Hinweise für Vergabe, Abschluss und Abrechnung von Architekten- und Ingenieurverträgen gemäß HOAI 2013 bei Zuwendungsbaumaßnahmen (Stand 08/ 2016)

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1 1. Allgemein Die folgenden Hinweise zu den jeweiligen Verfahrensschritten beziehen sich lediglich auf die Förderfähigkeit der Honorare und der Nebenkosten der freiberuflich Tätigen (fbt) aus baufachlicher Sicht. Weitergehende finanzielle Forderungen der Architekten und Ingenieure gegenüber dem Bauherrn werden davon nicht berührt. Basis der Berechnung der förderfähigen Honorarkosten bei der baufachlichen Prüfung des Verwendungsnachweises für alle Leistungsphasen des jeweiligen Leistungsbildes der HOAI sind die im Ergebnis der baufachlich geprüften Antragsunterlagen im Zuwendungsbescheid ausgewiesenen förderfähigen Kosten. 2. Auswahl der fbt Die Aufträge sind an freiberuflich Tätige (fbt) zu vergeben, deren Fachkunde, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit geprüft wurde, die über ausreichende Erfahrungen verfügen und die am ehesten die Gewähr für eine sachgerechte, qualitätsvolle und wirtschaftliche Planung und Bauausführung bieten. Der Nachweis von Referenzen, welche vergleichbar mit der zu vergebenden Planungs- oder Beratungsleistung sind, ist unverzichtbar. Es ist rechtzeitig zu klären, welche Planungsleistungen erforderlich sind und vergeben werden sollen, z.b. Objektplanung Gebäude sowie Leistungen fachlich Beteiligter wie Technische Ausrüstung, Tragwerksplanung usw. Die Leistungen der fachlich Beteiligten sind durch den Gebäudeplaner (Architekten) zu koordinieren. Für den Fall, dass beabsichtigt ist, einem Planungsbüro sämtliche Planungsaufgaben zu übertragen und dafür einen Honorarzuschlag zu vereinbaren, wird darauf hingewiesen, dass ein Generalplanerzuschlag nicht förderfähig ist. Die Notwendigkeit bzw. Förderfähigkeit des Einsatzes eines Projektsteuerers ist in jedem Fall im Vorfeld mit dem Zuwendungsgeber abzustimmen. Die Leistungen des Projektsteuerers sind klar gegenüber den Leistungen der an der Objektplanung Beteiligten abzugrenzen. Dopplungen und/oder Überschneidungen sind auszuschließen. Der Architekt ist der Treuhänder des Bauherrn von Planungsbeginn bis Abschluss der Baumaßnahme, so dass auf die zusätzliche Beauftragung eines Projektsteuerers in vielen Fällen verzichtet werden kann. Dessen Leistungen sind im Regelfall den Bauherrenaufgaben zuzuordnen. Die Beauftragung eines Projektsteuerers erhöht die Baunebenkosten und sollte deshalb nur ausnahmsweise erwogen werden. Ist der Einsatz eines Projektsteuerers begründet, so ist diese Aufgabe einem Büro zu übertragen, welches nicht bereits mit Planungsleistungen für das Vorhaben beauftragt ist. 3. Vergabeverfahren und Ermittlung des Auftragswertes Leistungen für freiberuflich Tätige sind europaweit auszuschreiben, wenn der geschätzte Auftragswert zum Zeitpunkt der Einleitung des Vergabeverfahrens den geltenden Schwellenwert erreicht oder überschreitet (2016 und 2017 beträgt der Schwellenwert netto). Seit dem finden die Regelungen der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV (Artikel 1 der VergRModVO) vom ) Anwendung. Die Vergabeverordnung für freiberufliche Dienstleistungen (VOF) findet damit keine Anwendung mehr. Der VOF-Leitfaden des Sächsischen Staatsministeriums für Finanzen, Stand 2012 (somit Bezug zum aktuellen Regelwerk nicht gegeben), wird nur hinsichtlich der Durchführung der Vergabeverfahren zur Anwendung empfohlen. Die Schätzung des Auftragswertes erfolgt nach 3 Abs. 1, 7 bis 12 VgV. Gem. 3 Abs. 7 VgV gilt, dass bei einem Auftrag, der in mehreren Losen vergeben wird, der geschätzte Gesamtwert aller Lose der Auftragswertschätzung zugrunde zu legen ist. Bei Planungsleistungen gilt diese Regelung aber nur für Lose über gleichartige Leistungen, d.h. es sind nur die Werte solcher Planungsleistungen zusammenzufassen, die gleichartig sind. Hinsichtlich der Definition gleichartiger Leistungen besteht eine divergierende Auffassung der BRD zur EU- Kommission. erstellt: SIB, 08/

2 Die BRD vertritt die Auffassung, dass gleichartige Leistungen nur dann vorliegen, wenn diese demselben Leistungsbild der HOAI zuzuordnen sind. Nach Auffassung der EU handelt es sich auch dann um gleichartige Leistungen, wenn die Leistungen in wirtschaftlicher und technischer Hinsicht eine innere Kohärenz und funktionelle Kontinuität aufweisen, selbst wenn diese verschiedenen Leistungsbildern der HOAI zuzuordnen sind. Die EU fordert daher bei der Schätzung des Auftragswertes eine Addition sämtlicher Planungsleistungen, die nach o.g. Gesichtspunkten miteinander verbunden sind. Auf Grund von schwebenden Vertragsverletzungsverfahren der EU-Kommission gegen die Bundesrepublik Deutschland zu dieser Problematik wird mindestens bei mit EU-Mitteln geförderten Maßnahmen empfohlen, der Auffassung der EU-Kommission zu folgen, da sonst Rückzahlungen drohen. Das bedeutet für die Auftragswertschätzung bei diesen Maßnahmen, dass die Honorare sämtlicher Planungsleistungen, die zur Errichtung eines Bauvorhabens erforderlich sind, zusammenzurechnen sind. Dazu zählen i.d.r. die Leistungen nach Teil 3 und 4 HOAI, Beratungsleistungen nach Anlage 1 HOAI und Projektsteuerungsleistungen. Bei der Ermittlung der geschätzten Gesamtvergütung sind jedoch nicht die Prüfung Brandschutzkonzept, Prüfung Tragwerksplanung oder sonstige Gutachterleistungen wie z. B. Holzschutzgutachten, Sicherheitskoordinatoren zu berücksichtigen. Etwaige Optionen, Vertragsverlängerungen, Prämien oder dergleichen sind zu berücksichtigen. Ebenfalls zur Gesamtvergütung gehören Nebenkosten nach 14 HOAI. Sofern der geschätzte Auftragswert/Gesamtvergütung den Schwellenwert überschreitet, sind die einzelnen Planungsleistungen (Lose) europaweit auszuschreiben. Abgewichen werden darf nur bei Losen, bei denen der geschätzte Auftragswert unter (netto) liegt und die Summe solcher Lose 20 % des geschätzten Gesamtwertes aller Lose nicht überschreitet. Diese Lose können national unter Beachtung der Wettbewerbsgrundsätze vergeben werden, d.h. es sind formlos mehrere Angebote einzuholen. Die Schätzung des Auftragswertes ist vor Einleitung des Vergabeverfahrens zu dokumentieren und den Unterlagen beizufügen. Eine beabsichtigte Vergabe mehrerer Leistungsbilder an einen Auftragnehmer (Generalplaner) ist unter Bezug auf 97 Abs. 4 GWB zu begründen und entsprechend zu dokumentieren. Die Durchführung eines Planungswettbewerbs