Dienstanweisung Verschlüsselung Entgeltumwandlung (Tarif)

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1 Stand 02/2012 Dienstanweisung Verschlüsselung Entgeltumwandlung (Tarif) Verfasser: H.-G. Könen Stand: 02/2012 Seite 1 Vordruck: BTD031

2 Inhaltsverzeichnis 1. Vorwort Erfassungen in Fenster 36 für VBL-Pflichtversicherte VBLextra Hinweis zum Datenfeld "Beitragszahler": Hinweise zum Datenfeld "Versicherungsumfang" VBLdynamik Erfassungen in Fenster 36 für KBS-Pflichtversicherte VBLextra und VBLdynamik Hinweise zum "Versicherungsumfang" Steuermerkmale Bankverbindung VBLU Entgeltumwandlung Variante 1 mit vereinbartem Umwandlungsbetrag Entgeltumwandlung Variante 1 mit vereinbartem Hebesatz Entgeltumwandlung Variante 5 mit vereinbartem Umwandlungsbetrag Dokumentation in der Liste Zusatz für die herkömmliche Bearbeitung:...21 Stand: 02/2012 Seite 2 Vordruck: BTD031

3 Vorwort 1. Vorwort Diese Dienstanweisung dient ausschließlich dem Zweck, den anweisenden Stellen die Verschlüsselung im Fenster 36 mitzuteilen und den Bezügerechner, die notwendigen Informationen über die Entgeltumwandlung, die Verschlüsselung im Zahlungsverfahren Kidicap sowie die Ablieferung der umgewandelten Beträge zu vermitteln. Das BMI-Rundschreiben zur Entgeltumwandlung vom 29. August 2011 sieht im Abschnitt II, Ziffer 5.2 vor, dass die Beratung der Beschäftigten durch die VBL erfolgt. Entgeltumwandlung Einbehaltung von Sparbeiträgen für die betriebliche Altersversorgung im Rahmen des Bruttoabzuges Rechtliche Grundlage TV Entgeltumwandlung vom 25. Mai 2011 Versicherungsnehmer Vereinbarung der Entgeltumwandlung Versicherer Abzugsbetrag (Brutto) Obwohl die Beiträge vom Brutto des Arbeitnehmers einbehalten werden, ist der Arbeitgeber Versicherungsnehmer Zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber wird vereinbart, einen bestimmten Sparbeitrag vom Bruttogehalt einzubehalten und an das Versicherungsinstitut abzuführen. Die Entgeltumwandlung ist bei der VBL durchzuführen. Für KBS-Pflichtversicherte, ist die Entgeltumwandlung ebenfalls bei der VBL durchzuführen. Vereinbarter Einbehaltungsbetrag Abzug Vom laufenden monatlichen Entgelt oder von Einmalzahlungen möglich Erfassung Erfassung in Fenster 36 Versteuerung Versicherungsprodukt Herkömmliche Bearbeitung Ablieferung des Sparbetrages in eine kapitalgedeckte Versicherung. Aus diesem Grunde Berücksichtigung des Freibetrages nach 3.Nr. 63 EStG. VBLextra, VBLdynamik, Anweisung aller erforderlichen Merkmale mit dem Vordruck 3971 bzw Stand: 02/2012 Seite 3 Vordruck: BTD031

4 Erfassungen VBL-Pflichtversicherte 2. Erfassungen in Fenster 36 für VBL-Pflichtversicherte Beispiele für die Erfassung einer Neueinstellung mit Entgeltumwandlung ab August VBLextra Fenster 36 - Berechnungsdaten Fenster/Datenfeld Eingabe 36/Bei Pflichtkasse J 36/Durchführungsweg 1 36/Alt-/Neuzusage N 36/Beitragszahler 1 36/Versteuerung 1 36/Entgelt-MKM 1 = lfd. Entgelt, 2 = aus einer Jahressonderzahlung 36/Betrag vereinbarter Umwandlungsbetrag 36/Berechnung bei Unterbrechung 2 36/Kein Storno abgef. Betr. X 36/Zahlungsmonat Durchgängig = monatlich oder Angabe der Zahlungsmonate in dem/denen ein Abzug erfolgen soll. Stand: 02/2012 Seite 4 Vordruck: BTD031

5 Erfassungen VBL-Pflichtversicherte Hinweis zum Datenfeld "Beitragszahler": Im Zahlungsverfahren Kidicap ist als Beitragszahler die Ziffer 1 = Arbeitnehmer einzugeben, obwohl der Arbeitgeber Versicherungsnehmer ist. Diese Eingabe ist aus Verfahrensgründen erforderlich. Fenster 36 Empfänger/Meldungen Fenster/Datenfeld 36/Versicherungsumfang 36/Buchungsangaben 36/Verwendungszweck Eingabe 1 = ohne Risikoausschluss 2 = mit Ausschluss Erwerbsminderung 3 = mit Ausschluss Hinterbliebene 4 = mit Ausschluss Erwerbsminderung und Hinterbliebene leer leer (Der erforderliche Buchungsschlüssel im Verwendungszweck der Überweisung wird maschinelle erstellt). Stand: 02/2012 Seite 5 Vordruck: BTD031

