Handbuch Version 9. Verlag für Standesamtswesen GmbH Frankfurt am Main Berlin

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1 Handbuch Version 9 Verlag für Standesamtswesen GmbH Frankfurt am Main Berlin Das Werk ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der Freigrenzen des Urheberrechts ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.

2 Inhaltsverzeichnis IKapitel I Aufbau von AutiSta 1 Die Bedienung Tastatur Maus Toolbar 4 2 Das Hauptmenü Menü Standesamt Menü Vorgang Menü Suchverzeichnisse Menü Listen Menü Extras Menü Register Menü Konfiguration Menü Hilfe 12 IIKapitel II Menü Konfiguration 1 Standesamt Standesamtsdaten Codetabellen Standesamtsoptionen Nummernvergabe Elektronische Kommunikation Kosten 17 2 Arbeitsplatz Ansicht Drucken Optionen Signatur 19 3 Benutzerverwaltung 19 4 Benutzerprofil 19 IIIKapitel III Funktionen 1 Starten und Schließen 20 2 Die Oberfläche von AutiSta Über der Eingabemaske Neben der Maske Unter der Maske Im Eingabebereich 21

3 Inhaltsverzeichnis 3 3 Navigation Logische Steuerung auf Masken Logische Steuerung der Druckauswahl Navigationsbefehle 22 4 Eingabehilfen Übernehmen, Kopieren und Übertragen Plus und Pluscode Autofill Gleich und Gleichcode Eingabe des Datums und der Uhrzeit Eingabe der Uhrzeit Ortsbuch Übernahme AutiSta-Zeichensatz Unicode-Eingabe 24 IVKapitel IV Arbeiten mit AutiSta 1 Bearbeitung von Erstbeurkundungen Vorgang neu anlegen, öffnen, suchen, löschen Vorgangsdaten übernehmen Vorgangsdaten eingeben Kosten in der Vorgangsbearbeitung Vorgang drucken Vorgang verfügen 28 2 Bearbeiten von Folgebeurkundungen Vorgang anlegen, öffnen, suchen, nacherfassen, löschen Anlass der Beurkundung Folgebeurkundungen bearbeiten und drucken Eintragung von Hinweisen 31 3 Suchverzeichnisse Suchen von Einträgen Familienbuchabgabeverzeichnis 32

4 IKapitel I Aufbau von AutiSta 1 Die Bedienung Die Bedienung von AutiSta erfolgt im ganzen Programm einheitlich mit der Tastatur und mit der Maus. Der besondere Bedienungskomfort von AutiSta auf den Eingabemasken wird im Kapitel III»Funktionen«beschrieben. 1.1 Tastatur Der AutiSta-Anwender benutzt die Tastatur für die Eingabe von Daten und Texten. Deshalb können auch alle Funktionen mit der Tastatur aufgerufen werden. In Dialogen bewegt sich der Benutzer mit der Tab-Taste. Die Enter- Taste, mit der er sich in Eingabemasken von einem Feld zum nächsten bewegt, löst in Dialogen immer den gerade aktivierten Befehl aus. 1.2 Maus Mit der Maus können alle Befehle ausgelöst werden, die auch mit der Tastatur erreicht werden. Die linke Maustaste bedient vorrangig die Vorgangsfunktionen und die Navigation. Über die rechte Maustaste werden Kontextmenüs aufgerufen. 1.3 Toolbar Die Befehle, die am häufigsten bei der Vorgangsbearbeitung verwendet werden, sind im Menü Vorgang und zusätzlich über die Toolbar aufrufbar. Sie sind mit der Maus erreichbar und werden durch Tooltips erläutert. 2 Das Hauptmenü Das Hauptmenü enthält die Untermenüs Standesamt, Vorgang, Suchverzeichnisse, Listen, Extras, Register, Konfiguration und Hilfe. Das Hauptmenü ist immer sichtbar und verfügbar.

5 Kapitel I Aufbau von AutiSta Das Hauptmenü Menü Standesamt Das Menü Standesamt enthält die vier Abteilungen für die Beurkundung und Folgebeurkundung im Eheregister, Lebenspartnerschaftsregister, Geburtenregister und Sterberegister. Die Abteilung Besondere Beurkundungen ist für die weiteren Beurkundungsaufgaben des Standesamts vorgesehen. Alle Abteilungen sind in Bereiche untergliedert. Für jedes Register wird ein Bereich Urkunden für die nachträgliche Ausstellung von Urkunden, Namensbescheinigungen und Registerausdrucken geführt Eheregister Mit dem Bereich Anmeldung der Eheschließung wird die Prüfung der Ehefähigkeit bearbeitet, im Bereich Eheschließung wird die Beurkundung durchgeführt und im Bereich Nachbeurkundung werden Eheschließungen im Ausland nachbeurkundet. Berichtigungen und nachträgliche Hinweise sowie deren Berichtigung werden in den Bereichen EB und EH bearbeitet. Für die Fortführung des Eheregisters sind die Bereiche Auflösung Gerichtsentscheid und durch Tod vorgesehen, sowie die Bereiche Nachträgliche Namensänderung und Religionszugehörigkeit. Die Ausstellung eines Ehefähigkeitszeugnisses wird im Bereich Ehefähigkeitszeugnis bearbeitet. Für die Nacherfassung der Erstbeurkundungen von Einträgen aus dem Heiratseintrag von Altregistern ist der Bereich EF eingerichtet worden. Anmeldung Erstbeurkundung Nachbeurkundung Berichtigungen Hinweise Religionszugehörigkeit Nachträgliche Namensänderung Auflösung Gerichtsentscheid Auflösung durch Tod Ehefähigkeitszeugnis Urkunden Nacherfassung EA EE EN EB EH EK EM ES ET EZ EU EF

6 Kapitel I Aufbau von AutiSta Das Hauptmenü Lebenspartnerschaftsregister Die Bearbeitung in der Abteilung Lebenspartnerschaftsregister entspricht derjenigen in der Abteilung Eheregister Geburtenregister Im Bereich Erstbeurkundung wird die Beurkundung von Inlands- und Auslandsgeburten durchgeführt. Für die Fortführung des Geburtenregisters sind die Bereiche Abstammung, Adoption, Nachträgliche Namensänderung, Religionszugehörigkeit und Transsexuelle vorgesehen. Weitere Bereiche sind für Berichtigungen und nachträgliche Hinweise eingerichtet worden. Der Bereich Testamentsverzeichnis gehört nicht zum Geburtenregister, ist ihm aber über die Testamentsverzeichnisnummer direkt zugeordnet. Der Bereich GF ist für die Nacherfassung von Altregistern und Übergangsbeurkundungen vorgesehen. Erstbeurkundung Abstammung Berichtigungen Adoption Hinweise Religionszugehörigkeit Transsexuelle Nachträgliche Namensänderung Testamentsverzeichnis Urkunden Nacherfassung GE GA GB GD GH GK GS GT GV GU GF

