Harmonisierung der Finanzkonsolidierung bei der TUI AG mit Hyperion Financial Management

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1 Harmonisierung der Finanzkonsolidierung bei der TUI AG mit Hyperion Financial Management 10. Oktober 2013 DOAG 2013, Berlin

2 Agenda 1. Vorstellung der R.S.V.P. und TUI 2. Unser Auftrag 3. Der Projektplan 4. Das Projektteam 5. Erfahrungen 6. Ausblick 7. Fragen

3 Chronik Wir haben Spuren hinterlassen 1971 Gründung der R.S.V.P. Unternehmensberatung GmbH, Frankfurt 1971 bis 1989 Auf- und Ausbau der Organisationsberatung, betriebswirtschaftliche Beratung und Interims-Management 1990 bis 1998 Aufbau der Aktivitäten in den Neuen Ländern und Ordnung der Geschäftsfelder als R.S.V.P. Consulting Beteiligungs-AG Unternehmensberatung und Interims-Management Personalberatung Kommunalberatung

4 Überblick R.S.V.P. Wir haben Spuren hinterlassen 1999 Gründung des Geschäftsbereiches IT- unterstützte Konzernsteuerung und Berichtswesen für die heutige R.S.V.P. Management Solutions und R.S.V.P. Software Solutions Beratungsaktivitäten im Umfeld Business Intelligence (BI) und Management Information Systems (MIS) mit den Schwerpunkten Legale Konzernkonsolidierung Unternehmensplanung Analyse und Reporting Infrastruktur Operative Unterstützung

5 Was uns besonders macht Know-how für perfekte Strategien Bei R.S.V.P. steht der Mensch im Mittelpunkt der Arbeit. Kombination betriebswirtschaftlicher und softwareorientierter Beratung Abdeckung einer umfassenden Wertschöpfungskette zur Lösung betriebswirtschaftlicher Aufgaben im Unternehmen Fachliche und technische Konzeption Implementierung vollständiger Lösungen Einbeziehung bestehender EDV-Lösungen Zielorientierung Schulungen/Workshops Coaching Ansatz

6 Auszug aus den letzten Jahren Kundenreferenzen

7 Überblick TUI AG Die TUI AG ist Europas führender Touristikkonzern Die drei Geschäftsbereiche TUI Travel, TUI Hotels & Resorts und TUI Kreuzfahrten bilden die World of TUI. 2011/12 Umsatz: Anzahl Mitarbeiter: 18,3 Milliarden Euro Mitarbeitern

8 Überblick TUI AG TUI Travel Die TUI Travel ist 2007 aus der Fusion der Vertriebs-, Veranstalter, Flug- und Zielgebietsaktivitäten des TUI Konzerns mit denen des ehemaligen britischen Reisekonzern First Choice Holidays PLC entstanden Das Geschäft gliedert sich in die drei Bereiche: Mainstream, Accommodation & Destinations und Specialist & Activity. Das Angebot umfasst eine breite Palette von Pauschalreisen bis hin zu speziellen Nischenprodukten, wie beispielsweise Yachtcharter, Expeditionen und Studentenreisen.

9 Überblick TUI AG TUI Hotels & Resorts Zum Konzern gehören 248 Hotels mit rund Betten in ca. 24 Ländern. Hierzu gehören unter anderem so bekannte Marken wie Robinson, Riu, Grecotel, Grupotel, Iberotel und Dorfhotel.

10 Überblick TUI AG Kreuzfahrten - Hapag-Lloyd Kreuzfahrten Zur Flotte gehören die Kreuzfahrtschiffe MS Europa 2 (5-Sterne-plus*), MS Europa (5-Sterne-plus*), MS Hanseatic (5-Sterne*), MS Bremen (4-Sterne-plus*) und MS Columbus 2 (4-Sterne*). TUI Cruises

11 Agenda 1. Vorstellung der R.S.V.P. und TUI 2. Unser Auftrag 3. Der Projektplan 4. Das Projektteam 5. Erfahrungen 6. Ausblick 7. Fragen

12 Die Ausgangslage TUI Travel PLC TUI AG Excel Financial Data Quality Management Erfassungsmasken Excel Erfassungsmasken Aggregation und Währungsumrechnung BOFC (Trace) Standard-Berichte und Berichtsbücher MS-Office (Smart View) PCE

13 Der Auftrag TUI Travel PLC TUI AG Excel Financial Data Quality Management Erfassungsmasken Standard-Berichte und Berichtsbücher MS-Office (Smart View)

14 Das Ergebnis MS-Office (Smart View) Excel Financial Data Quality Management Standard-Berichte und Berichtsbücher Erfassungsmasken

15 Agenda 1. Vorstellung der R.S.V.P. und TUI 2. Unser Auftrag 3. Der Projektplan 4. Das Projektteam 5. Erfahrungen 6. Ausblick 7. Fragen

16 Projektplan Was man nicht bespricht, bedenkt man auch nicht richtig! Johann Wolfgang von Goethe

17 Projektdurchführung Lösungen aus einer Hand: PROFITT Applikationsdesign Festlegung der Anforderungen Vor- und Nachgelagerte Einflüsse (z.b. System, Prozesse) Konzernstruktur Konsolidierungslogik Einladeprozess Systemtest Test aller Applikationsfunktionen Inhalt und Struktur der Ein- und Ausgabedaten Implementierung Planungsprozess Eingabefunktionen Testing und Training End-User Training Fachliche Unternehmensprozesse Analyseregeln Management Reporting Bereitstellung Projektdurchführung Produktivsystem Operativer Support Key User Training/Coaching Projekt-/Changemanagement