6 Erfassungen VBL-Pflichtversicherte Hinweise zum Datenfeld "Versicherungsumfang" Den Versicherungsumfang der von den Vertragsparteien vereinbart wurde - wird im sechsstelligen Buchungsschlüssel auf der dritten und vierten Stelle angegeben. Dabei entsprechen die Ziffern im Datenfeld Versicherungsumfang den folgenden Versicherungsmerkmalen der VBL Schl. im Datenfeld "Versicherungsumfang" Versicherungsmerkmalschlüssel der VBL Stand: 02/2012 Seite 6 Vordruck: BTD031

7 Erfassungen VBL-Pflichtversicherte VBLdynamik Das Datenfeld Buchungsangaben ist mit "3" zu füllen. Das Datenfeld "Versicherungsumfang" bleibt bei diesem Versicherungsprodukt leer. Fenster 36 Empfänger/Meldungen Fenster/Datenfeld Eingabe 36/Bei Pflichtkasse J 36/Durchführungsweg 2 36/Alt-/Neuzusage N 36/Beitragszahler 1 36/Versteuerung 1 36/Entgelt-MKM 1 = lfd. Entgelt, 2 = aus einer Jahresonderzahlung 36/Betrag vereinbarter Umwandlungsbetrag 36/Berechnung bei Unterbrechung 2 36/Kein Storno abgef. Betr. X 36/Zahlungsmonat Durchgängig = monatlich oder Angabe der Zahlungsmonate in dem/denen ein Abzug erfolgen soll. Stand: 02/2012 Seite 7 Vordruck: BTD031

8 Erfassungen VBL-Pflichtversicherte 36/Versicherungsumfang leer 36/Buchungsangaben 3 36/Verwendungszweck leer (Der erforderliche Buchungsschlüssel im Verwendungszweck der Überweisung wird maschinelle erstellt). Stand: 02/2012 Seite 8 Vordruck: BTD031

9 Erfassungen KBS-Pflichtversicherte 3. Erfassungen in Fenster 36 für KBS-Pflichtversicherte Die Zusatzversorgung KBS bietet kein eigenes ergänzendes Versicherungsprodukt für die Entgeltumwandlung an. Wie bei der freiwilligen Versicherung ist die Entgeltumwandlung bei der VBL durchzuführen. Die Erfassung der Entgeltumwandlung erfolgt im Fenster VBLextra und VBLdynamik Fenster 36 - Berechnungsdaten Abweichend von der Eingabe zur Entgeltumwandlung für VBL-Pflichtversicherte sind für Pflichtversicherte der KBS folgende abweichende Eingaben vorzunehmen: Fenster/Datenfeld Eingabe 36/Bei Pflichtkasse N 36/Durchführungsweg 1 (VBLextra) 2 (VBLdynamk) 36/Alt-/Neuzusage N 36/Beitragszahler 1 36/Versteuerung 1 36/Entgelt-MKM 1 = lfd. Entgelt 2 = aus einer Jahressonderzahlung 36/Betrag vereinbarter Umwandlungsbetrag Stand: 02/2012 Seite 9 Vordruck: BTD031

10 Erfassungen KBS-Pflichtversicherte 36/Berechnung bei Unterbrechung 2 36/Zahlungsmonat Durchgängig = monatlich oder Angabe der Zahlungsmonate in denen ein Abzug erfolgen soll. Für die Überweisung ist auf der Registerkarte "Empfänger/Meldungen" die Bankverbindung und der Verwendungszweck für die Überweisung einzutragen sind. Fenster 36 Empfänger/Meldungen In dem Datenfeld "Verwendungszweck" ist der Buchungsschlüssel entsprechend den Vorgaben der VBL einzutragen. Die Überweisung ist auf das Konto für die freiwillige Versicherung der VBL vorzunehmen. Datenfeld 36/Verwendungszweck-1 Eingabe VBLextra Ohne VBL-Versicherungsnummer: EXXXXXXXBVA 01XX01X Mit VBL-Versicherungsnummer: EXXXXXXXXXXX 01XX01X VBLdynamik 36/Kontoinhaber Ohne Versicherungsnummer DYXXXXXXBVA X *) Mit VBL-Versicherungsnummer DYXXXXXXXXXX X *) VBL, Karlsruhe Stand: 02/2012 Seite 10 Vordruck: BTD031

11 Erfassungen KBS-Pflichtversicherte 36/Konto /Bankleitzahl *) Angabe der VBL-Kontonummer des Arbeitgebers bei der Abrechnungsstelle Hinweis: Die Angabe XXXXXX im Buchungsschlüssel steht für das Geburtsdatum und die Angabe XXXXXXXXXX für die vollständige von der VBL vergebene Versicherungsnummer. Nach der Vergabe einer Versicherungsnummer ist die vollständige Versicherungsnummer nachzutragen Hinweise zum "Versicherungsumfang" Den Versicherungsumfang der von den Vertragsparteien vereinbart wurde - wird im sechsstelligen Buchungsschlüssel auf der dritten und vierten Stelle angegeben. Dabei entsprechen die Ziffern im Datenfeld Versicherungsumfang den folgenden Versicherungsmerkmalen der VBL Versicherungsmerkmalschlüssel der VBL für VBLextra und VBLdynamik Versicherungsumfang 60 VBLextra - ohne Risikoausschluss 61 VBLextra - mit Ausschluss Erwerbsminderung 62 VBLextra - mit Ausschluss Hinterbliebene 63 VBLextra - mit Ausschluss Erwerbsminderung und Hinterbliebene 64 VBLdynamik Steuermerkmale Neben dem Versicherungsumfang ist auch der Buchungsschlüssel für die Steuermerkmale manuell im Datenfeld "Verwendungszweck-1" vorzugeben. Folgende Steuermerkmalschlüssel sind zu verwenden. Stand: 02/2012 Seite 11 Vordruck: BTD031

12 Erfassungen KBS-Pflichtversicherte Steuermerkmal Versteuerung 01 3 Nr. 63 EStG (Steuerfreiheit der Beiträge bis zu einem Steuerfreibetrag von 4488,-- im Jahr 2012/Vollversteuerung der Rente) 03 Individuell versteuerte Beiträge (Rentenversteuerung mit dem Ertragsanteil) Bankverbindung Die Beiträge für die freiwillige betriebliche Altersversorgung sind ausschließlich an die angegebene Bankverbindung zu überweisen. Für die Pflichtversicherten der KBS ist die Bankverbindung manuell vorzugeben. Stand: 02/2012 Seite 12 Vordruck: BTD031

13 Erfassungen VBLU-Versicherte 3.2. VBLU Der VBLU bietet für die Entgeltumwandlung zwei Varianten an. Variante 1: Die Variante 1 wird für Versicherte mit einem Vertrag ab 2005 (Vertrag beginnt mit 5/XXXXXX) angeboten. Bei dieser Variante wird der AN-Beitrag in die steuerliche Förderung mit einbezogen. In der Zusatzvereinbarung mit dem VBLU wird vereinbart, in welcher Höhe der Abzug vorgenommen und welcher Anteil der Arbeitnehmer trägt. Die Folge ist, dass der bisher über Fenster 12a berechnete und einbehaltene AN-Beitrag über Fenster 36 zu berechnen und abzuführen ist, damit die steuerliche Förderung erreicht wird. Erforderlich ist ggfs. auch die Einrichtung von neuen Beitragsgruppen ohne AN-Beitrag. Der AN-Beitrag kann in Fenster 36 sowohl als Betrag erfasst oder auch durch einen Hebesatz errechnet und einbehalten werden. Es sind folgende Verschlüsselungen durchzuführen. Der AG-Beitrag wird wie bisher in Fenster 12a mit einem Beitragssatz ohne AN- Beitrag erfasst. Der Erfassung des AN-Beitrags erfolgt in Fenster 36 als Entgeltumwandlung. Stand: 02/2012 Seite 13 Vordruck: BTD031

14 Erfassungen VBLU-Versicherte Variante 1 mit einem vereinbarten Umwandlungsbetrag Fenster 12a Stammdaten 1 Eingabe der Direktversicherung in Fenster 12a erfolgt wie bisher, allerdings mit einer Beitragsgruppe ohne AN-Beitrag (ggfs. Einrichtung einer neuen Beitragsgruppe beantragen) Stand: 02/2012 Seite 14 Vordruck: BTD031

15 Erfassungen VBLU-Versicherte Fenster 36 - Berechnungsdaten Datenfeld Eingabe 36/Bei Pflichtkasse J 36/Durchführungsweg 3 36/Alt-/Neuzusage N 36/Beitragszahler 1 36/Versteuerung 1 36/Entgelt-MKM 1 aus dem lfd Entgelt 2 aus einer Jahressonderzahlung 36/Betrag vereinbarter Umwandlungsbetrag 36/Berechnung bei Unterbrechung 2 36/Zahlungsmonate Durchgängig = monatlich oder Angabe der Zahlungsmonate in dem/denen der Abzug erfolgen soll Stand: 02/2012 Seite 15 Vordruck: BTD031

16 Erfassungen VBLU-Versicherte Fenster 36 Empfänger/Meldungen Datenfeld Eingabe 36/Versicherungsumfang 1 36/Verwendungszweck Versicherungsnummer Stand: 02/2012 Seite 16 Vordruck: BTD031

17 Erfassungen VBLU-Versicherte Variante 1 mit Ermittlung des Umwandlungsbetrags über einen Hebesatz Fenster 36 - Berechnungsdaten Datenfeld Eingabe 36/Bei Pflichtkasse J 36/Durchführungsweg 3 36/Alt-/Neuzusage N 36/Beitragszahler 1 36/Versteuerung 1 36/Entgelt-MKM 1 aus lfd. Entgelt 2 aus einer Jahressonderzahlung 36/Bezugsart /Prozentsatz vereinbarter Hebesatz 36/Berechnung bei Unterbrechung 2 36/Zahlungsmonat Durchgängig = monatlich oder Angabe der Zahlungsmonate in dem/denen der Abzug erfolgen soll. Stand: 02/2012 Seite 17 Vordruck: BTD031

18 Erfassungen VBLU-Versicherte Fenster 36 Empfänger/Meldungen Datenfeld Eingabe 36/Versicherungsumfang 1 36/Verwendungszweck Versicherungsnummer Stand: 02/2012 Seite 18 Vordruck: BTD031

19 Erfassungen VBLU-Versicherte Variante 5 Für Verträge, die vor dem Jahr 2005 abgeschlossen wurden (Verträge beginnen mit 6/XXXXXX), kann die Variante 5 vereinbart werden. Bei diesen Verträgen erfolgt weiter die Pauschalversteuerung der Arbeitgeberbeiträge in der Pflichtversicherung. Die Arbeitnehmerbeiträge werden weiter im Rahmen des Nettoabzuges einbehalten und abgeführt. Zusätzlich kann durch eine Zusatzvereinbarung (Variante 5) die Entgeltumwandlung abgeschlossen werden. Diese Umwandlungen werden unabhängig von der Direktversicherung in Fenster 12a in Fenster 36 erfasst. Fenster 12a Stammdaten 1 Erfassung der Direktversicherung in Fenster 12a wie bisher mit Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeitrag. Stand: 02/2012 Seite 19 Vordruck: BTD031

20 Erfassungen VBLU-Versicherte Fenster 12a - Ergebnisse Fenster 36 - Berechnungsdaten Stand: 02/2012 Seite 20 Vordruck: BTD031

21 Erfassungen VBLU-Versicherte Datenfeld Eingabe 36/Bei Pflichtkasse J 36/Durchführungsweg 3 36/Alt-/Neuzusage N 36/Beitragszahler 1 36/Versteuerung 1 36/Entgelt-MKM 1 aus dem lfd. Entgelt 2 aus einer Sonderzahlung 36/Betrag vereinbarter Umwandlungsbetrag 36/Berechnung bei Unterbrechung 2 36/Zahlungsmonat Durchgängig = monatlich oder Angabe der Zahlungsmonate in dem/denen der Abzug erfolgen soll Fenster 36 Empfänger/Meldungen Datenfeld Eingaben 36/Versicherungsumfang 1 36/Verwendungszweck Versicherungsnummer Stand: 02/2012 Seite 21 Vordruck: BTD031

22 Dokumentation in der Liste Dokumentation in der Liste 5036 Die monatlichen Überweisungen zur freiwilligen Versicherung werden in der Liste 5036 dokumentiert. In dieser Liste sind alle Zahlungen dargestellt, die tatsächlich mit dem Zahlungsband überwiesen werden. Für jede Überweisung wird neben der Personalnummer, dem Namen und dem Überweisungsbetrag, auch der Buchungsschlüssel dokumentiert. Stand: 02/2012 Seite 22 Vordruck: BTD031

23 Zusatz für die herkömmliche Bearbeitung 5. Zusatz für die herkömmliche Bearbeitung: Zurzeit sehen die Vordrucke eine Anweisung der Entgeltumwandlung nicht vor. Aus diesem Grund ist die Anweisung mit dem Vordruck 3971 "Änderungsanordnung Bezügezahlung" vorzunehmen. Anzuweisen sind alle Merkmale, die für die Eingabe ins Zahlungsverfahren erforderlich sind. Dies sind insbesondere, das "Gültig ab" - Datum, der Buchungsschlüssel bzw. Angaben zu den Versicherungsmerkmalen, ob die Einbehaltung aus dem laufenden oder aus einer Einmalzahlung erfolgt, sowie der Einbehaltungsrhytmus. Sobald eine aktualisierte Fassung des Vordrucks 3979 "Anordnung Altersvorsorge" vorliegt, ist dieser Vordruck für die Anordnung zu verwenden. Stand: 02/2012 Seite 23 Vordruck: BTD031