Österreichische Sozialversicherung. Arbeitsbehelf. für DienstgeberInnen und LohnverrechnerInnen.

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1 Arbeitsbehelf für DienstgeberInnen und LohnverrechnerInnen gültig ab dem Beitragszeitraum Jänner 2010 Österreichische Sozialversicherung

2 Burgenländische Gebietskrankenkasse Adresse: 7000 Eisenstadt Esterhazyplatz 3 Telefon: Fax: DVR: / / melde.beitrag@bgkk.at Kärntner Gebietskrankenkasse Adresse: 9021 Klagenfurt Kempfstraße 8 Melde-, Versicherungs- und Beitragswesen Telefon: Fax: DVR: meldewesen@kgkk.at Niederösterreichische Gebietskrankenkasse Adresse: 3100 St. Pölten Kremser Landstraße 3 Postanschrift: 3101 St. Pölten Postfach 164 Oberösterreichische Gebietskrankenkasse Adresse: 4021 Linz Gruberstraße 77 Postfach 61 Telefon: Fax: DVR: Telefon: Fax: DVR: hauptstelle@noegkk.at sekretariat.vs@ooegkk.at Salzburger Gebietskrankenkasse Adresse: 5021 Salzburg Engelbert-Weiß-Weg 10 Postfach 2020 Telefon: Fax: DVR: / / mvb@sgkk.at Steiermärkische Gebietskrankenkasse Adresse: 8011 Graz Josef-Pongratz-Platz 1 Postfach 900 Telefon: Fax: DVR: / / mvb.post@stgkk.at Tiroler Gebietskrankenkasse Adresse: 6021 Innsbruck Klara-Pölt-Weg 2 Postfach 574 Telefon: Fax: DVR: mvb.vii@tgkk.at Vorarlberger Gebietskrankenkasse Adresse: 6850 Dornbirn Jahngasse 4 Telefon: Fax: DVR: beitragsabteilung@vgkk.at Wiener Gebietskrankenkasse Adresse: 1100 Wien Wienerbergstraße Postanschrift: 1100 Wien Postfach 6000 Telefon: Fax: DVR: 01/ / office@wgkk.at

3 Inhaltsübersicht Inhaltsübersicht I. Allgemeine Hinweise Seite 1. Allspartenservice Auskunftspflicht Beschäftigung in einem EU-Mitgliedstaat, einem EWR-Staat bzw. der Schweiz Elektronischer Datenaustausch mit Dienstgebern ELDA Entsendung ins Ausland Gemeinsame Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben Meldepflicht im Überblick Urlaub im Ausland II. Bildung der Beitragsgrundlage 1. Akkordschlusszahlung Allgemeine Beitragsgrundlage Allgemeine Beitragsgrundlage in besonderen Fällen Beitragszeitraum Entgelt Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall Entgeltfortzahlungsfonds bei der AUVA Höchstbeitragsgrundlagen Sachbezüge Sonderfälle zur Berechnung der Versichertenanteile Sonderzahlungen Trinkgelder Urlaubsersatzleistungen/Kündigungsentschädigungen III. Beiträge Ermittlung und Abfuhr 1. Beitragsgruppenbestimmung für den Regelfall Beitragsgruppen und Beitragssätze Beitragsgruppen und Beitragssätze für Lehrlinge Abzug der Dienstnehmeranteile - Beispiele Arbeitslosenversicherungsbeiträge bei niedrigem Einkommen Beitragsnachweisung Lohnzettel und Beitragsgrundlagennachweis Einzahlung der Beiträge Buchungsweg Fälligkeit der Beiträge IV. Sonstige Bestimmungen 1. Arbeits- und Entgeltsbestätigung Betriebliche Vorsorge Bonus/Malus-System - Entfall Insolvenz-Entgeltsicherungszuschlag (IE) Arbeiterkammerumlage Landarbeiterkammerumlage Nachtschwerarbeits-Beitrag (NB) Neugründungs-Förderungsgesetz Schlechtwetterentschädigungsbeitrag (SW) Schwerarbeit im Sinne der Schwerarbeitsverordnung Service-Entgelt Wohnbauförderungsbeitrag

4 Inhaltsübersicht V. Versichertengruppe Besonderheiten 1. ErntehelferInnen Fallweise Beschäftigte Familienhospizkarenz FerialarbeiterInnen und Ferialangestellte Freier Dienstvertrag Geringfügig Beschäftigte Kinderbetreuungsgeld Lehrlinge Mehrfache Beschäftigung Mitversicherung Zusatzbeitrag für Angehörige Präsenzdienst Zivildienst VI. Formulare und Erläuterungen 1. Mindestangaben-Anmeldung Anmeldung Abmeldung Mindestangaben-Anmeldung für eine fallweise beschäftigte Person An- und Abmeldung einer fallweise beschäftigten Person Änderungsmeldung Familienhospizkarenz - An-, Ab- und Änderungsmeldung Arbeits- und Entgeltsbestätigung Arbeits- und Entgeltsbestätigung für Wochengeld Schwerarbeitsmeldung Lohn- und Gehaltsänderungsmeldung Sonderzahlungsmeldung Meldung zum verminderten AV-Beitrag bei geringem Einkommen durch Vorschreibebetriebe Meldung zum BV-Beitrag durch Vorschreibebetriebe Meldung des Service-Entgelts durch Vorschreibebetriebe Stichwortverzeichnis 2

5 I. Allgemeine Hinweise für die Dienstgeberin/den Dienstgeber Allgemeine Hinweise für den Dienstgeber 1. Allspartenservice Das Allspartenservice geht von dem Gedanken aus, dass DienstgeberInnen und versicherte Personen bei jeder Dienststelle der Kasse bzw. bei jedem Versicherungsträger, unabhängig von der tatsächlichen Zuständigkeit - auch bundesländerüberschreitend - Anträge, Meldungen und Mitteilungen einreichen können. Das bedeutet, dass die interne Weiterleitung solcher Schriftstücke zwischen allen ASVG- Versicherungsträgern (Kranken-, Unfall- und Pensionsversicherung) fristwahrend gewährleistet ist. Es wird also jener Versicherungsträger, bei dem das Schriftstück einlangt, für die unverzügliche Weiterleitung sorgen. Er fungiert damit quasi als "Poststelle". Die Dienstgeberin/Der Dienstgeber bzw. die versicherte Person muss nicht mehr eigens die zuständige Stelle für die Erledigung ihrer/seiner Angelegenheiten aufsuchen. Unternehmen mit Betriebsstätten in mehreren Bundesländern müssen ihre Mitarbeiter entsprechend der örtlichen Zuständigkeit der Gebietskrankenkasse bei verschiedenen Gebietskrankenkassen melden. Solche Betriebe müssen ihre Meldungen nun nicht mehr unbedingt an die zuständigen Krankenkassen verteilen, sondern sie können alles an einer Stelle abgeben. Wichtig ist lediglich, dass die Meldungen bei einem Versicherungsträger innerhalb der Meldefrist eingereicht werden. Langen die Unterlagen in der Folge erst nach Ablauf der Frist beim zuständigen Versicherungsträger ein, hat das für den Meldepflichtigen keine nachteiligen Folgen. Ausnahmen: Vom Allspartenservice nicht erfasst ist der Zahlungsverkehr. Zahlungen (Beiträge) müssen nach wie vor an den zuständigen Versicherungsträger überwiesen werden. Schriftstücke (Meldungen, Anträge, usw.), die nicht eindeutig erkennen lassen, welcher Versicherungsträger zuständig ist, müssen zurückgewiesen werden. Die fristwahrende Einbringung geht in solchen Fällen verloren. Vom Allspartenservice sind vorerst nur die nach dem ASVG organisierten Versicherungsträger betroffen, nicht also die Sozialversicherungsanstalt der gewerblichen Wirtschaft und die Sozialversicherungsanstalt der Bauern. 2. Auskunftspflicht Auf Anfrage des Versicherungsträgers haben die DienstgeberInnen bzw. die sonstigen meldepflichtigen Personen und Stellen, Personen, die Geld- bzw. Sachbezüge gem. 49 Abs. 1 und 2 ASVG leisten oder geleistet haben, unabhängig davon, ob der Empfänger als Dienstnehmer tätig war oder nicht, im Fall einer Bevollmächtigung nach 35 Abs. 3 oder 36 Abs. 2 ASVG auch die Bevollmächtigten längstens binnen 14 Tagen wahrheitsgemäß Auskunft über alle für das Versicherungsverhältnis maßgebenden Umstände zu erteilen. Weiters ist den Bediensteten der Versicherungsträger/Finanzämter während der Betriebszeit Einsicht in alle Geschäftsbücher und Belege sowie sonstigen Aufzeichnungen zu gewähren, die für das Versicherungsverhältnis von Bedeutung sind. Die MitarbeiterInnen des Versicherungsträgers bzw. Finanzamtes haben sich auf Verlangen selbstverständlich auszuweisen. Die Bezirksverwaltungsbehörde kann über Antrag der Kasse die DienstgeberInnen usw. zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten verhalten. Verstöße gegen die Auskunftspflicht stellen eine Verwaltungsübertretung dar und unterliegen den Strafbestimmungen des 111 ASVG. Auskunftspflicht der freien DienstnehmerInnen ( 43 Abs. 2, 58 Abs. 3 ASVG) Die freien DienstnehmerInnen sind verpflichtet, der Dienstgeberin/dem Dienstgeber Auskunft über das Bestehen einer die Pflichtversicherung als freie Dienstnehmerin/freier Dienstnehmer ausschließenden anderen Pflichtversicherung auf Grund ein und derselben Tätigkeit zu erteilen. Insbesondere wird diese Auskunftsverpflichtung der freien Dienstnehmerin/des freien Dienstnehmers das Bestehen oder den Wegfall der Gewerbeberechtigung betreffen. Für die Meldeverpflichtung sind keine Formvorschriften vorgesehen, insbesondere kein Formular des Krankenversicherungsträgers. Es wird daher notwendig sein, eine schriftliche Bestätigung der freien Dienstnehmerin/des freien Dienstnehmers zu Beginn seiner Tätigkeit einzuholen bzw. von bereits tätigen freien DienstnehmerInnenn eine solche nachträglich abzuverlangen. Darin sollte einerseits der Ausschließungsgrund für die Versicherung nach 4 Abs. 4 ASVG angeführt werden. Andererseits ist die freie Dienstnehmerin/der freie Dienstnehmer ausdrücklich auf die Auskunftsverpflichtung gegenüber der Dienstgeberin/dem Dienstgeber nachweislich aufmerksam zu machen. 3

