eprocurement mit COMPAREXonline

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1 DER EFFIZIEntEStE WEG ZU IHRER SOFtWARE eprocurement mit COMPAREXonline Einfache & schnelle Einkaufsprozesse. Zuverlässige & übersichtliche Datenverwaltung. Effiziente Software-Beschaffung.

2 Software effizient einkaufen & verwalten. eprocurement mit COMPAREXonline. Sie wollen für Ihr Unternehmen Software schnell und einfach einkaufen? Doch Sie sehen sich jedes Mal mit einem langwierigen und aufwendigen Bestellprozess verschiedener Hersteller konfrontiert? Dann ist es an der Zeit Ihre Einkaufs- und Abwicklungsprozesse zu optimieren: Mit unserem Kundenportal COMPAREXonline können Sie jederzeit Software einfach und direkt einkaufen oder Produkt- und Preisinformationen in Ihr Einkaufssystem integrieren. Durch automatisierte und kontrollierte Abläufe ist Ihre Beschaffung nicht nur schneller sondern auch sicherer und effizienter. Schließlich behalten Sie mit COMPAREXonline immer den Überblick. Alle relevanten Informationen, wie z.b. Angebote und Bestellungen, abgeschlossene Verträge oder Lizenzreports sind übersichtlich hinterlegt und jederzeit abrufbar. Das konstante Monitoring aller Produkte mit unserem Kundenportal ermöglicht Ihnen außerdem eine effiziente und zuverlässige Wartung. Entsprechend Ihren Anforderungen bieten wir Ihnen passgenaue Lösungen für Ihre Software-Beschaffung und -verwaltung, vom einfachen Webshop über eine OCI-Anbindung bis hin zur vollintegrierten E-Supply-Chain. << Effiziente Software-Beschaffung << >>Einfache & schnelle Einkaufsprozesse Zuverlässige Datenverwaltung Ihre Vorteile: Ein eprocurement-portal als zentrale Bezugsquelle für Ihren unternehmensweiten Software-Bedarf Schnellere & sichere Beschaffung durch automatisierte & kontrollierte Prozesse Eine stets aktuelle Übersicht der für Sie relevanten Produkte & Preise Transparenter & kontrollierter Einkauf durch unternehmensweit definierte Produkte & Rahmenverträge Übersichtliche Verwaltung z.b. von Angeboten, Rechnungen, Verträgen, Reports Umfangreiches Reporting & Monitoring hinterlegter Verträge & Produkte COMPAREX AG

3 Mehr als nur ein Beschaffungsportal. Prozesse optimieren. Kosten sparen. Effizienz steigern. Einfache & schnelle Einkaufsprozesse Software einkaufen soll einfach und sicher sein. Doch oft steht hinter der Beschaffung vom ersten Angebot bis zur Rechnung eine Vielzahl komplexer Prozesse. Hier setzt COMPAREXonline an: langwierige, fehleranfällige, oft manuelle Abläufe werden optimiert und automatisiert. Die Abwicklung wird schneller und sicherer. Ihre Beschaffungsstruktur. Entsprechend der Anbindung Ihrer Systeme, z.b. ERP, lassen sich sämtliche Vorgänge automatisieren. Ihre Unternehmensstruktur. Abgestimmt auf zugehörige Abteilungen und Niederlassungen, konsolidieren und verschlanken wir zentrale oder dezentrale Beschaffungswege. Effiziente Software-Beschaffung Damit Sie sicherstellen, dass nur benötigte und gewünschte Software unternehmensweit gekauft wird, werden Produktkataloge und Verträge im Portal hinterlegt, die wir im Vorfeld gemeinsam mit Ihnen erstellen. Unkontrollierte Fehlkäufe und damit verbundene Kosten werden vermieden. Rahmenverträge. Sie kaufen Software zu fest vereinbarten Preisen. Produktkatalog. Sie kaufen Standard-Software zu tagesaktuellen Preisen aus einem fest definierten Produktkatalog. Personalisierte Logins für Portal-User. Sie bestimmen die Nutzergruppen des Portals und gestalten so die gesamte Software-Beschaffung nachvollziehbar. Zuverlässige Verwaltung der Bestelldaten Relevante Informationen zu Ihrer Software-Beschaffung sind im Portal in Form von Reportings und Statistiken hinterlegt und jederzeit unternehmensweit einsehbar: Für jede Situation bestens gerüstet. Mit COMPAREXonline. Produktinformationen. Sie haben alle zum Einkauf zugehörigen Informationen, wie Preise, Vertrags- und Lizenzdaten, täglich aktualisiert, zur Verfügung. Bestellungen, Angebote & Rechnungen. Sie haben alle bestellten Produkte, offene Bestellungen, erstellte Angebote sowie Ihre Rechnungen immer im Blick. Wartung. Sie können zu wartende Verträge stetig überwachen und anpassen. Kundendaten. Sie erhalten immer die richtige Bestellung dank automatischer Adressierung. Effizienzsteigerung

