gv-food-support Seite: 01 Rechnungswesen [ neue Rechnung erstellen ]

Transkript

1 gv-food-support Seite: 01 1.) Kopfdaten und Artikelauswahl 2. Wähle die Artikel aus 1. Trage die Daten des Rechnungskopfes ein 3. Klicke den Button an

2 gv-food-support Seite: 02 2.) Artikelauswahl Die ausgewählten Artikel wurden in die Eingabespalten übernommen. Es stehen z. Zt. 50 Spalten zur Verfügung, die aber problemlos erweitert werden können.

3 gv-food-support Seite: ) Textzeilen einfügen Skz = Sortierkennzeichen. Du hast zwischen jedem Artikel 9 Spalten Platz um zusätzlichen Text einzufügen. ( ) ( ) usw. usw. oder um die Reihenfolge zu verändert, überschreibst du das Skz mit der Zahl in die Zeile verschoben werden soll. Anschliessend unbedingt den Button Skz sortieren anklicken

4 gv-food-support Seite: ) Eingefügter Text wurden übernommen Die beiden Zeilen wurden in die richtige Reihenfolge übernommen

5 gv-food-support Seite: ) Zeilen löschen Diese beiden Zeilen sollen gelöscht werden Button Zeilen löschen anklicken.

6 gv-food-support Seite: ) Zeilen wurden gelöscht

7 gv-food-support Seite: 07 3.) Anzahl und MwSt bearbeiten Anzahl und ggf. MwSt eintragen MwSt = 1.07 bedeutet 7% und MwSt = 1.19 bedeutet 19%. Die Mehrwertsteuer wird pro Zeile berechnet. Dadurch besteht die Möglichkeit verschiedene Mehrwertsteuersätze in einer Rechnung zu ermitteln. Die beiden Werte werden aus den Stammdaten des Inhaber's übernommen. Sollten sich die Mehrwertsteuersätze verändern, müssen sie im Inhaberstammsatz modifiziert werden. Button Aktualisieren und berechnen anklicken.

8 gv-food-support Seite: 08 4.) Gesamtpreisberechnung Der Gesamtpreis und der Rechnungsbetrag wurden ermittelt Druckt die Rechnung im HTML-Format Druckt die Rechnung im PDF-Format Wenn alle Angaben auf dem Rechnungsformular korrekt sind wird die Rechnung gespeichert.

9 gv-food-support Seite: 10 5.) Rechnung im pdf-format

10 gv-food-support Seite: 09 1.) Hier gibst du den Zahlungstermin ein. Du kannst auch ein Datum einsetzen oder irgendetwas anderes. [ 20 Zeichen ]. 2.) Klicke in das Feld. Dann erscheint ein Kalender in dem du das Auftragsdatum auswählen kannst. 3.) In der Betreff-Zeile hast du 38 Zeichen zur Verfügung. Die Begrenzung ist notwendig um den Rechnungsdruck übersichtlich zu gestalten.

11 gv-food-support Seite: 10 4.) Wer auch immer 5.) Wie bei Auftrag vom kannst du auch hier mit der Kalenderfunktion Das Rechnungsdatum einfügen 6.) Laut Finanzamtsregelung darf keine Lücke in den Rechnungsnummern vorhanden sein, daher wird die Rechnungsnummer immer automatisch um 1 erhöht und hat folgendes Format: JJJJnnnnn JJJJ = aktuelles Jahr Nnnnn = laufende Nummer Sollte eine Rechnung fehlerhaft sein, wird sie durch den Lösch-Button [ Rechnung stornieren ] storniert aber nicht gelöscht. Daher ist die fortlaufende Folge der Nummern gewährleistet. 7.) Die Skonto Angabe in % bezieht sich auf den gesamten Rechnungs- Betrag. Für einzelne Nachlässe der Artikel existiert ein gesondertes Feld innerhalb der Artikelzeilen

12 gv-food-support Seite: 11 8.) Um die Auswahl etwas zu beschleunigen, kannst du die Artikel durch suchen etwas eingrenzen. Dazu hast du folgende Möglichkeiten: * #xxxxxxx Zeigt alle Artikel die in der Datenbank vorhanden sind Bsp.: #rind zeigt alle Artikel die in der Kategorie rind enthalten sind. Folgende Kategorien stehen z. Zt. zur Auswahl: #, #rind, #schwein, #gefluegel, #wild, #vegetarisch, #fingerfood, #rheinisch, #spezialitaeten, #salate, #beilagen, #suppen, #dessert, #menues A - Z röllchen Das # ist ganz wichtig und auf Gross-Kleinschreibung achten. Nach dem # werden die Kategorien klein geschrieben, sonst wird nichts gefunden Bei Eingabe eines einzelnen Großbuchstaben's werden alle Artikel die mit diesem Buchstaben beginnen gefiltert und angezeigt. Zeigt alle Artikel die die Zeichenkette röllchen besitzen auch in übergreifenden Kategorien Durch einen Klick auf den suchen-button aktualisierst du die Auswahl-Box.

13 gv-food-support Seite: 12 9.) Auswahl Box: Halte die ALT-Taste gedrückt und klicke mit der Maus die Artikel an, die die Rechnung beinhalten soll. Eine Mehrfachauswahl ist möglich (z. Bsp.: Die grüne Artikelauswahl) Durch einen Klick auf den Übernahme-Button werden die Artikelspalten gefüllt und du musst nur noch die Menge und den Mehrwertsteuersatz ergänzen. Nach der Ergänzung

14 gv-food-support Seite: ) Durch einen Klick auf den Aktualisierungs-Button berechnet das Programm die Summen und erstellt die Rechnungs-Druckdatei. Alle bisherigen Eingaben und Aktionen sind immer wiederholbar bis die Rechnung das endgültige Format besitzt. Alle Änderungen während der Sitzung werden erst gespeichert, nachdem der Button Speichern angeklickt wurde. Danach sind keine Änderungen mehr möglich.

15 gv-food-support Seite: ) Mit einem dieser beiden Buttons werden die Rechnungen gedruckt. Besitzt du den Acrobat Reader kannst du die Rechnungen im PDF-Format drucken. Ansonsten nimmst du den HTML-Button. Besser ist allerdings PDF. Arbeitest du unter WINDOWS musst du einen Postscript Viewer aus dem Internet herunterladen: und anschließend installieren. Dieses Programm wandelt Postscript- Dateien in PDF-Dateien um. 12.) Speichert die Rechnungen in die Datenbank. Die Daten werden im Statistik-Programm benötigt