6 Allgemeine Hinweise für den Dienstgeber Bei einem Verstoß gegen diese Auskunftsverpflichtung der freien Dienstnehmerin/des freien Dienstnehmers schuldet die Dienstgeberin/der Dienstgeber nur den auf ihn entfallenden Beitragsteil. Den auf die freien Dienstnehmerin/den freien Dienstnehmer entfallenden Beitragsteil schuldet dieser dann selbst. Die Verletzung der Auskunftsverpflichtung durch die freien Dienstnehmerin/den freien Dienstnehmer ist der Kasse von der Dienstgeberin/vom Dienstgeber nachzuweisen. 3. Beschäftigung in einem EU-Mitgliedstaat, einem EWR-Staat bzw. der SCHWEIZ Grundregeln DienstnehmerInnen sind grundsätzlich in dem Staat versichert, in dem sie ihre Erwerbstätigkeit ausüben! Dies gilt sowohl für DienstnehmerInnen als auch selbständig Erwerbstätige, und zwar auch dann, wenn diese in einem anderen EU Mitgliedstaat oder EWR-Staat wohnen oder wenn ihre Unternehmen bzw. DienstgeberInnen ihren Sitz in einem anderen EU Mitgliedstaat oder EWR-Staat haben. DienstnehmerInnen sind grundsätzlich immer nur den Rechtsvorschriften eines einzigen EU Mitgliedstaates, EWR-Staates oder der Schweiz unterworfen! Dies gilt sowohl für DienstnehmerInnen als auch für selbständig Erwerbstätige, für die die Bestimmungen der EG-Verordnungen gelten, und zwar auch dann, wenn sie ihre Erwerbstätigkeit in mehreren EU Mitgliedstaaten oder EWR-Staaten ausüben. Auch Personen, die in vier oder fünf EU- Mitgliedstaaten oder EWR-Staaten gleichzeitig beschäftigt sind, sind nur den Rechtsvorschriften eines einzigen EU-Mitgliedstaates oder EWR-Staates unterworfen (siehe Sonderfälle). Sonderfälle DienstnehmerInnen, die gewöhnlich in mehr als einem EU Mitgliedstaat oder EWR-Staat oder der Schweiz beschäftigt sind! Diese DienstnehmerInnen sind in dem Land versichert, in dem sie wohnen, falls sie einen Teil ihrer Beschäftigungen in diesem Staat ausüben. Entsprechendes gilt für selbständig Erwerbstätige, die in mehreren EU-Mitgliedstaaten oder EWR-Staaten tätig sind. Wohnt die Dienstnehmerin/der Dienstnehmer nicht in einem der EU-Mitgliedstaaten oder EWR- Staaten, in denen die Beschäftigungen ausgeübt werden, so ist sie/er in dem EU-Mitgliedstaat oder EWR-Staat versichert, in dem der Dienstgeber bzw. das Unternehmen seinen Sitz hat. Handelt es sich um einen Selbständigen, so ist er in dem Staat versichert, in dem er seine Haupttätigkeit ausübt. Personen, die in einem EU Mitgliedstaat, EWR-Staat oder der Schweiz als selbständig Erwerbstätige und in einem anderen als DienstnehmerIn beschäftigt sind! Grundsätzlich sind diese Personen in dem EU-Mitgliedstaat oder EWR-Staat versichert, in dem sie als DienstnehmerIn beschäftigt sind. Schweiz Für die Schweiz gelten grundsätzlich die vorstehenden Regelungen. Die EWG-Verordnungen gelten derzeit allerdings noch nicht für Drittstaatenangehörige. In diesen Fällen ist daher das Abkommen über soziale Sicherheit mit der Schweiz anzuwenden. Für Staatsangehörige Liechtensteins bestehen zu den EWG- Verordnungen darüber hinaus Sonderbestimmungen. Bei etwaigen Detailfragen wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Krankenversicherungsträger. 4. Elektronischer Datenaustausch mit Dienstgeber ELDA Meldungen zur Sozialversicherung sind seit 1. Jänner 1997 nach 41 Abs. 1 ASVG mittels elektronischer Datenfernübertragung (DFÜ) zu erstatten. Für die Übernahme elektronischer Meldungen ist bei der Oberösterreichischen Gebietskrankenkasse (OÖGKK) ein Datensammelsystem (DSS) eingerichtet. Bundesweit sind alle elektronischen Meldungen an dieses elektronische Datenaustauschsystem (ELDA) zu übermitteln. Nähere Informationen finden Sie unter: Die Vorteile Das moderne und zukunftsweisende System der elektronischen Datenübermittlung bringt sowohl für den Dienstgeber als auch für die Versicherungsträger und die Finanzbehörden wesentliche Vorteile. 4

7 Allgemeine Hinweise für den Dienstgeber Vorteile für die Dienstgeberin/den Dienstgeber Keine Kosten Der elektronische Datenaustausch für DienstgeberInnen ist kostenlos, wenn zur Datenübermittlung eine Verbindung über das Internet genutzt wird. Einfaches Handling Die Meldungen werden zumeist aus dem bestehenden EDV-Lohnprogramm direkt an das DSS gesendet. Vorhandene Modems werden besser genutzt. Wegfall der Papierformulare Es müssen keine Formulare mehr auf Lager gehalten werden. Das manuelle Ausfüllen fällt weg. Entfall des Postweges Die Datenfernübertragung ist dazu wesentlich kostengünstiger als der Postweg. Optimale Fristnutzung Die kurzen Meldefristen erfordern oftmals rasches Handeln. Beim System der elektronischen Übermittlung können die Meldungen rund um die Uhr gesendet werden, langen binnen Sekunden beim DSS ein und werden elektronisch rückbestätigt. Elektronisches Allspartenservice Die Meldungen für die Versicherungsträger sowie die Meldungen für die Finanzbehörden (L 16 und Mitteilung gemäß 109a EStG E 18) werden an das DSS übermittelt. Über die Datendrehscheibe beim Hauptverband erfolgt die Aufteilung an die zuständigen Stellen. Selbstverständlich gilt als Einlangetag der Zeitpunkt des Empfanges beim DSS. Vorteile für die Versicherungsträger und die Finanzbehörden Wegfall von Papier Kostbarer Archivraum kann durch die elektronische Speicherung besser genutzt werden. Entfall der Erfassung Die zeitaufwändige Meldungserfassung durch die MitarbeiterIn entfällt. Das Problem der Erfassungsfehler ist beseitigt. Effizienterer Personaleinsatz Die qualifizierte Differenzbearbeitung tritt gegenüber der Massenbearbeitung in den Vordergrund. Voraussetzungen und Vorgangsweise zur DFÜ Technische Voraussetzungen Um mit dem elektronischen Datenaustausch arbeiten zu können, benötigen Sie einen PC mit Internetzugang oder angeschlossenem Modem. ELDA-Registrierung Bitte beachten Sie, dass nur registrierte Kunden elektronisch übermitteln können. Die Registrierung zum elektronischen Datenaustausch erfolgt unter im Menüpunkt Registrierung. Nach der Registrierung erhält die Anwenderin/der Anwender spätestens am nächsten Werktag per die Zugangsdaten zum elektronischen Datenaustausch. Programme zum Erstellen bzw. Erfassen der Meldungen Zum Erstellen von Meldungen benötigen Sie entweder ein externes Lohnprogramm, das die Datenfernübertragung unterstützt oder die ELDA Software. Diese kann kostenlos unter im Menü Downloads heruntergeladen werden. ELDA ONLINE unterstützt ebenfalls die Meldungserfassung und ist DienstgeberInnen, die nur wenige Meldungen zu erstellen haben, besonders zu empfehlen. Meldungsarten zur DFÜ mit ELDA Folgende Meldungsarten können übermittelt werden: Mindestangaben-Anmeldung, Anmeldung, Abmeldung, Änderungsmeldung, Mindestangaben-Anmeldung für eine fallweise beschäftigte Person, An- und Abmeldung für eine fallweise beschäftigte Person, Beitragsnachweisung, Lohnzettel und Beitragsgrundlagennachweis (L 16), Mitteilung gemäß 109a Einkommensteuergesetz 1988 (E 18), Arbeits- und Entgeltsbestätigung für Krankengeld, Arbeits- und Entgeltsbestätigung für Wochengeld, Familienhospizkarenz (An-, Ab- und Änderungsmeldung), Meldung zum verminderten Arbeitslosenversicherungsbeitrag bei geringem Einkommen durch Vorschreibebetriebe, Meldung zum BV-Beitrag durch Vorschreibebetriebe, Meldung des Service-Entgelts durch Vorschreibebetriebe, Schwerarbeitsmeldung, Stornomeldungen, Korrekturmeldungen, Antrag auf Zuschuss zur EFZ (siehe II., 7. Entgeltfortzahlungsfonds bei der AUVA, Seite 21). Übermitteln der Daten Die Datenübermittlung erfolgt entweder mit der ELDA Software (Menüpunkt Datenübermittlung ), die kostenlos unter im Menü Downloads heruntergeladen werden kann, oder über ELDA ON- LINE (Menüpunkt Datenübertragung ). Die Meldedateien langen bei erfolgreicher Übertragung im Da- 5

