Keine Panik, wenn das Finanzamt kommt - fit für die elektronische Betriebsprüfung

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1 Steuerberaterkammer Brandenburg Keine Panik, wenn das Finanzamt kommt - fit für die elektronische Betriebsprüfung Detlef Lehmann (Steuerberater) Heinz Woinar (DATEV eg) IHK Cottbus & ebusiness Lotse Südbrandenburg, Cottbus,

2 Ihre Referenten Detlef Lehmann Steuerberater Gesellschafter bei Boche & Kollegen 2

3 Ihre Referenten Heinz Woinar Wirtschaftsprüfung Vertrieb Datev eg 3

4 Agenda Betriebsprüfung im Überblick Welche Daten sind betroffen? Pflichten und Aufgaben von Unternehmen Zugriffsarten Beispiele aus Betriebsprüfungen Fazit Statistische Analyse-Verfahren Elektronische Betriebsprüfung 4

5 Elektronische Betriebsprüfung Worum geht es? Elektronische Betriebsprüfung 5

6 Elektronische Betriebsprüfung Worum geht es? Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom Seit dem ist der Finanzverwaltung das Recht eingeräumt worden, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen (siehe Abgabenordnung 146 und 147). Dieses Recht gilt auch für vorangegangene Wirtschaftsjahre! Betroffen sind steuerliche Außenprüfungen: Betriebs-, sowie Umsatzsteuer- und Lohnsteuer- Außenprüfungen. Gegenstand der Prüfung sind wie bisher nur die nach 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Werden diese Anforderungen der geänderten Abgabenordnung nicht beachtet, drohen Sanktionen (z. B. Bußgeld, Zwangsmittel oder Schätzung) Elektronische Betriebsprüfung 6 Die Gesetzesänderung soll ermöglichen, dass digital erstellte Buchführungen effektiv und Kosten sparend geprüft werden können.

8 Betriebsprüfung Im Überblick Die Aufgaben der Betriebsprüfung 199 AO Was ist das Ziel der Betriebsprüfung? Die Außenprüfung hat die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse, die für die Steuerpflicht und für die Bemessung der Steuer maßgebend sind (Besteuerungsgrundlagen) zugunsten wie auch zuungunsten des Steuerpflichtigen zu prüfen. Besteuerungsgrundlagen sind: Betriebseinnahmen Vorsteuerbelastete Ausgaben Umsatzsteuer Betriebsergebnis Einkommensteuer Körperschaftsteuer Gewerbeertrag Gewerbesteuer Elektronische Betriebsprüfung 8

9 Betriebsprüfung Im Überblick Wo liegen die Schwerpunkte? Um das Ziel der Betriebsprüfung zu verwirklichen, konzentriert sich die Prüfung auf die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Buchführung und Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen, die den Vorschriften der AO entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden 158 AO, das heißt konkret, die formell ordnungsmäßige Buchführung ist der Besteuerung zugrunde zu legen. In der Mehrzahl der Fälle werden Schätzungen nach 162 AO erforderlich, weil der Steuerpflichtige Bücher und Aufzeichnungen, zu deren Führung er verpflichtet ist, unvollständig, falsch oder mangelhaft führt Elektronische Betriebsprüfung 9

10 Betriebsprüfung Im Überblick Wie sieht die Betriebsprüfung heute aus? Die Prüfung erfolgt in der Regel digital. Art des Datenzugriffs ist häufig abhängig von der Größe des Unternehmens. kleine Unternehmen: - Datenträgerüberlassung ausreichend - gegebenenfalls werden Daten weiterer Vor-Systeme angefordert (Registrierkassen) mittlere und große Unternehmen - Prüfung beginnt mit unmittelbarem Datenzugriff beim Steuerpflichtigen - Datenträgerüberlassung gegebenenfalls für bestimmte Systeme Notwendigkeit unterschiedlicher Beratungsansätze für Ihre Mandanten! Elektronische Betriebsprüfung 10

12 Elektronische Betriebsprüfung Welche Daten sind betroffen? Die Daten [ ] sind für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten bzw. in geeigneter Weise vorzuhalten. Das heißt: jederzeit digital verfügbar unverzüglich lesbar maschinell auswertbar Hinweis Originär eingegangene digitale Daten und originär Unterlagen in Papierform, welche nicht steuerrechtlich relevant sind (z. B. vom Steuerberater gesendete BWAs, Journale oder Bilanz) müssen nicht elektronisch archiviert bzw. maschinell auswertbar sein Elektronische Betriebsprüfung 13 Maschinelle Auswertbarkeit bedeutet: Wahlfreier Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen mit Sortier- und Filterfunktionen.

