easy2mail Newsletter - Einfacher geht s nicht!

Transkript

1 easy2mail Newsletter - Einfacher geht s nicht! Ungeduldige, gehen gleich zum Punkt Erstellen und versenden einer News am Ende des Handbuches. Schreiben Sie Ihre News einfach online mit Ihrem Lieblingsbrowser. Durch die einfache Bedienung und das modulare Programmdesign, erstellen Sie eine News mit wenigen Mausklicks. Für eine kostenlose Telefoneinschulung vereinbaren Sie bitte einen Termin indem Sie eine an office@xhostplus.at senden oder Sie senden uns eine Nachricht über die Webadresse Innerhalb Österreichs rufen wir Sie dafür gerne an. Aus dem Ausland bitte wir um Rückruf. Designkritärien von easy2mail: Einfache Bedienung Schnelle Antwortzeiten Stabilität Modular erweiterbar Individuell anpassbar Die wichtigsten Funktionalitäten: Jeder Anwender kann ohne technisches Hintergrundwissen bzgl. HTML und Bildbearbeitung einen grafischen Newsletter verfassen und versenden. Die Texte werden über einen WYSIWYG-Editor eingegeben. Bilder werden automatisch optimiert und skaliert. Das Vorlagensystem bewahrt das Corporate Design Das Abmelden vom Newsletter ist mit 2 Mausklicks möglich. Der erste Link befindet sich in der News selbst und der zweite auf der Abmelden-Seite. Die Abmelden-Seite kann natürlich in die Homepage integriert werden. Persönliche Anrede der Empfängerin bzw. des Empfängers. Der Newsletter unterstützt die persönliche Anrede. Ebenfalls ist die Möglichkeit einer Standardanrede gegeben, falls bei einem Abonnenten keine Daten für die Anrede angegeben wurden. Zusätzlich kann für jeden Abonnenten eine eigene individuelle Anrede definiert werden. (Es ist auch möglich keine Anrede zu verwenden.) Die Robinsonliste der RTR GmbH wird berücksichtigt. Mehrsprachigkeit des Programms. Aktuell werden die Sprachen Deutsch sowie Englisch unterstützt. Mehrbenutzersystem (Multiuser): Unterschiedliche Benutzer mit unterschiedlichen Berechtigungen können im System arbeiten. Die Berechtigungen eines Benutzer können sehr fein eingestellt werden. PDF-Dateien können innerhalb einer News verlinkt werden. Einfache Bedienung. Die Menüführung in 3 Ebenen und die detaillierten Hilfetexte für alle Eingabefelder, machen die Bedienung des System einfach und intuitiv. Das System ist weitgehend selbsterklärend. Das Corporate Design bleibt gewahrt. Über das integrierte Vorlagen-System ist gewährleistet, dass News individuell gestaltet werden können. Ebenso die An- bzw.