8 Allgemeine Hinweise für den Dienstgeber tensammelsystem ein und werden über die Datendrehscheibe an die zuständigen Stellen (Versicherungsträger und Finanzbehörden) weitergeleitet. Sendebestätigung und Protokolle Sofort nach der Übermittlung wird ein Protokoll der von Ihnen erstellten Meldedateien ausgegeben. Dieses kann entweder gespeichert oder ausgedruckt werden. Wir empfehlen Ihnen, das Protokoll umgehend und genau zu kontrollieren und eventuelle Fehler sogleich abzuklären. Elektronischer Datenaustausch online (ELDA ONLINE) Mit ELDA ONLINE kann das vollständige Angebot des elektronischen Datenaustausches im Internet genutzt werden. Die Datenerfassung, die Übermittlung und der Protokollabruf sowie die Kontrolle über alle bereits übermittelten Meldedateien sind jederzeit und ohne externes Programm möglich. Externe Lohnprogramme (betriebseigene EDV oder SoftwareherstellerInnen) Der Hauptverband der österreichischen Sozialversicherungsträger hat bundeseinheitliche Satzaufbauten für die einzelnen Meldungsarten festgelegt. Diese Satzaufbauten müssen jedenfalls in das externe Lohnprogramm integriert sein, um die Übernahme der erzeugten Dateien durch ELDA zu ermöglichen. Die Organisationsbeschreibung ( Satzaufbau DM") kann unter im Menü Info für Softwarehersteller und weiter unter Downloads kostenlos heruntergeladen werden. AnsprechpartnerInnen Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an das ELDA Competence Center (Tel.-Nr ), bei rechtlichen Fragen an den für die Meldung zuständigen Versicherungsträger bzw. an das jeweils zuständige Finanzamt. Richtlinien über Ausnahmen von der Meldeerstattung mittels Datenfernübertragung (RMDFÜ 2005) Der Hauptverband der österreichischen Sozialversicherungsträger hat Richtlinien über Ausnahmen von der Meldeerstattung mittels DFÜ aufgestellt (vollständiger Text im Internet unter Meldungen und Mindestangaben-Anmeldungen sind ordnungsgemäß mittels DFÜ erstattet, wenn sie in den vom Hauptverband festgelegten einheitlichen Datensätzen erfolgen, oder außerhalb der DFÜ, wenn - eine Meldung über DFÜ für die meldepflichtige Stelle unzumutbar ist - keine EDV-Ausstattung, kein PC und ihre Personalabrechnung/Lohnverrechnung lässt sie auch von keiner anderen Stelle durchführen (Wirtschaftstreuhänder, Datenverarbeitungsbetrieb etc.), bei der eine entsprechende EDV- Einrichtung vorhanden ist oder - ein wesentlicher Teil der DFÜ-Einrichtung (PC, Bildschirm, Tastatur, Modem, Leitungsweg) für längere Zeit unverschuldet und nachweisbar ausgefallen war und deshalb die Meldung nicht innerhalb der Meldefrist hätte erstattet werden können. Zusätzlich für Mindestangaben-Anmeldungen außerhalb der DFÜ, wenn - die meldepflichtige Stelle über keinen Internet-Zugang verfügt oder - ihre Personalabrechung/Lohnverrechnung von einer anderen Stelle durchführen lässt (Wirtschaftstreuhänder, Datenverarbeitungsbetrieb etc.) und diese nicht mehr erreichbar ist (Arbeitsaufnahme außerhalb der Bürozeiten des Dienstleisters) oder - der Beschäftigte in einer Betriebsstätte (Filiale, Baustelle) der Dienstgeberin/des Dienstgebers aufgenommen wird und die Betriebsstätte (Filiale, Baustelle) über keine EDV-Ausstattung, keinen PC oder keinen Internetzugang verfügt. Die Reihenfolge für ordnungsgemäß erstattete Meldungen außerhalb der DFÜ ist folgende (gilt nicht für Mindestangaben-Anmeldungen): 1. mit Datenträger (Diskette, Magnetband, Magnetbandkassette) in einem vom Versicherungsträger zugelassenen Format; 2. mit Telefax auf dem Formular, das beim Versicherungsträger für Meldungen aufliegt; 3. schriftlich mit dem Formular, das beim Versicherungsträger für Meldungen aufliegt. Die Reihenfolge für ordnungsgemäß erstattete Mindestangaben-Anmeldungen außerhalb der DFÜ ist folgende: 1. Mit Telefax auf dem Formular Mindestangaben-Anmeldung, das beim Versicherungsträger aufliegt und an das ELDA-Call-Center unter der Telefaxnummer gesendet wird; 2. telefonische Mitteilung an das ELDA-Call-Center unter der Telefonnummer ; 3. schriftlich mit dem Formular Mindestangaben-Anmeldung, das beim Versicherungsträger für Mindestangaben-Anmeldungen aufliegt. Andere Übermittlungswege (wie zb via , SMS) bewirken keine ordnungsgemäße Meldung die Meldung ist zurückzuweisen. 6

9 Allgemeine Hinweise für den Dienstgeber 5. Entsendung ins Ausland 5.1 Entsendung in EU Mitgliedstaaten, EWR-Staaten und die Schweiz EU-Mitgliedstaaten und EWR-Staaten: BELGIEN, BULGARIEN, DÄNEMARK, DEUTSCHLAND, ESTLAND, FINNLAND, FRANKREICH, GRIE- CHENLAND, GROSSBRITANNIEN UND NORDIRLAND, IRLAND, ISLAND, ITALIEN, LETTLAND, LIECH- TENSTEIN, LITAUEN, LUXEMBURG, MALTA, NIEDERLANDE, NORWEGEN, ÖSTERREICH, POLEN, PORTUGAL, RUMÄNIEN, SCHWEDEN, SLOWAKEI, SLOWENIEN, SPANIEN, TSCHECHIEN, UNGARN und ZYPERN (griechischer Teil). Seit gelten u.a. die Entsendebestimmungen auch für die SCHWEIZ. Eine Person, die im Gebiet eines EU-Mitgliedstaates, eines EWR Staates oder der Schweiz von einem Unternehmen, dem sie gewöhnlich angehört abhängig beschäftigt wird und die von diesem Unternehmen zur Ausführung einer Arbeit für dessen Rechnung in das Gebiet eines anderen EU Mitgliedstaates, eines EWR Staates oder der Schweiz entsendet wird, unterliegt weiterhin den Rechtsvorschriften des Entsendestaates, sofern die voraussichtliche Dauer dieser Arbeit zwölf Monate nicht überschreitet und sie nicht eine andere Person ablöst, für welche die Entsendungszeit abgelaufen ist. Formulare: Bei einer Entsendung in einen EU Mitgliedstaat, einen EWR-Staat bzw. in die Schweiz muss dem Dienstnehmer bzw. freien Dienstnehmer, dazu zählen auch die DienstnehmerInnen im internationalen Verkehrswesen, das Formular E 101 mitgegeben werden. Ausnahme: Bei einer Entsendung nach Dänemark oder in die Schweiz gelten die EU/EWR-Entsendebestimmungen nicht für Drittstaatsangehörige. In diesen Fällen wird vom Krankenversicherungsträger das Formular A/CH 1 bzw. A/DK 1 ausgestellt. Die der versicherten Person bzw. ihren/seinen Angehörigen zustehenden Leistungen hat in diesen Fällen die Dienstgeberin/der Dienstgeber zu erbringen ( 130 ASVG). Bei einer entsprechenden Vereinbarung mit dem zuständigen Krankenversicherungsträger kann bei einer Entsendung bis zur Dauer von drei Monaten das Formular E 101 von der Dienstgeberin/vom Dienstgeber ausgestellt werden, darüber hinaus nur vom zuständigen Krankenversicherungsträger. Stellt die Dienstgeberin/der Dienstgeber das Formular E 101 aus, ist dem zuständigen Krankenversicherungsträger binnen 24 Stunden ein Duplikat zu übermitteln. Verlängerung: Geht eine solche Arbeit, deren Ausführung aus nicht vorhersehbaren Gründen die ursprünglich vorgesehene Dauer überschreitet, über zwölf Monate hinaus, so gelten die Rechtsvorschriften des Entsendestaates nur dann weiter, wenn die zuständige Behörde des EU Mitgliedstaates, des EWR-Staates bzw. der Schweiz, in dessen Gebiet der Betreffende entsandt wurde, dazu ihre Genehmigung erteilt. Vor Ablauf der ersten 12 Monate ist daher von der Dienstgeberin/vom Dienstgeber das Formular E 102 (Verlängerung der Entsendung) in 4-facher Ausfertigung an die zuständige Behörde oder die von der Behörde bezeichnete Stelle des Landes zu schicken, in das der Betreffende entsandt wurde. Diese Genehmigung darf nicht länger als für weitere zwölf Monate erteilt werden. Ausnahmeregelungen (Artikel 17 VO 1408/71): Auf Antrag können die zuständigen Behörden der EU Mitgliedstaaten, der EWR Staaten bzw. der Schweiz Ausnahmen von den genannten allgemeinen Grundsätzen vereinbaren, sodass die Dienstnehmerin/der Dienstnehmer weiterhin den österreichischen Rechtsvorschriften unterstellt bleibt. In Österreich ist dieser Antrag beim Bundesministerium für Arbeit, Soziales und Konsumentenschutz einzubringen. Für Fragen der Versicherungspflicht im zwischenstaatlichen Bereich wenden Sie sich bitte an den zuständigen Krankenversicherungsträger. Leistungen: Krankenbehandlungen auf Rechnung des zuständigen Krankenversicherungsträgers werden von den in Betracht kommenden Leistungserbringern des jeweiligen EU-Mitgliedstaates, EWR-Staates bzw. der Schweiz gegen Vorlage der Europäischen Krankenversicherungskarte (EKVK) oder der Bescheinigung als provisorischer Ersatz für die EKVK (PEB) aushilfsweise gewährt. 7

