Keine Sorge vor der Betriebsprüfung Richtig vorbereiten, geschickt verhandeln, Nachzahlung vermeiden

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1 Keine Sorge vor der Betriebsprüfung Richtig vorbereiten, geschickt verhandeln, Nachzahlung vermeiden Prof. Dr. Thomas Küffner Wirtschaftsjunioren Landshut 1 Arten der Außenprüfung Betriebsprüfung Prüfungszeitraum - in der Regel 3 Jahre Alle Steuerarten Vorherige Anmeldung Umsatzsteuer-Nachschau Unangemeldet Umsatzsteuerliche Sachverhalte Einzelsachverhalte Umsatzsteuer-Sonderprüfung Vorherige Anmeldung Einzel- oder Dauersachverhalte Umsatzsteuerliche Sachverhalte 2 1

2 Arten der Außenprüfung Steuerfahndung Keine Anmeldung Alle Steuerarten Strafrechtlicher Vorwurf Lohnsteuerprüfung Einzel- oder Dauersachverhalte Lohnsteuerliche Sachverhalte Vorherige Anmeldung Sozialversicherungsrechtliche Prüfung Vorherige Anmeldung Sozialversicherungsrechtliche Sachverhalte Einzel- oder Dauersachverhalte 3 Anlässe für eine Außenprüfung 1. Prüfungsplan Hinweise der Veranlagungsstelle Bestimmte Größenklasse Risikoraster 2. Früherkennung: Steuerbescheid steht unter Vorbehalt der Nachprüfung 3. Aufklärungsbedürftige Sachverhalte Betriebliche Immobilien Investition, Neubau Richtsatzabweichungen Plausibilitätsabweichung zu Vorjahren Kontrollmitteilungen aus anderer Prüfung Steuererklärung nicht abgegeben, unvollständig u. unrichtig Betriebsaufgabe oder Betriebsübertragung Hohe Verluste über mehrere Jahre Problembereich Familie, Ehefrau, Mitarbeiter 4 2

3 Der Auftakt der Betriebsprüfung Schriftliche Prüfungsanordnung Prüfungszeitraum Voraussichtlichen Beginn der Prüfung Namen und die Amts- und Dienstbezeichnung des oder der Betriebsprüfer Sachlichen Prüfungsumfang, insbesondere die Steuerarten, die geprüft werden sollen Rechtsgrundlagen der Betriebsprüfung Hinweis Eine steuerliche Außenprüfung muss (gemäß 5 Abs. 4 BpO) vom Finanzamt stets rechtzeitig schriftlich angemeldet werden. Im Allgemeinen gilt bei Großbetrieben eine Zeit von 4 Wochen und bei sonstigen Betrieben 2 Wochen als angemessen. Die Umsatzsteuer-Nachschau sowie Steuerfahndungen dürfen hingegen ohne Ankündigung durchgeführt werden. 5 Neu: Digitaler Prüfungsansatz 6 3

4 Elektronische Steuerprüfung Der Finanzbehörde wurde das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungsystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Die Digitale Prüfungsmethode tritt neben die bisherige Prüfung. Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu. Der Datenzugriff stellt eine Ermessensentscheidung der Finanzverwaltung auf Basis des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit dar (Übermaßverbot). 7 Zugriffsmöglichkeiten Formen des Datenzugriffs Unmittelbarer Datenzugriff (Z1) Mittelbarer Datenzugriff (Z2) Alle 3 Zugriffarten müssen über 10 Jahre gewährleistet werden. Der unmittelbare Zugriff am System des Steuerpflichtigen kann nur umgangen werden, wenn ein Archivsystem vorliegt, das die gleichen Auswertungsmöglichkeiten bietet wie das Produktivsystem. Datenträgerüberlassung (Z3) 8 4

