Compliance im Treasury-Management Vorgaben, Ausgestaltung, systemseitige Unterstützung

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1 Compliance im Treasury-Management Vorgaben, Ausgestaltung, systemseitige Unterstützung

2 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 2 Compliance oft zu hören, schwer einzuordnen! Wofür steht Compliance? engl.: to comply with etw. einhalten, befolgen, erfüllen Rechtliche und regulatorische Entwicklungen haben seit jeher Einfluss auf unternehmerisches Handeln. Dies gilt angesichts der Fülle an jüngsten Neuregelungen umso mehr. Corporate Governance Compliance im Unternehmensbereich bedeutet vor allem: Einhaltung der für das jeweilige Unternehmen relevanten Gesetze, Richtlinien, internen Standards und freiwilligen Kodizes Fachliche Kompetenz und persönliche Verantwortung im Umgang mit externen und internen Regeln, Vorgaben der Gesellschafter und Vertragspartner und die Einhaltung zentraler Vorgaben durch die Konzerneinheiten Corporate Compliance stellt damit einen wichtigen Bestandteil guter und sorgfältiger Unternehmensführung (Corporate Governance) dar.

3 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 3 Wenn Compliance zu kurz kommt bekannte Fälle, große Summen! Deutsche Bahn Bußgeldbescheid in Höhe von EUR 1,12 Mio. für die unbegründete Überprüfung von Mitarbeitern und Angehörigen es wurde reagiert, Compliance ist nun ein Thema. ARGE verbundener U-Bahn-Baufirmen Mangelnde Qualitätskontrollen beim Bau der Kölner U-Bahn führten zu Einsturz des Kölner Stadtarchivs mit 2 Toten und einem Schaden von EUR 500 Mio.: 80 % der vorgesehenen Stahlträger wurden nicht verbaut, sondern verkauft. BAE Nach Unregelmäßigkeiten bei Rüstungsgeschäften muss das Unternehmen GBP 286 Mio. (EUR 327 Mio.) in den USA und Großbritannien zahlen. Internationales Olympisches Komitee (IOC) Korruptionsskandal um die Vergabe der Winterspiele 2002 nach Salt Lake City Daher gilt sinngemäß... If you think compliance is too expensive, try to be non-compliant. Then think again.

4 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 4 Compliance ein weites Feld... Jeder Unternehmensbereich hat seine eigenen Compliance-Themen. Man unterscheidet beispielsweise zwischen: Legal Compliance Accounting Compliance Insolvency Compliance Tax Compliance Regulatory Compliance Health, Safety and Environmental Compliance IT Compliance SOX Compliance etc. In weiterer Folge wird der Fokus auf jene Themen gelegt, welche die Finanz- bzw. Treasury-Abteilung eines Unternehmens betreffen. Zunächst stellt sich jedoch die Frage nach den Funktionen, die Compliance erfüllen soll sowie den Pflichten, denen Vorstände von Unternehmen in Sachen Compliance gegenüberstehen.

5 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 5 Compliance und Compliance-System eine Begriffsabgrenzung Compliance als Begriff Compliance-System * = die allgemeine Anforderung, vorgegebene Gesetze, Richtlinien und Kodizes zu befolgen Mittel zur Zielerreichung Risikobegrenzungsfunktion Fernhalten von Risiken in Form von Sanktionen oder Rufschädigungen Allgemeine Informationsfunktion zur Herstellung von Transparenz Kontrollfunktion Überwachung der Unternehmensorganisation durch das Management und Kontrolle des Managements durch Anteilseigner und Arbeitnehmer Marketingfunktion Stärkung von Stellung und Ansehen des Unternehmens in den Märkten und der Öffentlichkeit * Vgl. Bergmoser/Theusinger/Gushurst, Corporate Compliance Grundlagen und Umsetzung, in: Betriebsberater 2008, Heft 25.

6 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 6 Corporate Compliance im Wandel der Zeit von der Kür zur Pflicht? Die Regelungstiefe im Bereich Corporate Governance und Compliance hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Jedoch existieren z. B. in Deutschland keine Regelwerke, die konkrete Anforderungen an einzurichtende Compliance-Verfahren definieren. Vielmehr lassen sich über Rechtsprechung und Literatur bestimmte Eckpunkte ableiten, die für die rechtliche Betrachtung der Compliance besondere Bedeutung haben. Diese beziehen sich insbesondere auf das AktG und das HGB sowie Änderungen dieser Gesetze auf Basis von EU-Richtlinien. Auch der Deutsche Corporate Governance-Kodex enthält Compliance-relevante Inhalte.