13 Elektronische Betriebsprüfung Welche Daten sind betroffen? Steuerlich relevante Daten (Umfang) Daten sind immer dann steuerlich relevant, wenn sie für die Besteuerung von Bedeutung sind; welche das sind, hängt vom Einzelfall ab. Eine allgemein gültige Definition gibt es nicht. Sicherlich dazugehörend: Daten der Finanzbuchführung, der Anlagenbuchführung und der Lohnbuchführung. Aber auch in anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems befindliche steuerlich relevante Daten. Unter anderem Auftrags- und Bestellwesen, Warenwirtschaftssysteme, Kosten- und Leistungsrechnung aber auch Verträge, Lieferscheine, Korrespondenzen, Reisekostenabrechnung und Fahrtenbücher. Abgrenzung hängt von der individuellen Unternehmenssituation ab. hierfür frühzeitig die Unterstützung des Steuerberaters nutzen! Elektronische Betriebsprüfung 14

14 Elektronische Betriebsprüfung Welche Daten sind betroffen? Hinweis: Bei unzutreffender Qualifizierung von Daten durch das Unternehmen kann die Finanzbehörde im Rahmen ihres pflichtgemäßen Ermessens verlangen, dass das Unternehmen den Datenzugriff auf diese steuerlich relevanten Daten nachträglich ermöglicht. Speziell in Bezug auf die Archivierung von s vertritt die Finanzverwaltung die Auffassung, dass sie für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden müssen, sofern der Inhalt für die Besteuerung von Bedeutung ist z. B. wenn die Reisekostenabrechnung per übermittelt wurde. Hier empfiehlt es sich, diese Daten in einem speziellen Ordner für die Betriebsprüfung zu archivieren und so von den sonstigen s zu trennen Elektronische Betriebsprüfung 15

16 Elektronische Betriebsprüfung Pflichten und Aufgaben von Unternehmen Isolierung originär digitaler Daten Trennung der steuerlich relevanten Daten (zur Tatsachenfeststellung erhebliche Daten) von den Daten, die steuerlich irrelevant sind oder lediglich Sachverhaltswürdigungen darstellen Sicherstellung des Datenzugriffs der Finanzverwaltung während des gesamten Aufbewahrungszeitraums Verfahrensdokumentation entsprechend GoBS GoBS: Für jedes DV-gestützte Buchführungssystem ist eine Dokumentation zu erstellen (Verfahrensdokumentation). aus Verfahrensdokumentation müssen Inhalt, Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens vollständig ersichtlich sein Prüfung einer vorhandenen Verfahrensdokumentation hinsichtlich der GDPdU-Konformität und gegebenenfalls Anpassung Elektronische Betriebsprüfung 17

17 Elektronische Betriebsprüfung Pflichten und Aufgaben von Unternehmen Für die Einhaltung der GoBS und damit auch der GDPdU ist auch bei einer DV-Buchführung allein der Buchführungspflichtige verantwortlich. Ziel der GoBS: Ein sachverständiger Dritter muss in angemessener Zeit in die Lage versetzt werden, den Nachweis der Geschäftsvorfälle und deren Verarbeitung nachvollziehen zu können. auch bei fremd erstellten DV-Buchführungssystemen und durch Fremdfirmen/Privatpersonen erstellte DV-Buchführung Elektronische Betriebsprüfung 18

18 Elektronische Betriebsprüfung Pflichten und Aufgaben von Unternehmen Grundsätze der Aufbewahrungspflicht Basis bilden die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen gemäß 147 Abs. 3 AO. Gesetzliche Aufbewahrungspflicht: Jedes Dokument muss in seiner originären Form aufbewahrt werden. Die Pflicht zur Aufbewahrung liegt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen. Unterscheidung zwischen originären Papierdokumenten und originären digitalen Dokumenten. Originäre Papierdokumente dürfen gescannt und archiviert werden. Aufbewahrungspflicht für Dokumente vom Unternehmen (z. B. Buchungsbelege, Steuerbescheide) liegt beim Unternehmen selbst. Übernimmt die Kanzlei die Aufbewahrung für das Unternehmen, so sind die steuerlich relevanten Dokumente in originärer Papierform oder revisionssicher auf unveränderbaren Medien (durch unabhängigen Wirtschaftsprüfer zertifiziert) zu archivieren Elektronische Betriebsprüfung 19

19 Exkurs: 147 Abs. 2 AO (Ordnungsvorschrift für die Aufbewahrung von Unterlagen) Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz können die in Abs. 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den GoB entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe der Daten mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind [Fassung bis : und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können], unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können Elektronische Betriebsprüfung 20

