ISO 9001:2015 Prozessorientierte IT-Lösungen als Schlüsselfaktor. [[ Projekt GESINE ]] AristaFlow GmbH. Jürgen Huhle,

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1 ISO 9001:2015 Prozessorientierte IT-Lösungen als Schlüsselfaktor Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH

2 Inhalt Fokus ISO 9001:2015 Prozessmanagement Risikomanagement Wissensmanagement GESINE Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 2

3 Projekt GESINE Ziele Greifbarmachung der Vorteile von IT-gestützten Referenzprozessen und Datenaustausch-Standards (ebusiness Konnektoren) für KMU Automatisierte Prüfung von Compliance, Governance und Sicherheitsaspekten in unternehmensinternen und -übergreifenden Geschäftsprozessen Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 3

4 ISO 9001:2015 DIN EN ISO 9001 Die Internationale Norm DIN EN ISO 9001 Qualitätsmanagementsysteme legt Anforderungen fest, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Gesamtleistung zu steigern, und die gleichzeitig eine gute Basis für nachhaltige Entwicklungsinitiativen bieten. Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 4

5 ISO 9001:2015 Ziele und erhoffter Nutzen Verbessertes Verständnis der Prozesse Verbesserte Steuerung der Prozesse Verbesserung der internen Kommunikation Geringere Kosten durch effizientere Prozesse Reduzierung der Geschäftsrisiken durch mehr Transparenz Schnellere Reaktion auf veränderte Marktbedingungen Fehlervermeidung statt Fehlerkorrektur Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation Vertrauen stärken Höhere Kundenzufriedenheit Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 5

6 Fokus ISO 9001:2015 Prozessmanagement Das Prozessmanagement wird wichtiger denn je. Unternehmen sollen ein umfassendes und systematisches Prozessmanagement umsetzen. Risikomanagement Die ISO 9001:2015 fordert erstmals einen systematischen Umgang mit Risiken. Unternehmen sind angehalten, Risiken zu erkennen und zu analysieren sowie Strategien für den Umgang mit Risiken zu entwickeln und deren Wirksamkeit zu bewerten. Wissensmanagement Ein systematisches Wissensmanagement wird gefordert. Dazu gehört, das notwendige Wissen zur Durchführung von Prozessen zu erfassen, zu erhalten und den Mitarbeitern zugänglich zu machen. Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 6

7 Prozessmanagement Quelle: kirsch-managementsysteme.de Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 7

8 Prozessmanagement Quelle: kirsch-managementsysteme.de Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 8

9 Prozessmanagement Unternehmen müssen Prozesse bestimmen, die benötigt werden, einschließlich Eingaben und erwartete Ergebnisse Benötigte Ressourcen und Sicherstellung ihrer Verfügbarkeit Zuweisung von Verantwortlichen und Befugnissen Methoden zur Überwachung, Messung und Bewertung Methoden für Änderungen an den Prozessen, falls notwendig Dokumentation der Prozesse Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 9

10 Risikomanagement Ziel: Unternehmen sollen sich über Risiken bewusster werden, diese bewerten, priorisieren und geeignete Maßnahmen entwickeln. Anforderungen Risiken identifizieren und priorisieren Maßnahmen und Chancen zum Umgang mit Risiken definieren Maßnahmen im QM-System integrieren und umsetzen Kriterien für die Bewertung der Wirksamkeit der Maßnahmen identifizieren Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 10

11 Risikomanagement Quelle: Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 11

12 Risikomanagement Quelle: Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 13

13 Risikomanagement Ishikawa-Diagramm (Fischgrätendiagramm) Quelle: Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 14

14 Prozessorientiertes Wissensmanagement Ziel: Wissen und Kenntnisse stärker in den Fokus rücken Wissen entspricht einer Ressource, die bewusst gesteuert werden muss Anforderungen: Unternehmen müssen bestimmen Welches Wissen ist notwendig, um ihre Prozesse durchzuführen? Wie kann dieses Wissen aufrechterhalten werden? Wie kann das Wissen an Mitarbeiter vermittelt und diesen zugänglich gemacht werden? Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 15

15 Prozessorientiertes Wissensmanagement Etablierte Instrumente Prozessdokumentation Wikis Groupware Wissensplattformen (z.b. mit SharePoint) Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 16

