Stellenbeschreibung. Datum: Ersteller: Prüfung/Freigabe: Seite: Thomas Homberger OVR Beschluss vom von 5

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1 Thomas Homberger OVR Beschluss vom von 5 Stellenbezeichnung Vorgesetzte Stelle Zusammenarbeit Abteilung Geschäftsführer / Ratsschreiber Präsident Ortsverwaltungsrat Ortsverwaltungsräte, Betriebsleiter und Personal Geschäftsstelle Geschäftsstelle Stelleninhaber Stellvertretung durch Präsident Ortsverwaltungsrat Beschäftigungsgrad 100 % Stellenziel Operative Führung der Ortsgemeinde im Sinne der Gemeindeordnung, Reglemente und Erlasse; Umsetzung der vom Ortsverwaltungsrat festgelegten strategischen Zielsetzungen und Entscheide Die Geschäftsstelle unterstützt den Ortsverwaltungsrat in seiner Aufgabenerfüllung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben Die Geschäfte und Verhandlungen der Ortsgemeinde sollen gut dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar sein Die Schriftlichkeit der Ortsgemeinde orientiert sich an einem einheitlichen Erscheinungsbild (corporate design corporate identity), das in allen Produkten wieder zu finden ist Leitung der Geschäftsstelle Führung von grösseren Projekten im Auftrag des Ortsverwaltungsrates Leitung der Immobilienbewirtschaftung Vertragswesen Vorbereitung, Protokollierung und Verarbeitung der Ortsverwaltungsrats-Sitzungen Organisation, Erledigung, Überwachung und Vollzug der Ratsbeschlüsse Koordination und Erledigung allgemeiner Administrativaufgaben Rechtsberatung Information, Öffentlichkeitsarbeit Koordination, Erarbeitung und Herausgabe des Jahresberichtes Koordination und Vorbereitung der Bürgerversammlungen und Wahlen

2 Thomas Homberger OVR Beschluss vom von 5 Stellenanforderungen Hochschulabschluss in Betriebswirtschaft oder Rechtswissenschaft von Vorteil Alternativ: Abschluss der Gemeindefachschule St. Gallen, des Fachdiploms öffentliche Verwaltung (HTW Chur) oder gleichwertige Weiterbildung an einer höheren Fachschule / Fachhochschule Fundierte Kenntnisse und praktische Erfahrung im Verwaltungswesen Verhandlungs- und Organisationsgeschick Gewandtheit im mündlichen und schriftlichen Ausdruck Fundierte EDV- und MS-Office- Kenntnisse Betriebswirtschaftliche Kenntnisse Hohe Selbstständigkeit, Eigeninitiative Vertrautheit mit den örtlichen Verhältnissen von Vorteil Vernetztes Denken Mediengewandtheit Fundierte Kenntnisse der politischen Prozesse und Abläufe Der Stelleninhaber muss zudem über eine ausgezeichnete Persönlichkeits-, Sozial- und Führungskompetenz verfügen. Hauptaufgaben Der Stelleninhaber ist verantwortlich für: Einen reibungslosen Ablauf in der Geschäftsstelle Eine aufmerksame Kundenbetreuung (intern und extern) Das Personal- und Versicherungswesen Die Organisation, Erledigung und Überwachung von Vollzügen der Ratsbeschlüsse Die Erledigung und Koordination allgemeiner Verwaltungsarbeiten und -aufgaben Die Zuverlässigkeit der Geschäftskontrolle sowie Termin- und Pendenzenkontrollen Die Durchführung von diversen Erhebungen, Abklärungen und Recherchen Die Vorbereitung und Vorprotokollierung von Sitzungen (in Absprache mit dem Präsidenten) Die inhaltliche Richtigkeit der protokollierten Ratsbeschlüsse Die Erledigung von Korrespondenzen Die Einhaltung des Kostenrahmens bei besonderen ihm zur Organisation übertragenen Projekten oder Anlässen Die termingerechte Erstellung des Jahresberichtes Geschäftsstelle: Leitung und Organisation der Geschäftsstelle Personalwesen (Reglemente, Arbeitsverträge, Stellenbeschriebe, Weiterbildungsvereinbarungen, Mitarbeiterbeurteilungen usw.) Vertragswesen (Erstellung / Prüfung von Verträgen aller Art und Weise)