20 Exkurs: 147 Abs. 2 AO (Ordnungsvorschrift für die Aufbewahrung von Unterlagen) Sind Unterlagen nach Abs. 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen (Z1). Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet (Z2) oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (Z3) zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige Elektronische Betriebsprüfung 21

21 Elektronische Betriebsprüfung Pflichten und Aufgaben von Unternehmen Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden? Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe Buchungsbelege 10 Jahre 6 Jahre 10 Jahre sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 6 Jahre Elektronische Betriebsprüfung 22

23 Elektronische Betriebsprüfung Zugriffsarten Formen des Datenzugriffs Unmittelbarer Zugriff (Z1) Mittelbarer Zugriff (Z2) Datenträgerüberlassung (Z3) Zugriff auf DV-System des Steuerpflichtigen (Lesen, Filtern und Sortieren der Daten) durch den Prüfer Bereitstellung von Hardund Software Einweisung in das DV-System Verschaffung des Zugangs zu allen steuerlich relevanten Daten und den internen Auswertungsprogrammen Zugriff durch den Steuerpflichtigen oder dessen Beauftragten nach den Vorgaben des Prüfers Mitwirkungspflicht Steuerpflichtiger Bereitstellung von Hardund Software Umsetzung der Vorgaben des Prüfers durch Steuerpflichtigen oder andere mit dem DV- System vertrauten Personen Auswertung des Prüfers auf seinem Computer unter Anwendung eines Analyse- Programms Überlassung eines Datenträgers (CD-ROM/DVD) Offenlegung der zur Auswertung erforderlichen Informationen (Dateistruktur, Dateifelder, interne Verknüpfungen) Elektronische Betriebsprüfung 24 Auswahl zwischen Zugriffsformen (Ermessen der Finanzverwaltung) unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes (gegebenenfalls auch Kombination der Zugriffsformen)

24 Elektronische Betriebsprüfung Zugriffsart (Z1) Was bedeutet der Unmittelbare Datenzugriff (Z1) für Ihr Unternehmen? Sie müssen die für die Prüfung nötige Hard- und Software zur Verfügung stellen. Der Prüfer kann die im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten nutzen. Sie müssen den Prüfer in das DV-System und die Auswertungsprogramme einweisen. Der Prüfer darf nur lesend auf die Daten zugreifen. Sie müssen Zugangsberechtigungen einrichten, so dass der Prüfer nur Zugriff auf die steuerlich relevanten Daten hat. Eigene Software darf der Prüfer nicht am betrieblichen Computer aufspielen Elektronische Betriebsprüfung 25

25 Elektronische Betriebsprüfung Zugriffsart (Z2) Was bedeutet der Mittelbare Datenzugriff (Z2) für Ihr Unternehmen? Sie müssen die Daten nach den Vorgaben des Prüfers maschinell auswerten. Sie müssen dem Prüfer eine Person zur Verfügung stellen, die sich mit dem DV-System auskennt. Auswertungen sind nur mit dem im System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten zulässig. Der Prüfer darf nur lesend auf die Daten zugreifen Elektronische Betriebsprüfung 26

26 Elektronische Betriebsprüfung Zugriffsart (Z3) Was bedeutet die Datenträgerüberlassung (Z3) für Ihr Unternehmen? Sie müssen die steuerlich relevanten Daten, mit zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen (z. B. über Dateistruktur und Datenfelder), in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung stellen. Als Datenträger werden CD und DVD, sowie Disketten mit Dateisystem Microsoft-DOS oder FAT akzeptiert. USB-Sticks werden nicht in allen Bundesländern angenommen. Hinweis: Ein USB-Stick ist kein geeignetes Medium zur Datenträgerüberlassung, da durch die Wiederbeschreibbarkeit die Authentizität der übergebenen Daten nicht gewährleistet ist. (Vgl. hierzu Anmerkungen zum Urteil des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz 4-K-2167/04 vom in EFG 2005 Entscheidung Nr. 372, S. 669) Der Prüfer wertet die Daten mit einem Prüfprogramm aus. Nach der Prüfung muss der Prüfer den Datenträger zurückgeben. Daten, die er auf den Computer übernommen hat muss er löschen Elektronische Betriebsprüfung 27

27 Elektronische Betriebsprüfung Zugriffsarten Hinweis: werden Daten auch aus vorgelagerten Systemen nicht vorgelegt, droht ein Verzögerungsgeld 146 Abs. 2b AO bspw. bei Nichteinräumung des Datenzugriffs es reicht der Hinweis auf die Möglichkeit eines Verzögerungsgelds (Androhung des Verzögerungsgelds ist nicht erforderlich) Verzögerungsgeld beträgt mindestens Euro bis maximal Euro nach Übergabe der Daten wird das Verzögerungsgeld nicht erstattet. siehe Fragen und Antworten zum Verzögerungsgeld nach 146 Abs. 2b AO Elektronische Betriebsprüfung 30