5 Was prüft die Finanzverwaltung? Zwar sind der Phantasie eines Betriebsprüfers beim Einsatz seiner Prüfsoftware keine Grenzen gesetzt, doch wiederholen sich einige Prüfungsfelder und Prüfungsschritte. Allgemein Bendford Analyse und Chi-Quadrat Test Lückenanalyse z.b. Belegnummer, Buchungsnummer Mehrfachbelegung z.b. Kontonummern, Adressen oder mehrfach auftretende Versicherungsansprüche Kassenminusprüfung Prüfungsfeld Umsatzsteuer Umsatzsteuer Ausgangsleistung, Ermittlung von Eingangsrechnungen, bei denen in unzutreffender Weise ein Vorsteuerabzug im Voranmeldungszeitraum geltend gemacht wurde Vorsteuer Eingangsleistung, Ermittlung von Eingangsrechnungen mit hohen Vorsteuerabzugsbeträgen Nicht abzugsfähige Vorsteuer, Ermittlung von Eingangsrechnungen mit unzutreffendem Vorsteuerabzug. 9 Beispiel: Chi-Quadrat Test 10 5

6 Beispiel: Kassenminusprüfung 11 Beispiele aus Betriebsprüfungen Kritische (Buchungs-) texte Ansätze für die erfolgreiche Suche nach unterschlagungsrelevanten Faktoren gibt die Suche nach kritischen Textinhalten vor allem in Buchungsjournalen. Es wird sowohl nach allseits interessanten Begriffen gesucht, wie: Berichtigung Ausbuchung Test Error Umkehr Gutschrift Fehler Storno 123 ABC als auch nach individuellen Texten, z.b. Geschäftsführer-, Mitarbeiter- oder Firmennamen. 12 6

7 Beispiele aus Betriebsprüfungen Vollständigkeit der Betriebseinnahmen Kassenminusprüfung Vergleich mit Vorjahren Externer Vergleich (Richtsätze) Zeitreihenvergleich: Umsatz im Verhältnis zum Wareneinkauf & Personal Prüfung der Vollständigkeit der Kassenbelege Abfrage der Registrierkasse 13 Weitere Beispiele aus Betriebsprüfungen Bereich Prüfziel Mögliche Probleme Kassenprüfung Belege, die zu spät gebucht wurden Negative Kassenbestände Rechnungskontrolle Fehlende oder doppelte Rechnungsnummern Fehlende Rechnungen, Doppelzahlungen Verrechnungspreise Bestandsprüfung Preisdifferenzen bei Waren- oder Rohstofflieferung an Tochtergesellschaften zu den Marktpreisen Unterschiede der Bestände der Lagerbuchführung zu den Positionen der Ausgangsrechnungen Abweichung der Preise für ausländische Töchter oder Standorte mit niedriger Gewerbesteuer Fehlende Lagerbuchungen Inventur Hohe Inventurdifferenzen Private Entnahmen nicht verbucht Geringfügigkeit Verdeckte Zahlungen Bewirtungen Vergleich der Kontonummern mit den Personalnummern/ Mitarbeiterdaten Vergleich der Kontonummer der Mitarbeiter und Lieferanten Vergleich von Mitarbeiter-Geburtstagen mit Bewirtungsbelegen Geringfügig Beschäftigte werden über mehrere Personalnummern abgerechnet Verdeckte Zahlungen, um Lohnsteuer zu umgehen Privater Anlass Zuschlagskontrolle Abgleich Überstundenzahlungen mit Zeiterfassung Ungerechtfertigte Zahlungen, steuerfreie Reisekosten trotz Anwesenheit 14 7

8 Welche Daten sind betroffen? Die Daten... sind für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten bzw. in geeigneter Weise vorzuhalten d.h. jederzeit digital verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden können und maschinell auswertbar sein. Hinweis Originär eingegangene digitale Daten und originäre Unterlagen in Papierform, welche nicht steuerrechtlich relevant sind (z.b. vom gesendete BWAs, Journale oder Bilanz) müssen nicht elektronisch archiviert bzw. maschinell auswertbar sein. Maschinelle Auswertbarkeit bedeutet Wahlfreier Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen mit Sortier- und Filterfunktionen. 15 Umfang: Steuerlich relevante Daten Daten sind immer dann steuerlich relevant, wenn sie für die Besteuerung von Bedeutung sind; welche das sind, hängt vom Einzelfall ab. Eine allgemein gültige Definition gibt es nicht. Sicherlich dazugehörend: Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung. Aber auch in anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems befindliche steuerlich relevante Daten. U. a. Auftrags- und Bestellwesen, Warenwirtschaftssysteme, Kosten- u. Leistungsrechnung aber auch Verträge, Lieferscheine, Korrespondenzen, Reisekostenabrechnung, Fahrtenbücher. Abgrenzung hängt von individueller Unternehmenssituation ab. 16 8