10 Allgemeine Hinweise für den Dienstgeber 5.2 Entsendung in einen Vertragsstaat (bilaterale Abkommen) Vertragsstaaten: BOSNIEN und HERZEGOWINA, CHILE, ISRAEL, KANADA (QUEBEC), KROATIEN, MAZEDONIEN, MONTENEGRO, PHILIPPINEN, SERBIEN, TUNESIEN, TÜRKEI, USA. Wird eine Dienstnehmerin/ein Dienstnehmer von einem Unternehmen mit Sitz im Gebiet eines der Vertragsstaaten in das Gebiet eines anderen Vertragsstaates entsendet, so sind bis zum Ende des 24. Kalendermonates nach dieser Entsendung die Rechtsvorschriften des Entsendestaates weiter anzuwenden, als wäre er noch in dessen Gebiet beschäftigt. Ausnahmen Australien Chile Israel Kanada Philippinen USA Entsendung nicht geregelt 60 Kalendermonate 60 Kalendermonate 60 Kalendermonate 60 Kalendermonate fünf Jahre Ausnahmevereinbarung: Über die genannten Fristen hinaus können die Dienstnehmerin/der Dienstnehmer und ihre Dienstgeberin/sein Dienstgeber gemeinsam eine Ausnahme beim Bundesministerium für Soziales und Konsumentenschutz beantragen. Formulare: Die Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften stellt nur der zuständige Krankenversicherungsträger aus. Bosnien und Herzegovina Formblatt A/BIH 1 Montenegro Formblatt A/YU 1 Chile Formblatt A/RCH 1 Philippinen Formblatt A/PI 1 Israel Formblatt A/IL 1 Schweiz Formblatt A/CH 1 Kanada Formblatt A/CDN 1 Serbien Formblatt A/YU 1 (Quebec) Formblatt A/QUE 1 Türkei Formblatt A/TR 1 Kroatien Formblatt A/HR 1 Tunesien Formblatt A/TN 1 Mazedonien Formblatt A/MK 1 USA Formblatt A/USA 1 Leistungen Krankenbehandlung auf Rechnung des zuständigen Krankenversicherungsträgers ist in folgenden Ländern mit bilateralen Abkommen möglich: Bosnien und Herzegowina, Kroatien, Mazedonien, Montenegro, Serbien und Türkei. Für die Inanspruchnahme benötigen die versicherten Personen und die sie begleitenden Angehörigen die nachstehenden Formulare Bescheinigung über den Anspruch auf Sachleistungen bei vorübergehendem Aufenthalt in...(land), die auch der Dienstgeber ausstellen kann: Bescheinigung über den Anspruch auf Sachleistungen bei vorübergehenden Aufenthalt in... (Land) Bosnien und Herzegovina A/BIH 3 Kroatien A/HR 3-B Mazedonien A/MK 3 Montenegro A/YU 3 Serbien A/YU 3 Türkei A/TR 3 Diese Formulare stehen auch auf der Homepage unter Dienstgeber/Formulare/zuständiger Versicherungsträger zur Verfügung. 5.3 Entsendung in einen Nichtvertragsstaat Dienstnehmer, die zur Dienstleistung ins Ausland entsendet werden, gelten als im Inland beschäftigt, sofern ihre Beschäftigung im Ausland die Dauer von fünf Jahren nicht übersteigt; das Bundesministerium für Arbeit, 8

11 Allgemeine Hinweise für den Dienstgeber Soziales und Konsumentenschutz kann über Antrag, wenn die Art der Beschäftigung es begründet, diese Frist entsprechend verlängern ( 3 Abs. 2 lit. d ASVG). Leistungen: Für die Dauer des Aufenthaltes in einem Nichtvertragsstaat erhalten die DienstnehmerInnen und ihre, sie begleitenden Angehörigen die ihnen zustehenden Leistungen der Krankenversicherung von der Dienstgeberin/vom Dienstgeber. Der Dienstgeber ist aber verpflichtet, die Kasse vom Eintritt eines Versicherungsfalles (Krankheit, Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit und Mutterschaft) binnen eines Monates zu verständigen. Nur in diesem Fall hat die Dienstgeberin/der Dienstgeber Anspruch auf Kostenersatz gegenüber der Kasse ( 130 ASVG). 6. Gemeinsame Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben (GPLA) Seit Jänner 2003 werden alle lohnabhängigen Abgaben (alle Sozialversicherungsbeiträge und Umlagen, Lohnsteuer, Kommunalsteuer, Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds und Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag) im Rahmen eines Prüfvorganges geprüft. Jede Prüfung ist somit gleichzeitig eine Sozialversicherungsprüfung, Lohnsteuerprüfung und Kommunalsteuerprüfung. Das bedeutet, dass das Prüforgan unabhängig von der dienstlichen Zuordnung - entweder Bediensteter der Sozialversicherung oder Finanz - alle lohnabhängigen Abgaben überprüft. Geprüft werden die Einhaltung der Versicherungs-, Melde- und Beitragsbestimmungen der Sozialversicherung, die Beiträge nach dem Betrieblichen Mitarbeiter- und Selbständigenvorsorgegesetz (BMSVG) sowie die richtige Abfuhr von Lohn- und Kommunalsteuer, Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds und Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag. Die Feststellungen des Prüfers werden den beteiligten Institutionen zur Weiterverarbeitung übermittelt. Zur Prüfung gehört auch die Beratung der Dienstgeberin/des Dienstgebers in Fragen von Melde-, Versicherungs- und Beitragsangelegenheiten. Für die Abwicklung der GPLA gelten als einheitliches Verfahrensrecht die einschlägigen Bestimmungen der Bundesabgabenordnung (BAO). Die Bescheiderstellung sowie die daraus resultierenden Verfahren bleiben bei der jeweiligen Institution. Mit der Schlussbesprechung endet die GPLA. Dies bedeutet, dass der Antrag auf bescheidmäßige Ausfertigung der Feststellungen über das Prüfergebnis der Sozialversicherung weiterhin beim zuständigen Sozialversicherungsträger zu stellen ist. Im Rechtsmittelverfahren hat jede Institution das schon jetzt geltende Verfahrensrecht in ihrem Bereich weiterhin anzuwenden. In der Sozialversicherung gilt das Allgemeine Verwaltungsverfahrensgesetz 1991 (AVG), für die Lohnsteuer die Bundesabgabenordnung und für die Kommunalsteuer die jeweiligen Landesabgabenordnungen. Jede Institution hat auch weiterhin die Möglichkeit, sogenannte Nachschauen (Erhebungen) durchzuführen. In solchen Fällen werden PrüferInnen der jeweiligen Institution (auch einer Gemeinde oder einer Stadt) nur in ihrem eigenen Zuständigkeitsbereich tätig. 7. Meldepflicht im Überblick (Meldungen) Die Meldungen sind mittels elektronischer Datenfernübertragung (DFÜ) in den vom Hauptverband festgelegten einheitlichen Datensätzen unverzüglich an den Krankenversicherungsträger zu erstatten (Ausnahmebestimmungen siehe Punkt 1 Elektronischer Datenaustausch mit Dienstgebern ELDA). Hinweis: Von den Ausnahmebestimmungen betroffene Dienstgeberinnen/Dienstgeber können bundeseinheitliche Meldeformulare bei ihrem örtlich zuständigen Krankenversicherungsträger anfordern. Mindestangaben-Anmeldung siehe Seite 80 Anmeldung siehe Seite 82 Abmeldung siehe Seite 84 Mindestangaben-Anmeldung für eine fallweise beschäftigte Person siehe Seite 86 An- und Abmeldung für eine fallweise beschäftigte Person siehe Seite 88 Änderungsmeldung siehe Seite 90 9