28 Elektronische Betriebsprüfung Worum geht es? Folgende Angaben muss die schriftliche Prüfungsanordnung enthalten: Prüfungszeitraum voraussichtlicher Beginn der Prüfung Name sowie Amts- und Dienstbezeichnung des/der Betriebsprüfer sachlicher Prüfungsumfang, insbesondere die Steuerarten, die geprüft werden sollen Rechtsgrundlagen der Betriebsprüfung Hinweis: Eine steuerliche Außenprüfung muss (gemäß 5 Abs. 4 BpO) vom Finanzamt stets rechtzeitig schriftlich angemeldet werden. Im Allgemeinen gilt als angemessen bei Großbetrieben eine Zeit von vier Wochen und bei sonstigen Betrieben zwei Wochen. Die Umsatzsteuer-Nachschau sowie Steuerfahndungen dürfen hingegen ohne Ankündigung durchgeführt werden Elektronische Betriebsprüfung 31

29 Warum Außenprüfung bei mir? Aufklärungsbedürftige Sachverhalte 1. betriebliche Immobilien Investition, Neubau 2. Richtsatzabweichungen 3. Plausibilitätsabweichung zu Vorjahren 4. Kontrollmitteilungen aus anderer Prüfung 5. Steuererklärung nicht, unvollständig und unrichtig 6. Betriebsaufgabe oder Betriebsübertragung 7. hohe Verluste über mehrere Jahre 8. Problembereich Familie, Ehepartner, Mitarbeiter Elektronische Betriebsprüfung 32

30 Warum Außenprüfung bei mir? Hinweis: Plant das Finanzamt in absehbarer Zeit eine Betriebsprüfung, muss es die Steuerbescheide der zu prüfenden Jahre nach 164 Abgabenordnung (AO) offen halten. Das bedeutet, dass die Steuerfestsetzung für diese Jahre jederzeit wieder geändert werden kann. Eine anstehende Betriebsprüfung lässt sich anhand der Art der Steuerfestsetzung erahnen. Hat der Bescheid den Hinweis: Art der Steuerfestsetzung: Der Bescheid ergeht nach 164 Abs. 1 AO unter dem Vorbehalt der Nachprüfung findet mit großer Wahrscheinlichkeit eine Prüfung statt Elektronische Betriebsprüfung 33

32 Elektronische Betriebsprüfung Beispiele aus Betriebsprüfungen Bereich Prüfziel mögliche Probleme Kassenprüfung Belege, die zu spät gebucht wurden negative Kassenbestände Rechnungskontrolle fehlende oder doppelte Rechnungsnummern fehlende Rechnungen, Doppelzahlungen Verrechnungspreise Bestandsprüfung Preisdifferenzen bei Waren- oder Rohstofflieferungen an Tochtergesellschaften zu den Marktpreisen unterschiede der Bestände der Lagerbuchführung zu den Positionen der Ausgangsrechnungen Abweichung der Preise für ausländische Töchter oder Standorte mit niedriger Gewerbesteuer fehlende Lagerbuchungen Inventur hohe Inventurdifferenzen private Entnahmen nicht verbucht Geringfügigkeit Vergleich der Kontonummern mit den Personalnummern/ Mitarbeiterdaten geringfügig Beschäftigte werden über mehrere Personalnummern abgerechnet verdeckte Zahlungen Bewirtungen Elektronische Betriebsprüfung 35 Vergleich der Kontonummer der Mitarbeiter und Lieferanten Vergleich von Mitarbeiter-Geburtstagen mit Bewirtungsbelegen verdeckte Zahlungen, um Lohnsteuer zu umgehen privater Anlass Zuschlagskontrolle Abgleich Überstundenzahlungen mit Zeiterfassung ungerechtfertigte Zahlungen, steuerfreie Reisekosten trotz Anwesenheit

