shopwin Kurzanleitung Bestellwesen Erfassen einer Bestellung / Bestellmanager

Transkript

1 Bestellwesen Erfassen einer Bestellung / Bestellmanager

2 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel der Anleitung Manuelles Erfassen einer Bestellung Die Maske Bestellungen Lieferant Menge Liefertermin Kommission Aktionsnummer Die Maske Einkaufsabschluss Was ist ein Bestellmedium? Mindestbestellwert Abschluss der Bestellung Erzeugen einer Bestellanforderung Bestellungen per MDE Gerät Erfassen der Bestellartikel mit dem EDDI Auslesen der Bestelldaten aus dem EDDI Verarbeiten der MDE-Daten in shopwin Bestellung über eine Artikelselektion erzeugen Bestellvorschläge einfügen Bestellung über den Bestellmanager erzeugen Bestellmengen auf 0 setzten Bestellanforderungen bearbeiten Bestellanforderungen löschen Wie errechnet sich der Bestellvorschlag? Beispiele Verpackungseinheiten / Mindestbestellmengen Ziel der Anleitung Mithilfe dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Bestellung in shopwin anlegen. Wir beschreiben Ihnen vier Möglichkeiten, eine Bestellung in shopwin zu erzeugen. Sie lernen, wie man eine Bestellung manuell, per MDE Gerät, über den Bestellmanager oder über eine Artikelselektion erzeugt. Entscheiden Sie selber, welche Vorgehensweise für Ihr Sortiment und Ihre Bestell-Gewohnheiten die praktikabelste ist. Seite 2

3 2. Manuelles Erfassen einer Bestellung Die manuelle Suche eignet sich, wenn Sie sich Artikel, die Sie bestellen möchten, notiert haben. Sie können die Artikel nacheinander, unabhängig von den jeweiligen Lieferanten, in die Bestellmaske eingeben. shopwin erstellt aus den eingegebenen Artikeln Bestellungen für die jeweiligen Hauptlieferanten. Wie Sie eine manuelle Bestellung erzeugen und was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie in diesem Kapitel. 1. Öffnen Sie die Maske Bestellungen über (Hauptmenü Datei Beschaffung Bestellung) oder über die Tastenkombination (STRG+B). 2. Drücken Sie die Funktionstaste F2, um in die Artikelsuchmaske zu gelangen. Wählen Sie nun die passende Suchgruppe (1.) aus. Geben Sie im Feld Suchbegriff ein Stichwort ein, mit dem Sie den Artikel im Artikelstamm suchen möchten. Alternativ können Sie auch mit einem Kassenscanner die EAN in das Feld Suchbegriff scannen. Markieren Sie in der Trefferliste (3.) einen oder mehrere Artikel und klicken anschließend auf OK, um die Artikel in die Bestellmaske zu übernehmen. Seite 3

4 3. Die Maske Bestellungen 3. Die Artikel aus der Suche werden nun in der Bestellmaske angezeigt. Sie können, wenn notwendig, erneut Artikel der Liste hinzufügen, Drücken Sie dazu die Pfeil nach unten Taste und anschließend wieder die Funktionstaste F2. Wiederholen Sie dann die Schritte aus dem vorherigen Punkt 2. Aus dem Artikelgitter können Sie folgende Informationen entnehmen: 3.1. Lieferant In dem Feld Lieferant (1.) und (2.) wird der Lieferant angezeigt, bei dem der Artikel bestellt wird. Der Lieferant ist der Hauptlieferant des Artikels. Der Hauptlieferant des Artikels wird im Artikelstamm (STRG+A) unter dem Reiter EK-Preise fett gedruckt dargstellt. Seite 4

5 Falls bei einem Artikel mehrere Lieferanten (Beschaffungsinformationen) im Artikelstamm eingetragen sind, wird Ihnen ein Suchsymbol (7.) in der Bestellmaske angezeigt. Über dieses Symbol können Sie einen anderen Lieferanten auswählen, der bei diesem Artikel hinterlegt ist. Wählen nach einem Kick auf das Suchsymbol (7.) den Lieferanten aus, bei dem bestellt werden soll und klicken dann auf den Schalter Übernehmen. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die eingegebenen Artikel nur bei einem Lieferanten, unabhänig davon, welcher Lieferant dem Artikel zugeordnet ist, bestellt werden, können Sie mithilfe des Menüpunkts Extras Lieferantenabhängige Bestellungen für diese Bestellung einen festen Lieferanten auswählen. Alle Artikel, die Sie in der Maske erfassen, werden dann ausschließlich bei dem ausgewählten Lieferanten bestellt, unabhängig davon, ob der Lieferant diesen Artikel überhaupt führt. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt Extras Lieferantenabhängige Bestellungen wählen den entsprechenden Lieferanten aus und klicken dann auf OK. Seite 5