ist gem. 78 Abs. 2 VgV grundsätzlich immer zu prüfen und die Entscheidung zu dokumentieren. Vergabeverfahren nach VgV Aufträge für Architekten- und Ingenieurleistungen können i.d.r. im Rahmen eines Verhandlungsfahrens mit Teilnahmewettbewerb oder nach Durchführung von Planungswettbewerben (Abschnitt 5 und Abschnitt 6, Unterabschnitt 2 VgV) vergeben werden. Der wettbewerbliche Dialog ist nur unter besonderen Voraussetzungen zulässig. Auf eine gewissenhafte und vollständige Dokumentation sämtlicher Verfahrensschritte und dabei getroffene Entscheidungen einschl. deren Begründungen wird besonders hingewiesen. Versicherungsschutz Bei europaweiten Ausschreibungen ist der Nachweis einer entsprechenden Berufshaftpflichtversicherung als Nachweis der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit gemäß 45 Abs. 4 VgV zu verlangen. Dies ist in der Bekanntmachung anzugeben. Die Höhe der Deckungssummen richtet sich nach den geschätzten Baukosten. Als Richtwerte werden die in der RBBau, 19. Austauschlieferung, K12 genannten Werte empfohlen. Die Festlegung ist in der Vergabedokumentation zu begründen. erstellt: SIB, 08/

3 4. Vertrag Der Architekten- bzw. Ingenieurvertrag ist ein Werkvertrag. Die gesetzliche Verjährungsfrist der Mängelansprüche beträgt gem. 634 a Nr. 2 BGB fünf Jahre. Es wird die Anwendung der jeweils gültigen Einheitsmuster bzw. Vertragsmuster der Richtlinie für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes (RBBau, Teil 3) empfohlen (siehe Letztere sind auf die Beauftragung von Planungsleistungen durch die Staatshochbauverwaltung zugeschnitten, müssen jedoch individuell an den zu beauftragenden Leistungsumfang für die jeweilige Baumaßnahme angepasst werden. Für den Zuwendungsbereich sollen die allgemeinen Vertragsbestimmungen (AVB) aus der RBBau, Anhang 19, Teil 3 (soweit zutreffend) und für die Objektplanung Gebäude, die AVB zum Vertrag Objektplanung Gebäude (soweit zutreffend) vereinbart werden. Im Vertrag sind alle Leistungsphasen/Leistungen aufzuführen, deren Übertragung an den Auftragnehmer vorgesehen ist. Die Leistungsphasen bzw. Leistungen sollen jedoch stufenweise übertragen werden. Der Auftragnehmer soll zunächst nur mit den Leistungen beauftragt werden, die zur Erstellung der Entwurfsunterlage Bau/Bauunterlage erforderlich sind. Die weiteren Leistungen sind je nach Bedarf einzeln oder zusammengefasst durch ein gesondertes Schreiben zu beauftragen. Bestandteil des Vertrages müssen auch alle Vereinbarungen zur Honorierung der Leistungen sein. Der freiberuflich Tätige (fbt) hat dem Zuwendungsempfänger ausreichenden Versicherungsschutz nachzuweisen. In der Regel erfolgt dies durch eine Berufshaftpflichtversicherung. Der fbt hat nachzuweisen, dass er zurzeit (oder: zum Zeitpunkt der Beauftragung) schadensfrei ist und die Haftpflichtversicherung zwei Schadensfälle in der Höhe der vorgesehenen Versicherungssummen abdeckt. Es ist der Nachweis zu erbringen, dass die Maximierung der Ersatzleistung mindestens das Zweifache der Versicherungssumme beträgt. 