33 Elektronische Betriebsprüfung 36

36 Elektronische Betriebsprüfung Beispiele aus Betriebsprüfungen Kasse, erfundene Tageslosungen (Benford, Chi²), Lückenanalyse, manipulierte Systeme, Totalreset, Notfalltaste, Kellnerspeicher Personalkosten, welche Gerichte, Stimmigkeit Geldtransit, evtl. Plausibilität zu Wetterdaten Fakturiersysteme, Lücken bei Rechnungsnummern, Kommissionslager, USt-Versteuerung Warenwirtschafts- und Auftragssysteme, Inventurdifferenzen, Inventurvollständigkeit, Teilwertabschläge, mengenmäßige Kontrolle, Baustellenabrechnung, Eigenleistungen, Löhne Differenzbesteuerung, USt-Karuselle, Kontrollanfragen VSt-Abzug, hohe Barzahlungen KFZ-Branche, Fahrzeugwirtschaft, Fahrgestellnummern, negative Margen LuF, Viehhändler, Metzger: Hi-Tier-Rinderdatenbank Kunden, Lieferanten, Intercompanies: auffällige Geschäftsbeziehungen, Verrechnungspreise, Verzinsung Verrechnungskonten Elektronische Betriebsprüfung 40

37 Elektronische Betriebsprüfung Beispiele aus Betriebsprüfungen Zeitreihenvergleiche Suche nach vergessenen Einnahmen Unternehmen mit hohem Bargeldverkehr, wie z. B.: Einzelhandel (Bäcker, Metzger, Lebensmitteleinzelhandel etc.) Taxiunternehmen Eisdielen, Pizza-Bäcker Kiosk, Toto-Lotto Tankstellen (Franchise-Unternehmen) Marktbetriebe Discotheken Apotheken Friseure Juweliere usw Elektronische Betriebsprüfung 41

38 Elektronische Betriebsprüfung Beispiele aus Betriebsprüfungen Zeitreihenvergleiche Suche nach vergessenen Einnahmen Vorgehensweise: chronologische Ordnung der Daten Verteilung der Warensorten, die nicht wöchentlich eingekauft wurden Bildung von Wochensummen des verteilten Wareneinkaufs und der Einnahmen Ermittlung des Wochenrohaufschlags als Differenz aus Einnahmen und Wareneinkäufen Beispiel: War in fast allen Wochen, z. B. der Wareneinsatz Euro, die Erlöse Euro, so ergibt sich ein Rohaufschlag von 100 %. Tauchen aber plötzlich und unerklärlich in der Woche 30 bis 35 (bei gleichem Wareneinkauf von Euro) Erlöse von Euro auf, ergibt dies "seltsamerweise" einen Rohgewinnaufschlag von 200 %. Die höchsten Aufschläge über mehrere Wochen werden dann dem gesamten Jahr als übliche Rohgewinnaufschläge zugrunde gelegt Elektronische Betriebsprüfung 42

39 Elektronische Betriebsprüfung Beispiele aus Betriebsprüfungen Zeitreihenvergleiche Suche nach vergessenen Einnahmen Häufige Argumente zur Anfechtung: Warenvernichtung (z. B. durch Kühlanlagenausfall) Schwund, Gratisabgaben Änderung der Betriebsstruktur oder Bewirtschaftung Warenbestandsschwankungen Diese Argumente werden nur berücksichtigt, wenn sie durch Unterlagen belegbar sind, dies ist in der Prüferpraxis oft nicht der Fall. Die angeführten Argumente können Gegenteiliges bewirken, da in diesen Fällen der Wareneinsatz weiter sinkt und die Aufschlagsätze weiter steigen. Zur Berücksichtigung von Warenbestandsschwankungen werden Zeitreihenvergleiche mit gleitendem Wochendurchschnitt der Wareneinkäufe verwendet Elektronische Betriebsprüfung 43

40 Elektronische Betriebsprüfung Beispiele aus Betriebsprüfungen Kritische (Buchungs-)texte Ansätze für die erfolgreiche Suche nach unterschlagungsrelevanten Faktoren gibt die Suche nach kritischen Textinhalten vor allem in Buchungsjournalen. Es wird sowohl nach allseits interessanten Begriffen gesucht, wie: Berichtigung Ausbuchung Test Error Umkehr Gutschrift Fehler Storno 123 ABC als auch nach individuellen Texten, z. B. Geschäftsführer-, Mitarbeiteroder Firmennamen Elektronische Betriebsprüfung 44

41 Elektronische Betriebsprüfung Beispiele aus Betriebsprüfungen Vollständigkeit der Betriebseinnahmen Kassenminusprüfung Vergleich mit Vorjahren externer Vergleich (Richtsätze) Zeitreihenvergleich: Umsatz im Verhältnis zum Wareneinkauf und Personal Prüfung der Vollständigkeit der Kassenbelege Abfrage der Registrierkasse Elektronische Betriebsprüfung 45