7 Kapitel I Aufbau von AutiSta Das Hauptmenü Sterberegister Die Abteilung enthält neben der Erstbeurkundung noch die Bereiche Berichtigungen und Hinweise. Erstbeurkundung Berichtigungen Hinweise Urkunden SE SB SH SU Besondere Beurkundungen In der Abteilung Besondere Beurkundungen werden die Bereiche Anerkennung der Mutterschaft und der Vaterschaft, Angleichungserklärung, Nachträgliche Namenserklärung (zum Namen in der Ehe und nach der Ehe), Nachträgliche Erklärung Kindesname und Kirchenaustritt geführt. Eine Sonderrolle spielt der Bereich Anerkennung ausländischer Entscheidungen, weil das Standesamt hier nur Anträge oder Vorlagen bearbeitet, aber keine Beurkundungen vornimmt. Anerkennung ausländischer Entscheidungen Angleichungserklärung Kirchenaustritt Nachträgliche Namenserklärung Nachträgliche Erklärung Kindesname Anerkennung der Vaterschaft Anerkennung der Mutterschaft BA BG BK BN BT BV BV 2.2 Menü Vorgang Das Menü Vorgang ist zugänglich, sowie ein Bereich geöffnet ist. Es ist aufgeteilt in Funktionen, mit denen ein Vorgang aufgerufen wird, und solche, die während der Vorgangsbearbeitung benötigt werden. Im Menü sind für jede Funktion die Funktionstasten oder die Tastenkombinationen angegeben. Die wichtigsten Funktionen sind auch über die Toolbar mit der Maus erreichbar.

8 Kapitel I Aufbau von AutiSta Das Hauptmenü Aufruf und Schließen eines Vorgangs Ein Vorgang wird über die Befehle Neu, Öffnen, Suchen oder Nacherfassung aufgerufen. Neu Öffnen Suchen Nacherfassen Alt F5 F5 F3 Strg N Während der Vorgangsbearbeitung sind die Befehle Speichern, Schließen, Abbrechen, Wiederherstellen und Löschen aktiv. Speichern Schließen Abbrechen Wiederherstellen Löschen Strg S Strg F4 Esc Strg W Strg L Anzeigen eines Eintrags Mit dem Befehl Eintrag anzeigen wird die Visualisierung des Eintrags, der zur Bearbeitung aufgerufen wurde, angezeigt. Eintrag anzeigen Strg T Drucken Mit dem Befehl Drucken wird in einem Vorgang der Dialog Druckauswahl aufgerufen. Der Aufruf der einzelnen Formulare in der Druckauswahl, die für den jeweiligen Vorgang auszudrucken sind, wird vom Anwender von den Verfügungsmasken aus gesteuert. Drucken F Datenübernahmen Mit den Befehlen Übernehmen, Kopieren und Übertragen werden die Daten eines Vorgangs in einen anderen Vorgang übertragen. Übernehmen Kopieren Übertragen Strg F5 Strg F8 Strg F9

9 Kapitel I Aufbau von AutiSta Das Hauptmenü Navigation Mit den Befehlen Zum Anfang, Zum Ende, Maske vor, Maske zurück und Gehe zu bewegt sich der Anwender innerhalb der Vorgangsbearbeitung. Die Funktion Gehe zu kann auf der Maske nicht in einem Eingabefeld auch mit der rechten Maustaste aufgerufen werden. Zum Anfang Zum Ende Maske vor Maske zurück Gehe zu Strg Bild h Strg Bild i Bild Bild i Strg F Vorgangslogik Die Vorgangslogik steuert den Ablauf der Bearbeitung nach der Datenlage des Vorgangs. Sie ist standardmäßig eingeschaltet. In Ausnahmefällen kann die Vorgangslogik mit der Funktion Vorgangslogik während der Vorgangsbearbeitung ausgeschaltet werden. Da die Datenlage anschließend nicht mehr automatisch auf den Ausgangszustand zurückgesetzt werden kann, ist das Ausschalten der Vorgangslogik nicht empfehlenswert. Sie wird deshalb schrittweise eingeschränkt und mit AutiSta 9.5 an eine Sonderberechtigung gebunden. Vorgangslogik Alt F Zusatznamen Mit der Funktion Ausländ. Namensart werden die Felder für die Angabe einer ausländischen Namensart für die Namensfelder ein- und ausgeschaltet. Sie sind standardmäßig ausgeschaltet. Ausländ. Namensart Strg F Unicode-Eingabe In allen Eingabefeldern ist der Aufruf der Unicode-Eingabe mit Strg A möglich. Die Tabelle ist aufgeteilt in Europa und Türkei sowie Vietnam. Das Zeichen, auf dem der Cursor steht, wird vergrößert angezeigt. Zusätzlich wird der Code angegeben, der aber nur verwendbar ist, wenn die Tastatur über einen Ziffernblock verfügt.

10 Kapitel I Aufbau von AutiSta Das Hauptmenü 10 Die diakritischen Zeichen werden nicht mit allen Schriften identisch dargestellt. So zeichnet die Verdana, die mit AutiSta auf den Masken am Bildschirm verwendet wird, einzelne Zeichen anders als die Courier, mit der die Ausdrucke der Formulare erstellt werden. Beide Darstellungen sind korrekt. Unicode-Eingabe Strg A 2.3 Menü Suchverzeichnisse Das Menü Suchverzeichnisse enthält die Suchverzeichnisse für die Abteilungen Eheregister, Lebenspartnerschaftsregister, Geburtenregister und Sterberegister. In diese Verzeichnisse sind die Namenverzeichnisse der Altregister übernommen worden. Die Suchverzeichnisse können für Altregister nacherfasst werden. Das Suchverzeichnis Familienbuch stellt eine Besonderheit dar: Dieses Verzeichnis, das aus dem Abgabeverzeichnis für das Familienbuch entstanden ist, dient ausschließlich zur Prüfung der Bestände, insbesondere der Familienbücher, die auf Antrag angelegt wurden, und zum Auffinden der als Eheeintrag fortzuführenden Familienbücher, sofern sie nicht nach dem Kennzeichen sortiert sind. Suchverzeichnisse für die Beurkundungen von Namensänderungen und Kirchenaustritten sind vom Gesetzgeber nicht gefordert. Aufgrund der Anforderungen aus der Praxis der Standesämter sind diese Verzeichnisse eingerichtet worden. Die Suchverzeichnisse können jederzeit während der Vorgangsbearbeitung aufgerufen werden. 2.4 Menü Listen Im Menü Listen werden Listen für Veröffentlichungen, Namenverzeichnisse, Vorgänge, Zurückgestellte Vorgänge, Löschen zu den Akten, die Vornamenstatistik, die Familienbuch Abgabe und die Auswertungen angeboten. Im Listendruck Veröffentlichungen werden die Listen für jede Abteilung im XML-Format oder als PDF angeboten. Der Zeitraum muss angegeben werden. Im Listendruck Namenverzeichnisse kann für jedes Register für den im Dialog bestimmten Zeitraum ein Namenverzeichnis ausgedruckt werden. Der Ausdruck der Listen ist nicht vorgeschrieben. Im Listendruck Vorgänge werden pro Abteilung Vorgangslisten für die Erstbeurkundungen angeboten, die mit unterschiedlicher Sortierung ausgestellt werden können.