2 Abmelden-Seite und das Newsarchiv. Geringe Anforderungen an den Anwender. Kenntnisse im Umgang mit einem PC, einem Internetbrowser und einem programm sind ausreichend. Bilder werden automatisch skaliert und optimiert. Der Anwender lädt die Bilder einfach nur hoch. Keinerlei manuelle Bildbearbeitung ist erforderlich. Die Onlinenews (die News im Internet) kann einfach mit einem Browser abgerufen werden. Wenn jemand ein Mailprogramm haben sollte, dass keine HTML-Mails anzeigen kann, so kann der Browser verwendet werden um die News online zu lesen. Bei der Online-News bleibt die persönliche Anrede erhalten. Statistische Daten Wer hat die News im Mailprogramm geöffnet. Wer hat wann einen Onlineartikel gelesen. (News können auf Artikel/Seiten im Internet verweisen.) Wer hat wann die News online gelesen (also nicht über das Mailprogramm sondern mit dem Browser). Wie viele News wurden aktuell bereits versendet. (Die Übersicht ist in Jahre und Monate unterteilt.) Ein Archiv von allen ausgesendeten News ist mittels Browser über das Internet abrufbar. Die Einteilung der News im Archive erfolgt hier in Jahr und Monat. Das Archiv kann einfach in die Homepage integriert werden. Bestimmte News können auch aus dem Archiv ausgenommen werden. An mehrere Kategorien kann versendet werden. Jede News muss einer Kategorie zugeordnet werden, an die sie versendet wird. Es ist aber auch möglich eine News zugleich an andere Kategorien bzw. an alle Kategorien zu versenden. So kommen Abonnenten in das System (Registrierung) Über das Anmeldeformular auf der Homepage Manuell über die Newsletter-Software selbst Per Import aus einer CSV-Datei Double-Opt-In Registrierung (DOI-Registrierung) Bei der Double-Opt-In Registrierung muss der Abonnent auf die Bestätigungsmail antworten, um für den Newsletter angemeldet zu werden. Ablauf einer Double-Opt-In Registrierung 1. Abonnent meldet sich über das Registrierungsformular, welches sich z. B. auf der Homepage befindet, an. 2. Der Abonnent bekommt eine in welcher er darauf hingewiesen wird, dass er auf diese Nachricht antworten muss, um sich für den Newsletter anzumelden. 3. Abonnent antwortet auf diese Findet das System eine Antwortmail, so wird dieser Abonnent für den Newsletter angemeldet. Begriffe Newsletter Ein Newsletter ist eine aussendung an Personen, die sich für den Newsletter angemeldet haben. Bei einer Newsletter-Software, wie unserem easy2mail, handelt es sich nicht um eine News (sprich eine aussendung an mehrere Empfänger), sondern um das gesamte Programm, welches das Erstellen, Verwalten und Aussenden von News an die Abonnenten unterstützt.

3 Kategorie Eine Kategorie ist ein Container für Abonnenten und News. Jeder Abonnent sowie jede News muss einer Kategorie zugeordnet sein. Über den Link Neue Kategorie (Ebene 1) legen Sie eine neue Kategorie an. Dieser Kategorie können Sie dann Abonnenten und News hinzufügen. In Ebene 2 werden immer alle Kategorien angezeigt, inkl. der Kategorie Test. Die Kategorie Test kann nicht gelöscht werden. Folgende Eigenheiten hat die Kategorie Test: Eine News an mehrere oder an alle Kategorien zu senden steht hier NICHT zur Verfügung. Die Kategorie Test ist also dazu geeignet neue News zu erstellen und zu testen. Sobald die News OK ist, kann diese in die entsprechende Kategorie verschoben und zur Aussendung freigegeben werden. Abonnent Ein Abonnent ist eine Person mit einer adresse die eben auf diese adresse News zugesendet bekommt. Ein Abonnent muss wie eine News einer Kategorie zugeordnet sein. Abonnenten können auf drei Arten in das System gelangen: 1. Sie meldet sich über das Registrierungsformular auf Ihrer Homepage an. 2. Sie werden direkt über easy2mail angemeldet. Über den Link Neuer Abonnent, in Ebene 3, fügen Sie der entsprechenden Kategorie Abonnenten hinzu. Diesen Link erhalten Sie erst, wenn sie eine Kategorie ausgewählt (angeklickt) haben. 3. Die Abonnenten werden importiert. Zum Beispiel aus einem bestehenden Adressenbestand. (easy2mail unterstützt den automatisierten Datenimport via CSV- Datei.) News Eine News beinhaltet die Information die den Abonnenten per zugesandt wird. Eine News muss immer einer Kategorie zugeordnet sein. Über den Link News erstellen erzeugen Sie eine neue News. Sie erhalten diesen Link erst, wenn Sie eine Kategorie ausgewählt (angeklickt) haben. (Siehe weiter unten Die Menüführung.) Eine News besteht aus Datenblöcken und Verwaltungsdaten. Die Datenblöcke können untereinander verschoben werden. Folgende Blöcke werden unterstützt: Reiner Text-Block Absätze Überschrift Formatierter Text (inkl. Links) Link auf den Onlineartikel (der mehr...-link) Text-Bild Block (Text neben Bild) Das Bild wird rechts oder links vom Text angeordnet. Bild-Block Ein Bild wird zentriert dargestellt Text & Text-Block (Text in 2 Spalten) Zwei Texte die nebeneinander angeordnet werden. Bild & Bild-Block (Bilder in 2 Spalten) Zwei Bilder die nebeneinander angeordnet werden. PDF-Datei Ein Link der auf eine PDF-Datei verweist.

