Informationsbeschaffung

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1 Informationsbeschaffung Titel des Lernmoduls: Informationsbeschaffung Themengebiet: New Economy Gliederungspunkt im Curriculum: Zum Inhalt: In diesem Modul werden Möglichkeiten der Informationsbeschaffung für eprocurement dargestellt. Dabei werden die direkte und die indirekte Informationsbeschaffung unterschieden. Stichwörter: eprocurement Informationsbeschaffung Direkte Indirekte Bearbeitungsdauer: 25min Schwierigkeit: leicht Zielgruppe: Lehrstuhl: Lehrstuhl Prof. Thome -Uni Würzburg Professor: Prof. Dr. R.Thome Autoren: lpt Inhalt: Kernaussagen: Motivation Kernaussagen: Überblick Kernaussagen: Direkte und indirekte Informationsbeschaffung Kernaussagen: Allgemeine Funktionen Kernaussagen: Homepage Kernaussagen: Bulletin Boards Kernaussagen: Portale Kernaussagen: Allgemeine Informationsdienste Kernaussagen: Lernkontrolle Kernaussagen: Übungsaufgaben Material: Weiterführende Literatur New Economy Informationsbeschaffung Page 1

2 Kernaussagen: Motivation Information Der Begriff Information kann in vielerlei Art und Weise gebraucht werden. So auch in der Informationsbeschaffung. Dabei wird versucht, sich Daten und Nachrichten zu verschaffen, um dadurch seinen Informationsbedarf zu decken. Vergleicht man dies mit dem Beschaffungsprozess in einem Unternehmen so stellt sich die Frage, ob die "Beschaffung" und die "Informationsbeschaffung" etwas miteinander zu tun haben? - Natürlich! Die Informationsbeschaffung ist Teil des Beschaffungsprozesses. Unternehmen versuchen relevante Daten, also solche über Lieferanten oder Produkte, zu erlangen, um diese dann zur Auswahl zu nutzen. Die elektronischen Möglichkeiten, die einem Unternehmen zur Verfügung stehen werden in diesem Modul dargestellt. Kernaussagen: Überblick Bei der klassischen Informationsbeschaffung sahen sich Unternehmen oft dem Problem ausgesetzt, dass bei der Ermittlung potenzieller Lieferanten die Suchergebnisse unzureichend waren. Begrenzte technische Suchmöglichkeiten sowie fehlende Transparenz über das am Markt existierende Angebot führten oft zu wenig Verhandlungsspielraum bei Vertragsabschlüssen oder sogar soweit, dass Produkte nicht beschafft werden konnten, da deren Bezugsquelle nicht bekannt war. Als nachteilig stellte sich außerdem die unterschiedliche und unstrukturierte Form der Daten heraus, die eine Analyse nur mit erheblichem Arbeitsaufwand ermöglichte. Somit erwies sich eine intensivere Lieferantensuche als unprofitabel. Verbesserung verspricht die elektronische Informationsbeschaffung. Durch das Internet und dessen homogene Kommunikationsstruktur sowie der angebotenen Dienstleistung World Wide Web können nun weltweite Angebotsmärkte identifiziert und erschlossen werden. Der daraus resultierende Nutzen kann daher komplett den am Geschäftsprozess beteiligten Unternehmen zugeführt werden. New Economy Informationsbeschaffung Page 2

3 Übersicht der Facetten der elektronischen Informationsbeschaffung Kernaussagen: Direkte und indirekte Informationsbeschaffung : Flashanimation ' AIDAMM2EE.swf ' siehe Online-Version Die elektronische Marktforschung, also das gezielte Suchen von Informationen zur Unterstützung von Beschaffungsprozessen, versucht strukturierte globale Informationen zur effizienten Beschaffung zu nutzen. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten, einen direkten sowie einen indirekten Weg. Bei einer direkten Informationsbeschaffung werden Primärquellen gesucht, d. h. der Informationsbedarfsträger bekommt seine Informationen direkt vom Lieferanten. Wird dabei das Internet genutzt, so können Homepages die Quelle sein. Wie oben schon genannt, bieten sie eine direkte Informationsbeschaffung, allerdings können diese Informationen von subjektiver Natur sein und kein unabhängiges Unternehmensbild erzeugen. Das Internet bietet mehrere Möglichkeiten der indirekten Informationsbeschaffung. Indirekt bedeutet, dass nicht Anbieter und Nachfrager Informationen austauschen, sondern dass die Daten über einen Dritten fließen. Für die Beschaffung bieten Portale eine Fülle an Informationen, da sie oft mit einem Shopsystem gekoppelt sind und der Bedarfsträger alles auf einer Site findet. Einen hohen Informationsgehalt weisen auch Informationsdienstleister auf, die gesammelte Informationen bündeln und analysieren, und diese dann weiterverkaufen. Bulletin Board Services funktionieren ähnlich einem schwarzen Brett. Bedarf oder Gesuche werden ausgehängt und mittels Hyperlinks kann ein Kontakt aufgebaut werden. Kernaussagen: Allgemeine Funktionen : Flashanimation ' AIDA1N2EE.swf ' siehe Online-Version Alle Möglichkeiten der direkten sowie der indirekten Informationsbeschaffung bieten gemeinsame Funktionen. Dabei existieren zwei Arten der Informationsbereitstellung (Suchmaschinen oder Verzeichnisse) sowie weitere Funktionen. Kernaussagen: Homepage Eine Homepage bietet eine gute Möglichkeit, sich ausführliche Informationen über ein Unternehmen oder dessen Produkte zu beschaffen. Grundgedanke dieser Informationsquelle ist, das Unternehmen den Besuchern zu präsentieren und eine Kontaktschnittstelle zu liefern. Für die elektronische Beschaffung lassen sich zwei Arten von Homepages analysieren, die angebotsseitige (Lieferantenhomepage) und die (nachfrageseitige). Bedarfsträger Ihre Inhalte und Funktionsweisen sind ähnlich, Unterschiede gibt es allerdings in den Zielsetzungen. Zielsetzungen New Economy Informationsbeschaffung Page 3