6 3.2. Menge In dem Feld Menge (3.) tragen Sie die Bestellmenge des Artikels ein. In der Spalte werden Ihnen die Mindestbestellmengen (1.), die im Artikelstamm (siehe unten) unter dem Reiter EK-Preise angezeigt werden, vorgeschlagen. Bitte beachten Sie, dass bei einer eingetragenen Sprungmenge beim Artikel (entspricht der Verpackungseinheit) (2.), die zwingend einzuhalten ist (3.), folgender Dialog erscheint, falls die Menge kein vielfaches der Sprungmenge ist. Klicken Sie auf OK und korrigieren die Menge entsprechend in der Bestellmaske. Seite 6

7 3.3. Liefertermin In der Spalte Liefertermin (4.) können sie einen Liefertermin hinterlegen, wann die Ware geliefert werden soll. (Beispiel : Osterware, Weihnachtsware ) Dieser Liefertermin wird auf dem Bestellausdruck vermerkt. Zusätzlich können Sie bei der Ermittlung Ihrer Lieferanten-Rückstände über den Bestellmanager diesen Liefertermin zugrunde legen (siehe Kapitel 5 Bestellungen über den Bestellmanager erzeugen ). Seite 7

8 3.4. Kommission In dem Feld Kommission (5.) können Sie im Falle einer Kundensonderbestellung den Kundennamen hinterlegen. Wenn die Ware vom Lieferanten geliefert wurde und sie dafür eine Zugangsbuchung (STRG+Z) vornehmen, werden Sie beim buchen des Zugangs auf den Kunden hingewiesen. (Lesen Sie dazu die Kurzanleitung 52 Zugang Das buchen eines Warenzugangs. Folgender Dialog erscheint dann in der Maske Zugang : Wichtig: Das Feld Kommission ersetzt nicht das Erfassen einer Kundensonderbestellung, auf der Sie ggf. eine Anzahlung buchen können. Bitte lesen Sie dazu die Kurzanleitung 53. Erfassen einer Kundensonderbestellung Aktionsnummer Einige Lieferanten (z.b. EK/servicegroup) benötigt bei Werbeaktionen eine Aktionsnummer, um den korrekten Werbepreis zu berechnen. Diese Aktionsnummer können Sie in der Spalte (6.) pro Artikel hinterlegen. Bei der elektronischen Bestellung (Bestellweg EDI) wird die Aktionsnummer an den Lieferanten übertragen. Seite 8

9 Zusätzlich ist es möglich, bei dem Bestellen von Aktionsware für mehrere Artikel die Aktionsnummer auf einmal zu hinterlegen. Das erspart Ihnen das manuelle Eintragen der Aktionsnummer pro Artikel. Markieren Sie dazu (mit gedrückter STRG- oder SHIFT-Taste) die Artikel, denen Sie eine Aktionsnummer zuweisen möchten und klicken dann auf Extras Aktionsnummer für markierte Artikel setzen. Tragen Sie dann in folgenden Dialog die Aktionsnummer ein und klicken auf OK. Die Aktionsnummer wird nun bei allen markierten Artikeln hinterlegt. Seite 9

10 4. Die Maske Einkaufsabschluss Nachdem Sie alle Artikel in der Bestellung erfasst haben, klicken Sie auf Datei Speichern oder drücken Sie die ESC -Taste. Sie gelangen in die Maske Einkaufsabschluss. Im Bereich Kopf der Maske finden Sie die Lieferanten (2.), für die eine Bestellung erzeugt wird. Falls es erforderlich ist, dem Lieferanten einen Liefertermin und eine Auftragsnummer mitzugeben, können Sie das in der Spalte Liefertermin (3.) und Aufr.-Nr. (4.) hinterlegen. Die Gesamtsumme aller Positionen pro Lieferant können Sie in der Spalte Rechnungssumme (5.) einsehen. Seite 10