4 Die gewünschten Blöcke werden der News nacheinander hinzugefügt. Nachdem der News auch noch ein Kopf (Header) und ein Fuß (Footer) zugeordnet wurde, ist diese fertig und somit fpür den Versand bereit. Ein Header ist optional, muss also nicht verwendet werden, ebenso der Footer. Die Verwendung wird aber empfohlen, da die News dadurch aufgewertet wird. Der mehr...-link Der mehr...-link ist ein Link, der innerhalb eines News-Block auf einen Artikel bzw. eine Seite auf Ihrer oder einer anderen Website verweist (der sog. Onlineartikel). Ein News-Block gibt in der Regel Basisinformationen zu einem bestimmten Thema. Klickt der Newsempfänger auf den mehr...-link, so kommt er zum kompletten Artikel zu diesem Thema. Der mehr...-link ist optional. Er muss also nicht verwendet werden. Ein typisches Beispiel für die Verwendung des mehr...-links ist ein Produkt: Sie erstellen einen Text-Bild-Block. Der Text listet die Basisinformationen des Produktes auf, und das Bild stellt das Produkt dar. Klickt der Empfänger auf den mehr...-link, so kommt er direkt zum Produkt auf Ihrer Homepage oder in Ihrem Online-Shop. Die Menüführung Die Menüführung ist in 3 Ebenen eingeteilt: Ebene 1: Globale Einstellungen und Funktionen Ebene 2: Hier werden alle Kategorien aufgelistet. Die aktuell ausgewählte Kategorie erscheint in schwarzer und fetter Schrift. Ebene 3: News (listen und erstellen), Abonnenten, Datenimport für die ausgewählte Kategorie (hier wurde die Kategorie FTP-Kunden ausgewählt) Benutzerverwaltung (Wenn vorher auf Konfiguration geklickt wurde) Geburtstags-Mail (Wenn vorher auf Konfiguration geklickt wurde) Ebene 1 Neue Kategorie Über diesen Link legen Sie eine Neue Kategorie an. Sobald die Kategorie angelegt wurde, können dieser News und Abonnenten zugeordnet werden. Eine Kategorie ist ein Container für News und Abonnenten. Alle Kategorien Listet alle Ihre Kategorien auf. Die Liste enthält die entsprechenden Links für die Weiterbearbeitung. Neuer Header Über diesen Link legen Sie einen neuen Header an. Sobald der Header angelegt wurde, kann dieser für News verwendet werden. Ein Header ist ein Bild und dient unter anderem dazu

5 1. das Corporate Design zu erhalten, 2. die News grafisch aufzuwerten. Es können mehrere Header in das System geladen werden. Z.B. können bei Saisonbetrieben, abhängig von der Saison, unterschiedliche Header verwendet werden. Ein Header bestimmt zugleich die Breite der News. Das heißt, die News wird so breit wie das Headerbild ist. Ein Header ist optional, muss also nicht verwendet werden. Alle Header Listet alle Ihre Header auf. Die Liste enthält die entsprechenden Links für die Weiterbearbeitung. Neuer Footer Über diesen Link legen Sie einen neuen Footer (Fuß) an. Sobald der Footer angelegt wurde, kann dieser für News verwendet werden. Wenn kein Bild als Footer definiert wird, so wird der Text-Footer aus der Konfiguration (Link Konfiguration in Ebene 1) verwendet. Es kann auch beides verwendet werden (Bild-Footer und der Text-Footer). Die entsprechende Einstellung machen Sie in der Konfiguration am unteren Ende der Seite unter folgenden Punkten: Den Textfooter immer verwenden Abstände zwischen den Fusstextbereichen (in Pixel) Textfuss für die News Alle Footer Listet alle Ihre Footer auf. Die Liste enthält die entsprechenden Links für die Weiterbearbeitung. Alle News Listet alle News in allen Kategorien auf. Die Liste enthält die entsprechenden Links für die Weiterbearbeitung. News versendet Über diesen Link erhalten Sie eine Übersicht über das Versendeverhalten Ihres Newsletter. Es erscheint eine Liste mit allen versendeten News. Ein Klick in der Spalte Betreff bringt Sie zur Detailübersicht für diese News (wann wurde die News an wenn versendet, gab es eventuell Fehler beim Versenden der News). Ein Klick in der Spalte Besuche gibt Ihnen Auskunft darüber, wer den Onlineartikel (über den mehr...-link) der News besucht hat. Abonnent suchen Über diesen Link können Sie nach Abonnenten suchen. Dieser Link befindet sich deshalb in Ebene 1, weil Sie damit in allen Kategorien suchen. Möchten Sie die Abonnenten für eine bestimmte Kategorie auflisten, so klicken Sie in Ebene 2 auf die entsprechende Kategorie und danach in Ebene 3 auf Abonnenten auflisten. Die Suche unterstützt auch sogenannte Wildcards. Das heißt, um z.b. alle Abonnenten zu finden deren adresse auf.com endet, geben Sie folgendes ein *.com oder *@*.com. Möchten Sie eine bestimmte adresse finden, so geben Sie diese ohne Wildcards ein. Archiv Über diesen Link erhalten Sie eine Auflistung aller versendeten News, unterteilt in Jahr und Monat. Diese Funktion ist auch für nicht angemeldete User verfügbar. Die Archivausgabe kann somit in jede Homepage integriert werden. Der Sinn dieser Funktionalität ist wie folgt: 1. Um es Abonnenten zu ermöglichen, News die Sie nicht mehr in Ihrer Mailbox haben, trotzdem zu lesen. 2. Jemanden der nicht Abonnent des Newsletters ist kann, über das Archive, trotzdem die News lesen.

