Aeiforia Referenzmodell: Modellierung von Geschäftsprozessen in der Verwaltung von Riester-Verträgen

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1 Aeiforia Referenzmodell: Modellierung von Geschäftsprozessen in der Verwaltung von Riester-Verträgen Gesetze und Regeln bei der Verwaltung von Riester-Verträgen einhalten, Compliance sichern: Riester-Prozesse systematisch und übersichtlich gestalten Aeiforia Produkte...

2 Modellierung von Riester-Geschäftsprozessen Nutzen einer einheitlichen Darstellungsform Die Verwaltung von Riester-Verträgen hat es in sich: Zulagenverwaltung und Entnahmen bzw. Teilentnahmen, aber auch Kapitaltrennungen erschweren die steuerliche Bestandsführung und das Riester-Meldewesen. Die Regelungen zur Förderung und zur nachgelagerten Versteuerung sowie deren Ausnahmen sind komplex und müssen strikt eingehalten werden. Die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) hat einen eigenen Prüfdienst eingerichtet, um die Einhaltung aller Regeln und Gesetze bei den Anbietern zu kontrollieren. Im Rahmen der Prüfungsvorbereitung wird unter anderem eine vollständige Leistungsübersicht aller Leistungsempfänger verlangt, unabhängig davon, ob für die jeweilige Leistung bislang eine Rentenbezugsmitteilung übermittelt wurde. Bei einer lücken- oder fehlerhaften Erstellung drohen Verspätungs- und Bußgelder. 5 Gründe, Riester-Prozesse regelkonform abzubilden 1. Modellierte Prozesse bringen Regeltreue und Kosten unter einen Hut Durch die starke Reglementierung im Rahmen der Riester-Verwaltung ist es unbedingt erforderlich, alle auszuführenden Prozesse regelkonform zu gestalten. Nur dann können Fehler und in deren Folge Mehraufwände oder ggf. Bußgelder vermieden werden. Gleichzeitig ergeben sich durch eine systematische und übersichtliche Prozessbeschreibung und -modellierung schlankere Prozesse, die zur Kostensenkung beitragen. 2. Modellierte Prozesse sind leichter auf Durchgängigkeit und Effizienz zu prüfen Modellierte Prozesse sind einfach zu durchschauen bzw. zu überblicken. Bei bildhaft dargestellten Prozessen lässt sich schnell erkennen, wenn ein Vorgang in einer Sackgasse endet. Auch offene Enden treten buchstäblich offensichtlicher hervor. 3. Modellierte Prozesse ermöglichen eine zielgruppengerechte Darstellung Geschäftsführer, Abteilungsleiter, Sachbearbeiter und Mitarbeiter der IT haben einen unterschiedlichen Blick auf die Prozesse rund um den Riester-Vertrag. Ein modellierter Prozess zeigt auf, welche verschiedenen Rollen intern an dem Prozess beteiligt sind und worin ihre Aufgaben bestehen. So kann jeder Prozess über mehrere Verantwortungsbereiche hinweg betrachtet werden. 4. Modellierte Prozesse profitieren von einer einheitlichen einfachen Darstellungsform Durch die einheitliche Darstellungsform, die einer Prozessmodellierung zugrunde liegt, lassen sich die abgebildeten Abläufe gut lesen: Sie sind für jede am Prozess beteiligte Person oder Gruppe leicht verständlich; die Inhalte werden einfach und klar vermittelt. 5. Modellierte Prozesse sind logisch aufgebaut Damit die abgebildeten logischen Abläufe in automatisierte Prozesse übertragbar sind, bauen sie auf einer durchgängigen Syntax auf. Diese sorgt für die Logik innerhalb der Prozessdarstellung. 2 Aeiforia Produkte

