Willkommen bei DEPOT. Gries Deco Company wächst mit dem Retail Manager

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1 Willkommen bei DEPOT Retail Manager Solutions ist ein englisches IT-Unternehmen. Speziell für Handelsunternehmen wurde die Lösung Retail Manager entwickelt, die bereits bei zahlreichen Kunden in England und in den USA im Einsatz ist. Retail Manager Solutions Ltd. Castle Malwood, Minstead, Hampshire, SO43 7PE Telefon: : Im deutschsprachigen Raum wird der Retail Manager durch die Firma PortivITy vertreten. PortivITy unterstützt die Kunden bei Planung und Realisierung von Retail Manager basierten Lösungen. PortivITy GmbH Sonninstr D Hamburg Telefon: Gries Deco Company wächst mit dem Retail Manager

2 Die Möglichkeiten zu kanalisieren und nur die Empfänger zu adressieren, die eine Information benötigen, waren entscheidend. Unser Ziel war es, die neu zu gründende Abteilung Filialservice mit einem optimalen Werkzeug auszustatten und den Filialen die Arbeit so einfach wie möglich zu gestalten. Jörg Scheunemann, Projektleiter Einführung Retail Manager Gries Deco Company. Gries Deco Company GmbH - ein Unternehmen mit Zukunft. Jeder Mensch verbindet etwas anderes mit seinem Zuhause, aber allen ist eins gemeinsam: Sie möchten es so einrichten, dass sie sich stets wohlfühlen. Dieser Anspruch ist das Erfolgsrezept für die Gries Deco Company (GDC) mit Hauptsitz in Niedernberg bei Aschaffenburg. Gut 400 Geschäfte und Shop-in-Shops (inklusive Partner) mit dem Namen DEPOT bieten ein ständig wechselndes, aber immer hochwertiges Sortiment zum Einrichten, Dekorieren und Verschenken. Der konstante Wechsel hat seinen Grund: So kann schneller auf Kundenwünsche, saisonale Besonderheiten und Trends reagiert werden. Immer mehr administrative Tätigkeiten in der Filiale haben unsere Mitarbeiter wertvolle Zeit gekostet und es gab einen klaren Trend, dass diese Tätigkeiten weiter zunehmen. Wir mussten diesen Trend stoppen und haben das Produkt Retail Manager eingeführt, das unseren Mitarbeitern erlaubt, wieder mehr Zeit für unsere Kunden zu haben. Dominik Kahn, Vertriebsleiter Gries Deco Company. Die starke Expansion der letzten Jahre hat zu seiner flächendeckenden Präsenz geführt. Und auch für die Zukunft ist ein weiteres Wachstum geplant. Das Besondere an DEPOT ist die Wandelbarkeit. Vier Hauptkollektionen pro Jahr (Frühjahr, Sommer, Herbst und Winter) geben den Rhythmus vor, und innerhalb dieser Kollektionen finden weitere drei bis vier Teilkollektionen ihren Platz. Der Kunde kann so sichergehen, stets etwas Neues in seinem DEPOT zu finden. PortivITy GmbH ein erfahrener Implementierungspartner. Die inhabergeführte PortivITy GmbH mit Sitz in Hamburg ist alleiniger Implementierungspartner für die Lösung Retail Manager im deutschsprachigen Raum und hat mehrjährige Erfahrung im Einsatz von Portallösungen im Einzelhandel. Die einzigartige Kombination aus Branchen-Know-How, Software-Entwicklern und erfahrenen Projektmanagern ermöglicht die erfolgreiche Einführung komplexer Produkte. PortivITy schafft durch die Bereitstellung von innovativen Portallösungen die Basis für außergewöhnliche Geschäftserfolge Ihrer Kunden. Aufgrund des enormen Wachstums (80-90 neue Filialen pro Jahr) der letzten Jahre, gab es kaum strukturierte Kommunikationsprozesse mit den Filialen und umgekehrt. Jeder kommunizierte mit jedem und so kam es zu einer unkontrollierten Mail-Flut, die seines Gleichen suchte. Um dieser dynamischen Entwicklung gerecht zu werden und den Informationsaustausch zwischen Zentrale und Filiale zu bündeln, wurde Anfang 2012 die Abteilung Filialservice geschaffen. Für die neu gegründete Abteilung waren wir nun auf der Suche nach einer unterstützenden Software, einem Tool mit dem wir eine Austauschplattform zwischen Filiale und Zentrale aufbauen können. Sozusagen ein Kanal und eine Sprache, mit der wir die Filialen steuern. Dieses Tool haben wir mit dem Retail Manager gefunden. Ralf Zechmann, Abteilungsleiter Filialservice Gries Deco Company.