9 Digitale Betriebsprüfung Formen des Datenzugriffs Unmittelbarer Zugriff (Z1) Zugriff auf DV-System des Steuerpflichtigen (Lesen, Filtern und Sortieren der Daten) durch den Prüfer Mittelbarer Zugriff (Z2) Zugriff durch den Steuerpflichtigen oder dessen Beauftragten nach den Vorgaben des Prüfers Datenträgerüberlassung (Z3) Auswertung des Prüfers auf seinem Computer unter Anwendung eines Analyseprogramms M i t w i r k u n g s p f l i c h t S t e u e r p f l i c h t i g e r Bereitstellung von Hard- und Software Einweisung in das DV-System(!) Verschaffung des Zugangs zu allen steuerlich relevanten Daten und den internen Auswertungsprogrammen Bereitstellung von Hard- und Software Umsetzung der Vorgaben des Prüfers durch Steuerpflichtigen oder andere mit dem DV-System vertrauten Personen Überlassung eines Datenträgers (CD-ROM/DVD) Offenlegung der zur Auswertung erforderlichen Informationen (Dateistruktur, Dateifelder, interne Verknüpfungen) Auswahl zwischen Zugriffsformen (Ermessen der Finanzverwaltung) unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes (ggf. auch Kombination der Zugriffsformen) 17 Zugriffsart (Z1) Was bedeutet der Unmittelbare Datenzugriff (Z1) für Ihr Unternehmen? Sie müssen die für die Prüfung nötige Hard- und Software zur Verfügung stellen. Der Prüfer kann die im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten nutzen. Sie müssen den Prüfer in das DV-System und die Auswertungsprogramme einweisen. Der Prüfer darf nur lesend auf die Daten zugreifen. Sie müssen Zugangsberechtigungen einrichten, so dass der Prüfer nur Zugriff auf die steuerlich relevanten Daten hat. Eigene Software darf der Prüfer nicht am betrieblichen Computer aufspielen. 18 9

10 Zugriffsart (Z2) Was bedeutet der Mittelbare Datenzugriff (Z2) für Ihr Unternehmen? Sie müssen die Daten nach den Vorgaben des Prüfers maschinell auswerten. Sie müssen dem Prüfer eine Person zur Verfügung stellen, die sich mit dem DV-System auskennt. Auswertungen sind nur mit dem im System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten zulässig. Der Prüfer darf nur lesend auf die Daten zugreifen. 19 Ordnungsgemäße Kassenführung 20 10

11 Ordnungsgemäße Kassenführung Viele Bargeschäfte (Bäcker, Metzger, Frisör etc.) Tageskasse erforderlich - Bargeldendbestand abzgl. Bargeldanfangsbestand zuzüglich Entnahmen = Tagesumsatz - Aufzeichnung Entnahmen für private Zwecke - Aufzeichnung Privateinlagen - Tägliche Prüfung des Kassenbestandes - Automatische Kassenminusprüfung bei digitaler BP Wenige Bargeschäfte Monatlicher Kassenbericht Automatische Kassenminusprüfung bei digitaler BP 21 Prüffeld Geldverkehrsrechnung 22 11