6 Konfiguration Wenn Sie auf diesen Link klicken, so erhalten Sie ein Formular, über welches Sie globale Einstellungen tätigen können. Jedes Eingabefeld hat einen Hilfetext dabei, der erklärt, was Sie damit einstellen können. Zusätzlich erscheinen, entsprechend den Rechten des eingeloggten Benutzers, in Ebene 3 die Links für die Benutzerverwaltung, die Geburtstags-Mail und die Integration von easy2mail in die Homepage. Siehe weiter unten Konfiguration Ebene 2 Hier werden immer alle Ihre Kategorien aufgelistet. Klicken Sie auf eine der Kategorien, so erhalten Sie über Ebene 3 Zugang zur ausgewählten Kategorie. Per Standard werden nach dem Klick auf eine Kategorie alle News dieser Kategorie aufgelistet. Wenn für die gewählte Kategorie noch keine News erstellt worden ist, so erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Ebene 3 Hier sind die Links platziert, die Ihnen Zugang zu der, mit dem vorherigen Klick, ausgewählten Kategorie verschaffen. Wenn Sie in Ebene 1 auf den Link Konfiguration klicken, so erscheinen in Ebene 3 die Links zur Benutzerverwaltung. Entsprechend Ihren Rechten erhalten Sie folgende Links: Neuer Benutzer Alle Benutzer Meine Daten Geburtstags-Mail Homepage-Integration Über den Link Geburtstags-Mail erstellen Sie die Geburtstags-News. Diese wird an alle Abonnenten versendet für die ein Geburtsdatum eingegeben wurde. In der Konfiguration können Sie das Versenden des Geburtstags-Mails ein- bzw. ausschalten. Wichtig: Damit das Versenden der Geburtstags-News aktiviert werden kann, muss zuerst eine Geburtstags-News angelegt werden. News erstellen: Über diesen Link legen Sie eine neue News an. Vergeben Sie im ersten Schritt einen Namen und einen Betreff für die News (auch Header und Footer können hier definiert werden), um diese in weiterer Folge mit Daten (Texte, Bilder oder auch einer PDF-Datei) zu füllen. Neuer Abonnent: Klicken Sie hier, um dem System einen neuen Abonnenten hinzuzufügen. Es erscheint ein Formular in welches Sie die Daten eingeben können. Abonnenten auflisten: Listet alle Abonnenten auf welche zur ausgewählten Kategorie gehören. Per Standard werden auf einer Seite 15 Abonnenten angezeigt (benutzen Sie die >>vor>> und <<zurück<< Links um zu blättern). Diesen Wert können Sie in der Konfiguration (Ebene 1 - Link Konfiguration) unter dem Punkt Anzahl der Zeilen bei Auflistungen ändern. Benutzerverwaltung easy2mail unterscheidet zwischen dem Manager und dem Redakteur. Der Manager besitzt alle Rechte. Der Redakteur besitzt eingeschränkte Rechte, die aber sehr fein bis hin zum Manager erweitert werden könne. Nach einem Klick auf den Link Konfiguration (Ebene 1) erhalten Sie in Ebene 3 die Links zur Benutzerverwaltung (Neuer Benutzer Alle Benutzer Meine Daten).