11 Im Lieferantenstamm (STRG+L) können Sie unter dem Reiter 2 Sonstige die Einstellung bzgl. Standard-Bestellmedium (Druck, , EDI usw.) hinterlegen. Sie können, wenn notwendig, für diese Bestellung in der Spalte Bestellmedium (7.) ein vom Lieferantenstamm abweichendes Bestellmedium hinterlegen. Seite 11

12 4.1. Was ist ein Bestellmedium? shopwin kann auf verschiedenen Wegen Bestellungen an einen Lieferanten versenden. Die populärsten Bestellwege sind: Druck = Die Bestellung wird gedruckt und Sie faxen oder schicken die Bestellung auf dem Postweg an den Lieferanten. = shopwin generiert eine mit den Bestelldaten und sendet diese automatisch an den Lieferanten. Stellen Sie sicher, dass die korrekte -Adresse im Lieferantenstamm (STRG+L) hinterlegt ist. EDI = shopwin generiert eine Bestellung im EDI- (Electronic Data interchange) Format. Diese Datei wird dann an ein Clearing Center (z.b. nmedia oder nexmart) elektronisch übermittelt und von dort aus zum Lieferanten weitergeleitet. Sie benötigen dazu einen Vertrag mit den entsprechenden Clearing Centern. Wichtig: Für den Versandweg und EDI benötigt shopwin eine spezielle Konfiguration. Bitte kontaktieren Sie die EASY*-Hotline unter Tel , um die Rahmenbedingungen zu erfahren und eine Einrichtung zu veranlassen. Seite 12

13 4.2. Mindestbestellwert Falls im Kopf-Bereich der Maske Einkaufsabschluss ein Lieferant in roter Schrift dargestellt wird (Beispiel Lieferant WOLL GmbH ), wurde mit dieser Bestellung der Mindest-Bestell-Wert (6.) nicht erreicht. Wenn Sie versuchen, die Bestellung für den markierten Lieferanten abzuschließen, erhalten Sie folgenden Hinweis: Mit einem Klick auf Ja wird diese Bestellung trotzdem gespeichert, der Mindestbestellwert wird ignoriert. Über den Button Nein und anschließend auf den Button Abbrechen können Sie die Bestellung weiter ergänzen, bis der Mindestbestellwert erreicht wurde. Falls für diesen Lieferanten eine Mindestbestellwertpflicht (8.) gesetzt wurde, wird das Speichern der Bestellung verhindert, bis der Mindestbestellwert erreicht wurde. Sie erhalten folgenden Dialog: Durch einen Klick auf den OK Button und anschließend auf Abbrechen (14.) können Sie weitere Artikel der Bestellung hinzufügen. Seite 13

14 Die Stammdatenfelder Mindestbestellwert, Mindestbestellwertpflicht und Frei Haus Grenze finden Sie im Lieferantenstamm (STRG+L) unter dem Reiter 7 Finanzdaten. Hinweis: Wenn Sie das Feld Frei Haus Grenze im Lieferantenstamm pflegen, können Sie sich diesen Wert in dem Gitter Kopf anzeigen lassen. Bei dem Versuch, eine Bestellung zu speichern, in der die Frei Haus Grenze noch nicht erreicht ist, erhalten Sie einen Hinweisdialog. Seite 14

15 Im Bereich Druck (9.) unter der Spalte Bestellmedium können Sie erkennen, welche Bestellwege (Druck, , EDI usw.) für die Artikel von shopwin gewählt werden. Bitte achten Sie darauf, dass die Haken bei Belege drucken und ggf. Voransicht (13.) gesetzt sind, wenn Sie einen Ausdruck der Bestellungen wünschen. Wenn Sie möchten, können Sie schon bei dem Bestellversand Etiketten für die Artikel erzeugen. Damit liegen die Etiketten schon bei der Ankunft der Ware vor, und die Artikel können schneller ausgezeichnet werden. Setzen Sie dazu alle 3 Haken in dem Bereich Artikeletiketten (10.). Seite 15

