Willkommen in Ihrer Filiale! Papierpost in den Filialen Vergangenheit bei Denner.

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1 Willkommen in Ihrer Filiale! Papierpost in den Filialen Vergangenheit bei Denner.

2 Das Unternehmen Denner setzt konsequent auf Discountpolitik: Tiefste Preise verbunden mit höchster Qualität in einer limitierten Artikelzahl. Denner ist der führende Schweizer Lebensmitteldiscounter mit über 430 Filialen in der ganzen Schweiz und beschäftigt ca Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Hinzu kommen mehr als 300 Denner Satelliten - selbstständige Detailhändler in ländlichen Gebieten -, welche neben dem Denner Sortiment eine erweiterte Produktpalette anbieten. Denner setzt mit attraktiven Preisen auf einen fairen Wettbewerb und leistet damit einen wichtigen Beitrag zu einem gesunden, leistungsfähigen Lebensmittelhandel in der Schweiz im Interesse und zum Wohl der Bevölkerung. Denner setzt den Retail Manager ein, um damit die gesamte Kommunikation zu den Filialen abzubilden. Unter dem Namen FIS ( Filialinformationssystem ) werden die Prozesse in die Filiale erheblich vereinfacht und beschleunigt. Hans-Peter Kruse, Leiter Verkauf Denner AG Ziel des Projektes war ganz klar, die administrative Arbeit in den Filialen zu erleichtern. Aus diesem Grund haben wir uns für ein intelligentes Informationssystem entschieden. Das heißt, unsere Filialen werden in Zukunft Informationen über z.b. unsere Werbeaktivitäten, Preisänderungen oder Neuigkeiten im Sortiment elektronisch übermittelt bekommen. Ausgangssituation Die Denner Zentrale versendete mehrmals wöchentlich auf dem Postweg Informationen an die Verkaufsstellen. Diese wurden dort zur Ausübung der täglichen Aufgaben benötigt. Die Aufbereitung der Unterlagen erfolgte über die Office-Anwendungen Word und Excel. Alle Informationen wurden in Deutsch, Französisch und Italienisch bereitgestellt. Für schnelle und dringende Informationen wurde ein FAX ausgelöst. Die Menge der Informationen pro Versand war sehr umfangreich und umfasste Arbeitsanweisungen, Artikelinformationen und allgemeine Informationen. Als organisatorisches Hilfsmittel wurde mit jedem Postversand eine Tätigkeitsliste für die Filiale erstellt. Mit der Einführung eines IT-basierten Filial Backoffice gehört die bisherige Papierpost endgültig der Vergangenheit an. Innerhalb des Projektes werden die Filialen mit aktuellen Geräten und modernster Infrastruktur ausgestattet. Hans-Peter Kruse, Leiter Verkauf Denner AG Mit der Einführung des neuen FIS wollten wir die folgenden Hauptziele erreichen: 1. Wir wollten den Mitarbeitenden ein einfaches Hilfsmittel zur Bewältigung ihrer täglichen Arbeit zur Verfügung stellen. 2. Der Informationsfluss sollte beschleunigt und vereinfacht werden und 3. Dank dem FIS brauchen wir weniger Papier und leisten damit einen Beitrag zur Umweltentlastung. Mit der Neugestaltung der Filialprozesse wurde eine wesentliche Verbesserung der Abläufe erreicht. Verschiedene Bruchstellen zwischen den Systemen und Arbeitsmethoden werden durch integrierte Lösungen und verbesserte Schnittstellen geschlossen. 1 2

3 Eduardo Stahel, Leiter IT Denner AG Die Entscheidung für diese Software fiel nach einer intensiven Evaluation. Die Software hat durch ihren Aufbau eine klare Benutzerführung, lässt aber im Bereich Prozesse den Spielraum für Erweiterungen zu. Wir wollten keine Eigenentwicklung und erhoffen uns durch diese Wahl von internationalen Best Practice Erfahrungen zu profitieren. Die technische Auslegung unterstützt verschiedene End-UserPlattformen und lässt auch in diesem Bereich Erneuerungen (z. B. Mobil-Devices etc.) zu. Das neue Filialinformationssystem sollte mindestens die gleichen Informationen wie vorher bereitstellen, doch nicht auf einzelnen DIN A4 Seiten, sondern als Textelemente, bei Bedarf angereichert mit Bildern. Die Bereitstellung der Informationen musste einfach und verständlich sein, quasi Drag and Drop. Die Daten inkl. Bilder sollten schlank und für eine optimale Darstellung im Browser präsentiert werden, die dazu notwendige Umwandlung der Informationen auf das optimale Format war Kernanforderung an das System. Gefordert war eine einfache Struktur in den Filialen mit einer Navigation über selbsterklärende Schaltflächen. Notfallmeldungen sollten auf dem Bildschirm sofort und klar zu erkennen sein. 3 4

4 Realisierung Albert Schmid, Leiter Organisation Denner AG Die Herausforderung beim FIS bestand darin, ein System zu finden, das einerseits für die Benutzer in den Filialen, die bisher keine PC-unterstützten Prozesse kannten, einfach anzuwenden ist, und das andererseits sehr viel Spielraum für Weiterentwicklungen und Anpassungen an die spezifischen Denner Anforderungen zulässt. Mit dem FIS wurde der Grundstein zu einer umfassenden Modernisierung der Verwaltungsprozesse in den Filialen und einer kontinuierlichen Automatisierung der administrativen Prozesse gelegt. Zusammen mit den Partnern PortivITy und Retail Manager Solutions wurde die Lösung Retail Manager innerhalb von 4 Monaten erfolgreich in der Filialorganisation von Denner eingeführt. In einer ersten Projektphase wurden neben dokumentenbasierten Prozessen wie z.b. Bewerbungsplänen, Arbeitsanweisungen und Handbüchern auch die Aufgaben und Aktivitäten für die Filiale mittels des Retail Managers abgebildet. Michel Flaig, Niederlassungsleiter Denner AG Die ersten Erfahrungen sind sehr positiv. Für unsere Filialmitarbeiter erleichtert das Tool die tägliche Arbeit. Wichtig war auch, dass das neue System einfach in der Handhabung ist, denn viele von unseren Mitarbeitern haben wenige PC Kenntnisse. 5 6