42 Elektronische Betriebsprüfung Beispiele aus Betriebsprüfungen ungeklärter Vermögenszuwachs Woher kommen Privateinlagen? Erbtante, Oma - evtl. Schwarzeinnahmen? Abgrenzung des Betriebs- vom Privatvermögen, der Betriebseinnahmen/Einlagen, Betriebsausgaben/Entnahmen Überprüfung von Lieferscheinen z. B. Rechnung an die Firma, Lieferung nach Hause Verträge zwischen nahe stehenden Personen Ehegattenarbeitsverträge überhöhte Lieferungen von Verwandten Elektronische Betriebsprüfung 46

43 Elektronische Betriebsprüfung Beispiele aus Betriebsprüfungen Bewertung Rückstellungen teilfertige Arbeiten Auslandsbeziehungen Formalitäten gewahrt? UStId-Nr. vorhanden? Lieferung tatsächlich erfolgt? Investitionszulagen Maschine im Förderungsgebiet geblieben? Überprüfung von Anlagevermögen, Einsatzplänen Betriebsbesichtigung Elektronische Betriebsprüfung 47

44 Elektronische Betriebsprüfung Beispiele aus Betriebsprüfungen Umsatzsteuer Plausibilitätsprüfung Differenzen zwischen der Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Jahresanmeldung Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs Ausfuhrlieferungen innergemeinschaftliche Lieferungen sowie Erwerbsbesteuerung Elektronische Betriebsprüfung 48

45 Elektronische Betriebsprüfung Beispiele aus Betriebsprüfungen Sonderabschreibungen Gesellschaftsverhältnisse (Änderung der Beteiligungsverhältnisse, Wechsel der Unternehmensform, Betriebsaufspaltung, Verträge mit Gesellschaftern) Betriebserwerb, -umwandlung, -verpachtung, -veräußerung, -aufgabe Anpassung der Steuerbilanz des Steuerpflichtigen an die letzte Prüferbilanz Grundstücksverkäufe und -käufe, Nutzungsänderungen bei Grundstücken Finanzanlagen, Beteiligungen, Wertpapiere wesentliche nicht betriebliche Einkünfte Elektronische Betriebsprüfung 49

47 Elektronische Betriebsprüfung Fazit Der sachliche Umfang der Außenprüfung wird nicht erweitert. Der Datenzugriff soll dazu führen, dass die Prüfungen effektiver durchgeführt werden, und zwar im Sinne einer Verkürzung der Prüfungsdauer in den Betrieben. Streitigkeiten dürften entstehen, welche Unterlagen bzw. Daten einen steuerlich relevanten Charakter haben. Dieses Problem besteht bisher auch schon. Auch hier hilft die Zusammenarbeit des Unternehmens mit dem Steuerberater bei der Festlegung steuerlich relevanter Daten Elektronische Betriebsprüfung 51

48 Elektronische Betriebsprüfung Fazit Betriebsprüfung alt regelmäßige Stichproben Auswahl von Prüfgebiet und Prüfungsschritten abhängig vom Prüfer und dessen Erfahrungen und Branchenkenntnissen Prüfung von Massendaten nur stichprobenartig, da zeitaufwändig und die Prüfungszeit begrenzt hoher Anteil manueller Prüfungstätigkeiten begrenzter Einblick in die Buchführung Betriebsprüfung neu Prüfung grundsätzlich vollumfänglich möglich Prüfungsgebiete und -Schritte sind zum Teil standardisiert und automatisiert nahezu lückenlose Prüfung von Massendaten geringer Anteil manueller Prüfungstätigkeiten tieferer Einblick in die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung rationellere und zeitnähere Außenprüfungen Anpassung der Prüfungsmethode an die moderne Buchführungstechnik Wegfall von großen Papiermengen und damit Anpassung an den zunehmend papierlosen Geschäftsverkehr Elektronische Betriebsprüfung 52

49 Elektronische Betriebsprüfung Fazit Um auf künftige Betriebsprüfungen vorbereitet zu sein, müssen Unternehmen jetzt handeln. Analyse und Trennung der Daten sind notwendige Maßnahmen um das Kräftegleichgewicht wieder herzustellen. Nicht zu vergessen: Als Unternehmer haben Sie jenseits der Anforderungen durch GDPdU und GoBS die Chance, Daten weitaus besser auszuwerten und zur verbesserten Steuerung Ihres Unternehmens einzusetzen. Dies ist ein Baustein zur Stärkung Ihrer Position im künftigen Wettbewerb und sichert letztlich die Grundlage für eine digitale Betriebsprüfung, nämlich Ihr Unternehmen selbst Elektronische Betriebsprüfung 53