16 4.3. Abschluss der Bestellung Klicken Sie jetzt auf den Schalter Bestellung (11.). Die Bestellungen werden jetzt je nach Bestellmedium ausgedruckt oder elektronisch an den Lieferanten versendet. Schicken Sie im Falle eines Ausdrucks jetzt die Bestellung per Fax oder über den Postweg an den Lieferanten. Der Bestellvorgang ist hiermit abgeschlossen. Im Einkaufsbuch (STRG+E) finden Sie jetzt die erzeugten Bestellungen mit der in der Spalte Beleg-Nr. (1.) vergebenen Belegnummer. Führen Sie als nächsten Schritt nach dem Eintreffen der Ware eine Zugangsbuchung durch. Lesen Sie dazu die Kurzanleitung: 52 Zugang Das Buchen eines Warenzugangs. Seite 16

17 4.4. Erzeugen einer Bestellanforderung Über den Schalter Bestellanforderung (12.) haben Sie die Möglichkeit, anstatt des Buchens der Bestellung (11.) die Bestellungen zu sammeln. Dadurch haben Sie folgende Vorteile: Mindestbestellwert / Frei Haus Grenze ist nicht erreicht: Falls bei einer Bestellung der Mindestbestellwert oder die Frei Haus Grenze nicht erreicht werden, macht es Sinn, aus den Artikeln, die Sie bestellen möchten, anstatt einer Bestellung eine Bestellanforderung zu generieren. Dadurch werden die Bestellungpositionen bei dem Lieferanten erst einmal gesammelt und können dann über das Modul Bestellmanager kontrolliert und von dort aus bestellt werden. Durch das Sammeln der Bestellungpositionen können Sie die Bestellung dann versenden, wenn der Mindestbestellwert erreicht oder überschritten wurde. Endkontrolle über Bestellungen: Über die Benutzersteuerung in shopwin können Sie einzelnen Mitarbeitern das Recht vergeben, nur eine Bestellanforderung zu generieren. Das Versenden einer Bestellung wird diesen Benutzern verwehrt. Sie können sich die Bestellvorschläge der Mitarbeiter dann in dem Modul Bestellmanager anzeigen lassen und von dort aus versenden. Das Setzen der entsprechenden Benutzerberechtigungen können Sie über die EASY*-Hotline unter der Tel.-Nr , per Fax unter der oder gerne per an support@easy-systems.de veranlassen. Wie Sie Bestellanforderungen weiterverarbeiten können, erfahren Sie in dieser Kurzanleitung im Kapitel 8 Bestellanforderungen bearbeiten. Seite 17

18 5. Bestellungen per MDE Gerät Mit einem mobilen Datenerfassungsgerät (MDE-Gerät) haben Sie die komfortable Möglichkeit, die Bestellung direkt am Regal zu erfassen. Nach dem Scannen der EAN-Nummer können Sie die Bestellmenge eingeben und so im Laufe des Tages Artikel sammeln, aus denen shopwin anschließend Bestellungen generiert. Das von EASY* systems angebotene MDE-Gerät heißt EDDI und wurde für shopwin programmiert. Neben dem Erfassen von Bestellungen bietet der EDDI eine Vielzahl von weiteren Funktionen, die Ihnen tagtäglich viel Zeit sparen. Beispiel : Inventur, Preispflege, Etikettenerzeugung, Zugangsbuchung, Eknett (Elektronischer Warenkatalog) usw. EDDI macht s möglich. Das neue Gerät zur Datenerfassung ist: - klein, handlich und leicht - intuitiv zu bedienen - mit einem gestochen scharfen Farbdisplay ausgestattet - schnell durch einen integrierten Laserscanner - abgestimmt auf shopwin und EKnett Weiter Information erhalten Sie in der EASY*-Hotline unter der Tel.-Nr Wie Sie eine Bestellung mit dem EDDI erfassen und in shopwin weiterverarbeiteten erfahren Sie in diesem Kapitel. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 5.1. Erfassen der Bestellartikel mit dem EDDI 1. Schalten Sie den EDDI über den Ein- und Ausschalter ein. Seite 18

19 2. Bitte prüfen Sie zuerst mithilfe des Batteriesymbols rechts oben, ob der EDDI genügend aufgeladen ist. Drücken Sie dann auf die Taste 1, um in den Bereich WAWI zu wechseln. 3. Drücken Sie erneut die Taste 1, um in die Bestellerfassung zu wechseln. Seite 19