3 Abbildung 1: Startseite des Retail Manager mit Informationen und Aufgaben Ausgangssituation Die Wandelbarkeit und das enorme Wachstum von neuen Filialen pro Jahr führten zu einem stetig steigenden Informationsfluss aus der Zentrale in die Filialen von DEPOT. Mehrmals täglich wurden über unterschiedlichste Kanäle (vor allem Mail und Fax) Informationen an die Filialen gesendet, die dort zur Ausübung der täglichen Aufgaben benötigt wurden. Die Mailflut in die Filialen wurde abgestellt. Es gibt nur noch eine Schnittstelle zwischen Zentrale & Filiale und das ist der Filialservice mit dem Arbeitstool Retail Manager. Ralf Zechmann, Abteilungsleiter Filialservice Gries Deco Company. Zusätzlich haben verschiedene Bereiche in der Zentrale direkt mit den Filialen kommuniziert. Jeder Bereich hat für Form, Sprache und Technologie der Kommunikation einen eigenen Weg verwendet. In der Filiale war für die Bewältigung administrativer Aufgaben ein erheblicher Anteil der täglichen Arbeitszeit bis zu 30% - erforderlich. Eine Priorisierung der Tätigkeiten war für die Filialmitarbeiter nur noch schwer durchzuführen - angesichts der Vielzahl von s aus der Zentrale und der Vertriebsorganisation. Jede Filiale hatte sich im Ergebnis eigene Verfahren (Excel-Listen, Ausdrucke an den Wänden) erarbeitet, um diesen Anforderungen zu begegnen. Gerade neue Mitarbeiter und Filialleiter hatten keinen unmittelbaren Zugriff auf diese Verfahren, so ergab sich für diese Mitarbeiter ein schwieriger und langwieriger Einarbeitungsprozess. Abbildung 2: Mitarbeiter im Außendienst arbeiten auf Ihrem IPAD mit dem Retail Manager

4 Ergebnisse Die erfolgreiche Einführung des Retail Manager erlaubt den Filialmitarbeitern: Einen schnellen, tagesaktuellen Überblick über alle aktuellen Informationen und Aufgaben für die eigene Filiale zu haben wichtige Dokumente für die Filiale wie z.b. Lieferscheine und Kenndaten in elektronischer Form im Blick zu haben Allgemeine Informationen, Arbeitsanweisungen und Rundschreiben schnell über eine komfortable Suchfunktion zu finden Die Tagesplanung auf einen Blick zu erledigen eigene Aufgaben und aus der Zentrale geplante Aufgaben in einer konsolidierten Ansicht Realisierung Zusammen mit den Partnern PortivITy und Retail Manager Solutions wurde die Lösung Retail Manager innerhalb von 5 Monaten erfolgreich in der Filialorganisation der Gries Deco Company eingeführt. In der ersten Version des Systems lag der Fokus zunächst in der Unterstützung der Verbreitung von Dokumenten wie Rundschreiben, Anweisungen oder Handbüchern an genau bestimmte Zielgruppen - etwa nur Filialen mit einem bestimmten Sortiment in Norddeutschland. Die gleichen exakten Kriterien können auch für die Verteilung von Aufgaben oder Abfragen herangezogen werden. Abfragen erlauben der Zentrale erstmalig, sich einen schnellen Überblick zu bestimmten Fragestellungen (Restposten, Schäden an der Ware) zu verschaffen und damit einen Rück-Kanal für die Kommunikation zu eröffnen. Dazu stehen umfangreiche Reporting-Funktionen zur Verfügung, die auch bei mehr als 400 Filialen Trends und Probleme schnell erkennen lassen. Spezielle Fragen aus den Filialen erreichen mit dem Modul Fragen und Antworten (FAQ) immer den richtigen Ansprechpartner in der Zentrale. Dieser kann dann durch eine Mail benachrichtigt die Frage beantworten und durch Hinzufügen zu einer Datenbank (FAQ) auch zukünftige, gleichartige Fragen verhindern. Seit der Einführung des Retail Managers hat sich das Arbeiten am PC für alle Mitarbeiter und dies betrifft auch Aushilfen, die nicht täglich mit dem System arbeiten um einiges vereinfacht und verkürzt. Dennis Braun, Filialleiter Gries Deco Company. den Regional- und Vertriebsleitern: Aufgaben klar zu vergeben, diese sofort sichtbar für die Filialmitarbeiter zu priorisieren und ihre Umsetzung zentral nachzuvollziehen Über Berichte eine klare Übersicht über den Erledigungsgrad von Aufgaben und Abfragen zu erhalten der Zentrale: als Abteilung Filialservice mit einem zentralen Tool mit der gesamten Filialinfrastruktur zu kommunizieren Zu den messbaren Ergebnissen zählten für die Gries Deco Company u.a. Größere Einsparungen durch: die Reduzierung von Druck- und Portokosten Einsparungen im Bereich Personalkosten für die Verteilung von Informationen an die Filialen in der Zentrale Einsparungen im Bereich Personalkosten für Bearbeitung von Filialdaten in der Zentrale Einsparungen im Bereich Personalkosten für die Filiale für die Bearbeitung von Informationen und Abfragen Reduzierter Aufwand zur Einarbeitung von neuen Mitarbeitern Reduzierter Aufwand beim Wechsel von Mitarbeitern in der Organisation Schnellere Verteilung von Informationen an die Filialen und Abfrage von Daten aus den Filialen Maßgeblich für den Erfolg war in jeder Phase des Projekts die sehr gute, schnelle und hoch professionelle Zusammenarbeit zwischen dem Dienstleister und dem Projektteam GDC. So konnten alle Klippen schnell und zielsicher umschifft werden. Das Produkt überzeugt durch seine einfache, selbsterklärende, fast schon intuitive Benutzeroberfläche. Jörg Scheunemann, Projektleiter Einführung Retail Manager Gries Deco Company.