4 Die besten Voraussetzungen für Ihre Beschaffungslösung. Unternehmensstruktur Unternehmensgröße Anzahl & Lage verbundener Unternehmen und/ oder Niederlasssungen Evaluierung der IST-Situation Software-Bestand Laufende Software-Verträge Vorhandene, installierte und genutzte Lizenzen Einkaufsprozesse dezentrale oder zentrale Beschaffung Form der Integration von COMPAREXonline Bedarfsermittlung Software-Produkte Beschaffungsbedarf an Software-Produkten und verbundenen lokalen und globalen Lizenzen Rahmenverträge Konsolidierung und Kostenoptimierung vorhandener Rahmenverträge Optimierung Produktkataloge Zusammenstellung zu beschaffender Software-Produkte in Form von Produktkatalogen Produkte Hinterlegung von Rahmenverträgen und Produktkatalogen Vorbereitung der Implementierung User- & Kundendaten Definition der User-Gruppe und Hinterlegung aller relevanten Kundendaten Implementierung von COMPAREXonline COMPAREX AG

5 Vertrauen auf beste Qualität. COMPAREX USP Effizienz durch flüssige Abläufe. Mit COMPAREXonline. Einzigartige Beratungs-Expertise. Egal wie groß Ihr Unternehmen und umfangreich Ihr Software-Bedarf und Lizenzbestand ist wir beraten Sie umfassend zu Ihrer Software-Beschaffung und bereiten mit Ihnen zusammen den kostenoptimalen Einkauf von Software über unser Kundenportal vor. Dazu optimieren wir Ihre vorhandenen Verträge und erstellen auf Basis Ihres tatsächlichen Bedarfs Produktkataloge zusammen. Bestes Sourcing-Modell für Ihre Rahmenverträge. Für die Zusammenstellung sowie Optimierung Ihrer in COMPAREXonline hinterlegten Rahmenverträge entwickeln wir immer das für Sie international beste Sourcing-Modell basierend auf unserer über 30-jährigen Erfahrung, unserer umfassenden Kenntnis der Lizenzmodelle sowie unserer Präsenz in aktuell 31 Ländern und damit zur Verfügung stehenden internationalen Beschaffungsquellen. Bester verfügbarer Preis mit COMPAREX Arbitrage. Beim Einkauf von Standard-Software aus Ihrem Produktkatalog finden Sie im Portal über die Funktion Preisvergleich jederzeit den besten verfügbaren Preis für Ihr gewünschtes Produkt. Ermöglicht wird dies durch die COMPAREX Arbitrage-Funktion: Basierend auf tagesaktuellen Einkaufspreisen pro Produkt vollzieht unsere einzigartige Arbitrage-Datenbank einen internationalen Preisvergleich. Unter Berücksichtigung von Wechselkursschwankungen und der unterschiedlichen regionalen Preispolitik der Hersteller wird auf diese Weise der günstigste verfügbare Einkaufspreis ermittelt. Darüber hinaus legen wir mit Hilfe der Option OpenBook Pricing die Preisgenerierung Ihrer Produkte offen und machen sie so transparent und nachvollziehbar. Integriertes Lizenz-Management mit SAM2GO. Mit dem Kauf von Software über COMPAREXonline haben Sie Ihre damit verbundenen Nutzungsrechte immer im Blick dank der Integration der COMPAREX SAM2GO-Funktion in unser Kundenportal. Per Knopfdruck sehen Sie über das SAM2GO Dashboard jederzeit den Compliance-Status Ihrer Lizenzen ein und können Ihre Beschaffung optimal darauf abstimmen. Effizienzsteigerung