7 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 7 Rechtliche Verankerung am Beispiel Deutschland /1 AktG: 76 Abs Abs. 1, S Abs. 2 (KonTraG) Außerdem: 90 AktG (Berichtspflichten des VS ggü. AR) 161 AktG (Abgabe einer Corporate Governance Erklärung) Der Vorstand hat unter eigener Verantwortung die Gesellschaft zu leiten. Die Vorstandsmitglieder haben bei ihrer Geschäftsführung die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters anzuwenden. Der Vorstand hat geeignete Maßnahmen zu treffen, insbesondere ein Überwachungssystem einzurichten, damit den Fortbestand der Gesellschaft gefährdende Entwicklungen früh erkannt werden. HGB: 317 Abs Abs. 2, Nr. 5 bzw. 315 Abs. 2, Nr. 5 (BilMoG) Bei einer börsennotierten Aktiengesellschaft ist [...] im Rahmen der Prüfung zu beurteilen, ob der Vorstand die ihm nach 91 Abs. 2 [...] obliegenden Maßnahmen in einer geeigneten Form getroffen hat und ob das [...] Überwachungssystem seine Aufgaben erfüllen kann. Kapitalgesellschaften im Sinn des 264d haben im Lagebericht die wesentlichen Merkmale des internen Kontrollund des Risikomanagementsystems im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess zu beschreiben.

8 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 8 Rechtliche Verankerung am Beispiel Deutschland /2 4. und 7. EU-Richtlinie (Abänderungsrichtlinie) sowie 8. EU-Richtlinie (Abschlussprüferrichtlinie/ EU-SOX ) Erlass umfangreicher Corporate Governance- und Compliance-Auflagen zur verstärkten Überwachung und Wirksamkeit interner Kontroll-, Revisionsund Risiko-Management-Systeme Umsetzung durch: Neu einzurichtenden Prüfungsausschuss Enterprise Risk Management System Transparente Berichterstattung Funktionierendes Internes Kontrollsystem (IKS) Für D Umsetzung der Richtlinien durch Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) Deutscher Corporate Governance-Kodex: Enthält für wesentlich erachtete Vorschriften zur Leitung und Überwachung börsennotierter Gesellschaften Empfehlungen für Verhaltensweisen der Organe, welche laut Kommission international und national anerkannte Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung darstellen Verpflichtende jährliche Erklärung von Vorstand und AR, welchen Empfehlungen gefolgt wurde und welchen nicht Compliance wird darin explizit erwähnt. Wie der Vorstand diese erreichen soll, bleibt im Kodex jedoch unbeantwortet. Der Vorstand hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen hin (Compliance). (Ziffer 4.1.3, Deutscher Corporate Governance-Kodex, Fassung vom )

9 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 9 Das Interne Kontrollsystem im Zentrum der Anforderungen an den Vorstand Sarbanes Oxley Act SOX Einfluss auf (wenn auch abgeschwächt) Zivil- und strafrechtliche Haftung des Vorstandes für Richtigkeit eingereichter Finanzberichte. Geltung in D nur mittelbar für US-notierte Firmen sowie TGs von US-Konzernen COSO-Modell* (COSO I / COSO II) WP-Prüfungsstandards (z.b. IDW PS 261) Definition IKS: Von der Unternehmensleitung eingeführte Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen Auf die Umsetzung von Managemententscheidungen gerichtet Zur Sicherung der Wirksamkeit u. Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit, Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und Einhaltung rechtlicher Vorschriften 4. und 7. EU-Richtlinie 8. EU-Richtlinie ( EU-SOX ) (Umsetzung in D durch BilMoG) Internes Kontrollsystem (IKS) bestehend aus Int. Steuerungssystem Int. Überwachungssystem für alle wesentlichen Geschäftsprozesse Prüfungsausschuss Prüfung der Wirksamkeit des IKS und ggf. des internen Revisionssystems sowie des Risikomanagementsystems Allgemeine Sorgfaltspflichten/ Leitungsaufgaben 93, Abs. 1 AktG 76 AktG Erweiterte Sorgfaltspflichten KonTraG (u.a. 91, Abs. 2 AktG) BilMoG (u.a. 107, Abs. 3 S.2 AktG) Pflicht zur Einrichtung für Unternehmen von öffentlichem Interesse * am Ende der Präsentation findet sich ein Glossar verwendeter Begriffe, Gesetzesbezeichnungen und Abkürzungen