20 4. Scannen Sie über die Taste SCAN (1.) den Artikel, den Sie bestellen möchten. Nachdem die EAN-Nummer angezeigt wird, geben Sie die Bestellmenge ein und drücken anschließend die Taste Enter (2.). 5. Erfassen Sie nun alle Artikel, die Sie bestellen möchten und wechseln dann durch mehrfaches drücken der ESC Taste (3.) wieder in das Hauptmenü des EDDI. Hinweis: Wie Sie erfasste Artikel in dem EDDI löschen oder verändern können, erfahren Sie in der separaten Kurzanleitung: 55 EDDI - Mobile Datenerfassung. Seite 20

21 5.2. Auslesen der Bestelldaten aus dem EDDI Damit Sie den EDDI auslesen können, muss auf einem Windows-PC, der an shopwin angebunden ist, die EDDI-Auslesesoftware installiert und konfiguriert sein. Auf diesem PC finden Sie ein Programmsymbol mit dem Namen EDDI Ausleseprogramm. Um die Daten auszulesen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Stecken Sie den EDDI in die Ladeschale, die an dem Windows-PC angeschlossen ist. Sie warten ca. 15 Sekunden, bis der EDDI mit dem PC verbunden ist. 2. Klicken Sie auf das Symbol EDDI Ausleseprogramm Seite 21

22 3. Sie erhalten folgende Fenster: Der EDDI wird nun mit dem Ausleseprogramm verbunden und das Auslesen der Daten wird gestartet. Die Daten wurden nun erfolgreich aus dem EDDI ausgelesen und stehen jetzt für shopwin bereit. Die Anzahl der Positionen, die ausgelesen wurden, wird Ihnen angezeigt. Klicken Sie hier auf den Schalter Beenden. Seite 22

23 5.3. Verarbeiten der MDE-Daten in shopwin Nach dem erfolgreichen Auslesen der Bestelldaten aus dem EDDI können die Daten in shopwin weiterverarbeitet werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Öffnen Sie die Maske Bestellungen über (Hauptmenü Datei Beschaffung Bestellung) oder über die Tastenkombination (STRG+B). 2. Klicken Sie auf Daten und anschließend auf MDE einlesen. Seite 23

24 3. Klicken Sie auf den Schalter MDE-Einlesen (1.). Im Artikelgitter werden nun die Artikel angezeigt, die Sie mit dem EDDI erfasst haben. EAN-Nummern, die von shopwin nicht erkannt wurden, werden in dem Gitter ohne Artikelnummer (Art.-Nr.) und Artikelbezeichnung (Art.-Bez.) angezeigt (2.). Ein Artikel mit dieser EAN ist shopwin nicht bekannt. Legen Sie diesen Artikel wie in der Kurzanleitung 0049 Artikelstamm Anlage eines neuen Artikels beschrieben in shopwin an. Erfassen Sie den neu angelegten Artikel später manuell, wie im Kapitel 2 Manuelles Erfassen einer Bestellung beschrieben. Klicken Sie jetzt auf den Schalter Übernehmen (3.). 4. Bestätigen Sie den folgenden Dialog mit Ja. 5. Die Artikeldaten wurden jetzt aus dem MDE-Modul in die Maske Bestellungen übernommen. Verfahren Sie anschließend wie in den Kapiteln 3. Die Maske Bestellungen und 4. Die Maske Einkaufsabschluss beschrieben, um die Bestellung abzuschließen. Seite 24

25 6. Bestellung über eine Artikelselektion erzeugen Um Bestellmengen sinnvoll zu ermitteln, ist es notwendig, die Abverkaufszahlen aus der Vergangenheit für die Bestellmengenermittlung mit einzubeziehen. In shopwin finden Sie in der Maske Artikelselektion ein entsprechendes Hilfsmittel, die sogenannte Dispo-Liste. Über diese Selektion können Sie z.b. pro Lieferant die Abverkaufsmengen der letzten 12 Monate und die automatisch errechneten Bestellvorschläge einsehen. Anschließend können Sie über die Selektion eine Bestellung erzeugen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Starten Sie die Artikelselektion über Datei Auswertungen Lager/Artikel Artikelselektion. 2. Wechseln Sie auf den Reiter 0 Tabelle, klicken dann doppelt auf die Selektion Easy Dispoliste und anschließend auf den Button Berechnen!(F5). Seite 25

26 3. Wählen Sie unter (1.) den Lieferanten aus, auf den die Selektion eingegrenzt werden soll und klicken dann auf OK. Hinweis: Sie können die Filterparameter in der Selektion nach eigenen Wünschen verändern (Beispiel: Warengruppe, Bestellnummer, Warengruppe und Lieferant, usw.). Wie das geht, erfahren Sie in der separaten Kurzanleitung 0056 Artikelselektion. Seite 26

