BREMISCHE BÜRGERSCHAFT

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1 BREMISCHE BÜRGERSCHAFT Drucksache 18/1719 Landtag (zu Drs. 18/868) 18. Wahlperiode Mitteilung des Senats vom 27. Januar 2015 Fit für die Vergabe

2 Mitteilung des Senats an die Bremische Bürgerschaft (Landtag) vom Bericht des Senats zum Antrag der Fraktionen Bündnis 90/Die Grünen und SPD Fit für die Vergabe Die Fraktionen Bündnis 90/Die Grünen und der SPD haben mit dem Antrag Fit für die Vergabe (Drs. 18/868) um Vorlage eines Berichts zu folgenden Fragen gebeten: 1. Die Bürgerschaft (Land) bittet den Senat zu prüfen, in welcher Weise kleine und mittelständische Bau- und Handwerksbetriebe im Land Bremen und der Region in der sogenannten elektronischen Vergabe geschult und unterstützt werden können. 2. Die Bürgerschaft (Land) bittet den Senat zu prüfen, unter welchen Umständen Ortstermine bei der Vergabe sinnvoll und rechtlich möglich sind und der Bremischen Bürgerschaft über Kriterien und mögliche Abläufe von Ortsterminen zu berichten. Der Senat übermittelt der Bremischen Bürgerschaft (Landtag) den Bericht des Senats zum Antrag der Fraktionen Bündnis 90/Die Grünen und SPD Fit für die Vergabe mit der Bitte um Kenntnisnahme.

3 2 Antrag der Fraktionen Bündnis 90/DIE GRÜNEN und der SPD Fit für die Vergabe 1. Die Bürgerschaft (Land) bittet den Senat zu prüfen, in welcher Weise kleine und mittelständische Bau- und Handwerksbetriebe im Land Bremen und der Region in der sogenannten elektronischen Vergabe geschult und unterstützt werden können. Die Nutzung der elektronischen Vergabe stellt bereits jetzt ein wesentliches Instrument bei der Vergabe öffentlicher Aufträge dar und wird zukünftig noch an Bedeutung gewinnen. Daher ist es essenziell, dass die kleinen und mittleren Unternehmen in Bremen rechtzeitig in die Lage versetzt werden, die elektronische Vergabe auch zielgerichtet zu nutzen. Möglichen Wettbewerbsnachteilen bremischer Unternehmen aufgrund von Schwierigkeiten im Umgang mit der elektronischen Vergabe ist rechtzeitig entgegen zu wirken. Der Senat hat zu diesem Zweck einen Dialog mit Vertretern der Kreishandwerkerschaft und des Verbands baugewerblicher Unternehmen im Land Bremen e. V. aufgenommen. Hierbei wurde Einigkeit darüber erzielt, dass ein konkretes Schulungsprogramm über den Ablauf elektronischer Vergaben in Aussicht genommen werden kann, nachdem eine für die Unternehmen besser handhabbare Strukturierung und inhaltliche Ausfüllung der Vergabeunterlagen durch die öffentlichen Auftraggeber in Bremen erreicht ist. Einzelne Fragen hinsichtlich eines höheren Komforts beim bereits heute verwendeten Vergabemanager wurden hierbei bereits angesprochen; diesen Fragen wird Immobilien Bremen AöR (IB)sich im Rahmen der Umsetzung des laufenden UVI- Projektes Weiterentwicklung des Vergabemanagers annehmen. In diesem Zusammenhang hat IB erklärt, dass der Prozess der Weiterentwicklung des Vergabemanagers, so weit dies sachdienlich ist, unter Beteiligung von Vertretern der Bieter erfolgen solle und um entsprechende Anregungen gebeten. 2. Die Bürgerschaft (Land) bittet den Senat zu prüfen, unter welchen Umständen Ortstermine bei der Vergabe sinnvoll und rechtlich möglich sind und der Bremischen Bürgerschaft über Kriterien und mögliche Abläufe von Ortsterminen zu berichten.