10 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 10 Im Ergebnis steckt ein Dreigespann von Systemen den Rahmen ab Aus den gesetzlichen Regelungen ergibt sich die Pflicht zur Einrichtung folgender Systeme: Internes Kontrollsystem Von der Unternehmensleitung eingeführte Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen Auf die Umsetzung von Management-Entscheidungen gerichtet Zur Sicherung der Wirksamkeit u. Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit, Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und Einhaltung rechtlicher Vorschriften Internes Revisionssystem (teils als Subsystem des IKS gesehen) Prozessunabhängige Kontrollen Prüfung, ob vom Vorstand veranlasste Überwachungsmaßnahmen hinsichtlich bestandsgefährdender Entwicklungen funktionieren Allgemeines Risiko- Management-System Erkennen von Risiken für das Unternehmen Steuerung dieser Risiken Kommunikation an die zuständige Entscheidungsstelle im Unternehmen Betrachtet man den Stand der Rechtsprechung, existieren einige Organisations- und Aufsichtspflichten des Vorstandes, denen ein Compliance-System genüge tun muss. Die Ausgestaltung dieses Systems im Detail hängt vom jeweiligen Einzelfall ab. Es lassen sich jedoch gewisse Mindestanforderungen identifizieren, denen ein Compliance-System genügen muss.

11 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 11 Mindestanforderungen an ein Compliance-System /1 Organisation Festlegung des verantwortlichen Ressorts Bestimmung eines Compliance-Beauftragten (Compliance-Officer) Entwicklung, Einführung und Weiterentwicklung des Compliance-Systems Kontakt nach außen zu Behörden als auch Prüfern sowie nach innen zu interner Revision, Risiko-Management und Controlling Regelmäßiger Bericht an Vorstand Daneben gibt es in den jeweiligen Fachabteilungen dezentrale Compliance-Beauftragte, die für die Einhaltung der sie betreffenden Regeln verantwortlich sind. Verhaltenskodex Verabschiedung durch den Vorstand und Kommunikation an die Mitarbeiter (z. B. via Intranet) Legt Haltung des Unternehmens im Geschäftsverkehr fest Dient der Orientierung der Mitarbeiter in Zweifelsfällen Dokumentiert Erwartungen des Vorstands an die Mitarbeiter Legt klar dar, dass Verstöße gegen den Kodex angemessene Sanktionen zur Folge haben

12 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 12 Mindestanforderungen an ein Compliance-System /2 Compliance-Programme Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens unter rechtlichen Aspekten Identifikation der relevanten Gefährdungspotenziale und rechtlichen Vorgaben in den wesentlichen Unternehmensbereichen Anhaltspunkte für bereichsspezifische organisatorische Maßnahmen (z. B. Anweisungen, Richtlinien, Handbücher), Mitarbeiterschulung und -information sowie anschließende Überwachung Information und Beratung Information der handelnden Personen über wesentliche rechtliche Vorgaben Beratungsangebote z. B. durch Rechtsabteilung oder Compliance-Officer Aufforderung zu Erkundigung im Zweifelsfall Implementierung eines Whistleblowing -Systems zur Kontaktaufnahme (auch anonym) im Fall vermuteter oder tatsächlicher Unregelmäßigkeiten

13 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 13 Compliance und das Unternehmens-Treasury

14 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 14 Dolose Handlungen schlagen häufig in der Finanzabteilung bzw. im Treasury auf Die Schmiergeldzahlungen leisteten die Angeklagten aus so genannten schwarzen Kassen, also dem Rechnungswesen unbekannten Konten.... bedienten sich unter anderem eines Geflechts aus liechtensteinischen Konten von Briefkastenfirmen." Betriebsberater 2009, Heft 3, S effektive Bekämpfung solcher schwarzer Kassen ist aus Unternehmenssicht dringend erforderlich. Bei etlichen Unternehmen dürfte Handlungsbedarf bestehen. Compliance-Programme zur Vermeidung schwarzer Kassen müssen klare Grundsätze für den Umgang mit Firmengeldern, aber auch für den Umgang mit Geschäftspartnern enthalten. Unternehmen sollten zudem gut ausgestattete und ausgebildete Kontrollinstanzen einrichten." Betriebsberater 2009, Heft 3, S. 112

15 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 15 Compliance im Treasury: Werden vorhandene Richtlinien gelebt? Der Vorstand hat geeignete Maßnahmen zu treffen, insbesondere ein Überwachungssystem einzurichten, damit den Fortbestand der Gesellschaft gefährdende Entwicklungen früh erkannt werden." KonTraG bzw. 91 Abs. 2 AktG Der Vorstand hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen hin (Compliance). (Ziffer 4.1.3, Deutscher Corporate Governance-Kodex, Fassung vom ) Auswirkungen des KonTraG und anderer gesetzlicher und regulatorischer Bestimmungen auf die Treasury-Praxis: Verstärkte Bedeutung von Limiten, Finanzberichtswesen, Liquiditätsplanung und insbesondere zunehmende Bedeutung von Richtlinien Über das schlichte Vorhandensein von Richtlinien hinausgehend rückt deren Einhaltung noch deutlicher ins Zentrum des Interesses von internen Revisoren und Prüfern Prozesse und Systeme zur Überwachung der Einhaltung von Richtlinien sind nötig