6 Einer für Alles! Software einkaufen mit dem COMPAREXonline Webshop. Mit COMPAREXonline als webbasierten Online-Shop können Sie und Ihre verbundenen Unternehmen all Ihre gewünschte Software ganz einfach und zentral bestellen. Produktauswahl: Innerhalb Ihrer individuellen Rahmenverträge und Produktkataloge haben Sie die Möglichkeit direkt im Portal nach gewünschten Produkten inklusive Preisvergleich mit der COMPAREX Arbitrage Funktion: Mit COMPAREX Arbitrage liefern wir Ihnen für alle Artikel aus dem Produktkatalog den besten verfügbaren Preis. Preisen zu suchen und Favoritenlisten zu erstellen. Produkt-Anfrage: Finden Sie einmal ein gewünschtes Produkt nicht, können Sie jederzeit mit dem COMPAREX Account Management Team über ein integriertes Ticket-System in Kontakt treten. Unsere Mitarbeiter stellen Ihnen entsprechend der SLAs ein qualifiziertes Angebot zur Verfügung. Produktkauf: Liegt Ihr Produkt im Aktuellen Warenkorb, haben Sie 2 Optionen: Angebot anfordern: Ein Angebot wird an Ihre hinterlegte -Adresse versandt. Produkt bestellen: Sie lösen Ihre Bestellung direkt aus und erhalten eine Bestellbestätigung per . Produktsuche im COMPAREXonline Webshop COMPAREX AG

7 Alles im Blick. Einfach. Zuverlässig. Effizient. COMPAREXonline. Informationen verwalten mit dem COMPAREXonline Webshop. Optimale Bedingungen. Mit COMPAREXonline. Vertragsübersicht: Jederzeit können Sie Ihre hinterlegten Rahmenverträge und Produktkataloge einsehen. Reportings: Angebote & Bestellungen Nichts geht verloren. Alle bisher erstellten Angebote zu Produkten und zusätzlichen Projektleistungen wie z.b. Consulting oder Schulungen werden automatisch hinterlegt. Ebenso liegen hier Ihre offenen Bestellungen ab, inklusive aller zugehörigen Daten wie z.b. Produktbeschreibung, Bearbeitungsstatus, Liefer-und Rechnungsadresse sowie Zahlungsvereinbarung. Statistiken: Die Standard Reports bieten Ihnen einen ausführlichen Überblick über Ihre Rechnungen, offenen Aufträge und Verbindlichkeiten sowie Vertragswartungen. Auf Wunsch erstellen wir Ihnen individuelle Reports entsprechend Ihren Anforderungen. Bei mehreren Niederlassungen erhalten Sie mit den Konzern-Reports alle Informationen konzernübergreifend und konsolidiert in einem Report. Alle Reports werden täglich aktualisiert so sind Sie immer bestens informiert. User-Daten: Jederzeit können Sie Ihre eigenen persönlichen User-Daten einsehen und bearbeiten. Unternehmensdaten: Für jeden Portal-Account bzw. jede Niederlassung sind neben den zentralen Adressdaten des Unternehmens die Liefer- und Rechnungsadressen hinterlegt und bearbeitbar. News: Wir informieren Sie regelmäßig zu Änderungen von Software-Produkten und/ oder Lizenzprogrammen sowie zugehörigen Preisen. Erfahren Sie alles über aktuelle Promotions, Sonderangebote und unsere Empfehlungen zu Beratungsleistungen oder Vorträgen zu interessanten Themen. So profitieren Sie vom Webshop: Eine zentrale Bezugsquelle für Ihren Software-Einkauf Ständige Verfügbarkeit als webbasiertes Portal Täglich aktualisierte Preis- und Produktübersicht Standard-Software zum besten verfügbaren Preis Effizienzsteigerung

8 OCI macht s möglich. COMPAREXonline als Informationsportal. Wenn Sie ein unternehmensinternes Einkaufssystem (SRM oder externes Katalog- und Verwaltungssystem) für Ihre Beschaffungsprozesse im Einsatz haben, dann können Sie COMPAREXonline als Informationsportal nutzen und jederzeit aktuelle Produkt- und Preisinformationen abrufen und in Ihr eigenes System importieren. Diese Informationen basieren auf den Rahmenverträgen und Produktkatalogen, die Sie im Vorfeld gemeinsam mit uns erstellen. Für den Informationsabruf verbinden wir unser Einkaufsportal über eine OCI-Schnittstelle (Open Catalog Interface) direkt mit Ihrem Einkaufssystem. So können Sie direkt aus Ihrem System heraus über einen Link auf die für Sie vordefinierte Produkt- und Preisübersicht im Webshop von COMPAREXonline zugreifen und nach gewünschten Produkten suchen. Bei erfolgreicher Suche übertragen Sie per Knopfdruck die entsprechende Produkt- und Preisinformation Ihrer ausgewählten Artikel in Ihr Einkaufssystem. Im Anschluss bestellen Sie wie gewohnt die ausgewählte Software aus Ihrem Einkaufssystem heraus und nutzen Ihre hinterlegten Genehmigungsund Abwicklungsprozesse. 1. Auswahl des gewünschten Produktes und zugehöriger Informationen 2. Liegen alle gewünschten Produkte im roten Warenkorb, können über den Button Einkaufskorb übertragen alle Produkte und zugehörigen Informationen in Ihr hauseigenes System übertragen werden. Verfügen Sie über verbundene Unternehmen oder Niederlassungen, dann erstellen wir Ihnen, je nach Anforderung, mehrere Zugänge und ordnen diesen entsprechend zugeschnittene Produktkataloge zu. Neben der Produktauswahl verfügen Sie wie im Webshop über folgende Optionen: Favoritenlisten erstellen Produkt-Anfrage bei fehlenden Produkten Preisvergleich mit COMPAREX Arbitrage Lizenz-Management über SAM2GO So profitieren Sie vom Informationsportal: Immer aktuelle Preise im eigenen System Minimierter kundeneigener Aufwand für Datenpflege Verfügbarkeit aller richtigen Daten einschließlich Artikelnummer von Beginn an Standard-Software zum besten verfügbaren Preis COMPAREX AG

