Compliance im Treasury-Management

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1 Compliance im Treasury-Management Vorgaben, Ausgestaltung, systemseitige IT-Unterstützung Klassifizierung: Öffentlich

2 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 2 Compliance oft zu hören, schwer einzuordnen! Wofür steht Compliance? Engl.: to comply with = etw. einhalten, befolgen, erfüllen Rechtliche und regulatorische Entwicklungen haben seit jeher Einfluss auf unternehmerisches Handeln. Dies gilt angesichts der Fülle an jüngsten Neuregelungen umso mehr. Corporate Compliance stellt einen wichtigen Bestandteil guter und sorgfältiger Unternehmensführung (Corporate Governance) dar. Corporate Governance Compliance im Unternehmensbereich bedeutet vor allem: Einhaltung der relevanten Gesetze, Richtlinien, internen Standards und freiwilligen Kodizes Fachliche Kompetenz und persönliche Verantwortung im Umgang mit externen und internen Regeln, Vorgaben der Gesellschafter und Vertragspartner und die Einhaltung zentraler Vorgaben durch die Konzerneinheiten

3 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 3 Wenn Compliance zu kurz kommt bekannte Fälle, große Summen Deutsche Bahn Bußgeldbescheid in Höhe von EUR 1,12 Mio. für die unbegründete Überprüfung von Mitarbeitern und Angehörigen es wurde reagiert, Compliance ist nun ein Thema. ARGE verbundener U-Bahn-Baufirmen Mangelnde Qualitätskontrollen beim Bau der Kölner U-Bahn führten zu Einsturz des Kölner Stadtarchivs mit 2 Toten und einem Schaden von EUR 500 Mio.: 80 % der vorgesehenen Stahlträger wurden nicht verbaut, sondern verkauft. BAE Nach Unregelmäßigkeiten bei Rüstungsgeschäften muss das Unternehmen GBP 286 Mio. (EUR 327 Mio.) in den USA und Großbritannien zahlen. Internationales Olympisches Komitee (IOK) Korruptionsskandal um die Vergabe der Winterspiele 2002 nach Salt Lake City.

4 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 4 Compliance ein weites Feld... Jeder Unternehmensbereich hat seine eigenen Compliance-Themen. Man unterscheidet beispielsweise zwischen: Legal Compliance Accounting Compliance Insolvency Compliance Tax Compliance Regulatory Compliance Health, Safety and Environmental Compliance IT Compliance SOX Compliance etc. In weiterer Folge wird der Fokus auf jene Themen gelegt, welche die Finanz- bzw. Treasury-Abteilung eines Unternehmens betreffen. Zunächst stellt sich jedoch die Frage nach den Funktionen, die Compliance erfüllen soll, sowie den Pflichten, denen Vorstände von Unternehmen in Sachen Compliance gegenüberstehen.

5 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 5 Compliance-Begriff und Compliance-System eine Abgrenzung Compliance als Begriff = die allgemeine Anforderung, vorgegebene Gesetze, Richtlinien und Kodizes zu befolgen Mittel zur Zielerreichung Compliance-Funktion * Risikobegrenzungsfunktion Fernhalten von Risiken in Form von Sanktionen oder Rufschädigungen Allgemeine Informationsfunktion zur Herstellung von Transparenz Kontrollfunktion Überwachung der Unternehmensorganisation durch das Management und Kontrolle des Managements durch Anteilseigner und Arbeitnehmer Marketingfunktion Stärkung von Stellung und Ansehen des Unternehmens in den Märkten und der Öffentlichkeit * Vgl. Bergmoser/Theusinger/Gushurst, Corporate Compliance Grundlagen und Umsetzung, in: Betriebsberater 2008, Heft 25.

6 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 6 Corporate Compliance rechtliche Pflichten Die Regelungstiefe im Bereich Corporate Governance und Compliance hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Jedoch existieren z. B. in Deutschland keine Regelwerke, die konkrete Anforderungen an einzurichtende Compliance-Verfahren definieren. Vielmehr lassen sich über Rechtsprechung und Literatur bestimmte Eckpunkte ableiten, die für die rechtliche Betrachtung der Compliance besondere Bedeutung haben. Diese beziehen sich insbesondere auf das AktG und das HGB sowie Änderungen dieser Gesetze auf Basis von EU-Richtlinien. Auch der Deutsche Corporate Governance-Kodex enthält Compliance-relevante Inhalte.