5 Nach der erfolgreichen Einführung wollen wir den Retail Manager stetig weiter ausbauen und verbessern. Unser Ziel ist es, die administrativen Tätigkeiten der gesamten Vertriebsorganisation effizienter und schneller zu gestalten, um alle Mitarbeiter wieder mehr auf Ihre Kernaufgabe zu fokussieren. Dominik Kahn, Vertriebsleiter Gries Deco Company. Um sich den neuen Medien anzupassen ist es wichtig, dass der Retail Manager für den Außendienst und die Filialen auch auf dem ipad verfügbar ist. Ralf Zechmann, Abteilungsleiter Filialservice Gries Deco Company. Ausblick Nach der erfolgreichen Einführung des Retail Managers mit den zentralen Modulen Inhalte, Aufgaben, Abfragen und Fragen und Antworten (FAQ) werden jetzt schrittweise neue Module hinzugefügt, die bestehende Prozesse unterstützen oder neue erst ermöglichen. In der nächsten Ausbaustufe werden die Besuchsberichte der Regionalleiter durch den Retail Manager unterstützt: Die heute in Papierform existierenden Berichte werden elektronisch hinterlegt, zu festgestellten Abweichungen können pro Filiale direkt Aufgaben erstellt werden und durch eine regelmäßige Nutzung kann der Prozess der Filialbesuche klar strukturiert werden. In diesem Zusammenhang steht dann auch die Auslegung der Lösung für die Bedienung mittels des ipad: Damit könnten Abfragen direkt auf der Fläche ohne Medienbruch beantwortet werden und auch die Besuchsberichte können durch Regional- und Filialleiter gemeinsam ausgefüllt werden. Unsere Vision ist es, in den Filialen nur noch ein Tool zur Bereitstellung von Informationen zu implementieren, als Ausgangspunkt für alle Arbeitsschritte, Anweisungen, Aufgaben etc also das Betriebssystem RETAILMANAGER für die tägliche Arbeit unserer Filialen. Jörg Scheunemann, Projektleiter Einführung Retail Manager Gries Deco Company. Abbildung 3: Anzeige von Rundschreiben und Informationen im Retail Manager

6 Übersicht der Lösung Retail Manager Retail Manager ist eine preisgekrönte Softwarelösung für die Kommunikation in Filialorganisationen, durch deren Einsatz Management Prozesse auf Basis des Musters Anweisung -> Aktion -> Bestätigung optimiert werden. Abbildung 4: Abfrage von Daten aus der Filiale mit flexiblen Formularen Die effiziente Lösung auf Basis von Microsoft.NET und Microsoft SQL Server Technologien unterstützt Unternehmen dabei, Filialorganisationen erfolgreich zu managen und effektiv in diesen zu kommunizieren. Kommunikationskanäle wie , Fax und Papier werden durch transparente, kontrollierbare und messbare Prozesse ersetzt. Die Automatisierung der Verantwortlichkeit, Verteilung, Planung, Eskalation und Ausführung jeder einzelnen Aktivität führt dabei zu großen Effizienzgewinnen innerhalb kürzester Zeit. Retail Manager sorgt für Einheitlichkeit und Übersichtlichkeit in den Kernprozessen einer Filialorganisation und führt damit zu mehr Geschwindigkeit und höherer Flexibilität. Denn Retail Manager bedeutet: Einheitliche, geprüfte Informationsvermittlung und Inhaltsverteilung, inklusive Unternehmenskalender, wichtigen Neuigkeiten, Erinnerungen und Hinweisen Dezentralisierte oder zentralisierte Eigentümerschaft von Inhalten eine umfassende Zentralansicht aller Aktivitäten mit entsprechendem Status Selektive Informations- und Aktionsverteilung an bestimmte Filialen oder Marken Möglichkeit für eine dynamische Erstellung von Formularen für eine unmittelbare Reaktion und Analyse Automatisierte Geschäftsprozesse werden gefördert und Filialeffizienz wird messbar die Voraussetzung, alle Filialen mit demselben Maßstab zu vergleichen Abbildung 5: Anzeige des Filialkalenders mit allen aktuellen Aufgaben und Abfragen Abbildung 6: Anzeige von häufig gestellten Fragen in der Organisation