4 Das Ziel einer angebotsseitigen Homepage ist es unter anderem, potenzielle Kunden bestmöglich über Produkte zu informieren. Meist existiert hier ein passwortgeschützter Bereich. Bahnt sich ein Geschäft an bekommt der Kunde ein Passwort und kann sich nun individuelle und detailliertere Informationen über das Produkt oder die angebotene Leistung einholen. Ein Ziel einer nachfrageseitigen Homepage ist es möglichst viele Lieferanten zu erreichen und dadurch auch neue, unbekannte zu gewinnen. Durch eine Registrierung, bei der die Lieferanten ihr Unternehmen beschreiben, kann eine Selektion potenzieller Lieferanten vor der eigentlichen Kontaktaufnahme vorgenommen werden. Der Bedarfsträger kann somit aus diesen Informationen passende Lieferanten selektieren und Kontakt aufnehmen bzw. Zugangsberechtigungen für geschützte Bereiche erteilen. Kernaussagen: Bulletin Boards Bedarfsträger und Lieferanten verwenden Bulletin Board Services, auch Trade Pages genannt, für ihre Angebote oder Gesuche im Internet. Die Funktionsweise ähnelt einem schwarzen Brett, New Economy Informationsbeschaffung Page 4

5 auf dem Teilnehmer ihre Anliegen "anheften", Interessierte die Nachrichten ansehen und ggf. Kontakt zum Ausschreibenden aufnehmen. Die Organisation dieser Sites übernehmen oft Unternehmen selbst, allerdings existieren auch Drittanbieter. Die geringen anfallenden Kosten tragen ausschreibende Teilnehmer oder der Betreiber der Site. Für den elektronischen Einkauf werden diese Bulletin Boards vorzugsweise zum Verkauf von Restposten sowie Überbeständen genutzt. Der Unterschied zu Handelsplattformen besteht darin, dass der Zutritt für jedermann gestattet ist, allerdings achtet der Organisator auf die Einhaltung der "Regeln". : Flashanimation ' AIDAVQ2EE.swf ' siehe Online-Version Kernaussagen: Portale kann. Kernaussagen: Allgemeine Informationsdienste Allgemeine Informationsdienste, auch Informationsbroker genannt, erbringen eine Informationsdienstleistung, indem sie Informationen suchen, diese analysieren und aufbereiten. Man kann sie als Schnittstelle zwischen Anbietern und Nachfragern bezeichnen, die eine Interaktionsfunktion zur Kommunikation anbieten. Kennzeichen eines Informationsdienstes: Informationsrecherche (relevante Marktinformationen werden ermittelt) Transformation (Umwandlung der Daten zum Zweck der Vergleichbarkeit) Analyse (Untersuchung nach speziellen Kriterien) Veröffentlichung (Bereitstellung der Daten gegen Entgelt) Die daraus resultierenden Vorteile eines Informationsbrokers für ein Unternehmen sind die Aktualität der Ergebnisse sowie der geringe Aufwand bei der Suche und Analyse von potenziellen Geschäftspartnern. Informationsbroker bieten meist weitere Informationen oder Serviceleistungen an. Dazu gehören umfangreiche Linksammlungen zu Ämtern oder auch New Economy Informationsbeschaffung Page 5