7 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 7 Rechtliche Verankerung am Beispiel Deutschland AktG: 76 Abs Abs. 1, S Abs. 2 (KonTraG) außerdem: 90 AktG (Berichtspflichten des VS ggü. AR) 161 AktG (Abgabe einer Corporate Governance Erklärung) HGB: 317 Abs Abs. 2, Nr. 5 bzw. 315 Abs. 2, Nr. 5 (BilMoG) Der Vorstand hat unter eigener Verantwortung die Gesellschaft zu leiten. Die Vorstandsmitglieder haben bei ihrer Geschäftsführung die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters anzuwenden. Der Vorstand hat geeignete Maßnahmen zu treffen, insbesondere ein Überwachungssystem einzurichten, damit den Fortbestand der Gesellschaft gefährdende Entwicklungen früh erkannt werden. Bei einer börsennotierten Aktiengesellschaft ist [...] im Rahmen der Prüfung zu beurteilen, ob der Vorstand die ihm nach 91 Abs. 2 [...] obliegenden Maßnahmen in einer geeigneten Form getroffen hat und ob das [...] Überwachungssystem seine Aufgaben erfüllen kann. Kapitalgesellschaften im Sinn des 264d haben im Lagebericht die wesentlichen Merkmale des internen Kontroll- und des Risikomanagementsystems im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess zu beschreiben.

8 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 8 Rechtliche Verankerung am Beispiel Deutschland /2 4. und 7. EU-Richtlinie (Abänderungsrichtlinie) sowie 8. EU-Richtlinie (Abschlussprüferrichtlinie/ EU-SOX ) Corporate- Governance- und Compliance-Auflagen zur Überwachung und Wirksamkeit interner Kontroll-, Revisionsund Risiko-Management-Systeme Umsetzung durch: Prüfungsausschuss Enterprise Risk Management System Transparente Berichterstattung Internes Kontrollsystem (IKS) Umsetzung in D durch Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) Deutscher Corporate-Governance-Kodex: Vorschriften zur Leitung und Überwachung börsennotierter Gesellschaften Empfehlungen für international und national anerkannte Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung Verpflichtende jährliche Erklärung von Vorstand und AR, welchen Empfehlungen gefolgt wurde und welchen nicht Compliance explizit erwähnt. Wie der Vorstand diese erreichen soll, bleibt im Kodex jedoch unbeantwortet. Der Vorstand hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen hin (Compliance). Ziffer 4.1.3, Deutscher Corporate Governance-Kodex, Fassung vom

9 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 9 Gesetzliche Anforderungen umsetzen: Ein Dreigespann von Systemen Aus den gesetzlichen Regelungen ergibt sich die Pflicht zur Einrichtung folgender Systeme: Betrachtet man den Stand der Rechtsprechung, existieren einige Organisations- und Aufsichtspflichten des Vorstandes, denen ein Compliance-System Genüge tun muss. Die Ausgestaltung dieses Systems im Detail hängt vom jeweiligen Einzelfall ab. Es lassen sich jedoch gewisse Mindestanforderungen identifizieren.

10 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 10 Mindestanforderungen an ein Compliance-System/1 Organisation Festlegung des verantwortlichen Ressorts Bestimmung eines Compliance-Beauftragten (Compliance-Officer) Entwicklung, Einführung und Weiterentwicklung des Compliance-Systems Kontakt nach außen zu Behörden und Prüfern sowie nach innen zu interner Revision, Risiko-Management und Controlling Regelmäßiger Bericht an Vorstand Daneben gibt es in den jeweiligen Fachabteilungen dezentrale Compliance-Beauftragte, die für die Einhaltung der sie betreffenden Regeln verantwortlich sind. Verhaltenskodex Verabschiedung durch den Vorstand und Kommunikation an die Mitarbeiter (z. B. via Intranet) Legt Haltung des Unternehmens im Geschäftsverkehr fest Dient der Orientierung der Mitarbeiter in Zweifelsfällen Dokumentiert Erwartungen des Vorstands an die Mitarbeiter Legt klar dar, dass Verstöße gegen den Kodex angemessene Sanktionen zur Folge haben

