Hinweise der Bundessteuerberaterkammer für den Weg in die. berufliche Selbstständigkeit als Steuerberater

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1 Hinweise der Bundessteuerberaterkammer für den Weg in die berufliche Selbstständigkeit als Steuerberater Beschlossen vom Präsidium der Bundessteuerberaterkammer am 22./23. Januar 2009 Vorbemerkungen Diese Hinweise richten sich an Steuerberater, die eine berufliche Selbstständigkeit anstreben. Sie sollen die verschiedenen Wege in die Selbstständigkeit aufzeigen. Wie alle Hinweise des Berufsrechtlichen Handbuchs beschränken sie sich auf grundsätzliche Erwägungen, erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ersetzen insbesondere nicht die umfangreiche Fachliteratur sowie Seminare zu diesem Thema. Berufsangehörige, die ihre berufliche Tätigkeit in Form einer eigenverantwortlich geführten Praxis ausüben wollen, sollten die üblichen Voraussetzungen und Fähigkeiten eines Unternehmers mitbringen. Hierzu gehören insbesondere Leistungs-, Risiko- und Verantwortungsbereitschaft. Die damit zusammenhängende Allverantwortlichkeit als Unternehmer und ggf. Arbeitgeber wird bspw. im Handbuch Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement in der Steuerberatung (Kapitel 4, Gliederungspunkt 4.2-1, 2.13) eingehender beschrieben. I. Wege in die Selbstständigkeit 1. Allein oder gemeinsam Zunächst muss der Berufsangehörige entscheiden, ob er seine Berufstätigkeit allein oder gemeinsam ausüben möchte. Für die Entscheidung ist die Persönlichkeitsstruktur des Einzelnen maßgebend. Vor allem Teamfähigkeit ist erforderlich, wenn man eine Berufsausübung im Zusammenschluss favorisiert. Die Entscheidung, allein oder gemeinsam, wird weiterhin vor allem beeinflusst von den finanziellen Möglichkeiten, der beruflichen Erfahrung, eventuellen Spezialkenntnissen und den Erwartungen an die künftige Mandantenstruktur. 2. Standort Der Standort bindet sowohl den Gründer als auch den Übernehmer einer Steuerberaterpraxis oft für lange Zeit und beeinflusst auch den wirtschaftlichen Erfolg der Praxis. Die Standortfrage wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst, die bei der Standortwahl zu berück-

2 sichtigen sind. Dazu zählen beispielsweise Nachfrage, Wettbewerb, Arbeitsmarkt/Fachkräftepotential, Infrastruktur, Wirtschaftskraft, Miete/Grundstückskosten, Lebensund Arbeitsbedingungen. Eventuelle Standorthindernisse, insbesondere solche rechtlicher Art wie z. B. Wettbewerbsabreden/-verbote, sind zu beachten. 3. Neugründung oder Übernahme 3.1 Neugründung Eine Steuerberaterpraxis kann in unterschiedlicher Form geführt werden, z. B. als Einzelpraxis, als Sozietät gemäß 56 StBerG oder als Steuerberatungsgesellschaft gemäß 49 StBerG. Die Neugründung einer Steuerberatungspraxis erfordert im Gegensatz zur Übernahme oder Beteiligung an einer bestehenden Praxis einen geringeren Kapitaleinsatz. Dem steht das Risiko geringerer Einnahmen in der Gründungsphase gegenüber. Die Zahlungsströme sollten in den entsprechenden Businessplänen zum Ausdruck kommen. 3.2 Übernahme einer bestehenden Praxis Vor der Übernahme einer bestehenden Praxis ist zu prüfen, ob diese den eigenen Vorstellungen, den persönlichen Erwartungen und den angestrebten Entwicklungsmöglichkeiten entspricht. Als Entscheidungshilfe bietet sich die als Anlage zu diesen Hinweisen beigefügte Tabelle an, mittels derer subjektive Vorstellungen von einer idealen Praxis objektiviert werden können. In Betracht kommt ein entgeltlicher, teilentgeltlicher oder unentgeltlicher Erwerb von Dritten oder Familienangehörigen. Hierbei ist das Versorgungsbedürfnis des Abgebenden, etwaige Ansprüche von Angehörigen, die Ablösung von Pflichtteilsansprüchen oder ähnliches zu berücksichtigen. Auf die Hinweise der Bundessteuerberaterkammer für die Praxisübertragung (Berufsrechtliches Handbuch, Berufsrechtlicher Teil, ) wird verwiesen. Die darin genannten berufsrechtlichen Besonderheiten sind zu beachten. Besondere Aufmerksamkeit erfordern bestehende Miet-, Arbeits-, Leasing-, Versicherungsverträge usw. Ausdrücklich hingewiesen wird in diesem Zusammenhang auf die in 613 a Abs 5 BGB festgelegte Pflicht zur schriftlichen Unterrichtung der Arbeitnehmer über die Pra- 2