6 internationalen Institutionen. Informationsdienste werden von Verbänden, offiziellen Stellen oder Marktforschungsinstituten betrieben. Kernaussagen: Lernkontrolle Lückentext 1 Die elektronische Informationsbeschaffung ist ein Teil des elektronischen Beschaffungsprozesses. Als Basis wird das Internet verwendet. Es erleichtert eine globale Informationsrecherche und aufgrund der homogenen Kommunikationsstruktur sind weitere Möglichkeiten wie Vergleichbarkeit oder medienbruchfreie Weiterverarbeitung möglich. Man kann die Informationsbeschaffung grob in zwei Arten unterteilen, die direkte sowie die indirekte. Im ersten Fall werden Informationen aus Primärquellen bezogen. Sie haben allerdings den Nachteil, dass sie von subjektiver Natur sein können. Eine in dieser Hinsicht bessere Möglichkeit bietet eine indirekte Informationsbeschaffung. Hier werden Sekundärquellen benutzt. Intermediäre bündeln Informationen, was die Vergleichbarkeit erhöht und einen aussagekräftigeren Marktüberblick erlaubt. Außerdem bieten Informationsdienstleister Analysen an. Diese sind allerdings meist kostenpflichtig. Lückentext 2 Informationslieferanten bedienen sich zweier Ergebnisdarstellungsalternativen für Daten. Bei Verzeichnissen werden die Daten nach ihrem Inhalt geordnet, bei Suchmaschinen nach im Text vorhandenen Stichwörtern. Die Vorteile der ersten Variante liegen eindeutig im Informationsgehalt der Suchergebnisse. Sie sind sowohl qualitativ hochwertiger als auch aktueller. Der Vorteil der zweiten Alternative liegt eindeutig in der Quantität. Dies ist allerdings über den gesammten Informationsbeschaffungsprozess gesehen eher zweitrangig. Kernaussagen: Übungsaufgaben Frage 1: Welche Vorteile entstehen durch eine elektronische Informationsbeschaffung? Entstehen dadurch auch Nachteile und wenn ja, welche? Frage 2: Stellen Sie die vier verschiedenen Instrumente der direkten bzw. indirekten Informationsbeschaffung gegenüber. Vergleichen Sie diese im Bezug auf Betreiber, Leistung, zusätzlichen Service und Kosten. Versuchen Sie außerdem mit Hilfe der angegebenen Lernmaterialien weitere Unterschiede sowie Vor- und Nachteile zu ermitteln. Material: Weiterführende Literatur [Block, 2001, S ] [Bogaschewsky, 1999, ] [Dörflein, 2000, S. 48 ff.] [Heil, 1999, S ] New Economy Informationsbeschaffung Page 6

7 [Koppemann, 2001, S ] [Sipos, 1999, S ] [Spallek, 2000, S ] Literaturverweis Literaturangabe [Block, 2001, S ] Block, Carl Hans: Professionell einkaufen mit dem Internet. Carl Hanser Verlag, München, Wien, S [Bogaschewsky, 1999, 1. Bogaschewsky, Ronald: Electronic Procurement - Neue Wege der Beschaffung. In: Elektronischer 17-22] Einkauf - Erfolgspotentiale, Praxisanwendungen, Sicherheits- und Rechtsfragen. Hrsg.: Ronald Bogaschewsky. BME-Expertenreihe Band 4. Deutscher Betriebswirtschaftlicher Verlag GmbH, Gernsbach, S [Dörflein, 2000, S. 48 ff.] Dörflein, Michael; Thome, Rainer: Electronic Procurement. In: Electronic Commerce: Anwendungsbereiche und Potentiale der digitalen Geschäftsabwicklung. In: Thome, Rainer; Schinzer, Heiko. 2. völlig überarb. und erw. Auflage. Verlag Vahlen, München S. 48-xx. [Heil, 1999, S ] Heil, Berthold: Online-Dienste, Portal Sites und elektronische Einkaufszentren - Wettbewerbsstrategien auf elektronischen Massenmärkten. Deutscher Universitäts-Verlag; Gabler, Wiesbaden S [Koppemann, 2001, S ] [Sipos, 1999, S ] Koppemann, Udo; Brodersen, Kristina; Volkmann, Michael: Elektronic Procurement im Beschaffungsmarketing. In: WiSt 2/2001. Verlag C. H. Beck und Vahlen, München, Frankfurt am Main S Sipos, Wolfgang: Lieferanten-/Produktsuche und Informationsbeschaffung über das Internet - Ein Erfahrungsbericht. In: Elektronischer Einkauf - Erfolgspotentiale, Praxisanwendungen, Sicherheits- und Rechtsfragen. Hrsg.: Ronald Bogaschewsky. BME-Expertenreihe Band 4. Deutscher Betriebswirtschaftlicher Verlag GmbH, Gernsbach S [Spallek, 2000, S ] Spallek, Andre; Kreinake, Marcos: Suchmaschinen - Gezielt recherchieren im Internet. Deutscher Taschenbuch Verlag GmbH und Co KG, München S New Economy Informationsbeschaffung Page 7