4 3 Im Hinblick auf die rechtliche Möglichkeit der Durchführung von Ortsterminen und die dabei zu beachtenden Vorgaben hat der Senator für Wirtschaft, Arbeit und Häfen das anliegende Rundschreiben 2/2013 (Anlage 1) an die öffentlichen Auftraggeber in Bremen heraus gegeben. Darin wird die rechtliche Zulässigkeit von Ortsterminen in Vergabeverfahren der öffentlichen Hand angesprochen und die Vorgaben hinsichtlich des Wettbewerbsund Korruptionsschutzes, die mit der Durchführung von Ortsterminen verbunden sind, aufgezeigt. Im Hinblick auf die Kriterien und mögliche Abläufe von Ortsterminen hat eine formlose Umfrage unter den bremischen öffentlichen Auftraggebern ergeben, dass Ortstermine maßgeblich dann durchgeführt werden, wenn sich dies aus der Komplexität der Bauleistung ergibt oder besondere Umstände bei der Leistungserbringung zu beachten sind (z. B. Arbeiten in sensiblen Bereichen auf dem Gelände des Flughafens oder in den bremischen Hafengebieten, besondere Materialeinflüsse, enge Zufahrten/enges Arbeitsfeld, schwieriger Baugrund, Bauen/Abbruch im Bestand). Teilweise bitten auch die ortsunkundigen Bieter um einen solchen Ortstermin, so dass in diesen Fällen nach entsprechender Prüfung durch den öffentlichen Auftraggeber dann erforderlichenfalls die Durchführung eines Ortstermins entschieden wird. Die allen Bietern schriftlich angekündigten Termine werden so durchgeführt, dass der Wettbewerbsschutz unter den Bietern gewährt bleibt (getrennte Termine). Begleitet werden die Termine durch Mitarbeiter/innen des Auftraggebers, wobei relevant ist, dass hier nicht allein ein/e Mitarbeiter/in der Vergabestelle auftritt, sondern die Termine entweder von mehreren Mitarbeiter/innen oder von einem/r ortskundigen, aber nicht direkt mit der Vergabe befassten Mitarbeiter/in durchgeführt werden. Die Bieter werden vor oder bei dem Ortstermin darauf hingewiesen, dass vergaberelevante Fragen im Nachgang zu dem Ortstermin und anonymisiert an alle Bieter beantwortet werden. Die öffentlichen Auftraggeber haben hierzu darauf verwiesen, dass aufgrund der Anforderungen an Wettbewerbs- und Korruptionsschutz die Durchführung von Ortsterminen personal- und zeitintensiv ist und dass der Verweis in den Vergabeunterlagen auf einen Ortstermin nicht die erforderliche Verbindlichkeit der Leistungsbeschreibung in den Vergabeunterlagen ersetzen kann, da nicht immer alle Gegebenheiten bei der örtlichen Besichtigung erkennbar werden, die aber für die Erstellung des Angebots für den Bieter maßgebend sind.

5 4 Der Senator für Wirtschaft, Arbeit und Häfen Freie Hansestadt Bremen Der Senator für Wirtschaft, Arbeit und Häfen, Postfach , Bremen Lt. Verteiler Auskunft erteilt Janine Lamot Zimmer 508 T: +49(0) F: +49(0) Datum und Zeichen Ihres Schreibens Mein Zeichen (bitte bei Antwort angeben) 023 Bremen, Rundschreiben Nr. 02/2013 Durchführung von Ortsbesichtigungen im Rahmen von Vergabeverfahren Sehr geehrte Damen und Herren, aus aktuellem Anlass möchte ich Ihnen mit diesem Rundschreiben einige Erläuterungen hinsichtlich der Durchführung von Ortsbesichtigungen im Rahmen von Vergabeverfahren geben: Vergaberechtlich ist die Durchführung von Ortsbesichtigungen grundsätzlich zulässig; sie kann sinnvoll sein insbesondere im Bereich von Bauvergaben (Begehung einer zu beplanenden/bebauenden Fläche oder eines zu sanierenden/zu wartenden Gebäudes), aber auch im Bereich von Dienstleistungen (Begehung eines Gebäudes, in dem künftig bestimmte Dienstleistungen wie z. B. Gebäudereinigung, Bespielung, gastronomische Dienstleistungen, Sicherheitsdienstleistungen, etc. erbracht werden sollen). Aus Sicht des öffentlichen Auftraggebers sollte in den entsprechenden Fällen vor Einleitung des Vergabeverfahrens bedacht werden, ob sich eine Ortsbesichtigung im Hinblick auf die damit verbundene Möglichkeit für die Bieter, ein qualifizierteres Angebot abgeben zu können, anbietet oder ob wegen der besonderen Bedeutung der Kenntnis von den örtlichen Gegebenheiten eine Ortsbesichtigung sogar erforderlich ist, um den Bietern überhaupt die Abgabe eines wertbaren Angebots zu ermöglichen. Auf folgende Punkte im Zusammenhang mit der Durchführung von Ortsbesichtigungen im Rahmen eines Vergabeverfahrens möchte ich Sie hinweisen: - Schutz des Wettbewerbs: aus Gründen des Bieterschutzes ist es geboten, Ortsbesichtigungen in getrennten Terminen durchzuführen, um den direkten Kontakt zwischen den Bietern zu vermeiden und so den Geheimwettbewerb unter den Bietern wahren zu können (vgl. hierzu z. B. auch Kommentierung in

6 5 Kapellmann/Messerschmidt, Kommentar zur VOB/A, 8, Rn. 35; Beschluss VK Bund vom , VK -114/12, Ziff. II.2.b)). - Gleichbehandlungsgrundsatz: auf der anderen Seite ist vom öffentlichen Auftraggeber zu beachten, dass kein Bieter aus den getrennt durchzuführenden Ortsbesichtigungen heraus Vorteile ziehen kann, die ihm z. B. einen Informationsvorsprung gegenüber den anderen Bietern verschaffen. Informationen, die einem/bestimmten Bieter/n im Rahmen der Ortsbesichtigung gegeben werden und die im Hinblick auf die Stellung von Anträgen im Teilnahmewettbewerb/ die Angebotserstellung auch für die anderen Bieter relevant sind, sind diesen ebenfalls weiter zu geben. - Korruptionsvermeidung: die Verwaltungsvorschriften zur Vermeidung und Bekämpfung der Korruption in der bremischen Verwaltung, rspkt. den bremischen Gesellschaften verweisen in ihren Ziffern 8.2, bzw. 7.2 jeweils darauf, dass im Bereich des öffentlichen Auftraggebers eine Aufgabentrennung zwischen den Personen vorzusehen ist, die mit dem Vergabeverfahren befasst sind und denjenigen, die mit der Planung und/oder der späteren Abrechnung des Vergabevorgangs befasst sind (s. insoweit auch Rundschreiben von SWAH Nr. 02/2012 vom , Ziffer 2.1). Ein entsprechender Verweis auf diese Vorschriften findet sich auch in Ziffer der RL Bau. Aus den vorstehenden Hinweisen ergibt sich, dass für die Durchführung von Ortsbesichtigungen entsprechende personelle Kapazitäten vorzusehen sind und organisatorisch der Ablauf der Ortsbesichtigungen sorgsam zu planen ist. - Fristen: gemäß 10 VOB/A sowie 10 VOL/A (dort allerdings nicht ausdrücklich aufgeführt), bzw. 10 EG Abs. 1 Ziff. 6 VOB/A sowie 12 EG Abs. 9 VOL/A sind die Fristen für die Einreichung von Anträgen im Teilnahmewettbewerb, bzw. von Angeboten ausreichend zu bemessen/angemessen zu verlängern, wenn zusätzlicher zeitlicher Aufwand für die Durchführung einer Ortsbesichtigung erforderlich wird. - Ausschluss: wird die Teilnahme an Ortsbesichtigungen in den Vergabeunterlagen als zwingende Voraussetzung für die weitere Beteiligung im Vergabeverfahren benannt und ggf. ein entsprechender Nachweis über die erfolgte Teilnahme verlangt, so ist der Teilnahmeantrag/das Angebot auszuschließen, wenn keine Teilnahme des Bewerbers/Bieters an der Ortsbesichtigung erfolgt ist, bzw. ein entsprechender Nachweis nicht vorgelegt werden kann (vgl. hierzu OLG Brandenburg, Beschluss vom , Verg W 5/11, Ziff. II.3) Buchst. a)). Im Weiteren möchte ich Sie darauf hinweisen, dass die Bremische Bürgerschaft den Senat gebeten hat, in einem schriftlichen Bericht über Kriterien und mögliche Abläufe von Ortsterminen im Rahmen von Vergabeverfahren zu berichten. Das Ressort SWAH beabsichtigt hierzu, zu Jahresbeginn 2014 eine entsprechende Abfrage bei den bremischen öffentlichen Auftraggebern vorzunehmen. Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag Blaseio