7 Per Voreinstellung kann ein Redakteur nur seine eigenen News bearbeiten. Über den Punkt Alle News bearbeiten bzw. Andere News bearbeiten kann ein Redakteur auch die News anderer Benutzer bearbeiten. (Siehe Abbildung 4) Konfiguration (Ebene 1) Bitte lesen Sie die Hilfetexte, direkt bei den Eingabefeldern. Diese erklären schon recht genau was Sie damit einstellen. Im folgenden erklären wir die etwas komplexeren Konfigurationsparameter. Alternative Absenderadresse verwenden Es gibt Mailserver die keine s durchlassen, wo die Domain (Teil nach der Absenderadresse und der Empfängeradresse gleich sind (eigene Mitarbeiter-Adressen). Für diese Empfänger wird die hier angegebene Adresse als Absenderadresse verwendet. Bestätigungs-Mail an den Abonnenten (Drop Down Menü) Ja: Es wird eine Bestätigungsmail an den Abonnenten gesendet. Den Text für die geben Sie unter Punkt Text für Bestätigungsmail an den Abonnenten ein. Den Betreff für die geben Sie unter dem Punkt Betreff für das Bestätigung-Mail an den Abonnenten ein. Nein: Es wird keine Bestätigungsmail an den Abonnenten gesendet. Double-Opt-In Siehe oben Die wichtigsten Funktionalitäten/Double-Opt-In Registrierung Wenn Double-Opt-In ausgewählt und gespeichert wurde, so erscheint der Punkt Daten für Double-Opt-In, um die box für die Double-Opt-In Registrierung zu definieren. Daten für Double-Opt-In (DOI) Die Double-Opt-In Registrierung erfordert eine adresse an welche die Antwort- Mails der Abonnenten gesendet wird. Diese Mailbox wird in einem bestimmten Intervall abgefragt, um zu sehen ob es neue Antwortmails von Abonnenten gibt. Als Standard-Mailbox für die DOI-Registrierung ist news.anmelden-xhostplus.at eingerichtet. Entsprechend, wird die mit der Absenderadresse versendet. Möchten Sie eine eigene Mailbox für die DOI-Registrierung verwenden, so benutzen Sie in der Konfiguration den Link Es öffnet sich ein Fenster Ihres Mailprogrammes das bereits vorausgefüllt ist. Geben Sie bitte die erforderlichen Daten an und senden Sie die ab. Die erforderlichen Daten sind: Benutzername (Der Benutzername für die Mailbox) adresse (Die Absenderadresse für die Bestätigungsmail) Passwort (Das Passwort für die Mailbox) Mailserver (Der POP3-Server welcher die Mailbox verwaltet) Persönliche Anrede Stellen Sie hier ein, ob easy2mail die persönliche Anrede verwenden soll oder nicht. Wenn ja, können zusätzlich folgende Platzhalter verwenden werden: [ANREDE] [TITEL] [VORNAME] [NACHNAME] Die persönliche Anrede für eine Frau könnte also wie folgt aussehen: Sehr geehrte [ANREDE] [VORNAME] [NACHNAME] Bitte beachten Sie, dass die Daten für die Platzhalter vom Anmeldeformular abgefragt werden müssen. Wenn z. B. der Vorname nicht zur Verfügung steht, wird der Platzhalter [VORNAME] aus der Anrede gelöscht.