12 Allgemeine Hinweise für den Dienstgeber Meldung zur Familienhospizkarenz siehe Seite 92 Schwerarbeitsmeldung siehe Seite 98 Nur für Vorschreibebetriebe Lohn- und Gehaltsänderungsmeldung siehe Seite 100 Sonderzahlungsmeldung siehe Seite 102 Meldung zum verminderten AV-Beitrag bei geringem Einkommen siehe Seite 104 Meldung zum BV-Beitrag durch Vorschreibebetriebe siehe Seite 106 Meldung des Service-Entgelts durch Vorschreibebetriebe siehe Seite 108 Meldefrist: Die DienstgeberInnen haben jeden von ihnen Beschäftigten in der Krankenversicherung - Pflichtversicherten (Vollversicherte und Teilversicherte) vor Arbeitsantritt beim zuständigen Krankenversicherungsträger anzumelden und binnen sieben Tagen nach dem Ende der Pflichtversicherung abzumelden. - Die An- sowie die Abmeldung der Dienstgeberin/des Dienstgebers wirkt auch für den Bereich der Unfall-, Pensions- und Arbeitslosenversicherung, soweit der Beschäftigte in diesen Versicherungszweigen pflichtversichert ist. - Die DienstgeberInnen können die Anmeldeverpflichtung entweder so erfüllen, dass sie in zwei Schritten melden und zwar 1. spätestens unmittelbar vor Arbeitsantritt die Beitragskontonummer, die Namen und Versicherungsnummern bzw. die Geburtsdaten der beschäftigten Personen sowie Ort und Tag der Beschäftigungsaufnahme (Mindestangaben-Anmeldung) und 2. die noch fehlenden Angaben innerhalb von sieben Tagen ab Beginn der Pflichtversicherung (vollständige Anmeldung) oder die Dienstgeber erstatten bereits vor Arbeitsantritt die Vollmeldung und ersparen sich das vorgenannte zweistufige Meldeverfahren. - Auch für fallweise Beschäftigte gelten die neuen Regelungen (Mindestangaben-Anmeldung für eine fallweise beschäftigte Person). Die Vollmeldung ist wie bisher innerhalb von 7 Tagen nach dem Ende des Kalendermonates, in dem die Tätigkeit verrichtet wurde, zu erstatten (verbindliche Regelung der Mustersatzung). Diese Meldung gilt gleichzeitig auch als Abmeldung. Eine Abschrift der bestätigten Anmeldung, Abmeldung oder An- und Abmeldung ist von der Dienstgeberin/vom Dienstgeber unverzüglich an die Dienstnehmerin/den Dienstnehmer weiterzugeben. 8. Urlaub im Ausland Die e-card trägt auf ihrer Rückseite die Europäische Krankenversicherungskarte EKVK, wenn auf Grund der Versicherung ein Anspruch auf Versicherungsleistungen in einem EU-Mitgliedstaat, EWR-Staat oder der Schweiz besteht. Sollte der Versicherte oder seine anspruchsberechtigten Angehörigen über keine EKVK verfügen oder diese verlorengegangen sein, kann vom zuständigen österreichischen Krankenversicherungsträger eine Ersatzbescheinigung für die EKVK (Bescheinigung als provisorischer Ersatz für die Europäische Krankenversicherungskarte PEB) ausgestellt werden. Mit der EKVK bzw. der PEB kann die betreffende Person medizinische Hilfe wie ein Anspruchsberechtigter des jeweiligen Landes direkt beim Leistungserbringer erhalten. Die EKVK bzw. die PEB gilt in dem darauf angegebenen Zeitraum als Nachweis des Leistungsanspruches, nur dann, wenn tatsächlich ein solcher Anspruch auf Behandlung in einem EU-Mitgliedstaat, EWR-Staat oder der Schweiz besteht. Die Verwendung einer EKVK bzw. der PEB ohne einen zu Grunde liegenden Leistungsanspruch ist gerichtlich strafbar. Bei Aufenthalt in den EU-Mitgliedstaaten, EWR-Staaten und der Schweiz können der Versicherte und seine anspruchsberechtigten Familienangehörigen alle Sachleistungen erhalten, die sich während eines Aufenthaltes unter Berücksichtigung der Art der Leistung und der voraussichtlichen Aufenthaltsdauer als medizinisch notwendig erweisen. 10

13 Allgemeine Hinweise für den Dienstgeber Für den Aufenthalt in Staaten mit bilateralen Abkommen (Vertragsstaaten) sind die jeweils vorgesehenen Formulare zu verwenden (siehe unter Entsendung ins Ausland ). Die Ausstellung der Formulare (Urlaubskrankenscheine) für die Vertragsstaaten kann - allerdings nur bei aufrechtem Beschäftigungsverhältnis - durch den Dienstgeber erfolgen. Diese Formulare stehen auch auf der Homepage unter Dienstgeber/Formulare/zuständiger Versicherungsträger zur Verfügung. Bei bereits eingetretener Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit werden die Formblätter nur von der zuständigen Krankenkasse ausgestellt. Für anspruchsberechtigte Familienangehörige dürfen die Formulare nur dann ausgestellt werden, wenn diese Angehörigen ständig in Österreich wohnhaft sind. Jede vom Dienstgeber ausgefertigte Bescheinigung für Urlaubsaufenthalte in Staaten mit bilateralen Abkommen muss zusätzlich zum Aufdruck der zuständigen Kasse folgende Angaben enthalten: Daten des Versicherten oder seiner Angehörigen; Zeitraum, für den die Bescheinigung gültig ist; Datum, Firmenstempel und Unterschrift. In den EU-Mitgliedstaaten, EWR-Staaten und der Schweiz kann die EKVK bzw. die PEB direkt beim Leistungserbringer vorgelegt werden. Bei Aufenthalt in den Vertragsstaaten ist die Anspruchsbescheinigung vor der Inanspruchnahme ärztlicher Hilfe oder Anstaltspflege bei dem für den Aufenthaltsort in Betracht kommenden Träger des Vertragsstaates gegen einen Behandlungsschein einzulösen. Diese für den jeweiligen Vertragsstaat zuständige Stelle ist am Auslandsbetreuungsschein angeführt. Es wird besonders darauf hingewiesen, dass ein Leistungsanspruch in den Vertragsstaaten nur für Personen besteht, die sich vorübergehend im Ausland aufhalten (Urlaub, dienstliche Entsendung) und deren Gesundheitszustand eine sofortige ärztliche Behandlung notwendig macht (Dringlichkeitsfall) oder die sich im dienstlichen Auftrag im Ausland befinden und ärztliche Hilfe benötigen. Begibt sich ein Anspruchsberechtigter nur zum Zwecke der ärztlichen Behandlung ins Ausland, ist vorher die Zustimmung des zuständigen Krankenversicherungsträgers einzuholen. Sollte eine nachträgliche Prüfung ergeben, dass kein Anspruch auf Leistungen der Krankenbehandlung besteht, so sind die zu Unrecht in Anspruch genommenen Leistungen dem zuständigen Krankenversicherungsträger zurückzuzahlen. Nicht verwendete Betreuungsscheine sind zu vernichten bzw. bei Anträgen auf Kostenerstattung beizulegen. Muss eine Krankenbehandlung im Ausland von den Versicherten bezahlt werden, kann eine Kostenerstattung bei Ihrer zuständigen Krankenkasse beantragt werden. Ein zusätzlicher Krankenversicherungsschutz (Reiseversicherung) ist zu empfehlen. 11