12 Geldverkehrsrechnung Betriebsprüfung: zäumt das Pferd von hinten auf Bei zu geringem Gewinn geht Betriebsprüfer der Frage nach, von was der Unternehmer seinen Lebensunterhalt bestreitet. Sonderprüfung: Privateinlagen Höhe Nachweis woher das Geld stammt Schenkung Schenkungssteuer Privatdarlehen Einkommen Darlehensgeber Wenn die Privateinlagen zu hoch sind Zuschätzung! Sonderprüfung: Privatentnahmen Höhe Lebensstandard des Steuerpflichtigen Unterhaltspflichten des Steuerpflichtigen Wenn die Privatentnahmen zu niedrig sind Zuschätzung! 23 Verträge mit nahen Angehörigen 24 12

13 Arbeitsverträge mit Angehörigen Grundregeln für steuerliche Anerkennung Schriftlich Fremdvergleich Tatsächliche Durchführung (Entrichtung des Geldbetrages) Betriebsprüfung Angemessenes Gehalt (Fremdvergleich) Zusatzleistungen Sozialversicherungsprüfung Tatsächliche Tätigkeit des Angehörigen (Mitarbeiterbefragung) Umfang der Tätigkeit Tarifvertragliche Entlohnung 25 Sonstige Verträge mit Angehörigen Darlehensverträge Vertragliche Vereinbarung (Laufzeit, Zinsen, Fälligkeit, Tilgung) Einhalt der vertraglichen Vereinbarung (Tatsächliche Durchführung) Übliche Vereinbarungen (Fremdvergleich) Andernfalls Schenkung möglich - Bemessungsgrundlage AK - 10-Jahreszeitraum Übrige Verträge (Miete, etc.) - Durchführung wie unter fremden Dritten? 26 13

14 Verträge zwischen Gesellschafter und GmbH 27 Geschäftsführerverträge Geschäftsführerverträge Schriftliche Vereinbarung Im Voraus vereinbart (Bsp. Tantieme für 2005 vor dem !) Tatsächliche Durchführung Angemessene Vergütung - Festgehalt (Höhe) - Tantieme (höchstens 25 % der Festbezüge, angemessene Eigenkapitalverzinsung) - Pensionszusage (verdient?, finanzierbar?) Wie unter fremden Dritten? 28 14

15 Sonstige Verträge in der GmbH Darlehen an die Gesellschafter Vertragliche Vereinbarung (Laufzeit, Zinsen, Fälligkeit, Tilgung) Einhalt der vertraglichen Vereinbarung Gefahr verdeckte Gewinnausschüttung Darlehen an die Gesellschaft Gefahr verdeckte Einlage Miet- und Pachtverträge Gefahr Betriebsaufspaltung 29 Umsatzsteuer allgemein 30 15

16 Prüfungsansätze in der Umsatzsteuer Umsatzsteuer Plausibilitätsprüfungen Differenzen zwischen USt-Voranmeldung und Jahresanmeldung Steuerschuld aufgrund Ausstellung einer Rechnung - 14 c UStG Vorsteuerabzug allgemein Vorsteuerabzug von Scheinunternehmern Ausfuhrlieferungen Innergemeinschaftlicher Lieferungen sowie Erwerbsbesteuerung Reihengeschäfte Option zur Steuerpflicht bei Vermietungen Aufteilung steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze Nachweis von Schwarzeinnahmen sehr teuer Anwendung ermäßigter Steuersatz 31 Zum Hier-Essen oder zum Mitnehmen? Hier-Essen Sonstige Leistung Steuersatz 19 % zum Mitnehmen Lieferung Steuersatz 7 % netto 1, % USt = 0,29 = brutto 1,80 netto 1, % USt = 0,12 = brutto 1,

17 Unvollständige Rechnungen 33 Rechnungserfordernisse 34 17

18 Merke Prüfung der Rechnung bei Verbuchung des Geschäftsvorfalls Zahlung erst bei Vorliegen ordnungsgemäßer Rechnung...sonst kein Vorsteuerabzug Rettung Vorsteuerabzug durch neue Rechnung möglich, aber 6 %-Verzinsung durch Finanzamt... Schadensersatzanspruch gegen Rechungsaussteller 35 Nachweispflichten bei EU-Geschäften 36 18