3 xisübertragung sowie auf die Haftungsrisiken für rückständige Sozialversicherungsbeiträge und betriebliche Steuern. Stellt sich die Frage einer begleitenden Einarbeitung durch den Übertragenden ist zu bedenken, dass sich daraus sowohl Chancen als auch Risiken ergeben. 3.3 Erwerb von Anteilen an einer Steuerberatungspraxis Neben den unter Punkt 3.2 genannten Aspekten ist beim Erwerb eines Praxisanteils auf die übereinstimmenden Zielsetzungen der Praxisinhaber, die Altersstruktur der Gesellschafter und die Inhalte des bestehenden Gesellschaftsvertrages etc. zu achten. Der Vertrag muss den Kapitalanteil sowie den Umfang des Stimmrechts und der Geschäftsführungsbefugnis regeln. Weiterhin sind Kündigungsrechte und -fristen sowie die Ermittlung des Auseinandersetzungsguthabens festzulegen. Die künftige Übertragbarkeit des eigenen Anteils und der Anteile der Partner sowie die Haftung, Gewinnverteilung und Entnahmerechte sollten ebenfalls geregelt sein. Häufige Diskussionspunkte sind die Anschaffung und Nutzung von Kraftfahrzeugen, die Arbeits-, Urlaubs-, und Ausfallzeiten sowie die Vertretung der Berufsträger untereinander, weshalb eine diesbezügliche vertragliche Regelung zu empfehlen ist. Familien- und erbrechtliche Fragen und deren Folgen bezüglich des Gesellschaftsanteils sind zu bedenken und ggf. notariell zu regeln. Möglicherweise ist ein Rechtsformwechsel zu prüfen (siehe auch Hinweise der Bundessteuerberaterkammer für die Gestaltung eines Sozietätsvertrages, Berufsrechtliches Handbuch, Berufsrechtlicher Teil, sowie Hinweise der Bundessteuerberaterkammer für die Gründung einer Steuerberatungsgesellschaft in der Rechtsform einer Partnerschaft, Berufsrechtliches Handbuch, Berufsrechtlicher Teil, ) II. Businessplan Zwingend erforderlich ist die Erstellung eines detaillierten Businessplanes über mehrere Jahre. Dieser sollte mindestens die Umsatz-, Investitions-, Liquiditäts- und Personalplanung sowie eine Rentabilitätsvorschau beinhalten. Muster-Businesspläne sind bei berufsständischen Verlagen erhältlich. III. Finanzierung Die Möglichkeiten der Finanzierung des Kaufpreises sind vielfältig. Die nachstehende Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. 3

4 1. Eigenkapital 2. Fremdkapital In Betracht kommen bspw. folgende Quellen bzw. Finanzierungsmöglichkeiten: Öffentliche Finanzierungshilfen und Förderprogramme ( Bankkredite in der klassischen Form von: - Annuitätendarlehen - Tilgungsdarlehen - Kapital-Lebensversicherungsdarlehen Kaufpreisfinanzierung durch den Verkäufer (ggf. mit Wertsicherungsklausel) - verzinsliche Kaufpreisraten - unverzinsliche Kaufpreisraten mit Anzahlung - Zeit-Rentenvereinbarung Leasingfinanzierung (bewegliche Wirtschaftsgüter) Im Fall der Kaufpreisfinanzierung durch den Verkäufer soll eine entsprechende Besicherung des Kaufpreises für den Verkäufer in Betracht genommen werden. Diese kann in Form einer Sicherungshypothek oder -grundschuld, einer Bankbürgschaft, einer Abtretung der Ansprüche aus einer Lebensversicherung und/oder einer Risikolebensversicherung geschehen. IV. Faktoren für die erfolgreiche Praxisführung Die erfolgreiche Praxisführung kann auf Dauer nur sichergestellt werden, wenn die Praxis so organisiert ist, dass eine Qualität der Arbeit jederzeit gewährleistet ist. Hierzu empfiehlt es sich, die Verlautbarung der Bundessteuerberaterkammer zur Qualitätssicherung in der Steuerberaterpraxis (Berufsrechtliches Handbuch, Berufsfachlicher Teil, 1.1.1) zu beachten. Für den Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems kann am Markt erhältliche Software hilfreich sein (z. B. die im Handbuch für Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement in der Steuerberatung angewandte Methode). Die bestehende Praxisorganisation ist laufend auf Entwicklungs- und Verbesserungsmöglichkeiten zu untersuchen und anzupassen. Für die Ertragssicherung ist die Einhaltung des Businessplans regelmäßig einem Controlling zu unterziehen und ggf. bei Abweichungen gegenzusteuern. Für ein wirksames Controlling ist es erforderlich, die Einnahmen nach Tätigkeitsbereichen/Branchen etc. zu trennen. 4