50 Elektronische Betriebsprüfung Fazit Identifizieren Sie zusammen mit Ihrem Steuerberater die bei Ihnen steuerlich relevanten Daten. Prüfen bzw. Erstellen Sie Verfahrensdokumentationen. Bereiten Sie Ihre IT-Systeme für mögliche Zugriffe des Betriebsprüfers vor. Nutzen Sie die Möglichkeit, einer Datenanalyse vor Ort. Ihr Steuerberater und DATEV unterstützen Sie gerne bei diesen Aufgaben! Elektronische Betriebsprüfung 54

51 zur Erinnerung die Bedeutung von GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen oder Gib dem Prüfer deine Unterlagen aber Immer häufiger hört man auch: Ging doch prima, diese Untersuchung! Elektronische Betriebsprüfung 55

52 Elektronische Betriebsprüfung Fazit Fragen und Antworten zum Datenzugriff der Finanzverwaltung: Weitere Portale zum Thema GDPdU: Informationen der DATEV zum Thema Betriebsprüfung Elektronische Betriebsprüfung 56

54 Statistische Analyse-Verfahren Chi-Quadrat-Anpassungstest Liegt das Ergebnis des Tests zwischen 20 und 30, kann eine zufällige Abweichung von der Regelverteilung mit einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit ausgeschlossen werden. Überschreitet der Chi-Test-Wert den Wert 30, soll mit einer fast 100%igen Wahrscheinlichkeit eine systematische Manipulation der Zahlen vorliegen Elektronische Betriebsprüfung 58

55 Statistische Analyse-Verfahren Ziffernanalyse Chi-Quadrat-Anpassungstest 1879, , , , ,12 Analyse der Gleichverteilung von Endziffern der einzelnen Tageslosungen erste Vorkommaziffer und/oder erste Nachkommaziffer und/oder zweite Nachkommaziffer Elektronische Betriebsprüfung 59

56 Statistische Analyse-Verfahren Ziffer Erwartet (e) Tatsächlich (t) Differenz (D)= (e)-(t) Quadrat (D)² Summe Chi- Wert: Summe (D)² / (e) = 1426 / 30 = 47, Elektronische Betriebsprüfung 60

57 Statistische Analyse-Verfahren Auffälligkeiten beim Chi-Test allein kein Grund, die Buchführung zu beanstanden Finanzgericht (FG) Rheinland-Pfalz, Pressemitteilung vom zum Urteil 2 K 1277/10 vom Mit Urteil zur Einkommensteuer , bzw. zum steuerlichen Verfahrensrecht vom (Az.: 2 K 1277/10) hat das FG Rheinland-Pfalz zu der Fragestellung genommen, ob Auffälligkeiten bei dem sogenannten Chi-Test zur Beanstandung der Buchführung und damit zur Schätzung eines höheren Umsatzes/Gewinns berechtigen, wenn sonst keine weiteren Mängel der Buchführung gegeben sind. Mit dem sogenannten Chi-Quadrat-Test werden Verteilungseigenschaften einer statistischen Grundgesamtheit untersucht. Er stellt eine Methode dar, bei der empirisch festgestellte und theoretisch erwartete Häufigkeiten verglichen werden und fußt auf dem Grundgedanken, dass derjenige, der bei seinen Einnahmen unzutreffende Werte in das Kassenbuch/die Kassenberichte eingibt, unbewusst eine Vorliebe für gewisse Lieblingszahlen hat und diese entsprechend häufiger verwendet. Quelle: Finanzgericht Rheinland-Pfalz Elektronische Betriebsprüfung 61

58 Statistische Analyse-Verfahren Im Streitfall fand im Friseursalon der Klägerin für 2005 bis 2007 eine steuerliche Außenprüfung statt. Der Prüfer, bzw. das Finanzamt bemängelte, dass die Kassenbücher in Form von Microsoft Excel-Tabellen geführt worden seien. Die gesetzlich geforderte Unveränderbarkeit der Kassenbucheintragungen sei nicht gewährleistet. Die Klägerin habe nicht darlegen und dokumentieren können, dass das betreffende Kassenprogramm Manipulationen und nachträgliche Änderungen nicht zulasse. Die im Rahmen der Prüfung erstellte Strukturanalyse und der darin enthaltene Chi-Test hätten eine 100%-ige Manipulationswahrscheinlichkeit ergeben. Dem Prüfer folgend erhöhte das Finanzamt FA die erklärten Umsatzerlöse um jährlich Euro, was auch entsprechende Gewinnerhöhungen zur Folge hatte. Die Klage, mit der die Klägerin unter anderem vorgetragen hatte, der Prüfer habe keine Beweise für eine Manipulation gefunden, eine von ihm durchgeführte und später nicht mehr erwähnte Kalkulation habe unter den erklärten Betriebsergebnissen gelegen, war erfolgreich. Quelle: Finanzgericht Rheinland-Pfalz Elektronische Betriebsprüfung 62