11 Kapitel I Aufbau von AutiSta Das Hauptmenü 11 Der Listendruck zurückgestellter Vorgänge wird nach Abteilungen und Zeiträumen angestoßen und kann beliebig sortiert werden. Mit dem Menü Löschen zu den Akten werden die zu den Akten verfügten Vorgänge bereichsweise gelöscht. Zu Kontrollzwecken wird eine Liste zum Ausdruck angeboten. Die Vornamenstatistik wird nach Zeiträumen ausgewählt. Die Anzahl der Vornamen, die angezeigt werden sollen, ist standardmäßig mit 30 angegeben, kann aber beliebig hochgesetzt werden. Die Statistik kann als PDF- oder als CSV-Datei erzeugt werden. In diesem Format kann sie von der Gesellschaft für deutsche Sprache weiterverarbeitet werden. Im Listendruck Familienbuchabgabeverzeichnis werden drei Listen angeboten, die Liste der noch zu prüfenden Familienbücher, der im eigenen Amt fortzuführenden und der bereits abgegebenen Familienbücher. Die Listen können nach dem Kennzeichen und der Familienbuchnummer sortiert werden, die Liste der abgegebenen auch nach dem Abgabedatum. Die Auswertungen des Standesamts für die interne Statistik können pro Abteilung vom Anwender für bestimmte Zeiträume angezeigt und ausgedruckt werden. In Einzelfällen können die Listen auch bearbeitet werden. 2.5 Menü Extras Das Menü Extras enthält die Aufrufe der Elektronischen Mitteilungen, Export und Import von Verzeichnissen, den Posteingang und den Postausgang. Die Elektronischen Mitteilungen öffnen die Dialoge für die Lieferung von elektronischen Mitteilungen. Jede Mitteilung, die in der Druckauswahl für die elektronische Versendung verfügt wurde, wird automatisch in diesen Dialog eingestellt. Von hier aus kann die Lieferung erstellt oder gelöscht werden. Die Lieferungen werden nach der Lieferung automatisch archiviert und stehen über den Befehl Archiv für Rückfragen zur Verfügung. Die Menüpunkte Export und Import von Verzeichnissen dienen zum Exportieren und Importieren von Dateien, die von einer anderen AutiSta-Anwendung erstellt worden sind. Sie werden für die Versendung der Einzelverzeichnisse an ein Generalregister (zum Beispiel in Hamburg) verwendet, sowie bei der Zusammenlegung von Standesämtern.

12 Kapitel I Aufbau von AutiSta Das Hauptmenü 12 Der Posteingang zeigt den Posteingang auf dem AutiSta-Server an, nicht in der lokalen Datenbank. Posteingang F11 Im Posteingang werden die eingegangenen Mitteilungen aufgerufen, überprüft und bei Bedarf ausgedruckt, bevor sie nach AutiSta übernommen werden. Postausgang F12 Im Postausgang können die über den Druckdialog gesendeten XPersonenstandsmitteilungen eingesehen und für das Senden an die Zielbehörde freigegeben werden. 2.6 Menü Register Im Menü Register werden die Funktionen Sperrvermerk, Jahresabschluss und Nacherfassung abschließen angeboten. Ein Sperrvermerk kann nur gesetzt werden, wenn ein epr-server angeschlossen ist. Er wird für einen bestimmten Eintrag in einem bestimmten Register eines bestimmten Standesamts gesetzt. Der Listendruck Jahresabschluss ist für die Übergangsregister vorgesehen. Das Jahresabschlussprotokoll wird pro Register erstellt. Es betrifft nur Erstbeurkundungen. Mit der Funktion Nacherfassung abschließen wird ein nacherfasster Eintrag, der versehentlich bei der Vorgangsbearbeitung nicht als abgeschlossen gekennzeichnet wurde, im elektronischen Register als abgeschlossen markiert. 2.7 Menü Konfiguration Das Menü Konfiguration betrifft die Konfiguration der Standesamtsdaten für das gesamte Standesamt, der einzelnen Arbeitsplätze im Standesamt, die Benutzerverwaltung und das Benutzerprofil des jeweiligen Anwenders (siehe Kapitel II»Konfiguration«). 2.8 Menü Hilfe Das Menü Hilfe bietet Aktuelles, die Support Informationen und das Impressum. Das Menü Aktuelles enthält die aktuellen Informationen zur Auslieferung. Sie werden zu jedem Update von AutiSta erstellt und beschreiben die Änderungen, die mit dem letzten Update vorgenommen wurden.

13 Kapitel I Aufbau von AutiSta Das Hauptmenü 13 In den Support Informationen sind die Angaben zum Programmstand, zu den Verzeichnissen, in denen das Programm installiert ist, zur eingesetzten Datenbank und über die lokalen Druckereinstellungen zusammengefasst. Das Impressum enthält den Urheberrechtsvermerk und die Angaben über die eingesetzte Programmversion.

14 IIKapitel II Menü Konfiguration 1 Standesamt 1.1 Standesamtsdaten In den Standesamtsdaten werden alle Daten, die das Standesamt direkt betreffen, zentral verwaltet. Sie stehen an jedem Arbeitsplatz bei der Vorgangsbearbeitung zur Verfügung und werden mit der Funktion + übernommen. Das Programm verwendet die Standesamtsdaten außerdem automatisch bei allen Ausdrucken für die Absenderangaben Das Standesamt Die Bezeichnung der Behörde ist Standesamt. Der Name des Standesamts ist in der Regel der Name der Gemeinde. Die Behördennummer ist die 8-stellige Kennziffer des Standesamts, die das Statistische Landesamt vergibt und die sich aus den Schlüsseln für das Bundesland, den Kreis, die Gemeinde und das Standesamt zusammensetzt. Die interne Nummer ist die Nummer, mit der das Standesamt im Rahmen der verwalteten Standesämter geführt wird. Die Anschrift des Standesamts sowie die Telefon- und Faxnummern werden vor allem in den Mitteilungen verwendet. Als -Adresse sollte die Adresse eingetragen werden, die auf den Mitteilungen verwendet werden soll, z. B. standesamt@oberursel.de. Um Ländervorschriften bei der Steuerung von Masken und Formularen berücksichtigen zu können, muss das Bundesland über die Listbox angegeben werden. Die Ordnungsnummer wird dem Standesamt vom Finanzamt für die Mitteilungen der Sterbefälle zugewiesen Meldebehörde Für die eigene Meldebehörde stehen eine elektronische und eine postalische Anschrift zur Verfügung. Die elektronische Anschrift enthält den allgemeinen Gemeindeschlüssel AGS und die elektronische Kennung EVK für das in der Meldebehörde eingesetzte Verfahren. Die EVK wird von der Meldebehörde bereitgestellt Weitere Aufgaben Wenn die Mitarbeiter im Standesamt auch für die Ordnungsbehörde oder die Friedhofsverwaltung tätig sind, sind die Bezeichnung und der Name der Behörde einzugeben und die Unterschrift, die auf den Formularen verwendet wird. Sind diese Felder leer, werden bei der Vor-