5 Um ein stetiges Kanzleiwachstum zu sichern, ist eine intensive Mandantenpflege erforderlich, wozu z. B. das Erkennen von Beratungsbedürfnissen und -anlässen gehört. Zusätzlich besteht das Erfordernis der Aus- und Fortbildung der Kanzleimitarbeiter. Das rechtzeitige Erkennen von Risiken, wie z. B. Mandantenfluktuation, Forderungsausfall, Kapazitätsschwierigkeiten, Terminunzuverlässigkeit, ist erforderlich, um die Zukunftsfähigkeit der Praxis zu sichern. Entsprechende Gegenmaßnahmen sind frühzeitig einzuleiten. So ist stets zu kontrollieren, ob der Versicherungsschutz, insbesondere der Deckungsumfang aus der Vermögensschadenhaftpflichtversicherung und anderer abgeschlossener Sachversicherungen noch ausreichend ist. Auf die Problematik bei der Verwendung von Allgemeinen Auftragsbedingungen - auch im Zusammenhang mit dem Versicherungsschutz - wird ausdrücklich hingewiesen (s. auch Hinweise der Bundessteuerberaterkammer zur Berufshaftpflichtversicherung, Berufsrechtliches Handbuch, Berufsrechtlicher Teil, 5.2.2). Persönliche Risiken, wie z. B. Krankheit, Berufsunfähigkeit, Tod, sind ebenfalls zu berücksichtigen und wirksam abzusichern. Hierzu gehört auch die Beschäftigung mit der Frage, welche geeignete Person im Bedarfsfall als Praxisvertreter fungieren könnte. Insoweit wird auf die Hinweise der Bundessteuerberaterkammer zur Bestellung eines Praxisvertreters (Berufsrechtliches Handbuch, Berufsrechtlicher Teil, ) hingewiesen. Des Weiteren sind z. B. auch ehevertragliche Regelungen (insb. modifizierte Zugewinngemeinschaft) zu überprüfen. Im Rahmen der Honorarpolitik sind die Vorbehaltsaufgaben von den vereinbaren Tätigkeiten zu trennen, da nur für Erstere die Steuerberatergebührenverordnung Anwendung findet. Für den Abschluss eines Steuerberatungsvertrages ist eine Schriftform zwar nicht vorgeschrieben, allerdings empfiehlt sich eine entsprechende Fixierung, weil der vereinbarte Leistungsumfang auf diese Weise klar dokumentiert wird und dies u. a. dazu führt, dass eine detaillierte und vollständige Abrechnung erleichtert wird. Da dem steuerberatenden Beruf sachliche und informative Werbung gestattet ist, sollten die entsprechenden Marketinginstrumente genutzt und eingesetzt werden. Hierzu gehören insbesondere Vorträge, Mandantenveranstaltungen sowie ein ansprechender Internetauftritt. Aber auch dem äußeren Erscheinungsbild der Praxis, wozu z. B. eine ansprechende Bürogestaltung, ein gepflegter Besprechungsraum sowie freundliches und kompetentes Empfangspersonal gehört, wird, wie Umfragen immer wieder bestätigen, hohe Bedeutung beigemessen. Bei Geschäftspapieren, Visitenkarten, Praxisschildern, Kanzleibroschüren usw. 5

6 empfiehlt es sich, diese so zu gestalten, dass die Praxis in der gewünschten Art und Weise repräsentiert wird. Sehr hilfreich und empfehlenswert ist der Leitfaden Externe Kommunikation, herausgegeben von der Bundessteuerberaterkammer. Es besteht die Möglichkeit, bei der zuständigen Steuerberaterkammer sowohl eine Beratung im Vorfeld als auch bei Problemen im Zusammenhang mit der Kanzleiführung einzuholen. Hingewiesen wird in diesem Zusammenhang auch auf die Internetseiten der Steuerberaterkammern mit verschiedenen Downloadangeboten. V. Hilfen Weitere Informationen für den Weg in die berufliche Selbstständigkeit sind bspw. bei folgenden Institutionen/Quellen erhältlich: Steuerberaterkammern DWS-Verlag DWS-Institut Institut für Freie Berufe Bundesagentur für Arbeit KfW Mittelstandsbank BMWi - Softwarepaket für Gründer und junge Unternehmen sowie Handbuch Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement in der Steuerberaterpraxis DATEV: Lösungen für neu bestellte Steuerberater und Kanzleigründer Broschüre Versicherungen für Selbstständige Mehr Sicherheit für Betriebe und Freiberufler vom Informationszentrum der deutschen Versicherer, 6