14 Bildung der Beitragsgrundlage II. Bildung der Beitragsgrundlage 1. Akkordschlusszahlungen Unter Akkordschlusszahlungen versteht man Lohnnachzahlungen, die sich im Allgemeinen auf mehrere Monate (Beitragszeiträume) erstrecken. Um Schlusszahlungen richtig aufteilen zu können, ist es notwendig, sie aliquot auf die betreffenden Monate (Beitragszeiträume) umzulegen. Zu diesem Zweck muss vorerst festgestellt werden, auf welches Ausmaß sich die Schlusszahlung für jede einzelne Arbeitsschicht oder Arbeitsstunde beläuft. Auf Grund der für den betreffenden Akkord in den einzelnen Monaten (Beitragszeiträumen) geleisteten Arbeitsschichten (Arbeitsstunden) sind nur für diese Monate die aliquoten Anteile an der Schlusszahlung zu errechnen. Die auf diese Weise errechneten Beträge werden zu den in den einzelnen Monaten geleisteten Vorauszahlungen (für die Sozialversicherungsbeiträge bereits abgerechnet wurden) hinzugezählt. 2. Allgemeine Beitragsgrundlage Unter allgemeiner Beitragsgrundlage versteht man das im Beitragszeitraum gebührende Entgelt (Euro und Cent genau). Für die im Durchschnitt des Beitragszeitraumes (oder eines Teiles des Beitragszeitraumes) auf den Kalendertag entfallende allgemeine Beitragsgrundlage gelten ab Beitragszeitraum Jänner 2010 die auf Seite 23 angeführten Höchstbeitragsgrundlagen. Um festzustellen, ob Bezüge eines Versicherten die Höchstbeitragsgrundlage überschreiten, ist nicht der Lohnzahlungszeitraum, sondern ausschließlich der Beitragszeitraum maßgebend. 3. Allgemeine Beitragsgrundlage in besonderen Fällen Als allgemeine Beitragsgrundlage gilt: - bei Dienst als Schöffe oder Geschworener und bei Teilnahme an Schulungs- und Bildungsveranstaltungen im Rahmen der besonderen Vorschriften über die erweiterte Bildungsfreistellung (gem. Arbeitsverfassungsgesetz) die Beitragsgrundlage vor der Unterbrechung; - bei Arbeitsunterbrechung auf Grund des Epidemiegesetzes und bei Verhängung einer Sperre wegen Maul- und Klauenseuche nach dem Tierseuchengesetz die gebührende Vergütung, mindestens jedoch die Beitragsgrundlage vor der Unterbrechung; - bei Minderung der Beitragsgrundlage infolge Ausübung eines öffentlichen Mandates die Beitragsgrundlage vor der Minderung. Altersteilzeit, Solidaritätsprämienmodell Als allgemeine Beitragsgrundlage gilt für DienstnehmerInnen, für die der Dienstgeberin/dem Dienstgeber ein Altersteilzeitgeld oder eine Beihilfe zum Solidaritätsprämienmodell gewährt wird, die Beitragsgrundlage vor Herabsetzung der Normalarbeitszeit ( 44 Abs. 1 Z 10 ASVG). Dies gilt auch analog für Sonderzahlungen. Einmalig ausbezahlte beitragspflichtige Prämien und nur im letzten Beitragszeitraum fällige Überstundenentgelte bleiben bei der Ermittlung der jeweiligen Grundlage außer Betracht. In die Beitragsgrundlage eingeflossene, regelmäßig über einen längeren Zeitraum bezahlte Prämien und Überstunden (Richtwert ist ein Zeitraum von mindestens 3 Monaten) sind allerdings zu berücksichtigen. Ist die Normalarbeitszeit unregelmäßig verteilt (z.b. Schichtarbeit, Turnusdienst etc.), ist das dem Durchrechnungszeitraum zu Grunde liegende durchschnittliche monatliche Bruttoentgelt als Beitragsgrundlage heranzuziehen. Die jährliche Anhebung der Höchstbeitragsgrundlage bzw. kollektivvertragliche oder sonst gebührende Ist-Lohnerhöhungen sind zu berücksichtigen. Die letzte volle Beitragsgrundlage isd 44 Abs. 1 Z 10 ASVG ist daher insofern variabel, als sie sich durch solche Steigerungen entsprechend erhöht. 12

15 Bildung der Beitragsgrundlage Beitragsberechnung: Die Sozialversicherungsbeiträge (KV/UV/PV), der Arbeitslosenversicherungsbeitrag sowie die sonstigen Beiträge und Umlagen (AK, LK, WF, SW, IE, NB) und der Beitrag zur Betrieblichen Vorsorge sind von der Beitragsgrundlage vor Herabsetzung der Normalarbeitszeit zu berechnen. Die Kranken-, Unfall-, Pensions- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge sowie der Zuschlag nach dem IESG werden dem Dienstgeber jedoch vom Arbeitsmarktservice (AMS) teilweise ersetzt. Auskünfte zum Altersteilzeitgeld bzw. zum Solidaritätsprämienmodell (z. B. betreffend die Erstattung von Beiträgen) erteilen alle regionalen Geschäftsstellen des Arbeitsmarktservices. Beispiel: Angestellter: Gehalt vor Herabsetzung der Arbeitszeit monatlich 3.000,-- Herabsetzung der Arbeitszeit um 50 % Gehalt für 50 % der Arbeitszeit 1.500,-- Lohnausgleich AMS 50 % von 1.500,-- 750,-- Gesamtbezug 2.250,-- Beitragsabrechnung mit GKK: Allgemeine Beitragsgrundlage 3.000,-- x 37,85 % (D1) = 1.135,50 Arbeiterkammerumlage 3.000,-- x 0,5 % (AK) = 15,-- Wohnbauförderungsbeitrag 3.000,-- x 1,0 % (WF) = 30,-- Zuschlag nach dem IESG 3.000,-- x 0,55 % (IE) = 16,50 Beitrag zur Betriebl. Vorsorge 3.000,-- x 1,53% (BV) = 45,90 Gesamtabrechnung = 1.242,90 Anteil des Angestellten: Gesamtbezug 2.250,-- x 17,07 % (D1) = 384,08 Arbeiterkammerumlage 3.000,-- x 0,5 % (AK) = 15,00 Wohnbauförderungsbeitrag 3.000,-- x 0,5 % (WF) = 15,00 Gesamtabzug = 414,08 Kurzarbeitsunterstützung/Qualifizierungsunterstützung Leistet die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber bei Kurzarbeit eine Entschädigung an die Arbeitnehmerin/den Arbeitnehmer zur teilweisen Abgeltung des Verdienstausfalles (Kurzarbeitsunterstützung bzw. Qualifizierungsunterstützung), kann diese Person vom Arbeitsmarktservice unter bestimmten Voraussetzungen eine Kurzarbeitsbeihilfe (Qualifizierungsbeihilfe) erhalten. Während des Bezuges der Kurzarbeits- bzw. Qualifizierungsunterstützung bleibt die Pflichtversicherung unverändert aufrecht. Beitragsgrundlage Die Beiträge und Leistungen der Sozialversicherung sind grundsätzlich nach der letzten Beitragsgrundlage vor Eintritt der Kurzarbeit zu bemessen. Seit ist ein Günstigkeitsvergleich durchzuführen. Konkret ist ein Vergleich zwischen der Beitragsgrundlage vor Beginn der Kurzarbeit und jener Beitragsgrundlage, die der Arbeitnehmer hätte, würde keine Kurzarbeit vorliegen, anzustellen. Von der jeweils höheren Beitragsgrundlage sind die Sozialversicherungsbeiträge sowie die Leistungen aus der Pflichtversicherung zu bemessen. Stichtag ist dabei der erste Tag der Kurzarbeit bzw. der erste Tag einer etwaig verlängerten Kurzarbeit. 13

16 Bildung der Beitragsgrundlage Beispiel zur Günstigkeitsregelung Angaben: Lehrlingsentschädigung bis : 800,-- Gehalt ab : 1.200,-- Gehalt ab : 1.400,-- Gehalt ab : 1.600,-- Kurzarbeit: bis Verlängerte Kurzarbeit: bis Neuerlich verlängerte Kurzarbeit: bis Lösung: Beitragsgrundlage für Kurzarbeit vom bis : 1.200,-- Beitragsgrundlage für verlängerte Kurzarbeit vom bis : 1.400,-- Beitragsgrundlage für verlängerte Kurzarbeit vom bis : 1.400,-- (die Erhöhung des Gehalts auf 1.600,-- erfolgt erst mit ) Beiträge Von der so ermittelten Beitragsgrundlage sind sowohl die Beiträge zur Krankenversicherung, Unfallversicherung, Pensionsversicherung und Arbeitslosenversicherung als auch (mit Ausnahme des Schlechtwetterentschädigungsbeitrages) die sonstigen Beiträge und Umlagen (AK, LK, WF, IE, NB) sowie der Beitrag zur Betrieblichen Vorsorge (BV-Beitrag) zu entrichten. Der Schlechtwetterentschädigungsbeitrag (SW) ist dagegen vom Arbeitsverdienst (tatsächliches Entgelt während der Kurzarbeit plus Kurzarbeits- bzw. Qualifizierungsunterstützung) zu berechnen. Sonderzahlungen Sonderzahlungen sind ungeschmälert nach jener Berechnungsbasis auszubezahlen, die vor Einführung der Kurzarbeit gegolten hat. Die Sozialversicherungsbeiträge sind hiervon zu entrichten. Untermonatiger Beginn der Kurzarbeit Zwecks Ermittlung der Beitragsgrundlage wird in diesen Fällen das Entgelt des Vormonates durch 30 dividiert und mit der Anzahl der Tage ab Eintritt der Kurzarbeit multipliziert. Danach wird das beitragspflichtige Entgelt der Arbeitnehmerin/des Arbeitnehmers bis zum Beginn der Kurzarbeit addiert. Als Beitragsgrundlage für die Folgemonate gilt das im Monat vor Beginn der Kurzarbeit erzielte beitragspflichtige Entgelt. Wenn die Beschäftigung im Monat des Beginns der Kurzarbeit begonnen hat, ist das gebührende Entgelt vor Beginn der Kurzarbeit auf einen vollen Beitragszeitraum aufzurechnen. Unbezahlter Urlaub Während eines bis zu maximal einem Monat dauernden unbezahlten Urlaubes besteht die Pflichtversicherung weiter. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass das Beschäftigungsverhältnis in dieser Zeit nicht beendet wird. Wird der unbezahlte Urlaub jedoch für länger als einen Monat vereinbart, oder wird die Beschäftigung nach Ablauf dieses Monates nicht fortgesetzt, so ist die Abmeldung mit dem Tag vor Beginn des unbezahlten Urlaubes zu erstatten. Als allgemeine Beitragsgrundlage für den unbezahlten Urlaub gilt der Betrag, der auf jenen Zeitabschnitt entfällt, der unmittelbar vor dem Urlaub liegt und in seiner Länge der Urlaubsdauer entspricht. Während eines derartigen Urlaubes ohne Entgeltzahlung hat die/der Versicherte - die Sozialversicherungsbeiträge (KV, UV, PV und AV) und - den Schlechtwetterentschädigungsbeitrag (SW) zur Gänze selbst zu tragen. 14