3 Modellierung von Riester-Geschäftsprozessen Werkzeuge Prozessdarstellung Die passenden Werkzeuge für die Prozessmodellierung halten wir für unsere Kunden von Anfang an bereit. Einsatz von BPMN2 und Innovator Mittels LIPOK-Diagramm entwickeln wir zunächst ein gemeinsames Prozessverständnis und erfassen die Rollen im Prozess: Lieferant, Input, Prozess, Output, Kunde. Bei der dann folgenden Modellierung von Riester-Geschäftsprozessen setzen wir den Standard BPMN (Business Process Model and Notation) 2.0 ein. Die Umsetzung erfolgt mit dem Modellierungstool Innovator von MID. Wir nutzen diese Plattform, um Prozesse zu visualisieren, Fachdatenmodelle abzubilden und Datenbanken abzugleichen. Aeiforia Produkte 3

4 Aeiforia Referenzmodell für die Modellierung von Riester-Geschäftsprozessen Vorgehen Bei der Entwicklung und Optimierung von Riester-Geschäftsprozessen verwenden wir Referenzmodelle, um bestehende Prozesse mit den gesetzlichen Anforderungen abzugleichen. Unter der Prämisse von Wirtschaftlichkeit und Regeltreue erzeugen wir auf diese Weise ein stringentes Modell. Sie erhalten ein Höchstmaß an Transparenz und können relevante Punkte in den Fokus Ihrer Entwicklungs- und Optimierungsarbeit stellen. Aufbau des Referenzmodells Helikoptersicht (LIPOK) Kernprozess (Happy Path) Varianten- Darstellung Übersichtlichkeit bietet ein LIPOK-Diagramm, welches für jeden Prozess den Lieferanten (L), den Input (I), den eigentlichen Prozess (P) sowie den Output (O) und den Kunden/Empfänger (K) der Prozessausgabe schematisch darstellt. Der Prozess wird zunächst für den Idealfall (Happy Path) im Modellierungstool,Innovator abgebildet. Es werden die unterschiedlichen Akteure (Zulageberechtigter Anbieter ZfA) und ihre Interaktion skizziert. Neben dem Idealfall werden (typische) Varianten in gleicher Weise als Referenzprozess angelegt. Operative Darstellung Als Unterprozesse zu den genannten Prozessen werden detaillierte Diagramme zum Arbeitsablauf gestaltet, die unseren Kunden als Anleitung zur Durchführung dienen. Vorteile des Riester-Referenzmodells Anbieter von Riester-Produkten erhalten ein idealtypisches Modell für die Modellierung aller Riester-Geschäftsprozesse. Die Wiederverwendbarkeit des Modells hilft, Kosten zu sparen, da keine weitere Modellerstellung notwendig ist. Das Referenzmodell unterstützt bei Soll-Ist-Vergleichen, zeigt Stärken und Schwächen bei bestehenden Prozessen und Strukturen auf und macht Compliance-Verstöße sichtbar. 4 Aeiforia Produkte

5 Aeiforia Referenzmodell für die Modellierung von Riester-Geschäftsprozessen Leistungsumfang Kennzeichnend für den Riester-Prozess ist seine hohe Komplexität. Mit dem Aeiforia Referenzmodell stellen wir Anbietern einen Musterentwurf zur Verfügung, den sie für alle Riester-Prozesse anlegen können. So unterstützen wir auch hier nachhaltiges Handeln. Und ganz wichtig: Neben den prozessorientierten Methodenkenntnissen verfügen wir über hohes Fachwissen, wenn es um die geförderte Zulage, die Kommunikation mit der Zentralen Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA), die steuerliche Aufteilung und die aktuarielle Umsetzung von Riester-Produkten geht. Die Kombination von Fach- und Methodenkenntnissen macht unsere Leistung für Anbieter so wertvoll. Unsere Leistungen bei der Modellierung von Riester-Prozessen Bestehende Prozesse analysieren und im Hinblick auf Einhaltung vorgegebener Regeln überprüfen Mithilfe des Referenzmodells führen wir einen Soll-Ist-Vergleich durch. So werden mögliche Lücken, Fehler oder Compliance-Verstöße im Prozess sichtbar. Geschäftsprozesse modellieren Auf der Basis detaillierter und abgestimmter Prozessbeschreibungen modellieren wir klar definierte Prozesse: transparent, unternehmensübergreifend. Ergebnisdesign planen Gemeinsam mit Ihnen planen wir die Darstellung der Geschäftsprozesse. Sie erhalten ein übersichtliches, konsistentes Modell, das für alle am Prozess Beteiligten die passende Darstellung und anforderungsgerechte Dokumentation bietet. Abläufe gestalten Ist-Situation erfassen Wir schaffen zunächst ein gemeinsames Verständnis über Ihre Abläufe, um sie zielorientiert diskutieren zu können. Planen und gestalten Wir planen Vorgänge gemeinsam mit Ihnen vom Anfang bis zum Ende, durchdenken die Abläufe vollständig und bilden sie komplett ab. Implementieren und dokumentieren Wir dokumentieren die regelkonformen Abläufe, unterstützen bei der Einrichtung neuer Prozesse und Implementierung in die Systeme. Zudem helfen wir bei der Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter und sorgen so dafür, dass Fehler nachhaltig reduziert werden. Projekte begleiten Wir helfen bei der Priorisierung der Projektthemen und -schritte, sodass Riester- Prozessprojekte schnell, vollständig und anforderungsgerecht durchgeführt werden. Aeiforia Produkte 5