27 4. Aus der berechneten Selektion können Sie folgende Informationen entnehmen: Bestand (1.) Bestellt (2.) Anhand dieser Spalte können Sie den aktuellen Bestand einsehen. In dieser Spalte können Sie sehen, ob Sie für diesen Artikel bereits eine offene Bestellung haben. Verkaufte In diesen Spalten erkennen Sie die Verkaufsmengen des Artikels pro Monat. Menge pro Dabei entspricht -0 dem aktuellen Monat, -2 bedeutet 2 Monate zurück, -5 Monat (3.) bedeutet 5 Monate zurück usw. Abgang (4.) Bestell---- vorschlag (5.) Hier erkennen Sie die kumulierten Summen der Abverkäufe pro Jahr. Hier können Sie den automatischen Bestellvorschlag von shopwin einsehen. Weiter Informationen zu dem Bestellvorschlag erhalten Sie im Kapitel 6. Berechnung des Bestellvorschlags. 5. Tragen Sie nun bei den Artikeln, die Sie bestellen möchten, in der Spalte BM1/VPE (6.) die Bestellmenge ein. Seite 27

28 6. Klicken Sie auf Extras In Bestellung übernehmen. Die Artikel mit Bestellmengen aus dem Feld BM1/VPE werden jetzt in die Maske Bestellungen übernommen. Verfahren Sie anschließend wie in den Kapiteln 3. Die Maske Bestellungen und 4. Die Maske Einkaufsabschluss beschrieben, um die Bestellung abzuschließen Bestellvorschläge einfügen Sie können die shopwin Bestellvorschlagsmenge aus der Spalte Bestellvorschlag (5.) in die Bestellspalte BM1/VPE (6.) kopieren. Dadurch sparen Sie Zeit bei dem Erfassen der Bestellmengen, wenn Sie sich an den Bestellvorschlägen orientieren. Gehen Sie dazu wir folgt vor: 1. Klicken Sie auf Artikeldaten bearbeiten und wählen dann Änderungsmodus. Seite 28

29 2. Klicken Sie erneut auf Artikeldaten bearbeiten und dann auf Änderbare Felder füllen. 3. Wählen Sie unter dem Eintrag Feld den Feldwert BM1/VPE aus und unter Füllen mit den Feldwert Bestellvorschlag. Setzen Sie den Punkt bei Alle Datensätze und klicken dann auf OK. 4. Der Bestellvorschlag wurde jetzt kopiert. Klicken Sie auf Artikeldaten bearbeiten und Änderungen speichern. Korrigieren Sie ggf. die Bestellmengen (BM1/VPE) nach Ihren wünschen. Seite 29

30 5. Klicken Sie auf Extras In Bestellung übernehmen. Die Artikel mit Bestellmengen aus dem Feld BM1/VPE werden jetzt in die Maske Bestellungen übernommen. Verfahren Sie anschließend wie in den Kapiteln 3. Die Maske Bestellungen und 4. Die Maske Einkaufsabschluss beschrieben, um die Bestellung abzuschließen. Seite 30

31 7. Bestellung über den Bestellmanager erzeugen Eine weitere Möglichkeit, in shopwin eine Bestellung zu erzeugen, ist das Modul Bestellmanager. Über dieses Modul können Sie sich alle Bestellvorschläge Ihres Sortiments, das Sie vorher beliebig eingrenzen können, in eine Bestellung übergeben. Gehen Sie dazu wir folgt vor: 1. Starten Sie den Bestellmanager über Datei Auswertungen Beschaffung Bestellmanager. Seite 31