17 Bildung der Beitragsgrundlage Der Zuschlag nach dem Insolvenz-Entgeltsicherungsgesetz und der Beitrag nach dem Nachtschwerarbeitsgesetz gehen jedoch weiterhin zu Lasten der Dienstgeberin/des Dienstgebers. Während eines unbezahlten Urlaubes entfallen - die Arbeiterkammerumlage (AK), - die Landarbeiterkammerumlage (LK) - der Wohnbauförderungsbeitrag (WF) und - der Beitrag zur Betrieblichen Vorsorge (BV). In der Steiermark und in Kärnten ist die Landarbeiterkammerumlage jedoch vom Versicherten zu leisten. Beispiel zur Bildung der Beitragsgrundlage: Unbezahlter Urlaub wird für die Dauer vom 1. Juni bis 15. Juni vereinbart. Die Dienstgeberin/der Dienstnehmer erzielte im Beitragszeitraum Mai einen monatlichen Brutto-Arbeitsverdienst von 1.344,45 (schwankender Arbeitsverdienst). Als allgemeine Beitragsgrundlage für den unbezahlten Urlaub wird jedoch der tatsächliche Arbeitsverdienst, der unmittelbar vor der Unterbrechung erzielt wurde, herangezogen. Dieser beträgt vom 17. Mai bis 31. Mai (15 Tage) 690,39. Das tatsächlich erzielte Entgelt vom 16. Juni bis 30. Juni beläuft sich auf 748,53. Bildung der Beitragsgrundlage für Juni: Für den unbezahlten Urlaub vom 1. Juni bis 15. Juni sind die Entgeltteile vom 17. Mai bis 31. Mai heranzuziehen: 690,39 Entgelt vom 16. Juni bis 30. Juni: 748,53 Gesamtsumme: 1.438,92 In der Beitragsnachweisung für Juni ist somit eine allgemeine Beitragsgrundlage von 1.438,92 zu berücksichtigen. Anmerkung: Auch bei Monaten mit 28, 29 und 31 Tagen ist SV-rechtlich immer von einer Pflichtversicherung für 30 Kalendertage auszugehen (siehe Pkt. 4. Beitragszeitraum). Siehe auch III. 4. Abzug der Dienstnehmeranteile Beispiel 7. und Muster- Beitragsnachweisung. 4. Beitragszeitraum Als Beitragszeitraum gilt grundsätzlich der Kalendermonat, der mit 30 Tagen anzunehmen ist (Geringfügig Beschäftigte: siehe Seite 71). 5. Entgelt Zum Entgelt im sozialversicherungsrechtlichen Sinne zählen die Geld- und Sachbezüge (brutto) auf die die pflichtversicherte Dienstnehmerin/der pflichtversicherte Dienstnehmer (Lehrling) aus dem Dienst- /Lehrverhältnis Anspruch hat oder die er darüber hinaus auf Grund des Dienst-/Lehrverhältnisses von der Dienstgeberin/vom Dienstgeber oder einem Dritten erhält. Unter Entgelt von Dritten sind u. a. Trinkgelder, Trinkgeldpauschalien, Provisionen u. ä. zu verstehen, die als beitragspflichtige Bezüge gelten. Der Beitragsabrechnung ist mindestens jenes Entgelt zu Grunde zu legen, das auf Grund lohngestaltender Vorschriften (Kollektivverträge, Dienstordnungen, Mindestlohntarife, etc.) gebührt. Bestehen für einen Wirtschafts- oder Tätigkeitsbereich keine lohngestaltenden Vorschriften, gilt das vereinbarte Entgelt als Beitragsgrundlage. In Zweifelsfällen wenden Sie sich bitte an den zuständigen Krankenversicherungsträger. 15

18 Bildung der Beitragsgrundlage Für die Bewertung der Sachbezüge sind die von der zuständigen Finanzbehörde kundgemachten Bewertungssätze für Zwecke der Sozialversicherung maßgebend. Bei so genannten "Nettolohnvereinbarungen" ist das entsprechende Brutto-Entgelt abzurechnen. Die Beitragsgrundlage erhöht sich um jene Beträge, welche an sich von der Dienstnehmerin/vom Dienstnehmer (Lehrling) zu tragen wären, aber von der Dienstgeberin/vom Dienstgeber übernommen werden. Abzurechnen sind das monatliche Entgelt (Lohn, Gehalt usw.) und die in größeren Zeitabständen gebührenden Sonderzahlungen (Urlaubs-, Weihnachtsgeld, Bilanzgeld, Gewinnanteile usw.) bis zur jeweils geltenden Höchstbeitragsgrundlage. Entscheidungen der Arbeitsgerichte, Urteile und Vergleiche sowie Mahnklagen werden nach Erlangen der Rechtskraft ohne diesbezügliche Aufforderung der zuständigen Gebietskrankenkasse zugestellt. Die Versicherungsträger und Verwaltungsbehörden sind an rechtskräftige Entscheidungen der Arbeitsgerichte, in denen Entgeltansprüche der Dienstgeberin/des Dienstnehmers (Lehrlings) festgestellt werden, gebunden. Diese Bindung tritt nicht ein, wenn der gerichtlichen Entscheidung kein streitiges Verfahren vorangegangen ist oder ein Anerkenntnisurteil gefällt oder ein gerichtlicher Vergleich geschlossen wurde. Auf Grund dieser Entscheidungen kann es auch zu Veränderungen bei den Versicherungszeiten kommen. "Sozialversicherungsschonende" Vergleichsabschlüsse sind für die Gebietskrankenkasse nicht verbindlich. Dienstnehmerinnen/Dienstnehmer können Anspruch auf zusätzliches Entgelt in Form von Zulagen, Entschädigungen, Ersätzen, Vergütungen, Aufwandsersätzen, usw. haben, die nicht zum beitragspflichtigen Entgelt gehören. Diese Entgelte sind im 49 Abs. 3 ASVG taxativ aufgezählt. Zur besseren Übersicht werden nachstehend alphabetisch geordnet die häufigst verwendeten Entgeltbestandteile aufgezählt (im Zweifelsfalle wenden Sie sich bitte an den zuständigen Krankenversicherungsträger!): Abfertigungen, die aus Anlass der Beendigung des Dienstverhältnisses gewährt werden; Abgangsentschädigungen, die aus Anlass der Beendigung des Dienstverhältnisses gewährt werden; Alkoholfreie Getränke, die der Dienstgeber zum Verbrauch im Betrieb unentgeltlich oder verbilligt abgibt; Arbeitskleidung, die unentgeltlich überlassen wird, wenn es sich um typische Berufskleidung handelt, sowie der Wert der Reinigung derselben. Nicht typische Arbeitskleidung (Dienstkleiderpauschale z. B. bei Standesbeamten) sowie der Barersatz (Geldzuwendungen zur Anschaffung) sind beitragspflichtiges Entgelt; Aufwandsersatz, Auslagenersatz Zuwendungen aus diesem Titel sind dann beitragsfrei, wenn auch die Steuerfreiheit gemäß 26 EStG 1988 gegeben ist (Reisekosten anlässlich einer Dienstreise über Auftrag des Arbeitgebers, Tages-, Nächtigungs- und Kilometergeld) und diese mit Belegen nachgewiesen werden. Wir weisen besonders darauf hin, dass Pauschalvergütungen für Auslagenersätze einen beitragspflichtigen Arbeitslohn (Entgelt) darstellen. Hinsichtlich der Steuerfreiheit von Aufwandsersätzen (Reisekostenvergütungen) wird auf die Lohnsteuerrichtlinien 2002 (BMF /4-IV/7/01 v ) verwiesen. NEU: Ab sind pauschale Fahrt- und Reiseaufwandsentschädigungen, die Sportvereine (Sportverbände) an SportlerInnen oder Schieds(wettkampf)richterInnen oder SportbetreuerInnen (z. B. TrainerInnen, Masseure und Masseurinnen) leisten, bis zu 30 pro Einsatztag, höchstens aber bis zu 540 pro Kalendermonat der Tätigkeit, sofern diese nicht den Hauptberuf und die Hauptquelle der Einnahmen bildet und Steuerfreiheit nach 3 Abs. 1 Z 16c zweiter Satz EStG 1988 zusteht, beitragsfrei. Aufwändungen Der Dienstgeberin/des Dienstgebers für die Zukunftssicherung seiner Dienstnehmerinnen/Dienstnehmer sind bis jährlich 300,-- frei, der übersteigende Betrag ist beitragspflichtig; Ausbildungsbeihilfen in betrieblichem Interesse gelegene, einmalige oder laufende mit Beleg. Einmalige oder laufende Ausbildungsbeihilfen ohne Beleg sind beitragspflichtig; Auslösen, kollektivvertraglich vorgesehene, soweit sie einkommen- bzw. lohnsteuerfrei sind; Außerhauszulagen, soweit sie einen Aufwandsersatz darstellen; 16