11 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 11 Mindestanforderungen an ein Compliance-System/2 Compliance-Programme Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens unter rechtlichen Aspekten Identifikation der relevanten Gefährdungspotenziale und rechtlichen Vorgaben in den wesentlichen Unternehmensbereichen Anhaltspunkte für bereichsspezifische organisatorische Maßnahmen (z. B. Anweisungen, Richtlinien, Handbücher), Mitarbeiterschulung und -information sowie anschließende Überwachung Information und Beratung Information der handelnden Personen über wesentliche rechtliche Vorgaben Beratungsangebote z. B. durch Rechtsabteilung oder Compliance-Officer Aufforderung zu Erkundigung im Zweifelsfall Implementierung eines Whistleblowing -Systems zur Kontaktaufnahme (auch anonym) im Fall vermuteter oder tatsächlicher Unregelmäßigkeiten

12 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT Compliance und das Unternehmens-Treasury 12 Dolose Handlungen schlagen häufig in der Finanzabteilung bzw. im Treasury auf Die Schmiergeldzahlungen leisteten die Angeklagten aus so genannten schwarzen Kassen, also dem Rechnungswesen unbekannten Konten.... bedienten sich unter anderem eines Geflechts aus liechtensteinischen Konten von Briefkastenfirmen. Betriebsberater 2009, Heft 3, S effektive Bekämpfung solcher schwarzer Kassen ist aus Unternehmenssicht dringend erforderlich. Bei etlichen Unternehmen dürfte Handlungsbedarf bestehen. Compliance- Programme zur Vermeidung schwarzer Kassen müssen klare Grundsätze für den Umgang mit Firmengeldern, aber auch für den Umgang mit Geschäftspartnern enthalten. Unternehmen sollten zudem gut ausgestattete und ausgebildete Kontrollinstanzen einrichten. Betriebsberater 2009, Heft 3, S. 112

13 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 13 Compliance im Treasury: Werden vorhandene Richtlinien gelebt? Der Vorstand hat geeignete Maßnahmen zu treffen, insbesondere ein Überwachungssystem einzurichten, damit den Fortbestand der Gesellschaft gefährdende Entwicklungen früh erkannt werden." KonTraG bzw. 91 Abs. 2 AktG Der Vorstand hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen hin (Compliance). Ziffer 4.1.3, Deutscher Corporate Governance-Kodex, Fassung vom Auswirkungen des KonTraG und anderer gesetzlicher und regulatorischer Bestimmungen auf die Treasury-Praxis: Verstärkte Bedeutung von Limiten, Finanzberichtswesen, Liquiditätsplanung und insbesondere zunehmende Bedeutung von Richtlinien Über das schlichte Vorhandensein von Richtlinien hinausgehend, rückt deren Einhaltung noch deutlicher ins Zentrum des Interesses von internen Revisoren und Prüfern. Prozesse und Systeme zur Überwachung der Einhaltung von Richtlinien sind nötig.

14 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 14 Beispiel: Systemunterstützung im Compliance Reporting/1 Im Rahmen der jährlichen Prüfung durch die interne Revision bzw. der Abschlussprüfung tauchen im Bereich Treasury unter anderem folgende Fragen auf: Hat Corporate Treasury (CT) die Aufnahme neuer bzw. die Beendigung bestehender Geschäftsbeziehungen mit Banken stets schriftlich genehmigt? Wurden neue Bankkonten stets erst nach schriftlicher Genehmigung durch CT angelegt? Wurden bestehende Bankkonten stets erst nach schriftlicher Genehmigung durch CT geschlossen? Liegen CT die Daten aller Zeichnungsberechtigten für bestehende Bankkonten vor? Wurden alle Banken schriftlich angewiesen, nur Zahlungsaufträge auszuführen, welche von zwei Berechtigten unterzeichnet wurden? Diese und weitere Fragen gilt es, im Fall des Falles für alle Konzerngesellschaften beantworten zu können!