32 2. Setzen Sie den Punkt bei Bestellvorschlag (1.). Um die Anzeige der Artikel einzugrenzen, können Sie eine Warengruppe (2.) oder einen Lieferanten (5.) vorgegeben. Optional können Sie sich nur Artikel anzeigen lassen, die sich nicht bereits in einer Bestellung (4.) befinden oder Artikel, die sich in einer Bestellung befinden und ein Lieferdatum kleiner oder gleich (3.) Ihrer Eingabe haben. Benutzen Sie für weitere Einschränkungsmöglichkeiten den Fortgeschrittenen Vorfilter über den Button Bearb. (11.). Wie sie diesen Filter bedienen, erfahren Sie in der Kurzanleitung 56 Artikelselektion. 3. Klicken Sie auf den Schalter Berechnen (6.). Eine Artikelliste nach Ihren Eingrenzungskriterien wird Ihnen angezeigt. 4. In der Spalte Menge/VPE (7.) wird Ihnen der automatische Bestellvorschlag, den shopwin ermittelt hat, angezeigt. Der Bestellvorschlag errechnet sich anhand des Melde- und des Höchstbestands (8.), den Sie im Artikelstamm (STRG+A) unter den Reiter Standard einsehen und pflegen können. Lesen Sie für weitere Informationen das Kapitel 6. Berechnung des Bestellvorschlags. 5. Falls notwendig, können Sie den Bestellvorschlag in dem Feld Menge/VPE (7.) korrigieren oder auf 0 setzen, wenn Sie den Artikel nicht bestellen möchten. Seite 32

33 6. Im Bereich Summen Lieferant/Firma (9.) sehen Sie den kumulierten Bestellwert pro Lieferant aller Artikel aus dem Gitter und den jeweils hinterlegten Mindestbestellwert und die Frei Haus Grenze. 7. Markieren Sie nun mit gedrückter STRG oder SHIFT Taste die Artikel, die Sie bestellen möchten. 8. Klicken Sie dann einen der markierten Artikel mit der rechten Maustaste an und wählen dann Markierte Artikel bestellen. Wenn Sie alle Artikel aus der Artikelliste bestellten möchten, klicken Sie auf Alles markieren und dann auf Markierte Artikel bestellen. 9. Verfahren Sie anschließend wie in den Kapiteln 3. Die Maske Bestellungen und 4. Die Maske Einkaufsabschluss beschrieben, um die Bestellung abzuschließen. Seite 33

34 7.1. Bestellmengen auf 0 setzten Über den Menüpunkt Extras Bestellmengen auf 0 setzen können sie die Bestellvorschläge, die in der Spalte Menge/VPE angezeigt werden, auf 0 setzen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass keine Bestellvorschläge, sondern nur Ihre eingegebenen Mengen bestellt werden. Seite 34

35 8. Bestellanforderungen bearbeiten In der Maske Einkaufsabschluss haben Sie die Möglichkeit, anstatt einer Bestellung einen Bestellvorschlag aufzubauen (siehe Kapitel 4. Die Maske Einkaufsabschluss ). Dadurch ergeben sich für Sie folgende Vorteile: Mindestbestellwert / Frei Haus Grenze ist nicht erreicht: Falls bei einer Bestellung der Mindestbestellwert oder die Frei Haus Grenze nicht erreicht werden, macht es Sinn, aus den Artikeln, die Sie bestellen möchten, anstatt einer Bestellung eine Bestellanforderung zu generieren. Dadurch werden die Bestellpositionen bei dem Lieferanten erst einmal gesammelt und können dann über das Modul Bestellmanager kontrolliert und von dort aus bestellt werden. Durch das Sammeln der Bestellpositionen können Sie die Bestellung dann versenden, wenn der Mindestbestellwert erreicht oder überschritten wurde. Endkontrolle über Bestellungen: Über die Benutzersteuerung in shopwin können Sie einzelnen Mitarbeitern das Recht vergeben, nur eine Bestellanforderung zu generieren. Das Versenden einer Bestellung wird den Benutzern verwehrt. Sie können sich die Bestellvorschläge der Mitarbeiter dann in dem Modul Bestellmanager anzeigen lassen und von dort aus versenden. Das Setzen der entsprechenden Benutzerberechtigungen können Sie über die EASY*-Hotline unter der Tel.-Nr , per Fax unter der oder gerne per an support@easy-systems.de veranlassen. Die Bestellvorschläge können Sie über den Bestellmanager einsehen und bearbeiten. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Starten Sie den Bestellmanager über Datei Auswertungen Beschaffung Bestellmanager. Seite 35

