderfähig. Seite 6/7

7 10. Erneute Einschaltung der SIB-Zentrale/ ZFAP Die SIB-Zentrale/ ZFAP ist erneut einzuschalten bei: a) Vereinbarungen von zusätzlichem Honorar bzw. Anpassung des Honorars; z. B. bei - Planungsänderungen gem. 10 HOAI - Verlängerung der Bauzeit b) Beauftragung von besonderen Leistungen gem. Anlage zu den betr. HOAI Sollten nach Vertragsabschluss besondere Leistungen notwendig werden, so ist deren Zuwendungsfähigkeit mit der SIB-Zentrale/ ZFAP bzw. der zuständigen Niederlassung des Staatsbetriebes Sächsisches Immobilien- und Baumanagement (SIB) vorher abzustimmen. c) Vertragsauflösung. Seite 7/7