15 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 15 Beispiel: Systemunterstützung im Compliance Reporting/2 Beginnt damit der große Papierkrieg? Nicht unbedingt, denn: Ein unternehmensweites Informationssystem kann die Einholung dieser Informationen wesentlich vereinfachen. Positiver Nebeneffekt: Ein In-Erinnerung-rufen vorhandener Richtlinien. Ein zentral verwalteter Katalog aus Fragen zur Erstellung eines jährlichen Compliance Reports kann den Tochtergesellschaften online zur Beantwortung freigeschalten werden. Voraussetzung: Abnahme des Systems durch die interne Revision bzw. den Abschlussprüfer beispielsweise im Hinblick auf die Abfrage von Unterschriften/Bestätigungen

16 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 16 Beispiel: System zur Unterstützung des Compliance Reporting/3 Welche Funktionen sollte ein derartiges System bereitstellen? Flexible Anlage von Fragenkatalogen, gegliedert nach Themenbereichen Kommentierungsmöglichkeiten Möglichkeit zum Aufruf des Fragenkatalogs je Firma, um zentral die Beantwortung durch dezentrale Benutzer zu überprüfen Möglichkeit zur verpflichtenden Bestätigung bestimmter Fragen durch zwei Berechtigte Hochladen von Dateien zur Dokumentation der Antworten (Kontenlisten, Bankenlisten, sonstige Dokumente)

17 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 17 Nehmen Sie Kontakt zu uns auf! Ist Compliance im Treasury im Rahmen der internen Revision bzw. der externen Prüfung bereits ein Thema für Sie? Wird es vielleicht bald ein Thema für Sie sein? Wenn ja, dann kann es sich auszahlen, sich mit uns über dieses Thema zu unterhalten: Kontaktieren Sie uns bezüglich der Möglichkeiten, Compliance im Treasury mit Hilfe unserer Treasury-Informationsplattform (TIP) zu unterstützen. Treten Sie ebenfalls mit uns in Kontakt, wenn Sie beim Thema Compliance Ergänzungsbedarf bei Ihren Treasury-Richtlinien vermuten. Wir beraten Sie gerne. Auch für spezielle Themen, wie beispielsweise die Möglichkeit zur Erstellung komplexer Compliance Reports zu umfangreichen syndizierten Kreditverträgen über TIP, sind wir Ihr Ansprechpartner. Nutzen Sie unsere Expertise bei der Unterstützung Ihrer internen Revision für eine Compliance-Prüfung des Treasury-Bereichs. Tel.:

18 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 18 Glossar BilMoG: Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz COSO: Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission Euro-SOX : Eine Bezeichnung für die im Jahr 2006 beschlossene 8. EU-Richtlinie IDW: Institut Deutscher Wirtschaftsprüfer IKS: Internes Kontrollsystem KonTraG: Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich SOX: Sarbanes-Oxley Act

19 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 19 Informationsquellen zum Thema Österreichischer Arbeitskreis für Corporate Governance: Regierungskommission Deutscher Corporate Governance-Kodex: Deutsches Institut für Interne Revision: gtnews (Informationsplattform zum Thema Treasury mit einem eigenen Bereich zu Regulation ): Zeitschrift Risk, Fraud & Compliance: Betriebsberater Zeitschrift für Recht, Steuern und Wirtschaft: Dt. Bundesministerium der Justiz (Sammlung nahezu des gesamten Bestandes an Bundesrecht): Verband Deutscher Treasurer (Leitfaden Governance in der Unternehmens- Treasury ):

20 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 20 Haben Sie Interesse oder weitere Fragen? Ihre Ansprechpartner sind: Schwabe, Ley & Greiner Margaretenstraße 70 A-1050 Wien Tel.: Fax: Internet: für Deutschland und international: Jochen Schwabe für Österreich und die Schweiz: Martin Winkler

21 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 21 Schwabe, Ley & Greiner: langjährige Treasury-Erfahrung! Die Firma 1988 gegründet Fokus auf Beratung zu allen Fragestellungen des Finanz-/Treasury-Managements, Veranstaltung des Finanzsymposiums in Mannheim und Wissensvermittlung im Rahmen von Lehrgängen, Seminaren, Roundtables sowie der Fachzeitschrift TreasuryLog Kontinuierliche Erweiterung des Partnerkreises (zehn Partner, alle in der Beratung tätig) Mehr als 30 Mitarbeiter in der Beratung ein Großteil mit langjähriger Unternehmens-, Bank- und/oder Beratungserfahrung Die Kunden Unternehmen, Banken, Versicherungen und Einrichtungen der öffentlichen Hand Vom Mittelstand bis zum multinationalen Konzern Regionaler Schwerpunkt in D/A/CH-Region, für unsere Kunden und deren Tochtergesellschaften auch weltweit tätig Mehr als abgeschlossene Projekte bei über Kunden