8 Beispiel eines erweiterten Anmeldeformulares auf der Homepage: * Anrede: * Vorname: * Nachname: * Herr Erwin Ambrosch ea@xhostplus.at Senden * erforderliche Felder Sendet der User nun dieses Formular ab, so bekommt er die nächste News mit folgender Anrede zugesendet: Sehr geehrter Herr Erwin Ambrosch Ist z. B. der Vorname kein Pflichtfeld, und der User füllt dieses Feld auch nicht aus, so würde die Anrede Sehr geehrter Herr Ambrosch lauten. Standard Anrede Diese Anrede wird verwendet, wenn die persönliche Anrede aktiviert ist, beim Abonnenten aber keine Daten für die Anrede gespeichert sind. Eine Standard Anrede könnte z. B. wie folgt lauten: Sehr geehrte Leserin! Sehr geehrter Leser! Anmeldekategorie Jeder Abonnent muss einer Kategorie zugeordnet werden. Geben Sie hier an, welcher Kategorie ein Abonnent zugeordnet werden soll, wenn er sich über das Anmeldeformular auf der Homepage anmeldet. Geburtstags-Mail easy2mail kann auch dazu verwendet werden, um Geburtstagsgrüsse zu versenden. Wählen Sie hier Ja aus wenn Sie das möchten. Um Geburtstagsgrüsse zu versenden, muss folgendes erfüllt sein: Beim Punkt Geburtstags-Mail muss Ja ausgewählt sein Eine Geburtstatgs-Mail muss angelegt sein (wie: Ebene 1 Konfiguration / Ebene 3 Geburtstags-Mail) Es muss Abonnenten geben, bei denen das Geburtsdatum angegeben ist Textfooter immer verwenden Es können zwei Arten von Footern verwendet werden: 1. Textfooter (wie: Ebene 1 Konfiguraion / Punkt Textfuss für die News) 2. Bildfooter (wie: Ebene 1 Neuer Footer oder Alle Footer) Wenn Sie beide verwenden möchten (den Textfooter und den Bildfooter), so wählen Sie hier Ja aus. Wenn Sie einen Bildfooter definiert haben (über Ebene 1 Neuer Footer) und nur diesen verwenden möchten, so wählen Sie hier Nein. Abstand links, Abstand 1-2, Abstand 2-3 Der Textfooter kann in drei Bereiche eingegeben (eingeteilt) werden, die jeweils nebeneinander angezeigt werden. Hier definieren Sie die Abstände zwischen den drei Bereichen Abstand links Abstand 1-2 Abstand 2-3 Fusstext links Fusstext mittig Fusstext rechts

9 An- und Abmeldeformular verwalten Es gibt zwei Möglichkeiten das An- und Abmeldeformular den Abonnenten zur Verfügung zu stellen 1. Integration der Formulare in Ihre Homepage 2. easy2mail verwaltet die Formulare für Sie Integration der Formulare in Ihre Homepage Klicken Sie in Ebene 1 auf Konfiguration und danach in Ebene 3 auf Homepage- Integration. Sie erhalten einen Bildschirm über welchen Sie sich den HTML- sowie Javascript-Code automatisch generieren lassen können. Code-Generator für das Anmeldeformular Markieren Sie jene Felder, die Sie vom Abonnenten abfragen möchten (jene die er eingeben muss sogenannte Pflichtfelder). Wenn easy2mail das Anmeldeformular für Sie verwalten Soll, so markieren Sie auch den Punkt easy2mail soll das Anmeldeformular verwalten. Klicken Sie nun auf den Button HTML-Code generieren. Code-Generator für das Abmeldeformular Hier gibt es keine Felder auszuwählen. Wenn easy2mail das Abmeldeformular für Sie verwalten Soll, so markieren Sie auch den Punkt easy2mail soll das Abmeldeformular verwalten. Klicken Sie nun auf den Button HTML-Code generieren. easy2mail verwaltet An- und/oder Abmeldeformular zu 100% Wenn Sie sich dafür entscheiden, so markieren Sie beim Code-Generator: easy2mail soll das Anmeldeformular zu 100% verwalten easy2mail soll das Abmeldeformular zu 100% verwalten In diesem Fall verwaltet die Newsletter-Software für Sie das An- und Abmeldeformular zu 100%. Sie haben also weder eine eigene Seite auf Ihrer Homepage für die An- bzw. Abmeldung, noch integrieren Sie die Formulare via Innerframe (IFRAME) in Ihre Website. Die Verwaltung der Formulare kann auch getrennt werden. Zum Beispiel können Sie das Anmeldeformular selbst verwalten, aber das Abmeldeformular lassen Sie von easy2mail verwalten oder umgekehrt. Das jeweilige von easy2mail verwaltete Formular kann auch für Sie angepasst werden. Wenn Sie keine Anpassung wünschen, so wird das von easy2mail bereitgestellte Standardformular verwendet.

10 Screenshots Abbildung 1: Die Eckdaten einer News bearbeiten Eine News wird immer an alle aktiven Abonnenten einer Kategorie versendet. Über die Checkboxen unter Auch an diese Kategorien senden bzw. An alle Kategorien senden beeinflussen Sie dieses Verhalten entsprechend. Diese Ansicht erhalten Sie, wenn Sie eine News neu erstellen bzw. bei einer bereits erstellten News auf den Link Eckdaten der News bearbeiten klicken.

11 Abbildung 2: News bearbeiten Sie kommen zu dieser Ansicht, wenn Sie in der News-Auflistung auf das Bleistiftsymbol klicken (siehe Abbildung 3). Über diese Ansicht haben Sie Einfluss auf alle Bereiche einer News. Zusätzlich können Sie hier die News-Vorschau betrachten und die News an die Test- adresse versenden (die Test- adresse ist jene adresse die beim Anlegen eines Benutzers eingegeben wird. Jeder Benutzer hat also seine eigene Test- adresse). Klicken Sie auf News löschen, so wird diese gelöscht, sofern die Bestätigungsfrage mit OK beantwortet wird. Um die News wirklich, an die Abonnenten, zu versenden muss der Status auf freigegeben geändert werden. Im Bild ist der Status der News versendet. Über die Links Text, Text & Text, Bild, Bild & Bild, Text & Text und PDF-Datei können Sie zur News entsprechende Datenblöcke hinzufügen. In der Abbildung besteht die News lediglich aus einem Text-Block. Der mehr... Link führt den Leser der News zum vollständigen Artikel, der in der Regel auf Ihrer Homepage veröffentlicht ist. Über die Statistik können Sie unter anderem abfragen, welcher Abonnent wann auf den mehr... Link geklickt hat.

12 Abbildung 3: News einer Kategorie auflisten Ein Klick auf eine Ihrer Kategorien, liefert Ihnen eine Liste aller News in dieser Kategorie. Ein Klick in der Spalte Name/Betreff (Vorschau) öffnet ein eigenes Browserfenster mit der Vorschau der News. Die Vorschau zeigt die News so wie sie versendet wird. Über die Auswahlboxen in der Spalte Status ändern Sie den Status der News. (Um eine News zu versenden muss der Status freigegeben lauten). Über das kopieren Icon, in der Spalte Kopie können Sie eine bestehende News kopieren und nochmals aussenden. In der Spalte Absenden sehen Sie das Datum an welchem die News versendet werden soll bzw. versendet wurde. News kopieren: Wenn Sie eine News kopieren, so lautet der Name der neuen News so wie der Name der alten News, aber mit Kopie von vorne dran. Somit wir zum Beispiel aus der News mit dem Namen Kundeninfo Mai 2008 eine News mit dem Namen Kopie von Kundeninfo Mai Natürlich können Sie den Namen und den Betreff der neuen (kopierten) News über den Link Eckdaten der News ändern. Das Versende-Datum wir gelöscht. Das heißt, Sie müssen über den Link Eckdaten der News ein neues Versende-Datum angeben. Der Status der News wird beim kopieren immer auf Entwurf gesetzt.

13 Abbildung 4: Benutzerrechte einstellen

14 Die Berechtigungen für einen Redakteur können von einem Manager sehr fein eingestellt werden. Sind alle Felder ausgewählt, besitzt der Redakteur dieselben Rechte die ein Manager besitzt. Ein Redakteur kann seine Berechtigungen selbst nicht ändern. Abbildung 5: Text-Bild-Block hinzufügen Über dieses Formular fügen Sie der News einen Text-Bild-Block hinzu. Das Bild wird vom System automatisch skaliert und optimiert. Die Höhe des Bildes wird entsprechend der angegebenen Breite berechnet.

15 Abbildung 6: Text-Bild-Block Der hinzugefügte Text-Bild-Block im Bearbeitungsmodus. Ein Klick auf Block bearbeiten öffnet diesen Block in einem eigenen Browserfenster, wo Sie Text, Link und Bild ändern können. Ein Klick auf den mehr... Link führt den User zum Onlineartikel. Die Formatierung eine Blockes (generell einer News) hängt von der Vorlage (Template) ab. Abbildung 7: Einen Header bearbeiten/erzeugen Dies ist das Formular für das Bearbeiten bzw. Erstellen eines News-Header. News-Header erstellen/bearbeiten Sie über die Links Neuer Header oder Alle Header in Ebene 1.

16 Erstellen und versenden einer News Schrittweise Erklärung zur Erstellung einer News (inkl. versenden) wenn das System noch leer ist. 1. News Header anlegen Link Neuer Header in Ebene 1 Laden Sie hier einen neuen Header in Form eines Bildes hoch. (Es können mehrere Header hochgeladen werden.) 2. News Fuss (Footer) anlegen Es gibt 2 Möglichkeiten: Link Konfiguration in Ebene 1 Am Ende der Seite die Felder unter dem Punkt Textfuss für die News entsprechend ausfüllen. Link Neuer Footer in Ebene 1 Einen neuen Footer in Form eines Bildes hochladen. (Es können mehrere Footer hochgeladen werden.) 3. Eine Kategorie anlegen (Hinweis: verwenden Sie die Kategorie Test zum Üben) Link Neue Kategorie in Ebene 1 4. Für diese Kategorie eine News anlegen Auf die Kategorie klicken und in Ebene 2 auf den Link News erstellen klicken Name und Betreff vergeben Header und Footer (falls sie einen Bildfooter verwenden) auswählen Auf den Button Speichern klicken. Auf den Button Schliessen klicken Wichtig: Immer zuerst auf Speichern und danach auf Schließen klicken. 5. Datenblöcke hinzufügen Am unteren Ende der Seite sehen Sie folgende Links: Text Text & Bild Bild Bild & Bild Text & Text PDF-Datei Über diese Links fügen Sie der News die entsprechenden Datenblöcke hinzu. Klicken Sie z. B. auf Text & Bild um der News einen Text mit einem Bild hinzuzufügen. Es öffnet sich ein eigenes Browserfenster in welches Sie den Text eintippen und das Bild hochladen können. Den Text können Sie mit dem Editor formatieren. Das Bild wird automatisch optimiert und skaliert. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie bitte zuerst auf Speichern und danach auf Schließen. 6. Die Vorschau der News Klick auf den Button Vorschau am Ende der Bearbeitungsansicht (Abbildung 2) 7. Nacharbeiten falls erforderlich 8. Die News über den Button Testversand an Ihre adresse senden 9. Die News zum Versenden freigeben Versendezeitpunkt festlegen und Status ändern Link Eckdaten der News bearbeiten und beim Punkt Versende-Datum das Datum angeben (siehe Abbildung 1) Den Status der News auf freigegeben ändern (2 Möglichkeiten).

17 Über die Auswahlbox in der Spalte Status in der Newsauflistung Über die Auswahlbox am Ende der Bearbeitungsansicht (Abbildung 2) Wichtig: Um eine News zu versenden müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein: Das Versendedatum muss eingestellt sein, wobei die eingestellte Zeit schon vorbei sein muss. Das Versendedatum muss also in der Vergangenheit liegen. Die News muss den Status freigegeben haben Es muss mindestens ein Abonnent im System sein, an welchen die News versendet werden kann. Abonnenten eingeben Einzeln Klicken Sie in Ebene 2 auf die Kategorie in welcher sich die News befindet Klicken Sie in Ebene 3 auf Neuer Abonnent Geben Sie mindestens die adresse in das Eingabefeld Mailadresse ein Klicken Sie auf speichern Viele Abonnenten auf einmal in das System laden Klicken Sie in Ebene 2 auf die Kategorie in welcher sich die News befindet Klicken Sie in Ebene 3 auf Abonnenten importieren Laden Sie die Datei mit den Abonnenten hoch Beachten Sie bitte die Vorgaben für die Datei welche Sie hochladen. Das Format ist direkt auf der Seite, zum Hochladen dar Abonnenten, beschrieben und kann z. B. mit Microsoft Excel oder Open Office erstellt werden.