6 Referenzmodelle in der Vorsorgebranche Ausblick Mit dem Referenzmodell für Riester-Prozesse bieten wir Lösungen, die über die üblichen Leistungen rund um Prozesse & Strukturen sowie die damit verbundenen IT-Aufgaben in der Vorsorgebranche hinausgehen. Wer das Aeiforia Referenzmodell einsetzt, stellt die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen und sonstiger Reglementierungen, die die Abläufe bei der Produktentwicklung und -verwaltung bestimmen, in den Fokus. Das auf diesen Seiten beschriebene Referenzmodell bezieht sich auf die komplexen Riester-Prozesse. Doch wir gehen weiter und entwickeln zusätzliche Referenzmodelle für die Vorsorgebranche. Referenzmodelle stehen für Sicherheit, Kostenersparnis und Nachhaltigkeit Als Beratungshaus für Anbieter beschäftigen wir uns auch mit Prozessen zu Vorsorgeprodukten der ersten und dritten Schicht sowie zu bav- und Life-Cycle- Produkten. Zudem beschreiben wir Prozesse für biometrische Produkte, wie Erwerbsund Berufsunfähigkeitsversicherung sowie Pflege- und Dread-Disease-Versicherung in idealtypischen Referenzmodellen. Darüber hinaus planen wir, die unterschiedlichen Anlagearten und ihre Prozesse idealtypisch darzustellen. Diese aufgeführten Referenzmodelle werden sukzessive Bestandteile unserer Beratung. Für Informationen zu den Referenzmodellen steht Ihnen das Beraterteam der Aeiforia gerne zur Verfügung. 6 Aeiforia Produkte

7 Aeiforia Referenzmodell Kontakt Sie haben Fragen zum Aeiforia Referenzmodell für die Modellierung von Riester-Geschäftsprozessen? Ihre Ansprechpartner Dr. Christoph Oberle Geschäftsführer Telefon: Geschäftsfeld: Systeme & Services Methoden & Verfahren Dr. Jörg Stütten Principal Consultant Leiter Geschäftsfeld Prozesse & Strukturen Telefon: Schwerpunkte: geförderte Altersvorsorge, Spezifikation und Betrieb von Zulagensystemen, Experte zum Thema Outsourcing Susanne Crezelius Consultant Diplom-Ingenieurin (FH) Schwerpunkt: Prozessgestaltung und -modellierung Telefon: Für den Inhalt und die Leistungsbeschreibungen in dieser Broschüre gilt: Änderungen und Irrtum vorbehalten. Aeiforia Produkte 7

8 Aeiforia Vorsorge.Einfach.Besser. Beratung, Produkte und Lösungen für Anbieter von Vorsorgeprodukten Aeiforia GmbH Robert-Bosch-Straße 10/ Haus II Montabaur Telefon: Telefax: Aeiforia GmbH, Montabaur Aeiforia Referenzmodell Prozesse

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