19 Bildung der Beitragsgrundlage Beförderung der Dienstnehmerinnen/Dienstnehmer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte auf Kosten der Dienstgeberin/des Dienstgebers bzw. die unentgeltliche oder verbilligte Beförderung der eigenen Dienstnehmerinnen/Dienstnehmer und deren Angehörige bei Beförderungsunternehmen; Beiträge gemäß 2 Z. 1 des Betriebspensionsgesetzes, soweit sie nicht der Lohn- und Einkommensteuerpflicht unterliegen; Beitragsfreie Entgeltbestandteile die aus Anlass der Beendigung des Dienstverhältnisses gewährt werden; Benützung von Einrichtungen und Anlagen, die die Dienstgeberin/der Dienstgeber allen Dienstnehmerinnen/Dienstnehmern oder bestimmten Gruppen seiner Dienstnehmerinnen/Dienstnehmer zur Verfügung stellt (z. B. Erholungs- und Kurheime, Kindergärten, Betriebsbibliotheken, Sportanlagen); Berufsfortbildungsbeihilfen in betrieblichem Interesse gelegene, einmalige oder laufende mit Beleg. Einmalige oder laufende Berufsfortbildungsbeihilfen ohne Beleg sind beitragspflichtig; Berufskleidung siehe "Arbeitskleidung"; Betriebsausflüge, Betriebsveranstaltungen Kosten der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen, z. B. Betriebsausflüge, kulturelle Veranstaltungen, Betriebsfeiern (bis zu 365,-- pro Person jährlich) und die hierbei empfangenen üblichen Sachzuwendungen (zusätzlich 186,-- pro Person jährlich) sind beitragsfrei. Bargeldzuwendungen an Stelle von Betriebsausflügen sind beitragspflichtiges Entgelt; Betriebsrat - freigestellt, Zulagen, Zuschläge und Entschädigungen, die gem. 49 Abs. 3 Z 1-20 ASVG beitragsfrei sind; Bildschirmzulage - ist beitragspflichtiges Entgelt; Bildungsbeihilfen, in betrieblichem Interesse gelegene, einmalige oder laufende mit Beleg. Einmalige oder laufende Bildungsbeihilfen ohne Beleg sind beitragspflichtig; Diäten siehe "Aufwandsersatz"; Diensterfindungsprämien nur dann, wenn es sich um patentfähige Erfindungen handelt; DienstgeberInnendarlehen bei zinsverbilligten oder unverzinslichen DienstgeberInnendarlehen, soweit das Darlehen 7.300,-- nicht übersteigt; über 7.300,-- ist die Zinsersparnis für den übersteigenden Betrag mit 3,5 % zu bewerten und beitragspflichtig; Einmalige soziale Zuwendungen z. B. Geburtenbeihilfen, Heiratsbeihilfen; Entfernungszulagen siehe "Aufwandsersatz"; Entgelt der Ärztinnen/Ärzte für die Behandlung von Pfleglingen der Sonderklasse (einschließlich ambulatorischer Behandlung), soweit diese Entgelte nicht von einer Krankenanstalt im eigenen Namen vereinnahmt werden; Entgelt während Geldleistung aus der Krankenversicherung (Entgeltfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit, Wochenhilfe) wenn die Zuschüsse der Dienstgeberin/des Dienstgebers 50 % nicht erreichen sowie das Teilentgelt, das Lehrlingen bei Arbeitsunfähigkeit gebührt (Unterschiedsbetrag zwischen Krankengeld und Lehrlingsentschädigung); Ersatzleistung siehe II. Pkt. 13, Seite 27; Essenszuschüsse (in Bon) für Vertragsgaststätten; Fahrtkostenvergütung Ersatz der tatsächlichen Kosten für Fahrten mit Massenbeförderungsmitteln zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie für Fahrten im Auftrag der Dienstgeberin/des Dienstgebers (Dienstreisen); Familienbeihilfen nach dem Familienlastenausgleichsgesetz 1967; Familienheimfahrten soweit eine Dienstreise vorliegt; Vergütung für Familienheimfahrten lt. Kollektivvertrag; Fehlgeldentschädigungen (Zählgelder, Mankogelder, Schwundgelder, Geldverkehrszulagen), soweit sie 14,53 im Kalendermonat nicht übersteigen; Feiertagsentgelt - ist laut Arbeitsruhegesetz beitragspflichtig; 17

20 Bildung der Beitragsgrundlage Firmenbeteiligungen Der Vorteil aus der unentgeltlichen oder verbilligten Abgabe von Kapitalanteilen (Optionen im Sinne des 3 Abs. 1 Z 15c EStG 1988); Firmenpension nach Beendigung des Dienstverhältnisses Freie oder verbilligte Mahlzeiten, die die Dienstgeberin/der Dienstgeber an nicht in seinem Haushalt aufgenommene Dienstnehmerinnen/Dienstnehmer zur Verköstigung am Arbeitsplatz freiwillig gewährt; Freimilch an Dienstnehmerinnen/Dienstnehmer in milchverarbeitenden Betrieben; Freitrunk im Brauereigewerbe; Freiwillige soziale Zuwendungen Der Dienstgeberin/des Dienstgebers an alle Dienstnehmerinnen/Dienstnehmer oder bestimmte Gruppen seiner Dienstnehmerinnen/Dienstnehmer oder an den Betriebsratsfonds (an individuell nicht bestimmte Personen); Futterentschädigung für Wachhunde; Geburtsbeihilfe auf freiwilliger oder kollektivvertraglicher Basis; Geschenke (Sachgeschenke), die anlässlich der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen (z. B. Betriebsfeiern, Betriebsausflüge, kulturelle Veranstaltungen) üblich sind, soweit deren Kosten das herkömmliche Ausmaß nicht übersteigen ( 186,-- pro Person jährlich); Getränke, die die Dienstgerin/der Dienstgeber zum Verbrauch im Betrieb unentgeltlich oder verbilligt abgibt; Gruppenversicherungsprämien pro Person jährlich bis 300,-- beitragsfrei; Hausbesorger (gilt für Dienstverhältnisse, die vor dem abgeschlossen wurden) a) Materialkostenersatz: zur Gänze beitragspflichtig b) Lichtpauschale: zur Gänze beitragspflichtig; Haustrunk im Brauereigewerbe; Heimarbeiter UNKOSTENZUSCHLÄGE - besondere Lohnzuschläge bis 10 % des Entgeltes bzw. der 10 % des Entgeltes übersteigende Teil, soweit dieser im Einzelfall als Aufwandsersatz nachgewiesen wird; Heiratsbeihilfen, einmalige; Hundegelder lt. Kollektivvertrag für Berufsjäger; Instrumentengelder für Musikerinnen/Musiker; Internatskostenersatz nach dem Berufsausbildungsgesetz; Jubiläumsgelder und Jubiläumsgeschenke, die anlässlich eines Dienstnehmerjubiläums bei 20 und 25 Dienstjahren und anschließend nach einem Mehrfachen von fünf Dienstjahren gewährt werden; Jubiläumsgelder und Jubiläumsgeschenke, die anlässlich eines Firmen-(Dienstgeber-)jubiläums mit 20 und 25 Jahren und anschließend nach einem Mehrfachen von 10 bzw. 25 Jahren gewährt werden; Jubiläumsgelder und Jubiläumsgeschenke anlässlich eines DienstnehmerInnen- oder DienstgeberInnenjubiläums mit weniger als 20 Jahren sind hingegen beitragspflichtig; Kilometergelder siehe "Aufwandsersatz"; Krankenstandsaushilfen einmalige soziale Zuwendung; Landzulagen, soweit sie einen Aufwandsersatz darstellen; Mahlzeiten, freie oder verbilligte, siehe "freie oder verbilligte Mahlzeiten"; Mankogelder siehe "Fehlgeldentschädigungen"; Messegelder siehe "Auslagenersatz"; 18