Effiziente. Materialstammanlage

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1 Effiziente Materialstammanlage (mit Workflow und Excel)

2 Effiziente Materialstammanlage In vielen Organisationen ist die Materialstammdaten-Sammlung und die anschließende Materialstammanlage ein manueller Prozess. Dieser manuelle Prozess ist aufwendig, kann nicht überwacht werden, ist nicht transparent genug, ist nicht Standortunabhängig und kann Schreibfehler und die Angabe nicht vorhandener Daten nicht vermeiden. Außerdem ist auch die Durchlaufzeit oft zu lang und kann nicht zielgerichtet optimiert werden da man nicht weiß wo der Engpass entsteht. Durch die Verwendung der hier beschriebenen Materialstammanlage (mit Workflow und Exceldatenpflege) entstehen folgende Vorteile: - Kürzere Durchlaufzeit (automatische Materialanlage, sofortiges Senden an den Empfänger) - Prozess wird Standortunabhängig - Schreibfehler und die Eingabe falscher Daten werden durch sofortige Prüfungen vermieden - Prozess wird transparent und kann somit zielgerichtet optimiert werden Workflow-Prozess (Beispiel) Der Workflow gliedert sich in x definierte Schritte für x verschiedene Abteilungen oder Personen, wobei nach dem letzten Schritt das Material automatisch angelegt wird. WF Transaktion starten WF-Schritt 1 (Abteilung 1) WF Starten? WF-Schritt 2 (Abteilung 2) Speichern WF fortsetzen? WF rückstellen? WF-Schritt 3 (Abteilung 3) WF rückstellen? Material anlegen? Speichern WF beendet Abbildung 1: Workflow Beispiel-Prozess

3 Aufgabe im Business Workplace Nachdem der Vorgänger die Daten bearbeitet und den Workflow fortgesetzt hat, befindet sich die Aufgabe in der Business Workplace Inbox des zuständigen Bearbeiters/Empfängers. Durch Doppelklick auf die Workflowzeile kann der Workflow fortgesetzt werden, wodurch sich das Programm zur Bearbeitung der Daten (Excel Arbeitsblatt) öffnet. Abbildung 2: Workflow Aufgabe im Business Workplace Inbox Aufgabe in Mail Programm (MS Outlook) Der zuständige Aufgabenbearbeiter des nächsten Schrittes (Empfänger) wird per Mail informiert. Der Bearbeiter kann per Doppelklick die (Workflow-) Aufgabe öffnen und gelangt direkt in die Applikation zu Bearbeitung der Daten! Abbildung 3: Mailbenachrichtigung über Workflowaufgabe.

4 Excel (Applikation zur Bearbeitung der Daten) Im Schritt 1 des Material Workflows werden die Initialdaten wie beispielsweise Material, Materialkurztext und Materialart eingegeben. Excel Spalten mit roter Hintergrundfarbe bedeuten dabei, dass es sich um Pflichtfelder handelt die der Benützer befühlen muss. Abbildung 4: Material Workflow Initialschritt 1. Abbildung 5: Eingabe von optionalen und eingabepflichten (Farbe Rot) Materialdaten. Der Benutzer hat mit Schritt 2 die Möglichkeit den Workflow fortzusetzen bzw. rückzustellen. Grau hinterlegte Excel Zellen sind nicht editierbar. Durch Klick auf den Knopf Rückstellen kann der Benutzer der im Schritt zuvor verantwortlichen Instanz das Workflow Aufgabe zurückgeben und schafft somit die Möglichkeit der Datenkorrektur. Abbildung 6: Workflow Schritt 2

5 Konfiguration In der Workflow Konfigurationstabelle ( Tabelle 1: Workflow Konfiguration) wird zu jedem WF-Schritt und Materialart eine Workflowaufgabe und die zugehörige verantwortliche Einheit (z.b. Planstelle) definieren Die Schrift, Farbe von Pflichtfeldern, etc. des Excel Arbeitsblatts kann in folgender Tabelle konfiguriert werden Tabelle 1: Workflow Konfiguration Tabelle 2: Excel Konfiguration. In der Layout Konfigurationstabelle können zu jedem einzelnen WF-Schritt und Materialart die jeweiligen Excel Spalten definiert werden. Weiters können zu jeder Excel Spalte folgende Attribute festgelegt werden: 1. Ist das Feld ein Pflichtfeld. 2. Ist das Feld editierbar 3. Spaltenreihenfolge Tabelle 1: Excel Layout Konfiguration.

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