19 Risikofalle: Innergemeinschaftliche Lieferungen Verkauf Gebrauchtwagen durch Autohaus DE an italienischen Unternehmer IT aus Sizilien für EUR Risiko: EUR Chance: EUR 800 Restrisiko: EUR Belegnachweis Doppel der Rechnung Handelsüblicher Beleg, aus dem sich der Bestimmungsort ergibt (Lieferschein) Durch eine Empfangsbestätigung des Abnehmers oder seines Beauftragte (z. B. auf dem Doppel der Rechnung oder Lieferschein) In Abholfällen zusätzlich: schriftliche Versicherung des Abnehmers (oder seines Beauftragten), den Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet zu befördern 38 19

20 Buchnachweis Name und Anschrift des Abnehmers Name und Anschrift eines eventuell Beauftragten des Abnehmers Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers Handelsübliche Bezeichnung und Menge des Gegenstands Tag der Lieferung Vereinbartes Entgelt Art und Umfang einer eventuellen Bearbeitung oder Verarbeitung vor der Beförderung oder der Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet ( 6a Abs. 1 Satz 2 UStG) Art des Warentransports (Beförderung oder Versendung) in das übrige Gemeinschaftsgebiet 39 Buchnachweis Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet. Sonderproblem USt-ID-Nr.: Einfache Bestätigungsabfrage A 245 i UStR Qualifizierte Bestätigungsabfrage A 245 i UStR Finanzverwaltung: Nur durch qualifizierte Bestätigungsabfrage kann später Nachweis der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns geführt werden 6 IV UStG Praxisempfehlung: Grundsätzlich vor der ersten innergemeinschaftlichen Lieferung an den jeweiligen Abnehmer qualifizierte Bestätigungsanfrage 40 20

21 Finanzverwaltung Praxisempfehlung für Abholfälle: Anfertigung einer Kopie des Ausweispapiers des Abholers bzw. des Unternehmers und ggf. der Vollmacht des Abnehmers Schriftliche Dokumentation der Empfangsbestätigung Einhaltung der Rechnungserfordernisse nach 14 a UStG Keine Bargeldzahlung Verwendung einer Checkliste Verwendung von Formularen 41 Praxisempfehlung Risikoabwägung Versendung Sicherheit Versendung Weiße Spediteursbescheinigung CMR- Frachtbrief Beförderung Abholfall Risiko 42 21

22 Der Ablauf der Betriebsprüfung 43 Rechte und Pflichten Rechte: Anspruch auf laufende Unterrichtung 199 Abs. 2 AO Pflichten Mitwirkungspflicht 200 AO Auskunft und Erläuterungen Vorlage Aufzeichnungen, Geschäftspapiere, Urkunden Unterstützung digitale Prüfung Erhöhte Mitwirkungspflicht 90 Abs. 2 AO bei Auslandssachverhalten 44 22

23 Mitwirkungspflicht Dritter 93 AO Nur bei erfolgloser Sachverhaltsaufklärung zulässig Angestellte, Geschäftspartner, Banken Auskunftsverweigerungsrecht für Angehörige i.s.v. 15 AO, 101 AO,, WP u.a. 102 AO Straftat, Ordnungswidrigkeit 103 AO 45 Verstoß gegen Mitwirkungspflichten Zwangsgeld 328 AO Verspätungszuschlag 152 AO Versagung Betriebsausgabenabzug 160 AO Schätzung 162 AO 46 23

24 Tipps für die Schlussbesprechung Gründliche Vorbereitung Sachverhaltsprüfung Gesetz, Verwaltungsanweisung, Urteil (BFH, FG) Wirtschaftliche Relevanz der Streitfrage Steuerliche Auswirkung Bedeutung für künftige Zeiträume Bloße Gewinnverlagerung (letztes Prüfungsjahr) Gast und Teilnehmer Gesprächsführung Sachlicher Ton Emotionen vermeiden Fairness Kompromissbereitschaft 47 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Für weitere Informationen erreichen Sie uns unter: Dr. Küffner & Partner GmbH Neustadt Landshut Tel Kostenloser Newsletter bitte bestellen unter: