Vorwort 9 Häufige Irrtümer in Sachen Arbeitszeugnis 10. Teil 1: Aussteller und Empfänger was beide Seiten wissen müssen 17

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2 Inhaltsverzeichnis Vorwort 9 Häufige Irrtümer in Sachen Arbeitszeugnis 10 Teil 1: Aussteller und Empfänger was beide Seiten wissen müssen 17 1 Was Sie als Zeugnisaussteller wissen müssen Zeugnisentwurf vom Mitarbeiter? Mitarbeiter freigestellt? Was für ein Zeugnis erhält er? Kann im Endzeugnis auf Zwischenzeugnisse verwiesen werden? Wohlwollend oder wahr? Wie beurteilen Sie? Muss außerdienstliches Verhalten berücksichtigt werden? Können bestimmte Umstände weggelassen werden? Wie ausführlich muss die Tätigkeitsbeschreibung sein? Müssen Vollmachten im Zeugnis erwähnt werden? Wie gehen Sie mit Persönlichkeitsmerkmalen um? Kann ein Zeugnis widerrufen oder geändert werden? Haftet der Arbeitgeber für falsche Arbeitszeugnisse? Einstellung wegen gefälschtem Zeugnis Schadensersatz? Wann muss der Arbeitgeber ein Zeugnis neu erstellen? Insolvenz: Wererteilt das Zeugnis? Verschlüsselte Zeugnissprache als Fachsprache? 35 2 Was Sie als Zeugnisempfängerwissen müssen Große Checkliste für das perfekte Arbeitszeugnis Tipps für die Erstellung von Arbeitszeugnissen Was tun, wenn der Arbeitgeber kein Zeugnis ausstellt? Wann können Sie ein Zwischenzeugnis einfordern? Wie können Sie Änderungen im Zeugnis gerichtlich durchsetzen? Können Sie Formulierungen gerichtlich durchsetzen? Können Sie eine Schlussformel gerichtlich durchsetzen? Wermuss vor Gericht was beweisen? Was darf nicht in einem Zeugnis erwähnt werden? Widerspruch welche Fristen sind zu beachten? Haben Sie Anspruch auf mehrere Zeugnisse? Was kostet ein Streit vor Gericht? Faule Tricks bei der Zeugnisausstellung 62 5

3 Inhaltsverzeichnis 2.14 Welche Verschlüsselungstechniken gibt es? Der Geheimcode 40Phrasen und was sie bedeuten 64 3 Worauf müssen beide Seiten achten? Welche gesetzlichen Regelungen gibt es zur Erstellung eines Zeugnisses? Welche Zeugnisarten gibt es und wann muss es erteilt werden? Ist ein Zwischenzeugnis bindend? Können Sie auch bei kurzfristiger Tätigkeit ein Zeugnis verlangen? Exkurs: Auslandseinsatz Was ist bei Zeugnissen zu beachten? Kann der Arbeitgeber ein Zeugnis zurückbehalten? Welche Form muss das Zeugnis haben? Wie ist mit Persönlichkeitsmerkmalen umzugehen? Wie ist das Datum zu handhaben? Wie wird unterschrieben? Dürfen auch andere das Zeugnis ausstellen? Wie muss ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aufgebaut sein? Wie bewerten Sie (sich)? Muss der Arbeitgeber das Zeugnis zusenden? 86 Teil 2: Textbausteine und Musterzeugnisse 87 4 Textbausteine für Ihr Arbeitszeugnis Tätigkeitsbeschreibung und Vollmachten Fachwissen mit Textbausteinen Kernkompetenzen mit Textbausteinen Führungsleistung mit Textbausteinen Leistungsbeurteilung mit Textbausteinen Persönliches Verhalten mit Textbausteinen Schlussformel mit Textbausteinen Musterzeugnisse auf Englisch AutomotiveAsia AutomotiveEurope Bank-Clerk Development Engineer and Team Leader General Manager and Expansion Executive Purchase Manager Raw Materials and Sales Manager Mercosur Customer Service Manager Support Technical Problems Trade Manager Asia 134 6

4 Inhaltsverzeichnis 6 Musterzeugnisse auf Deutsch Bäckermeister Bauvertriebsleiter Betriebsleiter Vertrieb Business Development Manager Chief Technology Officer Controller Controlling Abteilungsleiter Controlling Abteilungsleiterin Director Marketing &Sales Director Media Entwicklungsingenieur Software Bildverarbeitung Entwicklungsingenieurin Sensorphysik Fondsmanager Gebietsleiter Außendienst Geschäftsführer Interim Geschäftsführer IT-Bereich Geschäftsführer Produktion Geschäftsführerin Vertrieb Geschäftsleiterin Lebensmittelfachhandel Gesundheitsmanagerin Gruppenleiter Wertpapierberatung Gruppenleiterin Heilerziehungspfleger Ingenieur für Biotechnologie Leiter Einkauf Investor Relations Manager Kaufmännische Leiterin Leiter der Projektierungs- und Vertriebsabteilung Leiter Prototypenbau Leiter Supply &Demand Management Leiter Unternehmensorganisation Leiterin Veranstaltungen Manager CorporateStrategy Manager Purchasing &Logistics Managerin Demand Management Marketing &Sales Deputy Director Maschinenbau- & Projektingenieur Maschinenbautechnikerin und Projektleiterin Maschinentechnischer Entwickler &Bereichsleiter Multimedia Producer Personal & Organisation, Leitung 221 7

5 Inhaltsverzeichnis 6.41 Personalleiter Konzern Personalwesen, Bereichsleiter Principal E-Business Consulting Projektingenieurin Bauwesen Projektleiter E-Business Projektleiter Gesundheitswesen Projektleiter international Projektleiter IT Qualitätsauditor Sales Manager Service-Ingenieur Softewareingenieur Verkaufsleiter Export Verlagsobjektleiterin Vertriebsleiter Vertriebsleiter Vorstand Vertrieb/Personal; Gründungsgesellschafter Vorstandsvorsitzender Immobilien 260 Abkürzungsverzeichnis 263 Die Autoren 264 Stichwortverzeichnis 265 8

6 1 WasSie als Zeugnisaussteller wissen müssen 1.1 Zeugnisentwurf vommitarbeiter? Es kommt immer häufiger vor, dass ausscheidende Mitarbeiter ihre Wünsche für die Zeugniserstellung an den Arbeitgeber herantragen und sogar einen vollständigen Zeugnisentwurf vorlegen. Viele Arbeitgeber begrüßen diesen Trend, weil ihnen hierdurch einige Arbeit erspart bleibt. Dem Arbeitgeber ist es jedoch nicht erlaubt, von einem ausscheidenden Mitarbeiter einen Zeugnisentwurf einzufordern. Umgekehrt ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, dem Zeugnisentwurf des Mitarbeiters zu folgen oder sich mit ihm detailliert dazu auseinander zu setzen. Das sagt der Gesetzgeber Der Arbeitgeber hat nach 630 BGB, 109 GewO dem Mitarbeiter (für Auszubildende: 16 BBiG) bei Beendigung des Anstellungsverhältnisses ein Zeugnis über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses (sog. einfaches Zeugnis ) zu erteilen. Auf Verlangen des Mitarbeiters muss sichdas Zeugnis auchauf Führung und Leistung (sog. qualifiziertes Zeugnis ) erstrecken. Da die gesetzlichen Regelungen hier einen Anspruch des Mitarbeiters gegen den Arbeitgeber auf Erteilung eines Zeugnisses vorsehen, kann der Arbeitgeber nicht von seinem ausscheidenden Mitarbeiter den Entwurf eines Zeugnisses einfordern. Eines sollten sich Chefs und Personaler auch klar machen: Wenn sie die Zeugniserstellung dem Mitarbeiter überlassen, spiegelt sich darin natürlich seine Sichtweise wider und die Themen werden oft zu umfangreich dargestellt oder falsch gewichtet. Möglicherweise treten zu einem späteren Zeitpunkt dann noch Probleme auf, beispielsweise weil nachfolgende Arbeitgeber bestimmte Punkte vermissen. Dann müssen Sie sich doch noch einmal mit dem Zeugnis befassen. Besprechen Sie Ihren Entwurf gemeinsam! Zeugnisstreitigkeiten bzw. der nochmaligen Ausstellung eines Zeugnisses wegen kleinerer Korrekturen können Sie so vorbeugen. Eventuelle Missverständnisse oder Unstimmigkeiten lassen sich auf diesem Wege schnell und einfach ausräumen. 18

7 Mitarbeiter freigestellt? Was für ein Zeugnis erhält er? 1 Der Arbeitgeber sollte also darauf achten, dass das Zeugnis alle wesentlichen Tatsachen und Bewertungen enthält, die für die Beurteilung des Mitarbeiters von Bedeutung und für einen zukünftigen Arbeitgeber von Interesse sind. Hier steht dem Arbeitgeber ein gewisser Beurteilungsspielraum zu, welche positiven und negativen Leistungen und Eigenschaften des Mitarbeiters er eher betont oder vernachlässigt. Als Maßstab wird dabei von der Rechtsprechung der eines wohlwollenden verständigen Arbeitgebers zugrunde gelegt, der seiner Bewertung Tatsachen, nicht aber Vermutungen oder Verdächtigungen zugrunde legt. Dieser (sehr abstrakt) formulierte Maßstab der Rechtsprechung eröffnet für die Zeugniserteilung im konkreten Fall ein weites Feld. 1.2 Mitarbeiter freigestellt? Wasfür ein Zeugnis erhält er? Häufig werden Führungskräfte sobald sie gekündigt haben oder gekündigt werden freigestellt, um zu verhindern, dass sie weiter sensible Informationen erhalten, welche die Konkurrenz interessieren könnten. Aber was für ein Zeugnis erhält dann eine freigestellte Führungskraft, die sich um eine neue Arbeitsstelle bewerben will? Schließlich besteht ja noch das alte Anstellungsverhältnis. Dazu müssen Sie wissen, dass es zwei Zeugnisarten gibt: Das Zwischenzeugnis ist eine Beurteilung des Mitarbeiters bei fortbestehendem Anstellungsverhältnis. Das Schlusszeugnis bzw. Endzeugnis wird für den Fall des Ausscheidens aus dem Anstellungsverhältnis erstellt. Für beide Zeugnisse gelten im Wesentlichen die gleichen Grundsätze hinsichtlich Form und Inhalt. Nach Ausspruch einer Kündigung ist der Arbeitgeber während der Kündigungsfrist verpflichtet, dem Mitarbeiter auf Wunsch ein Zwischenzeugnis zu erteilen. Wahlweise kann vom Mitarbeiter statt eines Zwischenzeugnisses bereits das Endzeugnis verlangt werden, da der Zeitpunkt der Beendigung des Anstellungsverhältnisses bereits feststeht. Als Arbeitgeber aber haben Sie das Recht, ein vor Beendigung des Anstellungsverhältnisses ausgestelltes Endzeugnis als vorläufiges Zeugnis zu kennzeichnen. Dann muss allerdings zum Beendigungszeitpunkt das vorläufige Zeugnis gegen das Endzeugnis ausgetauscht werden. Wichtig ist nur, dass Bewertungen, die im Zwischen- und im Endzeugnis gemacht wurden, übereinstimmen. 19

8 Was Sie als Zeugnisaussteller wissen müssen Das sagt die Rechtsprechung Es tritt grundsätzlich eine Selbstbindung des Arbeitgebers an das von ihm erteilte Zwischenzeugnis bei gleicher Beurteilungslage ein (vgl. LAG Hamm, Urteil v , 4 Sa 1926/96, NZA-RR 1998, 490; BAG, Urteil v , 9 AZR 248/07,NZA 2008, 298). Bescheinigt der Arbeitgeber beispielsweise im Zwischenzeugnis, dass er den Mitarbeiter als fleißigen, ehrlichen und gewissenhaften Mitarbeiter kennen gelernt hat, so muss sich der Arbeitgeber für das Endzeugnis an dieser Formulierung festhalten lassen. Nur nach einem längeren Zeitablauf, der nach der Rechtsprechung mindestens 10 bis 12 Monate beträgt, kann der Arbeitgeber bei einer anderen Entwicklung von der im früheren Zwischenzeugnis getroffenen Führungs- und Leistungsbeurteilung abweichen. Das Zwischenzeugnis sollte deshalb mit Blick auf das Endzeugnis bereits mit der erforderlichen Sorgfalt erstellt werden. Von dem Zwischenzeugnis kann der Arbeitgeber also nur abweichen, wenn die späteren Leistungen und das spätere Verhalten des Mitarbeiters dies rechtfertigen. Von einem vorläufigen Endzeugnis, das dem Mitarbeiter für die Zeit der Kündigungsfrist zur Bewerbung erteilt wird, kann der Arbeitgeber nur abweichen, wenn ihm ein Widerrufsrecht zusteht. 1.3 Kann im Endzeugnis auf Zwischenzeugnisse verwiesen werden? Bei langen Beschäftigungszeiten mit wechselnden Tätigkeitsfeldern kann das Zeugnis sehr umfangreich ausfallen. Aber sind zu viele Details nicht unvorteilhaft, wenn man sich bewirbt? Das sagt der Gesetzgeber Nach dem gesetzlichen Wortlaut ( 630 BGB, 109 GewO) hat der Mitarbeiter bei Beendigung des Anstellungsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, das mindestens Angaben zur Art und Dauer der Tätigkeit enthalten muss.auf Verlangen des Mitarbeiters muss es sichdarüber hinaus auchauf die Leistung und das Verhalten im Anstellungsverhältnis erstrecken. Im Endzeugnis des Mitarbeiters ist deshalb grundsätzlich der gesamte Zeitraum der Tätigkeit des Mitarbeiters in einer zusammenfassenden Darstellung zu erfassen. 20

9 Wohlwollend oder wahr? Wie beurteilen Sie? 1 Allein auf Grund ihrer Länge sind sehr ausführliche Zeugnisse für Bewerbungen aber nicht geeignet. Im Hinblick auf dieses Dilemma ist man in der Praxis teilweise dazu übergegangen, im Endzeugnis auf erteilte Zwischenzeugnisse zu verweisen, soweit diese Zwischenzeugnisse den jeweiligen Tätigkeitsabschnitt mit Leistungsund Führungsbeurteilung umfassend abdecken. Im eigentlichen Endzeugnis finden sich dann nur relativ kurze, zusammenfassende Bemerkungen über Inhalt und Umfang des jeweiligen Tätigkeitsabschnittes und dem Endzeugnis werden in Anlage die Kopien der Zwischenzeugnisse beigefügt, auf die lediglich verwiesen wird. Einigen Sie sich gemeinsam über den Verweis auf Zwischenzeugnisse! In der Rechtsprechung ist bisher noch nicht entschieden, ob und unter welchen Voraussetzungen im Endzeugnis auf Zwischenzeugnisse verwiesen werden kann. Möchte man Endzeugnisse auf diese Art und Weise erstellen, sollte man dies im Vorfeld mit dem betroffenen Mitarbeiter abstimmen, um im Nachhinein mögliche Auseinandersetzungen zu vermeiden. 1.4 Wohlwollend oder wahr? Wie beurteilen Sie? Der Arbeitgeber steckt häufig in der Zwickmühle: Einerseits soll das Zeugnis dem zukünftigen potenziellen Arbeitgeber ermöglichen, sich ein Bild von den Kenntnissen, Fähigkeiten und dem Verhalten des Mitarbeiters gegenüber Kollegen und Vorgesetzten sowie gegenüber Kunden zu machen. Aus diesem Grund muss das Zeugnis inhaltlich der Wahrheit entsprechen. Andererseits dient das Zeugnis dem Mitarbeiter auch bei der Gestaltung seiner beruflichen Zukunft. Das Zeugnis darf also kein Hindernis bei der beruflichen Karriere sein. Insbesondere das dem Arbeitnehmer gem. 109 Abs. 1 Satz 3 GewO zu erteilende qualifizierte Zeugnis ist für mögliche künftige Arbeitgeber Grundlage der Personalauswahl. Der Inhalt des Zeugnisses muss deshalb wahr sein (Grundsatz der Zeugniswahrheit). Daneben darf das Zeugnis gem. 109 Abs. 2 GewO keine unklaren Formulierungen enthalten, durch die der Arbeitnehmer anders beurteilt werden soll, als dies aus dem Zeugniswortlaut ersichtlich ist (Grundsatz der Zeugnisklarheit). Das Zeugnis muss deshalb klar und verständlich formuliert sein, 109 Abs. 2 GewO. Weder Wortwahl noch Auslassungen dürfen dazu führen, dass beim Leser des Zeugnisses der Wahrheit nicht entsprechende Vorstellungen entstehen können. Es kommt deshalb nicht darauf an, welche Vorstellungen der Zeugnisverfasser mit seiner Wortwahl verbindet, sondern auf die Sicht des Zeugnislesers (vgl. LAG Düsseldorf, Urteil v. 21

10 Was Sie als Zeugnisaussteller wissen müssen , 7 Sa 1258/08, BeckRS , BAG, Urteil v , 9 AZR 352/04, NZA 2006, 104). Ob sich tatsächlich in der Zeugnissprache ein Geheimcode ausgebildet hat, ist nach dem maßgeblichen objektiven Empfängerhorizont zu beurteilen. Dabei ist das Verständnis eines durchschnittlich Beteiligten oder Angehörigen des vom Zeugnis angesprochenen Personenkreises zugrunde zu legen (vgl. BAG, Urteil v , 9 AZR 386/10, NZA 2012, 448). Das sagt die Rechtsprechung Grundsätzlich hat der Arbeitgeber das Zeugnis im Interesse des Mitarbeiters mit Wohlwollen zu erstellen (vgl. vgl. BAG, Urteil v , 9 AZR 44/00, NZA 2001, 843). Das heißt aber nicht, dass nur positive, dem Mitarbeiter günstige Bewertungen in das Zeugnis aufgenommen werden dürfen. Ein solches Zeugnis würde dem obersten Grundsatz der Wahrheitspflicht widersprechen. Verlangt ein Mitarbeiter ein qualifiziertes Zeugnis, muss er auch damit rechnen, dass darin negative Aussagen enthalten sind. Ein wohlwollender Maßstab bedeutet deshalb, dass das Zeugnis aus der Sicht eines verständigen Arbeitgebers abzufassen ist und nicht durch Vorurteile oder Voreingenommenheit bestimmt sein darf, die ein Fortkommen des Mitarbeiters unnötig erschweren. Das sagt die Rechtsprechung Die Verwendung des Begriffes sich bemühen sowie die Bescheinigung von Pünktlichkeit und korrekter Ausnutzung der Arbeitszeit stellen in einem Zeugnis letztlich eine negative Beurteilung dar und entsprechen nicht dem Erfordernis eines wohlwollenden Zeugnisses (vgl. ArbG Neubrandenburg, Urteil v , 1 Ca 1579/02, NZA-RR 2003, 465). Die in einem Arbeitszeugnis enthaltene Formulierung als sehr interessierten und hochmotivierten Mitarbeiter kennengelernt erweckt nach Auffassung des BAG aus Sicht des objektiven Empfängerhorizonts nicht den Eindruck, dem Arbeitnehmer werde in Wahrheit Desinteresse und fehlende Motivation attestiert (vgl. BAG, Urteil v , 9 AZR 386/10, NZA 2012, 448). Mit der Wendung kennengelernt bringt der Arbeitgeber nicht zum Ausdruck, dass die im Zusammenhang angeführten Eigenschaften tatsächlich nicht vorliegen. Im Rahmen der Zeugniserteilung dürfen daher auch negative Eigenschaften und Vorfälle nur in einer adäquaten Weise zum Ausdruck kommen (vgl. LAG Bremen, Urteil v , 4 Sa 101/00, NZA-RR 2001, 287). 22