16 ISO 9001:2015 Norm legt nicht fest, wie diese Maßnahmen zu erfüllen sind Aufwand rein organisatorischer Lösungen ist hoch IT-Unterstützung wird zum Schlüsselfaktor Prozessmanagement Risikomanagement Wissensmanagement Prozessorientierte IT- Lösungen Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 17

17 Prozessorientierte IT-Lösungen Prozessaufnahme Explizite Prozessmodellierung Prozesstransparenz Prozessevolution Prozessänderungsmanagement Business Process Management (BPM) System Nachvollziehbare Audit Trails Prozessüberwachung Automatische Reports und Analysen Prozessanalyse Prozessimplementierung Aktive Steuerung der Geschäftsprozesse Implementierung von Expertenwissen Echtzeit-Monitoring KPI-Überwachung Eskalationsmanagement Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 18

18 Fallbeispiel: Ofenstörungen Ausgangssituation Formblatt in Tabellenkalkulation Mail an Verteiler Rückfragen Paralleles Ausfüllen des Formblatts händisches Zusammenführen des Formblatts Störungsmeldungen+ jährliche Auswertung Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 19

19 Fallbeispiel: Ofenstörungen Wissen Prozess Workshop Prozessaufnahme Eingaben, Abläufe, Verantwortlichkeiten, Ergebnisse, Dokumentation, Schwellwerte, Fehlerbehandlungsmaßnahmen, Auswertungen, Anwenderunterstützung Risiko Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 20

20 Fallbeispiel: Ofenstörungen Umsetzung auf Basis GESINE KMU BPM Plattform KMU BPM Plattform Page Plattform Module Plattform Module Framework Editor Format, Layout, Aufteilung gestaltend Arbeitslisten, Archive, Auswertungen integrativ Wiederverwendbare Komponenten Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 21

21 Fallbeispiel: Ofenstörungen Prozessorientierte IT-Lösung Implementierung der Anforderungen an Prozessmanagement, Risikomanagement und Wissensmanagement für einen konkreten Geschäftsprozess Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 22

22 Fallbeispiel: Ofenstörungen Überwachung, Messung, Dokumentation des Prozesses über Echtzeit- Monitoring Definierter und nachvollziehbarer Änderungsprozess durch Prozessversionierung Prozessmanagement Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 23

23 Fallbeispiel: Ofenstörungen Klare Zuordnung von Verantwortlichen und Befugnissen über persönliche Aufgabenliste Prozessmanagement Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 24

24 Fallbeispiel: Ofenstörungen Risikomanagement Plausibilitäts- und Vollständigkeitsüberprüfung Eingabeunterstützung auf Basis von Expertenwissen Wissen zugänglich machen über kontextabhängige Hilfe Wissensmanagement Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 25

25 Fallbeispiel: Ofenstörungen Verfolgung in Echtzeit Überwachung von definierten Zeit- und Schwellwerten Eskalation und prozessgesteuerte Maßnahmen zur Beseitigung von Störungen Risikomanagement Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 26

26 Fallbeispiel: Ofenstörungen Risikomanagement Auswertungen in Echtzeit Risiken können identifiziert werden Maßnahmen können abgeleitet und im Prozess umgesetzt werden (KVP) Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 27

27 Fazit Die GESINE KMU BPM Plattform stellt alle Möglichkeiten bereit, um den Herausforderungen der ISO 9001:2015 entgegentreten zu können, sowohl im Bezug auf einzelne Prozesse als auch auf die gesamte Prozesslandschaft. Prozessmanagement Risikomanagement Wissensmanagement Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 28

28 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie Ihre Prozesse im Griff? Sprechen Sie mit uns! Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH

29 Basis: GESINE KMU BPM Plattform Ziele Erstellung einer IT-Plattform zur Erfassung, Steuerung und Überwachung von Geschäftsprozessen mit besonderer Berücksichtigung der KMU-Anforderungen einfache Handhabung und selbstdurchführbare Anpassungen Schnelle und stabile Umsetzung beliebiger Geschäftsprozesse zu prozessorientierten IT-Lösungen Reduzierung des Projektaufwands und somit der Kosten durch Referenzprozesse (z.b. Rechnungseingangsverarbeitung) Modularität Jürgen Huhle, AristaFlow GmbH Seite Nr. 30