4.1 Grundlagen des Honorars Gem. 7 HOAI 2013 richtet sich das Honorar grundsätzlich nach der schriftlichen Vereinbarung, die die Vertragsparteien bei Auftragserteilung im Rahmen der durch die HOAI festgesetzten Mindest- und Höchstsätze getroffen haben Anrechenbare Kosten Die Grundlagen des Honorars für Leistungen für die Leistungsbilder der Teile 3 und 4 HOAI regelt der 6 HOAI nach Abs. 1 und 2: anrechenbare Kosten des Objektes auf der Grundlage der anrechenbaren Kosten der bestätigten Kostenberechnung, oder sofern keine Kostenberechnung vorliegt auf der Grundlage der Kostenschätzung; - nach Abs. 3: anrechenbare Kosten einer Baukostenvereinbarung (Festlegung nachprüfbarer Baukosten). Die anrechenbaren Kosten sind je Leistungsart zu ermitteln (nach 4 in Verbindung mit 33 oder 38 oder 42 oder 46 oder 50 oder 54 HOAI). Gemäß 4 Abs. 3 ist der Umfang der mitzuverarbeitenden Bausubstanz bei den anrechenbaren Kosten angemessen zu berücksichtigen. Er ist objektbezogen und nachvollziehbar zu ermitteln und schriftlich zu vereinbaren Honorarzone Die Einordnung der jeweiligen Planungsleistung in die entsprechende Honorarzone je Leistungsart ist nach 5 HOAI in Verbindung mit den Anlagen Objektlisten vorzunehmen. Sind für ein Objekt einzelne Bewertungsmerkmale aus mehreren Honorarzonen anwendbar und bestehen deswegen Zweifel, welcher Honorarzone das Objekt zugeordnet werden kann, so ist die Anzahl der Bewertungspunkte zu ermitteln. Die Zuordnung zur Honorarzone für das Objekt erfolgt nach der Summe der Bewertungspunkte (s. 35 Abs. 2 6 HOAI, 40 Abs. 2-4 HOAI, 44 Abs. 2-4 HOAI, 48 Abs. 2-4 HOAI, 52 Abs. 2-3).Die Punktebewertung ist plausibel und nachvollziehbar zu dokumentieren sowie mit der Einreichung des Zuwendungsantrages vorzulegen. Bei der Technischen Ausrüstung ist zur Ermittlung der Honorarzone keine Punktebewertung gefordert. Sind für eine Anlage Bewertungsmerkmale aus mehreren Honorarzonen anwendbar und bestehen deshalb erstellt: SIB, 08/

4 Zweifel, welcher Honorarzone die Anlage zuzuordnen ist, dann ist die Honorarzone maßgebend, in die die Mehrzahl der Bewertungsmerkmale nach 56 Abs. 2 HOAI entsprechend ihrer Bedeutung im Einzelfall fällt. Entsprechend 5 Abs. 2 und 3 ist die Bestimmung der Honorarzone eindeutig, wenn die Bewertungsmerkmale einer Anlage nach der Objektliste der Anlage 15.2 HOAI mit der Honorarzone übereinstimmen. Fällt die Anlage zwar unter ein Regelbeispiel einer Honorarzone der Anlage 15.2, liegen aber auch Bewertungsmerkmale aus anderen Honorarzonen vor, dann entscheidet die Mehrzahl der Bewertungsmerkmale nach 56 Abs. 2 HOAI (s. vorläufig auch Kommentar zur HOAI, Locher/ Koeble/ Frik, 11. Auflage) Honorarsatz Kriterien, die eine Abweichung vom Mindestsatz rechtfertigen, sind für Leistungen nach den Vertragsmustern der RBBau in den Hinweisen zum jeweiligen gültigen Vertragsmuster der RBBau genannt. Sie gelten allerdings nur, wenn über die dem Schwierigkeitsgrad der Honorarzone entsprechenden Mindestforderungen hinausgehende Anforderungen gestellt werden, die den Bearbeitungsaufwand verändern und nicht schon in anderer Weise vergütet werden. Eine Abweichung vom Mindestsatz ist zu begründen. Die plausible und nachvollziehbare Begründung ist den Antragsunterlagen beizufügen. Da bei der Technischen Ausrüstung Anlagen einer Anlagegruppe verschiedenen Honorarzonen s. 56 Abs. 4 in Verbindung mit Anlage 15.2 zu 5 Absatz 3 Satz 2 HOAI