3 Thomas Homberger OVR Beschluss vom von 5 Trägt die Verantwortung für die Zuverlässigkeit von Geschäftskontrollen sowie Termin- und Pendenzenkontrollen Ist erste Anlaufstelle für alle, die mit der Ortsgemeinde in Kontakt treten Betreut den Internetauftritt der Ortsgemeinde Zuständig für Öffentlichkeits- und Datenschutzgesetz Auskunftserteilung und Beratung Vorbereitung und Organisation der Bürgerversammlung Erstellt das Protokoll der Bürgerversammlung Vorbereitung und Durchführung von Abstimmungen und Wahlen Erstellt das Wahlprotokoll und die gesetzlichen Publikationen Erstellt und erteilt im Auftrag und in der Kompetenz des Verwaltungsrates die Bewilligungen Ist Budgetverantwortlich für die Geschäftsstelle und den Bereich Immobilien Koordiniert die Erarbeitung und Herausgabe des Jahresberichts Ortsverwaltungsrat: Vertritt nach Weisung des Präsidenten von Fall zu Fall den Ortsverwaltungsrat nach Aussen Trägt bei zur positiven Erfüllung der Aufgaben der Ortsgemeinde Teilnahme an den Sitzungen des Ortsverwaltungsrates und bestimmter Ressorts Unterstützt den Ortsverwaltungsrat in den Entscheiden und Entschlüssen (beratende Funktion) Verarbeitung der Sitzungsergebnisse (Erlasse, Verfügungen, Weisungen) Erlässt gegenüber Dritten, die für den Vollzug der Ratsbeschlüsse notwendigen Weisungen und Anordnungen Erstellen der Protokolle des Ortsverwaltungsrates und in spezifischen Projekten Setzt das Protokoll im Rat und der GPK in Zirkulation Teilnahme an Sitzungen der Ressorts, Unterstützung, Beratung und Mitarbeit Erstellt Reglemente, Weisungen und Aktennotizen Sorgt für die Erledigung hängiger Pendenzen und die Einhaltung der gegebenen Termine Rechtliche Beratung Terminplanungen Mitwirkung (zum Teil Projektleitung) in allen grösseren Projekten der Ortsgemeinde (zur Zeit: Neukonzeption Schloss, Alters- und Pflegezentrum Schachen mit 60 Alterswohnungen mit Service der OGRJ, Zukunftsprojekt Umnutzung Bürgerspital/Seestrasse 6) Mitwirkung in Baukommissionen bei grösseren Immobilienprojekten / Sanierungen Immobilienbewirtschaftung: Verantwortung für die Verwaltung der Grundstücke (Gebäude, Bauland, Pachtland, Rebberg, Steinbruch, Insel Lützelau, Schloss, Kloster, Bootshafen, Museen, Kulturgüter etc.) Verantwortliche Ansprechperson für Pächter und Mieter Verwaltung/Bewirtschaftung der verschiedenen Verträge Ausarbeitung von Verträgen Datenerfassung für Abrechnungen Aufsicht über die Güter und Liegenschaften Erstellt die Unterhalts- und Budgetplanung Erteilung von Auskünften bei Bauvorhaben

4 Thomas Homberger OVR Beschluss vom von 5 Erstellung der Baugesuche Vorbereitung der Gesuche für den Ortsverwaltungsrat (inkl. Vorprotokoll) Erarbeitung von Stellungnahmen zu Einsprachen und Rekursen Sorgt innerhalb des Budgets für die Verfügbarkeit der notwendigen Infrastruktur Nebenaufgaben Zuständig für den Datenschutz Ansprechperson i.s. Öffentlichkeitsgesetz Fachbezogener Rechtsdienst Mitarbeit und Bearbeitung diverser Projekte (IKS = Internes Kontrollsystem, Leistungen für die Allgemeinheit, System sage 200 usw.) Erteilt im Rahmen des Budgets die für die Drucklegung und die Herausgabe der üblichen Drucksachen erforderlichen Aufträge Organisiert im Rahmen des gesprochenen Budgets die zur Organisation übertragenen Anlässe Führt die ihm übertragenen Projekte eigenverantwortlich nach den allgemeinen Grundsätzen von Termintreue, Qualitätstreue, Budgeteinhaltung Stellvertreter für Finanz- und Rechnungswesen MitarbeiterInnen Geschäftsstelle Mitwirkung in Kommissionen und Arbeitsgruppen Protokollführung Sekretariat Stimmbüro Ressorts gemäss Weisungen Baukommissionen Steuerungsausschuss bei Projekten Kompetenzen Arbeitsorganisation Die Organisation ist weitgehend frei unter Vorbehalt allfälliger Weisungen vorgesetzter Stellen. Sie ist nach den gesetzlichen und reglementarischen Bestimmungen sowie wirtschaftlichen und betriebsinternen Interessen zu führen.

5 Thomas Homberger OVR Beschluss vom von 5 Finanziell Gemäss separaten Beschlüssen und Reglementen Personal Einsatz der direkt unterstellten Mitarbeiter sowie des Aushilfspersonals (vorbehalten bleibt die Zuständigkeit des Ortsverwaltungsrates gemäss Dienst- und Besoldungsreglement). Antragsrecht bei der Wahl von unterstellten Mitarbeitern und Lehrlingen in Absprache mit dem Präsidenten. Unterschriften Alle Verwaltungsakte mit Kollektivunterschrift Verfügungen, Entscheide und Weisungen, Korrespondenz sowie allgemeine rechtsverbindliche Erlasse des Verwaltungsrates (mit Präsident) Rechtsverbindliche Verträge und Vereinbarungen (mit Präsident) Korrespondenzen Immobilien mit einer Mitarbeiterin der Geschäftsstelle Rapperswil, Der Stelleninhaber: Für den Ortsverwaltungsrat Matthias Mächler Thomas Homberger Präsident Geschäftsführer