9 Sicher ans Ziel! eprocurement mit COMPAREXonline.

10 Kleiner Schritt mit großer Wirkung. Die vollständige Integration der E-Supply-Chain. Mit einer kompletten Integration Ihrer E-Supply Chain werden die Prozesse Ihres Software-Einkaufs in jeder Hinsicht optimiert. Dafür verbinden wir Ihr ERP-System direkt mit unserem (z.b. über Schnittstellenformate wie idoc, EDIFACT, Opentrans, XCBL, UBL). Alle Vorgänge Ihrer Software-Beschaffung wie Bestellung, Bestätigung, Lieferschein und Rechnung werden nun direkt zwischen den Systemen ausgetauscht. Langwierige manuelle Vorgänge, die Sie bisher per Fax, Telefon oder abwickeln mussten, laufen nun in Gänze voll automatisiert und elektronisch direkt zwischen den Systemen ab. Sie sparen Zeit, Ressourcen und reduzieren die Fehleranfälligkeit der einzelnen Vorgänge deutlich. Im Ergebnis kaufen Sie Ihre Software schneller, sicherer und einfacher. COMPAREX Zwischen den Systemen Kunde COMPAREXonline ERP-System Bestellung Bestellbestätigung Lieferschein Rechnung ERP-System (z.b. SAP) SRM-System OCI Punch-Out Standardisierte Produktund Preisinformationen Automatisiert & elektronisch COMPAREX AG

11 Alles wie gehabt aber noch besser! Durch die optimale Verbindung zweier Systeme. Immer auf dem richtigen Kurs Mit COMPAREXonline. Für die Auswahl Ihrer Software gelangen Sie aus Ihrem System heraus per Link in den COMPAREXonline Webshop, wo Ihre kundenspezifische Produkt- und Preisliste als OCI-Katalog hinterlegt ist. Haben Sie Ihre Produktauswahl getroffen, werden über das OCI Punch-Out-Verfahren alle relevanten Informationen zu dieser Auswahl inklusive Preise in Ihr Einkaufssystem übertragen. Nach eventueller interner Genehmigung des Software-Kaufs lösen Sie per Knopfdruck in Ihrem System die Bestellung aus, die direkt in unser ERP-System überführt wird. Alle weiteren Schritte wie Bestellbestätigung, Lieferung und Rechnung laufen nun elektronisch und automatisiert zwischen beiden Systemen ab. Neben der Produktauswahl verfügen Sie über folgende Optionen: Favoritenlisten erstellen Produkt-Anfrage bei fehlenden Produkten Preisvergleich mit COMPAREX Arbitrage Lizenz-Management über integriertes SAM2GO Übersicht über alle hinterlegten Verträge Abruf von Reportings & Statistiken zu allen Bestellungen & Angeboten Überblick & Verwaltung hinterlegter User- und Unternehmensdaten So profitieren Sie von der vollständig integrierten E-Supply-Chain: Immer aktuelle Preise im eigenen System & sofortiges Reporting Kein kundeneigener Aufwand für Datenpflege Standard-Software zum besten verfügbaren Preis Nutzung aller unternehmenseigenen Genehmigungs- und Abwicklungsprozesse Sichere und schnellere Beschaffung durch komplett automatisierte elektronisch ablaufende Beschaffungsprozesse Effizienzsteigerung

12 Kontakt Thorsten Schwecke Direktor Lizenzvertrieb Comparex AG Zschokkestr München phone: web:

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