zugeordnet werden können, wird darauf hingewiesen, dass dann die Berechnung eines Mischhonorars gem. 56 Abs. 4 HOAI erforderlich wird Zuschläge Die Anerkennung eines Zuschlages für Umbauten und Modernisierungen ( 36, 40, 44 und 48 jeweils Abs. 6, 52 Abs. 4 und 56 Abs. 5 HOAI) ist von der jeweiligen, konkreten Baumaßnahme abhängig und bedarf einer exakten Begründung. Für Leistungen bei Instandhaltungen und Instandsetzungen von Objekten (in der Regel nicht Gegenstand von Förderanträgen) kann ein Zuschlag nach 12 HOAI vereinbart werden. Die o.g. Zuschläge sind schriftlich zu vereinbaren. Das Feld im Vertragsmuster ist zwingend auszufüllen. Es können auch 0% vereinbart werden. Auf die Regelungen in 6 Abs. 2 HOAI 2013 wird verwiesen Leistungsphasen, Grundleistungen Die Leistungsphasen enthalten die Grundleistungen, welche für die Planung üblicherweise erforderlich sind. Werden nicht alle Grundleistungen beauftragt, sind die geforderten/nicht geforderten zu benennen, zu begründen und zu bewerten (z.b. keine Genehmigungsplanung für Technische Ausrüstung). 4.2 Termine und Fristen Termine und Fristen müssen mit der Beauftragung der jeweiligen Leistungen festgelegt und zwingend vereinbart werden. 4.3 Besondere und zusätzliche Leistungen Das Honorar für Besondere Leistungen kann gemäß 3 Abs. 3 HOAI frei vereinbart werden; die Aufzählung der Besonderen Leistungen ist den Anlagen zur HOAI zu entnehmen; 3, Abs. 3 Satz 1 HOAI ist zu beachten. Besondere und zusätzliche Leistungen müssen gesondert, nach Art und Umfang sowie Vergütung festgelegt und vor dem Tätigwerden des fbt schriftlich vereinbart werden. Anderenfalls besteht kein Honoraranspruch. Die Honorierung der besonderen oder zusätzlichen Leistungen kann als Zeithonorar erfolgen. Für die Vereinbarung des Zeithonorars werden maximal folgende Stundensätze baufachlich bestätigt: - Auftragnehmer/ Geschäftsführer 75 netto, - Projektleiter/ Ingenieure 65 netto, - Mitarbeiter/ Zeichner 50 netto. 4.4 Nebenkosten Als förderfähig werden grundsätzlich (aus Gründen der Gleichbehandlung der Zuwendungsempfänger) Nebenkosten ( 14 HOAI) in Höhe von maximal 3 bis 5 Prozent des Honorars anerkannt. erstellt: SIB, 08/

5 5. Lösungsmöglichkeiten nach gleichen Anforderungen Hinweise für Vergabe, Abschluss und Abrechnung von In der Leistungsphase 2 des jeweiligen Leistungsbildes (s. Anlagen HOAI) hat der fbt alternative Lösungsmöglichkeiten nach gleichen Anforderungen zu untersuchen und Lösungsvorschläge zu unterbreiten (beim Statiker Mitwirken bei ). Diese alternativen Lösungsvorschläge rechtfertigen kein zusätzliches Honorar. 6. Berechnung des Honorars bei vertraglichen Änderungen des Leistungsumfanges Der 10 HOAI regelt die vertragliche Vereinbarung sowie die Bewertung bei Änderung des Umfanges von beauftragten Leistungen. Bei Architekten- und Ingenieurverträgen, die europaweit ausgeschrieben wurden, sind die Regelungen des 132 GWB (Auftragsänderungen während der Vertragslaufzeit) zu beachten. Danach erfordern wesentliche Änderungen während der Vertragslaufzeit ein neues Vergabeverfahren. Im Absatz 1 sind die Sachverhalte dargestellt, wann eine wesentliche Änderung vorliegt. Die Absätze 2 und 3 beinhalten Sachverhalte, die ein Abweichen