36 2. Setzen Sie den Punkt bei Bestellanforderung (1.). Um die Anzeige der Artikel einzugrenzen, können Sie eine Warengruppe (2.) oder einen Lieferanten (5.) vorgegeben. Optional können Sie sich nur Artikel anzeigen lassen, die sich nicht in einer Bestellung (4.) befinden oder Artikel, die sich in einer Bestellung befinden und ein Lieferdatum kleiner oder gleich (3.) Ihrer Eingabe haben. Benutzen Sie für weitere Einschränkungsmöglichkeiten den Fortgeschrittenen Vorfilter über den Button Bearb. (11.). Wie Sie diesen Filter bedienen, erfahren Sie in der Kurzanleitung 56 Artikelselektion. 3. Es werden Ihnen nun im Artikelgitter alle Bestellvorschläge angezeigt, die in shopwin erfasst wurden. In dem Feld Menge/VPE können Sie die Vorschlagsmengen, die in dem Bestellvorschlag eingegeben wurden, einsehen. 4. Über den Schalter Nur Artikel im ausgewählten Beleg (4.) erhalten Sie eine bessere Übersicht der Artikel je nach Lieferant. In der Artikelliste (1.) werden Ihnen nur die Artikel des Lieferanten angezeigt, den Sie zuvor selektiert haben (2.). Seite 36

37 5. Markieren Sie nun mit gedrückter STRG oder SHIFT -Taste die Artikel, die Sie bestellen möchten. Klicken Sie dann einen markierten Artikel mit der rechten Maustaste an und wählen Markierte Artikel bestellen. Wenn Sie alle Artikel aus der Artikelliste bestellten möchten, klicken Sie auf Alles markieren und anschließend auf Markierte Artikel bestellen. Die markierten Artikel werden jetzt mit der Menge aus dem Feld Menge/VPE in die Maske Bestellungen übernommen und können dort weiterverarbeitet werden. Passen Sie eventuell dort die Menge oder den Lieferanten an. 6. Verfahren Sie anschließend wie in den Kapiteln 3. Die Maske Bestellungen und 4. Die Maske Einkaufsabschluss beschrieben, um die Bestellung abzuschließen. Seite 37

38 8.1. Bestellanforderungen löschen Über den Menüpunkt Extras Ausgewählte Bestellungen (Belege) löschen und Ausgewählte Bestellartikel löschen, können Sie Bestellvorschläge löschen, die Sie nicht bestellen möchten. Markieren Sie dazu die entsprechende Bestellung (1.) und wählen anschließend Ausgewählte Bestellungen (Belege) löschen oder die entsprechenden Artikel (2.) und wählen Ausgewählte Bestellartikel löschen. Bestätigen Sie den Sicherheitshinweis mit Ja Alternativ können Sie die Bestellanforderungen sich im Beschaffungsbuch (STRG+E) unter dem Reiter Bestellanforderungen anzeigen lassen und ggf. löschen. Klicken Sie dazu auf das X -Symbol. Seite 38

39 Seite 39

40 9. Wie errechnet sich der Bestellvorschlag? shopwin kann automatisch einen Bestellvorschlag für einen Artikel errechnen. Dazu muss im Artikelstamm bei dem Artikel unter dem Reiter Standard das Feld Meldebestand und Höchstbestand gepflegt sein. Das System prüft den Bestand (1.) und generiert bei dem Erreichen oder Unterschreiten des Meldebestandes (2.) einen Bestellvorschlag mit der notwendigen Menge bis der Höchstbestand (3.) erreicht ist. Wenn Sie bei einem Artikel eine Meldebestand und Höchstbestand von 0 eintragen wird kein Bestellvorschlag für diesen Artikel erzeugt. Bei dem oben abgebildeten Beispiel aus wird ein Bestellvorschlag in Höhe von 30 Stück errechnet. Der Meldebestand von 10 Stück = Bestand wurde erreicht. Das System muss 30 Stück bestellen, damit der Höchstbestand von 40 erreicht wird Beispiele Seite 40

41 9.2. Verpackungseinheiten / Mindestbestellmengen In dem Fall, dass bei einem Artikel eine Verpackungseinheit (Sprungmenge) und eine Mindestbestellmenge hinterlegt ist, wird die Mindestbestellmenge in Abhängigkeit mit der Verpackungseinheit vorgeschlagen. Die Verpackungseinheit finden Sie im Artikelstamm (STRG+A) unter dem Reiter EK-Preise shopwin schlägt bei diesem Beispielartikel anstatt einer 5 eine 4 vor, da die Sprungmenge nur ein bestellen von 4, 8, 12 usw. zulässt. shopwin rundet kaufmännisch die Verpackungseinheit auf oder ab. Seite 41