18 Projektplan

19 Projektplan Phase I Anbindung der TT PLC an das neue System, Deaktivierung des Altsystems Phase II Anbindung der restlichen TUI AG Gesellschaften, Deaktivierung der Altsysteme

20 Projektplan Phase I Erweiterung der bestehenden Applikation (TT PLC) mit den Anforderungen der TUI AG deutliche Erweiterung des Kontenplans Erweiterung der automatisierten Prozesse Übernahme der Altdaten (3 Jahre) und deren Abstimmung Schulung für Administratoren Auf Schulungen für die Enduser konnte verzichtet werden Im Rahmen der Übernahme der historischen Daten wurden Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse von den Usern parallel auf dem Alt- und Neusystem durchgeführt.

21 Projektplan Phase II Anbindung der restlichen TUI AG Gesellschaften Übernahme der Altdaten (1 Jahr) und deren Abstimmung Schulungen für die Enduser Im Rahmen der Übernahme der historischen Daten wurden Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse von den Usern parallel auf dem Alt- und Neusystem durchgeführt. Anbindung der heterogenen Vorsysteme

22 Agenda 1. Vorstellung der R.S.V.P. und TUI 2. Unser Auftrag 3. Der Projektplan 4. Das Projektteam 5. Erfahrungen 6. Ausblick 7. Fragen

23 Das Projektteam Das Projekteam der TUI AG bestand aus bis zu 20 Mitarbeitern, dazu gehörten: Ein Projektleiter (Koordination, Organisation) Zwei Projektleiter (Implementierung, Operativ) Das Projekteam der R.S.V.P. bestand aus 7 Mitarbeitern mit unterschiedlichen Fokus, aber auch Ein Projektleiter (Koordination, Organisation) Ein Projektmanager (Implementierung, Operativ)

24 Das Projektteam Projektleiter TUI AG Hauptaufgabe: Die Organisation und Kommunikation innerhalb des Projektes zu steuern und zu dokumentieren. Der Projektleiter war nicht in das operative Geschäft eingebunden.

25 Das Projektteam Projektleitung (operativ) Zwei Mitarbeiter der TUI AG Die Aufgabe bestand aus: Inhaltlicher Koordination während der Implementierung Koordination der weiteren Projektmitglieder

26 Das Projektteam Steering Board vier Führungskräften der TUI AG/TT PLC Projektleitung zwei operative Projektleiter ein bis zwei Vertretern der R.S.V.P. Management Solutions GmbH

27 Agenda 1. Vorstellung der R.S.V.P. und TUI 2. Unser Auftrag 3. Der Projektplan 4. Das Projektteam 5. Erfahrungen 6. Ausblick 7. Fragen

28 Erfahrungen Für den Gesamterfolg des Projektes waren aus unserer Sicht folgende Erfolgsfaktoren entscheidend: 1. Die operative Projektleitung der TUI AG war jederzeit im Projekt aktiv. 2. Das regelmäßige Zusammentreffen des Steering Boards hat allen Beteiligten Sicherheit in der Umsetzung gegeben. Stichwort: Kurze Entscheidungswege 3. Durch frühzeitige Einbindung der Wirtschaftsprüfer konnten alle relevanten Anforderungen zeitnah realisiert worden. 4. Die Fokussierung der R.S.V.P. auf ein Kernteam erfahrener Berater in der Umsetzung erwies sich als zielführend. 5. Trotz möglichen Remote-Zugang waren die Berater der R.S.V.P. mindestens 3 Tage je Woche vor Ort. 6. Ein eigener Projektraum mit notwendigem Equipment (Flip-Chart, Whiteboard, Ablage, ) wurde zur Verfügung gestellt.

29 Agenda 1. Vorstellung der R.S.V.P. und TUI 2. Unser Auftrag 3. Der Projektplan 4. Das Projektteam 5. Erfahrungen 6. Ausblick 7. Fragen

30 Ausblick Einführung von Essbase-Analytics-Link für die Datenhaltung älterer und simulierter Szenarien.

31 Ausblick Dashboard für Führungskräfte auf Basis Oracle Financial Management Analytics (Anwendung auch für Tablet-PC)

32 Ausblick Tax- Provision Berichtstool zur Steuerberichtserstellung

33 Ausblick Derzeit sind in Planung/Umsetzung/Diskussion: 1. Einführung von Essbase-Analytics-Link für die Datenhaltung älterer und simulierter Szenarien. 2. Dashboard für Führungskräfte auf Basis Oracle Financial Management Analytics (Anwendung auch für Tablet-PC) 3. Tax- Provision Berichtstool zur Steuerberichtserstellung

34 Agenda 1. Vorstellung der R.S.V.P. und TUI 2. Unser Auftrag 3. Der Projektplan 4. Das Projektteam 5. Erfahrungen 6. Ausblick 7. Fragen

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36 Fragen Dirk Wemhöner Geschäftsführer Mob / Dirk.Wemhoener@RSVPonline.de R.S.V.P. Management Solutions GmbH Stadtwaldgürtel Köln Tel / Fax /