15 Kapitel II Menü Konfiguration Standesamt 15 gangsbearbeitung eines Sterbefalls die Masken für die Ordnungsbehörde und die Friedhofsverwaltung nicht aufgerufen. Die Felder für den Kirchenaustritt sind nur für das Saarland vorgesehen. Dort ist für den Kirchenaustritt die jeweilige Gemeinde- oder Stadtverwaltung zuständig Weitere Behörden Die hier eingetragenen Anschriften für die eigene Aufsichtsbehörde, die Ausländerbehörde und das Jugendamt sind auf allen Anschriftenmasken mit der Funktion + erreichbar OLG Für die Anträge auf Befreiung von der Beibringung des Ehefähigkeitszeugnisses und die Anträge auf Anerkennung ausländischer Entscheidungen ist nicht immer dasselbe Oberlandesgericht zuständig. Die Zuordnung erfolgt auf der Maske OLG. Die Kurzbezeichnung, zum Beispiel OLG Frankfurt am Main, wird für die Absenderangabe verwendet. In den Anschriftenmasken sind die Angaben mit der Funktion + erreichbar. 1.2 Codetabellen Die Angaben aus den Codetabellen werden bei der Vorgangsbearbeitung in den entsprechenden Maskenfeldern zur Übernahme mit einem Pluscode [+ und Code] aufgerufen. Für die Konfiguration der Codetabellen stehen die Funktionen Neu, Bearbeiten, Löschen, Exportieren, Importieren und Ok zur Verfügung. Die Einstellungen werden sofort an allen Arbeitsplätzen wirksam Veränderbare Codetabellen Im Menü Codetabellen werden die folgenden freien Codetabellen von den Mitarbeitern des Standesamts angelegt und gepflegt. Die Tabelle der Verwalteten Standesämter enthält alle Standesämter, deren Personenstandsbücher jetzt hier fortgeführt werden. Neben der internen ein- bis zweistelligen Nummer wird die Behördennummer eingetragen, die dem verwalteten Standesamt vor der Zusammenlegung mit dem heute aktiven Standesamt von seinem Statistischen Landesamt zugewiesen worden war. Hatte das Standesamt nie eine eigene Behördennummer, muss ihm das aktive Standesamt eine Nummer zuordnen, wenn es die Altregister nacherfassen will und das verwaltete Standesamt an der elektronischen Kommunikation teilnehmen

16 Kapitel II Menü Konfiguration Standesamt 16 soll. Das Feld Referenz auf fremdes Standesamt ist für die Fälle nach Nr PStG-VwV vorgesehen. Die Tabelle Standesbeamte enthält die Angaben zu einzelnen Mitarbeitern im Standesamt, wie sie für den Ausdruck auf Urkunden, Mitteilungen und anderen Dokumenten verwendet werden. In der Tabelle Orte/Standesämter wurden Orte und Standesämter aufgenommen, die bei der Vorgangsbearbeitung besonders häufig vorkommen, zum Beispiel Nachbargemeinden. Orte und Standesämter, die durch die Integration des Ortsbuchs bedient werden können, sollten nicht eingetragen werden. Die Codetabelle Straßen wird mehr und mehr ersetzt durch Straßenverzeichnisse, die aus anderen Verfahren der Gemeinde übertragen wurden. Berufe werden nicht mehr in die Register eingetragen. Sie werden nur noch im Bereich SE für die Mitteilungen an die Finanzbehörde und das Nachlassgericht verwendet. Schriftlich Anzeigende werden nur noch im Kontrollausdruck der Anzeige ausgedruckt. Der Code wird aber auch auf den Masken verwendet, im Geburtenregister für Geburtsort und Straße, im Sterberegister für Sterbeort und Straße. Mündlich Anzeigende sind vor allem die Bestatter, die aber auch schriftlich anzeigen können. Die Codetabelle Dolmetscher ist für Dolmetscher vorgesehen. Die Behörden-Adressen sind mit den Bezeichnungen der ausländischen Standesämter für die Mitteilungen nach dem Übereinkommen vom 4. September 1958 über den internationalen Austausch von Auskünften in Personenstandsangelegenheiten vorbelegt. Die Codetabelle Trausäle wird in den Bereichen EA, EE, LA und LE verwendet. Die Codetabelle Erklärungen ist für individuelle Texte und Textbausteine des Standesamts an verschiedenen Stellen vorgesehen, zum Beispiel für die Mitteilungen an die Eheschließenden und die Lebenspartner sowie für die Versicherung an Eides Statt der beteiligten Personen. Die Codetabelle für Friedhöfe wird verwendet, wenn den Mitarbeitern des Standesamts auch die Aufgaben der Friedhofsverwaltung übertragen wurden. In der Codetabelle Rechnung wird eingetragen, mit welcher Bezeichnung die Rechnungen im Standesamt ausgestellt werden. In der Codetabelle Rechtsgrundlagen werden die Texte hinterlegt, die als Rechtsgrundlage auf den Rechnungen ausgedruckt werden.

17 Kapitel II Menü Konfiguration Standesamt Unveränderbare Codetabellen Unveränderbare Codetabellen enthalten Schlüssel, die auch außerhalb des Standesamts verwendet werden, zum Beispiel bei der Datenübermittlung nach XPersonenstand. Dazu gehören unter anderem die Staaten und die Staatsangehörigkeit, der Familienstand, die Religionszugehörigkeit und die vorgelegten Urkunden. 1.3 Standesamtsoptionen Mit den Standesamtsoptionen werden pro Abteilung Einstellungen vorgenommen, die im ganzen Programm auf allen Arbeitsplätzen wirksam werden. Mit den Optionen für die Mitteilungen wird festgelegt, welche Mitteilungen elektronisch versendet werden. Mit der Option Programme wird festgelegt, ob mit dem Aufruf des Druckdialogs grundsätzlich gespeichert werden soll. 1.4 Nummernvergabe Mit der Funktion Nummernvergabe werden die Startwerte für die vier Register eingestellt. Sie können hier auch zurückgesetzt werden, wenn Eintragsnummern frei geworden sind. Die Startwerte für Vorgangsnummern können pro Bereich vergeben werden. 1.5 Elektronische Kommunikation Mit der Konfiguration elektronische Kommunikation werden alle Einstellungen vorgenommen, die für die elektronische Kommunikation mit dem Register und über den Posteingang erforderlich sind. Bei der Konfiguration, die der Administrator vornehmen sollte, ist die entsprechende Installationsanleitung zu beachten. 1.6 Kosten Auswahl Die Kosten werden vom Benutzerverwalter pro Abteilung konfiguriert. In AutiSta sind die Kostentatbestände und die Kosten nach der Verordnung des Hessischen Ministeriums des Inneren und für Sport vorkonfiguriert. Für die Konfiguration der Codetabellen stehen die Funktionen Neu, Bearbeiten, Löschen, Exportieren, Importieren und OK zur Verfügung.