von einem erneuten Verfahren zulassen. Auf die Bekanntmachungspflichten nach 132 Abs. 5 GWB wird insbesondere hingewiesen. Förderfähig ist jedoch nur die vom Zuwendungsgeber auf Grundlage der Baufachlichen Stellungnahme anerkannte Antrags- und Bauunterlage sowie die Ausführung auf deren Basis. Notwendige Überarbeitungen der Unterlagen bei unverändertem Programm und bei nur unwesentlich veränderten Forderungen des Auftraggebers begründen keinen Anspruch auf zusätzliche Vergütung. 7. Frei zu vereinbarende Planerleistungen (z.b. Gutachter, Sachverständige, Berater) Honorare für Beratungsleistungen gemäß Anlage 1 der HOAI sind nicht verbindlich geregelt. Die HOAI findet somit keine Anwendung. Dies trifft sowohl auf die reine Beratungstätigkeit von Architekten und Ingenieuren als auch bspw. Gutachten zu. Die Regelungen der SäHO und des SächsVergabeG sind zu beachten. Es sollten zur Wahrung des Sparsamkeits- und Wirtschaftlichkeitsgebotes gemäß SäHO mindestens 3 Vergleichsangebote mit Leistungsuntersetzung eingeholt werden. Die Honorierung dieser Leistungen kann z.b. als Zeithonorar erfolgen. Für die Vereinbarung des Zeithonorars werden maximal folgende Stundensätze baufachlich bestätigt (Ausnahme: Spezialplanerleistungen im begründeten Einzelfall): - Auftragnehmer/ Geschäftsführer 75 netto, - Projektleiter/ Ingenieure 65 netto, - Mitarbeiter/ Zeichner 50 netto. Die Vereinbarung der Leistungen bedarf der Schriftform. Der Vertrag ist vor Leistungsbeginn zu schließen. 8. Eindeutig beschreibbare Leistungen Sofern das Ergebnis der Lösung vorab eindeutig und erschöpfend beschreibbar ist, finden die besonderen Vorschriften des Abschnittes 6 VgV (ehemals 1 VOF) keine Anwendung. Die Regelungen des GWB und der VgV zur Beschaffung von Lieferungen und Dienstleistungen sind dann entsprechend anzuwenden. Im Unterschwellenbereich sind die Bestimmungen des Abschnittes 1 VOL/A zu beachten. 9. Rechnungen Alle Rechnungen des Auftragnehmers sind kumulativ unter Angabe der mit dem Vertrag vereinbarten honorarrelevanten Bestandteile, wie anrechenbare Kosten, Honorarzone, Honorarsatz, Zuschlag usw., zu stellen. Begründende Unterlagen (wie Ermittlung der anrechenbaren Kosten) müssen beigefügt sein. Die Prüfung der Rechnungen ist zu dokumentieren und obliegt dem Bauherrn. 10. Beschaffung der Einrichtung und beweglicher Ausstattung Bei der Beschaffung der Einrichtung und von beweglichen Ausstattungen (Möbel, Vorhänge usw.) ist im Regelfall der Architekt nicht zu beteiligen. Ausgaben hierfür sind grundsätzlich nicht förderfähig. erstellt: SIB, 08/

6 11. Erneute Einschaltung der SIB-Zentrale/ZFAP Die SIB-Zentrale/ZFAP ist erneut einzuschalten bei: Hinweise für Vergabe, Abschluss und Abrechnung von a) Vereinbarungen von zusätzlichem Honorar bzw. Anpassung des Honorars; z.b. bei - Planungsänderungen gem. 10 HOAI - Verlängerung der Bauzeit b) Beauftragung von besonderen Leistungen gem. Anlage zu den betr. HOAI Sollten nach Vertragsabschluss besondere Leistungen notwendig werden, so ist deren Zuwendungsfähigkeit mit der SIB-Zentrale/ZFAP bzw. der zuständigen Niederlassung des Staatsbetriebes Sächsisches Immobilienund Baumanagement (SIB) vorher abzustimmen. c) Vertragsauflösung erstellt: SIB, 08/