16 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 16 Beispiel: Systemunterstützung im Compliance Reporting /1 Im Rahmen der jährlichen Prüfung durch die interne Revision bzw. der Abschlussprüfung tauchen im Bereich Treasury unter anderem folgende Fragen auf: Hat Corporate Treasury (CT) die Aufnahme neuer bzw. die Beendigung bestehender Geschäftsbeziehungen mit Banken stets schriftlich genehmigt? Wurden neue Bankkonten stets erst nach schriftlicher Genehmigung durch CT angelegt? Wurden bestehende Bankkonten stets erst nach schriftlicher Genehmigung durch CT geschlossen? Liegen CT die Daten aller Zeichnungsberechtigten für bestehende Bankkonten vor? Wurden alle Banken schriftlich angewiesen, nur Zahlungsaufträge auszuführen, welche von zwei Berechtigten unterzeichnet wurden? Diese und weitere Fragen gilt es im Fall des Falles für alle Konzerngesellschaften beantworten zu können! Beginnt damit der große Papierkrieg? Nicht unbedingt, denn: Ein unternehmensweites Informationssystem kann die Einholung dieser Informationen wesentlich vereinfachen. Positiver Nebeneffekt: Ein In-Erinnerung-rufen vorhandener Richtlinien. Ein zentral verwalteter Katalog aus Fragen zur Erstellung eines jährlichen Compliance Reports kann den Tochtergesellschaften online zur Beantwortung freigeschalten werden Voraussetzung: Abnahme des Systems durch die interne Revision bzw. den Abschlussprüfer beispielsweise im Hinblick auf die Abfrage von Unterschriften/Bestätigungen

17 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 17 Beispiel: System zur Unterstützung des Compliance Reporting /2 Welche Funktionalitäten sollte ein derartiges System bereitstellen? Flexible Anlage von Fragenkatalogen, gegliedert nach Themenbereichen Kommentierungsmöglichkeiten Möglichkeit zum Aufruf des Fragenkatalogs je Firma, um zentral die Beantwortung durch dezentrale Benutzer zu überprüfen Möglichkeit zur verpflichtenden Bestätigung bestimmter Fragen durch zwei Berechtigte Hochladen von Dateien zur Dokumentation der Antworten (Kontenlisten, Bankenlisten, sonstige Dokumente)

18 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 18 Nehmen Sie Kontakt zu uns auf! Ist Compliance im Treasury im Rahmen der internen Revision bzw. der externen Prüfung bereits ein Thema für Sie? Wird es vielleicht bald ein Thema für Sie sein? Wenn ja, dann kann es sich auszahlen, sich mit uns über dieses Thema zu unterhalten: Kontaktieren Sie uns bezüglich der Möglichkeiten, Compliance im Treasury mit Hilfe unserer Treasury-Informationsplattform (T.I.P.) zu unterstützen. Treten Sie ebenfalls mit uns in Kontakt, wenn Sie beim Thema Compliance Ergänzungsbedarf bei Ihren Treasury-Richtlinien vermuten. Wir beraten Sie gerne. Auch für spezielle Themen, wie beispielsweise die Möglichkeit zur Erstellung komplexer Compliance Reports zu umfangreichen syndizierten Kreditverträgen über die T.I.P., sind wir Ihr Ansprechpartner. Nutzen Sie unsere Expertise bei der Unterstützung Ihrer Internen Revision für eine Compliance-Prüfung des Treasury-Bereichs.

19 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 19 Glossar BilMoG: Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz COSO: Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission Euro-SOX : Eine Bezeichnung für die im Jahr 2006 beschlossene 8. EU-Richtlinie IDW: Institut Deutscher Wirtschaftsprüfer IKS: Internes Kontrollsystem KonTraG: Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich SOX: Sarbanes-Oxley Act

20 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 20 Informationsquellen zum Thema /1 Österreichischer Arbeitskreis für Corporate Governance: Regierungskommission Deutscher Corporate Governance-Kodex: Deutsches Institut für Interne Revision: gtnews (Informationsplattform zum Thema Treasury mit einem eigenen Bereich zu Regulation ): Zeitschrift Risk, Fraud & Compliance Betriebsberater Zeitschrift für Recht, Steuern und Wirtschaft

21 COMPLIANCE IM TREASURY-MANAGEMENT 21 Informationsquellen zum Thema /2 Dt. Bundesministerium der Justiz (Sammlung nahezu des gesamten Bestandes an Bundesrecht) Verband Deutscher Treasurer (Leitfaden Governance in der Unternehmens-Treasury )