18 Kapitel II Menü Konfiguration Arbeitsplatz Bearbeitung Für jeden Kostentatbestand wird der Code festgelegt, die Bezeichnung und der Preis. Zusätzlich können die Daten für die Kasse und ein von der Bezeichnung abweichender Text für die Rechnungsausstellung aufgenommen werden. Wenn das Feld voreingestellt angekreuzt ist, wird die Position immer bei der Kostenerfassung in der Vorgangsbearbeitung angezeigt Export und Import Die Funktionen Exportieren und Importieren sind für Rechenzentren vorgesehen, die dieselben Kosteneinstellungen für mehrere AutiSta- Mandanten verwenden wollen. 2 Arbeitsplatz 2.1 Ansicht Jeder Anwender legt für seinen Arbeitsplatz die Ansicht fest. Er kann die Anzeige der Werkzeugleiste ein- und ausschalten, die Anzeige der Historie, die Größe des Anwendungsfensters und die Position der Dialoge. 2.2 Drucken Für jeden Arbeitsplatz, von dem aus gedruckt werden soll, muss mindestens ein Drucker konfiguriert werden. In der Tabelle Druckerkonfiguration werden die Einstellungen festgelegt. In der Spalte Ziel sind die Einstellungen für das Familienbuch, das Standardformat A4 und für die Urkunden im Dokumentenformat vorgesehen. Durch einen Haken am Druckersymbol in der Statusspalte wird angezeigt, welcher Drucker als Standarddrucker verwendet werden soll. Ausdrucke, die nicht über den Druckdialog erzeugt werden (z. B. Listen), werden immer an den Standarddrucker gesendet. In der Spalte Druckername werden die installierten Drucker in einer Listbox zur Auswahl angeboten. In der Spalte Papierquelle wird der Schacht für das in Spalte Ziel angegebene Format vorgegeben. Bei dieser Einstellung müssen auch die Hinweise der jeweiligen Druckeranleitung beachtet werden. Bei Verwendung eines Duplexdruckers ist in der Spalte Duplexmodus anzugeben, ob für das konfigurierte Ziel beidseitig, einseitig oder nach dem Standard des Druckers gedruckt werden soll.

19 Kapitel II Menü Konfiguration Benutzerverwaltung 19 In der letzten Spalte Status wird angezeigt, ob die ausgewählte Kombination aus Druckername, Papierquelle und Duplexmodus auf dem System verfügbar ist. Wenn nicht, erscheint eine Warnung. Für die Konfiguration stehen die Funktionen Neu, Löschen, Erweitert, Verwalten, OK und Abbrechen zur Verfügung. Die Funktion Erweitert sieht den Druck von Testseiten vor und lässt weitere Einstellungen zu dem jeweiligen Drucker zu. Hinter der Funktion Verwalten verbergen sich die Übernahme und der Export und Import der Druckereinstellungen. Mit der Übernahme werden Druckereinstellungen innerhalb eines Standesamts von einem auf den anderen Arbeitsplatz kopiert. Mit importieren importiert der Anwender vorkonfigurierte Druckereinstellungen aus dem Internet. Mit exportieren exportiert der Administrator im Rechenzentrum Druckereinstellungen in verschiedene Standesämter. 2.3 Optionen Die Option, ob zweiseitige Formulare getrennt ausgedruckt werden sollen, kann für jeden Arbeitsplatz individuell eingestellt werden. 2.4 Signatur Für die Erzeugung der elektronischen Signatur stehen mehrere verschiedene Softwareprodukte zur Auswahl. Die eingesetzte Software wird aus der Listbox übernommen. Die elektronische Signatur ist nur möglich, wenn auf dem AutiSta-Client die entsprechende Signatursoftware installiert und konfiguriert wurde. 3 Benutzerverwaltung Die Benutzerverwaltung ist Aufgabe des Administrators. Ausführlicher wird im Sicherheitshandbuch auf diesen Abschnitt eingegangen. 4 Benutzerprofil Mit dem Menü Benutzerprofil verwaltet der Anwender sein Kennwort. Außerdem wird die Berechtigungsstufe für die Arbeit mit dem epr angezeigt.

20 IIIKapitel III Funktionen 1 Starten und Schließen Wie das Programm am Arbeitsplatz der Anwender gestartet wird, bestimmt der Administrator. Der Anwender meldet sich im Feld Benutzer mit seinem Kürzel und im Feld Kennwort mit seinem Kennwort an. Beide sind in der Benutzerverwaltung konfiguriert worden. Das Programm prüft anhand dieser Daten, ob der Anwender berechtigt ist, mit AutiSta zu arbeiten. Das Programm wird mit dem Befehl Alt-F4 geschlossen. Sicherheitshalber öffnet sich ein Dialog mit der Frage, ob AutiSta wirklich beendet werden soll. Dabei werden alle Daten gespeichert. 2 Die Oberfläche von AutiSta 2.1 Über der Eingabemaske Die Eingabemasken haben alle den gleichen Aufbau. In der Titelzeile des Anwendungsfensters wird angezeigt, mit welcher Programmversion gearbeitet wird. Daneben steht der Name des Standesamts und in eckiger Klammer der Name des Benutzers. Die zweite Zeile enthält das Hauptmenü. Darunter ist die Toolbar angeordnet (siehe Kapitel I»2 Das Hauptmenü«). In der Überschrift wird das Kürzel des Bereichs angegeben, in dem gearbeitet wird. 2.2 Neben der Maske Auf der rechten Seite der Maske sind die Abteilungen und Bereiche aufgeführt. In der Historie darunter werden die zuletzt bearbeiteten Vorgänge angezeigt. Sie können direkt mit der Maus geöffnet werden. 2.3 Unter der Maske Am Fuß der Eingabemaske befindet sich die Statuszeile mit den aktiven Eingabehilfen, den Hinweisen zu einzelnen Maskenfeldern sowie dem Impressum des Verlags.

21 Kapitel III Funktionen Navigation Im Eingabebereich Überschrift Sowie ein Vorgang aufgerufen ist, wird in der Überschrift neben dem Bereichskürzel der Name der Eingabemaske angegeben, zum Beispiel EE Vorbereitung Eheschließung. Im Eingabebereich wird die Vorgangsnummer angezeigt, die Registernummer, wenn sie schon vergeben wurde, und der Name der Beteiligten Datenformate Die meisten Eingabefelder sind Textfelder. Für viele Textfelder sind Eingabehilfen vorgesehen (siehe Kapitel III»4 Eingabehilfen«). Für die Angabe des Datums werden spezielle Datumsfelder angeboten; das Tagesdatum kann mit dem Befehl + eingegeben werden. Felder, in denen eine Anzahl einzugeben ist, sind Zahlfelder. Einzelne Felder erwarten einen Buchstaben, zum Beispiel das Feld Geschlecht, für das die Eingabe m, w und leer zugelassen ist. Welche Eingabe das Programm erwartet, wird mit dem Hinweis auf der Statuszeile beschrieben Datenkonsistenz Das Programm erzwingt grundsätzlich nicht, dass alle Felder, die für die Register erwartet werden, ausgefüllt sind. Wenn für die Eintragung in das Register Daten fehlen, wird ein Warnhinweis gegeben. Nur wenn Pflichtfelder der epr-schnittstelle fehlen, wird die Verfügung in das Register nicht angenommen. 3 Navigation 3.1 Logische Steuerung auf Masken Die einzelnen Vorgänge im Standesamt sind von unterschiedlicher Komplexität. Um die Bearbeitung so effizient wie möglich zu machen, wird der Benutzer durch Auswertung der eingegebenen Daten und durch spezielle Steuerfelder bei der Fallbearbeitung geführt. 3.2 Logische Steuerung der Druckauswahl Die Druckauswahl wird ausschließlich über die Verfügungsmasken gesteuert. Die Verfügungen werden der Datenlage des Vorgangs entsprechend vorbelegt.

22 Kapitel III Funktionen Eingabehilfen Navigationsbefehle Die Befehle für die Navigation in den Vorgängen befinden sich in der Toolbar und im Menü Vorgang. 4 Eingabehilfen 4.1 Übernehmen, Kopieren und Übertragen Daten, die in einem Bereich erfasst wurden und in einem anderen Bereich wieder verwendet werden sollen, können übernommen oder kopiert werden. Die Funktion Kopieren kopiert ausschließlich Vorgänge innerhalb eines Bereichs. Sie ist speziell für Mehrlingsgeburten gedacht und kopiert alle Daten mit Ausnahme des Vornamens und Geschlechts des Kindes und der Geburtszeit. Mit Übernehmen werden die Daten im Zielbereich aus dem Quellbereich übernommen. Mit Übertragen werden die Daten aus dem Quellbereich in den Zielbereich übertragen. Welche Funktion jeweils aktiv ist, wird im Menü Vorgang sichtbar. 4.2 Plus und Pluscode Die Eingabehilfen, die mit + und ++ in der Statuszeile angezeigt werden, haben die folgende Bedeutung: Mit + werden die jeweils passenden Daten übernommen, die in den Standesamtsdaten konfiguriert wurden. Mit + werden aus den Standesamtsdaten auch ganze Anschriften übernommen, zum Beispiel die Anschrift des zuständigen OLG s für Anträge auf Befreiung von der Beibringung des Ehefähigkeitszeugnisses. In Datumsfeldern, für die + angezeigt ist, wird damit das Tagesdatum übernommen. Mit ++ wird die Codetabelle geöffnet, die für das Feld vorgesehen ist. Mit + und dem passenden Code kann der Inhalt direkt übernommen werden, zum Beispiel im Feld Staatsangehörigkeit mit +f französisch. Mit ++ können auch komplexe Angaben übernommen werden, zum Beispiel die eines Dolmetschers, der regelmäßig tätig wird, oder die Anschriften von Behörden, sofern sie nicht im Ortsbuch stehen.

23 Kapitel III Funktionen Eingabehilfen Autofill Die Funktion Autofill ist für alle Felder vorgesehen, zu denen eine Codetabelle hinterlegt ist. Autofill ergänzt die Eingabe automatisch, zum Beispiel im Feld Staatsangehörigkeit die Eingabe f durch fidschianisch und fr durch französisch. Die Funktion ist nicht aktiv, wenn der Code direkt mit + und Code eingegeben wird. 4.4 Gleich und Gleichcode Mit Gleich (= oder #) wird der Inhalt aus einem Eingabefeld in ein anderes Eingabefeld übernommen. Die Funktion wird nur angeboten, wenn die Beziehung eindeutig ist. Mit == oder ## wird eine Auswahl von Daten zur Übernahme angeboten, zum Beispiel die Namen der Eltern für die Neubestimmung des Familiennamens des Kindes. Mit #mf zum Beispiel wird direkt der Familienname der Mutter übernommen. 4.5 Eingabe des Datums und der Uhrzeit Für die Eingabe des Datums in der Reihenfolge Tag, Monat und Jahr gibt es verschiedene Möglichkeiten: Das Tagesdatum wird durch + eingegeben. Für das Jahr reicht die Angabe der letzten zwei Stellen aus. Das Programm ergänzt automatisch durch 01 bis 12 durch 2001 bis 2012 und 13 bis 99 durch 1913 bis Für ein Datum im laufenden Jahr genügt die Eingabe von Tag und Monat; Beispiel: 0101 für Für ein Datum im laufenden Monat genügt die Eingabe des Tages, Beispiel: 01 für Das Datum kann auch konventionell mit eingegeben werden.

24 Kapitel III Funktionen Eingabehilfen Eingabe der Uhrzeit Die Uhrzeit wird durch Stunde und Minute angegeben. Beispiel: 1200 für 12:00 Beim Übergang von der Sommerzeit auf die Winterzeit ist für die Stunde zwei jeweils 2A oder 2B anzugeben, Beispiel 2 a für 2A:00, 2 b für 2B: Ortsbuch Übernahme Durch Eingabe des Kleiner-Zeichens < in Anschriftenmasken wird das Ortsbuch aufgerufen; der Befehl sucht die Anschriften von Standesämtern, Meldebehörden, Jugendämtern, Ausländerbehörden und Konsulaten über den jeweils passenden Ort. Die Anschrift des Geburtsstandesamts zum Beispiel wird über den Geburtsort gesucht. Die gewünschte Anschrift wird an einen Dialog übergeben, in dem auch gesucht werden kann. Die Anschrift wird aus dem Dialog in die Maske übernommen. Gibt es für einen Ortsnamen mehrere Einträge im Ortsbuch, zum Beispiel Orte, die inzwischen zu einer anderen Gemeinde gehören, wird eine Liste angezeigt, aus der die richtige Anschrift ausgewählt werden kann. 4.8 AutiSta-Zeichensatz Unicode-Eingabe Mit dem AutiSta-Zeichensatz werden alle Unicode-Zeichen angeboten, die im Standesamt zu verwenden sind (siehe Kapitel I»2.2.7 Unicode- Eingabe«). Unicode Eingabe Strg A

25 IVKapitel IV Arbeiten mit AutiSta 1 Bearbeitung von Erstbeurkundungen 1.1 Vorgang neu anlegen, öffnen, suchen, löschen Für jede Erstbeurkundung wird zuerst ein Vorgang angelegt. Ein neuer Vorgang wird über die Bereichsleiste aufgerufen, über die Toolbar, über das Menü Vorgang oder direkt mit der Tastenkombination Alt + F5. Jeder neue Vorgang erhält eine Bereichskennung und eine laufende Nummer, zum Beispiel EA 12/11. Die Nummer wird während der Vorgangsbearbeitung in der obersten Zeile der Maske angezeigt. Ein Vorgang, dessen Bearbeitung unterbrochen wurde, kann auf verschiedene Weise wieder geöffnet werden; entweder direkt aus der Historie heraus, oder genauso wie ein neuer Vorgang über die Bereichsleiste, die Toolbar, das Menü Vorgang oder mit der Funktionstaste F5. Ein vorhandener Vorgang kann nur in dem Bereich gesucht werden, in dem er angelegt wurde. Auch hier kann die Suche über die Bereichsleiste, die Toolbar, das Menü Vorgang oder direkt mit der Funktionstaste F3 aktiviert werden. Ein Vorgang kann gelöscht werden. Der Befehl wird über das Menü Vorgang aufgerufen oder direkt mit der Tastenkombination Strg + L. Vorgang neu Vorgang öffnen Vorgang suchen Vorgang löschen Alt F5 F5 F3 Strg L 1.2 Vorgangsdaten übernehmen Werden in einem Vorgang dieselben Daten benötigt wie in einem anderen Vorgang, zum Beispiel die Daten des Vaters aus der Anerkennung der Vaterschaft im Bereich BV für die Folgebeurkundung im Geburtenregister im Bereich GA, können die Daten aus dem einen Bereich in den anderen übertragen werden.

26 Kapitel IV Arbeiten mit AutiSta Bearbeitung von Erstbeurkundungen 26 Dafür sind die drei Befehle Übernehmen, Kopieren und Übertragen vorgesehen. Sie werden über das Menü Vorgang aufgerufen oder direkt über die Tastenkombination. Übernehmen Kopieren Übertragen Strg F5 Strg F8 Strg F9 1.3 Vorgangsdaten eingeben Zur Eingabe der Daten stehen dem Benutzer verschiedene Eingabehilfen zur Verfügung. Das Feld Anlass Beurkundung auf den Eingabemasken hat eine wichtige steuernde Bedeutung für die Vorgangsbearbeitung. Die Eingabe sollte deshalb immer über den Aufruf der Codetabelle mit ++ erfolgen oder mit dem Code selbst, also +g, +g36 für ( 36 PStG), +s, +s36 zum Beispiel. 1.4 Kosten in der Vorgangsbearbeitung Eingabe der Kosten Um die Kosten, die in einem Vorgang anfallen, eingeben zu können, wird der Dialog Kosten und Rechnungsdaten mit Strg + K aufgerufen. Der Dialog kann in jedem Stadium der Vorgangsbearbeitung aufgerufen werden. Auf der Kostenmaske werden die Kosten angezeigt, die in der Konfiguration für die jeweilige Abteilung mit dem Kennzeichen Voreingestellt versehen sind. Die Kostentatbestände werden aus der Codetabelle übernommen. Die Anzahl wird in dem ersten Feld eingegeben. Das Feld wird mit der Taste Tab oder mit der Maus verlassen. In die rechte Spalte werden die Kosten automatisch aus der Codetabelle eingetragen. Die Kosten werden von AutiSta addiert. Ist die Summe größer Null, wird die Rechnung in den Druckdialog eingestellt. Ist Gebührenermäßigung vorgesehen, können die vorbelegten Kosten geändert werden. Kosten Feld verlassen Strg K Tab

27 Kapitel IV Arbeiten mit AutiSta Bearbeitung von Erstbeurkundungen Rechnungsdaten Ist Gebührenbefreiung oder -ermäßigung vorgesehen, wird das Feld dahinter zum Eintragen einer Begründung frei geschaltet. Auf der Rechnung ist der Zahlungsweg anzugeben. Erfolgt die Zahlung über Bankeinzug, sind Angaben zu Kontoinhaber und Konto erforderlich. Die Rechnung wird als Blankoformular ausgedruckt. Im Feld Bemerkung kann der Standesbeamte zusätzliche Informationen für den Empfänger eintragen Rechnungsanschrift Auf der Maske ist eine Person als Rechnungsempfänger vorgesehen. Sie kann im Eingabefeld für die Anrede aus den Vorgangsdaten mit Gleich (#) oder Gleichcode (##) übernommen werden Kasse Im Dialog Kasse werden die Angaben hinterlegt, die bei Anbindung eines elektronischen Kassensystems erforderlich sind. 1.5 Vorgang drucken In den Druckdialog verfügen Die Auswahl der Formulare, die für einen Vorgang erforderlich sind, trifft der Benutzer auf den Verfügungsmasken. Er wird dabei von der Geschäftslogik von AutiSta unterstützt Druckdialog Der Druckdialog zeigt alle Formulare an, die verfügt wurden. Jedes Formular kann mit der Funktion Druckvorschau am Bildschirm angezeigt werden. Die Funktion Wie verfügt belegt jedes Formular mit der vom Benutzer angegebenen Anzahl. Als Ziel wird für jedes Formular der Schacht angegeben, der in der Konfiguration Arbeitsplatz Drucker eingestellt worden ist. Mit dem Befehl Drucken im Dialog oder mit der Funktionstaste F2 wird der Druck angestoßen. Für weitere Einzelheiten siehe auch das jeweilige Druckerhandbuch. Drucken F2

28 Kapitel IV Arbeiten mit AutiSta Bearbeitung von Erstbeurkundungen Register Die Register der Übergangszeit und deren Sicherungsregister werden direkt aus der Anzeige des Registers heraus gedruckt. Auf der Seite, mit der das Register angezeigt wird, wird auch der Druck durch einen eigenen Druckdialog angestoßen Elektronische Mitteilungen Elektronische Mitteilungen werden im Druckdialog aufgerufen. Der Druckdialog zeigt alle elektronischen Mitteilungen an, die verfügt wurden. Als Druckziel wird die jeweilige Zielbehörde vorbelegt (Meldebehörde, Statistisches Landesamt, Finanzamt, Postausgang). XPersonenstandsmitteilungen werden im Druckdialog mit dem Ziel Postausgang angeboten. Mit Senden werden sie in den Postausgang von AutiSta übertragen (siehe Kapitel I»2.5 Menü Extras Postausgang«). Alle anderen Mitteilungen werden über den gleichen Befehl zwischengespeichert. Sie können dann als Datei geliefert werden (siehe Kapitel I»2.5 Menü Extras Elektronische Mitteilungen«). 1.6 Vorgang verfügen Registernummer Die Registernummer setzt sich aus der Registerart, der Eintragsnummer und dem Jahr zusammen. Die Registerart setzt AutiSta automatisch. Die Eintragsnummer wird auf der Verfügung vergeben. Sie wird mit der Funktion anlegen aufgerufen und automatisch von AutiSta hochgezählt. Eine Registernummer, die von AutiSta vergeben, aber dann nicht verfügt wurde, kann erneut vergeben werden. Dazu muss diese Nummer über das Menü Konfiguration Standesamt Nummernvergabe als Startwert eingetragen werden Verfügung Der abgeschlossene Vorgang wird in das elektronische Register verfügt (siehe dazu auch das Sicherungshandbuch). Ein Vorgang wird nur verfügt, wenn alle erforderlichen Daten vorhanden sind. Anderenfalls meldet AutiSta, welche Daten fehlen. Ist der Eintrag erfolgreich vom epr-server angenommen worden, wird auf der Verfügungsmaske ein grüner Haken gesetzt. Auch wenn das Register noch nicht elektronisch geführt wird, ist der Vorgang durch Verfügen abzuschließen. Auf der Verfügungsmaske wird angezeigt, dass der Eintrag auf Papier geführt wird.

29 Kapitel IV Arbeiten mit AutiSta Bearbeiten von Folgebeurkundungen Änderungen nach Verfügung Auch nach der Verfügung in das Register trägt das Standesamt die Verantwortung dafür, dass Urkunden, Bescheinigungen und Mitteilungen aus den Daten der Register ausgestellt werden. Die missbräuchliche Verwendung von Daten oder deren Veränderung in später ausgestellten Dokumenten lässt sich nicht verhindern, aber nachweisen. 2 Bearbeiten von Folgebeurkundungen 2.1 Vorgang anlegen, öffnen, suchen, nacherfassen, löschen Grundsätzlich sind die Befehle zum Neu anlegen, Öffnen und Suchen für die Folgebeurkundungen dieselben wie bei der Erstbeurkundung. In dem Dialog Vorgang neu wird die Suche in den Suchverzeichnissen im Hauptmenü angeboten. Ein Vorgang kann zum Nacherfassen aufgerufen werden, wenn Randvermerke oder nachträgliche Hinweise aus einem Altregister zu einem bereits nacherfassten Grundeintrag einzutragen sind. Im Maskenablauf und für den Druck wird aber unterschieden zwischen Folgebeurkundungen für Register, die nach dem angelegt wurden und für die Registerdaten vorhanden sind, und solchen, die in Personenstandsbüchern eingetragen werden sollen, die bis zum angelegt wurden. Der Ablauf wird von der Eingangsmaske aus gesteuert. Vorgang neu Vorgang öffnen Vorgang suchen Vorgang nacherfassen Alt F5 F5 F3 Strg N 2.2 Anlass der Beurkundung Für die Folgebeurkundungen hat das Feld Anlass Beurkundung eine zentrale Bedeutung. Der Anlass der Beurkundung wird in den Folgebeurkundungen ausgedruckt. Der Inhalt des Feldes steuert auch die Maskenfolge. Für die Datenzusammenstellung im Register wird der Code selbst verwendet. Hier ist es deshalb besonders wichtig, dass die Eingabe immer über den Aufruf der Codetabelle mit ++ oder mit einem Code direkt erfolgt, also zum Beispiel +av (für Anerkennung der Vaterschaft).

30 Kapitel IV Arbeiten mit AutiSta Bearbeiten von Folgebeurkundungen 30 Eine Ausnahme gilt nur für die Berichtigungen, für die die angebotenen Codes nicht in jedem Fall ausreichen. In diesen Bereichen kann der Text ergänzt werden. 2.3 Folgebeurkundungen bearbeiten und drucken In Registern Für Folgebeurkundungen in Registern, die nach dem angelegt wurden, liegen im epr-server oder im Fachverfahren XML-Daten vor. Diese Daten werden aufgerufen, wenn eine Folgebeurkundung durchgeführt werden soll. Sie werden in ihrem PDF-Format am Bildschirm angezeigt und dabei in die Vorgangsbearbeitung übernommen. Für jede Folgebeurkundung vergibt AutiSta automatisch die nächste Nummer. Die weitere Bearbeitung unterscheidet sich nicht von einer Erstbeurkundung. Wenn das Register auf Papier geführt wird, wird die Folgebeurkundung wie der Ersteintrag von der Anzeige am Bildschirm aus gedruckt. Für die Mitteilungen wird wie gewohnt der Druckdialog aufgerufen In Altregistern Für die Folgebeurkundung in einem Personenstandsbuch liegen nur dann Daten vor, wenn Namenverzeichnisse gepflegt wurden und Buchdaten migriert werden konnten. Diese Daten müssen auf jeden Fall mit dem Eintrag selbst auf Korrektheit verglichen werden. Für die Folgebeurkundung in einem Personenstandsbuch, auch für das als Heirats- oder Eheeintrag fortgeführte Familienbuch, wird der Begriff Randvermerk verwendet. Die Nummer des Randvermerks oder Vermerks kann nicht automatisch vergeben werden, weil AutiSta nicht weiß, wie viele Folgebeurkundungen bereits eingetragen worden sind. Sie muss vom Benutzer vergeben werden. Die weitere Bearbeitung unterscheidet sich von der Bearbeitung der neuen Register nur durch die Verfügung in ein Buch und nicht in ein Register. Der Ausdruck des Randvermerks oder Vermerks wird über den Druckdialog aufgerufen. Dabei ist eine genaue Positionierung auf dem vorhandenen Vordruck vorgesehen. Der Text des Randvermerks oder Vermerks wird außerdem für die Mitteilung zum Zweitbuch verwendet, sofern es ein Zweitbuch gibt.

31 Kapitel IV Arbeiten mit AutiSta Suchverzeichnisse Eintragung von Hinweisen In Registern Für Hinweise, die unabhängig von einer Folgebeurkundung in ein Register einzutragen sind, ist für jede Abteilung ein eigener Bereich vorgesehen: EH, GH, LH und SH. Die Hinweise werden ohne Angabe des Eintragsdatums und ohne Unterschrift, also auch ohne elektronische Signatur, dem Eintrag zugeordnet In Altregistern Der Ausdruck von nachträglichen Hinweisen wird nur für die Familienbücher angeboten, die als Eheeintrag fortgeführt werden. Die Hinweise werden dabei in Klammern gesetzt, so wie sie auch bisher in Randvermerken als Hinweis gekennzeichnet worden sind. 3 Suchverzeichnisse 3.1 Suchen von Einträgen Suchkriterien Die Suche nach Einträgen in den Suchverzeichnissen ist immer möglich, wenn sich das Programm nicht in einem Dialog befindet. Die Suchkriterien für die Register folgen alle dem gleichen Schema. Für die Beteiligten kann nach allen Namen gesucht werden, die sie führen oder geführt haben. Zusätzlich können zur Eingrenzung Kriterien eingegeben werden, zum Beispiel die Geburtsdaten der gesuchten Personen. Je größer ein Datenbestand ist, desto wichtiger ist eine möglichst präzise Angabe der Suchkriterien, weil sie die Suche beschleunigt. Wenn in dem Feld Standesamt nichts eingetragen ist, wird über alle Verzeichnisse gesucht, die im Standesamt vorliegen. Werden viele Bücher früher selbständiger Standesämter verwaltet, wird die Suche erheblich beschleunigt, wenn das Standesamt angegeben wird. Verschiedene Eingabehilfen unterstützen die Suche. Einzelne Buchstaben werden durch die Eingabe von? ersetzt (z. B. Schmi?t für»schmidt«bzw.»schmitt«), mehrere Buchstaben durch *, + oder % (z. B. M*r für»meier«,»mayer«,»mayr«etc.).

32 Kapitel IV Arbeiten mit AutiSta Suchverzeichnisse 32 Diakritische Zeichen werden auch dann berücksichtigt, wenn ihr Grundbuchstabe im Suchkriterium eingetragen ist. Groß- oder Kleinschreibung sind dabei nicht relevant (z. B. sarf für»sarf«oder»šarf«) Trefferliste Bei erfolgreicher Suche wird eine Trefferliste angezeigt, die aus einem oder mehreren Einträgen besteht. Sie enthält die Namen der Beteiligten und, je nach Register, weitere Angaben zur Identifizierung des gesuchten Eintrags. In der vorletzten Spalte wird die Eintragsnummer angegeben und in der letzten der Name des Standesamts, das den Personenstandsfall beurkundet hat Detailinformationen Über die Funktion Anzeigen wird das komplette Suchverzeichnis mit allen Angaben nach 26 PStV angezeigt. 3.2 Familienbuchabgabeverzeichnis Mit dem Abgabeverzeichnis zum Familienbuch wird die bisherige Familienbuchabgabekartei fortgeschrieben. Sie ist unerlässlich um zu prüfen, ob das Familienbuch, das als Heiratseintrag fortzuführen ist, im Standesamt vorliegt. Die Kennzeichen 1 und 2, nach denen die Familienbücher in der Regel sortiert sind, erleichtern die Suche erheblich. Sind die Familienbücher nach Nummern abgelegt und nicht nach dem Kennzeichen, können sie nur über das Verzeichnis gefunden werden.