59 Statistische Analyse-Verfahren Das FG Rheinland-Pfalz führte unter anderem aus, das FA hätte nicht dem ihm obliegenden Nachweis erbracht, dass das eingesetzte Kassenprogramm Manipulationen ermögliche. Entgegen der Ansicht des Prüfers und des FA sei es nämlich nicht Sache der Klägerin, darzulegen bzw. zu dokumentieren, dass das betreffende Kassenprogramm Manipulationen und Änderungen nicht zulasse. Der Nachweis einer Manipulationsmöglichkeit obliege vielmehr dem FA. Die vom FA behauptete Manipulationswahrscheinlichkeit von 100 % auf Grund des vom Prüfer durchgeführten Chi-Quadrat-Test könne nicht zu einer Zuschätzungsbefugnis führen. Der Test allein sei jedenfalls nicht geeignet, Beweise dafür zu erbringen, dass die Buchführung nicht ordnungsgemäß sei, abgesehen davon, dass er bei einem Friseursalon, bei dem wie hier für die Leistungen ausschließlich volle bzw. halbe Euro-Beträge berechnet würden, ungeeignet erscheine. Ausgehend von der Preisliste des Friseursalons ergebe sich, dass naturgemäß die Zahl 0 wie auch die Zahlen 1, 4, 5 überdimensional häufig auftreten müssten (z. B. Föhnfrisur: 15 Euro; Färben: 25 Euro bzw. 46,50 Euro; Föhnen 40,50 Euro). Die Revision wurde nicht zugelassen, das Urteil ist mittlerweile rechtskräftig geworden. Quelle: Finanzgericht Rheinland-Pfalz Elektronische Betriebsprüfung 63

60 Statistische Analyse-Verfahren Benford-Analyse Der Physiker Frank Benford stellte 1920 die Hypothese auf, dass in der Welt mehr Zahlen mit niedriger Anfangsziffer gibt als solche mit einer hohen ersten Ziffer (Betrachtung der relativen Häufigkeit bestimmter Anfangsziffern). Letzte Zweifel über Benford's Gesetz wurden 1998 von dem Mathematiker Theodore Hill vom Georgia Institute of Technologie ausgeräumt. Der Professor für Buchführungssysteme Mark Nigrini, entwickelte ein Programm namens DIGITAL ANALYSER, mit dem er unter anderem im Auftrag einer Hotelkette einem millionenschweren Versicherungsbetrug auf die Spur kam. Eine Angestellte hatte Schecks der firmeneigenen Krankenversicherung gefälscht und Herzoperationen abgerechnet, die nicht stattgefunden hatten, zu jeweils Dollar. Die ersten beiden Ziffern 6 und 5 stachen aus Nigrinis Analyse hervor wie ein Fingerabdruck Elektronische Betriebsprüfung 64

61 Statistische Analyse-Verfahren Ziffernanalyse Benford-Analyse ,25 123,62 598,69 11, ,12 Analyse der Verteilung der ersten ein/zwei/drei Ziffern Elektronische Betriebsprüfung 65

62 Statistische Analyse-Verfahren Benford-Analyse n Häufigkeit 1 30,103 % 2 17,609 % 3 12,494 % 4 9,691 % 5 7,918 % 6 6,695 % 7 5,799 % 8 5,115 % 9 4,576 % 35,000 % 30,000 % 25,000 % 20,000 % 15,000 % 10,000 % 5,000 % 0,000 % Benford-Verteilung Elektronische Betriebsprüfung 66

63 Statistische Analyse-Verfahren Benford-Analyse Ergebnisgrafik Wert Elektronische Betriebsprüfung 67 Führende Ziffer

64 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! FRAGEN? 68

65 Boche Graß - Lilienweiß Lehmann Butt Taubert - Steuerberater / Rechtsanwalt in Kooperation Steuerberater Boche & Kollegen Massen Grenzmühlenstraße Cottbus Parzellenstraße Großräschen Breitscheidstraße Spremberg Puschkinplatz 4 Telefon: 03531/ Telefax: 0911/ kanzlei@boche.de Internet: www. boche.de Telefon: Telefax: 0911/ info@boche.de Internet: www. boche.de Telefon: Telefax: 0911/ info@boche.de Internet: www. boche.de Telefon: Telefax: 0911/ kanzlei@boche.de Internet: www. boche.de Rechtsanwalt Liane Taubert Massen Grenzmühlenstraße 1 Telefon: 03531/ Telefax: 0911/ l.taubert@ra-taubert.de Internet: www. ra-taubert.de 69