5 Ergebnisse Durch die Einführung des Retail Managers werden deutliche Verbesserungen bei Geschwindigkeit und Qualität der Filialprozesse wahrgenommen. So wurde(n) z.b.: die Anzahl der gedruckten Seiten für die Filialpost erheblich reduziert, der Bearbeitungsprozess zur Bereitstellung von Filialinformationen vereinfacht, die Belegablagen in den Filialen durch Onlineformulare ersetzt, die Erledigung von administrativen Aufgaben in der Filiale kontrollierbar gemacht, die Auftragserledigung in den Filialen erheblich verbessert, Daten und Informationen gezielter auf die Filiale ausgerichtet, die diese Informationen benötigt, sowie die Durchlaufzeiten erheblich verkürzt. Ausblick In den geplanten Ausbauphasen von FIS werden vor allem Filialprozesse mit direkter Anbindung an das ERP- System Navision abgebildet. Der Weg ist klar definiert, so dass schließlich alle Papierdokumente aus der Filiale verbannt sind. Dadurch wird jeder einzelne Filialprozess vereinfacht, beschleunigt und qualitativ verbessert. Diverse weitere Filialprozesse profitieren von den Möglichkeiten der einfachen, schnellen Veröffentlichung von Informationen an die Filiale. So werden heute filialspezifische Reports von Systemen in der Zentrale generiert und stehen noch am gleichen Tag in der Filiale zur Weiterbearbeitung zur Verfügung. Auch in den Filialen wurde FIS ausgesprochen positiv aufgenommen. Hanni Degen, Filialleiterin in Köniz Das FIS ist für uns wirklich eine Arbeitserleichterung. Wir brauchen weniger Papier und können unsere Effizienz steigern, da der Informationsfluss schneller geworden ist und die Administration vereinfacht wurde. Bei Eilmeldungen können die Filialen schneller reagieren und alle Mitarbeitenden haben immer den gleichen Informationsstand. Hans-Peter Kruse, Leiter Verkauf Denner AG Das FIS wird in den nächsten Monaten weiter ausgebaut. Prozesse werden automatisiert und vereinfacht. Dies bedeutet sowohl in der Denner Zentrale als auch in den Filialen deutlich weniger Administrationsaufwand und dadurch stärkere Konzentration auf das Kerngeschäft. Die Effizienz des Informationsaustausches wird mit dem FIS stetig verbessert, um den immer schneller wechselnden Rahmenbedingungen und Anforderungen im Detailhandelsumfeld gerecht zu werden. 7 8

6 Übersicht Retail Manager Retail Manager ist eine preisgekrönte Handels- und Kommunikationslösung, die eine Optimierung in der Management-Koordination nach dem Muster Anweisung -> Aktion -> Bestätigung bringt. Retail Manager Solutions: Die effiziente Lösung auf Basis von Microsoft.NET und Microsoft SQL Server Technologien unterstützt Unternehmen dabei, Filialorganisationen erfolgreich zu managen und effektiv in diesen zu kommunizieren. Retail Manager Solutions ist ein englisches IT-Unternehmen. Speziell für Handelsunternehmen wurde die Lösung Retail Manager Kommunikationskanäle wie , Fax und Papier werden durch transparente, kontrollierbare und messbare Prozesse ersetzt. Die Automatisierung der Verantwortlichkeit, Verteilung, Planung, Eskalation und Ausführung jeder einzelnen Aktivität führt dabei zu großen Effizienzgewinnen innerhalb kürzester Zeit. entwickelt, die bereits bei zahlreichen Kunden in England und in den USA im Einsatz ist. Retail Manager Solutions Ltd. Castle Malwood, Minstead Hampshire SO43 7PE Retail Manager sorgt für Einheitlichkeit und Übersichtlichkeit in den Kernprozessen einer Filialorganisation und führt damit zu mehr Geschwindigkeit und höherer Flexibilität. Denn Retail Manager bedeutet: Einheitliche, geprüfte Informationsvermittlung und Inhaltsverteilung, inklusive Unternehmenskalender, wichtigen Neuigkeiten, Erinnerungen und Hinweisen Dezentralisierte oder zentralisierte Eigentümerschaft von Inhalten eine umfassende Zentralansicht aller Aktivitäten mit entsprechendem Status Selektive Informations- und Aktionsverteilung an bestimmte Filialen oder Marken Möglichkeit für eine dynamische Erstellung von Formularen für eine unmittelbare Reaktion und Analyse Automatisierte Geschäftsprozesse werden gefördert und Filialeffizienz wird messbar die Voraussetzung, alle Filialen mit demselben Maßstab zu vergleichen Telefon: PortivITy: Im deutschsprachigen Raum wird der Retail Manager durch die Firma PortivITy vertreten. PortivITy unterstützt hier die Kunden bei Planung und Realisierung von Retail Manager basierten Lösungen. PortivITy GmbH Barmbeker Straße Hamburg Telefon: