EINFACH PRODUKTIVER ARBEITEN

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1 1 einfach produktiver arbeiten ÖHV profit.day 2014 ENERGIE- UND SELBSTMANAGEMENT: EINFACH PRODUKTIVER ARBEITEN WAS IST ZEITMANAGEMENT? Klassisches Zeitmanagement in der Praxis dauerhaft anzuwenden, ist fast nicht möglich. Es ist zu kompliziert, zu aufwändig und zu unflexibel. Das traditionelle Zeitmanagement bietet keine Antworten mehr auf die Herausforderungen unserer Zeit. Allen Bemühungen zum Trotz: Stress, Hektik und Unzufriedenheit nehmen zu. Das traditionelle Zeitmanagement ist überholt und gescheitert Wir brauchen heute eher ein Anti-Zeitmanagement, das sich vom traditionellen Zeitmanagement unterscheidet. Es geht nicht (mehr) darum, auch noch den letzten Tropfen aus der Zitrone zu pressen. Zeitmanagement muss heute heißen, das eigene Potential voll auszuschöpfen, ohne sich auszulaugen. Dazu braucht es vor allem eins: Training. Es gibt kein Zaubermittel und auch keinen ultimativen Tipp. Die (positive) Kehrseite: Sie haben es in Ihrer Hand, produktiver zu arbeiten. WESHALB UNSER ZEITMANAGEMENT HÄUFIG SCHEITERT Produktiver zu arbeiten, ist nicht unmöglich und kann gelernt werden. Einige Gegebenheiten machen es aber zu einer Herausforderung: 1. Häufig ist unklar, was überhaupt wichtig ist: Dies rührt daher, dass wir häufig gar nicht wissen, was für uns wichtig ist und was wir genau wollen. 2. Wir müssen zu viele Dinge beachten: Unsere Welt ist sehr komplex geworden. Bei jeder Entscheidung spielen ganz viele Dinge eine Rolle, die beachtet werden wollen. 3. Es tritt viel Unvorhergesehenes auf: Mit vielen Dingen konnten wir nicht rechnen oder sie nicht einplanen. Sie treten einfach auf und wir müssen reagieren - statt zu agieren. 4. Viele sind von uns abhängig: Wir können nicht ganz frei über unsere Zeit verfügen. Kollegen, Mitarbeiter, Gäste - alle wollen etwas von uns oder sind bei ihrer Arbeit abhängig von uns.

2 2 einfach produktiver arbeiten ÖHV profit.day Wir sind Menschen: Wir schieben auf, sind ineffizient, haben manchmal keine Lust oder Energie und machen Fehler. Wir sind (zum Glück) keine Roboter. 6. Technologie verschlimmert gewisse Dinge: Keine Frage: Ohne Computer, Smartphone und Tabletts könnten wir nicht mehr arbeiten. Trotzdem haben diese neuen Technologien auch neue Probleme mit sich gebracht: Ständige Erreichbarkeit, ständige Ablenkung, ständiges Anpassen des Angebots usw. EINE GRENZE ZIEHEN (STRATEGIE 1) Zeitmanagement ist bewusstes Entscheiden für die wichtigen Dinge. Ein gutes Zeitmanagement muss diskriminieren. Wir haben immer mehr zu tun, als wir tun können. Deshalb müssen wir uns zwangsläufig für gewisse Dinge und damit gegen andere Dinge entscheiden - also diskriminieren. Deshalb zentriert sich das gesamte Zeitmanagement auf eine einzige Frage: Was ist für Sie genau jetzt die wichtigste Sache? In dieser Frage steckt bereits alles, was im Zeitmanagement wichtig ist. Um diese Frage überhaupt beantworten zu können, braucht es vier Schritte: 1. Was bildet die Basis Ihrer Arbeit? Damit wir überhaupt wissen, was wichtig ist, ist es notwendig, die Basis der Arbeit genau zu kennen: Welches sind meine Werte? Was ist meine Vision? Was will ich überhaupt? Nur wenn uns die Antworten auf diese Fragen klar sind, können wir überhaupt einteilen, was wirklich wichtig ist. Sie bilden ein Referenzsystem. 2. Welche Aufgabe hat die größte Hebelwirkung? Wenn wir ohnehin unsere Aufgabenliste nie bis auf Null abarbeiten können, dann ist es eine gute Strategie, diejenigen Dinge herauszupicken, die die größte Wirkung entfalten. Dieser Gedanke ist als Pareto-Prinzip oder 80/20-Prinzip bekannt. Es besagt, dass 80% der Ergebnisse in 20% der Gesamtzeit erreicht werden. Die verbleibenden 20% der Ergebnisse benötigen 80% der Gesamtzeit und verursachen die meiste Arbeit.

3 3 einfach produktiver arbeiten ÖHV profit.day 2014 Übersetzt heißt das: Welches sind diejenigen Aufgaben, die die größte Hebelwirkung entfalten? Welche Aufgabe hat die größte Wirkung oder den größten Nutzen für meine Ziele und Vision? 3. Was können nur Sie gut? Fokussieren Sie sich auf diejenigen Dinge, die nur Sie gut können. Für alles andere gilt: Delegieren Sie es. Outsourcen Sie es. Streichen Sie es. 4. Welches ist im Moment die dringendste und wichtigste Aufgabe? Die sogenannte Eisenhower-Matrix (das ist die Aufteilung nach wichtig-nicht wichtig / dringend-nicht dringend) lehrt uns zwar, wir sollen so viel Zeit wie möglich im Quadranten nicht dringend und wichtig verbringen, doch die Realität sieht häufig anders aus. Es gibt halt einfach viele Aufgaben, die wichtig und eben leider auch sehr dringend sind. Diese Dinge bereiten uns viel Stress. Erledigen Sie also zuerst diese Aufgaben, aber achten Sie darauf, sich nicht nur um solche Aufgaben zu kümmern, sondern sie möglichst schon aufzufangen, bevor sie dringend werden. ENERGIE- STATT ZEITMANAGEMENT (STRATEGIE 2) Eigentlich ist der Begriff Zeitmanagement völlig verkehrt. Zeit lässt sich nämlich gar nicht managen. Jede und jeder hat genau 24 Stunden Zeit - der Bundeskanzler genauso wie der Arbeitslose. Auch wenn wir heute eine Stunde Zeit sparen, haben wir deshalb morgen nicht plötzlich 25 Stunden zur Verfügung. Zeit lässt sich nicht managen - unser Umgang damit allerdings schon. Zeitmanagement ist damit eigentlich in Tat und Wahrheit Selbstmanagement oder sogar Energiemanagement. Denn entscheidend ist doch, zu jedem Zeitpunkt noch genügend Energie zu haben, um die bevorstehenden Aufgaben bewältigen zu können. Im Idealfall ist man dann abends vielleicht müde, aber nicht erschöpft oder ausgelaugt. Wie ein Sportler hat man sich nämlich seine Kraft oder seine Energie optimal eingeteilt. Ein modernes Zeitmanagement muss den Fokus ändern: Nicht mehr nur Aufgabenlisten, Kalender und Tools, sondern es muss sich vielmehr in Richtung Selbst- und Energiemanagement bewegen.

4 4 einfach produktiver arbeiten ÖHV profit.day 2014 Weshalb Work-Life-Balance problematisch ist Wie der Begriff Zeitmanagement ist auch der Begriff Work-Life- Balance problematisch und irreführend. Schliesslich gehört doch die Arbeit ( Work ) auch zum Leben ( Life ). Der Begriff suggeriert eine Trennung, die in Wahrheit gar nicht besteht. Es geht doch viel mehr darum, das Leben als integriertes Ganzes zu betrachten, bei dem die Arbeit ein Teil neben anderen Teilen ist. Dann suggeriert das Wort Gleichgewicht ( Balance ) einen statischen Zustand. Es gibt durchaus Lebensbereiche oder Rollen, die eine Zeit lang bestimmend oder überbestimmend sind. Das ist an sich noch kein Problem. Problematisch wird es erst dann, wenn einige Lebensbereiche komplett oder lange Zeit vernachlässigt werden. Anzustreben ist ein dynamisches Gleichgewicht. Wie bei einer Jazzband: Hier hat mal die Trompete ein Solo, dann hat die Gitarre den Lead usw. Doch es braucht immer alle Instrumente, damit ein gutes Stück entsteht. Sie wissen natürlich, dass eine gesunde Ernährung, genug Schlaf und ausreichende Bewegung wichtig sind. Sie wissen auch, was das genau heißt. Für die eigene Produktivität sind das drei Schlüsselbereiche. Die Frage ist: Wie kann man dieses Wissen im Alltag tatsächlich umsetzen? Hier liegt die Lösung in positiven Gewohnheiten und Ritualen. 1. Schaffen Sie sich Gewohnheiten. Sie wissen, was Ihnen gut tut und Kraft gibt. Vielleicht ist es der Spaziergang im Wald, der tägliche Sport oder der Austausch mit Freunden bei einem guten Essen. Planen Sie diese Dinge regelmäßig und vor allem an strategisch guten Zeitpunkten ein (d.h. vorausschauend). Wenn Sie die Batterien erst auffüllen wollen, wenn Sie schon leer sind, sind Sie zu spät dran. Planen Sie vorher und planen Sie konkret. 2. Nutzen Sie Ihre Hoch-Zeiten. Nicht nur unser Schlaf ist durch verschiedene Phasen geprägt (Leichtschlaf, Tiefschlaf, REM-Phase usw.), sondern auch tagsüber haben wir Zeiten mit viel und Zeiten mit wenig Energie. Morgenmenschen haben beispielsweise ihre besten Zeiten am frühen Morgen, Nachtmenschen entsprechend am (späten) Abend. Achten Sie auf Ihren natürlichen Energierhythmus und versuchen Sie, Ihre Arbeit entsprechend zu planen. Das klappt natürlich nicht immer, aber häufig schon. Nutzen Sie Ihre Energiehochs für die komplizierten, schwierigen Dinge. In den Energietiefs machen Sie leichte Aufgaben, Routineaufgaben oder - noch besser - Pause.

5 5 einfach produktiver arbeiten ÖHV profit.day Planen Sie die Dinge, die Ihnen gut tun, bewusst ein. Das Problem beim Energiemanagement ist, dass die Massnahmen nicht unbedingt sofort wirken, sondern erst später. Leider ist uns die kurze Sicht häufig näher als die mittel- bis langfristige. Ein Beispiel: Lassen wir etwa eine Pause aus, können wir zwar im Moment gut weiterarbeiten, aber werden dann später im Laufe des Tages keine Energie mehr haben. Deshalb brauchen wir Erinnerungen an das, was uns wirklich gut tut. Planen Sie regelmäßige Erholungsphasen bewusst ein. Tragen Sie sie in Ihren Kalender ein und nehmen Sie diese Termine genauso ernst wie alle anderen Termine auch. Wenn Sie häufig vergessen zu essen, dann planen Sie auch diese Zeiten und Zeiten für einen kleinen Snack ein. ZEITMANAGEMENT IM ALLTAG (STRATEGIE 3) Erst wenn Sie gut aufgestellt sind, können Sie im Alltag auch wirklich produktiv arbeiten. Dabei helfen Ihnen kleine Tipps und Tricks wie diese hier: 1. Machen Sie täglich eine kurze Vor- und Rückschau. Planen Sie jeden Morgen kurz, was Sie heute erledigen wollen. Nehmen Sie sich nur wenig vor (3-5 Aufgaben). Der Rest des Tages ist ja bereits mit Meetings gut gefüllt oder füllt sich schnell mit Unvorhergesehenem, Spontanem usw. Schaffen Sie eine der Aufgaben nicht, dann übertragen Sie sie auf den nächsten Tag. Vor dem Feierabend blicken Sie dann kurz auf den Tag zurück und überlegen, wie der Tag gelaufen ist und was Sie noch dokumentieren oder festhalten müssen. Diese kleine Vor- und Rückschau kostet Sie höchstens jeweils 5 Minuten, die Ihrem Tag aber bereits eine bessere Struktur geben. 2. Re-Fokussieren Sie sich immer wieder neu. Halten Sie jede volle Stunde kurz inne und fragen Sie sich: Bin ich auf Kurs? War die letzte Stunde produktiv? Stellen Sie ruhig einen Wecker oder sorgen Sie sonst wie dafür, dass Sie jede Stunde an diese beiden kurzen Fragen erinnert werden.

6 6 einfach produktiver arbeiten ÖHV profit.day Splitten Sie Aufgaben auf. Wenn eine Aufgabe zu groß oder zu schwammig ist, steigt die Gefahr, dass wir sie einfach aufschieben. Teilen Sie deshalb Aufgaben immer soweit wie sinnvoll auf. Mit diesen kleineren Teilen können Sie viel besser umgehen. 4. Schaffen Sie sich gute Routinen. Auch im Alltag helfen uns Gewohnheiten und Routinen, die richtigen Dinge gut zu erledigen. Gewöhnen Sie sich beispielsweise an, täglich stille Zeiten einzurichten, an denen Sie nicht gestört werden möchten. Schalten Sie dann alle Unterbrechungen aus (Mobiltelefon auf stumm, Türe schließen etc.). In jedem Job ist es möglich, solche Zeiten täglich umzusetzen - man muss sich diese Zeiten nur nehmen und dann konsequent durchsetzen. Schaffen Sie sich auch ein kleines Ritual zum Arbeitsende. Wenn Sie in den Feierabend gehen, halten Sie die kurze Rückschau (siehe Punkt 1). Räumen Sie kurz auf, leeren Sie Ihre Taschen und verarbeiten Sie die Notizen, die Sie vielleicht im Laufe des Tages gesammelt haben, kurz weiter. ZEITMANAGEMENT IST CHEFSACHE Wenn ein gutes Zeitmanagement heißt, das eigene Potential abzurufen, dann ist es im Interesse jeder Führungsperson, dass die Mitarbeiter auch ein gutes Zeitmanagement haben. Das geht aber nur, wenn man selbst als Vorbild auftritt. Als Führungsperson wird man immer beobachtet und gespiegelt. Es geht nicht um Perfektion, sondern um Vorbildfunktion. So fühlen sich Mitarbeiter ernstgenommen. Als Führungsperson wissen Sie so auch, dass Sie sich auf Ihre Mitarbeiter verlassen können. Die Mitarbeiter sind weniger gestresst, zufriedener und produktiver. Die Wirkungen davon sind nicht zu unterschätzen. Die Qualität der Dienstleitungen Ihres Hotels steigt damit an, was Ihre Gäste sofort wahrnehmen. Wer Gast in einem Hotel ist, sucht nach Erholung - sei es, weil er im Urlaub ist oder sei es, weil er einen anstrengenden Arbeitstag an einem fremden Ort hinter sich hat. Ob er diese Erholung auch tatsächlich findet, ist nicht nur vom Angebot des Hotels abhängig, sondern es ist auch entscheidend von der Stimmung im Hotel abhängig. Herrscht eine hektische, gestresste Stimmung im Hotel und unter den Mitarbeitern, fällt die gesuchte Erholung schwer. Arbeiten aber alle Mitarbeiter im Hotel fokussiert, ruhig und produktiv, nimmt das der Gast wahr, kann besser loslassen und sich erholen.

7 Es ist nicht genug zu wissen, man muss auch anwenden. Es ist nicht genug zu wollen, man muss auch tun. Johann Wolfgang von Goethe Fragen? Anmerkungen? Unklarheiten? Zögern Sie nicht und kontaktieren Sie mich einfach Ihr Ivan Blatter Trainings